Udbudsmateriale Udbudsbekendtgørelsesnummer: 201X/S XXX-XXXXXX Offentligt udbud Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner Levering af sygeplejeartikler, sårbehandlingsprodukter, behandlerstrømper m.m.
Indhold 1 INFORMATIONER TIL TILBUDSGIVER... 4 1.1 GENEREL BESKRIVELSE AF UDBYDER... 4 1.2 PERSONFØLSOMME OPLYSNINGER... 4 1.3 UDBUDSMATERIALETS OPBYGNING... 5 Tidsfrister og kontaktoplysninger... 5 Udbudsbetingelser... 5 Udkast til kontrakt... 5 Bilag 1 Samlede bilag... 5 Bilag 2a Tilbudsliste Hedensted og Horsens... 5 Bilag 2b Tilbudsliste Odder... 5 Bilag 3 Kravspecifikation Hedensted, Horsens og Odder... 5 Bilag 4 Varsling af sortiments- og prisændringer... 5 Bilag 5a Leveringsadresser Hedensted og Horsens... 5 Bilag 5b Leveringsadresser Odder... 5 Bilag 6 Skema Odder Kommune... 5 1.4 TIDSFRISTER OG KONTAKTOPLYSNINGER... 6 2 UDBUDDETS OMFANG OG VILKÅR... 8 2.1 OMFANG... 8 2.2 DELAFTALER... 9 2.3 UDBYDERS FORBEHOLD... 9 3 PROCEDURER OG KONKURRENCEVILKÅR... 10 3.1 VILKÅR FOR AFGIVELSE AF TILBUD... 10 Udbudsform... 10 Alternative og sideordnet bud... 10 Tilbud afgivet af konsortier... 10 Form- og sprogkrav... 11 Retsvirkninger af tilbudsgivers forbehold... 11 3.2 TILBUDSBEHANDLING... 12 Åbning af indkomne tilbud... 12 Procedure for behandling af tilbud... 12 Underretning om valg af tilbud og kontraktindgåelse... 12 Udgifter ved tilbudsgivning... 13 4 EGNETHEDSKRITERIER... 13 Tilbudsgivers personlige forhold... 13 Økonomisk og finansiel formåen... 13 5 TILDELINGSKRITERIET... 15 5.1 DELAFTALE 1: SYGEPLEJEARTIKLER, SÅRBEHANDLINGSPRODUKTER, BEHANDLERSTRØMPER M.M. OG HANDSKER HEDENSTED OG HORSENS... 15 Underkriteriet Pris... 15 Underkriteriet funktionalitet... 16 Underkriteriet Webshop... 19 5.2 DELAFTALE 2: SYGEPLEJEARTIKLER, SÅRBEHANDLINGSPRODUKTER, BEHANDLERSTRØMPER M.M. OG HANDSKER ODDER... 19 Underkriteriet Pris... 20 Underkriteriet funktionalitet... 20 Underkriteriet Webshop... 23 5.3 VAREPRØVER TIL BRUG FOR VURDERINGEN... 24 Side 2 af 41
6 KRAVSPECIFIKATION... 25 7 TJEKLISTE... 26 8 UDKAST TIL KONTRAKT... 28 1. KONTRAKTGRUNDLAG... 29 2. KONTRAKTENS OMFANG... 29 3. KONTRAKTENS VARIGHED... 29 4. TILDELING AF KONKRETE ORDRER... 30 5. BESTILLING AF PRODUKTER... 30 6. LEVERINGSBETINGELSER... 30 7. FØLGESEDDEL... 31 8. RETURVARER... 31 9. RESTORDRER, RESTLEVERANCER OG UDGÅEDE PRODUKTER... 31 10. WEBSHOP... 32 11. PRISER... 32 12. PRISREGULERING... 33 13. FAKTURERING... 34 14. BETALINGSBETINGELSER... 34 15. BONUS, GEBYRER, MV.... 34 16. OFFENTLIGE PÅBUD... 35 17. MILJØ... 35 18. ETIK OG SOCIALT ANSVAR... 35 19. KONTAKT MELLEM PARTERNE... 36 20. STATISTIK... 36 21. REKLAMATION... 36 22. UNDERLEVERANDØRER... 36 23. ERSTATNING OG FORSIKRING... 37 24. OPFYLDELSESHINDRINGER, HERUNDER FORCE MAJEURE... 37 25. MISLIGHOLDELSE... 38 26. MISLIGHOLDELSESBEFØJELSER... 38 27. BOD... 39 28. ANSVARSBEGRÆNSNING... 39 29. LOVVALG OG AFGØRELSE AF TVISTER... 39 30. TAVSHEDSPLIGT OG OFFENTLIGGØRELSE AF KONTRAKTEN... 40 31. OVERDRAGELSE AF RETTIGHEDER, FORPLIGTELSER OG FORDRINGER... 40 32. KONTRAKTÆNDRINGER... 40 33. UNDERSKRIFT... 41 Side 3 af 41
1 Informationer til tilbudsgiver 1.1 Generel beskrivelse af Udbyder Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner er et samarbejde mellem Hedensted, Horsens og Odder Kommuner og agerer som tovholder i forbindelse med gennemførelse af udbuddet. Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner varetager indtil indgåelsen af endelig kontrakt al kommunikation vedrørende udbuddet. Efter udbuddets afslutning handler de i udbuddet deltagende kommuner med den/de valgte tilbudsgiver(e) som individuelle juridiske parter. De deltagende kommuner og Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner kaldes i nærværende dokument for Udbyder. 1.2 Personfølsomme oplysninger Nærværende udbud er omfattet af lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger. Loven har til formål at sikre, at borgernes personfølsomme oplysninger behandles forsvarligt hos den offentlige forvaltning. Måtte udbuddet omfatte former for behandling af persondata, såsom registrering, opbevaring, redigering eller videregivelse, skal disse behandlinger ske i respekt af lovens ordlyd. Det præciseres, at der i forbindelse med udbudsprocessen og den senere effektuering af udbuddet, ikke uden samtykke fra borgeren kan videregives oplysninger til vindende tilbudsgiver/den kommende leverandør fra Udbyder. Udbyder er meget tilbageholdende med at videregive personfølsomme oplysninger, idet det ikke er nødvendigt i forhold til at byde ind på den i udbuddet omtalte ydelse. Side 4 af 41
1.3 Udbudsmaterialets opbygning Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Tidsfrister og kontaktoplysninger Udbudsbetingelser Udkast til kontrakt Bilag 1 Samlede bilag Herunder samles; Bilag 1a Underskrift og oplysninger Bilag 1b - Nøgletal Bilag 2a Tilbudsliste Hedensted og Horsens Bilag 2b Tilbudsliste Odder Bilag 3 Kravspecifikation Hedensted, Horsens og Odder Bilag 4 Varsling af sortiments- og prisændringer Bilag 5a Leveringsadresser Hedensted og Horsens Bilag 5b Leveringsadresser Odder Bilag 6 Skema Odder Kommune Side 5 af 41
1.4 Tidsfrister og kontaktoplysninger Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål til udbudsmaterialet skal formuleres skriftligt. Det anbefales, at Tilbudsgiver fremsender spørgsmål så tidligt som muligt i tilbudsperioden, således der er tid til at svare på spørgsmålene og til at tage svarene til efterretning i udarbejdelsen af tilbud. Spørgsmålene skal sendes pr. e-mail og vil blive besvaret skriftligt. Alle spørgsmål og svar vil, i anonymiseret form, blive offentliggjort på Indkøbsfællesskabets hjemmeside: www.indkob.hho.dk under udbud aktuelle udbud: http://indkob-hho.dk/udbudhho/aktuelle%20udbud.aspx Tilbudsfrist Fristen for tilbudsafgivelse: Tilbuddet skal enten sendes pr. post eller afleveres personligt hos Indkøbsfællesskabet HHO. Tilbuddet skal være mærket og forsendelsen skal være lukket. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning. Ved personlig aflevering af tilbuddet til Indkøbsfællesskabet HHO vil Tilbudsgiver få en kvittering på, at tilbuddet er modtaget og hvornår. Frister og kontaktoplysninger Alle spørgsmål der er modtaget senest den 26.08. 