Bestyrelsesmøde, tirsdag den 19. februar 2013, på kontoret, Kallemosen 16, Aabenraa: Mødt var fra bestyrelsen: Egon Soll, formand Leif Poulsen Birthe Hansen Karin van Overeem Nicki Hagesen Kurt Johannsen Lise Poulsen ES LP BH KVO NH KJ LPO Ikke til stede med afbud: Steen Valentin Svend Jensen SV SJ Fra administrationen deltog Hans H. Appel (ref.) HHA Dagsorden for mødet var: Pkt. 1: Godkendelse af forhandlingsprotokol Pkt. 2: Fremlæggelse af revisionsprotokol Pkt. 3: Orientering om dagligdag v/formand, administration og udvalg Pkt. 4: Selskabssager til beslutning: Pkt. 5: Eventuelt a. Boligselskabets regnskab 2012, budgetforslag 2014 b. Udbetaling af bestyrelseshonorar 2013 c. Nybyggeri afd. 43, 10 boliger finansiering af vejanlæg d. Nybyggeri afd. 43, 10 boliger finansiering af byggeri e. Fællesmøde med bestyrelser i Padborg Boligforening og Dalbo den 24. april. f. Forslag om ekstraordinær nedsættelse af husleje i visse boliger g. Forslag om ophør med administrativ betjening, Kallemosen 58 h. Annoncerings-politik, drøftes og besluttes i. Placering af likviditet Formand Egon Soll bød velkommen til mødet. Herefter fortsattes med behandling af dagsorden. Pkt. 1: Godkendelse af forhandlingsprotokol: 139
Der forelå referat til godkendelse fra bestyrelsens møde den 20. november 2012. Referat er underskrevet af den tilstedeværende bestyrelse. Pkt. 2: Fremlæggelse af revisionsprotokol: Der forelå ikke tilføjelser. Pkt. 3: Orientering om dagligdag v/formand, administration og udvalg: ES orienterede om: Genopstiller ikke som formand. HHA orienterede om: Afkast PM Pulje 3,17% pr. 31. december. I januar 2013 gav det så dog et minus på 0,5%. Kursus afholdelse Dalbo. Investering i pyloner til afdelinger er stoppet, indtil der er afklaring om markering, og profilering. Der er afholdt erfa-møde med deltagelse af administrative medarbejdere i udlejningsfunktionen fra flere organisationer. Udgangspunkt var afholdelse af kursus i EG Bolig. I den forbindelse er oprettet en erfa-gruppe, som fremover afholder møder med regelmæssige mellemrum ca. en gang i kvartalet. Dalbo har underskrevet tinglysningsfuldmagt vedr. ejerforening Brunbjergparken med henblik på tinglysning af tidligere godkendte vedtægter. Der er indsendt skema B på 10 boliger i Bovrup efter gennemførelse af sparerunde. Repræsentantskabsmøde forslås den 28. maj kl. 18 Stubbæk Forsamlingshus Udvalg orienterede om: BH: Nyt Fra udkom til tiden denne gang. Ønsker ikke genvalg til redaktionsudvalget. 140
LP: Der er kommet søgefunktion på hjemmesiden. Dato for sidste opdatering vises på hjemmesiden. Der arbejdes med mulighed for opskrivning på venteliste via hjemmesiden. Der arbejdes med ansøgning om bolig via hjemmesiden. På næste møde i målsætningsudvalget gennemgås hjemmesiden. Mål på 100 besøgende pr. dag er overgået i januar og februar. Alt er klar til messedeltagelse i weekenden i Kruså. Der er gennemført kursus for potentielle dirigenter. Afd. 21 opfordres til at overveje tilladelse til husdyr ved indflytning. Padborg Abf. ønsker, at bestyrelsen udpeger medlemmer til redaktionsudvalg tilrettes i reglement. Der afholdes ikke fælles formandsmøde, men afd.bestyrelser informeres om mulighed for møde med administrationen. Orientering m.v. er taget til efterretning. Pkt. 4: Selskabssager til beslutning: a) Boligselskabets regnskab 2012, budgetforslag 2014 Det foreløbige og ikke reviderede regnskab var udsendt før mødet, og det blev gennemgået. Resultat i boligselskabet var et overskud på ca. 250 tkr. Renter til afdelinger var beregnet med 2,35%, hvilket var lidt mere end budgetteret. Afdelingernes regnskaber var gennemgående positive, men i afd. 5, 26, 40 og 42 var der registreret væsentlige underskud, bl.a. kunne henføres til tab på fraflyttere. Det blev foreslået, at der ydes tilskud fra dispositionsfonden til disse afdelinger, hvis afviklingen af underskuddet medfører en større huslejestigning end den normale prisudvikling. Vedr. budget forslag for 2014 blev forudsætninger gennemgået. Administrationsbidrag opkræves med uændret fast bidrag pr. afdeling på kr. 20.500. Hertil kommer et variabelt bidrag pr. lejemålsenhed på kr. 3.858, som i 2013 blev opkrævet med kr. 3.980. Det foreløbige regnskab er godkendt, herunder forslag om tilskud til afdelinger. Budgetforslag er godkendt. 141
b) Udbetaling af bestyrelseshonorar 2013 Der var medsendt notat til punktet. c) Nybyggeri afd. 43, 10 boliger finansiering af vejanlæg Der var medsendt notat til punktet. d) Nybyggeri afd. 43, 10 boliger finansiering af byggeri Der var medsendt notat til punktet. e) Fællesmøde med bestyrelser i Padborg Boligforening og Dalbo den 24. april Jf. Dalbo s mødeplan ønskes fælles bestyrelsesmøde med organisationer. Godkendt - f) Forslag om ekstraordinær nedsættelse af husleje i visse boliger Der var medsendt notat. Der var dialog herom: ES: det er ok i boliger med skråvægge, men tag afdelingsbestyrelser med i proces. Husleje kan nedsættes over 2 år som anført i notat, i boliger med skråvægge 142
g) Forslag om ophør med administrativ betjening, Kallemosen 58 NH deltog ikke i behandling af punktet pga inhabilitet. Der var udsendt notat herom med dagsorden, men idet der ikke forelå en tilbagemelding fra afdelingsbestyrelsen blev det foreslået, at bestyrelsen principielt godkender ophør af betjening, men at problemet drøftes med afdelingsbestyrelsen for endelig afklaring. Hvis der ikke kan opnås enighed sker endelig beslutning i næste bestyrelsesmøde. Godkendt med foreslået ændring. h) Annoncerings-politik, drøftes og besluttes. Der var udsendt notat herom. i) Placering af likviditet Der var udsendt notat herom. Pkt. 5 Eventuelt: KJ: fremførte forskellige principielle problemstillinger i afdeling, som HHA kigger nærmere på, og giver tilbagemelding på. LP: SE er en seriøs leverandør af fibernet. BH: afd. 5 ændrer evt. aftale med SE til foreningsaftale. Næste ordinære bestyrelsesmøde er tirsdag, den 21. maj 2013 på Kallemosen 16. 143
Mødet sluttede kl. 21:00. Egon Soll Leif Poulsen Birthe Hansen Karin van Overeem (Steen Valentin) (Svend Jensen) Nicki Hagesen Kurt Johannsen Lise Poulsen 144