Udbudsbetingelser Indkøb af både til NaturErhvervstyrelsen 0
Indhold 1. Introduktion... 3 2. Den ordregivende myndighed... 3 3. Udbudsmaterialets bestanddele... 3 4. Beskrivelse af den udbudte ydelse... 4 Den udbudte aftales omfang... 4 5. De retlige rammer... 4 6. Udarbejdelse af tilbud... 5 Udbudsmaterialet... 5 Vejledning til udarbejdelse af tilbud... 5 Alternative tilbud... 5 Forbehold og mindstekrav... 5 Forhandling... 6 Fortrolighed... 6 Aflysning... 7 7. Formkrav til tilbuddet... 7 Frist for afgivelse af tilbuddet... 7 Adresse, antal eksemplarer mv.... 7 Sprog... 8 Vedståelsesfrist... 8 Skriftlige spørgsmål... 8 8. Ordregivers vurdering af tilbud... 8 Åbning af tilbud... 8 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål... 8 Tilbudsgivernes personlige forhold... 9 Tilbudsgivernes økonomiske og tekniske kapacitet... 9 Vurdering af forbehold... 9 Kriterier for vurdering af tilbud... 9 Evalueringsmetode... 10 Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument... 11 9. Tildeling af kontrakt... 11 1
10. Oversigt over tidsfrister i udbuddet... 12 2
1. Introduktion NaturErhvervstyrelsens afdelinger i inspektoraterne Øst og Vest har som deres primære opgave at udføre fiskerikontrol. Kontrollen udføres blandt andet i det kystnære område, hvor kontrollørerne anvender mindre både til kontrol af hovedsagelig det rekreative fiskeri. Begge afdelinger dækker meget store geografiske områder, hvilket betyder, at bådene transporteres og søsættes fra trailere. Bil, trailere og garager lægger nogle begrænsninger på bådenes størrelse og vægt. Disse specificeres nærmere under punktet beskrivelse af opgaven og i kravspecifikationerne. En stor del af opgaven består i at kontrollere fiskeredskabers lovlighed, og det indebærer, at redskaberne skal hives op i båden. De både vi søger, er således ikke blot sødygtige til sikker sejlads, men skal også fungere optimalt som arbejdsbåd. 2. Den ordregivende myndighed NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade 30 1780 København V Kontaktperson: Louise Pallis I det følgende kaldet Ordregiver. 3. Udbudsmaterialets bestanddele Nærværende udbudsbetingelser Bilag 1 ESPD Bilag 2a Kravspecifikation og Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse (fastskrogsbåde) (delaftale 1) Bilag 2b Kravspecifikation og Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse (glasfiberbåde) (delaftale 2) Bilag 3a Leveringskontrakt (fastskrogsbåde) Bilag 3b Leveringskontrakt (glasfiberbåde) Udbudsmaterialet og efterfølgende supplerende oplysninger vil være tilgængeligt på NaturErhvervstyrelsens hjemmeside. www.naturerhverv.dk/om-os/udbud Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig opdateret om eventuelt efterfølgende supplerende materiale. 3
4. Beskrivelse af den udbudte ydelse Bådene som NaturErhvervstyrelsen søger skal for at sikre trygge og gode arbejdsforhold, have stor indvendig dybde, ligesom de skal have gode sejlegenskaber, også i halvdårligt vejr. Bådene opererer ofte helt tæt på kysten, og det er derfor vigtigt, at de dels har en begrænset dybgang, og samtidigt en meget stæk bundkonstruktion. Idet der ofte tages større mængder redskaber i bevaring, skal båd og motorstørrelse være dimensioneret til, at bådene kan komme op og plane, selv med en væsentlig mængde fiskeredskaber om bord. Udbuddet er delt op i to delaftaler, en for glasfiberbåde og en for fastskrogsbåde. Tilbudsgiver har mulighed for at byde ind på begge aftaler, eller blot den ene. Den udbudte aftales omfang Køb af 2. stk. glasfiberbåde og 2 stk. fastskrogsbåde. 5. De retlige rammer Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med Udbudsloven 1. Opgaven er opdelt i delkontrakter således at tilbudsgiverne kan byde ind på delaftale 1 eller delaftale 2 eller dem begge. Udbuddet består af en tilbudsfase: Tilbudsfasen omfatter følgende stadier og milepæle: 1) Udarbejdelse af tilbud - tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud på baggrund af udbudsmaterialet og dette afsluttes med afgivelse af tilbud inden tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver har i denne periode mulighed for at stille skriftlige spørgsmål. 2) Tilbudsgivers personlige forhold - efter åbning af tilbuddene vurderer ordregiver som det første, hvorvidt tilbudsgiver har fremsendt det fælles europæiske udbudsdokument, samt hvorvidt dokumentet indeholder forhold, der kan føre til, at tilbudsgiver udelukkes fra at deltage i udbuddet. 3) Vurdering af tilbuddene - ordregiver påbegynder derefter vurderingen af tilbuddene i overensstemmelse med de angivne tildelingskriterier. Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakt, skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument. 4) Tildeling af kontrakten - ordregiver træffer beslutning om tildeling af kontrakten, som ledsages af en underretning af samtlige tilbudsgivere om beslutningen. Kontrakten anses for indgået, når kontrakten er 1 Udbudsloven, lov nr. 1564 af 15.12.2015 4
