Bilag 4 Kravspecifikation Kontraktsum: 3.200.000 DKK Jord & Affald J.nr. MST-774-00100 Ref. menie Den 15. april 2015 Konsulentbistand til kommunikation og erfaringsudveksling om øget genanvendelse af husholdningsaffald Indhold 1. Baggrund... 2 2. Formålet med opgaven... 2 3. Opgaven... 3 3.1. På forhånd definerede leverancer... 4 3.2. Dynamiske leverancer... 5 4. Succeskriterier... 6 4.1. Succeskriterier for formidlingsopgaverne... 6 4.2. Succeskriterier for facilitering af erfaringsudveksling... 7 5. Afrapportering og kommunikation i forbindelse med projektets fremdrift... 7 6. Kvalitetssikring... 7 7. Organisering... 7 8. Tids- og betalingsplan... 8 8.1. Betalingsplan... 8 8.2. Krav til tidsplanen... 8 9. Tidsramme og budget... 8 1
1. Baggrund Miljøstyrelsen har behov for konsulentbistand til formidling, videndeling og erfaringsudveksling af aktiviteter om genanvendelse af husholdningsaffald 1 på tværs af landet og på tværs af værdikæder. I regeringens ressourcestrategi - Danmark uden affald I (2013) - er der sat et mål for, at genanvendelsen af husholdningsaffald skal øges fra 22 % i 2011 til 50 % i 2022. Kommunerne, som har ansvaret for genanvendelse af husholdningsaffald, skal under metodefrihed og ved samlet indsats nå det nationale mål 2. