Referat for: Frederiksværk Provstiudvalg PU møde 10. marts 2015. Kl. 18.30 Mødested: Søborg præstegård, Konfirmandstuen Fraværende med afbud: Poul Erik Kandrup Mødepunkt 1 Budget 2016 - Foreløbige driftsrammer for 2016 (Sag: 1004) Fastsættelse af de foreløbige driftsrammer for budget 2016. (ingen bilag) Driftsrammerne udmeldes fra provstikontoret til menighedsrådene på Økonomiportalen, hvorfra de vil kunne hentes senest d. 01-04-2015. Den foreløbige driftsramme for 2016 udmeldes med en reduktion på 1% i forhold til budget 2015. Driftsrammen defineres som summen af de samlede; Indtægter/Udgifter, Løn/Udgifter, Øvrige drift. Samlet beløb +/- for Finansielle poster noteres derudover efterfølgende af kirkekassen selv i budgettet. Reduktionen af driftsrammen er begrundet af de øgede indtægter på kirkegårdsdriften. Menighedsrådene bør stadig være særligt opmærksomme på at budgettere indtægterne med de forventede stigninger på indtægter på kirkegårdene. Provstiudvalget har besluttet, at man for hvert gennemført børnekonfirmandhold kan ansøge, og forvente at modtage, kr. 25.000 pr. hold fra provstiudvalgskassen. Derudover kan der efter ansøgning bevilges en yderligere velbegrundet stigning i driftsudgifterne. 2 PUK regnskab 2014 (Sag: 987) PUK regnskab 2014 fremlægges for provtiudvalget til godkendelse. (ingen bilag) Årsregnskab for Frederiksværk Provstiudvalg, CVR-nr. 21278505, Regnskab 2014, Afleveret d. 10-03-2015 19:49 Godkendt. 3 Esbønderup MR - Overførsel til 2015 Sag: Esbønderup MR - Ansøgninger ved prohibering m.m. (687) - Esbønderup Sogn Godkendt under forudsætning af at skemaet Styring anlægsaktiviteter stemmer med konto 741120 i årsregnskabet for 2014. Esbønderup MR - overførsel til 2015 I mail af 27-02-2015 fra Esbønderup MR Referat,10-03-2015 Side: 1
ansøges ubrugte anlægsbeløb overført til 2015. kr. 60.000 Adgangsvej til præstegård kr. 25.000 Klostersten kr. 25.000 Renovering præstegaard kr. 25.000 Minilaster 4 Gilleleje MR - Overførsel til 2015 m.m. Sag: Gilleleje MR - Ansøgninger ved prohibering m.m. (712) - Gilleleje Sogn Bemærkning til punktet: Primo 2014 blev bevilget en afdragsfri termin i 2014 pga. underbudgettering af afdrag kr. 180.555. Samme beløb er anført i styringsskemaet som overskud på afdrag på lån. Godkendt idet det samlede overskud kr. 21.421 på afsluttede anlægsarbejder overføres til driften. Gilleleje MR - overførsel til 2015 m.m. I mail af 02-03-2015 fra Gilleleje MR ansøges ubrugt anlægsbeløb kr. 25.000 overført til 2015. Derudover: Anlægsprojekt Adgangsvej til kapel og Ny forplads til kirken ønskes slået sammen til ét projekt. Det oplyses/ansøges, at de afsluttede projekters underskud vil blive dækket af de frie midler. Gillelejes flg.brev - til overførsel til 2015 mv. 5 FrVærk-Vinderød - Overførsel til 2015 Sag: Frederiksværk-Vinderød MR - Ansøgninger ved anlægsarbejder - vedr. budget - regnskab - prohibering m.m. (764) - Frederiksværk Sogn Godkendt. Bent Peetz deltog ikke under behandling af dette punkt. FrVærk-Vinderød - overførsel til 2015 I brev af 19-02-2015 fra Frederiksværk- Vinderød MR ansøges ubrugte anlægsmidler overført til 2015. I alt ansøges overført kr. 404.226. 6 Kregme MR - Overførsel til 2015 Sag: Kregme MR - Ansøgninger ved prohibering m.m. (853) - Kregme Sogn Godkendt når Styringsskema anlægsaktiviteter er tilrettet, således at posterne stemmer, herunder at samlet overskud/underskud på afsluttede anlægsarbejder enten overføres til driften eller søges overført til andet anlægsarbejde. Kregme MR - overførsel til 2015 I mail af 03-03-2015 fra Kregme MR ansøges overførsel af ubrugte anlægsbeløb til 2015. I alt kr. 468.464. Underskud på anlægsprojekt kr. -29.375 Referat,10-03-2015 Side: 2
