DATALOGISK INSTITUT KØBENHAVNS UNIVERSITET Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalgsmøde MØDEREFERAT 2. FEBRUAR 2010 Forum Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalgsmøde Møde afholdt: 26. januar 2010 Sted: Lokale A Referent: Lisa Schultz 016-0002/10-5100 SAG: SU-MØDE Til stede: Martin Zachariasen Camilla Jørgensen Anya Kjærsig Dina Riis Johannesen Steen Georg Brandt (kun under pkt. 15) Lisa Ibenfeldt Schultz Sagsnr. oplyses ved henv. Afbud fra Pawel Winter Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendes af referat af mødet den 24. november 2009 3. Konstituering 4. Meddelelser fra ledelsen (Martin) 5. Meddelelser fra B-siden 6. Gennemgang af opgavelisten (Lisa) 7. Vedtægter og forretningsorden henvendelse fra Datalogisk Fagråd (Lisa) 8. Opbevaring af laptops på arbejdspladsen (Martin) 9. Arbejdsmiljøet i NCI (Anya) 10. Opfølgning på ny fysisk APV (Anya, Dina og Lisa) Referat 2010 01 26
11. Fravær ved dødsfald i familien (Lisa) 12. Notat om undervisningsnormer (Martin) 13. Udkast til handlingsplan for implementering DIKUs strategi (Martin og Lisa) 14. Studieadministrative opgaver på DIKU (Lisa) 15. Regnskab for 2009 og budget for 2010 set i forhold til "tilpasningsplanen" (Steen) 16. Opfølgning på handlingsplan for forøgelse af indtægter (Lisa) 17. Kodeks for håndtering af mobning og uacceptabel adfærd (Lisa) 18. Telefon- og kalenderpolitik for DIKU (Lisa) 19. Principles for CURIS (Lisa) 20. Retningslinjer for gaver (Lisa) 21. Opfølgning på MUS (Lisa) 22. Referater fra HSU og LSU 23. Eventuelt SIDE 2 AF 9 Punkterne 1 8 og 23 er fælles Punkterne 9 10 vedrører alene arbejdsmiljø Punkterne 11 22 vedrører SU 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt med bemærkning om, at arbejdsmiljørepræsentanterne også deltager i behandlingen af pkt. 15. 2. Godkendelse af referat Referatet blev godkendt. Martin Zachariasen henviste til pkt. 7 i referatet og ønskede oplyst, om det foreslåede materiale om museskader var udsendt til grupperne. Lisa Schultz oplyste, at materialet endnu ikke var udsendt. Camilla Jørgensen ønskedes oplyst, om det er muligt at få centrale midler til initiativer til forebyggelse af konkrete arbejdsmiljøproblemer. Lisa Schultz oplyste, at dette ikke var muligt. Emnet blev undersøgt i forbindelse med rengøring af et kontor, hvor der er en ansat med luftvejsproblemer. Anya Kjærsig bemærkede, at der findes forskellige former for computermus, hvor nogle giver færre museskader end andre. Camilla Jørgensen henviste til pkt. 14 om forskningsvogtning og bemærkede, at hun ville forelægge spørgsmålet for Forskningsudvalget.
3. Konstituering Udvalget konstituerede sig således: Formand: Martin Zachariasen Næstformand: Camilla Jørgensen (1.1.2010-30.6.2010) og Pawel Winter (1.7.2010-30.12.2010). Lisa Schultz udsender en ny mødekalender med udvalgsmøder torsdag formiddag i stedet for tirsdag formiddag. SIDE 3 AF 9 4. Meddelelser fra ledelsen Martin Zachariasen henviste til sin præsentation ved institutmødet den 17. december 2009 og bemærkede, at der ikke er væsentlige tilføjelser hertil. Der er nedskæringer på andre institutter, men DIKU er ikke berørt heraf. Instituttet har opslået 4 VIP stillinger, hvoraf 2 stillinger er opslået med henblik på fastansættelse af medarbejdere, som er ansat i tidsbegrænsede stillinger. Herudover oplyste Martin Zachariasen, at Datalogisk Institut havde afgivet et høringssvar i forbindelse med FLN-redegørelsen. Høringssvaret indgår i dekan Nils O. Andersens overvejelser i forbindelse med en fortsatte drøftelse af redegørelsen. Høringssvaret vedlægges som bilag til dette referat. Martin Zachariasen oplyste endvidere, at phd-stipendiater nu skal finansieres decentralt. I forhold til prognosen vedr. indskrivning af ph.d.-studerende for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010 opfylder Datalogisk Institut måltallene. Det potentielt problematiske er imidlertid omfanget af Datalogisk Instituts andel af ph.d.-midlerne. Instituttet kan indskrive mange flere ph.d.-studerende såfremt, der kan opnås 1/3 ordinær medfinansiering. Målet er fastsat ud fra instituttets samlede omsætning i 2008 og der er endnu ikke taget stilling til, hvor stor en andel af midlerne, som tilfalder Datalogisk Institut. Endelig meddelte Martin Zachariasen, at Datalogisk Institut havde afgivet et høringssvar i forbindelse med universitetsevalueringen. Høringssvaret omhandler ITUs rolle. Dekanen har videresendt høringssvaret til rektor. Lisa Schultz omdelte nyt kursuskatalog fra PUMA samt information om nye ansøgningsprocedurer ved ansøgning om deltagelse i et kursus. Lisa Schultz oplyste om tre arbejdsmiljø-hændelser: 1. En dørpumpe var defekt og døren smækkede i og ramte en kollega fra rengøringen. Hun fik et slag mod panden og ødelagt en brillestang. Hændelsen blev straks indberettet til Campus Service Nord og dørpumpen blev straks udskiftet.
