Udbudsbetingelser Kontrakt om levering af rejse- og udlægssystem Aalborg Universitet
Indholdsfortegnelse 1. Ordregiver og kontaktperson... 3 2. Udbudsmateriale... 3 3. Opgavens omfang... 3 4. Kontraktvilkår... 4 5. Tildelingskriterium... 4 5.1 Underkriteriet kvalitet... 4 5.2 Underkriteriet pris... 6 5.3 Underkriteriet kontraktvilkår... 7 6. Forbehold... 8 7. Alternative tilbud... 8 8. Spørgsmål til udbudsmaterialet... 8 9. Tilbuddets indhold... 8 10. Aflevering og behandling af tilbud... 9 11. Forhandling... 9 12. Behandling af tilbud... 11 13. Aktindsigt... 12 14. Tidsplan... 12 Side 2
1. Ordregiver og kontaktperson Ordregiver for indkøbet er: Aalborg Universitet CVR-nr.: 29102384 Fredrik Bajers Vej 5 9100 Aalborg Danmark Ordregiver anvender ekstern advokat til gennemførelse af udbuddet. Kontaktperson under processen er følgende: Aumento Advokat Henrik Holtse Ny Østergade 3 1101 København hh@aumento.dk 2. Udbudsmateriale Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbetingelser Beskrivelse af nuværende set-up Kravspecifikation Løsningsbeskrivelse Dokument til besvarelse af option 1 Eksempel på hostingaftale Tilbudsskema til pris Use-case til brug for demonstration 3. Opgavens omfang Indkøbet vedrører et rejse- og udlægssystem benævnt RUS2. Der ønskes indkøbt en Software as a Service, der omfatter følgende hovedelementer: 1) Tilrådighedsstillelse af en moderne og brugervenlig standardløsning 2) Integration med relevante systemer hos Aalborg Universitet, herunder rejsebureau og betalingssystem Side 3
3) Videreudvikling og vedligeholdelse i form af løbende tilpasning, udvikling og opgradering af leverandørens standardløsning i relation til nye versioner m.v. 4) Relevant uddannelse og vejledning i brug af systemet Ordregiver vil indgå kontrakt med 1 leverandør. 4. Kontraktvilkår Kontrakten forventes at kunne træde i kraft den 1. marts 2017. Kontraktens varighed er 4 år med mulighed for, at Ordregiver kan forlænge kontraktperioden med 2 x 12 måneder. Forlængelse kan ske af en eller flere omgange med et varsel på 3 måneder inden udløb af den ordinære eller forlængede kontraktperiode. Bindende aftale er først indgået, når en skriftlig kontrakt er underskrevet af Ordregiver. 5. Tildelingskriterium Tildelingen af kontrakt sker ud fra kriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet. Tilbudsgivere, der lever op til mindstekravene for egnethed, og som i øvrigt har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, vil indgå i bedømmelsen. Der vil i den forbindelse blive anvendt følgende underkriterier: Kriterier Vægtning i procent Kvalitet 55 Pris 35 Kontraktvilkår 10 5.1 Underkriteriet kvalitet Det gælder generelt, at Ordregiver forventer, at der tilbydes en standardløsning, som naturligvis er tilpasset Ordregivers forhold. Side 4
Ordregiver har beskrevet integrationer og datasæt for sit nuværende system i separat bilag. Det ses helst, at det nuværende setup kan anvendes for det nye system, men det er ikke et mindstekrav, omend det vil indgå i evalueringen af kvalitet. Tilbudsgiver bedes i sit tilbud oplyse, om det nuværende setup videreføres, eller om der kræves ændringer, og i givet fald hvad disse ændringer består i. Tilbudsgiver skal udfylde Kravspecifikation. Kravspecifikation er opbygget således, at der en række informationsfelter, herunder vejledning til udfyldelse. Disse felter er alene til orientering og skal ikke besvares. Derudover er der en række felter, hvor tilbudsgiver skal afkrydse, om forholdet er opfyldt eller ikke opfyldt. Det er angivet, om forholdet er et mindstekrav eller et krav. Tilbudsgiver skal opfylde mindstekrav. For enkelte af forholdene skal tilbudsgiver lave en uddybende løsningsbeskrivelse (se separat dokument benævnt Løsningsbeskrivelse). Endelig er der et separat dokument til besvarelse af option 1, som skal udfyldes. Evalueringen af underkriterier sker som en samlet vurdering ud fra følgende forhold: Opfyldelse af krav i Kravspecifikationen Beskrivelse i Løsningsbeskrivelse Opfyldelse af option 1 Demonstration ved brug af use-case under forhandlingsmøde, jf. punkt 11 Ved evaluering af underkriteriet kvalitet vil Ordregiver foretage en evaluering med henblik på tildeling af point ud fra følgende skala: Vurdering Point Særdeles tilfredsstillende 5 Meget tilfredsstillende 4 Tilfredsstillende 3 Mindre tilfredsstillende 2 Opfylder kun mindstekrav 1 Der kan gives halve point, dog minimum 1 point. Side 5