videreføres til 2015. Anlægsprojektet er først bevilget på budget 2015. 7 Melby MR - Overførsel til 2015 m.m. Sag: Melby MR - Ansøgninger ved prohibering m.m. (710) - Melby Sogn Udsættes til næste møde. Melby MR - overførsel til 2015 m.m. I mail af 02-03-2015 fra Melby MR ansøges om overførsel til 2015. Grundet fejl i konteringen på Melbys projekter afventes endeligt styringsskema over anlægsaktiviteter. Med forbehold for evt. små korrektioner ansøges nedenstående. Anlægsopgaver til videreførsel: kr. 136.714 Restaureringen af Melby Kirke. kr. -849.348 Kirketagene (forsikringssag) kan ikke afsluttes helt før udbetaling modtages fra forsikringsselskabet. Afsluttede anlægsopgaver: kr. 1.625 overskud Præstegården. kr. 12.588 overskud Sognegården som ønskes overført til anlægsprojektet, Færdiggørelse af 1. salen, i indeværende år. kr. -72.296 underskud Kirkegården. Overførsel fra driften til anlæg: Overskud på driften, umiddelbart ca. kr. 150.000, ønskes overført til anlægsprojektet vedr. etablering af ny handicapsti foran kirken. 8 Søborg MR - Overførsler til 2015 m.m. Sag: Søborg MR - Ansøgninger ved prohibering m.m. (688) - Søborg Sogn Søborg MR - overførsel til 2015 m.m. Ansøgninger af 25-02-2015 fra Søborg MR, samt flg.brev af 27-02-2015. Overførsel til MRs frie midler - fra Likviditet stillet til rådighed af provstiet; kr. 466.149,41 ansøges overført til MRs frie midler. Likviditet stillet til rådighed vil herefter kun være kr. 140.000, svarende til én måneds lønninger. Kr. 606.149,41 bevilges overført til MRs frie midler. Diverse ubrugte anlægsbeløb kr. 298.496 godkendes overført til 2015. Kr. 700.000 godkendes overført til delvis finansiering af ændring af varmeanlæg. Provstiudvalget forudsætter at samtlige relevante olietanke fjernes/blændes iht. gældende regler. Birgit Hasselager deltog ikke under behandling af dette punkt. Overførsel til 2015; kr. 298.496. Diverse ubrugte anlægsbeløb. Konvertering fra diverse del-anlægsarbejder - til ét samlet projekt Pillefyr til kirke og præstegård; I alt kr. 700.000 blev bevilget i 2011 og 2013 Referat,10-03-2015 Side: 3
på forskellige anlægsarbejder, der som ét hele skulle anvendes i samlet projekt til ændring af varmeanlæg på Kirken, Præstegården, Bygaden 26 og 33. (Kr. 700.000 dækker dog ikke den samlede udgift til projektet.) 9 Torup MR - Ansøger anvendelse af overskud Sag: Torup MR - Ansøgninger ved prohibering m.m. (701) - Torup Sogn Godkendt. Torup MR - Ansøger anvendelse af overskud Mail af 25-02-2015 m. brev dateret 26-02-2015 fra Torup MR. Samlet over- og underskud på afsluttede arbejder, i alt kr. 34.313 ansøges anvendt til indkøb af robot-græsslåmaskine til kirkegårdens skrænter. 10 Villingerød MR - Overførsel til 2015 Sag: Villingerød MR - Ansøgninger ved prohibering m.m. (686) - Villingerød Sogn Godkendt. Villingerød MR - overførsel til 2015 Brev af 25-02-2015 fra Villingerød MR. Ubrugte anlægsbeløb ansøges overført til 2015. Med henvisning til medsendt skema Styring anlægsaktiviteter ansøges i alt kr. 302.008 overført. 11 Ølsted MR - Overførsel til 2015 Sag: Ølsted MR - Ansøgninger ved prohibering m.m. (683) - Ølsted Sogn Derudover er på medsendte skema Styring anlægsaktiviteter anført overførsel til opsparing: Fra anlægsbevilling kr. 50.000 til maskiner, i budget 2014, er overført kr. 46.467 til opsparing. Kr. 50.000 Udskiftning maskiner kg. afvises som opsparing. Beløbet kan overføres til 2015 eller søges anvendt til andet anlægsformål. Styringsskema anlægsaktiviteter bedes tilrettet inden årsregnskabet afleveres. Ølsted MR - overførsel til 2015 Mail af 03-03-2015 fra Ølsted MR. Der ønskes videreførsel af ubrugte midler, som der tidligere har været dialog om, som PU har anbefalet Ølsted MR i svarbrev fra PU mødet d. 20-01-2015.: - Ubrugt anlægsbevilling på afsynet projekt forsatsruder kr. 150.000 ønskes overført til 2015 med henblik på senere konvertering til andet projekt. - Ligeledes ønskes årets øvrige uafsluttede Referat,10-03-2015 Side: 4
anælgsprojekter, i alt kr. 48.355 overført til 2015. 20150120 Ølsted MR vedr. rest- og ubrugt beløb- (Kopi) 12 Stiftsmiddellån - HS forespørger til ændrede afdragsprofiler i KAS Sag: Stiftsmiddelån - igangværende i provstiet - 2015 (1007) 1) Helsinge - Da der allerede nu budgetteres med reduceret afdragsprofil fastholdes denne. 2) Villingerød - Oprindelig afdragsprofil fastholdes med tidlig afvikling af lånet til følge. Stiftsmiddellån - vedr. ændrede afdragsprofiler i KAS Forespørgsel fra Helsingør stift af 24-02-2015 til provstiudvaglet. KAS har pga. ekstraordinært afdrag på stiftsmiddellån for hhv. Helsinge- og Villingerød kirkekasse ændret på afdragsprofilerne. 1) Helsinge MRs afdragsprofil for stiftsmiddellån-orgel har KAS ændret fra budgetteret i B2014 kr. 120.000 til kun kr. 108.129,44 fremadrettet. KAS har både jan. og dec. termin 2014 opkrævet iht. den ny afdragsprofil. Stiftet forespørger om evt. ændringer i afdragsprofilen. Hertil kan oplyses - at Helsinge i B2015 fremadrettet har budgetteret med den nye afdragsprofil som kr. 108.129. 2) Villingerød MRs afdragsprofil for stiftsmiddellån-nyt menighedshus har KAS ligeledes ændret fra budgetteret i B2014 kr. 233.333 (233.400) til kun kr. 103.273,81 fremadrettet. KAS har i dec. termin 2014 opkrævet iht. den nye afdragsprofil. Stiftet forespørger om evt. ændringer i afdragsprofilen. Hertil kan oplyses - at Villingerød i B2015 fremadrettet har budgetteret med den gamle afdragsprofil som kr. 233.333. 13 Søborg MR - Ansøgning om bygning til pillefyrsanlæg Sag: Søborg kirke - Bygning til pillefyrsanlæg (1006) - Søborg Sogn Søborg MR - Ansøger om ny bygning til pillefyrsanlæg Søborg MR ansøger i brev af 12-02-2015 om Fremsendes til stiftet med anbefaling. Provstiudvalget forudsætter at projektet finansieres af Søborg menighedsråds frie midler samt overførte anlægsbeløb iht. tidligere ansøgning om overførsel m.m. Birgit Hasselager deltog ikke under behandling af dette punkt. Referat,10-03-2015 Side: 5
nybygning af bygning til pillefyrsanlæg. I brevet ansøges samtidig om tilladelse til etablering af pillefyrsanlæg. På de medsendte tegninger vises desuden flytning af skel, så en del af nuværende præstegårdsareal overgår til kirkegårdens areal. Anslået pris inkl. moms kr. 987.268,75. 14 PU - Fokuspunkter (Sag:888) Intet. Status/Eventuelt som skal behandles. PU har som vision udvalgt 4 fokuspunkter: a) Målsætning - side 2 b) Statistik (sagsnr. 948) c) Konfirmander d) Personale (ingen bilag) 15 Udvalget om samarbejde - Menighedsrådenes svar på samarbejdsforslag Sag: Fælles udvalg for samarbejde mellem menighedsråd af 29-04-2014 (931) Behandling af indkomne svarblanketter på Provstiudvalget anmoder Samarbejdsudvalget om udarbejdelse af samarbejdsaftale for personalekonsulent, i samarbejde med en proceskonsulent. Modtaget efter udsendelse af dagsorden: Vejby MR svarer - Ja til deltagelse i de Annisses svar på samarbejde Annisse MR svarer - JA - til deltagelse i de Uden dog at forpligte sig på foreliggende grundlag. Blistrups svar på samarbejde Blistrup MR svarer - JA - til deltagelse i de Gillelejes svar på Samarbejde Gilleleje MR svarer - JA - til deltagelse i de foreslåede samarbejdspunkter. Græsteds svar på Samarbejde - ønsker ej at besvare_har bemærkninger Græsted MR svarer - INTET SVAR - har bemærkninger! Helsinges svar på samarbejde Helsinge MR svarer - INTET SVAR - Har bemærkninger til deltagelse i de foreslåede samarbejdspunkter og venter med stillingtagen. Referat,10-03-2015 Side: 6
