PERSONALEHÅNDBOG. Boligforeningen Ringgården

PERSONALEHÅNDBOG Boligforeningen Ringgården

Indhold # 1 OVERORDNEDE FORHOLD 1.1. Ringgårdens vision side 4 1.2 Ringgårdens historie og facts side 5 1.3 Beboerdemokratiet side 5 1.4 Vedtægter side 5 # 2 PRAKTISKE FORHOLD PÅ ARBEJDSPLADSEN 2.1 Ansættelsespolitik side 6 2.2 Medarbejderudviklingssamtale (MUS) side 6 2.3 Funktionsbeskrivelser side 7 2.4 Tab af arbejdsevne side 7 2.5 Opsigelse side 8 2.6 Løn side 8 2.7 Kontonummer side 8 2.8 Timesedler side 8 2.9 Tavshedspligt side 8 2.10 Straffeattest side 8 2.11 Kørekort side 8 2.12 Adfærdsregler side 8 # 3 MEDARBEJDERFORHOLD 3.1 Arbejdstid Administrationen side 9 3.2 Arbejdstid Ejendomsfunktionærer side 9 3.3 Telefon- og ekspeditionstider side 9 3.4 Sygdom side 9 3.5 Sygesamtale og mulighedserklæring side 9 3.6 Arbejdsskader side 10 3.7 Overarbejde side 10 3.8 Telefon side 10 3.9 Frihed med løn side 10 3.10 Ferie og fri side 10 3.11 Jubilæer side 10 3.12 Omsorgsdage side 10 3.13 Børn og unge på arbejdspladsen side 11 3.14 ID-kort side 11 3.15 Opslag ledige stillinger side 11 3.16 Faglig klub side 11

# 4 IT-POLITIK PÅ ARBEJDSPLADSEN 4.1 E-mails side 12 4.2 Anvendelse af internettet side 12 4.3 Lovlige programmer side 12 # 5 SAMARBEJDE OG KOMMUNIKATION 5.1 Trivselsguider side 13 5.2 Samarbejds- og mobbepolitik side 13 5.3 Kommunikation side 15 # 6 SUNDHEDSPOLITIK 6.1 Livsstil (tilbud og politkker) side 17 6.2 Arbejdsmiljø (psykisk arbedjsmiljø og sikkerhed) side 18 6.3 Socialt ansvar (sundhedsforsikring og seniorpolitik) side 18 # 7 PERSONALEGODER 7.1 Arbejdstøj Ejendomsfunktionærer side 20 7.2 Arbejdstøj Administrativt personale side 20 7.3 Gaveregulativ side 20 7.4 Pensionsordning side 20 7.5 Sundhedssikring side 20 7.6 Personaleindkøb side 20 7.7 Lønudbetaling side 20 7.8 Diæter side 20 7.9 Kaffe/te side 20 # 8 UDVIKLING UDDANNELSE side 21

# 1 OVERORDNEDE FORHOLD 1.1 RINGGÅRDENS VISION Det er Ringgårdens ambition at være kendt for at: bygge boliger til alle med plads til individet tænke, bygge og skabe rammer for at leve grønt være en attraktiv organisation med fælles værdier Ringgården er en boligforening, der henvender sig bredt til forskellige samfundsgrupper fra direktøren på efterløn til den enlige, arbejdsløse forælder. Ringgården er kendt som en visionær boligforening, der eksperimenterer med bæredygtighed i forhold til arkitektur og boformer. Samtidig fremstår Ringgården som en åben og solidarisk forening, der arbejder aktivt for fællesskab og godt naboskab. Ringgården er desuden en attraktiv arbejdsplads for alle medarbejdere. Via en fleksibel organisationsstruktur og en åben og anerkendende kommunikationsform formår Ringgården at arbejde på tværs og skabe holdbare og visionære løsninger og meningsfulde arbejdsopgaver til alle medarbejdere. Dette fremgår af Ringgårdens Vision, Strategi og Handleplan, som blev godkendt af repræsentantskabet i 2009. Konkrete projekter For at virkeliggøre visionen er det nødvendigt, at der sker udvikling og forbedringer på en række områder. Af denne grund sættes løbende gang i nye projekter inden for de forskellige indsatsområder. Flere af disse projekter er nu en integreret del af en. I 2013-14 arbejdes med følgende projekter: Gennemførelse af trivselsmålinger blandt medarbejderne i Ringgården hvert andet år (de år der ikke gennemføres APV). Den første trivselsmåling fandt sted i 2010 og en udløber af denne er uddannelse af trivselsguider, såvel som en samarbejds- og mobbepolitik, som er indarbejdet i denne version af personalehåndbogen se s. 13. Ultimo 2013 gennemføres en trivselsundersøgelse. Analyse og vurdering af mulighederne for en ændret arbejdsfordeling/organisering i administrationen med baggrund i at sikre en optimal udnyttelse af ressourcerne pågår kontinuerligt. Dog forventes et skærpet fokus, da flere medarbejdere inden for relativt få år går på pension. Undersøgelse af fordele og ulemper ved etablering af centrale servicecentre for ejendomsdrift. Der er vedtaget en miljøpolitik for Ringgården og der arbejdes nu videre med konkrete handlingsplaner og et grønt idékatalog til alle beboere. Der arbejdes med at lave en tjekliste/procedure for brugerinddragelse i forbindelse med renoveringsprojekter og nybyggerier. Tjeklisten skal sikre at medarbejdere, der har en viden som kan være projektet til gavn (ex varmemestre, inspektører), bliver inddraget på rette tid i processen, ligesom det skal sikre en hensigtsmæssig inddragelse af beboerdemokratiet i løbet af processen. Herudover skal tjeklisten sikre et samspil mellem fysiske og boligsociale helhedsplaner. Udarbejdelsen af en overordnet kommunikationspolitik som tager afsæt i Ringgårdens vision. Den overordnede strategi danner det fælles udgangspunkt for kommunikationshandlingsplaner for mere specifikke områder: Kommunikationspolitik for hovedbestyrelsen Strategi for ny website er under udarbejdelse i forbindelse med den nye internetløsning med hjemmeside og ekstranet. Handlingsplan for den daglige kommunikation med henblik på at få færre utilfredse kunder i butikken 4

