2015-71331 Statsforvaltningens brev til et nyhedsmedie Dato: 21-11-2016 Henvendelse vedrørende Region Syddanmarks afslag på aktindsigt Du har den 20. september 2016, som journalist for et nyhedsmedie anmodet Region Syddanmark om at indbringe regionens afgørelse af 5. september 2016 om afslag på aktindsigt i dokumenter, som regionen tidligere har udleveret til navngivne medier vedrørende ambulanceselskabet BIOS, for Statsforvaltningen. Region Syddanmark har den 29. september 2016 fastholdt afgørelsen og oversendt sagen til Statsforvaltningen, som i medfør af regionslovens 30 fører tilsyn med regionerne. Resumé Statsforvaltningen har forstået, at Region Syddanmark ved sin behandling af sagen har lagt til grund, at du ønsker aktindsigt i den specifikke korrespondance, der ligger til grund for den vedlagte artikel. Det er Statsforvaltningens opfattelse, at Region Syddanmark ikke har forholdt sig til det, som du har anmodet om aktindsigt i, hvilket er regionens aktindsigtsbesvarelser til to navngivne medier, og på den baggrund ikke med den anførte begrundelse har været berettiget til at meddele afslag på aktindsigt under henvisning til manglende opfyldelse af identifikationskravet, jf. offentlighedslovens 9, stk. 1. Tilsynet Statsforvaltningen Storetorv 10 6200 Aabenraa Sagsnummer.: 2015-71331 SAGSBEHANDLER: Line Mussegaard Christensen Telefon: 7256 7000 EAN-Nr. 5798000362222 skriv til os via borger.dk www.statsforvaltningen.dk ÅBNINGS- OG TELEFONTIDER findes på www.statsforvaltningen.dk/kontakt Statsforvaltningen skal således anmode Region Syddanmark om at genoptage sagens behandling og træffe en ny afgørelse i overensstemmelse med din anmodning og offentlighedslovens regler. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for Statsforvaltningens vurdering af sagen. Sagens baggrund Det fremgår af sagen, at du den 19. august 2016 har anmodet Region Syddanmark om aktindsigt i [ ] den korrespondance, som regionen har udleveret til Fyens Stiftstidende og DR Fyn i BIOS-sagen som omtalt i denne artikel. 1
Anmodningen var vedlagt en artikel af 19. februar 2016 fra Fyens Stiftstidende med overskriften Morten. Hvad skal vi tro på? Ved e-mail af 5. september 2016 har Region Syddanmark besvaret din aktindsigtsanmodning på følgende måde: [ ] Jf. offentlighedslovens 9, stk. 1 skal en aktindsigt efter 7 og 8 indeholde de oplysninger, som er nødvendige, for at den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i kan identificeres Ud fra vedhæftede artikel er det desværre ikke muligt at identificere, hvilke aktindsigtsanmodning, der er tale om, hvorfor det ikke er muligt at give dig aktindsigt heri [ ] Du har den 20. september 2016 anmodet Region Syddanmark om at indbringe afgørelsen for Statsforvaltningen med henvisning til følgende: [ ] Det kan jo ikke være rigtigt, at I ikke kan identificere de pågældende dokumenter ud fra nedenstående. Det fremgår jo direkte af artiklen, at det er korrespondance mellem regionen og BIOS, som to medier har fået adgang til, ligesom der specifikt omtales en email fra [navn udeladt af Statsforvaltningen], til [navn udeladt af Statsforvaltningen], administrerende direktør i Bios 22. December 2015 klokken 22. Region Syddanmark har den 29. september 2016 fastholdt sin afgørelse under henvisning til følgende: [ ]Klager anmoder om aktindsigt ud fra de oplysninger, der er angivet i en artikel bragt af Fyens Stiftstidende et halvt år tidligere. Der står i artiklen i Fyens Stifttidende, at den bygger på advokatbreve og e- mailkorrespondancer, som Fyens Stiftstidende har fået aktindsigt i. Klager ønsker at få aktindsigt i denne aktindsigt. Region Syddanmark afslår anmodningen om aktindsigt med henvisning til offentlighedslovens 9, stk. 1. Dette skyldes flere forhold. Region Syddanmark har gentagne gange oplevet, at