1 Deltagere fsb Bjarne Larsson (fsb) Jørn Jerow (fsb) Michael Graae (fsb) Terkel Kunding (fsb) Glenn Michelsen, medvirkede fra punkt 2e (fsb) Christina Stilling Tarnø, medvirkede fra punkt 3 (fsb) Københavns Kommune Pia Nielsen (Teknik og Miljøforvaltningen) Rebecca Forsman (Teknik og Miljøforvaltningen) Rune Gamby (Teknik og Miljøforvaltningen) Mads Gudmand Høyer, medvirkede fra punkt 2e (Teknik og Miljøforvaltningen) Anne Mette Friis Pedersen (Teknik og Miljøforvaltningen) 1. Opfølgning på styringsdialog og aftaler fra 2010 fsb udleverede boligorganisationens bemærkninger til referatet fra styringsdialogmødet i 2010, som er følgende: Referatet fra sidste års styringsdialogmøde indeholder en række misforståelser, som her uddybes. Side 2: En enkelt driftschef er ikke ansat centralt, men derimod på afdelingsniveau (Tingbjerg) Side 3: Overskydende momstilgodehavende skal ikke bruges til henlæggelser i afdelingerne. Derimod bruges det til forbedringer, og overskydende midler sættes på resultatkontoen og fx reducerer fremtidige huslejereguleringer. Side 4: Det er både Tingbjerg I og II og Skolevangen I og II, som har fælles afdelingsbestyrelse. Kommunen har taget bemærkningerne til efterretning. a. Drøftelse af hvad styringsdialogen og de indgåede aftaler har igangsat i boligorganisationerne fsb oplyste, at styringsdialogen det første år faldt sammen med, at fsb selv arbejdede med, hvordan organisationen politisk og administrativt skulle styres. fsb har derfor arbejdet med værdigrundlag, målsætninger og politikker. Disse er vedtaget af organisationsbestyrelsen og fremgår af et notat, som fsb udleverede på mødet. Politikkerne omhandler økonomi, kommunikation, drift, bolig og renovering/modernisering.
2 Kommunen roste fsb for det fremsendte materiale til brug for styringsdialogen. Der er sket en stor udvikling fra sidste års styringsdialog, og rapporterne kan nu bruges som sammenligningsgrundlag (benchmark). Kommunen ser styringsdialogen som et vigtigt instrument til fortsat at lære de forskellige boligorganisationer bedre at kende og anvender dialogen til at se på tværs af udviklingen af sektoren. b. Status for levering af sær og puljeboliger fsb har pr. 1. november 2011 leveret 95 særboliger ud af de 101 aftalte boliger. De resterende 6 boliger blev afleveret inden udgangen af 2011. fsb har pr. 1. november 2011 leveret 18 puljeboliger ud af de 34 aftalte boliger. De resterende 16 boliger afleveres inden udgangen af. Kommunen påskønner, at fsb har leveret så stor en andel af de aftalte boliger. Det har stor betydning for kommunen, at aftalerne opfyldes. c. Oversigt over fremtidig udvikling af dispositionsfonden og tab ved fraflytning Kommunen bemærkede til oversigten over den fremtidige udvikling i dispositionsfonden, at det ser ud til, at fsb vil bruge dispositionsfondsmidlerne aktivt. fsb oplyste, at det er hensigten, at de disponible midler skal arbejde. Det drøftes nu i fsb s organisationsbestyrelse, hvordan fsb generelt vil anvende midlerne og mere konkret til hvilke projekter. Endvidere har det været drøftet, hvordan egen trækningsret på fsb s konto i Landsbyggefonden kan bruges mere aktivt, og organisationsbestyrelsen har i fsb s interne politik hævet det beløb, afdelingerne kan anvende fra trækningsretten. fsb oplyste endvidere, at der af dispositionsfonden er etableret en energipulje på 20 mio. kr., hvorfra afdelingerne kan søge om støtte til at gennemføre en ekstraordinær energirenovering. Puljen kan også søges, hvis BR10 (bygningsreglementet) stiller krav om energirenovering i forbindelse med et andet renoveringsprojekt, f.eks. efterisolering af et loft i forbindelse med en tagudskiftning. Midlerne tildeles som lån, der tilbagebetales til energipuljen i takt med, at energirenoveringen sparer sig selv hjem. Notat vedr. Etablering af energipulje i dispositionsfonden blev udleveret på mødet. fsb orienterede om, at aktivitet 31 Udlån jf. specifikation i listen over dispositionsfondens fremskrivninger dækker over udgifter til frikøb af hjemfaldsklausuler, og at aktivitet 32 Finansiering af adm. ejendom jf. specifikation i listen over dispositionsfondens fremskrivninger dækker over nedskrivning af administrationsejendommen.
