Miljø- og Fødevareministeriet. NaturErhvervstyrelsen. EU udbud Udbudsbetingelser. Modellering af lokaliteter til havbrug

Transkript

1 Miljø- og Fødevareministeriet. NaturErhvervstyrelsen EU udbud Udbudsbetingelser Modellering af lokaliteter til havbrug Rammeaftale 0

2 Indhold Introduktion... 2 Udbudsprocedure... 2 Den ordregivende myndighed... 2 Kontaktperson... 3 Den udbudte aftales omfang... 3 Aftalens varighed... 4 Udbudsmaterialets bestanddele... 4 Ændringer af udbudsmaterialet... 4 Spørgsmål om udbuddet... 5 Afgivelse af tilbud... 5 Nedenfor angives betingelserne for afgivelse af tilbud Tilbudsfrist... 5 Afleveringssted... 6 Formkrav og sprog... 6 Følgebrev med angivelse af personlige kontaktoplysninger... 7 Leverandørens løsningsbeskrivelse... 7 Tildeling af kontrakt... 7 Tildelingskriterium... 7 Evaluering af tilbud... 7 Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument... 8 Øvrige forhold... 9 Meddelelse om ordretildeling... 9 Vedståelsesfrist... 9 Tidsplan for udbud... 9 Alternative tilbud Forbehold Forhandling... 10

3 Introduktion Disse udbudsbetingelser gælder for NaturErhvervstyrelsens udbud af kontrakt om modellering af lokaliteter til havbrug efter udbudsloven i henhold til udbudsbekendtgørelse sendt til offentliggørelse i EU-tidende/TED-databasen ultimo juli Ordregiver er ansvarlig for, at udbuddet gennemføres i overensstemmelse med EU s udbudsregler, herunder at de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres under udbudsprocessen. Tilbudsgiver må derfor påregne, at Ordregiver vil afvise tilbud, der er fejlbehæftede eller mangelfulde. Det er tilbudsgivers ansvar og risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med EU s udbudsregler. Udbudsprocedure Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med udbudsloven. Den ordregivende myndighed NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade København V NaturErhvervstyrelsen er en styrelse under Miljø- og Fødevareministeriet. NaturErhvervstyrelsen beskæftiger ca medarbejdere. Styrelsen har ansvaret for ministeriets erhvervs- og miljøpolitik. NaturErhvervstyrelsen understøtter udviklingen af en fremtidsorienteret fødevaresektor i balance med natur og miljø gennem tilskud, regulering og kontrol. NaturErhvervstyrelsen har afdelinger, inspektorater og skibe over hele landet. NaturErhvervstyrelsen er ofte i kontakt med landmænd, fiskere og en bred kreds af virksomheder, organisationer, forskere og myndigheder inden for fødevareområdet. Side 2/11

4 Center for Fiskeri varetager politikskabende og reguleringsmæssige opgaver på fiskeriområdet både nationalt og internationalt. De primære internationale opgaver er knyttet til den fælles fiskeripolitik. De nationale opgaver omfatter bl.a. politikudvikling og regulering af erhvervsfiskeri, akvakultur og rekreativt fiskeri. Endvidere arbejder Center for Fiskeri med natur- og miljøpolitik på fiskeriområdet. Kontaktperson Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til den af Ordregiver udpegede kontaktperson, der er: Louise Aulin Pallis Henvendelser skal ske skriftligt via . I emnefeltet angives: Modellering af lokaliteter til havbrug Ordregiver kan på et hvilket som helst tidspunkt udpege en anden kontaktperson. Den udbudte aftales omfang Med nærværende udbud ønskes en modellering af de områder til havbrug, hvor der både er interesse fra erhvervet samtidig med, at der ikke er fysiske forhindringer eller andre interesser i vejen, og hvor der er et miljømæssigt råderum. Denne modellering skal tydeliggøre de miljømæssige konsekvenser for en række parametre af et akvakulturanlæg og derved sikre, at der udpeges områder, der både bedst muligt opfylder erhvervets ønsker om placering og som ligger inden for rammerne af eksisterende miljø-, erhvervsmæssige-, regulerings- og finansielle rammer og forudsætter overholdelse af vandrammedirektivet, havstrategidirektivet, habitatdirektivet og de nationale vand- og naturplaner, herunder kravet om ikkeforringelse af miljøets tilstand. Miljø- og Fødevareministeriet udpeger de områder, som skal modelleres på baggrund af et udarbejdet kort over andre interesser i området samt hensyntagen til et miljømæssigt råderum. Udpegningen af havbrug er en del af Vækstplan for Akvakultur i Fødevare og Landbrugspakken. Kravene til ydelsen er detaljeret beskrevet i bilaget Kravspecifikation og løsningsbeskrivelse, mens Ordregivers kontraktvilkårene fremgår af Rammeaftalen og bilaget Leveringskontrakt. Det forventes, at der skal modelleres mindst 8 områder. Rammeaftalen giver mulighed for køb af yderligere modelleringer. Side 3/11