journalister på tværs af medier udveksler aktindsigter modtaget fra regionen. Således har regionen oplevet, at modtage spørgsmål fra et medie vedrørende en aktindsigt, der er sendt til et andet medie. Det kan derfor ikke med sikkerhed siges, at den aktindsigt som klager anmoder om aktindsigt i, rent faktisk er sendt til Fyens Stiftstidende eller DR Fyn. Artiklen er bragt i Fyens Stiftstidende d. 19. februar 2016, men det er ikke ensbetydende med, at aktindsigten er sendt fra regionen på dette tidspunkt. Artiklen nævner flere e-mails, hvoraf den sidste er sendt d. 3. januar 2016. Den aktindsigt, som klager anmoder om aktindsigt i, er derfor sendt i tidsperioden 4. januar-18. februar 2016 forudsat at samtlige mails nævnt i artiklen er fra samme aktindsigt. I den omhandlede periode har Region Syddanmarks planlægningsafdeling besvaret 14 aktindsigter vedrørende kontrakten med Bios. Hver aktindsigt indeholder et meget stort antal dokumenter med tråde af e-mails. 2
Region Syddanmark kan ikke ud fra anmodningen om aktindsigt foretage en søgning i vores journalsystem, der resulterer i fremsøgningen af den aktindsigt, klager ønsker aktindsigt i. De 14 aktindsigter vil kunne fremsøges, men det vil kræve en manuel gennemgang for at finde den aktindsigt, der indeholder de dokumenter, der kan ligge til grund for artiklen. Dertil kommer, at de mails, der er nævnt i artiklen kan være sendt ud i flere forskellige aktindsigter. Følgende fremgår af offentlighedsloven med kommentarer af Mohammed Ahsan, 2014, side 213-214: I sådanne tilfælde, hvor der anmodes om aktindsigt i et tværgående spørgsmål, bør en forvaltningsmyndighed foretage en søgning i journalsystemet under anvendelse af de oplagte søgeord, ligesom den medarbejder, der behandler aktindsigtsanmodningen, baseret på sit kendskab til myndighedens sager bør foretage en umiddelbar overvejelse med hensyn til, hvilke sager og dokumenter, der er omfattet af anmodningen. Myndigheden er således ikke forpligtet til på anden måde, f.eks. ved manuel gennemgang af myndighedens sager, at søge efter dokumenter, der er omfattet af anmodningen. Region Syddanmark har således meddelt klager, at det i medfør af offentlighedslovens 9, stk. 1, ikke er muligt at fremsøge de dokumenter, som klager ønsker aktindsigt i, da anmodningen ikke indeholder tilstrækkelige oplysninger til, at sagen eller dokumenterne kan identificeres. Statsforvaltningen har den 3. november 2016 ved telefonisk henvendelse anmodet dig om at oplyse, om din aktindsigtsanmodning skal forstås således, at du ønsker aktindsigt i den specifikke korrespondance, der er omtalt i den vedlagte artikel af 19. februar 2016, eller om der anmodes om aktindsigt i de akter, der er fremsendt til henholdsvis DR Fyn og Fyens Stiftstidende i forbindelse med regionens tidligere besvarelser af disse mediers anmodninger om aktindsigt i BIOSsagen. Du har oplyst, at du ønsker aktindsigt i de aktindsigtsbesvarelser vedrørende ambulanceselskabet BIOS, som tidligere er fremsendt til de to ovennævnte medier. Statsforvaltningen har endvidere samme dag ved telefonisk henvendelse anmodet Region Syddanmark om at oplyse, om regionen kan søge på, om der er meddelt aktindsigt i akter vedrørende BIOS til henholdsvis DR Fyn og Fyens Stiftstidende i den periode, som regionen i sin aktindsigtsafgørelse selv har afgrænset som den relevante i forhold til aktindsigtsanmodningen fra dig. Region Syddanmark har oplyst, at der ud af de 14 besvarede aktindsigtsanmodninger kan identificeres 6 besvarelser til DR Fyn, mens der ikke ses at være besvaret aktindsigtsanmodninger fra Fyens Stiftstidende i den omhandlede periode. Statsforvaltningens kompetence Statsforvaltningen fører efter regionslovens 30 tilsyn med, at Region Syddanmark overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder. Det tilsyn, som Statsforvaltningen udøver over for en region, er et retligt tilsyn, der kun omfatter spørgsmål om, hvorvidt regionen har tilsidesat det retsgrundlag, der særligt gælder for offentlige myndigheder. Med udtrykket retsgrundlag menes i denne forbindelse offentligretlig lovgivning og offentligretlige retsgrundsætninger. 3