i håndteringen af beboerne, varsling af beboere i forbindelse med arbejder i deres boliger mm. 1.2 RINGGÅRDENS HISTORIE OG FACTS Boligforeningen Ringgården blev stiftet i 1938 og er den næstældste boligforening i Århus. Ringgården er en almen boligorganisation organiseret i Boligselskabernes Landsforening. De første boliger blev opført på Ringgaden, så navnet Ringgården lå lige for. Siden da er det gået slag i slag, og i dag omfatter Ringgården 45 afdelinger med 3.702 boliger, der består af familie-, ældre- og ungdomsboliger samt erhvervslejemål. Boligerne spænder fra etagebyggeri over tætlavt byggeri og punkthuse til fritliggende huse. Geografisk dækker Ringgården et område, der går fra Holme i syd over Hasle i vest til Trige og Hjortshøj i nord og de nye havnearealer mod øst. Omkring 80 medarbejdere, ansat i administrationen eller som ejendomsfunktionærer, administrerer og passer boligerne. 1.3 BEBOERDEMOKRATIET Beboerdemokratiet er en af grundpillerne i Ringgården. Centralt placeret i dette er afdelingsbestyrelsen, der vælges af og blandt beboerne i en boligafdeling. Det er afdelingsbestyrelsens opgave at føre tilsyn med afdelingens økonomi og vedligeholdelse og at bidrage til et godt bomiljø i afdelingen. Repræsentantskabet Afdelingernes beboere vælger repræsentanter til Ringgårdens øverste myndighed, Repræsentantskabet. er der afdelingsledere i Teknik, Økonomi, Udlejning og Kommunikation. I Ringgården er der en række forskellige udvalg: Forretningsudvalget behandler hastesager af politisk karakter, som ikke kan vente på en bestyrelsesbehandling. Byggeudvalget fører overordnet politisk tilsyn med foreningens ejendomme samt større renoveringssager i samarbejde med den tekniske chef. Arbejdsmiljøudvalget er et lovgivningsmæssigt bestemt udvalg, som arbejder med den arbejds- og sikkerhedsmæssige del af Ringgårdens virksomhed. Virksomhedsnævnet er et lovgivningsbestemt organ, som arbejder med de overordnede samarbejds- og personalemæssige forhold i Ringgården. Hovedbestyrelsens arrangementsudvalg har ansvaret for afholdelse af alle store fællesarrangementer i Ringgården. Uddannelsesudvalget står for afholdelse af kurser for afdelingsbestyrelserne ca. 2 gange årligt, herunder weekendkonferencen for afdelingsbestyrelser og medarbejdere hvert andet år. Redaktionsudvalget står for udgivelsen af beboerbladet Ringgården Update. Saludvalget er ansvarlig for udlejning og modernisering af Salen. Herudover nedsættes ad hoc udvalg. 1.4 RINGGÅRDENS VEDTÆGTER Kan du finde på http://www.bf-ringgaarden.dk under Om os under punktet Regler og Vedtægter. Hovedbestyrelsen Ud af sin midte vælger Repræsentantskabet boligforeningens hovedbestyrelse, der er boligforeningens ledelse. Hovedbestyrelsen tæller syv medlemmer: en formand, et medlem valgt af medarbejderne og fem øvrige medlemmer. Direktøren er Ringgårdens daglige leder. Herudover 5

# 2 PRAKTISKE FORHOLD PÅ ARBEJDSPLADSEN 2.1 ANSÆTTELSESPOLITIK For hurtigt at finde sig til rette på arbejdspladsen og komme godt i gang med sit job, må man kende regler og rettigheder, når man ansættes. Ansættelseskontrakten hjælper til denne afklaring. Men også overenskomsten, som bliver udleveret ved ansættelsen, er et vigtigt redskab. For medarbejderne i administrationen er der udarbejdet en procedure, som blandt andet omfatter mentorordning og en tre måneders samtale med nærmeste leder og den personaleansvarlige. For ejendomsfunktionærernes vedkommende er der udarbejdet en tilsvarende procedure, som betyder at den nyansatte inden for de første tre måneder får besøg af tillidsmand og den ansvarlige inspektør. Tre måneders samtalen sker med inspektør og teknisk chef. Ved ansættelse af udefrakommende ejendomsfunktionærer får ejendomsfunktionærernes tillidsmand tilbud om at deltage i ansættelsessamtale og ved kontraktunderskrivning. For at skabe respekt og forståelse for samarbejdets betydning på tværs i organisationen, skal det tilstræbes, at ledende medarbejdere (inspektører og teknisk chef) har indblik i medarbejdernes dagligdag, at der er ressourcer til, at de kan komme rundt på arbejdsstederne og lytte, igangsætte, vedligeholde osv. Senest ved tre måneders samtalerne bliver man orienteret om muligheder for videreuddannelse og om den årlige medarbejderudviklingssamtale (MUS), som alle medarbejdere har med deres nærmeste leder. 2.2 MEDARBEJDERUDVIKLINGS- SAMTALE (MUS) formål og gode råd MUS-samtalen er dit bedste redskab til at påvirke dit arbejde. Du har MUS-samtale med nærmeste afdelingsleder/inspektør én gang årligt. Det er Ringgårdens intention, at samtalen skal være til nytte for den enkelte medarbejders trivsel og udvikling i jobbet og dermed skabe bedre forudsætning for at udføre ens job, så det bliver til alle parters tilfredsstillelse Målet er, at samtalen bidrager til en gensidig forståelse og udvikling. Derfor er det vigtigt at både ledelse og medarbejdere er godt forberedte. Dialogen om den enkelte medarbejders indsats, fremtidige opgaver, uddannelsesbehov m.v. danner baggrund for de konklusioner og aftaler, der træffes ved samtalen Lad samtalen tage den nødvendige tid Nedskriv ved samtalens afslutning sammen de konklusioner og aftaler der træffes, konkretiser hvem der har ansvar og aftal opfølgningsterminer. Respekter hinandens synspunkter, lyt aktivt og modtag meninger begge veje, så de kan anvendes til gensidig udvikling Vær ærlig og åben over for kritik 2.3 FUNKTIONSBESKRIVELSER Ringgårdens medarbejdere kan opdeles i tre grupper: Ejendomsfunktionærerne og projektmedarbejdere (Trigeparken), som begge har kontorer i de enkelte boligafdelinger, og administrationspersonalet som primært arbejder i administrationen. Ejendoms- 6

funktionærerne kan endvidere opdeles i to grupper: Varmemestre og ejendomsserviceteknikere. For alle tre grupper er den overordnede målsætning at yde en god og effektiv service over for beboere og beboervalgte. Varmemesteren har, foruden sin deltagelse i de daglige arbejdsopgaver, almindeligvis ansvaret for ejendommens forsyninger (varme, vand, el m.m.) samt den ordinære drift, der også typisk indeholder tilsynsfunktioner. Varmemesteren er den daglige leder i afdelingen og ansvarlig i forhold til andre ejendomsfunktionærer. Ejendomsserviceteknikere arbejder primært med mere konkrete vedligeholdelsesmæssige og serviceorienterede opgaver. Ejendomsfunktionærernes jobfunktioner Tilsyn med forsyningsinstallationer og tekniske anlæg, herunder evt. også kendskab til elektronisk anlæg Medvirke til den langsigtede vedligeholdelses planlægning Bygningsmæssige vedligeholdelsesopgaver Beboerservice Ren- og vedligeholdelse af ejendommens ind- og udvendige arealer Rekvirering og kontrol af håndværkere og andre leverandører, herunder overvåge kvaliteten af udført arbejde, indkøbte maskiner m.m. Indflytningssyn og udfærdigelse af indflytningsrapporter Medvirke til glatførebekæmpelse Plus en række rutinemæssige arbejdsopgaver i den daglige drift Projektmedarbejdernes jobfunktioner Overordnet beskrevet er det aktivitetsmedarbejdernes opgave at igangsætte, vedligeholde, videreudvikle samt være overordnede tovholdere på alle aktiviteter/projekter samt det boligsociale arbejde. Følgende funktioner/arbejdsopgaver varetages af aktivitetsmedarbejderne opstillet i vilkårlig rækkefølge: Sikre koordinering og samarbejde med interne og eksterne samarbejdspartnere Have det overordnede ansvar for helhedsplanen Udføre opsøgende arbejde i forhold til udsatte grupper Sekretariatsopgaver Indsamle og videreformidle viden til gavn for alle projekter og til nytte for alle samarbejdspartnere Fundraise midler til aktiviteter og projekter Være med at løse konflikter i lokalområdet Foretage budgetstyring af alle aktiviteter/ projekter Indgå i interne og eksterne netværk Formidle og skabe positiv opmærksomhed omkring aktiviteter/projekter Deltage i udvalgs- og beboermøder Administrationens jobfunktioner Overordnet betragtet er det administrationens opgave at administrere Boligforeningen Ringgården efter den gældende lovgivning og ud fra de overordnede retningslinjer som Ringgårdens hovedbestyrelse opstiller. Følgende funktioner varetages i administrationen opstillet i vilkårlig rækkefølge: Personaleadministration Administration af det beboerdemokratiske system Samarbejde med eksterne samarbejdspartnere Kontrol med og styring af nybyggerier og renoveringer Tilsyn med den bygningsmæssige tilstand af foreningens boliger Rekvirering af og kontrol med vedligeholdelsesarbejder i afdelingerne Syn af boliger ved fraflytning Udlejning af boliger og erhvervslejemål Udarbejdelse af budgetter og regnskaber Betalinger af kreditorer Kontrol med og vedligeholdelse af debitorer Økonomistyring og pleje af foreningens økonomi 7

Intern og ekstern kommunikation Udvikling og vedligeholdelse af organisationen Alle former for beboerservice 2.4 TAB AF ARBEJDSEVNE Ved fysisk eller psykisk tab af arbejdsevne tager ledelsen positiv stilling til, hvilke muligheder der er for at placere medarbejderen i andre arbejdsopgaver under hensyntagen til medarbejderens alder, ansættelsesperiode m.m. Samtidig er man som medarbejder også forpligtet til at melde ud om sygdom og nedsat arbejdsevne. I tilfælde hvor en kollega har lidt tab af arbejdsevne, forventes der fra medarbejderside en vis fleksibilitet i forhold til at varetage nye/andre arbejdsopgaver i en kortere periode. 2.5 OPSIGELSE Alle afskedigelser, bortset fra øjeblikkelige bortvisninger, bliver først effektueret efter samtaler mellem ledelsen og den berørte medarbejder (evt. med tillidsrepræsentanten tilstede). Her søges det klarlagt, hvilke forhold der har haft indflydelse på den forestående afskedigelse. Alle afskedigelser, bortset fra øjeblikkelige bortvisninger, skal godkendes af hovedbestyrelsen. Der henvises i øvrigt til den gældende overenskomst for den enkelte faggruppe. Når en medarbejder er sagt op, orienteres det øvrige personale ved samling, på Intranettet eller pr. brev. Forhold og regler for selv at sige op følger overenskomsten for den enkelte faggruppe. 2.6 LØN Lønnen følger overenskomsten for den enkelte faggruppe. Nogle faggrupper er ansat med kontrakt om individuelle lønforhandlinger. 2.7 KONTONUMMER Registreringsnummer og kontonummer afleveres til økonomiafdelingen. Husk at meddele hvis du får nyt kontonummer. 2.8 TIMESEDLER Faste afløsere og ferieafløsere, der udfylder timesedler, skal sørge for at få disse godkendt af inspektøren. Herefter skal de afleveres i økonomiafdelingen senest den 15. i måneden, hvis timerne skal med i den næste lønudbetaling. 2.9 TAVSHEDSPLIGT Ved ansættelsen forpligter du dig til på tro og love at iagttage tavshed med hensyn til Boligforeningen Ringgårdens og lejernes forhold, som der gennem stillingen opnås kendskab til, og hvis hemmeligholdelse ifølge sagens natur er påkrævet. Tavshedspligten ophører ikke ved ansættelsesforholdets ophør. 2.10 STRAFFE- og børneattest Ren straffeattest forevises ved ansættelse. Folketinget har foretaget en stramning af loven om børneattester, der skal følge personer, som arbejder på legepladser, klublokaler mm. Det betyder, at der ved nyansættelser af ejendomsfunktionærer og boligsociale medarbejdere, skal indhentes en børneattest. 2.11 KØREKORT Ejendomsfunktionærer: Der kræves minimum traktorkørekort. 2.12 ADFÆRDSREGLER Når der opstår konflikter eller problemer på arbejdspladsen har ledelsen pligt til at tage initiativ til konfliktløsning. Alle medarbejdere har ret og pligt til at gribe ind, hvis mobning finder sted, eller hvor konflikter går over grænsen for acceptabel adfærd. 8

