Indholdsfortegnelse 1.0 Indledning... 3 2.0 Udbudet... 3 2.1 Udbudsform... 3 3.0 Generelt... 4 3.1 Ordregivende myndighed... 4 3.2 Kontraktperiode... 4 3.3 Leveringssteder delbud... 4 4.0 Udbudsvilkår... 5 4.1 Forventet tidsplan... 5 4.2 Vedståelsesfrist... 6 4.3 Spørgemøde -spørgsmål til udbudsmaterialet... 6 4.4 Kontaktpersoner... 6 4.5 Formkrav... 6 4.6 Forbehold... 7 4.7 Konsortier / fællesskab... 7 4.8 Udformning af tilbud... 7 4.9 Delbud... 8 4.10 Udvælgelseskriterier... 8 4.10.1 Egnethedsvurdering... 8 4.11 Tildelingskriterier... 8 4.11.1 Pris... 9 4.11.2 Kvalitet og kvalitetssikring... 9 4.11.3 Service... 10 4.11.4 Fleksibilitet og samarbejde... 10 4.12 Tilbudsvurdering... 10 4.13 Minimumskrav... 11 4.14 Personaleforhold... 11 4.15 Løbende justeringer... 11 4.16 Krav til levering og leveringstidspunkt - minimumskrav... 11 4.17 Undtagelser... 12 5.0 Kommunikation... 13 5.1 Bestillings- /betalingssystem... 13 5.2 Betaling... 13 5.3 Prisregulering... 13 5.4 Sikkerhedsstillelse... 13 5.5 Erstatning og forsikring... 14 5.6 Underleverandører... 14 6.0 Kravspecifikation...15 6.1 Frederikssund Kommune... 15 6.2 Frederikssund Kommune ønsker tilbud på følgende aktiviteter... 15 6.3 Krav til næringsindhold og portionsstørrelser... 15 1
6.3.1 Energiprocentfordeling... 15 6.3.2 Frokostmåltidets bestanddele i form af fødevaregrupper... 16 6.3.3 Forslag til valgmuligheder... 17 6.3.4 Øvrige krav til indhold... 19 6.4 Krav til valgmuligheder - minimumskrav... 19 6.5 Krav til emballage - minimumskrav... 20 6.6 Krav til tilgængelighed - minimumskrav... 20 6.7 Optioner... 20 6.7.1 Mellemmåltid til børn i daginstitutioner Energiprocentfordeling... 21 6.7.2 Mellemmåltidets bestanddele i form af fødevaregrupper... 21 6.7.3 Forslag til valgmuligheder... 21 6.8 Anretningstid... 23 7.0 Kvalitetssikring... 23 7.1 Regelgrundlaget... 23 7.2 Kvalitetssikring i den første driftsfase... 23 7.3 Kvalitetssikring i den egentlige driftsfase... 23 7.4 Relevant lovgivning... 24 7.5 Misligholdelse... 24 7.6 Reklamation og klagesagsbehandling... 25 7.7 Bod... 25 8.0 Kvalitetskontrol... 26 Bilag 1: Daginstitutionsoversigt Bilag 2: Tilbudsskema Bilag 3: Menuplan for en måned Bilag 4: Leveringsplan inkl. Beskrivelse af forholdsregler ved forsinkelser. Bilag 5: Emballageløsning Bilag 6: Kvalitet og kvalitetssikring Bilag 7: Service Bilag 8: Fleksibilitet og samarbejde Bilag 9: Underskrevet tro og loveerklæring Bilag 10: Underskrevet tro og loveerklæring vedrørende overholdelse af gældende arbejdsmiljølovgivning Bilag 11: Tjekliste 2
Udbudsmateriale Frederikssund Kommunes udbud af Madordning til dagtilbudsområdet 1.0 Indledning Frederikssund ligger midt i naturen ved Roskilde fjord og Isefjorden, og har status som regionalt center. Der er S-togsforbindelse til København og busforbindelse til bl.a. Holbæk, Roskilde, Frederiksværk og Hillerød. Folketinget har den 25. november 2008 vedtaget en ændring i dagtilbudsloven, der betyder, at kommunen skal tilbyde et sundt frokostmåltid til alle børn i alle daginstitutioner senest 1. januar 2010, som en del af dagtilbudsydelsen. Formålet med loven er at sikre, at alle børn i daginstitutioner får et sundt måltid midt på dagen. En madordning af denne karakter vil medvirke til at fremme gode kostvaner, forebygge fedme og bidrage til børnenes generelle velvære og udvikling. Loven fastsætter, at frokostmåltidet skal følge de til enhver til gældende officielle danske anbefalinger for kost til børn i den relevante aldersgruppe. Information om anbefalingerne kan findes på Fødevarestyrelsens hjemmeside: www.altomkost.dk. Loven angiver endvidere, at børn som har en lægedokumenteret allergi eller anden sygdom, der kræver speciel og kompleks kostsammensætning, kan fritages for den obligatoriske madordning. Beslutningen om fritagelsen for den obligatoriske madordning træffes af Frederikssund Kommunes Pladsanvisning, jf. udbudsmaterialets pkt. 5.1. 2.0 Udbudet 2.1 Udbudsform Madordningen er i henhold til EU s Udbudsdirektiv (2004/18/EØF) en ikke EUudbudspligtig tjenesteydelse (bilag VII ydelse). Dette udbud er derfor ikke underlagt de detaljerede EU-udbudsretlige procedurekrav. Frederikssund Kommunes udbud af Madordningen gennemføres således ikke som et EU-udbud 1. Bilag VII ydelser er omfattet af de almindelige udbudsretlige principper om ligebehandling, åbenhed, proportionalitet og ikke-diskrimination og skal derfor gøres til genstand for objektive udbud i konkurrence. Frederikssund Kommune har valgt at udbyde Madordningen som et offentligt udbud, hvor alle interesserede såvel private som offentlige leverandører har mulighed for 1 Frederikssund Kommune er dog forpligtet til, jf. Udbudsdirektivets artikel 35, stk. 4, at meddele EU- Tidende om resultatet af udbudet. 3