3 I 2009 regnskabet nævnte revisor, at der var 33 afdelinger, der havde modtaget et driftsstøttelån, og at aktivet ikke kunne gøres likvidt, hvorfor aktivet var uden værdi. fsb orienterede om, at der var tale om, at en række afdelinger havde modtaget et lån, der midlertidigt ikke skulle tilbagebetales. Afdelingerne er nu begyndt at tilbagebetale lånene, der hermed gøres likvide. Der var herefter ingen bemærkning fra revisor i 2010 regnskabet. 2. Organisationens ledelse og drift a. Økonomi/drift og den fremtidige udvikling i organisationens dispositionsfond, arbejdskapital og trækningsrettigheder, herunder tilbagemelding på kommunens regnskabsgennemgang Kommunen konstaterede, at dispositionsfonden vokser over de kommende år. Det vil være godt at bruge disse midler som supplement til Landsbyggefondens midler. De vil også kunne bruges til projekter, der ikke støttes af Landsbyggefonden. Endvidere konstaterede kommunen, at fsb s afdelinger generelt er godt med omkring henlæggelser til vedligeholdelse. Det er kommunens holdning, at der skal henlægges minimum 70 kr./ m 2 /år. Visse afdelinger har dog fortsat for lave årlige og/eller akkumulerede henlæggelsesniveauer og kommunen henstillede derfor til, at fsb fastholder sit fokus på behovet for at have et passende henlæggelsesniveau. Notat af den 24. oktober 2011 vedrørende fsb s politikker blev udleveret på mødet. fsb har haft en del tab på fraflytninger. Det er organisationsbestyrelsens holdning, at det er bedst at forsøge at forebygge lejerestancer, der kan medføre opsigelse og fraflytning. fsb indfører derfor et gebyr pr. 1. januar for de cirka 3000 lejere, der ikke har tilmeldt huslejebetalingen til PBS. fsb oplever ikke så meget, at tabene skyldes ubetalte istandsættelsesudgifter ved fraflytninger, men primært at de skyldes lejerestancer. fsb oplyste, at arbejdskapitalen primært skal anvendes til udviklingsprojekter prioriteret af organisationsbestyrelsen. b. Forvaltningsrevision og god almen ledelse og c. Orientering om strategisk styringsmodel og udvikling af ledelsesinformation fsb fortalte om selskabets mål og rammestyringsmodel, der kobler den politiske og administrative ledelse tættere sammen. Mål og rammer analyseres én gang årligt, hvorefter der udarbejdes en handleplan. Planen omhandler udviklingsprojekter, udviklingsopgaver, kerneopgaver, medarbejder og lederudvikling. fsb udfører to gange årligt en måling, som bestyrelsen informeres om. Dette har blandt andet
4 medført, at der er indført et ekstra bestyrelsesmøde hvert år i januar, hvor årets målsætninger mm. drøftes. fsb orienterede i øvrigt om, at de deltager i benchmarking med tre andre lignende boligorganisationer. d. Helhedsplanscreening fsb oplyste, at der eksternt er udarbejdet tilstandsrapporter for alle ejendomme. Det kan konkluderes, at der er en pukkel af renoveringer, der venter. Rapporterne er et godt redskab til at højne kvaliteten og til risikohåndtering. Det er nemmere og mere gennemskueligt for alle, herunder Landsbyggefonden og kommunen, at vurdere projekterne. Kommunen roste fsb for dette initiativ. Det er et rigtig godt redskab for kommunen også i forhold til udarbejdelse af indstillinger til Borgerrepræsentationen om renoveringsprojekterne. fsb oplyste, at 70 afdelinger er screenet i 2011 i relation til mulige helhedsplaner. 8 afdelinger mangler. Tilstandsrapporterne har dannet grundlag for dette arbejde. fsb har på baggrund af screeningen udarbejdet et skema, hvor der er sket en prioriteret vægtning af forhold som bygninger, boliger, husleje, afdelingernes økonomi og sociale forhold. 