# 3 MEDARBEJDERFORHOLD 3.1 ARBEJDSTID ADMINISTRATIONEN Normal arbejdstid inkl. en daglig, betalt frokostpause på ½ time er 37 timer. De er fordelt som følger: Mandag kl. 08.00-15.30 Tirsdag kl. 08.00-16.00 Onsdag kl. 08.00-15.30 Torsdag kl. 08.00-17.00 Fredag kl. 08.00-12.30 I Ringgårdens administration har vi flex- og fixtid: Flextid Der kan frit flexes inden for følgende tidsrum: Man-ons kl. 07.00-09.00 og kl. 15.00-17.00 Torsdag kl. 07.00-09.00 og kl. 17.00-19.00 Fredag kl. 07.00-09.00 og kl. 12.00-14.00 Fixtid Obligatorisk arbejdstid, fastsættes til perioderne: Man-ons kl. 09.00-15.00 Torsdag kl. 09.00-17.00 Fredag kl. 09.00-12.00 Se regler for flex- og fix tid på intranettet xxxxxxx 3.2 ARBEJDSTID EJENDOMSFUNKTIONÆRER Normal arbejdstid* på 37 timer, ekskl. frokostpause, er fordelt som følger: Mandag 7.00-15.30 Tirsdag 7.00-15.00 Onsdag 7.00-15.00 Torsdag 7.00-14.30 Fredag 7.00-14.30 *Der er afvigelse i forhold til den officielle arbejdstid i enkelte afdelinger, bl.a. p.g.a. affaldshåndtering. 3.3 TELEFON- OG EKSPEDITIONSTIDER Administrationens kontortid: Man-ons: kl. 10.00-12.00 og kl. 12.30-15.00 Torsdag: kl. 10.00-12.00 og kl. 12.30-17.00 Fredag: kl. 10.00-12.00 Administrationens telefontid: Man-ons: kl. 09.00-15.00 Torsdag: kl. 10.00-17.00 Fredag: kl. 09.00-12.00 3.4 SYGDOM Du skal sygemelde dig pr. telefon inden kl. 8.00 til Teknisk Afdelings sekretær, der har ansvaret for sygemeldinger, eller nærmeste leder. Vær opmærksom på at sygemeldingen ikke må ske pr. sms og mail. For ejendomsfunktionærerne gælder det, at de ud over at sygemelde sig i Teknisk Afdeling også skal orientere deres arbejdssted om fraværet. 3.5 SYGESAMTALE OG MULIGHEDSERKLÆRING Den overordnede intention i den nye lovgivning omkring sygefravær er at reducere sygefraværet, specielt længerevarende fravær. Udgangspunktet er en tidlig indsats med henblik på, at få medarbejderen hurtigst muligt tilbage på arbejde til gavn for den ansatte og arbejdspladsen. Den velkendte lægeerklæring Lægeerklæring om uarbejdsdygtighed er afskaffet (delvist) og erstattet med en mulighedserklæring. 9

Sygesamtale Efter en uges sygdom, kan afdelingsleder tage kontakt til den syge medarbejder en form for bekymringssamtale. Afdelingsleder/inspektør indkalder til sygeopfølgningssamtale, når medarbejderen har været syg i 3 uger. Samtalen skal afholdes inden 4 uger fra første sygedag. Under samtalen udfyldes del 1 af mulighedserklæringen. Medarbejderen skal derefter kontakte egen læge, som udfylder anden del af mulighedserklæringen, som skal returneres til Ringgården. I stedet for Lægeerklæring om uarbejdsdygtighed kan man som arbejdsgiver bede lægen udarbejde en attest om varighed af sygdommen m.m. Hvis Boligforeningen skønner, der er brug for en sådan, dækker vi udgiften til denne. 3.6 ARBEJDSSKADER Arbejdsskader meldes til Arbejdstilsynet i samarbejde med sikkerhedsrepræsentanten, teknisk chef og teknisk sekretær. 3.7 OVERARBEJDE Ejendomsfunktionærerne sender en mail med antal overarbejdstimer til teknisk afdeling: tek@bf-ringgaarden.dk. Medarbejdere i administrationen aftaler ekstra lønudbetaling eller afspadsering med nærmeste leder. 3.8 TELEFON Mobiltelefonen er et arbejdsredskab, der skal anvendes i arbejdstiden. Det vil sige, at alle, der er udstyret med en mobiltelefon, skal have den på sig og have den tændt, således at inspektør og/eller varmemester kan komme i kontakt med medarbejderen. Ejendomsfunktionær: I de afdelinger, hvor der ydes telefontilskud, udbetales der 331 kr. pr. kvartal i 2013. Beløbet reguleres årligt efter prisindekset. Alle arbejdsmobiler har fri tale og fri data. SMS og MMS afregnes pr. styk og bedes derfor anvendt med omtanke. De ejendomsfunktionærer, der ikke bruger mobilen som vagtnummer, vælger selv om de vil slukke mobilen eller efterlade den på arbejdspladsen. 3.9 FRIHED MED LØN Man har frihed med løn til følgende: frihed til pasning af sygt, hjemmeboende barn under 15 år imødekommes i indtil to dage læge-/tandlægebesøg børns lægebesøg (indtil 14 år) egne runde fødselsdage (startende ved 50 år) eget bryllup og eget sølvbryllup ved begravelse i nærmeste familie ved begravelse blandt kolleger i Ringgården når man er bloddonor 3.10 FERIE & FRI Følger ferieloven. Afspadsering m.m. sker efter aftale med din nærmeste foresatte. Feriefridage afvikles som timer, ikke som dage. 3.11 JUBILÆER 10, 20, 25, 30, 35, 40, 45 og 50 års jubilæer bliver markeret. Se endvidere gaveregulativet på intranettet. 3.12 OMSORGSDAGE I forbindelse med omsorgsdage følger man gældende overenskomst. Omsorgsdagen skal godkendes af nærmeste foresatte. Medarbejderne skal varsle omsorgsdage tidligst muligt og så vidt muligt tage hensyn til forholdene på arbejdspladsen. Omsorgsdagene kan aftales afviklet som halve dage. 10