at afgive tilbud på ydelsen. Tilbudsafgivelse skal ske på baggrund af udbudsmaterialets retningslinier. Udbuddet omfatter følgende ydelser: Produktion og udbringning af frokostmåltid til børn i alderen 0-1 år Produktion og udbringning af frokostmåltid til børn i alderen 1-3 år Produktion og udbringning af frokostmåltid til børn i alderen 3-6 år Der er følgende optioner, som tilbudsgiver kan afgive tilbud på: Morgenmad til alle aldersgrupper Mellemmåltider (formiddag og eftermiddag) til børn i alderen 0-1 år Mellemmåltider (formiddag og eftermiddag) til børn i alderen 1-6 år 3.0 Generelt 3.1 Ordregivende myndighed Ordregivende myndighed er: Frederikssund Kommune Torvet 2 3600 Frederikssund Tlf. 4735 1000 Email: Email@Frederikssund.dk Internetadresse: www.frederikssund.dk 3.2 Kontraktperiode Kontraktperioden for tilbudsgiver er 3 år med forventet kontraktstart 1. oktober 2009. Option på yderligere 1 år på uændrede vilkår. 3.3 Leveringssteder - delbud Leveringen af beskrevne produkter skal ske til kommunens daginstitutioner og de selvejende institutioner i Slangerup, Frederikssund, Jægerspris og Skibby. Delbud kan følge den geografiske opdeling. Det vil sige at det er muligt at byde på levering af mad til institutionerne i en eller flere af byerne eller hele porteføljen. STED Antal institutioner Slangerup 9 Frederikssund 20 Jægerspris 8 Skibby 9 I alt 46 Se bilag 1 for detail oplysninger om leveringsstederne. De oplyste antal børn er afhængig af antal børn indskrevet i institutionerne. 4
4.0 Udbudsvilkår 4.1 Forventet tidsplan Primo maj 2009 Offentliggørelse af udbudet 4. juni 2009 Spørgemøde for tilbudsgiverne 29. juni 2009 kl. 12 Tilbudsfrist 2. juli 17 juli Tilbudsvurderingsfase Onsdag d. 16. juli Prøvesmagning 2009 kl. 9 Ultimo juli Meddelelse til tilbudsgiverne 3. 14. august Stand still periode Ultimo august/primo Kontraktunderskrivelser september 1. oktober 2009 Kontraktstart. Tilbudet skal være Frederikssund Kommune i hænde senest den 29. juni 2009 kl. 12 i 3 eksemplarer, samt 1 eksemplar på mail. Kuverten skal være mærket Udbud Madordning Dagtilbud må ikke åbnes af postafdelingen. Der vil ikke være offentlighed ved åbning af tilbudene. Åbningen foretages af udbyders personale, der har fuldmagt til åbningen. Tilbuddet sendes eller afleveres til: Frederikssund Kommune Indkøbsafdelingen Postbox FEKO Torvet 2 3600 Frederikssund Tilbudsgiver modtager efterfølgende en bekræftelse på modtagelse af afgivet tilbud. Efter tilbudsfristens udløb foretager kommunens projektgruppe en vurdering af de indkomne tilbud. På baggrund heraf foretager projektgruppen en indstilling til valg af en eller flere leverandører til Opvækst- og uddannelsesudvalget. Ifølge Frederikssund Kommunes Udbudspolitik har Byrådet det overordnede ansvar for kommunens opgaveløsning, idet ansvaret for udformning af opgaver, serviceniveau samt kvalitetsopfølgning- og kontrol med opgaveløsningen, uanset hvem der forestår driften af en opgave, er placeret hos Byrådet. Byrådet forbeholder sig derfor ret til at forkaste alle tilbud. Saglig begrundelse herfor, kan være manglende bevillingsmæssig dækning. 5
Endelig aftale er først indgået, når Frederikssund Kommune har afgivet accept på et tilbud, og en skriftlig kontrakt er underskrevet af parterne, hvilket først kan ske efter standstill perioden på 10 dage. 4.2 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver er bundet af sit bud 6 måneder efter afgivelsen af sit tilbud. 4.3 Spørgemøde - spørgsmål til udbudsmateriale Interesserede tilbudsgivere vil have mulighed for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Dette kan ske på et spørgemøde den. 4. juni 2009 på rådhuset. Interesserede tilbudsgivere bør inden den 30. maj 2009 informere Frederikssund Kommune vedrørende fremmøde. Dette kan gøres til Frederikssund Kommunes kontaktperson vedrørende den generelle del af udbudsmaterialet. Spørgsmål kan inden spørgemødet stilles skriftligt (evt. via mail) til Frederikssund Kommunes kontaktperson vedrørende den tekniske del af udbudsmaterialet. Spørgsmål vil blive undersøgt og besvaret ved spørgemødet. Efter mødet vil spørgsmål og svar blive samlet og distribueret i anonymiseret form til de tilbudsgivere der har rekvireret udbudsmaterialet eller tilkendegivet interesse i at afgive tilbud. Spørgsmål og svar vil tillige blive lagt på kommunens hjemmeside. 4.4 Kontaktpersoner Henvendelser i forbindelse med udbudet kan for så vidt angår den tekniske del af udbudsmaterialet rettes til: Dagtilbudschef Paw Holze Nielsen Frederikssund Kommune Torvet 2 3600 Frederikssund Tlf. 4735 1669 Email: pknie@frederikssund.dk For så vidt angår den generelle del af udbudsmaterialet: Indkøbschef Ulla Ekberg Frederikssund Kommune Torvet 2 3600 Frederikssund Tlf. 4735 1107 Email: indkoeb@frederikssund.dk 4.5 Formkrav Tilbudet skal afgives på dansk. 6
Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller udarbejdelse af materialet. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som kommunens ejendom og vil ikke blive returneret. 4.6 Forbehold Der kan ikke tages forbehold overfor minimumskrav. Eventuelle forbehold vil betyde, at tilbudet ikke er konditionsmæssigt og derfor vil blive afvist. Minimumskrav, se pkt. 4.13. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås, jf. pkt. 4.3. 4.7 Konsortier / fællesskab Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til kommunen og det skal af tilbudet fremgå, hvilken tilbudsgiver kommunen skal føre afklarende drøftelser med bindende virkning for den/de øvrige tilbudsgivere. Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab skal oplysningerne under pkt. 4.10, Udvælgelseskriterier, gives for hver deltager i fællesskabet. 4.8 Udformning af tilbud Tilbud skal være udformet efter følgende disposition: 1. Indledning, herunder angivelse af tilbudsgivers navn, adresse, CVRnummer og kontaktperson, herunder e-mail og telefonnummer 2. Beskrivelse af den fremsendte løsning, herunder en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer. 3. Eventuelle forbehold. Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til udbudsmaterialet, herunder forbehold til kontrakten. Bemærk at forbehold til minimumskrav vil medføre at tilbudet ikke er konditionsmæssigt og derved afvises (pkt. 4.6). 4. Udvælgelseskriterier se pkt. 4.10 Er alle punkter ikke opfyldt vil tilbudet blive betragtet som ukonditionsmæssigt og vil blive afvist. 5. Pris 40%. (pkt. 4.11.1) Tilbudsskemaet udfyldes, bilag 2 6. Kvalitet og kvalitetssikring 24% (pkt. 4.11.2) Besvarelse af dette spørgsmål bedes foretaget på separat bilag, bilag 6 7. Service 18% (pkt. 4.11.3) Besvarelse af dette spørgsmål bedes foretaget på separat bilag, bilag 7 8. Fleksibilitet og samarbejde 18% (pkt. 4.11.4) Besvarelse af dette spørgsmål bedes foretaget på separat bilag, bilag 8 7