underskrevet. Kontrakten underskrives først efter udløbet af en standstill-periode. Efter kontraktens underskrift sender ordregiver en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse på TED, hvorved udbuddet afsluttes. 6. Udarbejdelse af tilbud Udbudsmaterialet Til brug for tilbudsgivers udarbejdelse af tilbud har ordregiver udarbejdet udbudsmaterialet til nærværende udbud, som består af følgende dokumenter: Nærværende udbudsbetingelser, som navnlig indeholder retningslinjer for udarbejdelse af tilbuddene, kriterier for vurdering af tilbuddene og information angående tildeling af kontrakten Kravspecifikationer der beskriver de specifikke krav til ydelserne og danner grundlag for tilbudsgivers løsningsbeskrivelse Kontrakt, som indeholder de juridiske bestemmelser, der regulerer forholdet mellem kontraktparterne i kontraktens løbetid. Vejledning til udarbejdelse af tilbud Inden tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud, anbefales det, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver bør være opmærksom på, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet er komplet og overholder de i udbudsbetingelserne fastsatte retningslinjer. Alternative tilbud Tilbudsgiver har som angivet i udbudsbekendtgørelsen ikke adgang til at afgive alternativt tilbud. Tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud på hver delaftale. Forbehold og mindstekrav Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbud har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikationen eller kontraktudkast. Ordregiver er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af Ordregiver kan kapitaliseres med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold overfor mindstekrav afvises som ukonditionsmæssigt. 5
Ordregiveren er berettiget, men ikke forpligtet, til at tage tilbud med øvrige forbehold i betragtning, når de prissættes ud fra betragtninger om, hvordan forbeholdet forventes at påvirke benyttelsen af den pågældende ydelse målt som en sum i DKK. Kontrakten skal indgås på grundlag af det vedlagte kontrakts udkast, hvorfor tilbudsgivers eventuelle øvrige kontraktbestemmelser vil blive anset som forbehold. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. Forhandling Ved udarbejdelsen af tilbuddet bør tilbudsgiver være opmærksom på, at ordregiver ikke kan forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de udbudsretlige rammer for forhandling, som bl.a. følger af udbudsloven. Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er udarbejdet således, at kontrakten vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. Fortrolighed Når tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumenter i ordregivers udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt hos myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i nogen anden sammenhæng. 6
Efter afslutning af udbuddet er Ordregiver berettiget til at kræve udbudsmaterialet tilintetgjort / slette enhver kopi heraf, medmindre tilbudsgiver har en legitim interesse i at besidde en kopi heraf. Ordregiver er forpligtet til at offentliggøre oplysninger om tildeling af kontrakt på TED. Ordregiver forbeholder sig derfor ret til at offentliggøre navn på vindende tilbudsgiver samt kontraktsum inkl. alle optioner. Aflysning Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet kunne aflyses af Ordregiver. 