Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner Levering af dentalprodukter til tandbehandling

Transkript

1 Udbudsmateriale Udbudsbekendtgørelsesnummer: 2015/S Offentligt udbud Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner Levering af dentalprodukter til tandbehandling

2 Indhold 1 INFORMATIONER TIL TILBUDSGIVER GENEREL BESKRIVELSE AF UDBYDER UDBUDSMATERIALETS OPBYGNING TIDSFRISTER OG KONTAKTOPLYSNINGER UDBUDDETS OMFANG OG VILKÅR OMFANG AFTALE/DELAFTALER OMSÆTNING FORMKRAV UDBYDERS FORBEHOLD PROCEDURER OG KONKURRENCEVILKÅR VILKÅR FOR AFGIVELSE AF TILBUD Udbudsform Alternative og sideordnet bud Tilbud afgivet af konsortier Sprogkrav Retsvirkninger af Tilbudsgivers forbehold TILBUDSBEHANDLING Åbning af indkomne tilbud Procedure for behandling af tilbud Underretning om valg af tilbud og kontraktindgåelse Udgifter ved tilbudsgivning EGNETHEDSKRITERIER TILDELINGSKRITERIET UNDERKRITERIET PRIS UNDERKRITERIET KVALITET Vareprøver til brug for kvalitetsevaluering UNDERKRITERIET WEBSHOP KRAVSPECIFIKATION TJEKLISTE UDKAST TIL KONTRAKT KONTRAKTGRUNDLAG KONTRAKTENS OMFANG KONTRAKTENS VARIGHED TILDELING AF KONKRETE ORDRER BESTILLING AF PRODUKTER E-HANDEL WEBSHOP LEVERINGSBETINGELSER FØLGESEDDEL RETURVARER RESTORDRER OG RESTLEVERANCER UDGÅEDE PRODUKTER PRISER PRISREGULERING FAKTURERING BETALINGSBETINGELSER Side 2 af 32

3 17. BONUS, GEBYRER, MV OFFENTLIGE PÅBUD MILJØ ETIK OG SOCIALT ANSVAR KONTAKT MELLEM PARTERNE SERVICE REKLAMATION UNDERLEVERANDØRER ERSTATNING OG FORSIKRING OPFYLDELSESHINDRINGER, HERUNDER FORCE MAJEURE MISLIGHOLDELSE MISLIGHOLDELSESBEFØJELSER BOD ANSVARSBEGRÆNSNING LOVVALG OG AFGØRELSE AF TVISTER TAVSHEDSPLIGT OG OFFENTLIGGØRELSE AF KONTRAKTEN OVERDRAGELSE AF RETTIGHEDER, FORPLIGTELSER OG FORDRINGER KONTRAKTÆNDRINGER UNDERSKRIFT Side 3 af 32

4 1 Informationer til Tilbudsgiver 1.1 Generel beskrivelse af Udbyder Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner (herefter benævnt Indkøbsfællesskabet HHO) er et samarbejde mellem Hedensted, Horsens og Odder Kommuner og agerer som tovholder i forbindelse med gennemførelse af nærværende udbud. Indkøbsfællesskabet HHO varetager indtil indgåelsen af endelig kontrakt al kommunikation vedrørende udbuddet. Indkøbsfællesskabet HHO kaldes i nærværende dokument for Udbyder. 1.2 Udbudsmaterialets opbygning Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Tidsfrister og kontaktoplysninger Udbudsbetingelser Udkast til kontrakt Bilag 1 Samlede bilag Herunder samles Bilag 1a Underskrift og oplysninger Bilag 1b Nøgletal Bilag 1c Referenceliste Bilag 2 Tilbudsliste Bilag 3 Kravspecifikation Bilag 4 Varsling af sortiments- og prisændringer Bilag 5 Leveringsadresser og fakturering Side 4 af 32

5 1.3 Tidsfrister og kontaktoplysninger Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål til udbudsmaterialet skal formuleres skriftligt. Det anbefales, at Tilbudsgiver fremsender spørgsmål så tidligt som muligt i tilbudsperioden, således at der er tid til at svare på spørgsmålene og til at tage svarene til efterretning ved udarbejdelse af tilbud. Spørgsmålene skal sendes pr. og vil blive besvaret skriftligt. Alle spørgsmål og svar vil, i anonymiseret form, blive offentliggjort på Indkøbsfællesskabet HHO s hjemmeside under udbud aktuelle udbud: Tilbudsfrist Fristen for tilbudsafgivelse: Tilbuddet skal enten sendes pr. post eller afleveres personligt hos Indkøbsfællesskabet HHO. Tilbuddet skal være mærket og forsendelsen skal være lukket. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning. Frister og kontaktoplysninger Alle spørgsmål, der er modtaget senest den , kl vil blive besvaret. Spørgsmål, der er fremsendt senere, vil blive besvaret såfremt spørgsmålenes antal og kompleksitet ikke umuliggør det inden for svarfristen. Besvarelse af spørgsmålene vil i videst muligt omfang blive offentliggjort løbende, dog senest den , kl , som er 6 hele kalenderdage før tilbudsfristen. Spørgsmål sendes til følgende adresse: udbud-hho@horsens.dk med emnet Spørgsmål udbud på levering af dentalprodukter til tandbehandling. Tilbuddet skal senest afleveres d , kl Horsens Kommune, Indkøbsfællesskabet HHO, lokale Rådhustorvet Horsens Att.: Maria Lillelund Thaarup Tilbuddet mærkes med: Tilbud EU udbud 2015/S Må kun åbnes af Indkøbsfællesskabet HHO. Normal åbningstid for kontoret er mandagonsdag kl , torsdag kl og fredag kl Forventet kontraktstart Forventet kontraktstart d Side 5 af 32

6 2 Udbuddets omfang og vilkår 2.1 Omfang Udbuddet omfatter køb og levering af dentalprodukter til tandbehandling til Udbyder. Udbuddet omfatter levering til alle Udbyders forvaltninger, direktørområder, afdelinger og institutioner. Af Bilag 5 Leveringsadresser og fakturering, fremgår adresserne hvor de udbudte produkter hovedsagligt skal leveres til. 2.2 Aftale/Delaftaler Udbuddet indeholder ikke delaftaler. Der kan ikke afgives tilbud på dele af aftalen. Efter indgåelse af kontrakt er Udbyder forpligtet til, at handle det fulde sortiment af dentalprodukter til tandbehandling hos den valgte Leverandør i kontraktperioden. Udbyder forpligter sig ikke til at aftage en bestemt indkøbsmængde. 2.3 Omsætning Den estimerede omsætning af de produkter, som er omfattet af udbuddet, er opgjort på årsbasis i nedenstående tabel. Aftale Den samlede estimerede omsætning i Horsens Kommune - angivet på årsbasis i danske kr. ekskl. moms: Dentalmaterialer til tandbehandling kr. Den vedlagte tilbudsliste, Bilag 2 Tilbudsliste, viser hvilke varer, der hovedsagligt efterspørges inden for aftalen. Det forventes, at de udbudte produkter, der fremgår af tilbudslisten, vil dække mere end 80 % af det samlede behov. 2.4 Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i ét eksemplar. Endvidere skal det samlede tilbud, inkl. alle bilag, vedlægges elektronisk på en CD-rom eller USB-nøgle, kompatibelt med Microsoft Office pakken eller PDF, dog skal Bilag 2 Tilbudsliste og Bilag 3 Kravspecifikation være vedlagt i Microsoft Excel kompatibelt format. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske materiale gælder det skriftlige tilbud. Bilag 2 Tilbudsliste og Bilag 3 Kravspecifikation skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Side 6 af 32

7 2.5 Udbyders forbehold Den estimerede omsætning er cirkatal, der har baggrund i statistiske oplysninger fra tidligere regnskabsperioder og tjener alene det formål at give et indtryk af det mulige omfang. Alle de angivne mængder kan som udgangspunkt variere ubegrænset og være forskellige fra år til år i kontraktperioden. Den estimerede omsætning er under forbehold for kommunalbestyrelsens fortsatte bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser, f.eks. som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. 3 Procedurer og konkurrencevilkår 3.1 Vilkår for afgivelse af tilbud Udbudsform Udbuddet gennemføres efter reglerne om offentligt udbud i henhold til udbudsdirektivet (Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter), som er implementeret i dansk ret ved bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbudsforretningen er derfor omfattet af EU s udbudsregler. Dette medfører en forpligtelse til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med tildeling af kontrakt. Kontrakten vil blive indgået på baggrund af det udkast til kontrakt, der indgår i dette udbudsmateriale Alternative og sideordnet bud Der kan ikke afgives alternative eller sideordnet bud Tilbud afgivet af konsortier Tilbud kan afgives af konsortier. Et konsortium er et samarbejde eller en sammenslutning mellem to eller flere virksomheder. I et konsortium kan virksomhederne lægge deres tekniske, faglige, økonomiske og finansielle formåen sammen. Såfremt tilbuddet afgives af et konsortium, skal tilbuddet indeholde en erklæring om direkte, ubegrænset og solidarisk hæftelse mellem alle deltagere i konsortiet samt bemyndigelse til at en deltager i konsortiet ubegrænset kan forpligte alle medlemmer i konsortiet ved sin underskrift. Ved tilbud afgivet af konsortier skal oplysningerne, der kræves jf. egnethedskriterierne, gives for hver deltager i konsortiet. I tilbud afgivet af konsortier skal det sikres, at ordretilgang og fakturering behandles ens af alle konsortiets medlemmer. Al kontakt skal ske gennem den samme virksomhed, hvorfor der udpeges en kontaktperson i forbindelse med kontraktindgåelse. Såfremt Tilbudsgiver afgiver tilbud som et konsortium, kan Tilbudsgiver bede Udbyder om en formular til udfyldelse af erklæring om direkte, ubegrænset og solidarisk hæftelse mellem alle deltagere i konsortiet, Side 7 af 32

8 samt bemyndigelse til at en deltager i konsortiet ubegrænset kan forpligte alle medlemmer i konsortiet ved sin underskrift. Ovennævnte krav til konsortier gælder kun, hvor flere virksomheder i fællesskab afgiver tilbud og omfatter således ikke virksomheder, der skal fungere som underentreprenør/underrådgiver/samarbejdspartner til en Tilbudsgiver Sprogkrav Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Produktblade, manualer, sikkerhedsdatablade, arbejdshygiejniske anvisninger og lignende kan imidlertid accepteres på svensk, norsk og engelsk, såfremt der ikke eksisterer danske udgaver. Såfremt Udbyder måtte kræve det, skal Tilbudsgiver oversætte disse til dansk. Udgifter forbundet hermed, er Udbyder uvedkommende Retsvirkninger af Tilbudsgivers forbehold Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet medfører, at Udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Grundlæggende elementer er elementer, som direkte eller indirekte er beskrevet som ufravigelige i udbudsmaterialet, herunder også kontrakten. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Udbyder ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Udbyder pligt til at se bort fra tilbuddet. Såfremt Tilbudsgiver tager forbehold over for mindstekrav i kravspecifikationen, vil tilbuddet blive anset for ukonditionsmæssigt og derfor blive forkastet af Udbyder. Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet inden for fristen, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås, jf. afsnit 1.3 Tidsfrister og kontaktoplysninger. Tilbudsgiver bør således nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at Udbyder er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Tilbudsgiver skal i særlig grad være opmærksom på forbehold, såfremt Tilbudsgiver vedlægger sine standardbetingelser i sit tilbud. 3.2 Tilbudsbehandling Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære tilbudsåbningen Procedure for behandling af tilbud Tilbudsgiver vil som udgangspunkt ikke blive orienteret i vurderingsprocessen, før der er truffet beslutning om tildeling af kontrakt på den udbudte aftale. De indkomne tilbud vil blive behandlet efter nedenstående procedure. Side 8 af 32

9 Egnethedskriterier: Indledningsvis vurderes om tilbuddene er konditionsmæssige i forhold til den anførte dokumentation under egnethedskriterierne. Herefter vurderes Tilbudsgivers egnethed i forhold til den aftale, der er afgivet tilbud på. Mindstekrav og krav til tilbudslisterne: I anden omgang vurderes tilbuddets konditionsmæssighed i forhold til overholdelse af de opstillede mindstekrav i udbudsmaterialet. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses det pågældende tilbud for ikke-konditionsmæssigt. Tildeling af kontrakt: I tredje omgang vurderes tilbuddene i forhold til tildelingskriteriet. På baggrund heraf træffes beslutning om tildeling af kontrakten. Der gøres igen opmærksom på, at der er en pligt til at se bort fra tilbuddet, hvis det indeholder forbehold over for grundlæggende elementer og ret til at se bort fra tilbuddet ved forbehold for ikke-grundlæggende elementer Underretning om valg af tilbud og kontraktindgåelse Gennemgang og vurdering af tilbuddene er planlagt til perioden uge 7 til uge 10 i Når der foreligger en afgørelse, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet om tildelingsbeslutningen, jf. Lov om håndhævelse af udbudsreglerne med videre af 12. maj 2010 med senere ændringer om samtidig underretning af samtlige ansøgere, tilbudsgivere med videre. Det præciseres at i henhold til Lov om håndhævelse af udbudsreglerne med videre 3, stk. 1, må der tidligst underskrives kontrakt efter udløb af standstill-perioden på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretningen er afsendt elektronisk til alle tilbudsgivere om valg af leverandør. Det vil sige kontrakten underskrives tidligst på 12. dagen fra fremsendelse af underretning. Der vil endvidere ske offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende i henhold til de gældende regler for offentliggørelse af indgåede kontrakter Udgifter ved tilbudsgivning Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er Udbyder uvedkommende. Modtagne tilbud vil ikke blive returneret eller udleveret efter endt tilbudsvurdering. 4 Egnethedskriterier Tilbudsgiver henstilles til at medsende dokumentation jf. nedenstående. Dokumentationen anvendes til vurdering af Tilbudsgivers egnethed til at løfte den udbudte opgave. Hvis den medsendte dokumentation sår berettiget tvivl om Tilbudsgivers egnethed til at løfte opgaven, forbeholder Udbyder sig således ret til at afvise Tilbudsgiver. Side 9 af 32

10 Tilbudsgivers personlige forhold Underskrevet tro- og loveerklæring vedrørende ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997, samt hvorvidt Tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene nævnt i artikel 45, stk. 1 samt art. 45, stk. 2, litra a-c samt litra e-f i Europa-Parlamentet og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Mindstekrav: - Tilbudsgiver må højst have ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på DKK. - Tilbudsgiver må ikke befinde sig i blot én af udelukkelsesgrundene i art. 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c samt litra e-f. I disse tilfælde vil Tilbudsgiver blive udelukket. Fortrykt formular findes som Bilag 1a Underskrift og oplysninger. Udbyder forbeholder sig ret til inden kontraktindgåelse at forlange serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, maksimalt 3 måneder gammel, eller anden fuldgyldig dokumentation for, at den vindende Tilbudsgiver ikke befinder sig i de i udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f anførte situationer. Økonomisk og finansiel formåen Oplysninger om Tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen skal være oplysninger for den virksomheds CVR-nr., som byder på opgaven og står for udførelsen, medmindre der foreligger en ubetinget støtteerklæring fra en anden virksomhed. Revisorpåtegnet årsregnskab for Tilbudsgivers senest afsluttede årsregnskab. Revisors kommentarer til regnskabet skal fremgå af det medsendte. Revisorattesteringen skal være af registreret eller statsautoriseret revisor. Såfremt årsregnskabet er offentligt tilgængelig, kan Tilbudsgiver oplyse internetadressen i forbindelse med udbuddet. Dette kan eksempelvis gøres i Bilag 1b Nøgletal. Udbyder har adgang til CVR-registret på Såfremt årsregnskabet ikke er offentlig tilgængeligt, skal der fremsendes ét eksemplar af det efterspurgte årsregnskab. Såfremt Tilbudsgiver ikke vedlægger årsregnskab, årsregnskabet er for en forkert periode eller årsregnskabet er internt forbeholder Udbyder sig ret til om muligt at indhente korrekt årsregnskab efter tilbudsfristen. Ud over årsregnskabet skal nøgletal fra de seneste 2 regnskabsår fremgå af Bilag 1b Nøgletal. Såfremt Tilbudsgiver ikke kan fremlægge årsregnskab for det senest afsluttede regnskabsår f.eks. på grund af tidspunktet for Tilbudsgivers etablering, kan Tilbudsgiver blot vedlægge udfyldt, men i dette tilfælde revisorattesteret Bilag 1b Nøgletal. Revisorattestering skal foretages af registreret eller statsautoriseret revisor. I dette tilfælde skal der minimum være nøgletal for 1 år. Det senest afsluttede årsregnskab samt nøgletallene skal være retvisende. Tilbudsgiver kan oplyse Udbyder om forhold, der ligger til grund for, at regnskabet og/eller nøgletallene ikke er retvisende. De negative eller positive ændringer kan således indgå i vurderingen af Tilbudsgivers egnethed. Disse oplysninger kan gives i Bilag 1b Nøgletal. Side 10 af 32

11 Teknisk og faglig formåen Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de seneste 3 år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Ved sammenlignelige leveringer forstås opgaver inden for samme fagområde med omtrent samme leveringsbetingelser. Det er uden betydning, om leverancen er foretaget til det offentlige eller en privat virksomhed. Følgende oplysninger skal angives: o Beskrivelse og omfang af sammenlignelige leveringer o Tidspunkt/periode for levering o Modtager af levering o Kontaktperson (navn, tlf.nr., ) Fortrykt formular findes som Bilag 1c Referenceliste, som skal anvendes. Der skal om muligt angives 3 referencer. Er det ikke muligt at angive 3 referencer eller referencer overhovedet skal årsagen hertil fremgå af Bilag 1c Referenceliste. Ligeledes skal det i så fald af Bilag 1c Referenceliste fremgå hvorledes Tilbudsgiver i så fald sandsynliggør sin tekniske og faglige formåen til at løfte den udbudte opgave. Støtteerklæring Såfremt Tilbudsgiver ønsker, at en underleverandørs økonomiske, finansielle og/eller tekniske kapacitet skal indgå i bedømmelsen af Tilbudsgivers egnethed til at udføre kontrakten, skal underleverandøren afgive en støtteerklæring. Udbyder har en skabelon til støtteerklæring, der kan anvendes. Denne kan rekvireres hos Udbyder, ved at sende en mail til udbud-hho@horsens.dk. Støtteerklæringen findes også på Indkøbsfællesskabet HHO s hjemmeside: Ved støtteerklæring dokumenterer Tilbudsgiver, at denne er berettiget til at råde over underleverandørens økonomiske, finansielle og/eller tekniske kapacitet for den del af opgaven, som underleverandøren forventes at udføre. Ud over støtteerklæringen skal for afgiveren af støtteerklæringen medsendes: - Bilag 1a kontaktoplysninger - For støtteerklæringer vedrørende underleverandørs økonomiske eller finansielle kapacitet: Bilag 1b Nøgletal samt seneste årsregnskab - For støtteerklæringer vedrørende underleverandørs tekniske kapacitet: Bilag 1c Referenceliste Støtteerklæringen skal afleveres rettidigt sammen med tilbuddet, for at den kan indgå i tilbudsevalueringen. Side 11 af 32

12 5 Tildelingskriteriet Kontrakten vil blive tildelt den Tilbudsgiver, der afgiver det for Udbyder økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterium Vægtning i procent Pris** 50 % Kvalitet 40 % Webshop 10 % ** Ved bedømmelsen af prisen, vil der blive lagt vægt på de af Tilbudsgiver oplyste priser. ** Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter og gebyrer. ** Tilbud skal afgives ved udfyldelse af Bilag 2 Tilbudsliste. ** Tilbuddet skal dække alle krav i udbudsmaterialet. 5.1 Underkriteriet Pris Ved underkriteriet Pris forstår Udbyder den årlige tilbudssum. Den årlige tilbudssum beregnes som summen af; Forventet årligt forbrug af varen pr. enhed x Nettopris pr. enhed i DKK ekskl. moms, men inkl. alle afgifter og gebyrer. Tilbudsgiver skal minimum udfylde 372 varelinjer i tilbudslisten korrekt, hvilket svarer til ca. 90% af varelinjerne, for at tilbuddet er konditionsmæssigt. Varelinjer hvorpå der efterspørges vareprøver tæller med ved opgørelsen af det mindste antal krævede varelinjer, der skal udfyldes. En varelinje er udfyldt korrekt, såfremt ALLE felter er udfyldt ud for varelinjen. Felter hvori Tilbudsgiver udelukkende angiver tegn såsom -, /, = betegnes ikke som udfyldt korrekt. Mangler en tilbudsgiver at byde ind på en varelinje eller er varelinjen mangelfuld eller forkert udfyldt indgår varelinjen kun i evalueringen af prisen for tilbudsgiverne, hvis en eller flere andre tilbudsgivere har budt korrekt ind på varelinjen. Den dyreste af de tilbudte priser på varelinjen +20 % overføres til den/de tilbudsgivere der ikke har budt ind på varelinjen eller har udfyldt varelinjen mangelfuldt. Det vil sige, at alle de varelinjer hvor mindst én tilbudsgiver har budt korrekt ind vil indgå i evalueringen af underkriteriet Pris. Hvis ingen af tilbudsgiverne har budt korrekt ind på en varelinje, vil denne varelinje udgå. Varelinjer med flere varianter: De steder hvor tilbudsgiver skal tilbyde varianter (a, b eller c) til den overordnede varelinje, da skal produkterne tilbudt i varianterne være et andet fabrikat end produktet tilbudt i den overordnede varelinje. De tilbudte produkter kan dog være fra samme producent. Side 12 af 32

13 Såfremt Tilbudsgiver ikke byder ind på varianterne da følges samme praksis som beskrevet ovenfor, dvs. varianterne tæller med i kravet om ca. 90% udfyldelse af tilbudslisten. Produkterne tilbudt under varianterne skal alle opfylde de mindstekrav som fremgår af Bilag 3 Kravspecifikation. 5.2 Underkriteriet Kvalitet Evalueringen af underkriteriet Kvalitet vil ske gennem en praktisk kvalitetsevaluering af udvalgte produkter. Vurderingen vil blive foretaget for de produkter, som er markeret med et X i kolonnen Afprøvning i Bilag 2 Tilbudsliste. De varelinjer der i Bilag 2 Tilbudsliste er markeret med et X i kolonnen Afprøvning SKAL der afgives tilbud på. Såfremt Tilbudsgiver ikke har afgivet tilbud på eller ikke har udfyldt de varelinjer korrekt, der har markering for afprøvning, vil tilbuddet blive erklæret for ukonditionsmæssigt. Der skal ikke leveres en vareprøve pr. produktlinje i tilbudslisten. Udbyder har udtaget de varelinjer til test, som Udbyder vurderer er tilstrækkelige i forhold til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Udbyder har vurderet, at mindstekravene til de varegrupper, hvori der ikke er udtaget produkter til test, er tilstrækkelig præcist defineret til, at udbyder ikke vil foretage en kvalitetsevaluering af produkterne i varegrupperne. Udbyder har for en række af produkterne krævet, at de skal tilbydes i flere forskellige størrelser og at de produkter der tilbydes, skal være af samme fabrikat. I de situationer er antallet af vareprøver nedsat, da der kun er udtaget 1 af størrelserne til test. Hvis der bydes ind med det samme produkt for alle tilbudsgiverne på en varelinje, da vil produktet ikke blive udtaget til test. Produktet vil i dette tilfælde opnå den samme pointscore. Fagpersonale hos Udbyder vurderer de afkrydsede produkter i Bilag 2 - Tilbudsliste i forhold til de konkurrenceparametre, der er defineret for produkterne i Bilag 3 Kravspecifikation. Der vil blive foretaget en samlet vurdering pr. produkt ud fra de definerede konkurrenceparametre for produktet. I vurderingen indgår kun forhold, der går ud over de stillede mindstekrav. I vurderingen af enkelte af konkurrenceparametrene indgår tilmed Tilbudsgivers besvarelse i Bilag 3 Kravspecifikation. Tilbudsgiver opfordres derfor til i Bilag 3 Kravspecifikation at udfylde de lysegrønne felter, der er relateret til konkurrenceparametrene. Selvom en Tilbudsgiver mangler eller har afgivet en mangelfuld besvarelse i disse felter i Bilag 3 Kravspecifikation er tilbuddet konditionsmæssigt. Manglende eller mangelfuld besvarelse resulterer i stedet i en dårligere pointscore for produktet. Der henvises i øvrigt til Bilag 3 Kravspecifikation og fanen Instruktion til Bilag 3 for beskrivelse af, hvordan besvarelserne ønskes afgivet. Alle produkterne der skal indleveres som vareprøve vil i kvalitetsevalueringen vægte lige meget. Side 13 af 32