5 Ordregiver har vurderet, at det ikke er muligt at opdele kontrakten i delkontrakter for dermed at tage hensyn til små og mellemstore virksomheder. Dette er begrundet i, at det indledende arbejde med at udarbejde en model til brug for modellering er meget omkostningstungt. Ud fra et økonomisk synspunkt vil det derfor ikke være efficient, hvis flere tilbudsgivere skal bruge ressourcer på at udvikle modellen. Aftalens varighed Rammeaftalen løber i 4 år fra kontraktindgåelse. De første forventede 8 modelleringer skal dog endeligt leveres inden udgangen af Udbudsmaterialets bestanddele Nærværende udbudsbetingelser Rammeaftale ESPD Kravspecifikation og løsningsbeskrivelse Leveringskontrakt Udbudsmaterialet og efterfølgende supplerende oplysninger er tilgængeligt på NaturErhvervstyrelsens hjemmeside. Det er tilbudsgivers eget ansvar, at holde sig opdateret om eventuelt efterfølgende supplerende materiale, herunder spørgsmål og svar som løbende offentliggøres samme sted. Ændringer af udbudsmaterialet Såfremt tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver straks at gøre Ordregiver opmærksom herpå, således at Ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af rettelsesblad. Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelse eller kontrakt. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for tilbudsgiverne generelt, og uhensigtsmæssigheder der er udtryk for fravigelse branchemæssig sædvane på markedet. Opfordringen må ikke opfattes som invitation til generel dialog om hensigtsmæssigheden af udbudsmaterialets krav. Side 4/11

6 Rettelsesblad om eventuelle ændringer i udbudsmaterialet vil også blive offentliggjort på samme hjemmeside. Spørgsmål om udbuddet Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen, om spørgsmål til udbudsmaterialet mv. skal rettes skriftligt til Ordregivers udpegede kontaktperson: Navn: Louise Aulin Pallis kiu@naturerhverv.dk og Navn: Janne Palomino Dalby fiskeri@naturerhverv.dk I emnefeltet angives: Modellering af lokaliteter til havbrug Alle spørgsmål der fremsendes senest 14 dage før tilbudsfristen udløb, kan påregnes besvaret. Spørgsmål der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Alle spørgsmål og svar vil løbende og i anonymiseret form blive besvaret skriftligt og offentliggjort på NaturErhvervstyrelsens hjemmeside: Afgivelse af tilbud Nedenfor angives betingelserne for afgivelse af tilbud. Tilbudsfrist Tilbud skal for at være rettidigt og for at Ordregiver kan tage det i betragtning være Ordregiver i hænde senest: Onsdag den 31. august 2016, kl. 12:00 Side 5/11

7 Tilbud der er modtaget efter dette tidspunkt indgår ikke i tilbudsevalueringen. Tilbudsgiver er ansvarlig for, at tilbuddet er modtaget i rette tid og på rette sted. Tilbudsgiver har ikke mulighed for at præsentere sit tilbud. Afleveringssted Tilbuddet skal afleveres eller sendes til: NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade København V Danmark Att: Louise Aulin Pallis Mrk: Kontrakt om modellering af lokaliteter til havbrug MÅ IKKE ÅBNES AF POSTFUNKTIONEN Formkrav og sprog Tilbud skal afgives i 3 papireksemplarer og 1 elektronisk udgave i PDF format (ESPD en dog som XML) på et USB-stik Tilbud skal være på dansk, dog kan om referencer leveres på engelsk. Det originale papireksemplar skal være underskrevet af en for tilbudsgiver tegningsberettiget. Tilbudsgiver har ikke krav på efterfølgende, at få tilbageleveret sit tilbud. Tilbuddet skal som minimum indeholde følgende: Følgebrev med angivelse af tilbudsgivers kontaktoplysninger m.m. Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse inkl. dokumentation ESPD udfyldes som beskrevet i udbudsbekendtgørelsen Se i øvrigt nærmere herunder. Side 6/11

