RÅDGIVNINGSAFTALE DELAFTALE XX mellem Sønderborg Kommune Bygninger & Energi Rådhustorvet 10 6400 Sønderborg Kontaktperson: Torben Andreas Thygesen og medundertegnede Dato 13-05-2014 xxx Tlf. E-mail: CVR-nr. Kontaktperson: (herefter rådgiveren ) er indgået følgende aftale om rådgivning og bistand vedrørende etablering af ca. 44 solcelleanlæg på de kommunale bygninger i Sønderborg Kommune. Sønderborg Kommune Sønderborg Kommune Rådhustorvet 10 6400 Sønderborg www.sonderborgkommune.dk Bygninger og Energi 1. Opgaven 1.1 Opgaven omfatter teknisk rådgivning og bistand vedrørende etablering af ca. 44 solcelleanlæg på de kommunale bygninger i Sønderborg Kommune. Solcelleanlæggene skal projekteres som enkeltstående projekter og ønskes udbudt i tre pakker. Hver pakke indeholder ca. 900kW fordelt på ca. 15 adresser og med en samlet anslået entreprisesum pr. pakke på ca. kr. 10 mio. ekskl. moms. 1.2 Formålet med nærværende aftale er bl.a. at sikre, at opgaven gennemføres i den aftalte kvalitet og til den aftalte tid. 1.3 Rådgiveren skal præstere en fagligt kvalificeret arbejdsindsats, og rådgiveren er derfor forpligtet til at sikre den nødvendige og tilstrækkelige projektorganisation til gennemførelse af opgaven. Rådgiveren må ikke uden forudgående godkendelse fra Sønderborg Kommune fjerne
nøglepersoner fra opgaven. Som nøglepersoner anses de medarbejdere, som rådgiveren har henvist til i sit tilbud samt øvrige medarbejdere, der er nødvendige for opgavens løsning, herunder eventuelle underrådgivere. 2/6 2/6 Rådgiveren har pligt til at sikre, at nøglepersoners arbejdsindsats faktisk er til rådighed for udførelse af opgaven. Dette indebærer, at rådgiveren ikke kan flytte en nøgleperson til andre projekter, såfremt dette måtte medføre, at nøglepersonen dermed ikke kan yde den nødvendige og forventede tidsmæssige indsats på opgaven, omfattet af nærværende aftale. Som projekteringsleder er udpeget: 2. Aftalegrundlag 2.1 Som grundlag for nærværende aftale gælder følgende (angivet i prioriteret rækkefølge): Udbudsmateriale af 13. maj 2014 ABR 89 med de tilføjelser og præciseringer, som fremgår af nærværende aftale Ydelsesbeskrivelse for Byggeri & Planlægning (herefter Ydelsesbeskrivelse B&P) 2012 som præciseret i bilag 1. Ydelsesbeskrivelse for Bygherrerådgivning, 2013 som præciseret i bilag 1. Beskrivelse af de tre delaftaler ( pakker ) Tegningsmateriale som det forefindes hos Sønderborg Kommune. Rådgiver skal selv rekvirere det nødvendige materiale via adgang til weblager. Rådgiverens tilbud 3. Rådgiverens ydelser 3.1 Rådgivers ydelser omfatter alle rådgiverydelser efter FRI og Danske Arks Ydelsesbeskrivelse for Byggeri og planlægning, 2012 samt Ydelsesbeskrivelse for Bygherrerådgivning som specificeret i udfyldt skema for afgrænsning af rådgiverydelser, bilag 1. 3.2 Rådgiverens ydelser skal omfatte de rådgivnings- og bistandsydelser, som er nødvendige i forbindelse med gennemførelsen af opgaven. Side 2 af 6
3.3 Den samlede rådgivningsopgave er opdelt i 3 delaftaler ( pakker ), som hver omfatter ca. 15 ejendomme svarende til ca. 900 kw. Opdelingen i pakker fremgår af bilag 4. 3/6 3/6 3.4 De ca. 44 kommunale ejendomme, som er omfattet af den samlede rådgivningsopgave, er som udgangspunkt fordelt som illustreret i bilag 3.5 Beskrivelsen af de 3 delaftaler ( pakker ) er baseret på kommunens foreløbige planlægning af det samlede projekt, hvorfor rådgiveren skal acceptere og tåle ændringer til delaftalen og dennes omfang, fx omfordeling af ejendommene, ejendomme som efterfølgende fragår eller tilgår i de enkelte delaftaler. Ved ændring i delaftalen reguleres honoraret i overensstemmelse med de tilbudte timepriser, jf. aftalens punkt 6. 3.6 Rådgiveren på den enkelte delaftale skal i aftaleperioden samarbejde med de rådgivere, som er blevet tildelt de andre delaftaler, herunder deltage i koordinerings- og projekteringsmøder, således at det sikres at udførelsen af de tre delaftaler udbydes på et ensartet grundlag. 4. Sønderborg Kommunes ydelser 4.1 Sønderborg Kommune skal levere følgende ydelser: a) Bygherreprojektledelse b) Deltagelse i bygherremøder 5. Tidsfrister 5.1 Der henvises til udbudstidsplanen. 5.2 Afleveringsfristen for samtlige solcelleanlæg er 1. april 2015. 5.3 Rådgiver skal udarbejde en tidsplan for udarbejdelse af opgaven for de enkelte bygninger. 5.4 For de aftalte tidsfrister gælder dansk rets almindelig regler om erstatningsansvar ved forsinkelse, jf. ABR 89 pkt. 6.1.1. 6. Honorar og udlæg Side 3 af 6