Alle medarbejdere har ret til fravær fra arbejdet med sædvanlig løn i 2 dage pr. kalenderår pr. barn til og med det kalenderår, hvor barnet fylder 7 år med henblik på omsorg for barnet. Omsorgsdage der ikke er afholdt, bortfalder ved årsskiftet. Klubben har en bestyrelse, der består af tre personer: En formand, som også er tillidsrepræsentant, en kasserer og en sekretær. Denne bestyrelse tager sig af forhandlinger med Ringgården, når det drejer sig om lokalaftaler og andet fagligt arbejde. 3.13 BØRN OG UNGE PÅ ARBEJDSPLADSEN Alle i boligforeningen der er varigt, midlertidigt eller forbigående ansat er omfattet af den lovpligtige arbejdsskadeforsikring i tilfælde af uheld eller ulykke. Der gøres opmærksom på, at børn eller unge mennesker ikke er omfattet af denne forsikring, når de er i boligforeningen (afdelingerne + kontor). Af samme grund henstilles til at børn kun i begrænset omfang er på besøg på arbejdspladsen, og at det altid sker efter aftale med nærmeste leder. For skolepraktikanter gælder det, at skolen skal tegne en forsikring for praktikanten. 3.14 ID-KORT Alle medarbejdere har et id-kort, som de kan fremvise til beboerne som dokumentation for, at de arbejder i Ringgården. 3.15 OPSLAG LEDIGE STILLINGER Når der er en ledig eller nyoprettet stilling som ejendomsfunktionær i en afdeling, orienteres alle ejendomsfunktionærer ved at sende mail rundt til alle varmemesterkontorer og via nyhedssiden på Ringgårdens Intranet. Ved afslag om søgt stilling meddeles dette skriftligt. 3.16 FAGLIG KLUB Ejendomsfunktionærernes faglige klub er kun for medlemmer af ejendomsfunktionærernes fagforening. Klubben har to faste arrangementer om året: Den ordinære generalforsamling i marts og et orienteringsmøde i oktober. 11

# 4 IT-POLITIK PÅ ARBEJDSPLADSEN Nøgleordet i Boligforeningen Ringgårdens IT-politik er frihed under ansvar. 4.1 E-MAILS Ringgården accepterer anvendelse af e-post til private formål, så længe det ikke begrænser arbejdsindsats eller prioritering af arbejdstid. Afsendte/videresendte e-mails skal være lovlige og må ikke indeholde ærekrænkende og/eller injurierende udtalelser. Hvis der er mistanke om ovenstående, forbeholder Ringgården sig ret til at gennemgå en medarbejders e-post. Åbn eller videresend ikke filer, som du har mistanke til kunne indeholde virus eller, hvor du ikke kender afsender. Når du er på ferie, på kursus eller lignende, skal ikke-tilstede-assistenten slås til i Outlook, og du henviser til en kollega, som kan behandle eventuelle henvendelser, mens du er væk. 4.2. ANVENDELSE AF INTERNETTET Du skal være opmærksom på, at besøg på en hjemmeside registreres. I tilfælde af uacceptabel adfærd kan det komme på tale at kontrollere en medarbejders færden på nettet, men medarbejderen vil altid blive orienteret. Du må gerne downloade gratis programmer og filer til arbejdsmæssig brug, men før du downloader noget, skal du kontakte den systemansvarlige. Du må ikke tilmelde dig servicetilbud og sociale netværk på nettet med mindre det er fagligt relevant. 4.3. LOVLIGE PROGRAMMER Der skal være indgået licensaftale på anvendte programmer. Det betyder, at alle programmer skal være købt lovligt og i det antal, som de bliver installeret. 12

# 5 SAMARBEJDE OG KOMMUNIKATION I Ringgården har vi alle det samme mål. Vi vil skabe en god arbejdsplads Byens Bedste Boligforening. Derfor arbejder vi med hinanden i stedet for at arbejde mod hinanden. Det er svært at tale om samarbejde uden også at tale om kommunikation på arbejdspladsen. For at opnå en følelse af at alle medarbejdere arbejder imod det samme mål, må vi have kendskab til, hvad der foregår i de øvrige afdelinger og områder af boligforeningen. En smidig organisation skabes via forståelse, udnyttelse og opprioritering af kommunikationskanalerne på arbejdspladsen. Det er derfor afgørende, at vi har stor fokus på medarbejderne og interne relationer i virksomheden. 5.1 FOKUS PÅ TRIVSEL Et af indsatsområderne i Ringgårdens Vision, strategi og handleplan, var at sætte fokus på trivslen blandt medarbejderne i Ringgården. Trivselsmålinger Første skridt var trivselsmåling som viste at der var behov for at sætte fokus på samarbejde og trivsel. Som en udløber af undersøgelsen er der uddannet 10 trivselsguider. Trivselsmålinger gennemføres hvert andet år. Trivselsguider En trivselsguide er en medarbejder, der er uddannet til at have et særligt øje for trivslen på arbejdspladsen og deres rolle er: At yde hjælp til selvhjælp At arbejde forebyggende med det psykiske arbejdsmiljø, eksempelvis ved at igangsætte initiativer med fokus på trivsel. På Intranettet kan du se hvem af dine kolleger der er trivselsguider og du er altid velkommen til at kontakte en af dem, hvis du har brug for at vende nogle ting, få råd og vejledning. Samtalerne er altid 100% fortrolige. På intranettet kan du også finde en folder, som fortæller mere om, hvad du kan bruge trivselsguiderne til. Et af trivselsguidernes initiativer er den efterfølgende samarbejds- og moppepolitik. 5.2 SAMARBEJDS- OG MOBBEPOLITIK Vi bruger skibet som billede på vores samarbejde i Ringgården. Fra kaptajn og styrmand, til matros og dæksdreng påtager vi os alle et ansvar for at skibet kommer sikkert i havn og for at skabe et godt arbejdsmiljø om bord både af hensyn til besætningen og passagerne. Vi viser hinanden gensidig respekt ved at være åbne og engagerede i hinandens opgaver, uanset hvilken funktion vi har. Vi skaber gode arbejdsrammer ved at kursen kommunikeres klart og tydeligt og definition af arbejdsområder afstemmes i dialog. Vi opbygger et godt arbejdsfællesskab, hvor hjælpsomhed og fleksibilitet er nøgleord, ved at udvikle og bakke op om tværfaglige projekter og fælles arbejdsarrangementer. Vi fokuserer på det positive i dagligdagen om bord gennem en åben og anerkendende omgangstone og ved at fortælle de gode historier. Vi er alle ansvarlige for den gode kommunikation ved at dele viden på tværs og ved at sikre, at alle får relevante informationer både internt mellem besætningen og i forhold til passagererne. 13