4.9 Delbud Der kan afgives tilbud på den samlede udbudte ydelse eller der kan afgives delbud jf. punkt 3.3. 4.10 Udvælgelseskriterier Tilbudsgiver skal i forbindelse med afgivelse af sit tilbud vedlægge følgende dokumentation: 1. En beskrivelse af virksomheden, herunder de fysiske rammer, kompetencer samt personale der knyttes til opgaven, herunder deres uddannelsesmæssige baggrund. 2. Dokumentation for tilbudsgivers smiley givet efter smiley-ordningen ved Fødevareregionens kontrolbesøg gennem de seneste 12 måneder. Ordregiver vurderer, om karakteren af eventuelle kritiske anmærkninger fra Fødevareregionens kontrolbesøg vil give anledning til udelukkelse. 3. Dokumentation for egenkontrolprogram. 4. Tilbudsgivers dokumentation for erfaring med lignende leverancetype, hvis muligt. 5. Revisorpåtegnede årsregnskaber for de to sidste år, hvis muligt. 6. Forelæggelse af soliditetserklæring (udstedt af bank eller pengeinstitut). 7. Underskrevet tro og love erklæring om gæld til det offentlige (vedlagt som bilag 9) 8. Underskrevet tro og love erklæring om overholdelse af gældende arbejdsmiljølovgivning (vedlagt som bilag 10). 4.10.1 Egnethedsvurdering Udvælgelsen af egnede tilbudsgivere vil ske på baggrund af en konkret vurdering af tilbudsgivers indsendte oplysninger. Hvis tilbudsgiver er et konsortium, en sammenslutning af leverandører eller benytter sig af navngivne underleverandører, skal dette klart fremgå af tilbudet og den krævede dokumentation skal i så fald oplyses for såvel parterne i konsortiet / sammenslutningen som eventuelle underleverandører. 4.11 Tildelingskriterier Tildeling af denne kontrakt vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Frederikssund Kommune vil i den forbindelse lægge vægt på følgende underkriterier: Pris 40% Kvalitet og kvalitetssikring 24% Service 18% Fleksibilitet og samarbejde 18% 8
4.11.1 Pris (40%) Prisen pr. frokostmåltid i daginstitutioner, henholdsvis konventionel, økologisk og konventionel/økologisk, med angivelse af procentfordelingen, samt prisen for transport jf. tilbudsskema bilag 2. Tilbudsprisen skal angives ekskl. moms. 4.11.2 Kvalitet og kvalitetssikring (24%) I vurderingen af kvalitet lægges vægt på tilbudsgivers menuplaner, herunder variation over tid med brug af årstidens frugt og grøntsager m.v., samt resultatet af den gennemførte prøvespisning. Prøvespisning Som led i evalueringen af tilbud har kommunen nedsat to grupper, der skal prøvesmage den mad, der tilbydes. Den ene gruppe består udelukkende af børn og den anden gruppe er voksne. Frederikssund Kommune er i den forbindelse berettiget til at kræve indtil i alt 15 portioner mad leveret til et nærmere fastsat sted i kommunen. Der skal leveres mad til prøvesmagningen svarende til den mad der vil blive leveret i institutionerne. Prøvespisningen finder sted d. 16. juli på rådhuset. Den mad, der skal prøvesmages skal svare til mad, som tilbudsgiver har fastlagt som eksempel på menuplanen. Der skal vedlægges en menuplan for 1 måned for hhv. sommer- og vinterperiode. F.s.a. kvalitetssikring lægges vægt på tilbudsgivers konkrete kvalitetssikringsforanstaltninger, herunder en vurdering af tilbudsgivers kvalitetssikringssystem og egenkontrolprocedurer. Variation over tid Det er kommunens intention, at børn i institutionerne hver dag får noget mad, de kan lide. Samtidig er det kommunens holdning, at børnene også præsenteres for noget nyt mad. Maden skal hver dag indeholde mindst én komponent som de fleste børn godt kan lide, f.eks. peberfrugt, agurk, tomat, gulerod, clementin, pære, banan og appelsin. Dog ønskes det samtidig, at leverandøren bestræber sig på at undgå for mange gentagelser, samt at den enkelte institution kan fremsætte konkrete ønsker om justeringer i variationen, såfremt dette bliver aktuelt. Endelig ønsker kommunen, at der så vidt muligt altid anvendes årstidens frugt og grønt. 9
Tilbudsgiver skal forholde sig til følgende konkrete spørgsmål: Beskrivelse af kvalitet og kvalitetssikringsforanstaltninger Herunder næringsberegninger og dokumentation for vitaminindhold i forarbejdet frugt og grønt. 4.11.3 Service (18%) Ved service forstår Frederikssund Kommune tilbudsgiverens håndtering af institutionernes ændringsmeddelelser til tilbudsgiver herunder håndtering af løbende henvendelser. Frederikssund Kommune kan stille et system til ændringsmeddelelser m.m. til rådighed. Institutionerne vil her elektronisk sende meddelelser til tilbudsgiver vedr. ændringer i antallet af madportioner, bemærkninger og ønsker. Tilbudsgiver skal oplyse følgende: Hvor ofte vil tilbudsgiver læse mails? Hvorledes håndteres reklamationer vedrørende leverancen? 