8 Følgebrev med angivelse af personlige kontaktoplysninger Tilbudsgiver skal angive virksomhedsoplysninger, herunder navn, adresse, CVR-nummer, kontaktperson og kontaktoplysninger. Følgebrevet skal være underskrevet af en for virksomheden tegningsberettiget person. Leverandørens løsningsbeskrivelse Tilbudsgiver skal udfylde bilaget Kravspecifikation og løsningsbeskrivelse. Som dokumentation for opfyldelse af de angivne krav og mindstekrav, kan der vedlægges relevante dokumenter. Tildeling af kontrakt Tildelingskriterium Kontrakten vil blive tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ordregiver identificerer det økonomiske mest fordelagtige tilbud ved at anvende tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet i forhold til underkriterierne: 1. Pris (30%) 2. Virksomheden erfaring og referencer (30%) 3. De tilbudte konsulenters erfaring (30%) 4. Modellens opløselighed (10%) Tallene i parentes angiver vægtningen af de enkelte underkriterier. Tilbudsgiver bedes angive den samlede pris ekskl. moms for 8 modelleringer og en fast pris per yderligere modellering i løsningsbeskrivelsen i bilaget Kravspecifikation og Løsningsbeskrivelse. Ligeledes skal tilbudsgiver angive en egentlig løsningsbeskrivelse i forhold til de krav, der er opstillet i bilaget Kravspecifikation og Løsningsbeskrivelse, vedrørende Virksomhedens referencer og erfaring, De tilbudte konsulenters erfaring og Modellens opløselighed. Løsningsbeskrivelsen skal indeholde en beskrivelse af, hvordan de enkelte krav (k) tænkes imødekommet. Hvor det er relevant vedlægges dokumentation for kvaliteten af det tilbudte. Evalueringsmetode Tilbuddene evalueres på baggrund af nedenstående underkriterier, som tager udgangspunkt i Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse og Ordregivers kravspecifikation. Side 7/11

9 Evaluering af de modtagne tilbud foretages ved anvendelse af denne skala: Bedømmelse Point Særdeles tilfredsstillende 5 Meget tilfredsstillende 4 Tilfredsstillende 3 Mindre tilfredsstillende 2 Ikke tilfredsstillende 1 Pris (30%) Prisen vurderes således, at laveste pris opnår maksimumpoint og øvrige priser får point forholdsmæssigt derefter på en skala fra 1 og 5 point, hvor 5 point er højest. Prisen for 8 modelleringer vægter 75% og prisen per yderligere modellering vægter 25%. Pointene for de tilbudte priser lægges sammen og der opnås en samlet score for underkriteriet. Virksomhedens erfaring og referencer (30%) Kvaliteten vurderes forholdsmæssigt i forhold til de krav(k)/delkriterier, der er opstillet i bilaget Kravspecifikation og løsningsbeskrivelse. Hvert enkelt delkriterium vurderes individuelt af ordregiver, og scorer mellem 1 og 5 point, hvor 5 point er højest. De enkelte delkriterier vægtes lige. Herefter lægges pointene sammen og der opnås en samlet score for underkriteriet. De tilbudte konsulenters erfaring (30%) Kvaliteten vurderes forholdsmæssigt i forhold til de krav(k)/delkriterier, der er opstillet i bilaget Kravspecifikation og løsningsbeskrivelse. Hvert enkelt delkriterium vurderes individuelt af ordregiver, og scorer mellem 1 og 5 point, hvor 5 point er højest. De enkelte delkriterier vægtes lige. Herefter lægges pointene sammen og der opnås en samlet score for underkriteriet. Modellens opløselighed (10%) Angiv hvilken opløselighed, som vil blive anvendt i modellen og som resultaterne vil blive præsenteret i. Kravet vurderes individuelt af ordregiver og scorer mellem 1 og 5 point, hvor 5 point er højest. Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakt, skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakt til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. udbudslovens 159, stk. 2. Dokumentationen vedrører de stillede krav til tilbudsgivernes personlige forhold. Det anbefales, at Side 8/11