11 afdelinger er på baggrund heraf vurderet helhedsplanegnede. Der er sendt ansøgninger til Landsbyggefonden, der også skal vurdere, om de er egnede. Et eksempel på en screening blev udleveret (Lundevænget). Screeningen er også et godt redskab for en systematisk indsats i de ( gule ) afdelinger, der er vurderet næsten helhedsplanegnede. Her kan man mange gange udfører en billig proaktiv indsats og rette afdelingens udvikling. fsb oplyste, at det er en sidegevinst ved dette arbejde, at det kan bruges som styringsværktøj i forbindelse med organisationsbestyrelsens prioriteringer. Endvidere har arbejdet været utrolig givtigt for hele organisationens vidensniveau. fsb vil lave en årlig opdatering, inden styringsdialogen med kommunen. fsb oplyste, at der desuden bliver lavet en arkitektonisk vurdering i forbindelse med helhedsplanansøgningerne. e. Udviklingen i antallet af udsættelser i organisationen fsb oplyste, at de har haft en stigning i antallet af udsættelser for år tilbage. De seneste tal viser imidlertid, at der er sket et fald i antallet. fsb har ikke lavet en analyse af udsættelserne, så antallet af børnefamilier mv. kendes ikke. fsb laver en halvårlig undersøgelse af antallet af udsættelser og
5 det blev aftalt, at den fremsendes til kommunen primo. Derudover orienterede fsb om, at arbejdet i en arbejdsgruppe omkring udsættelser har været meget givende, og at samarbejdsformen er anbefalelsesværdig fsb oplyser, at det er vigtigt, at der er en aktiv indsats fra kommunen for at medvirke til at begrænse antallet af udsættelser. Kommunen bør have én indgang i forhold til dette område. Det gælder også med hensyn til huslejebetalinger fra kommunen. f. Udviklingen i beboerklagenævnssager fsb oplyser, at de har fokus på området, og at de arbejder med at forbedre deres fotodokumentation i forbindelse med fraflytninger. Når der alligevel er mange sager skyldes det blandt andet, at istandsættelsesudgifterne efterhånden er meget høje. I forhold til sagerne om forbrugsregnskaberne oplyste fsb, at de næsten helt er gået over til fjernaflæsning, og at det ikke har været problemfrit, men at de har fokus på problematikken. g. Udlejning af ungdomsboliger deltagelse i fællesanvisning for ungdomsboliger Kommunen orienterede om, at der pt. er ved at blive udarbejdet en ungdomsboligstrategi, der blandt andet indeholder ønsker om én samlet indgang til ungdomsboliger, og at man formentlig vil bede CIU og KKIK om i fællesskab at komme med et oplæg til, hvordan det kan realiseres. Strategien skal politisk behandles primo. fsb tilkendegav, at det er uholdbart med flere indgange og uensartet administration og kan derfor tilslutte sig én indgang til ungdomsboliger. fsb spurgte til muligheden for at opføre nye støttede ungdomsboliger, og kommunen orienterede om, at det er en del af strategien, at kommunen fortsat ikke yder grundkapital til støttede ungdomsboliger, men at fsb kan omdanne eksisterende plejehjem til ustøttede almene ungdomsboliger. h. Udlejning af institutioner Sundheds og Omsorgsforvaltningen i kommunen har opsagt lejemålene i Garvergården, Bomiparken, Øselsgården og Dagmargården. Det drøftedes, hvor langt ombygningerne er nået. Kommunen nævnte, at der med hensyn til friarealet for Øselsgården bør være en dialog mellem fsb og Sundholmsvej Områdeløft. fsb nævnte, at dette var løst.