A. Handleplan i tilfælde af dårligt samarbejde og mobning Tro altid på at dårligt samarbejde kan gøres bedre. Men, husk at acceptere at ikke alt er præcist, som du gerne vil have det. Vi skal have respekt for hinandens grænser og der skal være plads til at rumme hinandens forskellighed. Hvis du oplever dårligt samarbejde Hvis du oplever dårligt samarbejde, eller der er noget du undrer dig over, foreslås følgende for at få problemet frem, så det ikke vokser i det skjulte. Du kan finde ud af hvad det handler om ved at tale med den/dem det vedrører Du kan bede din nærmeste leder om et møde for at afklare/løse problemet Du kan vende situationen med en trivselsguide Aftal en plan for hvad der videre skal ske. Vis at du vil det gode samarbejde det skaber i sig selv en mere samarbejdsvillig stemning. Hold fast i planen og sig til hvis den ikke fungerer, men hav tålmodighed, for nogle gange kan det tage tid at finde en god løsning. B. Mobning Definition: Når en eller flere personer regelmæssigt og over længere tid udsætter en anden person for handlinger, som denne opfatter som sårende, krænkende eller nedværdigende. Godsindede drillerier mellem venner eller enkeltstående konflikter mellem ligeværdige parter er ikke mobning. Mobning tolereres ikke i Ringgården. Drilleri mellem voksne er almindeligt. Ofte er det ment for sjov og bliver opfattet som sådan, men der er en glidende overgang, så det der starter som drillerier kan ende med mobning. Ofte er der flere om at mobbe, og mobningen foregår jævnligt over en længere periode. Mobningen er en form for vold, hvor de stærke bruger deres magt overfor én som er svagere og som står alene. Mobning kan foregå mellem medarbejdere, ligesom medarbejdere kan mobbe en leder og omvendt. Mobbere kan også være det uden at være bevidste om, at de er mobbere. C. Sexchikane Sexchikane er et arbejdsretligt begreb, der ikke har en entydig definition. Sexchikane kan beskrives som seksuelle tilnærmelser uden samtykke, uønsket adfærd af seksuel karakter, mundtlige ytringer eller anden kønsbestemt adfærd, der krænker kvinder og mænds værdighed på arbejdspladsen. I Ringgården tolererer vi ikke sexchikane. Det er alene den krænkende, der er ansvarlig for chikanen. Det er vigtigt, at medarbejderen der føler sig krænket siger fra, og/eller søger hjælp hos en kollega, ledelsen eller en trivselsguide. Hvis ledelsen har mistanke om, at der foregår sexchikane, har den pligt til straks at gribe ind. Håndtering af mobning og sexchikane Alle har ansvar for at gribe ind, hvis der udspiller sig noget som ligner mobning/ chikane. Hvis du oplever at blive udsat for mobning/sexchikane. Prøv at sige fra. Gerne direkte til personen, ellers gå til en trivsels guide eller til nærmeste leder. Hvis en kollega udsættes for mobning/sexchikane. Grib ind i situationen. Gerne direkte til personen/ personerne, ellers gå til en trivselsguide eller nærmeste leder. Hvad sker der, når du henvender dig om mobning/ sexchikane. Til trivselsguider og ledere: tag altid en henvendelse alvorligt, men undersøg situationen nærmere, inden der drages hastige konklusioner. Behandl det fortroligt. 14

De forskellige trin til at håndtere mobning (der tages kun de nødvendige trin) 1. Hold 1-2 møder med personen 2. Hold et møde med modparten (evt. med en anden trivselsguide). 3. Arranger et mæglingsmøde mellem parterne, hvis det vurderes at kunne have en funktion. Evt. vurdere om der er behov for deltagelse af yderligere en trivselsguide. 4. Alternativt et mæglingsmøde med ekstern bistand. 5. Lav en tidsbegrænset handlingsplan for hvad der skal ske i samarbejde med de involverede med det formål at skabe forlig mellem de to parter. Midtvejs i forløbet vil der blive afholdt samtaler for at følge op på, om aftalerne overholdes og problemerne løses. Hvis ikke, vurderes om planen skal justeres, eller om den skal opgives og overgives til ledelse. 6. Sagen behandles i ledelsen, som har ansvaret for det videre handlingsforløb. 7. Forekomst af mobning på mere principielt plan tages op af Arbejdsmiljøudvalget for at vurdere om der skal sættes særligt fokus på arbejdsmiljøet. De fire trin til at håndtere sexchikane 1. Hold 1-2 møder med personen (trivselsguide eller nærmeste leder). 2. Herefter overdrages sagen til øverste ledelse. 3. Der afholdes endnu et møde med den krænkede, evt. med ekstern bistand 4. Den krænkende indkaldes til samtale med øverste ledelse, og såfremt adfærden ikke ophører straks, vil den krænkende medarbejder modtage en alvorlig påtale i ansættelsesforholdet, hvilket vil medføre afskedigelse, såfremt chikanen ikke ophører. Hvornår er der brug for ekstern hjælp? Når ledelsen ikke mener, de har kompetencen til at håndtere situationen. Når ledelsen selv har været involveret Når ofret for mobning har det meget dårligt, f. eks. er sygemeldt, lukker sig inde i sig selv osv. Evaluering Den udarbejdede handleplan evalueres i samråd med de involverede parter. I tilfælde af sager med mobning/chikane foretager Arbejdsmiljøudvalget en evaluering af TRIN-forløbet er der noget der skal ændres på. D. Forebyggelse af dårligt arbejdsmiljø, mobning og sexchikane Ved enhver APV (hvert 2. år) er der fokus på det psykiske arbejdsmiljø. I medarbejdertrivselsundersøgelser (hvert 2. år) er der fokus på trivsel, psykisk arbejdsmiljø, mobning, sexchikane. Vi er til stadighed rustet til at varetage konflikt og mobningssager i form af adgang til ekstern rådgivning (Arbejdsmiljø Centret). Vi har uddannet trivselsguider, der har et særligt øje på trivslen og det psykiske arbejdsmiljø. 5.3 KOMMUNIKATION Personalemøder Hver torsdag kl. 9.00 holder administrationen et informationsmøde, hvor direktøren og afdelingslederne orienterer om nyt fra deres afdeling/ansvarsområder. Alle medarbejdere opfordres til at fortælle nyt fra deres arbejdsområde på informationsmøderne. Viden om Ringgården Update For at skabe et bredt kendskab til, hvad Ringgården står for, udgiver foreningen beboerbladet Update, som udkommer fire gange årligt. Desuden rundsendes artikler og anden information om Ringgården pr mail, eller publiceres som nyheder på bf-ringgaarden.dk. Intranet Vi arbejder til stadighed på at gøre Intranettet til det væsentligste kommunikationsforum mellem afdelingsbestyrelser og hovedbestyrelsen samt alle medarbejdere i afdelingerne og i administrationen. Der sendes i dag ikke meget post ud i papirform, langt det meste er alene tilgængeligt på Intranettet. Intranettet er et vigtigt element i en løbende effekti- 15