2014, kl. 12.00 vil blive besvaret. Spørgsmål der er fremsendt senere vil blive besvaret såfremt spørgsmålenes antal og kompleksitet ikke umuliggør det inden for svarfristen. Besvarelse af spørgsmålene vil i videst muligt omfang blive offentliggjort løbende, dog senest den 28.08.2014, som er 6 hele kalenderdage før tilbudsfristen. Spørgsmål sendes til følgende e-mail adresse: Udbud-hho@horsens.dk Med emnet Spørgsmål udbud på levering af sygeplejeartikler, sårbehandlingsprodukter, behandlerstrømåer m.m.. Tilbuddet skal senest afleveres d. 04.09 2014, kl. 12.00 Horsens Kommune, Indkøbsfællesskabet HHO lokale 2.234 Rådhustorvet 4 8700 Horsens Att.: Dorte Pernille Vestergaard Tilbuddet mærkes med: Tilbud EU udbud 201X/S XXX. Må kun åbnes af Indkøbsfællesskabet HHO. Normal åbningstid for kontoret er mandagtirsdag og onsdag kl. 8.00-15.30, torsdag kl. 8.00-17.00 og fredag kl. 8.00-13.30. Forventet kontraktstart Forventet kontraktstart d. 15.11.2014 Side 6 af 41
Udbudsbetingelser Udbudsbekendtgørelsens nummer: XXXX Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner Levering af sygeplejeartikler, sårbehandlingsprodukter, behandlerstrømper m.m. Side 7 af 41
2 Udbuddets omfang og vilkår 2.1 Omfang Udbuddet omfatter køb og levering af sygeplejeartikler, sårbehandlingsprodukter, behandlerstrømper m.m. til Udbyder. Udbuddet omfatter levering til alle Udbyders afdelinger og institutioner inden for ældreplejen og til borgere med bevilling. Udbuddet opdeles i 2 delaftaler: Delaftale 1: Sygeplejeartikler, sårbehandlingsprodukter, behandlerstrømper m.m. Hedensted og Horsens Delaftale 2: Sygeplejeartikler, sårbehandlingsprodukter, behandlerstrømper m.m. Odder Delaftale 1 omfatter levering til alle afdelinger og institutioner inden for ældreplejen i hhv. Hedensted og Horsens Kommune, samt levering til borgere med bevilling. Her skal leveringen som udgangspunkt ske til borgerens bopæl. Hvilket vil være i begrænset omfang. Af Bilag 5a Leveringsadresser Hedensted og Horsens fremgår adresserne, hvor alle de udbudte produkter hovedsagligt skal leveres til i Hedensted og Horsens kommuner. Bemærk, bopælsadresser til borgere fremgår ikke. Delaftale 2 omfatter levering til alle afdelinger og institutioner inden for ældreplejen i Odder Kommune, samt levering til borgeres bopæl. Det er kun i meget specielle tilfælde (forventning 4-5 borgere årligt). Herudover gælder for borgere i Odder Kommune, der er visiteret til sygepleje, at de selv skal betale deres sårbehandlingsprodukter dog med et loft på 300 kr. pr. måned. Borgeren skal kun betale for de produkter, der bliver efterladt på dem forstået sådan at pincetter, swabs, handsker og lignende ikke er brugerbetalte. Overstiger beløbet de 300 kr. pr. måned betaler Odder Kommune. Borgerne kan købe sårbehandlingsprodukter gennem Odder Kommune. Købet sker til de priser uden moms, som Odder Kommune opnår gennem dette udbud. Det er alene borgere, der er visiteret til sygepleje, der kan købe sårbehandlingsprodukter gennem Odder Kommune. Borgerne kan kun købe de sårbehandlingsprodukter, som sygeplejersken i Odder Kommune anbefaler, at borgeren skal bruge. Når sygeplejen af borgeren ophører kan borgeren ikke længere købe sårbehandlingsprodukter gennem Odder Kommune. I praksis sker det ved at borgeren får en seddel ud sammen med de sårplejeprodukter, borgeren erhverver gennem Odder Kommune se Bilag 6 Skema Odder Kommune. Skemaet er forudfyldt med produktgruppe f.eks. Skum med border 10x10 cm, Varenummer f.eks. 40 (Odder Kommunes interne varenummer), Antal og Stk. pris. Borgeren kan ikke frit bestille varer gennem Odder Kommune. Odder Kommune bestemmer hvilke varer borgeren kan få samt den mængde borgeren kan få. Odder Kommune bestiller produkterne og produkterne leveres til Odder Kommune og faktureringen sker til Odder Kommune. Af Bilag 5b Leveringsadresser og fakturering Odder, fremgår adresserne hvor alle de udbudte produkter hovedsagligt skal leveres til i Odder Kommune. Bemærk, bopælsadresser til borgere fremgår ikke. Side 8 af 41
Den estimerede omsætning af de produkter, som er omfattet af udbuddet, er opgjort på årsbasis i nedenstående tabel. Delaftaler Delaftale 1: Sygeplejeartikler, sårbehandlingsprodukter, behandlerstrømper m.m. Hedensted og Horsens Estimeret omsætning i Hedensted og Horsens Kommuner - angivet på årsbasis i danske kr. ekskl. moms: Total: 2.850.000 Estimeret omsætning i Odder Kommune - angivet på årsbasis i danske kr. ekskl. moms: Ikke omfattet af delaftalen. Delaftale 2: Sygeplejeartikler, sårbehandlingsprodukter, behandlerstrømper m.m. Odder Ikke omfattet af delaftalen. Total: 428.107 De vedlagte tilbudslister (bilag 2a og 2b), viser hvilke varer, der hovedsagligt efterspørges inden for den enkelte delaftale. Det forventes, at alle de udbudte produkter som fremgår af tilbudslisterne, vil dække mere end 80 % af det samlede behov. 2.2 Delaftaler Udbuddet er opdelt i 2 delaftaler: Delaftale 1: Sygeplejeartikler, sårbehandlingsprodukter, behandlerstrømper m.m. Hedensted og Horsens Delaftale 2: Sygeplejeartikler, sårbehandlingsprodukter, behandlerstrømper m.m. Odder Der kan afgives tilbud på en eller begge af de udbudte delaftaler. Der kan ikke afgives bud på dele af én enkelt delaftale. Den enkelte leverandør kan tildeles mellem én og det antal delaftaler de har budt ind på. Der vil blive indgået en kontrakt med én leverandør pr. delaftale, således at leverandøren er eneleverandør på den pågældende delaftale. 2.3 Udbyders forbehold Den estimerede omsætning er cirkatal, der har baggrund i statistiske oplysninger fra tidligere regnskabsperioder og tjener alene det formål at give et indtryk af det mulige omfang. Alle de angivne mængder kan som udgangspunkt variere ubegrænset og være forskellige fra år til år i kontraktperioden. Den estimerede omsætning er under forbehold for kommunalbestyrelsens fortsatte bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser, f.eks. som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. Side 9 af 41