2. Pawel Winter havde observeret en række tønder og sække i kælderen under Universitetsparken 1. Tønder og sække var opmagasineret af Kemisk Institut og afspærrede flugtvejene. Pawel Winter og Henrik Ingerslev rettede henvendelse til Kemisk Institut og anmodede om at få fjernet det opmagasinerede materiale. Kemisk Institut oplyste, at der ikke var tale om kemikalier, men om et materiale, som bruges til at opsuge kemiske væsker fra bordplader mv. Det bør afdækkes, hvilke materialer Kemisk Institut i øvrigt opbevarer i Universitetsparken 1. 3. Alarmen ved biblioteket havde været defekt og havde generet undervisningen i lille UP1. Fejlen blev anmeldt til Campus Service og udbedret. 5. Meddelelser fra B-siden Intet. SIDE 4 AF 9 6. Gennemgang af opgavelisten Martin Zacharisen gennemgik opgavelisten og konkluderede, at pkt. 1, 4, 5 9 og 14 kan slettes, pkt. 2 og 3 samles i et enkelt punkt, pkt. 7 slettes, da instituttet flytter til nye bygninger og pkt. 15 behandles i Forskningsudvalget. Pkt. 8, 9, 11, 12, 13, 14 og 16 forbliver på listen, da der endnu ikke er udarbejdet de foreslåede dokumenter. 7. Forslag til nye vedtægter Lisa Schultz fremlagde forslaget til ændrede vedtægter og tilføjede, at vedtægterne indeholder forslag om, at repræsentanter for de studerende får adgang til at deltage i udvalgets møder, når udvalget behandler punkter, som vedrører arbejdsmiljøet. Camilla Jørgensen erklærede sig indforstået med de foreslåede rettelser. Hun foreslog, at de studerende får tilbudt deltagelse i arbejdsmiljøuddannelsen, hvis dette er muligt. Martin Zachariasen stillede spørgsmål til repræsentationen af phd. studerende i udvalget. Lisa Schultz konkluderede, at vedtægterne hermed er vedtaget og et underskrifteksemplar vil blive rundsendt. I tillæg til vedtægterne skal der etableres en arbejdsmiljøorganisation. Det forventes, at spørgsmålet om organisationen vil blive behandlet på det kommende arbejdsmiljøkursus. 8. Opbevaring af laptops på arbejdspladsen
Martin Zachariasen oplyste, at han i forbindelse med de nye regler om multimedieskat, har været i kontakt med SCIENCE-IT om indkøb af sikrede skabe til opbevaring af laptops. Prisen for et skab er ca. 20.000 30.000 kr. Der er skabe med et fælles rum til opbevaring og skabe med individuelle aflåselige rum. I forbindelse med multimedieskatten har 10 20 personer tilkendegivet, at de ønsker at få opbevaret laptops på instituttet uden for almindelig arbejdstid. Da der er sikrede døre til kontorerne i UP1 og på Søndre Campus, vil et sikret skab til E-science centret have 1. prioritet. Camilla Jørgensen vurderede, at et skab med individuelle aflåselige døre vil være optimalt. Dina Johannesen vurderede, at skabet bør placeres i et af storrumskontorerne. Anya Kjærsig oplyste, at regnskabssektionen efterlod nogle aflåselige stålskabe i Universitetsparken 1 ved overflytningen til HCØ. Bent Andersen kan oplyse nærmere herom. Herudover pegede hun på muligheden af at opbevare laptops i edb-afdelingens lokale i kælderen under Universitetsparken 1. SIDE 5 AF 9 9. Arbejdsmiljøet i NCI Anya Kjærsig oplyste, at hun havde