Udbudsbetingelser - Offentligt udbud. Fonden Aarhus Levering af flytransport fra Danmark til Cypern og retur. 29. november 2016.

Transkript

1 Udbudsbetingelser - Offentligt udbud Fonden Aarhus 2017 Levering af flytransport fra Danmark til Cypern og retur 29. november 2016 Side 1

2 1. Omfang Udbuddet omfatter levering af transport i form af en enkeltstående flyrejse fra Danmark til Cypern og retur i januar 2017 for en gruppe på ca. 50 personer inkl. bagage, herunder musikinstrumenter. 2. Praktiske oplysninger 2.1. Tilbudsfrist Tilbudsfristen er lørdag den 10. december Kontraktens ikrafttræden Kontrakten træder i kraft 16. december Kontaktoplysninger Fonden Aarhus 2017 CVR-nr Dokk1 Hack Kampmanns Vej 2, Aarhus C Telefonnummer.: Kontaktperson: Lene Øster lene.oester@aarhus2017.dk Telefonnummer: Udbuddets genstand 4.1. Beskrivelse af det udbudte område Disse udbudsbetingelser omfatter de krav, der stilles til tilbudsgivere, som ønsker at komme i betragtning som leverandør til Fonden Aarhus 2017 inde for området: Flytransport. Levering af returrejse med fly fra Billund, Danmark til Pafos, Cypern. Hotellet i Pafos er Mayfair Gardens Hotel, Paris Street, Paphos 8064, Cypern. Rejsedeltagerne består af et jazzorkester, et kor og koncertarrangører, i alt 50 personer. Musikerne skal optræde til et åbningsarrangement for Pafos som europæisk kulturhovedstad, idet Pafos er den anden Europæiske Kulturhovedstad i 2017, udover Aarhus sammen med Region Midtjylland. Musikerne har behov for at medbringe ca. 15 instrumenter, herunder større instrumenter som fx kontrabas og lign. til en samlet vægt af ca. 100 kg. Side 2

3 Fonden Aarhus 2017 maksimale budget for køb af ydelsen inkl. alle ovennævnte delydelser er kr inkl. moms og andre skatter/afgifter, herunder miljøafgifter. Priser over dette beløb anses for ukonditionsmæssige. Tilbud kan afgives direkte af flyselskaber, rejsebureauer eller andre, der kan indgå aftale med Fonden Aarhus 2017 om køb af flytransporten/flybilletterne med bindende virkning over for leverandøren af selve transportydelsen Forbehold Arrangørens aflysning af arrangementet i Pafos. Deltagerantallet kan variere med +/- 2 personer. Antallet og størrelsen af musikinstrumenter kan variere. Valg af Hotel kan ændre sig. 5. Tilbudsbehandling 5.1. Registrering og åbning Alle rettidigt modtagne tilbud vil blive registreret efterhånden, som de modtages. Tilbuddene vil blive åbnet efter tilbudsfristens udløb. Der vil ikke være adgang til at overvære tilbudsåbningen. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er Fonden Aarhus 2017 uvedkommende Fortrolighed Alle tilbud vil blive behandlet fortroligt Procedure for behandling af tilbud Gennemgang af tilbuddene er planlagt til uge 50. De indkomne tilbud vil blive behandlet efter følgende procedure: Tilbuddene evalueres indledningsvist i henhold til tildelingskriterierne, hvorefter det verificeres, at den vindende tilbudsgive ikke skal udelukkes i henhold til udelukkelsesgrundene Underretning om valg af tilbud og aftaleindgåelse Når afgørelse foreligger, vil alle tilbudsgivere blive underrettet skriftligt pr. om tildelingsbeslutningen. Side 3

4 Det forventes, at der kan indgås kontrakt i uge 50 eller umiddelbart efter. 6. Tildelingskriterium Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Fonden Aarhus 2017 økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra kriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet. Tilbuddet skal afgives i danske kroner eksklusiv moms, men inklusiv eventuelle afgifter, herunder f.eks. miljøafgifter. Priser skal angives med 2 decimaler. Tilbuddet skal udspecificeres, så det klart fremgår, hvad der er selve prisen for ydelsen (samlet og pr. rejsedeltager), moms, skat, miljøafgifter og eventuelle andre afgifter. Underkriterier De indkomne tilbud vurderes på baggrund af følgende underkriterier: Underkriterium Vægt 1. Pris 30 % 2. Kvalitet - Rejsetidspunkter 20 % 3. Kvalitet - Serviceniveau 10 % 4. Kvalitet - Rejsetid 40 % Hvert underkriterium vurderes af ordregiver på en skala fra 1-10, hvor 10 er den mest positive set i forhold til beskrivelsen af det pågældende underkriterium og 0 er den mindst positive vurdering Underkriterium 1: Pris Tilbudsgiver skal ved besvarelse af underkriterium Pris oplyse følgende: Tilbudsgiverens pris i danske kroner angivet som anført ovenfor i dette pkt. 6. Prisen omregnes til point på følgende måde: Primære model: Den tilbudsgiver, der tilbyder den laveste pris tildeles den maksimale score (10 point). Tilbud, der er 50 % dyrere end den laveste pris, får 0 point, da en pris, der overstiger den laveste pris med mere end 50 % ikke anses som økonomisk acceptabelt. De tilbud, der ikke har afgivet den laveste pris, tildeles point efter en retlinet interpolation mellem to yderpunkter (0 og 10) på baggrund af det enkelte tilbuds procentvise afvigelse af den laveste sats efter følgende formel: Side 4