visering af interne og eksterne forretningsgange og kommunikation. Derfor er det vigtigt, at medarbejdere i administrationen foregår med et godt eksempel og sikrer, at relevant information og viden bliver tilgængeligt på Intranettet. Outlook I administrationen er det med en fælles kalender i Outlook muligt at se, hvordan og hvornår vi kan finde hinanden. Alle medarbejdere skal så vidt muligt, via Outlook orientere om, hvonår de holder fri, er ude af huset mm. Dette har især betydning for receptionen, for at kunne yde vore brugere og kontakter den bedst mulige service. 16

# 6 SUNDHEDSPOLITIK Vi tilbringer hver dag mange timer på arbejdet, og arbejdsvilkårene har derfor stor indflydelse på vores mulighed for at vælge et sundt liv. Ikke kun medarbejderne selv, men også virksomheden har interesse i at medarbejderne er sunde og raske, og at de trives. Så bliver sygefraværet lavere, og medarbejderne yder en større indsats. Sundhed handler ikke blot om at spise sundt, lade være med at ryge, bevæge sig og ikke drikke for meget en række andre ting spiller også en stor rolle. Eksempelvis arbejdsmiljøets betydning for sundhed og trivsel, måden vi tackler sygefravær, måden vi agerer over for personer, som ikke kan klare fuldtidsjob osv. Sundhedsfremme fordeler sig på tre hovedområder: A. Livsstil: fx rygning, kost og motion B. Arbejdsmiljø: fx indretning, støj og psykisk arbejdsmiljø. C. Socialt ansvar: Fraværspolitik, integrationspolitik og seniorpolitik. I Ringgården har vi allerede flere politikker og indsatser der handler om sundhed: Ryge- og alkoholpolitik; seniorpolitik, sundhedsforsikring, mad- og frugtordning m.m. A. Livsstil Ryge- og alkoholpolitik er allerede en del af vores personalepolitik. Sund kost, frokost & frugt I administrationen er der mulighed for at tilmelde sig en frokostordning, som får tilskud af virksomheden. Herudover er der frugtordning ikke kun i administrationen, men også i en del af afdelingerne, hvor det er praktisk muligt. Herudover opfordres til, at vi hjælper hinanden til sunde spisevaner. Motion med socialt sigte I Ringgården sætter vi fokus på motion ved at støtte motion der har et socialt sigte. Hver år afsættes en pulje for at motivere til sundhedsfremmende aktiviteter, der også har et socialt sigte. (f.eks stafetløb, cykelløb m.v). Ansøgning sendes til FU (forretningsudvalget), som holder møde den første tirsdag i hver måned. Fitnessordning For at fremme sundheden tilbydes medarbejderne i Ringgården en fifty-fifty fitnessordning ved medlemsskab af fitnesscenter i minimum et halvt år. Formålet er at motivere til fysisk aktivitet for at forebygge gener som følge af stillesiddende arbejde og/ eller gentagne /dårlige arbejdsstillinger. Medarbejderne betaler 50% af udgiften til medlemskabet via lønnen. Massør Ringgården har en massageordning. To formiddage om måneden har medarbejderne mulighed for at booke massagetider. Formålet er dels at forebygge gener som følge af gentagne og/eller dårlige arbejdsstillinger, dels velvære. Husk, det er vigtigt at skelne mellem den forebyggende massage og egentlig behandling af skader. Hvis du først har pådraget dig skader, kan du fra egen læge få henvisning til behandling hos fysioterapeut/kiropraktor og lign. via din sundhedssikring jf. punkt 6C. Ringgården betaler 125 kr. og frihed til en halv times massage pr medarbejder i arbejdstiden pr. måned. Medarbejdernes egenbetaling er 125 kr. som trækkes via lønnen. Alkohol- og misbrugspolitik I Ringgården er der forbud mod indtagelse af alkohol inden for normal arbejdstid og på arbejdspladsen. 17