10 tilbudsgiver allerede inden afgivelse af tilbud indhenter en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen som dokumentation for, at de afgivne oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument er korrekte. Øvrige forhold Tilbudsgivers omkostninger forbundet med afgivelsen af tilbud under nærværende udbud, er under alle omstændigheder Ordregiver uvedkommende. Meddelelse om ordretildeling Efter evaluering af de modtagne tilbud, vil Ordregiver underrette såvel den Tilbudsgiver, der måtte få ordren tildelt, som de tilbudsgivere, der ikke vil blive indgået aftale med. Efter tildeling af ordren er der i tidsplanen indlagt en obligatorisk stand-still periode på 10 dage, regnet fra dagen efter underretning har fundet sted. Herefter indgås kontrakt. Det tilstræbes, at der kan underskrives kontrakt ultimo september Udbudsforretningen anses først for afsluttet, når kontrakten er underskrevet. Uanset, om kontrakten tildeles andre tilbudsgivere, er Tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen på 3 måneder. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er Ordregiver uvedkommende, herunder såfremt Ordregiver på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse. Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for Tilbudsgiver og skal vedstås i 3 måneder efter tilbudsfristens udløb. Hvis der indgives klage over nærværende udbud til Klagenævnet for Udbud, suspenderes vedståelsesfristen indtil klagens endelige afgørelse. Forventet tidsplan for udbud Offentliggørelse af udbudsmateriale Ultimo juli 2016 Frist for spørgsmål 17. august 2016 Tilbudsfrist 31. august 2016 Underretning om tildelingsbeslutning 20. september 2016 Kontraktunderskrivelse 30. september 2016 Kontraktstart 30. september 2016 Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage ændringer i tidsplanen. Side 9/11

11 Alternative tilbud Der er ikke mulighed for at afgive alternative bud. Forbehold Ordregiver er forpligtet til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet. Tilbud med forbehold, udover branchemæssige forbehold, vil altid blive afvist som ukonditionsmæssigt. Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbud medfører, at ordregiver skal betragte tilbuddet, som et tilbud indeholdende forbehold. Herunder også uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af mindstekrav eller krav ifølge kravspecifikationen eller kontraktudkast. Kontrakten skal indgås på grundlag af det vedlagte kontraktudkast, hvorfor tilbudsgivers eventuelle øvrige kontraktbestemmelser vil blive anset som forbehold. Tilbudsgiver opfordres derfor til ikke at tage forbehold. Forhandling Ordregiver kan ikke i traditionel forstand forhandle med tilbudsgiver, idet Ordregiver skal holde sig indenfor de rammer for forhandling, der er givet i vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne ved offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver form for forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplerer indholdet af deres bud eller de ordregivendes myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Der gælder således snævre grænser for drøftelser med tilbudsgivere, og tilbudsgiver bør derfor drage omsorg for, at deres tilbud er udformet således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem Ordregiver og tilbudsgiver. Det er derfor nødvendigt, at tilbuddene behandler alle relevante forhold, og er præcise i enhver henseende, og herunder indeholder alle de nødvendige oplysninger inklusive priser. Side 10/11

12 Fortrolighed Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i nogen anden sammenhæng. Efter afslutning af udbuddet er Ordregiver berettiget til at kræve udbudsmaterialet tilintetgjort / slette enhver kopi heraf, medmindre tilbudsgiver har en legitim interesse i at besidde en kopi heraf. Ordregiver er forpligtet til at offentliggøre oplysninger om tildeling af kontrakt på TED. Ordregiver forbeholder sig derfor ret til at offentliggøre navn på vindende tilbudsgiver samt kontraktsum inkl. alle optioner. Side 11/11