Midtvejsjustering Fremskudt sagsbehandling spor 5 Rudersdal Kommune I denne statusrapport afrapporteres aktiviteterne i forbindelse med midtvejsjusteringen i projektets spor 5 i Rudersdal Kommune. Den opsamler således de hidtidige erfaringer med afprøvningen af fremskudt sagsbehandling. Endelig præsenteres opmærksomhedspunkter og eventuelle forslag til justeringer af modellen for fremskudt sagsbehandling i Rudersdal Kommune. Afrapporteringen bygger på: én sagsgennemgang, hvor både borger og sagsbehandler har givet deres perspektiv på sagsforløb og på organisering, arbejdsgange og redskaber. et fokusgruppeinterview, hvor de fremskudte sagsbehandlere og relevante samarbejdsparter har deltaget. Endelig inddrages overvejelser om mulige justeringer, som er fremkommet på det tværkommunale læringsseminar afholdt den 13. marts 2013. Oprindeligt var der planlagt yderligere to sagsgennemgange som baggrund for afrapporteringen. De har ikke har kunnet gennemføres pga. sygdom og fratrædelser. 1 Dette betyder, at det hovedsageligt er de professionelles synspunkter, der ligger til grund for denne rapport. Rapporten fremsendes til den lokale styregruppe i Rudersdal Kommune med henblik på at danne udgangspunkt for eventuelle beslutninger om justeringer i arbejdet med afprøvning af fremskudt sagsbehandling. Indhold 1 Hvad er resultatet af fremskudt sagsbehandling?... 2 2 Hvordan arbejder de fremskudte sagsbehandlere, og hvilke overvejelser er der?... 2 3 Hvad gør de fremskudte sagsbehandlere?... 3 4 Hvad gør de fremskudte sagsbehandlere ikke?... 4 5 Hvad får borgerne ud af det?... 5 6 Forslag til opmærksomhedspunkter... 5 7 Forslag til justering... 6 1 Vi forsøger at gennemføre de to manglende sagsgennemgange. Side 1 af 6
1 Hvad er resultatet af fremskudt sagsbehandling? I Rudersdal Kommune er målsætningen at tilbyde borgerne en koordineret og helhedsorienteret indsats, så snart behovet er opdaget. Den fremskudte sagsbehandling skal være opsøgende og kunne gennemføres, uanset hvor borger befinder sig. Indsatsen skal forebygge et senere behov for mere omfattende støtte. Målgruppen er såvel unge som ældre med psykiske vanskeligheder, der er uden kontakt til arbejdsmarkedet, og som ikke har, eller ikke kan, opretholde kontakt til det sociale system. I forhold til de foreløbige erfaringer, fremhæves det af de professionelle, at fremskudt sagsbehandling har givet: En hurtigere indsats En mere helhedsorienteret indsats 2 Hvordan arbejder de fremskudte sagsbehandlere, og hvilke overvejelser er der? I Rudersdal Kommune arbejdes der med et screeningsskema, som kan støtte vurderingen af, hvorvidt en borger tilhører målgruppen eller ej. Skemaet kan her være med til at give et tydeligt billede af, hvilke borgere der kan få fremskudt sagsbehandling i forhold til snitfladen til ordinær sagsbehandling. I screeningsprocessen har der været fleksibilitet i forhold til visitationskriterierne, ellers ville der har været færre borgere igennem. Årsagen til lempelse af kriterierne er, at der skal opnås erfaringer med metoden. Der har været færre sager end forventet, årsagerne hertil har blandt andet været drøftet på læringsseminariet. Overvejelserne er, at der allerede er et godt samarbejde med samarbejdsparter og koordineringen af borgersager fungerer godt, at sagsbehandlerne generelt er gode til at reagere, når der identificeres et behov for hjælp at der er en velfungerende SKP-ordning. Af fokusgruppeinterviewet med de professionelle fremgik det, at der i starten var usikkerhed omkring, hvilke borgere der havde behov for fremskudt sagsbehandling. Her var de ugentlige møder for fremskudte sagsbehandlere nødvendige for hele tiden at drøfte målgruppe og foretage en målgruppevurdering. Usikkerheden bestod oftest i, om borgeren skulle være helt ukendt i forvaltningen, eller om der kunne have været en tidligere kontakt. Begge tilfælde falder indenfor målgruppen. Derudover er der fortsat fokus på, om der var et behov for en hurtig og koordineret indsats. Der kommer henvendelser til de fremskudte sagsbehandlere om borgere med behov for fremskudt sagsbehandling fra såvel praktiserende læger, boligselskaber, psykiatrisk afdeling som fra andre afdelinger i den kommunale forvaltning. Screeningsskemaet har været nyttigt i forhold til interne og eksterne samarbejdsparter. Side 2 af 6