Efter godkendelse fra direktøren er der undtagelse ved receptioner, runde fødselsdage og lignende begivenheder. Ledelsen i Ringgården har ret og pligt til at gribe ind over for en medarbejder, når der er begrundet mistanke om alkoholmisbrug. Tilbud om behandling Hvis medarbejderen er positivt indstillet over for behandling, gives der efter aftale frihed til at gennemføre behandlingen, som Ringgården er villig til at betale. Hvis medarbejderen afviser behandling, eller hvis resultatet er negativt, er det Ringgårdens politik at afskedige medarbejderen. Andre former for misbrug, som er lovstridige, accepteres ikke på arbejdspladsen og vil medføre afskedigelse. Rygepolitik Ringgården har siden 15. august 2007 været en røgfri boligforening for at fremme det sunde arbejdsmiljø og beskytte ansatte mod passiv rygning. Rygeforbuddet gælder både Ringgårdens afdelinger og administration. Der må IKKE ryges i lokaler, hvor medarbejdere i Boligforeningen har deres færden. Hvis beboere skal have service eller besøg af medarbejdere fra Boligforeningen, er det ikke tilladt at ryge i lejligheden under besøget. Der vil ligeledes være rygeforbud til afdelingsmøder og afdelingsbestyrelsesmøder, hvor medarbejdere fra Ringgården deltager. Der må heller ikke ryges i trappeopgange, i kældergange og fællesvaskerier. Ringgårdens selskabslokale på Pal. Müllers Vej, er også et røgfrit lokale, da medarbejdere fra Boligforeningen har deres daglige gang i salen. De forskellige afdelinger kan vedtage, at der fortsat må ryges i selskabslokaler og lignende, når disse alene anvendes til private arrangementer. I Ringgårdens administration og varmemesterkontorer er der ligeledes indført total rygeforbud. Se fortolkning af Rygeloven på Intranettet under kategorien Regler og vedtægter. Overtrædelse af rygepolitikken vil kunne få konsekvenser for medarbejderens ansættelsesforhold. Tilbud om hjælp til rygestop Århus Kommune har gratis kurser i rygestop, som følger et koncept udviklet af Kræftens Bekæmpelse. De arrangeres i samarbejde mellem Sundhed og Omsorg i Århus Kommune og Apotekerforeningen. Vi støtter medarbejdere, der ønsker at stoppe med at ryge, eventuelt frihed til at deltage i kurser. B. Arbejdsmiljø Det er foreningens målsætning at skabe et sikkert og sundt arbejdsmiljø. Ledelsen forpligtiger sig til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. Medarbejderen forpligtiger sig til gennem arbejdsmiljøudvalget (APV) at arbejde aktivt for et godt arbejdsmiljø. Et godt arbejdsmiljø er i alles interesse. Medarbejderne får en bedre arbejdsdag og foreningen får et bedre image og færre sygedage. Det psykiske arbejdsmiljø APV sikrer, at der er fokus på både fysisk og psykisk arbejdsmiljø. Men vi øger fokus på det psykiske arbejdsmiljø ved at gennemføre en trivselsundersøgelse hver andet år. (se endvidere afsnit 5) Krav til sikkerhedsudstyr Sikkerhedsudstyr skal altid bruges og medarbejderne skal instrueres i brugen af dette. Ved en eventuel ulykke har du selv et medansvar, idet du som medarbejder selv har pligt til at undersøge og følge gældende sikkerhedsregler. C. Socialt ansvar I Ringgårdens personalepolitik indgår seniorpolitik og sundhedssikring. 18

Sundhedssikring Ringgården har indgået en aftale med Danica om en sundhedssikring for alle medarbejdere i foreningen. Ordningen sikrer bl.a., at medarbejderne kan få en hurtig undersøgelse og evt. behandling i sygdomstilfælde. Læs mere om mulighederne i vilkårene for hedssikringen, som ligger på Intranettet. Seniorpolitik Seniorpolitik er et langsigtet initiativ og en rammepolitik, hvor der er tale om individuelle forløb, der tager udgangspunkt i stilling, jobtype og den enkelte medarbejders situation. Forløbet kan aftales mellem medarbejderen og lederen fra medarbejderen fylder 55 år, og hvis vedkommende har været ansat i Ringgården i minimum 10 år. Et seniorforløb behøver ikke at være ensbetydende med ændringer i medarbejderens daglige arbejde, det er blot et tilbud, der giver mulighed for ændringer i den enkeltes jobsituation. Formål med seniorpolitik kan for Ringgården være at: Fastholde en erfaren og kvalificeret arbejdskraft. Bidrage til at skabe nye holdninger til arbejdslivet og flere muligheder for den enkelte i de forskellige livsfaser. Blandingen af yngre og ældre medarbejdere giver styrke og værdi. barrierer, der er i forbindelse med reduceret arbejdstidsordninger og signalerer med sin seniorpolitik, at man ønsker at fastholde medarbejdere, så længe det er til gavn for begge parter. Planlægning af senioraftale Ved den årlige MUS-samtale bliver seniorforløbet planlagt og vedligeholdt, både medarbejder og ledelse har et ansvar for, at forløbet bliver gennemført. Medarbejderen får udleveret en inspirationsliste til brug til forberedelse. Det forventes, at medarbejderen har gjort sig tanker om ønsker og muligheder for fremtiden inden samtalen. Ledelsen medvirker til: en langsigtet planlægning af seniorforløbet. at aftalen efterleves inden for eget ansvarsområde. at der i afdelingen er respekt for seniormedarbejdere og det job de udfører. at seniormedarbejderens kvalifikationer stadig udvikles. at sørge for at seniorjobs skaber værdi for virksomheden. Lønvilkår ved seniorordning De enkelte overenskomster har forskellige ordninger, som vil blive fulgt. Formål med seniorpolitik kan for medarbejderen være at: Gå på efterløn kombineret med aftale om delbeskæftigelse. Få nedsat arbejdstid f.eks. 4 dages arbejdsuge. Have flere ferieuger Besidde mindre belastende job Få nyt job med andet indhold (specialist funktion). Have job efter pensionering (fx som afløser). Positiv overgang fra arbejdsliv til pensionisttilværelse Ringgården medvirker til at søge at nedbryde de 19

# 7 PERSONALEGODER 7.1 ARBEJDSTØJ EJENDOMSFUNKTIONÆRER Ejendomsfunktionærerne er berettigede til arbejdstøj. Sikkerhedssko er et lovkrav. Retningslinjerne for tøjkøb følger lokalaftalen. 7.2 ARBEJDSTØJ ADMINISTRATIONS- PERSONALET Personalet er berettiget til at købe arbejdstøj, inspektørerne må endvidere købe fodtøj. Retningslinjerne for tøjkøb følger lokalaftalerne. 7.8 DIÆTER Medarbejdere, der deltager på kurser, hvor der ikke er inkluderet fortæring, kan få refunderet max 100 kr. til fortæring pr. dag ved at aflevere bonner i økonomiafdelingen. Medarbejdere som er på kursus med overnatning får en diæt på 114 kr. pr. døgn. 7.9 KAFFE/TE I Ringgården er der fri kaffe og te til alle medarbejdere. 7.3 GAVEREGULATIV Ringgården giver gaver til flg. mærkedage: jubilæer, runde fødselsdage (start 30 år), sølvbryllup, guldbryllup, barns konfirmation, bryllup m.v. Gaveregulativet er tilgængeligt på Intranettet. 7.4 PENSIONSORDNING Følger overenskomst. 7.5 SUNDHEDSSIKRING Se pkt. 6.C 7.6 PERSONALEINDKØB Ejendomsfunktionærer skal indhente tilladelse til private indkøb hos teknisk chef eller inspektøren for den pågældende afdeling. Hvis indkøbet kan godkendes, fremsendes rekvisition. Administrationen: hvis indkøbet kan godkendes, udstedes rekvisitionen af økonomi- og administrationschefen. 7.7 LØNUDBETALING Lønudbetaling sker den 25. i måneden. Det er muligt, at være forudlønnet. 20