5.2 Underkriteriet pris Tilbudsgiver skal udfylde Tilbudsskema til pris. Pris til brug for evaluering er defineret som den samlede udgift, der kan inddeles i følgende kategorier: 1. Systemvederlag a. Programmel b. Dokumentation 2. Tilknyttede ydelser 3. Vedligeholdelse 4. Løbende licensafgifter 5. Optioner Det gælder for alle løbende priser, såsom tilknyttede ydelser, vedligeholdelse og løbende licensafgifter, at der til brug for evalueringen vil blive foretaget en opgørelse på grundlag af kontraktens løbetid inklusive option på maksimal forlængelse. Priser skal angives i danske kroner eksklusive moms, men inklusive alle andre omkostninger og afgifter. Ved evaluering af underkriteriet pris vil Ordregiver anvende en pointmodel fra 1 til 5, hvor tilbud tildeles point efter en lineær interpolering mellem laveste pris og laveste pris tillagt en procentsats. Ordregiver kan ikke på forhånd vide, hvor stor forskel der vil være mellem laveste pris og højeste pris, men forventer ikke, at denne forskel vil overstige 40%. Det er nødvendigt for evalueringsmodellens brugbarhed, at prisspændet mellem laveste og højeste pris kan indeholdes i evalueringsmodellen, da der ikke kan tildeles negative point. Det skal understreges, at det er prisspændet mellem den samlede kontraktsum, der måles på, idet forskellen i priser for enkelte ydelser kan være større. Ordregiver vil anvende en evalueringsmodel i følgende prioriteret rækkefølge, hvor forskellen består i størrelsen af spændet mellem laveste og højeste tilbudte pris: 1) Der anvendes en evalueringsmodel, hvor der tildeles point fra 1 til 5, hvor tilbud med laveste pris opnår 5 point, og øvrige tilbud tildeles point efter en lineær interpolering mellem laveste pris og laveste pris tillagt 40%. Side 6
2) Hvis model 1 viser sig uegnet, vil Ordregiver anvende en evalueringsmodel, hvor der tildeles point fra 1 til 5, hvor tilbud med laveste pris opnår 5 point, og øvrige tilbud tildeles point efter en lineær interpolering mellem laveste pris og laveste pris tillagt 60%. 3) Hvis både model 1 og 2 viser sig uegnet, vil Ordregiver anvende en evalueringsmodel, hvor der tildeles point fra 1 til 5, hvor tilbud med laveste pris opnår 5 point, og øvrige tilbud tildeles point efter en lineær interpolering mellem laveste pris og laveste pris tillagt 100%. 4) Hvis både model 1, 2 og 3 viser sig uegnet, vil Ordregiver anvende en evalueringsmodel, hvor der tildeles point fra 1 til 5, hvor tilbud med laveste pris opnår 5 point, og øvrige tilbud tildeles point efter en lineær interpolering mellem laveste pris og laveste pris tillagt 150%. 5.3 Underkriteriet kontraktvilkår Tilbudsgiver skal i sit tilbud vedlægge et udkast til kontrakt med licensbetingelser. Der er i udbudsmaterialet vedlagt et eksempel på en hostingaftale, som indeholder de punkter, Ordregiver umiddelbart anser for relevante. Der kan være behov for yderligere kontraktvilkår, herunder vilkår der typisk indgår i en standard it-kontrakt (K01). Dette skal fremgå af tilbudsgivers tilbud. Der vil blive foretaget en evaluering ud fra de tilbudte kontraktvilkår, således at det vægter positivt jo mere forpligtende vilkårene er for tilbudsgiver. Der vil blive anvendt følgende skala: Vurdering Point Særdeles tilfredsstillende 5 Meget tilfredsstillende 4 Tilfredsstillende 3 Mindre tilfredsstillende 2 Acceptabel 1 Side 7