14 5.2.1 Vareprøver til brug for kvalitetsevaluering Der skal leveres vareprøver af de produkter, der er markeret med et X i kolonnen Afprøvning i Bilag 2 Tilbudsliste. Pakningsstørrelsen på vareprøverne skal være lig den mindste bestillingsenhed, som produkterne kan bestilles i (dette gælder ikke for pos. nr. 137, 141, 365 og 383, her er det tilladt for tilbudsgiver at aflevere færre end pakningsstørrelsen tillader, dog minimum 1 stk./tube). Der indhentes ikke vareprøver for ukonditionsmæssige tilbud, dvs. vareprøverne IKKE skal leveres sammen med tilbuddet. Det forventes, at vareprøverne skal afleveres i uge 9 på Borgmesterbakkens Tandklinik, Borgmesterbakken 26, 8700 Horsens. Udbyder kontakter Tilbudsgiver i uge 8 med henblik på at aftale nøjagtig tidspunkt og sted for levering af vareprøverne. I forbindelse med afleveringen gennemgår Udbyder og Tilbudsgiver i fællesskab at alle ønskede vareprøver er med. Mangler vareprøver eller dele af vareprøver får Tilbudsgiver mulighed for at efterlevere de manglende vareprøver på et nyt tidspunkt i uge 9. Det påhviler Tilbudsgiver at sikre, at de leverede vareprøver er komplette i forhold til det efterspurgte på tilbudslisten. Vurderingen af produkterne sker på baggrund af de vareprøver, der modtages. Eventuelle mangler og forkert leverede produkter, vil ikke resultere i at tilbuddet er ukonditionsmæssigt, men vil i stedet resultere i en dårligere pointscore for produktet. Vareprøverne skal leveres vederlagsfrit. Tilbudsgiver kan afhente vareprøverne efter endt tilbudsvurdering hos Borgmesterbakkens Tandklinik. HHO vil give direkte besked til Tilbudsgiver, når vareprøverne kan afhentes. Det påhviler Tilbudsgiver selv at afhente de vareprøver, som ønskes retur. Vareprøver der ikke er hentet en måned efter underretning om afhentning vil blive kasseret. Der skal iht. Bilag 2 Tilbudsliste leveres 35 produkter til kvalitetsevalueringen. Vareprøverne, der leveres til afprøvning, skal opfylde følgende: Vareprøverne skal svare nøjagtigt til de tilbudte produkter på Bilag 2 Tilbudsliste. Vareprøverne skal være tydeligt mærket med positionsnummer fra tilbudslisten. Tilbudsgivers navn må ikke fremgå af vareprøven medmindre der er tale om en vare, som Tilbudsgiver selv producerer. Der henstilles til, at de følgende punkter så vidt muligt også følges: Vareprøverne skal leveres samlet. 5.3 Underkriteriet Webshop Fagpersonale hos Udbyder evaluerer underkriteriet Webshop. Fagpersonalet vil vurdere hvert delkriterie; Søgefunktion og Varekurv for sig. Fagpersonalet vil foretage en samlet vurdering af hvert delkriterie ud fra de definerede konkurrenceparametre. Side 14 af 32

15 Konkurrenceparametrene pr. delkriterie fremgår af Bilag 3 Kravspecifikation. I vurderingen indgår alene forhold, der går ud over de stillede mindstekrav. Til brug for bedømmelsen af underkriteriet Webshop anvendes tilbudsgivers præsentation på præsentationsmødet. Der vil ikke blive afholdt præsentationsmøder for ukonditionsmæssige tilbudsgivere. Præsentationsmøderne vil som udgangspunkt blive afholdt i uge 9. Det forventes at hvert præsentationsmøde varer 1 time. Udbyder kontakter Tilbudsgiver i uge 8 med henblik på at aftale nøjagtig tidspunkt og sted for præsentationsmøderne. Delkriterierne Søgefunktion og Varekurv vil vægte ligeligt. 6 Kravspecifikation I nærværende afsnit angives forhold vedrørende Bilag 3 Kravspecifikation. I kravspecifikationen indgår både mindstekrav samt konkurrenceparametre. Hvis funktionaliteten af et produkt skal vurderes af fagpersonale hos Udbyder, så er der i kravspecifikationen defineret konkurrenceparametre i relation til produktet. Mindstekrav er krav, der skal være opfyldt for at tilbuddet kan anses som konditionsmæssigt. Konkurrenceparametre konkurreres der på i forhold til underkriteriet Kvalitet. Såfremt der er tvivl vedrørende forståelsen af et mindstekrav opfordres Tilbudsgiver til at stille spørgsmål, jf. 1.3 Tidsfrister og kontaktoplysninger. Side 15 af 32

16 7 Tjekliste Følgende huskeliste er ment som en hjælp til Tilbudsgiver for at gøre det mere overskueligt at aflevere et tilbud, der opfylder de nødvendige formkrav. Det anbefales derfor at gennemgå huskelisten. Formkrav Krav til materiale Beskrivelse Afleveringssted: Tilbud skal sendes pr. post eller afleveres personligt til: Horsens Rådhus Indkøbsfællesskabet HHO, lokale Rådhustorvet Horsens Att./Cc.: Maria Lillelund Thaarup Tilbud skal indleveres i: Sammenslutninger af tilbudsgivere: Støtteerklæring Vareprøver Et originalt eksemplar Desuden skal tilbuddet inkl. alle bilag vedlægges på enten USB-nøgle, CD-ROM eller tilsvarende fysisk medie i format, der er kompatibelt med Microsoft Office pakken eller i pdf-format. Hvis der bydes som et konsortium, skal samtlige deltagere give samtlige oplysninger under afsnit 4 Egnethedskriterier, og der skal angives med hvilken konsortiedeltager der kan føres afklarende drøftelser med virkning for alle deltagere i konsortiet. Såfremt der skal vurderes på en underleverandør i egnethedsvurderingen, skal der afgives en støtteerklæring. Denne skal indsendes sammen med tilbuddet. For at være sikker på, at støtteerklæringen er tilstrækkelig klar, har Udbyder en skabelon som kan anvendes af Tilbudsgiver. Vareprøver skal KUN indleveres for konditionsmæssige tilbudsgivere efter tilbudsfristen. Bilag Dokumentation/ Titel Bilag 1a Underskrift og oplysninger Bilag 1b Nøgletal Bilag 1c Referenceliste Bemærkninger Udfyld kontaktoplysninger og underskriv bilaget. Udfyldes og medsendes. Såfremt regnskabet ikke kan revisorattesteres skal nøgletallene revisorattesteres. Udfyld de krævede felter og medsend det udfyldte bilag. Side 16 af 32

17 Bilag 2 Tilbudsliste Bilag 3 Kravspecifikation Regnskab Udfyld de krævede felter og medsend det udfyldte bilag. Udfyld de krævede felter og medsend det udfyldte bilag. Årsregnskab / årsrapport for seneste afsluttede regnskabsperiode skal medsendes eller det skal angives, hvor Udbyder kan finde årsregnskabet på Internettet. Regnskabet skal være revisorattesteret af en statsautoriseret eller registreret revisor og revisionspåtegningen skal fremgå. Side 17 af 32

18 8 Udkast til kontrakt Nærværende udkast til kontrakt er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Kontraktudkastet skal ikke udfyldes af Tilbudsgiver. Kontraktudkastet udfyldes af Udbyder i forbindelse med en eventuel kontraktindgåelse. Rammekontrakt om Levering af dentalprodukter til tandbehandling mellem [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] [CVR nr.] (herefter kaldet Leverandøren) og Horsens Kommune Rådhustorvet Horsens CVR: (herefter kaldet Ordregiver) Side 18 af 32

19 1. Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og Lov nr. 492 af 12. maj 2010 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om håndhævelse af udbudsreglerne med senere ændringer. Kontrakten beskriver Ordregivers og Leverandørens forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Nærværende kontrakt mellem Leverandøren og Ordregiver B. Offentliggjorte spørgsmål/svar samt som følge heraf - evt. øvrige supplerende oplysninger til udbudsmaterialet, der ligger til grund for kontrakten af [dd.mm.åååå] C. Evt. uddybende materiale, som er nærmere aftalt mellem Leverandøren og Ordregiver, herunder eventuelle forståelsesmæssige præciseringer som anført i mødereferat fra afholdt afklarende møde. D. Udbudsmateriale med bilag fra Ordregiver af [mm.åååå] E. Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå] De oplysninger, der fremgår af offentliggjorte spørgsmål/svar og offentliggjorte rettelsesblade til udbudsmaterialet, som medfører ændringer i kontrakten indarbejdes i kontrakten før kontraktunderskrift, eller vedlægges som bilag til kontrakten. 2. Kontraktens omfang Levering af dentalprodukter til tandbehandling til Ordregiver. Leverandøren forpligter sig ved kontrakten til at levere de i kontrakten nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser i hele kontraktperioden (inkl. option). Ordregiver er ikke forpligtet til at benytte de angivne optioner i kontrakten, men forbeholder sig udelukkende retten hertil. 3. Kontraktens varighed Kontrakten træder i kraft den og gælder indtil den Ordregiver kan forlænge kontrakten i op til 2 x 12 måneder på uændrede vilkår. Meddelelse herom skal gives til Leverandøren senest én måned før udløb af kontrakten, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Ordrer, der er tilgået Leverandøren inden kontraktperiodens udløb, skal effektueres i henhold til nærværende kontrakt. Kontrakten er uopsigelig for Leverandøren i hele kontraktperioden inklusiv eventuelle forlængelser, medmindre andet følger af denne kontrakt. Ordregiver kan opsige kontrakten med 3 måneders varsel. Side 19 af 32

20 4. Tildeling af konkrete ordrer Ordregivers træk på kontrakten vil foregå ved direkte tildeling til Leverandøren, til enhver tid afhængigt af Ordregivers behov. 5. Bestilling af produkter Varebestillinger skal kunne afgives via Leverandørens webshop, pr. , telefon samt ved konsulentbesøg. Der skal være mulighed for telefonisk at kunne bestille varer inden for leverandørens normale åbningstid, dog minimum i tidsrummet kl på hverdage. Herudover skal der være mulighed for at bestille varer på Leverandørens webshop og døgnet rundt. Efter bestilling skal Leverandøren fremsende en ordrebekræftelse med angivelse af priser på de bestilte varer. Ordrebekræftelsens priser skal stemme overens med de priser, der vil fremgå af fakturaen. Udgangspunktet for samhandlen/samarbejdet vil altid være, at Leverandøren udelukkende tilbyder produkter, der er omfattet af Kontrakten. Eventuel fravigelse herfra kan kun ske efter aftale med Indkøbsfællesskabet HHO. 6. E-handel Ordregiver anvender på nuværende tidspunk ikke e-handel. I det omfang Ordregiver fremtidigt i kontraktperioden vælger at anvende e-handel, skal Leverandøren vederlagsfrit kunne levere elektronisk samhandel ved brug af e-handelssystemet som Ordregiver måtte vælge. Det vil sige levering af elektronisk varekatalog, mulighed for elektronisk ordreafgivelse, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data. 7. Webshop Det skal være muligt at handle det fulde sortiment under kontrakten gennem en webshop. Webshoppen skal indeholde et elektronisk varekatalog over hele kontraktens sortiment. Webshoppen skal senest være tilgængelig d Leverandøren er ansvarlig for, at det i kontrakten tilgængelige varesortiment altid er korrekt opdateret i hele kontraktens løbetid, hvad angår beskrivelser, priser, billeder mv. Varenummer skal være identisk med kontraktens prisliste. Webshoppen skal frit kunne tilgås af Ordregiver. Der henstilles til, at Leverandøren foretager nødvendige opdateringer og ændringer i webshoppen uden for Ordregivers arbejdstid, således at den bedst mulige brugeroplevelse opnås. Oppetiden bør derfor være høj og adgangen uhindret i hverdage mellem kl. 8 og Leveringsbetingelser Levering sker og risikoen overgår fra Leverandør til Ordregiver, når varen er på aftalte leveringsadresse. Leverandøren har således ansvaret for, at varen bliver leveret i ubeskadiget stand på aftalte leveringsadresse. Side 20 af 32

21 Varer der bestilles inden kl. 12 på en hverdag, skal leveres senest 2 hverdage senere. Første hverdag er første hverdag efter bestillingen. Det vil for eksempel betyde, at varer der bestilles inden kl. 12 på dag 1 (mandag) skal leveres senest på dag 3 (onsdag). Ved akut behov skal det i videst muligt omfang være muligt vederlagsfrit at få leveret fra dag til dag. Dette vil dog kun være aktuelt i et meget begrænset omfang. Produkter der er bestilt på samme ordre, skal leveres samlet dog undtagen situationer, hvor varer er i restordre jf. 11 Restordrer og restleverancer. Varerne skal leveres frit, uanset ordrestørrelse, på den aftalte adresse i Horsens Kommune, jf. Bilag 5 Leveringsadresser og fakturering. Tid og sted skal være afstemt med bestilleren. Der accepteres ikke krav om minimum ordrestørrelse eller gebyrer af noget art. Leveringer til institutionerne skal foretages på hverdage i tidsrummet fra kl til kl , begge dage inklusive, medmindre andet specifikt aftales med den enkelte institution hos Ordregiver. Leverandørens almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer, der er foretaget i henhold til denne kontrakt. Hvis Leverandøren må forudse en forsinkelse i leveringen, skal Leverandør straks give meddelelse til institutionen herom enten telefonisk eller pr. mail med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen samt forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Nyt leveringstidspunkt på den afgivne ordre aftales med Ordregivers institution. 9. Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel. Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn på bestiller, EAN-lokationsnummer, dato, antal, varenummer og varenavn samt evt. vægt og restordrer. Der skal være overensstemmelse mellem følgeseddel og faktura således at varetekst og varenumre er enslydende. 10. Returvarer Ved fejlbestillinger har Ordregiver 30 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for Ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt. Ved fejlleverancer har Leverandøren pligt til at tage produktet retur. Returnering sker for Leverandørens regning og forudsætter, at produktet er intakt. Leverandøren er desuden forpligtet til hurtigst muligt at fremsende korrekt leverance, således at produktet er Ordregiver i hænde senest 7 arbejdsdage efter anmeldelse af fejlleverance. Ved returnering af produkter som følge af ovenstående skal Leverandøren hurtigst muligt og senest inden for 30 dage sende en kreditnota til bestiller. Side 21 af 32

22 11. Restordrer og restleverancer Leverandøren er forpligtet til at sørge for, at produkterne i det tilbudte sortiment er på lager. Som udgangspunkt accepteres hverken produkter i restordre eller restleverancer af produkter. Skulle det mod forventning ikke være muligt for Leverandøren at levere det bestilte produkt eller det bestilte kvantum, skal den ordregivende person på institutionen/afdelingen kontaktes inden for 1 arbejdsdag efter at leverandøren har modtaget bestillingen. Leverandøren skal beskrive årsagen hertil samt fremkomme med forslag til afhjælpende foranstaltninger. Hvis et bestilt produkt er i restordre, ikke på lager, eller der undtagelsesvist er ekstraordinær lang leveringstid eller såfremt Ordregiver ikke kan vente på den forsinkede restleverance, skal Leverandøren kontakte Indkøbsfællesskabet HHO. Leverandøren skal tilbyde et tilsvarende eller bedre produkt, til samme pris og på de samme betingelser, som følger af nærværende kontrakt. Såfremt Leverandøren ikke følger ovenstående bestemmelser vil det blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 12. Udgåede produkter Hvis et produkt udgår af tilbudslisten, skal dette substitueres med et tilsvarende produkt på samme vilkår, af minimum samme kvalitet og til maksimum samme pris. Såfremt ændringer i lovgivning og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er Leverandøren pligtig til omgående at informere Ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. Ved ændringer i produkter på tilbudslisten skal Leverandøren underrette Ordregiver og fremsende udfyldt Bilag 4 Varsling af sortiments- og prisændringer senest 14 dage inden ændringens ikrafttræden. Det skal tydeligt fremgå af Leverandørens fremsendte bilag, hvilket varenummer der udgår, samt hvilket varenummer der erstatter det udgåede. Såfremt Leverandøren ikke følger ovenstående bestemmelse vil det blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 13. Priser For bestillinger, foretaget i henhold til kontrakten, gælder de i Leverandørens tilbud angivne enhedspriser i Bilag 2 Tilbudsliste. Priserne reguleres i henhold til 14. Prisregulering. Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er billigere end de i Leverandørens tilbud angivne priser, skal produkterne tilbydes Ordregiver til laveste pris. Køb til tilbuds- og kampagnepriser skal indgå i det årlige realiserede køb ved opgørelse af statistik. Denne regulering af prisen kan ske uanset bestemmelserne i 14. Prisregulering og fordrer ikke fremsendelse af nye prislister/tilbudslister. Leverandøren kan kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at kontrakten er indgået og som bliver pålagt Leverandøren i forhold til de af kontrakten omfattede Side 22 af 32

23 produkter, tillægges de aftalte priser. Tilsvarende skal prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter, knyttet til de af kontrakten omfattede produkter, uden ophold komme Ordregiver til gode. Leverandøren er pligtig til at meddele Ordregiver om afgiftsreduktioner eller ophævelser, der måtte blive foretaget efter kontraktens indgåelse og foretage de relevante reguleringer af de aftalte priser. Der skal i disse tilfælde fremsendes udfyldt Bilag 4 Varsling af sortiments- og prisændringer senest 14 dage inden ændringens ikrafttræden. 14. Prisregulering Stk. 1 Tidspunkt Priserne er faste de første 12 måneder regnet fra kontraktens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den Stk. 2 Metode Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks fra til Indekset kan tilgås via under Nettoprisindeks. Den procentvise ændring i indekset beregnes som: nyt indeks - gammelt indeks gammelt indeks 100 = procentstigning Som illustrerende eksempel beregnes stigningen fra januar 2000 til januar 2001 således: 100,4-98,1 98,1 100 = 2,3 % Tilsvarende reguleringsformel gælder for følgende prisreguleringer. Stk. 3 Varsling Leverandøren skal før tidspunktet for prisreguleringen fremsende en meddelelse til Indkøbsfællesskabet HHO med dokumentation af den påtænkte prisregulering, samt indekstal og den procentvise regulering. Indkøbsfællesskabet HHO vil efter modtagelse af Leverandørens meddelelse godkende den procentvise regulering. Side 23 af 32