6 3. Afdelingernes ledelse og drift a. Udsatte boligområder og strategiaftale mellem Københavns Kommune og de almene boligorganisationer Kommunen oplyste, at Samarbejdsforum ikke har godkendt et oplæg til en overordnet strategiaftale endnu, og at arbejdet med de individuelle aftaler afventer beslutningen i Samarbejdsforum. fsb oplyste, at de har fire områder, som de gerne vil indgå en strategiaftale om. I forhold til problematikken omkring driften af kulturhuset i Tingbjerg tilkendegav fsb, at man var usikker på, om det var realistisk at finde en løsning inden for fristen den 1. april. Man ville dog arbejde for det. fsb gjorde opmærksom på, at de synes, at processen om de boligsociale helhedsplaner er for forceret i kommunen. fsb mener ikke, at det er muligt med det korte tidsperspektiv at lave helhedsplaner for bydele, da det kræver tid til drøftelse med de øvrige boligorganisationer, der har boliger i bydelen. fsb udtrykte bekymring for, om de afsatte 30 mio. kr. vil blive brugt fremadrettet. Kommunen gjorde opmærksom på, at der er gjort et stort arbejde fra kommunens side for at orientere om processen og skabe reelle midler til medfinansiering, ligesom der har været drøftelser med Landsbyggefonden om kriterier m.v. Det blev aftalt, at fsb tager kontakt til Kvarterudvikling i Center for Bydesign med henblik på et møde om rammer og processen vedrørende boligsociale helhedsplaner. Politikken for udsatte byområder er vedtaget af Borgerrepræsentationen den 1. december. fsb vil meget gerne støtte op om lokale projekter, f.eks. Far på færde (satspuljemidler). Men fsb har oplevet at Københavns Kommune har tendens til at sætte indsatser i gang og så bagefter trække sig og overlade det til dem at køre det, hvilket er problematisk. fsb må konstatere, at der er behov for meget klare aftaler med kommunen omkring forløb, betaling mv. b. Sammenlægning af afdelinger fsb er begyndt at se på en sammenlægning af afdelingerne, men det er kompliceret, og fsb vil gerne afvente sammenlægning af Skolevangen I og II. Det blev aftalt, at fsb udarbejder en redegørelse for, hvordan man håndterer afdelingssammenlægningen. c. Afdelingernes underskud Kommunen roste fsb for at have taget hånd om at reducere afdelingernes underskud.