4.11.4 Fleksibilitet og samarbejde (18%) Hvilken fleksibilitet kan tilbydes med hensyn til det generelle samarbejde og dialogen omkring kvalitetsudvikling: Samarbejdsrelationer Tilbudsgivers forslag til at sikre en løbende dialog om det tilbudte måltid, således at tilbudsgiver og Frederikssund Kommune i fællesskab kan bidrage til, at børnene serveres mad, som de gerne vil spise (høj kvalitet, lækkert, frisklavet, visuelt lækkert serveret m.v.) og spild minimeres. 4.12 Tilbudsvurdering Ved vurdering af de indkomne tilbud, vil ordregiver tildele point efter i hvor høj grad tilbudet lever op til de krav der stilles i udbudsmaterialet. Der gives point mellem 0 og 10. Pointene vil indgå med de angivne vægtningsprocenter. Hvert tilbud vil blive vurderet uafhængigt af de øvrige indkomne tilbud, for så vidt angår alle andre tildelingskriterier end tilbudspris. Ved vurdering af tilbudspris vil ordregiver derimod foretage en vurdering af tilbudene op imod hinanden. 10
4.13 Minimumskrav Følgende punkter er minimumskrav. Er disse krav ikke opfyldt vil tilbudet ikke blive betragtet som konditionsmæssigt. Krav til levering og leveringstidspunkt (pkt. 4.16) Krav til valgmuligheder (pkt. 6.5) Krav til emballage (pkt. 6.6) Krav til tilgængelighed (pkt. 6.7) 4.14 Personaleforhold I forbindelse med dette udbud henvises til Lov om Virksomhedsoverdragelse. Der kan eventuelt blive tale om at nogle medarbejdere som er omfattet af dette udbud, skal virksomhedsoverdrages såfremt det måtte ønskes. 4.15 Løbende justeringer Kommunen vil løbende sørge for at give besked om ændringer i antallet af måltider pr. institution som følge af antal for tiden, indskrevne børn, herunder børn der ikke er omfattet af madordningen på baggrund af lægedokumentation. Leverandøren er forpligtet til at efterkomme ændringerne med én uges varsel. Kommunen forventer dog, at leverandøren vil anstrenge sig for at imødekomme eventuelle hastesager, hvor et barn starter i ny institution hurtigere end dette. Det skal understreges, at dette vil have et meget begrænset omfang. I forhold til de særlige perioder med markant mindre behov (uge 7, 27-32, 42 og 52) vil Kommunen bestræbe sig på at give besked 1 måned i forvejen om det konkrete behov, men vil i øvrigt aftale dette konkret med leverandøren, hvis der er mulighed for at opnå større fleksibilitet. Det skal være muligt for institutionerne at afbestille en dags leverance dog maksimalt 2 gange om måneden. Tilbudsgiver bedes beskrive i sit tilbud hvor lang tid i forvejen, sådanne ændringer skal modtages. 4.16 Krav til levering og leveringstidspunkt - minimumskrav Leverandøren er ansvarlig for udbringning af mad til daginstitutionerne. Maden skal leveres så den modtagende institution ikke skal frigøre personale til at modtage leverancen. Leverancen skal derfor leveres i institutionens køkken, og de dele der skal på køl eller frys sættes direkte i køle- og fryseskab. Alle institutioner skal have maden leveret alle hverdage inden kl. 9.00, ved levering af mad til samme dag og maden skal leveres minimum to gange om ugen. Madpakker til skovbørnehaverne skal ligeledes være leveret inden kl. 9.00. 11
Leverancen kan som udgangspunkt påbegyndes kl. 7.00, hvor daginstitutionerne åbner. Leverandøren kan om nødvendigt få dispensation og påbegynde levering tidligere. Kommunen ønsker at holde antallet af dispensationer på et absolut minimum. Udbringningsruten planlægges således, at den enkelte institution kan forvente levering indenfor samme time hver gang. Udbringeren er pålagt omgående telefonisk tilbagemelding til den enkelte institution om alle uregelmæssigheder under udbringningen, og herunder om nødvendigt forpligtet til at meddele et forventet nyt leveringstidspunkt den pågældende dag. Den enkelte institution skal kunne træffe leverandøren i et fastlagt tidsrum. Kommunen forventer, at leverandøren er indstillet på at agere fleksibelt i forhold til at levere tidligere enkelte dage til udvalgte institutioner, når dette meddeles i god tid i forvejen, fx i forbindelse med udflugter. Kommunen forventer, at dette aftales i en konkret dialog med leverandøren, fx. telefonisk eller elektronisk. Ved udkørsel af mad skal de i lovgivningen anførte minimums- og maksimumstemperaturer overholdes. Køretøjet må i øvrigt ikke anvendes til andre transportopgaver, der på nogen måder kan rejse tvivl ved den hygiejniske kvalitet ved udbringningen. Udbringeren skal bære synlig legitimation. Legitimationskortet skal som minimum indeholde leverandørens navn, medarbejderens navn og foto. Legitimationskortet skal inddrages ved en medarbejders ophør i virksomheden. Udbringeren skal altid være velsoigneret og i rent, praktisk tøj. Chauffører der skal have adgang til institutionerne skal kunne fremvise en anmærkningsfri børneattest. Er børneattesten ikke anmærkningsfri skal leverandøren erstatte chaufføren med anden medarbejder der kan opfylde dette krav. Nærmere retningslinier aftales i forbindelse med kontraktindgåelse. Leverandøren skal i bilag 4 præsentere et bud på en leveringsplan. Leverandøren skal kunne levere madpakker eller tilsvarende med minimum en uges varsel, gerne mindre. Leverandøren skal i bilag 3 præsentere et realistisk forslag til en menuplan, som efterlever de stillede krav og demonstrerer den tilbudte variation. 4.17 Undtagelser Byrådet har besluttet, at forældre kan medbringe barnets frokost hjemmefra mod en reduktion i forældrebetalingen, jf. 32, stk.- 2 i dagtilbudsloven, hvis barnet har en lægedokumenteret allergi eller anden sygdom, som kræver en specialkost, og kommunalbestyrelsen vurderer, at den ikke på forsvarlig vis kan tilbyde barnet et frokostmåltid efter stk. 1. 12