iværksat en kortlægning af medarbejdernes problemer med hovedpine i NCIs lokaler, da der var mistanke om, at årsagen var udsivende kemiske dampe fra kemilaboratorierne på samme gang. Kortlægningen fandt sted i løbet af december 2009. Da kun Anya Kjærsig selv havde bidraget til kortlægningen og da der kun var undervisning i begrænset omfang i laboratorierne, vil Anya Kjærsig fortsætte kortlægningen i februar måned 2010. Herudover er medarbejderne generet af støj fra de studerendes samtaler i pauserne. Problemet er ikke let at løse, da et forbud mod samtaler i pauserne vil forringe de studerendes studiemiljø. Endelige vil Anya Kjærsig opfordre kollegaerne i NCI til at udfylde det APV-skema, som blev udsendt i 2009, da det ikke blev besvaret af medarbejdere i NCI. Martin Zachariasen oplyste, at problemet med kemiske dampe vil blive taget op i forbindelse med ombygningen af 1. sal i B-bygningen, fx således at der indrettes en separat indgang til laboratorierne. Spørgsmålet kan også tages op i den programkomite' som nedsættes i forbindelse med opførelse af Niels Bohr Science Park. Der vil blive udskrevet en arkitektkonkurrence og derfor er det ikke muligt at offentliggøre enkeltheder fra planlægningen. Udbudsmaterialet vil blive gjort tilgængeligt for udvalget, når konkurrencen er udskrevet. Der er dog taget hensyn til behovet for grupperum og stillerum.
Anya Kjærsig understregede, at det er vigtigt at byggeriet både er bæredygtigt og energirigtigt. SIDE 6 AF 9 10. Opfølgning på ny fysisk APV Lisa Schultz gennemgik rapporterne og forslag til opfølgning på rapporterne. Dina Johannesen pegede på, at der mangler plads i E-science centret, bl.a. under hensyntagen til Knud Henriksens flytning og nye phd-studerende. Det er samtidig et problem, at flere er generet af støj fra matematikstuderende, som har adgang til et køkken, som ligger i E-science centret. For at løse begge problemer foreslog hun, at de matematikstuderende får anvist et andet lokale og at køkkenet omdannes til kontorer eller til et lokalt mødelokale eller stille-rum. Martin Zachariasen tilkendegav, at han ville gå videre med forslaget over for Campus Service. På grund af forsøg på tyveri af en laptop fra et kontor i E-science centret, foreslog Camilla Jørgensen, at kun medarbejdere i E-science centret får adgang til nøgler til kontorerne og at fordeling af nøgler sker lokalt på E- science centret. På nuværende tidspunkt har også matematikstuderende nøgler til kontorerne, da det er samme nøgle, som anvendes til køkkenet. I forbindelse med forslag om at afdæmpe støj og rungen på gangen i E- sciencen centret bemærkede Anya Kjærsig, at det er vigtigt, at brandreglerne overholdes. 11. Fravær ved dødsfald i familien Punktet blev udsat. 12. Notat om undervisningsnormer Camilla Jørgensen havde følgende bemærkninger til dokumentet: phd-normerne bør citeres mere detaljeret i pkt. 2.8, da ikke alle kender dem, det bør fremgå, at budget og regnskab indgår i MUS-samtaler i pkt. 10 bør opgaven som phd-koordinator og medlem af Akademisk Råd indgå. i pkt. 7 bør det fremgå, om det er VILUen, som forhandler.