Statsforvaltningen kan derfor ikke tage stilling til spørgsmål vedrørende skønsudøvelsen, så længe skønnet udøves inden for de rammer, der følger af offentligretlig lovgivning og offentligretlige retsgrundsætninger. Statsforvaltningen kan udtale sig om lovligheden af regioners dispositioner eller undladelser, jf. kommunestyrelseslovens 50. Statsforvaltningens udtalelse Det fremgår af offentlighedslovens 2, (lov nr. 606 af 12. juni 2013) at loven finder anvendelse på al virksomhed, der udøves af myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Ifølge offentlighedslovens 7, stk. 1, og stk. 2, kan enhver med de undtagelser, der er nævnt i 19-35, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed m.v. som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. Identifikationskravet Efter offentlighedslovens 9, stk. 1, nr. 1, skal en anmodning om aktindsigt indeholde de oplysninger, som er nødvendige, for at den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i, kan identificeres, og i medfør af 9, stk. 1, nr. 2, angive det tema, sagen eller dokumentet vedrører. Det grundlæggende hensyn bag identifikationskravet er hensynet til myndighedernes ressourceforbrug, jf. betænkning nr. 1510/2009, side 387, da et manglende krav om identifikation i princippet vil kunne medføre, at der er adgang til aktindsigt i alle myndighedens sager og dokumenter. I de specielle bemærkninger til 9, stk. 1, i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighed i forvaltningen er det anført: Bestemmelsen viderefører det såkaldte objektive identifikationskrav, der følger af den gældende lovs 4, stk. 3. Dette krav er dog udtrykkeligt angivet i bestemmelsen i stk. 1, nr. 1, og det er således præciseret, at en anmodning om aktindsigt skal indeholde de oplysninger, som er nødvendige for, at en myndighed m.v. kan identificere den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i. Om dette krav er opfyldt, vil bero på en konkret vurdering i det enkelte tilfælde, men en myndighed m.v. vil dog, navnlig hvor anmodningen er fremsat af medierne, have særlig grund til at vejlede medierne med henblik på, at myndigheden bliver i stand til at identificere de sager eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i. Der indføres i stk. 1, nr. 2, endvidere et krav om, at en aktindsigtsanmodning skal angive det tema, sagen eller dokumentet vedrører. Dette krav vil være opfyldt, hvis det f.eks. anføres, at der ønskes aktindsigt i den pågældende forvaltningsmyndigheds»sager om udstedelse af jagttilladelser«. Den aktindsigtssøgende kan således i modsætning til, hvad der følger af den gældende offentlighedslov få aktindsigt i sager af en bestemt art eller sager journaliseret i en bestemt periode, hvis betingelsen om angivelse af tema er opfyldt. Temakravet vil derimod i almindelighed ikke være opfyldt, hvis der f.eks. anmodes om aktindsigt i brevvekslingen de seneste 2 år mellem den pågældende forvaltningsmyndighed og en nærmere angivet privat erhvervsvirksomhed. Det bemærkes, at en angivelse af en konkret sags journalnummer i en anmodning om aktindsigt vil være tilstrækkelig til, at forvaltningsmyndigheden ikke vil kunne afslå at behandle anmodningen, selvom kravet om angivelse af tema ud fra en principiel betragtning kan siges ikke at være opfyldt. 4