7 fsb vil sende en oversigt og retningslinjer for budgetter. d. Afdelingernes henlæggelser Drøftet under pkt. 2a. e. Afdelingernes langtidsbudget og likviditet fsb oplyste, at årsagen til, at der i Griffenfeldsgade 31 ikke henlægges i 2011 er, at lejen er høj, og at ejendommen er ved at blive solgt. I Peblingehus er det besluttet ikke at henlægge så meget, da der udføres renoveringsarbejder i 2011, hvilket medfører en noget højere husleje. Samtidig er vedligeholdelsesbehovet mindre efter renoveringen. Det blev aftalt, at afdelingen godt kan henlægge mindre, blot at lovgivningen overholdes og der er midler til at dække afdelingens vedligeholdelsesbehov. Kommunen gjorde opmærksom på, at almene boligafdelinger altid og minimum skal henlægge, så der er midler til indeværende års budget og næste år. f. Afdelingernes tab ved fraflytning Drøftet under pkt. 2a og 2e. Kommunen anbefaler, at det overvejes at henlægge mere til tab ved fraflytning. g. Ledelse og beboerdemokrati fsb har gennemført en beboertilfredshedsundersøgelse, hvilket initiativ kommunen roste organisationen for. h. Afdelinger i fsb med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal, jf. styringsrapporten Punktet blev drøftet under de øvrige punkter. Dog bemærkes det, at det blev aftalt, at fsb fremover har fokus på de problemer som revisionen har taget forbehold for i fire afdelinger (Mysundegade, Leifgården, Griffenfeldsgade 24B og Ringergården). 4. Byggeri, renoveringer og klima a. Orientering om Teknisk Tilsyn 2011 Det Tekniske Tilsyn af Lundevænget, Blågården, Tingbjerg I og II blev drøftet. Kommunen roste fsb for dets medvirken. Kommunen vil fremover tydeliggøre, hvad der visiteres af materiale til brug for tilsynet. fsb vil gerne kunne sende skriftlige kommentarer til kommunens tilsynsrapporter.
8 fsb bad kommunen overveje, om punktet egner sig til styringsdialogmødet, eller om det fremover vil være bedre med et særskilt møde herom. Det blev aftalt, at kommunen overvejer en anden løsning for, hvordan det Tekniske Tilsyn behandles i relation til styringsdialogen i samt muligheden for at afholde et særskilt møde omkring konklusionerne af det Tekniske Tilsyn. b. Klimatilpasning fsb har efter det store skybrud i juli 2011 kortlagt alle afdelinger. fsb uddelte materiale herom. fsb vil nu se på, hvad der konkret kan gøres for at imødegå klimaproblemer, og fsb ønsker i den forbindelse at indgå et samarbejde med kommunen. Kommunen har efter mødet med fsb aftalt med Center for Miljø i Teknik og Miljøforvaltningen, at fsb kan kontakte kommunens vandteam v/ Morten Ejsing Jørgensen, mail ZI0M@tmf.kk.dk, telefon 3366 5697. c. PCB i bygningerne fsb oplyste, at de har lavet en screening, og at de er i gang med en nærmere undersøgelse af, hvor der potentielt er PCB i bygningerne. fsb vurderer ikke, at PCB er et stort problem i deres afdelinger. Dog ved fsb positivt, at der er PCB i Tingbjergkollegiet. Dette vil blive fjernet i forbindelse med den forestående renovering af kollegiet. Det blev aftalt, at fsb så hurtigt som muligt orienterer kommunen om, hvilke københavnske afdelinger, der potentielt eller reelt har pcb i deres bygninger Herudover blev det aftalt, at fsb tager initiativ til et møde med kommunen om sagen. d. Drøftelse af Boligforeningens fsb s byggepolitik Kommunen udleverede Københavns Kommunes arkitekturpolitik. fsb er ved at få udarbejdet en byggepolitik som fremsendes til kommunen, når den er færdig formentlig medio. fsb nævnte et par eksempler på nybyggerisager, hvor de var skuffede over ikke at være kommet i betragtning og efterspurgte større fokus på projekternes totaløkonomi.