Mårums svar på samarbejde Mårum svarer - JA - KUN til Regnskabsfunktion og Kirkegårdssamarbejde. Søborgs svar på Samarbejde Søborg MR svarer - JA - til deltagelse i de Tibirkes svar på samarbejde Tibirke MR svarer - JA - Med et enkelt forbehold - til deltagelse i de foreslåede samarbejdspunkter. Villingerøds svar på Samarbejde Villingerød MR svarer - JA - KUN til Personalekonsulent. Frederiksværk-vinderød svar på samarbejde - m. følgebrev Frederiksværk-vinderød MR svarer - JA - TIL hhv. Personalekonsulent, Præstesekretærfunktion, Kirkegårdssamarbejde, Arkiver. Derudover er medsendt bemærkninger til samarbejdsforslagene. Kregmes svar på Samarbejde Kregme MR svarer - Nej - til deltagelse i de Melbys svar på samarbejde Melby MR svarer - JA - til deltagelse i de Torups svar på samarbejde Torup MR svarer - Nej - til deltagelse i de Ølsteds svar på Samarbejde Ølsted MR svarer - JA - KUN til Personalekonsulent. 16 Statistik - Præsentation af provstiprofil for menighedsrådene Sag: Statistik (948) På formandsmødet d. 19-02-2015 blev besluttet at Kirkefondet kontaktes for præsentation/gennemgang af provstiprofilens materiale og anvendelse i menighedsrådenes arbejde, hvorefter der udsendes invitation til menighedsrådene. Kirkefondet kontaktes med henblik på møde med menighedsrådene. På menighedsrådenes opfordring er mulighed for levering af komplette mapper med Kirkefondets materiale undersøgt. Mapperne kan bestilles hos Kirkefondet på, sf@kirkefondet.dk, pris pr. stk. er kr. 500,- inkl. moms. Udgiften er kirkekassens. Referat,10-03-2015 Side: 7
Kirkefondet vil gerne kunne lave en samlet produktionen. D. 01-04-2015 er derfor sat som umiddelbar tidsgrænse for menighedsrådenes bestilling. Menighedsrådene er informeret i mail af 27-02- 2015 udsendt med referatet fra formandsmødet. (ingen bilag) SV: Kirkestatestik - Kan flere eksemplarer af provstiprofil-mappen bestilles. 17 Kirkegårdenes fælles ERFA møde - Opfølgning til PU (Sag: 906) Behandlet. D. 25-02-2015 blev afholdt fælles GIAS og ERFA-møde for kirkegårdene i provstiet. Problemstilling forelægges PU: Det er generelt svært for gravstedsejere at acceptere at "Fornyelse" af gravsteder har en meget højere årspris end "Erhvervelse" og "Forlængelse. (ingen bilag) Referat,10-03-2015 Side: 8
Orientering 18 Budget 2016 - Stiftsbidrag for 2016 Sag: Budget 2016 (1004) Taget til efterretning. Stiftsbidraget for 2016 Helsingør stift har i brev af 13-02-2015 udmeldt stiftsbidraget for 2016: Halsnæs kommune kr. 87.536,44 Gribskov kommune kr. 138.110,01 19 Blistrup MR - Delopgørelse fra bygningssagkyndige Sag: Blistrup Kirke - kirkeistandsættelse (774) - Blistrup Sogn Taget til efterretning. fak 282 JGN_ Blistrup bygherrerådgivning jan Bygningssagkyndiges fakt. for januar 2015 ifm. bygherrerådgivning til Blistrup MR iflg. PUs beslutning 11-03-2014. Faktura godkendt af PU-formand. 20 Villingerød MR - Delopgørelse fra bygningssagkyndige Sag: Villingerød MR - Projekt for nybygning af menighedshus (703) - Villingerød Sogn Taget til efterretning. fak 281 JGN_Bygherrerådgivning Vill menighedshus jan Bygningssagkyndiges fakt. for januar 2015 ifm. syn og skøn iflg. PUs beslutning 06-05-2014. Faktura godkendt af PU-formand. Mødet sluttede kl.: 22.00 Referat,10-03-2015 Side: 9
Underskrifter vedr. møde d. 10-03-2015 Birgit Jakobsen Hasselager Bent Peetz Birgit Jakobsen Hasselager Birgit Sommer Ejvind Hartmund Else Rosenlund Korsholm Peter Søndergaard Poul Erik Kandrup Referat,10-03-2015 Side: 10