Der henvises om bestemmelsen i 9, stk. 1, til pkt. 4.4.1.1 og pkt. 4.1.1.2 i lovforslagets almindelige bemærkninger. Om bestemmelsens nærmere rækkevidde og kommissionens overvejelser henvises desuden til betænkningens kapitel 12, pkt. 8.4 og pkt. 8.5 (side 396 ff. ). I Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, 1. udgave, 2014, s. 213-214, er følgende anført: [ ] Som nævnt under pkt. 3 ovenfor vil identifikationskravet være opfyldt, hvis den pågældende har angivet et tema, f.eks. brevveksling, der vedrører smiley-ordningen. I sådanne tilfælde, hvor der anmodes om aktindsigt i et tværgående spørgsmål, bør en forvaltningsmyndighed foretage en søgning i journalsystemet under anvendelse af de oplagte søgeord, ligesom den medarbejder, der behandler aktindsigtsanmodningen, baseret på sit kendskab til myndighedens sager bør foretage en umiddelbar overvejelse med hensyn til, hvilke sager og dokumenter der er omfattet af anmodningen. Myndigheden er således ikke forpligtet til på anden måde, f.eks. ved manuel gennemgang af myndighedens sager, at søge efter dokumenter, der er omfattet af anmodningen. [ ] Hvis en myndighed på baggrund af de oplysninger, som fremgår af anmodningen, ikke er i stand til at identificere den pågældende sag eller det pågældende dokument dvs. at de objektive identifikationskrav ikke er opfyldt eller temakravet ikke er opfyldt, bør myndigheden (af egen drift) vejlede ansøgeren om, hvilke yderligere oplysninger vedkommende må tilvejebringe. Vejledningspligten er i øvrigt særlig udtalt i de tilfælde, hvor anmodningen er fremsat af medierne, da offentlighedsloven har særlig betydning for mediernes adgang til at formidle oplysninger til offentligheden om myndighedernes sager mv., jf. også 1, stk. 1, nr. 4. [ ] Ved vurderingen af, om der på trods af manglende identifikation bør meddeles meroffentlighed, må der i øvrigt tages hensyn til, om det vil indebære nævneværdige vanskeligheder eller væsentligt administrativt besvær at finde sagerne eller dokumenterne frem. [ ] [ ] Såfremt en anmodning om aktindsigt ikke opfylder lovens identifikationskrav kan der på dette grundlag meddeles afslag på aktindsigt. Hvis identifikationskravet er opfyldt kan der desuagtet meddeles afslag på aktindsigt, i det omfang behandlingen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, jf. offentlighedslovens 9, stk. 2, nr. 1. Statsforvaltningen har forstået, at Region Syddanmark ved sin behandling af sagen har lagt til grund, at du ønsker aktindsigt i den specifikke korrespondance, der ligger til grund for den vedlagte artikel. Det er Statsforvaltningens opfattelse, at Region Syddanmark ikke har forholdt sig til det, som du har anmodet om aktindsigt i, hvilket er regionens aktindsigtsbesvarelser til to navngivne medier, og på den baggrund ikke med den anførte begrundelse har været berettiget til at meddele afslag på aktindsigt under henvisning til manglende opfyldelse af identifikationskravet, jf. offentlighedslovens 9, stk. 1. 5
Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at du har anmodet om at få udleveret den korrespondance, der har været mellem BIOS og Region Syddanmark, som henholdsvis DR Fyn og Fyens Stiftstidende har fået adgang til i forbindelse med regionens besvarelse af mediernes aktindsigtsanmodninger. Statsforvaltningen har endvidere lagt vægt på, at regionen har oplyst, at den er i stand til at identificere regionens besvarelser af aktindsigtsanmodninger fra de omhandlede medier vedrørende BI- OS, herunder at 6 af periodens aktindsigtsbesvarelser er afgivet til DR Fyn. På den baggrund skal Statsforvaltningen anmode Region Syddanmark om at genoptage sagens behandling og træffe en ny afgørelse i overensstemmelse med din anmodning og offentlighedslovens regler. Kopi af dette brev er sendt til Region Syddanmark. Udtalelsen vil blive offentliggjort på www.statsforvaltningen.dk i anonymiseret form. Med venlig hilsen Hanne Villumsen kontorchef Line Mussegaard Christensen 6