5.0 Kommunikation 5.1 Bestillings- / betalingssystem Frederikssund Kommune kan stille et elektronisk system til rådighed for institutionerne, så de her igennem kan foretage ændringer m.m. i forhold til leverandøren. Leverandøren skal kunne modtage e-mails, da Kommunens system afsender til email adresse. Leverandøren er ansvarlig for at modtagne ændringer m.v. læses hver dag, samt at der sker en opfølgning på henvendelser. Har leverandøren selv en elektronisk løsning beskrives denne i tilbudet. Det er Frederikssund Kommune der vil meddele leverandøren, når et barn ikke er omfattet af madordningen på baggrund af lægedokumentation. Forekommer der fejl eller mangler i en leverance, der kan tilskrives leverandøren, er leverandøren forpligtiget til hurtigst muligt for egen regning at rette disse fejl og mangler. Leverandøren skal sikre en korrekt og effektiv afregning mellem Frederikssund Kommune og leverandøren, herunder den fornødne dokumentation for leverede ydelser. Bilag til faktura skal indeholde: Institutionsnavn Leveringsdato Antal leverede portioner fordelt på de 3 aldersgrupper Fakturaen inkl. bilag sendes til Frederikssund Kommune. 5.2 Betaling Der betales alene for leverede ydelser i overensstemmelse med bestillinger. Leverandøren fremsender faktura senest den 5. for foregående måned. Kommunen overfører senest 30 dage efter modtagelse af faktura, til anvist konto i pengeinstitut, den betaling som leverandøren er berettiget til. Alle fakturaer skal sendes elektronisk som OIOXML fil. 5.3 Prisregulering Priserne kan reguleres en gang årligt. Reguleringen kan ske første gang den 1. oktober 2010, med udgangspunkt i KL s fremskrivningsprocent for køb af øvrige tjenesteydelser. 5.4 Sikkerhedsstillelse Tilbudsgiver skal afgive en sikkerhedsstillelse i form af en bankgaranti svarende til 13
10 % af den årlige kontraktsum ved kontrakt indgåelse. Alle omkostninger i forbindelse med garantien afholdes af tilbudsgiver. 5.5 Erstatning og forsikring Kontrakthaver er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og tingskade, herunder også erhvervs- og produktansvar samt hændelige skader som måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede leverancer og ydelser. Leverandøren forpligter sig til at have tegnet produktansvarsforsikring samt ansvarsforsikring for personskade og tingskade på sædvanlige branchemæssige vilkår i hele kontraktperioden. 5.6 Underleverandører Såfremt kontrakthaver vil anvende underleverandører til opfyldelsen af kontrakten eller dele af kontrakten, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen. 14
6.0 Kravspecifikation Det overordnede kostgrundlag for frokostordningen i Frederikssund Kommunes 0-6 års institutioner er følgende: 6.1 Frederikssund Kommune Frederikssund er en kommune med godt 44.000 indbyggere som er sammenlagt af de tidligere kommuner Slangerup, Skibby, Jægerspris og Frederikssund. På daginstitutionsområdet er der fleksibel normering, hvilket vil sige, at antallet af børn i institutionerne varierer hen over året. På bilag 1 er angivet det aktuelle antal børn, pr. 1.2.2009. Desuden er adresserne oplistet. 6.2 Frederikssund Kommune ønsker tilbud på følgende aktiviteter. Frokostordning for 0-1, 1-3 og 3-6 års børn i kommunens daginstitutioner og selvejende institutioner, i alt 2381 antal kuverter pr. dag i ca. 210 dage pr. år. Kuverterne fordeler sig således pr. delområde: - Slangerup: 511 børn - Frederikssund: 1110 børn - Jægerspris: 450 børn - Skibby: 310 børn Der er lukket i hovedparten af institutionerne i ugerne 29 + 30 + et antal lukkedage i løbet af året. I ugerne 29 + 30 leveres der kun madpakker. Alternativ frokostordning for 0-6 års børn i kommunens daginstitutioner og i de selvejende institutioner, der kommer fra andre kulturer, ca. 80 børn. Kold mad hver dag evt. med en lun ret Økologisk mad Optioner på morgenmad og mellemmåltider 6.3 Krav til næringsindhold og portionsstørrelse 6.3.1 Energiprocentfordeling Frokostmåltidet skal overholde følgende grænser for energiprocentfordeling: Et barn på 0-1 år har brug for 1100-1300 KJ pr. måltid. Et barn på 1-3 år har brug for 1100-1300 KJ pr. måltid. 15
Et barn på 3-6 år har brug for 1400-1600 KJ pr. måltid. I alle måltider begrænses salt mest muligt. Dog må mad til aldersgruppen 0-1 år ikke indeholde salt og honning. Leverandøren skal levere et måltid med det beskrevne energiindhold. 6.3.2 Frokostmåltidets bestanddele i form af fødevaregrupper Frokostmåltidet skal være sammensat af et bredt udvalg af fødevaregrupper. Frederikssund Kommune har nedenfor angivet hvilke fødevaregrupper der er tale om. Det skal understreges, at den enkelte dags frokostmåltid ikke forventes at ramme det angivne energiindhold, men over en periode på 4 uger, bør måltiderne i gennemsnit indeholde den angivne energimængde. Kommunen vil foretrække, at måltidet bygges op med afsæt i de 5 fingre, (www.altomkost.dk) men stiller alene som et krav, at måltidet hver dag indeholder frugt, grønt og groft brød. For hver fødevaregruppe er desuden angivet konkrete krav eller forklaringer under bemærkninger. Børn 0-1 år I denne aldersgruppe skal barnet vænnes fra flaske. Børn i denne aldersgruppe skal bl.a. tilbydes mad der kan spises med fingrene og/eller fast grød til de børn der selv kan begynde at spise, typisk mellem 8 og 10 måneder. Børn mellem 0-1 år kan tilbydes mad som de større børn dog med begrænsninger. Der må ikke være tilsat salt, stærke krydderier og honning. Maden skal blendes/hakkes, alt efter alderstrin Maden skal tilsættes fedtstof, afhængig af alderstrinnet. Rugbrød med ingen eller få kerner, blødt pålæg ellers tilbud som resten af gruppen. Sødmælk til børn mellem 0-1 år, letmælk mellem 1-3 år, minimælk/skummetmælk 3-6 år. Der må ikke gives ylette, kvark, ymer m.m. til børn mellem 0-1 år. Kost med nitratrige grøntsager som spinat, rødbede, fennikel og selleri skal minimeres eller undlades. Kost til 0-1 årige skal følge anbefalingerne angivet i publikationen "Mad til spædbørn og småbørn - fra skemad til familiemad" 16