9 Kommunen opfordrede fsb til at oplyse, hvad der efter fsb s mening kunne være relevant at efterspørge i forbindelse med kommunens udbud af grundkapital og til eventuelt at indgå et samarbejde med Lejerbo, som arbejder med noget tilsvarende. Et bud herpå drøftes på et møde hurtigst muligt, da kommunen pt. er ved at fastlægge kriterierne omkring et nyt udbud af grundkapital for. e. Afdelinger under opførelse fsb opførte plejeboliger og servicearealer i Ryholtgård. fsb mangler lejekontrakt fra Københavns Ejendomme eller fagforvaltningen. fsb finder det problematisk. 5. Opsamling af målopfyldelse og fastsættelse af fremtidige mål Kommunen roste fsb for notatet af 19. september 2011 om målopfyldelse i henhold til almenboliglovens 6. Der blev aftalt følgende ønsker/fremtidige mål: Dialog om udbudsbetingelser / input til bedømmelse af udbud af kommunal grundkapital Samarbejde vedr. initiativaftalerne. Dialog om klimatilpasning i fsb s afdelinger Orientering om pcb i fsb s afdelinger Èn indgang til kommunen Aftalegrundlaget for udlejning af lejemål til kommunen (både institutions og administrative lejemål) tilvejebringes/ genforhandles eventuelt Det skal undersøges, hvorfor nogle lejemål ikke er udskilt af hjemfaldspligten 6. Evaluering af styringsdialogen fsb var tilfredse med, at kommunen spørger om yderligere materiale som supplement til dokumentationspakken. fsb deltager gerne i en drøftelse, hvis kommunen har forslag til forbedringer af styringsdialogen. 7. Eventuelt Ingenting. 8. Næste styringsdialogmøde Kommunen sender i starten af forslag til mødedato for styringsdialogen. Der bør afsættes 4 timer næste gang.
Aftaleoversigt for styringsdialogmødet 2011, revideret den 13. februar 1 Aftale mellem fsb og Københavns Kommune for driftsåret. Aftalen er udarbejdet i forlængelse af styringsdialogmødet den 21. november 2011. Aftaler på boligorganisationsniveau 1. Kontakt til Københavns Kommune: fsb ønsker én indgang til Socialforvaltningen i kommunen. CBD har kontaktet Socialforvaltningen v/ Lars Østergaard, der vil afholde møde med fsb for at drøfte dette. Ansvarlig for aftalen: Socialforvaltningen, Københavns Kommune. Deadline for aftalen: Udgangen af januar. 2. Afdelinger med underskud: fsb sender skema/retningslinjer om budgetter til kommunen. Deadline for aftalen: Udgangen af januar. 3. Byggepolitik: fsb sender byggepolitikken til kommunen, når den er klar (formentlig i juni ). Deadline for aftalen: Udgangen af juni. 4. Initiativaftaler: fsb og kommunen indgår initiativaftaler for fire områder: Blågården, Tingbjerg, Gadelandet/Husumgård og Bispebjerg. Ansvarlig for aftalen: Københavns Kommune indkalder til møde. Deadline for aftalen: Efter vedtagelse af Strategiaftale med BL s 1. kreds. 5. Ungdomsboliger: Kommunen arbejder på at etablere én fælles indgang til ungdomsboliger, hvilket fsb kan tilslutte sig. Ansvarlig for aftalen: Københavns Kommune. Deadline for aftalen: Efter vedtagelse af ungdomsboligstrategi. 6. Boligsociale helhedsplaner: fsb og kommunen vil indgå i en dialog om processerne i de boligsociale helhedsplaner. fsb tager kontakt til Kvarterudvikling i Center for Bydesign herom. Deadline for aftalen: Udgangen af januar. 7. PCB: fsb orienterer kommunen om status for PCB screening. Deadline for aftalen: Udgangen af januar.
Aftaleoversigt for styringsdialogmødet 2011, revideret den 13. februar 2 8. Udbud af grundkapital: fsb kommer med input til bedømmelseskriterier til kommunen. Der er aftalt møde herom den 22. december. Deadline for aftalen: Udgangen af december. Aftaler på boligafdelingsniveau 9. Afdelinger: fsb arbejder videre med sammenlægning af afdelingerne Skolevangen I og II. Deadline for aftalen: Udgangen af december. 10. Fraflytninger: fsb sikrer, at et større antal afdelinger har tilstrækkelige henlæggelser til at dække skønnede udgifter til fraflytninger. Deadline for aftalen: Efter budgetlægning i.