6.1 For samtlige ydelser omfattet af nærværende rådgiveraftale, ydes der honorar efter medgået tid inden for en fast ramme på [indsæt beløb] kr. ekskl. moms med følgende aftalte timesatser: 4/6 4/6 Projekteringsleder: kr. [indsæt beløb pr. time] ekskl. moms Konstruktør: kr. [indsæt beløb pr. time] ekskl. moms Ingeniør: kr. [indsæt beløb pr. time] ekskl. moms Tekniske assistenter: kr. [indsæt beløb pr. time] ekskl. moms 6.2 Den faste ramme kan ikke overskrides uden forudgående skriftlig aftale med kommunen. Hvis den faste ramme nås, overgår opgaven således til honorar i fast pris til den tilbudte faste ramme. 6.3 Timesatserne og den faste ramme indeksreguleres ikke. 6.4 Eventuelle ekstraydelser, der forudsættes afregnet særskilt, må ikke påbegyndes uden skriftlige forudgående godkendelse fra Sønderborg Kommune, og afregnes i så fald efter de i punkt 6.1. nævnte timepriser. 6.5 Udlæg, herunder kørsel og andre transportudgifter, er inkluderet i timeprisen og refunderes derfor ikke. 7. Udbetaling af honorar 7.1 Honoraret udbetales i henhold til ABR 89. 7.2 Begæring om udbetalinger skal fremsendes til Sønderborg Kommune som E-fakturering digitalt. EAN nr. 5798005153535, sagsnavn, rekvisitionsnummer og projektlederens navn påføres fakturaen. 7.3 Sønderborg Kommune betaler ikke gebyr eller andre omkostninger forbundet med E-fakturering. 7.4 Sønderborg Kommunes betalingsfrist er 30 arbejdsdage efter modtagelsen af korrekt udstedt elektronisk faktura med de krævede oplysninger. Såfremt fakturaen er mangelfuld, rykkes betalingsfristen tilsvarende. 7.5 Eventuelle ekstraydelser skal afregnes på separat faktura. Side 4 af 6
8. Økonomisk grundlag for opgavens løsning 5/6 5/6 8.1 Den økonomiske ramme er fastlagt til ca. kr. 10 mio. ekskl. moms pr. delaftale. Den økonomiske ramme dækker de samlede entrepriseudgifter til energirenovering og etablering af solcelleanlæg. 8.2 Den økonomiske ramme må ikke overskrides. 8.3 Såfremt den økonomiske ramme overskrides, kan Sønderborg Kommune forlange projektet tilrettet vederlagsfrit, så det svarer til rammen. Kommunen har en ubetinget (diskretionær) ret til at bestemme, anvise og/eller forkaste det reviderede, omprojekterede projekt. 9. Opsigelsesadgang 9.1 Såfremt Sønderborg Kommune i forbindelse med en eventuel klagesag ved Klagenævnet for Udbud eller de almindelige domstole pålægges at annullere beslutningen om tildeling af aftalen til rådgiveren og/eller erklærer aftalen for uden virkning, er kommunen berettiget til med 1 måneds varsel at opsige aftalen. 9.2 Såfremt aftalen opsiges, bliver rådgiver honoreret for allerede udført arbejde i henhold til de tilbudte timepriser inden for den aftalte faste ramme, jf. punkt 6. Rådgiveren har ikke krav på erstatning og/eller godtgørelse, standsningsomkostninger eller tabt dækningsbidrag for den resterende del af opgaven i henhold til nærværende aftale. 10. Ansvar 10.1 Rådgiverens ansvar reguleres i henhold til ABR 89. 10.2 Rådgivers ansvar er beløbsmæssigt begrænset til at udgøre samme sum som anført i den tegnede projektansvarsforsikring, jf. punkt 11. 10.3 Rådgiver er, uanset forsikringsdækning, fortsat erstatningsansvarlig for fejl og forsømmelser, udvist ved forsæt eller grov uagtsomhed. 11. Forsikring 11.1 Rådgiveren skal tegne projektansvarsforsikring (objektforsikring), som fra indgåelsen af nærværende aftale Side 5 af 6
og indtil 5 år fra aflevering af entreprisen skal være i kraft med fuld dækning. 6/6 6/6 Forsikringens dækning skal være min. kr. 12,5 mio. for personskade og min. kr. 5 mio. for tingskade. 11.2 Kopi af policen vedlægges som bilag til nærværende aftale. 11.3 Rådgiver modtager ikke særskilt vederlag for tegning af projektansvarsforsikring. 12. Bilag 12.1 Til nærværende aftale hører følgende bilag: Bilag 1. Ydelsesbeskrivelse Bilag 2. CV for projekteringsleder Bilag 3. Tilbudsliste Bilag 4. Beskrivelse af delaftale 1, 2 og 3 Bilag 5. Forsikringspolice 13. Underskrifter For Sønderborg Kommune Sønderborg, den For rådgiveren: den, Side 6 af 6