Børn 1-6 år Fødevaregruppe Brød Kartofler /fuldkornsris /fuldkornspasta Fedtstof Bemærkninger Fortrinsvis rugbrød og/eller fuldkornsbrød. Op til halvdelen af brødet kan erstattes med fødevarer fra den nedenstående gruppe Erstatter op til halvdelen af brød Blød plantemargarine, smør eller blandingsprodukter i begrænsede mængder Frugt og grønt F.eks. i forholdet: 25 g frugt + 25 g grøntsager obs: fortrinsvis grove grøntsager Fisk og skaldyr Æg Kødpålæg Fede og magre fisk, skaldyr Max 1 æg til frokostmåltidet Pr. uge Max. 10 g fedt/100 g Fuldkornsprodukter med højt fiberindhold bør begrænses i aldersgruppen 1-3 år. Leverandøren skal kunne levere frokostmåltider, som lever op til de beskrevne energibehov for den enkelte aldersgruppe. 6.3.3 Forslag til valgmuligheder Med afsæt i tabellen ovenfor har Frederikssund Kommunen nedenfor, for hver enkelt af fødevaregrupperne givet eksempler på, hvad der madmæssigt kan være tale om. Børn 1-6 år: BRØD Brødtype Rugbrød Grovbrød Pitabrød, groft Sandwichbrød, groft 17
KARTOFLER, FULDKORNSRIS, FULDKORNSPASTA Mængden af kartofler/ fuldkornsris /fuldkornspasta er afhængig af mængden af brød i måltidet. Såfremt der f.eks. leveres 50 gram brød, skal der ikke leveres fra denne fødevaregruppe. Op til halvdelen af brødmængden kan erstattes af kartofler/fuldkornsris eller fuldkornspasta. Konkret svarer 25 g rugbrød/groft brød til 50 g kartofler, fuldkornsris eller fuldkornspasta (pasta og ris tilberedt vægt). Der skal være variation i fuldkornsprodukterne. For at undgå for stor volumen til børn i alderen 1-3 år, må fuldkornsprodukterne ikke være for fiberrige. FEDTSTOF I forhold til fedtstof skal den følge anbefalingerne for fordeling af fedt på fedtsyre. Fedtstoftyper Blød plantemargarine, smør eller blandingsprodukter i begrænsede mængder Minarine Mayonnaise Remoulade eller almindelig dressing Fedtfattig dressing (max. 5g fedt/100g) Ost (max. 17 g fedt/100 g -30+) Olivenolie, rapsolie eller tidselolie Grønt Herunder bælgfrugter Grøntsagstype Agurk Tomat Gulerod Peberfrugt Blandet salat/råkost Ærter i bælg Bælgfrugter, f.eks. linser, kikærter, bønner Majs Broccoli Hvidkål Radiser Blomkål Syltede rødbeder Syltet agurk Frugt Frugttype Appelsin, banan, æble, pære, nektarin, fersken Ananas Nødder 18
Clementin, Kiwi Melon Bær Der ønskes ikke rosiner og figenpålæg i frokostmåltidet, da den anbefalede ugentlige mængde er så lille, at forældrene derved ikke kan give rosiner hjemme. Hele nødder må ikke anvendes til de mindste børn i denne aldersgruppe. Årstidens frugt og grønt skal så vidt muligt tilbydes børnene. Fisk Fisketyper Fede fisk, f.eks. makrel i tomat, sild, laks Mager fisk, f.eks. tun, torskerogn, fiskefilet, fiskefrikadelle og rejer Der må maksimalt serveres 25 g rovfisk om ugen. Æg og kødpålæg Fødevare Æg Kødpålæg (max. 10 g. fedt/100 g) f.eks. skinke, hamburgerryg, saltkød, filet, kylling uden skind, leverpostej 6.3.4 Øvrige krav til indhold Anvendelse af sukker skal begrænses mest muligt, mens kunstige sødestoffer ikke må anvendes i maden. Dåsemad begrænses mest muligt. Det skal fremgå af deklarationer på maden om disse indeholder nødder, citrusfrugter eller skaldyr iht. positivlisten. 6.4 Krav til valgmuligheder - minimumskrav Der ønskes ikke mulighed for, at de enkelte børn (og deres forældre) vælger mellem forskellige måltider hver dag alle børn skal således have serveret identiske måltider. Undtaget fra dette forhold er dog, at leverandøren er forpligtet til at levere mad til børn med ønske om kulturbetinget kost. Leverandøren skal således tilbyde et dagligt frokostmåltid til børn med anden kulturel baggrund, som udover de ernæringsmæssige krav som beskrevet ovenfor lever op til følgende krav: Der må ikke anvendes svinekød Der må ikke anvendes levnedsmidler baseret på svinekød, herunder: Gelatine Fedtbaserede emulgatorer 19
Følgende tilsætningsstoffer skal undgås E120, E304, E422, E431-E436, E445, E470-E477, E479b, E481-E483, E491-E495 og E570. Disse tilsætningsstoffer findes bl.a. i mange typer margarine og brød. De nævnte tilsætningsstoffer kan findes i Fødevarestyrelsens "Positivliste", jf. ovenfor. Øvrigt kød skal være halal-slagtet. Maden til børn med ønske om kulturbetinget kost skal i videst muligt omfang derudover være identisk med de fødevarer, der indgår i maden til de øvrige børn. Leverandøren vil løbende blive opdateret på antallet af børn med dette valg. 6.5 Krav til emballage - minimumskrav Emballagen skal være af en sådan udformning, at den kan sættes direkte på køl. Emballagen skal desuden kunne tåle opvarmning i ovn/mikroovn, hvis der leveres lune retter. Emballagen skal være éngangs-emballage, miljøvenlig og nem at bortskaffe. Emballagen skal desuden være tydeligt mærket med indhold og overholde regler omkring mærkning af fødevarer. Institutionerne afskaffer selv affald både resterende mad og éngangsemballage. Leverandøren skal i bilag 5 konkret beskrive sin emballageløsning. Skovbørnehaver og børnehaver der skal på udflugt, skal modtage færdigsmurte madpakker, såfremt dette er muligt. 