Eksempel på et borgerforløb Borgeren, der er blevet gennemført en sagsgennemgang for, ligger fint i ungemålgruppen. Denne er defineret som: Unge i alderen ca. 17-29 år som på grund af psykiske vanskeligheder har mistet kontakten til skole, uddannelse eller arbejdsmarkedet. Borgeren er en tyveårig gymnasieelev, der har været sygemeldt et år, uden at andre tiltag har været iværksat. 3 Hvad gør de fremskudte sagsbehandlere? Fremskudt sagsbehandling har betydet, at der samarbejdes mere på tværs i forvaltningen både omkring den fremskudte sagsbehandling og omkring den ordinære sagsbehandling. Det gælder særligt mellem de fremskudte sagsbehandlere, der er ansat i Psykiatri og Handicap, i Beskæftigelse og Ydelsescenteret. Det tættere samarbejde tilskrives det øgede personlige kendskab, som blev udviklet i projektets udviklingsfase (spor 2 og 3). Endvidere fremhæver de fremskudte sagsbehandlere, at informationsbesøg og oplysning om fremskudt sagsbehandling hos både interne og eksterne samarbejdsparter dels har en positiv effekt på samarbejdet, og dels fremmer en hurtig indsats for borgere i målgruppen til fremskudt sagsbehandling. Organiseringen med fremskudte sagsbehandlere fra flere forskellige afdelinger og områder fremhæves som virkningsfuldt. Det giver hurtig adgang til brugbar og ny viden. Dette kommer særligt til udtryk på de jævnlige møder blandt de fremskudte sagsbehandlere, hvor både nye og eksisterende sager gennemgås tværfagligt. På de løbende møder mellem de fremskudte sagsbehandlere drøftes etiske og faglige udfordringer fx i forhold til det første møde med/hvordan, man møder borgeren. Dette gøres med udgangspunkt i den beskrevne metode. En af de fremskudte sagsbehandlere pointerer, at i den indledende kontakt med borger er der mere fokus på kontaktskabelse og på at forstå borgers støttebehov end på at opstille borgerformulerede mål for den fremskudte sagsbehandling. I forhold til den første kontakt oplyses det, at der ikke anvendes standard rudekuverter men mere personlige tilgange, og at der bruges et mere uformelt sprog. Erfaringen med sagsåbningsskemaet er god, da det sikrer, at man kommer omkring en række vigtige ting i den indledende kontakt. Skemaet er nemmere at anvende for de fremskudte sagsbehandlere, der er ansat i Psykiatri og Handicap end i Beskæftigelse og Ydelsescenter, da sagsbehandlerne fra Psykiatri og Handicap kender det fra VUM. I sagen, der blev gennemgået ved sagsgennemgangen, har fremskudt sagsbehandler været mere aktivt koordinerende over for andre relevante offentlige parter, end sagsbehandleren ellers ville være i et ordinært sagsbehandlingsforløb. Side 3 af 6
4 Hvad gør de fremskudte sagsbehandlere ikke? En række af de beskrevne metoder i den samlede model for fremskudt sagsbehandling i Rudersdal Kommune er afprøvet i mindre grad. I forhold til det indledende møde med borger fokuseres der mindre på opstilling af borgerformulerede mål for den fremskudte sagsbehandling end beskrevet i metoden, i stedet fokuseres der på at etablere en god kontakt. IT-rygsækken har ikke fungeret efter hensigten endnu, så der er ikke mange erfaringer omkring anvendelsen af denne. I den resterende tid af projektperioden skal ITrygsækken anvendes i alle fremskudte sagsbehandlingsforløb. Side 4 af 6