Udbyder kan således frit tilmelde eller afmelde institutioner og afdelinger inden for ældreplejen, der måtte blive oprettet, ændret eller nedlagt i løbet af kontraktperioden. Ligeledes tages der forbehold for institutioner/afdelinger, som ved en fejl ikke/er nævnt i bilagene vedrørende Leveringsadresser og fakturering. Endelig forbeholder Udbyder sig ret til, at indkøbe produkter uden for kontrakten, såfremt der er tale om specielle produkter inden for en af disse delaftaler, der ikke kan leveres eller erstattes af tilsvarende produkter fra den leverandør, der indgås kontrakt med på den pågældende delaftale. Det samme gælder, hvis et fagligt personale skønner, at Leverandørens produkter ikke er brugbare i en konkret situation. I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud er det undersøgt, om der i Udbyders afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Indgåede, obligatoriske lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, vil blive søgt afviklet i et samarbejde mellem Udbyder og vindende tilbudsgiver(e). 3 Procedurer og konkurrencevilkår 3.1 Vilkår for afgivelse af tilbud Udbudsform Udbuddet gennemføres efter reglerne om offentligt udbud i henhold til udbudsdirektivet (Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige byggeog anlægskontrakter), som er implementeret i dansk ret ved bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbudsforretningen er derfor omfattet af EU s udbudsregler. Dette medfører en forpligtelse til at følge en række af formelle regler og procedurer i forbindelse med tildeling af kontrakt. Kontrakten vil blive indgået på basis af det udkast til kontrakt, der indgår i dette udbudsmateriale. Alternative og sideordnet bud Der kan ikke afgives alternative eller sideordnet bud. Tilbud afgivet af konsortier Tilbud kan afgives af konsortier. Et konsortium er et samarbejde eller en sammenslutning mellem to eller flere virksomheder. I et konsortium kan virksomhederne lægge deres tekniske, faglige, økonomiske og finansielle formåen sammen. Såfremt tilbuddet afgives af et konsortium, skal tilbuddet indeholde en erklæring om direkte, ubegrænset og solidarisk hæftelse mellem alle deltagere i konsortiet samt bemyndigelse til en deltager i konsortiet til ubegrænset at kunne forpligte de øvrige medlemmer i konsortiet ved sin underskrift. Ved tilbud afgivet af konsortier skal oplysningerne, der kræves jf. egnethedskriterierne gives for hver deltager i konsortiet. Vedlægges de pågældende oplysninger ikke eller ikke fuldt ud for en konsortiedeltagers vedkommende, vil tilbuddet ikke blive betragtet som ukonditionsmæssig, men den manglende vedlæggelse Side 10 af 41
af oplysningerne kan have indflydelse på egnethedsvurderingen og vil efter omstændighederne kunne medføre, at den pågældende konsortiedeltagers kompetencer (økonomiske og tekniske) ikke kan indgå i tilbudsvurderingen. Ansøgningen er således kun ukonditionsmæssig, såfremt der mangler oplysninger fra alle konsortiedeltagere. I tilbud afgivet af konsortier skal det sikres, at ordretilgang og fakturering behandles ens af alle konsortiets medlemmer. Såfremt tilbudsgiver afgiver tilbud som et konsortium, kan tilbudsgiver bede Udbyder om en formular til udfyldelse af erklæring om direkte, ubegrænset og solidarisk hæftelse mellem alle deltagere i konsortiet, samt bemyndigelse til at en deltager i konsortiet ubegrænset kan forpligte de øvrige medlemmer i konsortiet ved sin underskrift. Ovennævnte krav til konsortier gælder kun, hvor flere virksomheder i fællesskab afgiver tilbud og omfatter således ikke virksomheder, der skal fungere som underentreprenør/underrådgiver/samarbejdspartner til en ansøger. Formkrav Form- og sprogkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i originalt eksemplar samt 1 kopi, dvs. i alt 2 eksemplarer. Endvidere skal det samlede tilbud, inkl. alle bilag, vedlægges elektronisk på en CD-rom eller USB-nøgle, kompatibelt med Microsoft Office pakken eller PDF, dog skal Bilag 2a Tilbudsliste Hedensted og Horsens og Bilag 2b Tilbudsliste Odder være vedlagt i Microsoft Excel kompatibelt format. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske materiale gælder det skriftlige tilbud. Sprogkrav Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. Produktblade, manualer og lignende kan imidlertid accepteres på svensk, norsk og engelsk, såfremt der ikke eksisterer danske udgaver. Såfremt Udbyder måtte kræve det, skal tilbudsgiver oversætte disse til dansk. Udgifter forbundet hermed, er Udbyder uvedkommende. Det er ikke et krav fra Udbyders side, at der skal afleveres produktdatablade med tilbuddet. Tilbudsgiver skal være opmærksom på de angivne konkurrenceparametre i kravspecifikation og de dokumentationskrav Udbyder har her. Retsvirkninger af tilbudsgivers forbehold Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet medfører, at Udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Grundlæggende elementer er elementer, som direkte eller indirekte er beskrevet som ufravigelige i udbudsmaterialet, herunder også kontrakten. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Udbyder ret til, at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Udbyder pligt til at se bort fra tilbuddet. Side 11 af 41
Såfremt tilbudsgiver tager forbehold overfor mindstekrav i kravspecifikationen, vil tilbuddet blive anset for ukonditionsmæssigt og derfor blive forkastet af Udbyder. Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet indenfor fristen, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås, jf. afsnit 1.4 Tidsfrister og kontaktoplysninger. 3.2 Tilbudsbehandling Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære tilbudsåbningen. Procedure for behandling af tilbud Tilbudsgiver vil som udgangspunkt ikke blive orienteret i vurderingsprocessen, før der er truffet beslutning om tildeling af kontrakter på de udbudte delaftaler. De indkomne tilbud vil blive behandlet efter nedenstående procedure. Egnethedskriterier: Indledningsvis vurderes om tilbuddene er konditionsmæssige i forhold til den anførte dokumentation under egnethedskriterierne. Det vil sige, at det kontrolleres, om de efterspurgte bilag er vedlagt. Herefter vurderes tilbudsgivers egnethed i forhold til den/de aftale/delaftaler, der er afgivet tilbud på. Mindstekrav og krav til tilbudslisterne: I anden omgang vurderes tilbuddets konditionsmæssighed i forhold til overholdelse af de opstillede mindstekrav i udbudsmaterialet, herunder bl.a. om tilbudslisten er udfyldt korrekt. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses det pågældende tilbud for ukonditionsmæssigt. Tildeling af kontrakt: I tredje omgang vurderes tilbuddene i forhold til tildelingskriteriet. På baggrund heraf træffes beslutning om tildeling af kontrakterne. Der gøres igen opmærksom på, at der er en pligt til at se bort fra tilbuddet, hvis det indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer og ret til at se bort fra tilbuddet ved forbehold for ikke-grundlæggende elementer. Underretning om valg af tilbud og kontraktindgåelse Gennemgang og vurdering af tilbuddene er planlagt til perioden uge 38 til uge 40 i 2014. Når der foreligger en afgørelse, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet om tildelingsbeslutningen jf. Lov om håndhævelse af udbudsreglerne med videre af 12. maj 2010 om samtidig underretning af samtlige ansøgere, tilbudsgivere med videre. Det præciseres, at i henhold til Lov om håndhævelse af udbudsreglerne med videre 3, stk. 1, må der tidligst underskrives kontrakt efter udløb af standstill-perioden på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den Side 12 af 41
dag, hvor underretningen er afsendt elektronisk til alle tilbudsgivere om valg af leverandører. Det vil sige kontrakten underskrives tidligst på 12. dagen fra fremsendelsen af underretning. Der vil endvidere ske offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende i henhold til de gældende regler for offentliggørelse af indgåede kontrakter. Udgifter ved tilbudsgivning Tilbudsgivers omkostninger herunder også vareprøver i forbindelse med nærværende udbud er Udbyder uvedkommende. Modtagne tilbud vil ikke blive returneret eller udleveret efter endt tilbudsvurdering. 4 Egnethedskriterier Tilbudsgiver henstilles til at medsende dokumentation jf. nedenstående. Dokumentationen anvendes til vurdering af tilbudsgivers egnethed til at løfte den udbudte opgave. Hvis den medsendte dokumentation sår berettiget tvivl om tilbudsgivers egnethed til at løfte opgaven, forbeholder Udbyder sig således ret til at afvise tilbudsgiver. BEMÆRK afgives tilbud på begge delaftaler er det kun nødvendigt at medsende dokumentationen for opfyldelsen af egnethedskriterierne en gang. Tilbudsgivers personlige forhold Underskrevet tro- og loveerklæring vedrørende ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997, samt hvorvidt tilbudsgiveren er omfattet af udelukkelsesgrundene nævnt i artikel 45, stk. 1 samt art. 45 stk. 2 litra a-c samt litra e-f i Europa-Parlamentet og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004. Mindstekrav: - Tilbudsgiver må højst have ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på 100.000 DKK. - Tilbudsgiver må ikke befinde sig i blot en af udelukkelsesgrundene i art. 45 stk. 1 og stk. 2, litra a-c samt litra e-f. I disse tilfælde vil tilbudsgiver blive udelukket. Fortrykt formular findes som Bilag 1a Underskrift og oplysninger. Udbyder forbeholder sig ret til inden aftaleindgåelse at forlange serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, maksimalt 3 måneder gammel, eller anden fuldgyldig dokumentation for, at den vindende tilbudsgiver ikke befinder sig i de i udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f anførte situationer. Økonomisk og finansiel formåen Oplysninger om tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen skal være oplysninger for den virksomheds CVR-nr., som byder på opgaven og står for udførelsen, medmindre der foreligger en ubetinget støtteerklæring fra en anden virksomhed. Revisorpåtegnet årsregnskab for tilbudsgivers senest afsluttede årsregnskab. Revisors kommentarer til regnskabet skal fremgå af det medsendte. Side 13 af 41
Der skal fremsendes ét eksemplar af det efterspurgte årsregnskab. Revisorattesteringen skal være af registreret eller statsautoriseret revisor. Udover årsregnskabet skal nøgletal fra de seneste 2 regnskabsår fremgå af Bilag 1b - Nøgletal. Såfremt tilbudsgiver ikke kan fremlægge årsregnskab for det senest afsluttede regnskabsår f.eks. på grund af tidspunktet for tilbudsgivers etablering, kan tilbudsgiver blot vedlægge udfyldt, men i dette tilfælde revisorattesteret Bilag 1b Nøgletal. Revisorattestering skal foretages af registreret eller statsautoriseret revisor. I dette tilfælde skal der minimum være nøgletal for 1 år. Det senest afsluttede årsregnskab samt nøgletallene skal være retvisende. Tilbudsgiver kan oplyse Udbyder om forhold, der ligger til grund for, at regnskabet og/eller nøgletallene ikke er retvisende. De negative eller positive ændringer kan således indgå i vurderingen af tilbudsgivers egnethed. Disse oplysninger kan gives i Bilag 1b Nøgletal. Side 14 af 41
5 Tildelingskriteriet 5.1 Delaftale 1: Sygeplejeartikler, sårbehandlingsprodukter, behandlerstrømper m.m. Hedensted og Horsens Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Udbyder økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterium Vægtning i procent Pris** 40 % Funktionalitet 35 % Fordelt med: - Behandlerstrømper - Handsker - Sygeplejeartikler - Sårbehandlingsprodukter Webshop, herunder vil der blive foretaget en vurdering af: 5 % 20 % 25 % 50 % 25 % Fordelt med: - Søgemulighed og visning - Bestilling 50% 50% ** Ved bedømmelsen af prisen, vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser jf. nedenfor. ** Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter og gebyrer. ** Tilbud skal afgives ved udfyldelse af Bilag 2a Tilbudsliste Hedensted og Horsens ** Tilbuddet skal dække alle krav i udbudsmaterialet og alle forhold i tilbudsgivers tilbud Underkriteriet Pris Ved underkriteriet Pris for delaftale 1 forstår Udbyder den årlige tilbudssum. Den årlige tilbudssum beregnes som summen af; Estimeret årlig forbrug af varen pr. enhed x Tilbudspris pr. enhed i dkr. ekskl. moms men inkl. alle gebyrer og afgifter. Estimeret årligt forbrug af varen pr. enhed er angivet på Bilag 2a Tilbudsliste Hedensted og Horsens i kolonnen; Forventet årligt forbrug. Side 15 af 41
Tilbudspris pr. enhed i dkr. ekskl. moms inkl. alle gebyrer og afgifter skal angives af tilbudsgiver i Bilag 2A Tilbudsliste Hedensted og Horsens i kolonnen; Nettopris ekskl. moms inkl. alle gebyrer og afgifter for 1. stk. af enheden oplyst i kolonnen "Enhed". Tilbudsgiverne skal minimum udfylde 95 % af varelinjerne i tilbudslisten korrekt for at tilbuddet er konditionsmæssigt. Tilbudsgiver skal udfylde de varelinjer korrekt, der har markering for vareprøve i tilbudslisten, for at tilbuddet er konditionsmæssigt. Mangler en tilbudsgiver at byde ind på en varelinje eller er varelinjen mangelfuld eller forkert udfyldt indgår varelinjen kun i evalueringen af pris for tilbudsgiveren, hvis en eller flere andre tilbudsgivere har budt korrekt ind på varelinjen. Den dyreste af de tilbudte priser på varelinjen + 20% overføres til den/de tilbudsgivere, der ikke har budt ind på varelinjen eller har udfyldt varelinjen mangelfuld. Det vil sige, at alle de varer, hvor mindst en tilbudsgiver har budt korrekt ind vil indgå i evalueringen af underkriteriet Pris. Underkriteriet funktionalitet Evalueringen af underkriteriet funktionalitet, vil ske gennem en vurdering af udvalgte produkter. Vurderingen vil blive foretaget for de produkter, som er markeret med et kryds i kolonnen Afprøvning i Bilag 2a Tilbudsliste Hedensted og Horsens. Fagpersonale hos Udbyder vurderer de afkrydsede produkter i tilbudslisten i forhold til de konkurrenceparametre, der er defineret for produktet i Bilag 3 - Kravspecifikation Hedensted, Horsens og Odder. Der vil blive foretaget en samlet vurdering pr. produkt ud fra de definerede konkurrenceparametre for produktet. I vurderingen indgår kun forhold, der går ud over de stillede minimumskrav. Til brug for bedømmelsen af underkriteriet funktionalitet anvendes tilbudsgivers besvarelser i Bilag 3 Kravspecifikation Hedensted, Horsens og Odder og fremsendte vareprøver. I vurderingen af nogle af konkurrenceparametrene indgår tilbudsgivers besvarelse i Bilag 3 - Kravspecifikation Hedensted, Horsens og Odder. Tilbudsgiver opfordres derfor til i Bilag 3 - Kravspecifikation Hedensted, Horsens og Odder, at udfylde alle de lilla felter, der er relateret til konkurrenceparametre. Selvom en tilbudsgiver mangler eller har givet en mangelfuld besvarelse i Bilag 3 - Kravspecifikation Hedensted, Horsens og Odder er tilbuddet konditionsmæssigt. Manglende eller mangelfuld besvarelse resulterer i stedet i en dårligere pointscore for produktet. Der henvises i øvrigt til Bilag 3 Kravspecifikation Hedensted, Horsens og Odder og fanen Instruks for beskrivelse af, hvordan besvarelserne ønskes angivet og hvad Tilbudsgiver kan nøjes med at udfylde, hvis Tilbudsgiver byder på begge delaftaler. Ligeledes påhviler det tilbudsgiver at sikre, at de leverede vareprøver, er komplette i forhold til det efterspurgte på tilbudslisten. Vurderingen af produkter sker på baggrund af de vareprøver, der modtages. Eventuelle mangler og forkerte leverede produkter, vil ikke resultere i at tilbuddet er ukonditionsmæssigt, men vil i stedet resulterer i en dårligere pointscore for produktet. Der skal ikke leveres en vareprøve pr. produktlinje i tilbudslisten. Udbyder har udtaget de vareprøver til test, som Udbyder vurderer er tilstrækkelige i forhold til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Udbyder har udvalgt vareprøver ud fra følgende hovedbetragtninger: Vareprøverne er repræsentative i forhold til de forskellige typer af varer, der er omfattet af udbuddet Vareprøverne er dækkende i forhold til de efterspurgte produktlinjer, hvorpå der er en stor omsætning Side 16 af 41
Udbyder har for en række af produkter krævet, at de skal tilbydes i flere forskellige størrelser og at de produkter, der tilbydes, skal være af samme serie/mærke. I de situationer er der kun udtaget 1 af størrelserne til test. Nedenstående positioner vil indgå i funktionalitetsvurderingen og med følgende vægtning: Positionsnummer i Bilag 2a Tilbudsliste Hedensted og Horsens Beskrivelse i Bilag 2a Tilbudsliste Hedensted og Horsens Vægt i % Behandlerstrømper m.m. 5 % Herunder: 2 Behandlerstrømpesæt, kort model, str. 2 20% 17 Flerlags-kompressionsbandage, let kompression, str. 1 10% 19 Flerlags-kompressionsbandage, moderat kompression, str.1 40% 22 Kortstræksbind, str. 2 15% 24 Polstervat, str. 2 15% Handsker 20% Herunder: 5 Latexhandske, usteril, str. M. 45% 9 Latexhandske, steril, str. M 10% 13 Nitrilhandske kort m. tekstureret fingerspids, usteril, str. M 35% 17 Nitrilhandske kort, steril, str. M 10% Sygeplejeartikler 25% Herunder: 3 Engangsforklæde 4% 10 Medicindoseringssæt 8% 20 Engangsbarberskraber 4% 27 Hudbeskyttelsesfilm, serviet 4% 28 Hudbeskyttelsesfilm, spray 4% 31 Natriumklorid 0,9% i pipetteflaske 5% 37 Afvaskningssæt 4% 42 Flydende overfladedesinfektion 4% 44 Sprøjte, 3-komponent, 2-2,5 ml 10% 54 Kanyleboks, 500-600ml 4% 55 Kanyleboks, 1500-2000ml 4% 56 Kanyleboks, lommemodel 4% 61 Pincet, lige 4% 62 Engangspincet 4% 63 Engangssaks rustfri stål, med spids 4% 64 Engangssaks rustfri stål, med hak 4% 65 Saks med dup/knop på det ene skær 4% 66 Bandagesaks 5% Side 17 af 41
67 Engangsskiftesæt 8% 70 Ringcurette, 3 mm 4% 74 Engangsskalpel str. 11 4% Sårbehandling 50% 2 Absorberende bandage med væskeafvisende lækagebarriere, str. 2 2% 7 Absorberende bandage, str. 2 2% 10 Alginat filler 1% 12 Bakterie/svampebindende filmbandage, str. 2 1% 16 Bakterie/svampebindende kompres, str. 2 1% 17 Bakterie/svampebindende gazestrimmel, str. 2 1% 20 Fikseringsbind, ikke selvklæbende, fin masket 1% 21 Fikseringsbind, selvklæbende, str. 1 2% 25 Filmforbinding rulle usteril, str. 2 4% 28 Filmforbindings pad steril, str. 2 1% 30 Honning på tube 1% 31 Honning, sårkontaktlag str. 1 1% 33 Hudrensningsserviet klæberester 2% 34 Hudrensningsspray 2% 36 100% cellulose baseret gelerende fiberbandage med sølv, str. 2 3% 40 100% cellulose baseret gelerende fiberbandage uden sølv, str. 2 4% 43 Hydrogel 2% 44 Hydrokolloider, okklusiv med klæbekant, str. 1 2% 46 Hydrokolloider, okklusiv tynd, str. 1 2% 49 Hydrokolloider, semipermeabel med klæbekant, str. 1 2% 51 Hydrokolloider, semipermeabel tynd, str. 1 1% 53 Kulbandage med sølv, str. 1 1% 55 Kulbandage uden sølv, str. 1 1% 57 Non-woven kompres usteril, str. 1 2% 60 Non-woven kompres steril, str. 1 1% 62 Post op forbinding (operationssår) variant 1, str. 1 2% 67 Post op forbinding (operationssår) variant 2, str. 1 2% 72 Skumbandage uden sølv, uden klæbekant med silikone eller silikonelignende, str. 1 6% 75 Skumbandage uden sølv, uden klæbekant uden silikone eller silikonelignende, str. 1 79 Sumbandage uden sølv, tynd uden klæbekant, str. 2 3% 81 Skumbandage med smertestillende, uden klæbekant, str. 1 2% 84 Skumbandage uden sølv, med klæbekant, str. 1 8% 89 Skumbandage uden sølv, tynd med klæbekant, str. 1 5% Side 18 af 41 3%
93 Sårkontaktlag (skum), str. 2 5% 94 Super absorberende bandager med barriere usteril, str. 1 2% 97 Super absorberende bandager steril, str. 1 2% 100 Sårkontaktlag med sølv, str. 1 2% 102 Sårkontaktlag med nanokrystaliseret sølv 2% 103 Sårkontaktlag uden sølv med silikone steril, str. 1 4% 105 Sårkontaktlag uden sølv med salveimprægnering 2% 107 Sårgel 1% 108 Debrideringssvamp 2% 115 Tape på rulle 2% 116 Tape med silikoneklæb på rulle, str. 1 1% 118 Tape, fiksering, elastisk, str. 2 1% Underkriteriet Webshop Fagpersonale hos Udbyder evaluerer underkriteriet Webshop. Fagpersonalet vil vurdere hvert delkriterie; Søgemulighed og visning og Bestilling for sig. Fagpersonalet vil foretage en samlet vurdering af hvert delkriterie ud fra de definerede konkurrenceparametre. Konkurrenceparametrene pr. delkriterie fremgår af Bilag 3 Kravspecifikation Hedensted, Horsens og Odder, fanen Webshop. I vurderingen indgår alene forhold, der går ud over de stillede mindstekrav. Til brug for bedømmelsen af underkriteriet webshop anvendes tilbudsgivers præsentation på præsentationsmødet. Præsentationsmøderne vil som udgangspunkt blive afholdt i uge 39 onsdag, torsdag og fredag. Det forventes at hvert præsentationsmøde varer 1 time. 5.2 Delaftale 2: Sygeplejeartikler, sårbehandlingsprodukter, behandlerstrømper m.m. Odder Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Udbyder økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterium Vægtning i procent Pris** 40 % Funktionalitet 35 % Fordelt med: - Behandlerstrømper - Handsker 5 % 20 % Side 19 af 41
- Sygeplejeartikler - Sårbehandlingsprodukter Webshop, herunder vil der blive foretaget en vurdering af: 25 % 50 % 25 % Fordelt med: - Søgemulighed og visning - Bestilling 50% 50% ** Ved bedømmelsen af prisen, vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser jf. nedenfor. ** Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter og gebyrer. ** Tilbud skal afgives ved udfyldelse af Bilag 2b Tilbudsliste Odder ** Tilbuddet skal dække alle krav i udbudsmaterialet og alle forhold i tilbudsgivers tilbud Underkriteriet Pris Ved underkriteriet Pris for delaftale 2 forstår Udbyder den årlige tilbudssum. Den årlige tilbudssum beregnes som summen af; Estimeret årlig forbrug af varen pr. enhed x Tilbudspris pr. enhed i dkr. ekskl. moms men inkl. alle gebyrer og afgifter. Estimeret årligt forbrug af varen pr. enhed er angivet på Bilag 2b - Tilbudsliste Odder i kolonnen; Forventet årligt forbrug. Tilbudspris pr. enhed i dkr. ekskl. moms inkl. alle gebyrer og afgifter skal angives af tilbudsgiver i Bilag 2b - Tilbudsliste Odder i kolonnen; Nettopris ekskl. moms inkl. alle gebyrer og afgifter for 1. stk. af enheden oplyst i kolonnen "Enhed". Tilbudsgiverne skal minimum udfylde 95 % af varelinjerne i tilbudslisten korrekt for at tilbuddet er konditionsmæssigt. Tilbudsgiver skal udfylde de varelinjer korrekt, der har markering for vareprøve i tilbudslisten, for at tilbuddet er konditionsmæssigt. Mangler en tilbudsgiver at byde ind på en varelinje eller er varelinjen mangelfuld eller forkert udfyldt indgår varelinjen kun i evalueringen af pris for tilbudsgiveren, hvis en eller flere andre tilbudsgivere har budt korrekt ind på varelinjen. Den dyreste af de tilbudte priser på varelinjen + 20% overføres til den/de tilbudsgivere, der ikke har budt ind på varelinjen eller har udfyldt varelinjen mangelfuld. Det vil sige, at alle de varer, hvor mindst en tilbudsgiver har budt korrekt ind vil indgå i evalueringen af underkriteriet Pris. Underkriteriet funktionalitet Evalueringen af underkriteriet funktionalitet, vil ske gennem en vurdering af udvalgte produkter. Vurderingen vil blive foretaget for de produkter, som er markeret med et kryds i kolonnen Afprøvning i Bilag 2b Tilbudsliste Odder. Side 20 af 41
Fagpersonale hos Udbyder vurderer de afkrydsede produkter i tilbudslisten i forhold til de konkurrenceparametre, der er defineret for produktet i Bilag 3 Kravspecifikation Hedensted, Horsens og Odder. Der vil blive foretaget en samlet vurdering pr. produkt ud fra de definerede konkurrenceparametre for produktet. I vurderingen indgår kun forhold, der går ud over de stillede minimumskrav. Til brug for bedømmelsen af underkriteriet funktionalitet anvendes tilbudsgivers besvarelser i Bilag 3 - Kravspecifikation Hedensted, Horsens og Odder og fremsendte vareprøver. I vurderingen af nogle af konkurrenceparametrene indgår tilbudsgivers besvarelse i Bilag 3 - Kravspecifikation Hedensted, Horsens og Odder. Tilbudsgiver opfordres derfor til i Bilag 3 - Kravspecifikation Hedensted, Horsens og Odder, at udfylde alle de lilla felter, der er relateret til konkurrenceparametre. Selvom en tilbudsgiver mangler eller har givet en mangelfuld besvarelse i Bilag 3 - Kravspecifikation Hedensted, Horsens og Odder er tilbuddet konditionsmæssigt. Manglende eller mangelfuld besvarelse resulterer i stedet i en dårligere pointscore for produktet. Der henvises i øvrigt til Bilag 3 Kravspecifikation Hedensted, Horsens og Odder og fanen Instruks for beskrivelse af, hvordan besvarelserne ønskes angivet og hvad Tilbudsgiver kan nøjes med at udfylde, hvis Tilbudsgiver byder på begge delaftaler. Ligeledes påhviler det tilbudsgiver at sikre, at de leverede vareprøver, er komplette i forhold til det efterspurgte på tilbudslisten. Vurderingen af produkter sker på baggrund af de vareprøver, der modtages. Eventuelle mangler og forkerte leverede produkter, vil ikke resultere i at tilbuddet er ukonditionsmæssigt, men vil i stedet resulterer i en dårligere pointscore for produktet. Der skal ikke leveres en vareprøve pr. produktlinje i tilbudslisten. Udbyder har udtaget de vareprøver til test, som Udbyder vurderer er tilstrækkelige i forhold til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Udbyder har udvalgt vareprøver ud fra følgende hovedbetragtninger: Vareprøverne er repræsentative i forhold til de forskellige typer af varer, der er omfattet af udbuddet Vareprøverne er dækkende i forhold til de efterspurgte produktlinjer, hvorpå der er en stor omsætning Udbyder har for en række af produkter krævet, at de skal tilbydes i flere forskellige størrelser og at de produkter, der tilbydes, skal være af samme serie/mærke. I de situationer er der kun udtaget 1 af størrelserne til test. Nedenstående positioner vil indgå i funktionalitetsvurderingen og med følgende vægtning: Positionsnummer i Bilag 2b Tilbudsliste Odder Beskrivelse i Bilag 2b Tilbudsliste Odder Vægt i % Behandlerstrømper m.m. 5 % Herunder: 2 Behandlerstrømpesæt, kort model, str. 2 20% 17 Flerlags-kompressionsbandage, let kompression, str. 1 10% 19 Flerlags-kompressionsbandage, moderat kompression, str.1 40% 22 Kortstræksbind, str. 2 15% 24 Polstervat, str. 2 15% Handsker 20% Herunder: 5 Latexhandske, usteril, str. M. 45% 9 Latexhandske, steril, str. M 10% Side 21 af 41
13 Nitrilhandske kort m. tekstureret fingerspids, usteril, str. M 35% 17 Nitrilhandske kort, steril, str. M 10% Sygeplejeartikler 25% Herunder: 3 Engangsforklæde 4% 10 Medicindoseringssæt 8% 20 Engangsbarberskraber 4% 27 Hudbeskyttelsesfilm, serviet 4% 28 Hudbeskyttelsesfilm, spray 4% 31 Natriumklorid 0,9% i pipetteflaske 5% 37 Afvaskningssæt 4% 42 Flydende overfladedesinfektion 4% 44 Sprøjte, 3-komponent, 2-2,5 ml 10% 54 Kanyleboks, 500-600ml 4% 55 Kanyleboks, 1500-2000ml 4% 56 Kanyleboks, lommemodel 4% 61 Pincet, lige 4% 62 Engangspincet 4% 63 Engangssaks rustfri stål, med spids 4% 64 Engangssaks rustfri stål, med hak 4% 65 Saks med dup/knop på det ene skær 4% 66 Bandagesaks 5% 67 Engangsskiftesæt 8% 70 Ringcurette, 3 mm 4% 74 Engangsskalpel str. 11 4% Sårbehandling 50% 2 Absorberende bandage med væskeafvisende lækagebarriere, str. 2 2% 7 Absorberende bandage, str. 2 2% 10 Alginat filler 1% 12 Bakterie/svampebindende filmbandage, str. 2 1% 16 Bakterie/svampebindende kompres, str. 2 1% 17 Bakterie/svampebindende gazestrimmel, str. 2 1% 20 Fikseringsbind, ikke selvklæbende, fin masket 1% 21 Fikseringsbind, selvklæbende, str. 1 2% 25 Filmforbinding rulle usteril, str. 2 4% 28 Filmforbindings pad steril, str. 2 1% 30 Honning på tube 1% 31 Honning, sårkontaktlag str. 1 1% Side 22 af 41
33 Hudrensningsserviet klæberester 2% 34 Hudrensningsspray 2% 36 100% cellulose baseret gelerende fiberbandage med sølv, str. 2 3% 40 100% cellulose baseret gelerende fiberbandage uden sølv, str. 2 4% 43 Hydrogel 2% 44 Hydrokolloider, okklusiv med klæbekant, str. 1 2% 46 Hydrokolloider, okklusiv tynd, str. 1 2% 49 Hydrokolloider, semipermeabel med klæbekant, str. 1 2% 51 Hydrokolloider, semipermeabel tynd, str. 1 1% 53 Kulbandage med sølv, str. 1 1% 55 Kulbandage uden sølv, str. 1 1% 57 Non-woven kompres usteril, str. 1 2% 60 Non-woven kompres steril, str. 1 1% 62 Post op forbinding (operationssår) variant 1, str. 1 2% 67 Post op forbinding (operationssår) variant 2, str. 1 2% 72 Skumbandage uden sølv, uden klæbekant med silikone eller silikonelignende, str. 1 6% 75 Skumbandage uden sølv, uden klæbekant uden silikone eller silikonelignende, str. 1 79 Sumbandage uden sølv, tynd uden klæbekant, str. 2 3% 81 Skumbandage med smertestillende, uden klæbekant, str. 1 2% 84 Skumbandage uden sølv, med klæbekant, str. 1 8% 89 Skumbandage uden sølv, tynd med klæbekant, str. 1 5% 93 Sårkontaktlag (skum), str. 2 5% 94 Super absorberende bandager med barriere usteril, str. 1 2% 97 Super absorberende bandager steril, str. 1 2% 100 Sårkontaktlag med sølv, str. 1 2% 102 Sårkontaktlag med nanokrystaliseret sølv 2% 103 Sårkontaktlag uden sølv med silikone steril, str. 1 4% 105 Sårkontaktlag uden sølv med salveimprægnering 2% 107 Sårgel 1% 108 Debrideringssvamp 2% 115 Tape på rulle 2% 116 Tape med silikoneklæb på rulle, str. 1 1% 118 Tape, fiksering, elastisk, str. 2 1% 3% Underkriteriet Webshop Fagpersonale hos Udbyder evaluerer underkriteriet Webshop. Fagpersonalet vil vurdere hvert delkriterie; Søgemulighed og visning og Bestilling for sig. Fagpersonalet vil foretage en samlet vurdering af hvert delkriterie ud fra de definerede konkurrenceparametre. Konkurrenceparametrene pr. delkriterie fremgår af Side 23 af 41
Bilag 3 Kravspecifikation Hedensted, Horsens og Odder, fanen Webshop. I vurderingen indgår alene forhold, der går ud over de stillede mindstekrav. Til brug for bedømmelsen af underkriteriet webshop anvendes tilbudsgivers præsentation på præsentationsmødet. Præsentationsmøderne vil som udgangspunkt blive afholdt i uge 39 onsdag, torsdag og fredag. Det forventes at hvert præsentationsmøde varer 1 time. 5.3 Vareprøver til brug for vurderingen Der skal som udgangspunkt IKKE leveres vareprøver til hver delaftale. Hvis en tilbudsgiver har valgt at tilbyde forskellige produkter til delaftale 1 og delaftale 2 til samme position på tilbudslisten skal der leveres vareprøver for begge delaftaler. Vareprøverne skal leveres vederlagsfrit og returneres som udgangspunkt ikke. For delaftale 1 skal der leveres 1 vareprøve for de produkter, der er markeret med et kryds i Bilag 2a Tilbudsliste Hedensted og Horsens. Pakningsstørrelsen på vareprøven skal være lig den mindste enhed, som produktet kan bestilles i. For delaftale 2 skal der leveres 1 vareprøve for de produkter, hvor der er tilbudt et andet produkt end på delaftale 1. Pakningsstørrelsen på vareprøven skal være lig den mindste enhed, som produktet kan bestilles i. Af Bilag 2b Tilbudsliste Odder fremgår hvilke produkter der indgår i afprøvningen under delkriteriet Funktionalitet. Vareprøverne SKAL IKKE leveres sammen med tilbuddet. Det forventes, at vareprøverne skal afleveres i uge 38 på Rådhustorvet 4, 8700 Horsens. Udbyder kontakter tilbudsgiver i uge 37 med henblik på at aftale nøjagtig tidspunkt og sted for aflevering af vareprøver. I forbindelse med afleveringen gennemgår Udbyder og tilbudsgiver i fællesskab at alle ønskede vareprøver er med. Mangler vareprøver eller dele af vareprøver får tilbudsgiver mulighed for at efterlevere de manglende vareprøver på et nyt tidspunkt i uge 38. Kan tilbudsgiver ikke levere alle de efterspurgte vareprøver eller vareprøverne er mangelfulde er tilbudsgivers tilbud ikke ukonditionsmæssigt, men tilbudsgiver vil i stedet opnå en dårligere pointscore i forbindelse med evalueringen. Vareprøverne der leveres til afprøvning, skal opfylde følgende: Vareprøverne skal svare nøjagtigt til de tilbudte produkter på tilbudslisten. Vareprøverne skal være tydeligt mærket med positionsnummer fra tilbudslisten. Tilbudsgivers navn må ikke fremgå af vareprøven medmindre der er tale om en vare, som tilbudsgiver selv producere. Der henstilles til, at de følgende punkter så vidt muligt også følges: Vareprøverne skal leveres samlet Side 24 af 41