7. Formkrav til tilbuddet Frist for afgivelse af tilbuddet Fristen for afgivelse af tilbud er: Onsdag den 10.08.2016, kl. 12.00 Det er særligt vigtigt, at tilbudsgiver overholder denne frist, da tilbud, som modtages efter dette tidspunkt, ikke vil blive taget i betragtning. Tilbudsgiver bør derfor afsætte tilstrækkelig tid til aflevering af tilbuddet inden for fristen. Adresse, antal eksemplarer mv. Tilbuddet skal sendes til eller afleveres på følgende adresse: NaturErhvervstyrelsen att. Louise Pallis Nyropsgade 30 1780 København V Tilbud må ikke indsendes pr. mail. Tilbudsgiver bør endvidere være opmærksom på, at det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet afleveres på den korrekte adresse inden for den nævnte frist. Tilbuddet skal indeholde udfyldt bilag 2a og/eller 2b og det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD). Tilbuddet behøver således ikke at indeholde kontrakten og de bilag til kontrakten, som ikke skal udfyldes/færdiggøres af tilbudsgiver, idet disse anses for accepteret af tilbudsgiver. 7
Tilbuddet skal afleveres i 3 papireksemplarer i en lukket forsendelse og mærket "Kontrakt om indkøb af både til NaturErhvervstyrelsen (delaftale 1/delaftale 2). MÅ IKKE ÅBNES AF POSTFUNKTIONEN". I kuverten skal tilbuddet endvidere vedlægges i elektronisk form på USB-stik. Sprog Tilbuddet skal være på dansk. Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiver kan stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Det bemærkes i den forbindelse, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. Derfor er det ofte hensigtsmæssigt, at tilbudsgiver benytter sig af muligheden for at stille spørgsmål. Spørgsmålene skal være på dansk og skal stilles skriftligt pr. e-mail til følgende e-mail adresser: KIU@naturerhverv.dk og am@naturerhverv.dk Tilbudsgivernes spørgsmål og ordregivers besvarelser vil blive anonymiseret og derefter offentliggjort på ordregivers hjemmeside www.naturerhverv.dk. Ordregiver ser gerne, at spørgsmålene stilles senest fredag den 02.08.2016 kl. 12:00. Hvis ordregiver modtager spørgsmål efter denne dato, vil ordregiver besvare sådanne spørgsmål, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Kan spørgsmålene ikke besvares senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb, vil de ikke blive besvaret. 8. Ordregivers vurdering af tilbud Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Efter tilbuddene er åbnet, vil ordregiver som det første skridt vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet. Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i 159, stk. 5 i udbudsloven, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. 8
Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder ordregiver sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne svarende til ovennævnte bestemmelse. Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne. Endelig forbeholder ordregiver sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for rammerne af de gældende udbudsregler. Tilbudsgivernes personlige forhold Ordregiver vurderer, hvorvidt det fælles europæiske udbudsdokument indeholder oplysninger om forhold, som kan føre til, at tilbudsgiver udelukkes fra deltagelse i udbuddet. Ordregiver kan bede tilbudsgiver om at dokumentere oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument. Tilbudsgivernes økonomiske og tekniske kapacitet Derefter vurderer ordregiver, hvorvidt det fælles europæiske udbudsdokument indeholder de krævede oplysninger for økonomisk og teknisk kapacitet, samt hvorvidt tilbudsgiver opfylder de opstillede mindstekrav. Ordregiver kan bede tilbudsgiver om at dokumentere oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument. Vurderingen af tilbudsgivers økonomiske og tekniske kapacitet vedrører tilbudsgivers egnethed til at kunne opfylde kontrakten. Vurderingen vedrører således ikke det afgivne tilbud. Såfremt tilbudsgiver ikke opfylder de stillede krav til økonomisk og teknisk kapacitet, vil tilbudsgiver blive afvist og ordregiver vil ikke foretage en vurdering af tilbudsgivers tilbud. Såfremt tilbudsgiver opfylder de angivne mindstekrav, vil ordregive vurdere tilbuddet som anført nedenfor. Vurdering af forbehold Efter den indledningsvise vurdering af, hvorvidt tilbuddene opfylder udbudsmaterialets formelle krav, vil ordregiver foretage en vurdering af, hvorvidt tilbuddene indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav, som medfører, at et tilbud skal afvises som ikke-konditionsmæssigt. Kriterier for vurdering af tilbud Kontrakten vil blive tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderet på grundlag af: Bedste forhold mellem pris og kvalitet. Ordregiver vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier til grund, hvor procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers vægt ved tilbudsevalueringen: Underkriterier Vægtning i procent Pris 40 Kvalitet 60 9