Der har ikke været afholdt så mange koordinerende møder. I målsætningerne for projektet er det beskrevet, at der skal afholdes et koordinerende møde med interne samarbejdsparter indenfor 5 arbejdsdage. Af fokusgruppeinterviewene med de professionelle fremgår det, at borgerne ikke har været interesseret i afholdelse af disse møder. Det kan måske skyldes, at der ikke er opbygget en tilstrækkelig tillidsfuld kontakt til borger allerede efter 14 dage fra første kontakt. Der er gennemført færre hjemmebesøg end forventet. I fokusgruppeinterviewet fremhæver SKP en, at det kan tage tid at opbygge en relation til borger, der er stærk nok til, at den professionelle bliver inviteret indenfor. Alligevel er det godt at holde møder hjemme hos borger, da det giver et stort indblik i borgers liv. Der har ikke været behov for akutbevillinger fra fremskudt sagsbehandler. Denne mulighed er beskrevet i arbejdsgangen for den fremskudte sagsbehandler, men er ikke benyttet i videre omfang. 5 Hvad får borgerne ud af det? I det meget begrænsede materiale (kun én sagsgennemgang) fremgår det, at borger gav udtryk for en god oplevelse med den fremskudte sagsbehandler. Der blev etableret hurtig støtte og kontakt efter henvendelse fra pågældendes mor, og borger fik støtte til at etablere kontakt til andre relevante aktører (studievejleder og Ydelsescenter). Borger vil kontakte fremskudt sagsbehandler igen, hvis der opstår behov. En fremskudt sagsbehandler refererer, at borger har været meget positiv overfor, at den fremskudte sagsbehandler kom til borgers pårørendes hjem, og at mødet kunne foregå der. 6 Forslag til opmærksomhedspunkter Med udgangspunkt i læringsseminaret den 13. marts 2013, og erfaringsopsamlingen her, foreslås det, at Rudersdal Kommune er opmærksom på følgende punkter i det videre afprøvnings- og implementeringsforløb. Organisering: Tre af de oprindeligt syv fremskudte sagsbehandlere er ikke længere aktive fremskudte sagsbehandlere på grund af opsigelser og sygemeldinger. Dette gør projektet mere sårbart. Understøtte den afsmittende positive effekt som fremskudt sagsbehandling har på det generelle tværfaglige samarbejde i forvaltningen. Metoder: Der afholdes ikke mange koordinerende møder. Måske kan der sættes mere fokus på afholdelse af de koordinerende møder? For at få nogle erfaringer med dette. Hvad skal der til for, at sagsåbningsskemaet kan anvendes sammen med borger? Kan sagsåbningsskemaet fx udleveres til borger? Bruge IT-rygsækken Side 5 af 6
Arbejdsgang: Overgangen fra fremskudt sagsbehandling til ordinær sagsbehandling. Hvornår skal man som fremskudt sagsbehandler slippe sagen? Er det, når en anden sagsbehandler er tilknyttet sagen, eller er det, når borger har fået en forventet bevilling, ydelse eller lignende? Hvornår er der behov for fremskudt sagsbehandling frem for ordinær sagsbehandling. Med til dette hører også en drøftelse af, hvorvidt borgere med misbrug indgår i målgruppen. Måske er forskellen til ordinær sagsbehandling ikke så stor? Andre spørgsmål De fremskudte sagsbehandlere peger på, at dokumentationsbyrden er stor. Kan der gøres noget ved dette i den resterende del af afprøvningsperioden? 7 Forslag til justering Der kan peges på følgende muligheder for at justere afprøvningen. Der er primært tale om mindre justeringer, der ikke medfører egentlige ændringer i modellen. Den største udfordring handler om, at få nok borgere igennem fremskudt sagsbehandling. Her kan der udvikles faste procedurer for interne screeninger i den kommunale forvaltning. I første omgang i forhold til sygedagpengeområdet og borgere med ukendt adresse. Endvidere kan der afholdes flere samarbejds- og informationsmøder med boligforeninger i Rudersdal Kommune. Ejendomsfunktionærerne har et godt kendskab til beboerne og er generelt opmærksomme på borgerne i deres område. Der kan indføres et skærpet fokus på at gennemføre koordinerende møder. Eventuelt skal tidsgrænsen for, hvornår der skal afholdes koordinerende møder rykkes, da det er meget vanskeligt at opnå en tilstrækkelig tillidsfyldt relation til borger på 14 dage. Eventuelt kan man også arbejde med, at borger ikke deltager i de koordinerende møder hvis borger ikke er interesseret. Side 6 af 6