Lisa Schultz nævnte, at opgaven som medlem af Akademisk Råd var overvejet, men var udeladt, da den vurderedes at være under bagatelgrænsen. Camilla Jørgensen understregede, at det er vigtigt, at notatet bliver drøftet med Pawel Winter inden den generelle høring, da det hovedsageligt er et VIP-anliggende. 13. Udkast til handlingsplan for implementering af DIKUs strategi Camilla Jørgensen foreslog, at rapporten fra DIKUs SCIENCE Advisory Board og handlingsplanen for forøgelse af indtægter integreres i dokumentet. Endvidere kan det indføjes, at instituttet forhandler med SCI-FI om bistand til ansøgninger om eksterne midler. SIDE 7 AF 9 14. Studieadministrative procedurer Lisa Schultz oplyste, at hun den 3. februar - deltager i et møde på Fakultetet i et projekt om forbedring af håndteringen af specialer. Datalogisk Instituts forslag om at anvende Captia til at udveksle information vil indgå i projeketet. 15. Budget og regnskab Steen Georg Brandt gennemgik regnskabet for 2009 og budgettet for 2010. Han tilføjede, at det var uafklaret, hvad bevillingen på 500.000 fra FUP vedrørte. Posten salg af varer vedrører salg af inventar til CITI. Generelt er det en tendens, at udgifterne til løn er faldet, medens udgiften til rejser er steget. Camilla Jørgensen bemærkede, at E-science havde søgt midler fra forskeruddannelsesprogrammet. Martin Zachariasen bemærkede, at FUP bevillingen kunne vedrøre David Pisinger. Martin Zachariasen fandt, at udgiften til abonnementer og tidsskrifter fortsat var høj, selv om bibliotekar Birthe Hougaard havde gennemgået beholdningen og havde opsagt en del abonnementer. Beløbet kan skyldes, at vi stadig betaler for den periode, hvor opsigelsesfristen løber. Anya Kjærsig ville udskrive en liste over de betalte abonnementer og gennemgå den med biblioteket, således overflødige abonnementer kan opsiges. Anya Kjærsig bemærkede, at udgifter til mødeforplejning og udgifter til rejser er konteret på samme konto. Hun vil sørge for, at de to former for udgifter konteres på forskellige konti.
16. Opfølgning på handlingsplan for forøgelse af indtægter Punktet blev behandlet under punkt 13, da Camilla Jørgensen foreslog, at handlingsplanen for forøgelse af indtægter integreres i handlingsplanen for implementering af DIKUs strategi. SIDE 8 AF 9 17. Kodeks for håndtering af mobning og uacceptabel adfærd Punktet blev udsat. 18. Telefon- og kalenderpolitik Camilla Jørgensen erklærede sig indforstået med den foreslåede telefon- og kalenderpolitik. 19. Principper for CURIS Camilla Jørgensen erklærede sig indforstået med forslaget, men ønskede tilføjet regler for inddatering af publikationer, som den enkelte VIP har udgivet i tidligere ansættelsesforhold. 20. Retningslinjer for gaver Punktet blev udsat. 21. Opfølgning på MUS-samtaler Lisa Schultz nævnte, at hun havde modtaget tal fra de fleste og der var i dag udsendt en rykker til de resterende. Generelt viser billedet, at alle har holdt de MUS-samtaler, som de var forpligtede til. Rapporten blev taget til efterretning. 22. Referater af møder i HSU og LSU Ingen bemærkninger 23. Eventuelt Intet
Bilag: SIDE 9 AF 9 -----Oprindelig meddelelse----- Fra: fu-diku-bounces@lists.diku.dk [mailto:fu-dikubounces@lists.diku.dk] På vegne af Martin Zachariasen Sendt: 11. december 2009 17:13 Til: Stein T. Larsen Cc: FU-DIKU Emne: [FU-DIKU] Udredningen af samarbejds- og synergimuligheder mellem FARMA, LIFE og SCIENCE: Høring på DIKU Kære Stein Så har vi endelig fået gennemført en høring af FLN-rapporten i DIKUs samarbejdsudvalg, undervisningsudvalg og forskningsudvalg. Her er DIKUs høringssvar. Undervisning: DIKU støtter anbefalingen vedr. serviceundervisning i samarbejde med kolleger på de tre fakulteter - efter devisen at dem med ekspertisen leverer undervisningen. Det bemærkes i rapporten at det ikke er nødvendigt med et fuldt bachelorprogram, men med veldesignede kurser, der er attraktive på tværs af de tre fakulteter. DIKUs holdning er, at de nye kurser på den kommende bacheloruddannelse i Naturvidenskab og it vil kunne dække en stor del af det tværgående kursusbehov. Forskning: DIKU kan tilslutte sig udvalgets betragtninger omkring escience centret - nemlig at centret har brug for seed money og en tydeligere forankring på institutterne på de tre fakulteter. Vi foreslår, at disse punkter imødekommes ved at afsætte en pulje til medfinansiering af delte tværfakultære VIP-stillinger. Generelt: Overskriften "Computer Sciences" i afsnit 5.6 er misvisende, idet faget normalt kaldes Computer Science. Desuden burde beskrivelsen af datalogi have lignet beskrivelsen af matematik med en generel indledning om fagets betydning og placering i forhold til de naturvidenskabelige fag. Med venlig hilsen Martin FU-DIKU mailing list FU-DIKU@lists.diku.dk http://lists.diku.dk/mailman/listinfo/fu-diku (Web access from inside DIKUs LAN only)