6.6 Krav til tilgængelighed - minimumskrav Leverandøren, herunder ansatte hos denne, skal efter behov indgå i en tæt dialog i det daglige, samt løbende og efter behov deltage i opfølgende møder med Frederikssund Kommune. Leverandøren skal kunne træffes telefonisk af institutionerne og kommunen i tidsrummet kl. 9:00-14:00 på alle hverdage. Leverandøren skal i tilbudet beskrive, hvordan man som minimum sikrer den beskrevne tilgængelighed samt præsentere sine eventuelle ønsker til dialogen med Frederikssund Kommune. 6.7 Optioner Kommunen ønsker at få tilbud på et dagligt morgenmåltid samt formiddags- og eftermiddagsmåltid i daginstitutionerne. Morgenmåltidet skal bestå af havregryn med mælk. Formiddags- og eftermiddagsmåltiderne skal bestå af både frugt/grønt og groft brød. Der skal være tale om mad, der kan gnaves og dermed ikke kræver bestik mv. 20
6.7.1 Mellemmåltid til børn i daginstitutionerne Børnene spiser typisk to mellemmåltider i løbet af deres dag i institution. Om formiddagen vil de ofte spise et lille måltid, som typisk bidrager med 2-5% af dagens energi. Om eftermiddagen vil de spise et større mellemmåltid, som bidrager med 15-20% af dagens energi. 6.7.2 Mellemmåltidets bestanddele i form af fødevaregrupper Mellemmåltidet skal være sammensat af et bredt udvalg af fødevaregrupper. Kommunen har nedenfor angivet 4 centrale fødevaregrupper. Mulige fødevaregrupper til mellemmåltid: Fødevaregruppe Brød og gryn Fedtstof Frugt, frugtgrød og grønt Pålæg til brød, fx figenpålæg, ost 6.7.3 Forslag til valgmuligheder Med afsæt i tabellen ovenfor har Frederikssund Kommune nedenfor, for hver enkelt fødevaregruppe givet eksempler på, hvad der madmæssigt kan være tale om. Brød Brødtype Rugbrød Grovbrød Pitabrød, groft Sandwichbrød, groft FEDTSTOF Fedtstoftyper Blød plantemargarine, smør eller blandingsprodukter i begrænsede mængder Mayonnaise Remoulade eller almindelig dressing Fedtfattig dressing (max. 5g fedt/100g) Ost (max. 17 g fedt/100 g -30+) Olivenolie, rapsolie eller tidselolie 21
GRØNT- HERUNDER BÆLGFRUGTER Grøntsagstype Agurk Tomat Gulerod Peberfrugt Blandet salat/råkost Ærter i bælg Bælgfrugter, f.eks. linser, kikærter, bønner Majs Broccoli Hvidkål Radiser Blomkål Syltede rødbeder Syltet agurk Frugt Frugttype Appelsin, banan, æble, pære, nektarin, fersken Ananas Nødder Clementin, Kiwi Melon Bær, vindruer Der ønskes ikke rosiner og figenpålæg i frokostmåltidet, da den anbefalede ugentlige mængde er så lille, at forældrene derved ikke kan give rosiner hjemme. Hele nødder må ikke anvendes til de mindste børn i denne aldersgruppe. Årstidens frugt og grønt skal så vidt muligt tilbydes børnene. Forskellige forslag til formiddagens lille mellemmåltid: Frisk frugt som pålæg på et stykke brød Agurk-, gullerod- og peberfrugtstænger Cherrytomater, ærter i bælg Udskåret, frisk frugt 1 minirugbrød/rugfler ½ skiverugbrød + 1 skive grovbrød (amagermad) 1 grovbolle Forskellige forslag til eftermiddagens større mellemmåltid: 1 hel skive rugbrød ½ skive rugbrød + 1 skive grovbrød 22
½ skive rugbrød + ½ grovbolle 1 grovbolle 1 pitabrød 1 skive groft sandwichbrød Frisk frugt eller grønt som pålæg på et stykke brød Grøntsager skåret ud i stænger eller mundrette stykker, fx gulerødder, agurk, blomkål etc. Rodfrugt fritter Pynt på pålæg Salat eller råkost Udskåret frisk frugt Små gulerødder, cherrytomater, ærter i bælg, radiser, små agurker. 6.8 Anretningstid Leverandøren bedes estimere hvor meget personaletid der forventes at skulle bruges i forbindelse med anretning af frokostmåltidet. 7.0 Kvalitetssikring 7.1 Regelgrundlaget Leverandøren skal leve op til alle gældende regler for fødevareproduktion, hygiejne og egenkontrol. 7.2 Kvalitetssikring i den første driftsfase Der er defineret en første driftsfase, som består af de første tre måneder efter kontraktstart. Denne periode skal være præget af en tæt opfølgning og mulighed for justeringer af forskellige elementer, bl.a. mængder, variation mv. Kommunen ønsker at leverandøren f.eks. afholder opfølgningsmøder med kontaktpersoner fra institutionerne samt kommunens koordinator ca. hver 14. dag i denne periode. Samtidig vil der ved afslutningen af den første driftsfase blive gennemført en evaluering, som kommunen er tovholder på, men som leverandøren er forpligtet til at deltage i og samarbejde om. Det forudsættes, at der både i første driftsfase og i den egentlige driftsfase - opretholdes en tæt, venlig og serviceminded kontakt til kunden på alle niveauer og sammenhænge. 7.3 Kvalitetssikring i den Egentlige driftsfase Den såkaldte egentlige driftsfase starter efter de første tre måneder af kontraktens forløb. I den egentlige driftsfase skal leverandøren hvert kvartal udarbejde en statusrapport, som forelægges styregruppen. 23