Vareprøverne skal leveres i samme indpakning/emballage, som produkterne efter en evt. kontraktstart vil blive leveret i. 6 Kravspecifikation I nærværende afsnit angives forhold vedrørende Bilag 3 Kravspecifikation Hedensted, Horsens og Odder. I kravspecifikationen indgår både mindstekrav og konkurrenceparametre. For hvert efterspurgt produkt i tilbudslisten er der defineret mindste krav i kravspecifikation. Hvis funktionaliteten af et produkt skal vurderes af fagpersonale hos Udbyder, så er der i kravspecifikationen defineret konkurrenceparametre i relation til produktet. Mindstekrav er krav der skal være opfyldt for at tilbuddet kan anses som konditionsmæssigt. Konkurrenceparametre konkurreres der på i forhold til underkriteriet funktionalitet. Tilsvarende er gældende for underkriteriet Webshop. Side 25 af 41
7 Tjekliste Følgende huskeliste er ment som en hjælp til Tilbudsgiverne for at gøre det mere overskueligt at aflevere et tilbud, der opfylder de nødvendige formkrav. Det anbefales derfor at gennemgå huskelisten. Formkrav Krav til materiale Beskrivelse Afleveringssted: Tilbud skal sendes eller afleveres til: Horsens Rådhus Indkøbsfællesskabet HHO, lokale 2.234 Rådhustorvet 4 8700 Horsens Att.: Dorte Pernille Vestergaard Tilbud skal indleveres i: Elektronisk kopi: Sammenslutninger af tilbudsgivere: Et originalt eksemplar + 1 kopi Tilbuddet inkl. alle bilag skal vedlægges på enten USB-nøgle, CD-ROM eller tilsvarende fysisk medie i format der er kompatibelt med Microsoft Office pakken eller i pdf-format, dog skal Bilag 2 Tilbudsliste være vedlagt i Microsoft Excel kompatibelt format. Hvis der bydes som et konsortium, skal samtlige deltagere give samtlige oplysninger under afsnit 4 Egnethedskriterier, og der skal angives med hvilken konsortiedeltager der kan føres afklarende drøftelser med virkning for alle deltagere i konsortiet. Bilag Dokumentation / Titel Bilag 1 Samlede bilag Bemærkninger Udfyld kontaktoplysninger og underskriv bilaget. Bilag 2a Tilbudsliste Hedensted og Horsens Bilag 2b Tilbudsliste Odder Bilag 3 Kravspecifikation Hedensted, Horsens og Odder Udfyld de krævede felter og medsend det udfyldte bilag. Udfyld de krævede felter og medsend det udfyldte bilag. Udfyld de ønskede felter og medsend det udfyldte bilag. Side 26 af 41
Regnskab Bilag 4 Varsling af sortiments og prisændringer Bilag 5a Leveringsadresser Hedensted og Horsens Bilag 5b Leveringsadresser Odder Bilag 6 Skema Odder Kommune Årsregnskab /årsrapport for seneste afsluttede regnskabsperiode skal medsendes. Regnskabet skal være revisorattesteret af en statsautoriseret eller registreret revisor og revisionspåtegningen skal fremgå. Bilaget bruges såfremt der er sortiments- eller prisændringer under kontraktforløbet, og skal ikke udfyldes eller medsendes. Skal ikke udfyldes og medsendes. Bilaget er til orientering. Skal ikke udfyldes og medsendes. Bilaget er til orientering. Skal ikke udfyldes og medsendes. Bilaget er til orientering. Side 27 af 41
8 Udkast til kontrakt Nærværende udkast til kontrakt er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Kontraktudkastet skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Kontraktudkastet udfyldes af Udbyder i forbindelse med en eventuel kontraktindgåelse. Rammekontrakt om Levering af sygeplejeartikler, sårbehandlingsprodukter, behandlerstrømper m.m. mellem [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] [CVR nr.] (herefter kaldet Leverandøren) og [Kommune] [Adresse] [Postnr.] [By] (herefter kaldet Ordregiver) Side 28 af 41
1. Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr.2004/18/ef af 31. marts 2004 og Lov nr. 492 af 12. maj 2010 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om håndhævelse af udbudsreglerne med senere ændringer. Kontrakten beskriver Ordregivers og Leverandørens forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Nærværende kontrakt mellem Leverandøren og Ordregiver B. Offentliggjorte spørgsmål/svar samt som følge heraf - evt. øvrige supplerende oplysninger til udbudsmaterialet, der ligger til grund for kontrakten af indsæt dd.mm.åååå C. Evt. uddybende materiale, som er nærmere aftalt mellem Leverandøren og Ordregiver, herunder eventuelle forståelsesmæssige præciseringer som anført i mødereferat fra afholdt afklarende møde. D. Udbudsmateriale med bilag fra Ordregiver af indsæt mm.åååå E. Leverandørens tilbud af indsæt dd.mm.åååå De oplysninger der fremgår af offentliggjorte spørgsmål/svar og offentliggjorte rettelsesblade til udbudsmaterialet som medfører ændringer i kontrakten indarbejdes i kontrakten før kontraktunderskrift, eller vedlægges som bilag til kontrakten. 2. Kontraktens omfang Levering af sygeplejeartikler, sårbehandlingsprodukter, behandlerstrømper m.m. (delaftale [x]) til Ordregiver. Leverandøren forpligter sig ved kontrakten til at levere de i kontrakten nævnte produkter/ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser i hele kontraktperioden (inkl. option). Leverancens omfang bestemmes af de ordrer, som Ordregiver løbende afgiver. Relevant personale hos Leverandøren skal orienteres om kontraktgrundlaget, således at det sikres, at Ordregiver kun tilbydes produkter, som er omfattet af kontrakten. 3. Kontraktens varighed Kontrakten træder i kraft den 15. 11 2014 og gælder indtil den 14. 11 2016. Ordregiver kan forlænge kontrakten i op til 2 x 12 måneder på uændrede vilkår. Meddelelse herom skal gives til Leverandøren senest én måned før udløb af kontrakten, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Ordrer, der er tilgået Leverandøren inden kontraktperiodens udløb, skal effektueres i henhold til nærværende kontrakt. Side 29 af 41