24 Leverandøren skal herefter anvende Bilag 4 Varsling af sortiments- og prisændringer, samt en fuldt opdateret prisliste. Bilaget skal udfyldes i forhold til prisreguleringen og fremsendes i Excel pr. til Indkøbsfællesskabet HHO på indkob-hho@horsens.dk. Prisreguleringen skal meddeles Indkøbsfællesskabet HHO senest 30 dage før ikrafttræden. Ikke varslede, men fakturerede, prisstigninger skal straks krediteres Ordregiver via en kreditnota. Såfremt Leverandøren gentagne gange ikke varsler Indkøbsfællesskabet HHO om prisstigninger, anses dette for væsentlig mislighold af Leverandørens forpligtelser. Der henvises til 29. Misligholdelse. Stk. 4 Kontrol Indkøbsfællesskabet HHO har til enhver tid ret til at kontrollere Leverandørens fremsendte dokumentation for prisregulering. Såfremt Leverandørens fremsendte dokumentation for prisreguleringen efterfølgende viser sig at være fejlagtig, skal Ordregiver straks krediteres via en kreditnota. 15. Fakturering Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. Fakturaer fremsendes på baggrund af det oplyste EAN-lokationsnummer. Der skal være mulighed for, at kommunen kan få opdelt deres kontrakt således, at de enkelte afdelinger hos Ordregiver kan benytte egne rekvisitionsnumre. Når der foretages afregning skal fakturaer opdeles efter rekvisitionsnummer og fremsendes særskilt til de enkelte afdelinger efter rekvisition. Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer EAN-lokationsnummer på den enhed hos Ordregiver, som skal modtage fakturaen Ordre-/rekvisitionsnummer Rekvirent/Bestiller Varebetegnelse, varenummer, enhed, kvantum og enhedspris (ekskl. moms) Fakturabeløb Navn og adresse på leveringssted Leverandørens navn, kontaktoplysninger og CVR-nummer (Det CVR-nummer/Leverandørnavn, der oplyses på fakturaen, skal være i fuld overensstemmelse med det oplyste i Leverandørens tilbud. CVR-nummeret skal være det samme som Leverandøren har registreret i CVR-registeret). Leveringsdato Fakturaen, herunder varenummer, enhedspris og enhed skal stemme overens med Bilag 2 - Tilbudsliste. Elektroniske fakturaer skal udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOUBL og fremsendes via VANS (Value Added Network Service). Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke sendes elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler, indtil disse forhold er bragt i orden af Leverandøren. Side 24 af 32

25 16. Betalingsbetingelser Betaling forfalder 30 dage netto fra modtagelse af korrekt udfyldt elektronisk faktura. Hvis denne dag falder på en lør-, søn- eller helligdag forfalder betaling på førstkommende hverdag derefter. 17. Bonus, gebyrer, mv. Omsætningen, som følge af kontrakten med Ordregiver, må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, gebyr, rabatandel eller anden form for godtgørelse til Ordregivers ansatte. Overtrædelse af denne bestemmelse vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. Desuden kan Ordregiver i givet fald kræve det udbetalte beløb returneret fra Leverandøren i kombination med en bod på 2 % af den samlede kontraktsum. Ordregiver kan modregne det samlede krav i enhver fordring, som Leverandøren har imod Ordregiver. Der accepteres ingen gebyrer i forbindelse med bestilling og levering af de af kontrakten omfattede produkter. 18. Offentlige påbud Leverandøren er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for den tilbudte vare såvel på tidspunktet for indgåelse af Kontrakten som i kontraktperioden. Sker der i kontraktperioden ændringer i offentlige påbud, der på væsentlige områder ændrer den udbudte opgave, vil parterne kunne anvende reglerne i 33. Lovvalg og afgørelse af tvister til at løse eventuelle tvivlsspørgsmål. Overtrædelser af offentlige påbud betragtes som væsentlig misligholdelse. 19. Miljø Leverandøren indestår for, at alt hvad der bliver leveret under kontrakten opfylder de til enhver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. På forlangende skal Leverandøren fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at Ordregiver kan foretage en miljøvurdering af produktet. Leverandørens udgifter i den forbindelse er Ordregiver uvedkommende. 20. Etik og socialt ansvar Leverandøren indestår for, at Leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindste alder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Side 25 af 32

26 Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning Leverandøren indestår endvidere for, at Leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Såfremt Ordregiver bliver bekendt med, at Leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er Leverandøren forpligtet til at opfylde kontrakten med et tilsvarende produkt, som opfylder kontraktens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed er Ordregiver uvedkommende. Manglende overholdelse af bestemmelser i denne klausul betragtes som væsentlig misligholdelse af kontrakten. 21. Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. Al kommunikation skal foregå på dansk i kontraktperioden. Leverandørens kontaktperson skal have et indgående kendskab til kontraktens indhold. På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem Leverandøren og Ordregiver. Relevant personale hos Leverandøren skal orienteres om kontraktgrundlaget, således at det sikres, at Ordregiver kun tilbydes produkter, som er omfattet af kontrakten. 22. Service Leverandøren skal stille gratis konsulentbistand (gælder såvel personligt fremmøde efter behov som telefonisk) til rådighed ved opstart af kontrakten og ved indkøring af nye produkter. Leverandørens forpligtelse i denne forbindelse ophører først, når den enkelte klinik er indkørt på tilfredsstillende vis. I kontraktperioden skal det være muligt telefonisk eller via mail inden for leverandørens åbningstid at stille spørgsmål vedr. produkterne til en tandlægefaglig medarbejder. Leverandøren skal derudover løbende stå til rådighed med konsulentbesøg i kontraktperioden. Alle løbende besøg aftales altid i forvejen med Tandplejens hovedklinik, Borgmesterbakkens Tandklinik, og ikke med de enkelte klinikenheder. Der må ikke stilles krav om køb af varer ved konsulentbesøg. Klinikkerne skal i specielle tilfælde have mulighed for at have direkte kontakt til samt afholde temamøder med producenten via den valgte Leverandør. 23. Holdbarhed Produkter med begrænset holdbarhed skal som minimum have 6 måneder af holdbarhedsperioden tilbage ved levering. Hvis produktet på leveringstiden har mindre end 6 måneder tilbage af holdbarhedsperioden, Side 26 af 32