Rapporten skal indeholde de følgende elementer: Dokumentation for udbringningsplanens anvendelse, herunder uregelmæssigheder Dokumentation for leverancer til daginstitutionerne Dokumentation for næringsberegninger af hver enkelt menu Dokumentation for variation og valgmuligheder Dokumentation for egenkontrol Dokumentation for håndtering af klager Frederikssund Kommune er til enhver tid berettiget til uden beregning at foretage stikprøver af produktionen til sikring af opfyldelsen af kvalitets- og produktionskrav, og leverandøren er forpligtet til - på opfordring fra kommunen - at sende prøver på dagens menu. 7.4 Relevant lovgivning m.m. Det forudsættes, at tilbudsgiver lever op til myndighedernes krav på området og dermed er bekendt med bl.a. Lov nr. 1148 af 3. december 2008 om Mad i daginstitutioner (dagtilbudsloven) Lov nr. 268 om Arbejdsmiljø af 18. marts 2005. Lov nr. 526 af 26. juni 2005 om fødevarer m.m. (fødevareloven) Lov nr. 710 om Lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse af 20. august 2002. Bekendtgørelse om autorisation ved behandling og salg af fødevarer m.v. Bekendtgørelse nr. 788 af 24. juli 2008 om fødevarehygiejne Vejledning 9022 af 12. februar 2008 om egenkontrol i fødevarevirksomheder m.v. Bekendtgørelse nr. 1308 af 14. december 2005 om mærkning af fødevarer Bekendtgørelse nr. 1194 af 8. december 2005 om dybfrosne levnedsmidler Anbefalinger for den danske institutionskost levnedsmiddelstyrelsen og Økonomaskolen i København, januar 1999. Håndbog om kød i storkøkkener veterinær- og fødevaredirektoratet, marts 2001 7.5 Misligholdelse Enhver tilsidesættelse af leverandørens forpligtelser, det være sig en hvilken som helst fejl og mangel, forsinkelser med leverancen eller anden tilsidesættelse af de pligter, der i henhold til nærværende kontrakt med bilag påhviler leverandøren, er misligholdelse. Ved forsinkelse forstås at leverancer leveres senere end det i pkt. 4.16 nævnte tidsrum. I gentagne tilfælde er der tale om en væsentlig misligholdelse. I tilfælde af forsinkelser påhviler det leverandøren straks at foretage effektive skridt til at overvinde forsinkelsen eller formindske dens virkning. 24
Leverandøren er forpligtet til straks ved enhver forsinkelses indtræden at kontakte kontaktpersonen i daginstitutionen. I tilfælde af misligholdelse og væsentlig misligholdelse, som er påtalt skriftligt er kommunen yderligere berettiget til at hæve kontrakten med tilhørende bilag uden varsel. I bedømmelsen af misligholdelsens væsentlighed indgår ydelsens beskaffenhed, misligholdelses karakter, risiko for gentagelse, misligholdelsens betydning for kommunen, ophævelsens betydning for leverandøren samt omstændighederne i øvrigt. Leverandøren garanterer for, at produktion og leverancer opfylder de af kommunen specificerede krav til produkterne, og at leverancerne er uden fejl og mangler. Viser en kvalitetskontrol, foretaget både af leverandøren selv og ude i institutionerne, at der foreligger misligholdelse, skal leverandøren uden ugrundet ophold meddele kommunen dette. I tilfælde af mangler har leverandøren afhjælpningspligt- og ret. Tilsidesættelse af leverandørens informationspligt betragtes ligeledes som fejl og mangel. Herudover betragtes det som en mangel, hvis myndighedskrav om fødevarehygiejne og egenkontrol ikke overholdes. Gentagne mangler betragtes som væsentlig misligholdelse og kontrakten kan ophæves af kommunen. Leverandøren er endvidere ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, erstatningsansvar m.v. Reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning og forholdsmæssigt afslag m.v. ikke udelukker hinanden. 7.6 Reklamation og klagesagsbehandling Leverandøren skal anvende et formaliseret system for reklamationer og klagesager. Registrering af reklamationer skal danne grundlag for korrigerende og forebyggende handlinger, således at gentagelsestilfælde undgås. Klager fra institutionerne vil blive håndteret og videregivet til leverandøren af Frederikssund Kommune. Leverandøren og/eller en underleverandør som klagen omhandler besvares af leverandøren til kommunen. Leverandøren skal medvirke til behandlingen af alle reklamationer og klagesager. Reklamationer og klager vil blive taget op på det årlige dialogmøde mellem leverandøren og Kommunen. 7.7 Bod Leverandøren ifalder bod ved manglende leverance. Manglende leverance er defineret som følger: 25
A. Leverandøren leverer ikke de aftalte frokostmåltider en konkret dag eller B. Leverandørens leverance til brug samme dag er leveret efter kl. 9.00. C. Leverancen er ubrugelig (hvis temperaturen på den kolde mad er for høj. Jf. ovenfor er leverandøren forpligtet til at give besked uden ugrundet ophold, såfremt en forsinkelse må forudses. Bodens størrelse fastlægges som følger: For daginstitutionerne betales en bod på kr. 10 pr. frokostmåltid, som jf. ovenfor må betegnes som manglende leverance. For forældrebetalt mellemmåltid betales en bod på 10 kr. pr. mellemmåltid, som jf. ovenfor må betegnes som manglende leverance. Hertil kommer, at leverandøren ikke er berettiget til at modtage betaling for den aftalte leverance den pågældende dag, uanset om der er tale om situation a, b eller c ovenfor. 8.0 Kvalitetskontrol Frederikssund Kommune er til enhver tid, uden varsel og uden at leverandøren kan kræve særskilt beregning, berettiget til at foretage stikprøver af produktionen til sikring af opfyldelsen af kvalitets- og produktionskrav. Ligeledes forbeholder kommunen sig ret til at foretage spørgeskemaundersøgelser hos forældrene. Leverandøren forpligter sig til ikke at videregive oplysninger om madordningen i Kommunen og enkeltpersoners forhold til offentligheden eller tredjemand, og indskærpe tavshedspligten overfor sine medarbejdere. 26