6. Forbehold Der kan ikke tages forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Såfremt dette sker, vil tilbuddet blive betragtet som ukonditionsmæssigt, og det vil blive afvist. Det beror på en konkret vurdering, hvad der betragtes som grundlæggende elementer. Øvrige forbehold vil så vidt muligt blive prissat og indgå i tilbudsevalueringen. Ordregiver vil i det konkrete tilfælde vurdere, om der er tale om et forbehold, og hvorvidt et sådant anses som grundlæggende. Det er således tilbudsgivers risiko, såfremt der tages forbehold. Tilbudsgiver opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder afklaret forud for afgivelse af tilbud. 7. Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 8. Spørgsmål til udbudsmaterialet Såfremt der er uklarheder i udbudsmaterialet, eller der ønskes yderligere oplysninger, kan der rettes skriftlige spørgsmål pr. e-mail til kontaktpersonen. Spørgsmål skal være stillet senest den i tidsplanen angivne frist med præcise henvisninger til udbudsmaterialet. Der er mulighed for at stille spørgsmål i god tid inden fristen for modtagelse af spørgsmål, og Ordregiver vil bestræbe sig på at besvare indkomne spørgsmål løbende. Spørgsmål og besvarelser i anonymiseret form blive offentliggjort på Ordregivers hjemmeside. Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig orienteret om offentliggjorte svar på spørgsmål. 9. Tilbuddets indhold Tilbud skal indeholde følgende: 1) Udfyldelse af Kravspecifikation 2) Udfyldelse af Løsningsbeskrivelse 3) Besvarelse vedrørende option 1 4) Udfyldt Tilbudsskema vedrørende pris Side 8
Tilbudsgiver bedes i tilbuddet angive kontaktoplysninger, herunder navn og e-mail på kontaktperson hos tilbudsgiver. 10. Aflevering og behandling af tilbud Frist for modtagelse af første tilbud er angivet i tidsplanen. Tilbuddet skal være skriftligt og sendes til/afleveres på følgende adresse: Aumento Advokat Henrik Holtse Ny Østergade 3 1101 København Det er også muligt at indsende en elektronisk version i form af en indscannet version af tilbuddet pr. e-mail til hh@aumento.dk. Tilbuddet skal udarbejdes på dansk, dog kan licensbetingelser være på engelsk. Kommunikation under udbudsprocessen og den efterfølgende kontraktperiode foregår på dansk. Tilbuddet skal udarbejdes for egen regning og returneres ikke. Ordregiver forbeholder sig ret til, efter modtagelse af tilbud, at indhente oplysninger mv., uden det betyder accept eller forkastelse af de modtagne tilbud. Samtlige rettidigt modtagne tilbud vil først blive åbnet efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristen, vil ikke blive taget i betragtning. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet kommer frem i rette tid og i rette form. Der ydes ikke vederlag for afgivelse af tilbud. 11. Forhandling Forhandlingsmøder foregår hos Ordregiver i Aalborg. Dato og tidspunkt for forhandlinger meddeles tilbudsgiver pr. e-mail, men i tidsplanen i punkt 14 er angivet de forventede datoer for forhandling. Side 9
Tilbudsgivers omkostninger forbundet med deltagelse i forhandlingsmøder, herunder transport og eventuel overnatning og bespisning er Ordregiver uvedkommende. Alle tilbudsgivere, der har afgivet konditionsmæssige tilbud, inviteres til første forhandlingsmøde. Det er formålet med det første forhandlingsmøde, at tilbudsgiver kan præsentere sit tilbud, og Ordregiver kan kommentere tilbuddet og stille opklarende spørgsmål. Derudover skal tilbudsgiver gennemføre en demonstration af det tilbudte system med udgangspunkt i den af Ordregiver givne use-case. Efter forhandlingsmødet får tilbudsgiver mulighed for at indsende et revideret tilbud. Det skal understreges, at bortset fra demonstration af use-cases vil mundtlige udsagn under forhandlingsmødet ikke tillægges nogen vægt ved den efterfølgende evaluering, hvorfor tilbudsgiver afgør, om forhandlingsmødet giver anledning til ændringer i tilbuddet. Det er således det nye skriftlige tilbud, der ligger til grund for evalueringen. Efter modtagelse af revideret tilbud kan Ordregiver beslutte at fortsætte processen på en af følgende måder: 1. Alle tilbudsgivere inviteres til et nyt forhandlingsmøde, eller 2. De to tilbudsgivere, der umiddelbart anses for at have afgivet de bedste tilbud inviteres til et nyt forhandlingsmøde, eller 3. Der foretages en endelig evaluering på grundlag af de nye tilbud, og der afholdes derfor ikke yderligere forhandlingsmøder Hvis mulighed 1 vælges, vil alle tilbudsgivere blive inviteret til et nyt forhandlingsmøde, og processen med mulighed for et nyt tilrettet tilbud vil blive gentaget. Efter modtagelse af det nye tilrettede tilbud, vil Ordregiver kunne fortsætte processen ved en af de tre ovenstående måder. Hvis mulighed 2 vælges, vil Ordregiver fortsætte forhandlingerne med de to tilbudsgivere, der umiddelbart anses for at have afgivet de bedste tilbud. Disse to tilbudsgivere får efterfølgende mulighed for at afgive et nyt revideret tilbud. Det betyder ikke, at tilbud fra andre ikke længere indgår i evalueringen. Ordregiver kan således efter forhandlinger med de to tilbudsgivere beslutte at fortsætte processen således: 1. Forhandlingsprocessen genstartes, således at alle eller en eller flere inviteres til fortsatte forhandlinger Side 10