Evalueringsmetode Tilbudsgiver bedes angive den samlede pris ekskl. moms for de to både under punkt 1 i løsningsbeskrivelsen i kravspecifikationen, bilag 2a og/eller 2b. Ligeledes skal tilbudsgiver angive en egentlig løsningsbeskrivelse i forhold til punkterne 30-36 og/eller 23-28 i bilag 2a og/eller 2b. Løsningsbeskrivelsen skal indeholde en beskrivelse af, hvordan de enkelte krav (k) tænkes imødekommet. Hvor det er relevant vedlægges dokumentation for kvaliteten af det tilbudte. Pris Prisen vurderes således, at laveste pris opnår maksimumpoint og øvrige priser får point forholdsmæssigt derefter. Kvalitet Kvaliteten af bådene vurderes forholdsmæssigt i forhold til de krav(k)/delkriterier, der er opstillet under pkt. 30-36 i bilag 2a og 23-28 i bilag 2b. Evaluering af de modtagne tilbud foretages ved anvendelse af denne skala: Bedømmelse Point Særdeles tilfredsstillende 5 Meget tilfredsstillende 4 Tilfredsstillende 3 Mindre tilfredsstillende 2 Ikke tilfredsstillende 1 For underkriteriet Kvalitet gælder: Hvert delkriterie/krav(k) evalueres ved brug af ovennævnte skala og vægtes ligeligt. For underkriteriet Pris gælder at: Ved evalueringen af de tilbudte priser tager ordregiver udgangspunkt i lavest tilbudte pris. Point og dermed evaluering tildeles herefter således: Laveste pris opnår 5 point og dermed evalueringen særdeles tilfredsstillende En tilbudt pris, der ligger mindre end 5 % over laveste pris tildeles 4 point og dermed evalueringen særdeles tilfredsstillende En tilbudt pris, der ligger mindre end 10 % over laveste pris tildeles 3 point og dermed evalueringen tilfredsstillende 10
En tilbudt pris, der ligger mindre end 15 % over laveste pris tildeles 2 point og dermed evalueringen mindre tilfredsstillende En tilbudt pris, der ligger 15 % eller mere over laveste pris tildeles 1 point og dermed evalueringen ikke tilfredsstillende. Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakt, skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakt til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument, jf. udbudslovens 159, stk. 2. Dokumentationen vedrører de stillede krav til tilbudsgivernes personlige forhold, samt økonomisk og teknisk formåen. 9. Tildeling af kontrakt Når ordregiver har vurderet, hvilket tilbud, der er det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af de anførte kriterier, træffer ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten. Ordregiver underretter herefter samtidigt samtlige tilbudsgivere om denne beslutning. Underretningen af de tilbudsgivere, der ikke tildeles kontrakten, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder for de relative fordele og ulemper ved det vindende tilbud samt hvornår standstill-perioden udløber. Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele kontrakten og forbeholder sig adgangen til at aflyse udbudsforretningen. Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen. Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at kontrakten er indgået. Kontrakten anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten kan først underskrives efter udløbet af standstill-perioden. Denne periode skal mindst være 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt underretning, hvis underretning er sket ad elektronisk vej, og mindst 15 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har afsendt underretning, hvis underretning er sket pr. brev. Ordregiver anser ikke udbuddet for afsluttet, før kontrakt er underskrevet. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling af kontrakt. Ordregiver er ikke forpligtet at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver. Efter kontrakten er underskrevet vil ordregiver sende en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse på TED. Herved afsluttes udbuddet. 11
10. Oversigt over tidsfrister i udbuddet Dato, klokkeslæt Aktivitet 02.08.2016 kl. 12.00 Frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet 04.08.2016 kl. 12.00 Frist for at besvare spørgsmål til udbudsmaterialet 10.08.2016 kl. 12.00 Frist for afgivelse af tilbud 19.08.2016 Forventet tildeling af kontrakten 25.08.2016 Forventet indgåelse af kontrakten 12