5 Point = Max. Point ((Tilbuddets pris laveste pris)/(laveste pris x 5)) x 100 Sekundære model: Hvis der er en større spredning i priserne i de modtagne tilbud, end spændet i den primære model ovenfor tillader dvs. hvis priserne i tilbuddet med højeste pris er mere end 50 % højere end prisen i tilbuddet med laveste pris tages der i stedet udgangspunkt i den procentmæssige forskel mellem den laveste tilbudte pris og den højeste tilbudte pris Underkriterium 2: Kvalitet - Rejsetidspunkter Tilbudsgiver skal ved besvarelse af underkriterium Rejsetidspunkter oplyse følgende: Forventede ud- og hjemrejsedatoer- og tidspunkter for det samlede antal rejsende og eventuelle forskelle heri. Om de rejsende forventes at skulle opdeles i mindre grupper, herunder om de skal rejse på forskellige tidspunkter og med forskellige fly. Det vurderes positivt, hvis samtlige rejsende rejser får samme ud- og hjemrejsedatoer- og tidspunkter. Det vurderes positivt, hvis rejsetiden foregår i dagtimerne. Det vurderes positivt, hvis udrejsetidspunktet er omkring kl dansk tid, og hvis hjemrejsetidspunktet er omkring kl cypriotisk tid Underkriterium 3: Kvalitet - Serviceniveau Tilbudsgiver skal ved besvarelse af underkriterium Serviceniveau oplyse følgende: Det forventede serviceniveau under rejsen, herunder plads for den enkelte rejsende mv., og muligheden for at få instrumenter med på samme fly som de rejsende Underkriterium 4: Kvalitet - Rejsetid Tilbudsgiver skal ved besvarelse af underkriterium Rejsetid oplyse følgende: Den forventede samlede rejsetid for både ud- og hjemrejse, inkl. ventetid ved eventuel mellemlanding. Hvis der er tale om forskellige rejsetider for de rejsende, skal oplyses rejsetiden for de(n) rejsende med den længste og næstlængste rejsetid samt antallet af rejsende med de pågældende rejsetider. Jo kortere en rejsetid des mere positiv vurdering (under den krævede maksimale rejsevarighed, jf. pkt. 8) Samlet vurdering Aftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver hvis tilbud samlet set, jf. ovenstående, vurderes at være det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra forholdet mellem pris og kvalitet. Side 5

6 7. Kravspecifikation Følgende krav skal være opfyldt, for at tilbuddet kan komme i betragtning: Udrejselufthavn skal være beliggende i Billund, Danmark. Destinationslufthavnen skal være Hermes eller Lamaka i Pafos, Cypern., eller en anden lufthavn maksimalt 1 times kørsel i bus eller tog fra lufthavnen til Pafos centrum. Udrejsedatoen skal være: 26. januar 2017 Hjemrejsedatoen skal være: 29. januar 2017 Rejsetiden fra Danmark til Cypern må maksimalt vare: 8 timer. Der må maksimalt være 1 mellemlanding pr. ud- og hjemrejse. 8. Formkrav 8.1. Tilbudsfrist Tilbuddet skal være Fonden Aarhus 2017 i hænde senest lørdag den , kl pr. på følgende adresse: udbudflytransport@aarhus2017.dk Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem Vilkår for afgivelse af tilbud Udbuddets form Udbuddet gennemføres i henhold til Udbudsloven (L1564/2015) Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Udbudslovens afsnit IV Sprog Tilbuddet skal være skriftligt og afgives på dansk eller engelsk Udarbejdelse af tilbuddet Alle punkter i udbudsbetingelserne besvares af tilbudsgiver, da vurderingen foretages på grundlag af disse punkter Flere tilbud Tilbudsgiver kan ikke afgive mere end et tilbud Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 7 kalenderdage fra tilbudsfristen. Side 6

7 Vedståelsesfristen for de øvrige tilbudsgivere bortfalder i øvrigt, så snart kontrakten er underskrevet af Fonden Aarhus 2017 og den vindende tilbudsgiver Tilbudsgivers forbehold Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne medfører, at Fonden Aarhus 2017 har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne, har Fonden Aarhus 2017 ret til at se bort fra tilbuddet. Det understreges, at faglige forbehold, såsom branche standardforbehold eller egne/standardiserede salgsog leveringsbetingelser, for grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne medfører, at Fonden Aarhus 2017 har pligt til at se bort fra tilbuddet, jf. ovenstående Ejendomsret Udbudsmaterialet, herunder samtlige bilag og de informationer, der findes heri, er Fonden Aarhus 2017 ejendom og behandles fortroligt. Det må ikke kopieres og/eller bruges i andre sammenhænge uden skriftlig tilladelse fra Fonden Aarhus Tro- og loveerklæring Tilbudsgiver skal underskrive og vedhæfte tro- og loveerklæringen, der er vedlagt udbudsbetingelserne. Side 7