2. Der afholdes endnu et forhandlingsmøde med de to tilbudsgivere, der har afgivet et nyt revideret tilbud, og derefter kan de afgive endnu et revideret tilbud, hvorefter Ordregiver kan vælge at fortsætte processen som efter det sidste forhandlingsmøde med de to valgte tilbudsgivere 3. Ordregiver kan foretage en endelig evaluering. Alle tilbud indgår i denne evaluering, omend det må forventes, at tilbudsgivere, der ikke har været inviteret til yderligere forhandlinger, ikke anses for at have afgivet det bedste tilbud Hvis mulighed 3 vælges, vil der ikke blive gennemført yderligere forhandling, men evalueringen vil blive gennemført på grundlag af de reviderede tilbud. Der udarbejdes korte referater af alle forhandlingsmøder, men det skal understreges, at referater ikke nødvendigvis vil omfatte alle relevante drøftelser under mødet, hvorfor tilbudsgiver opfordres til selv at tage noter under møderne. Referaterne indgår ikke i udbudsmaterialet og er alene af ordensmæssig karakter, således at det dokumenteres, at der har været afholdt møde, og hvem der har deltaget. Det hænger sammen med, at drøftelserne under mødet som nævnt ikke indgår i evalueringen, men det alene er de efterfølgende skriftlige tilbud, der har relevans, hvorfor det findes unødvendigt at udarbejde fyldige referater af forhandlingsmøderne. 12. Behandling af tilbud Efter afslutning af forhandlingerne vil Ordregiver foretage en evaluering af tilbuddene. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Ordregiver forbeholder sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for rammerne af gældende udbudsregler. Når Ordregiver har evalueret, hvilket tilbud der er det bedste i henhold til tildelingskriteriet, kontaktes den pågældende tilbudsgiver med henblik på at fremsende dokumentation for oplysninger i det fælleseuropæiske udbudsdokument. Når dokumentation er modtaget og accepteret, træffer Ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten, som meddeles samtidigt til alle tilbudsgivere. Kontrakten anses for indgået, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten underskrives først efter udløbet af en standstill-periode. Efter kontraktens underskrift sender Ordregiver en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse i EU-tidende, hvorefter udbuddet anses for afsluttet. Side 11
Ordregiver er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiveren. Ordregiver er ikke forpligtet til at indgå en kontrakt på grundlag af udbuddet, og forbeholder sig adgang til at aflyse udbudsforretningen, hvis de modtagne tilbud viser, at det kommercielt eller teknisk ikke er hensigtsmæssigt at gennemføre processen. 13. Aktindsigt Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for anmodning om aktindsigt, jf. reglerne herom i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Tilbudsgiver kan i sit tilbud anføre, hvilke dele af tilbuddet der efter tilbudsgivers vurdering skal undtages fra aktindsigt. Denne vurdering er ikke bindende for Ordregiver, men det gør det unødvendigt for Ordregiver at indhente denne vurdering fra tilbudsgiver i tilfælde af at der anmodes om aktindsigt i tilbuddet. 14. Tidsplan Udbuddet forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan: Dato Aktivitet 9. december Fremsendelse af udbudsmateriale til de udvalgte tilbudsgivere 4. januar Frist for spørgsmål 11. januar Svar på spørgsmål 18. januar Frist for første tilbud 19. 27. januar Forhandling 10. februar Frist for endeligt tilbud 17. februar Tildelingsbeslutning 18. 27. februar Standstill 28. februar Kontraktunderskrift 1. marts Kontraktstart Der gøres opmærksom på, at der kan ske afvigelser fra tidsplanen. Side 12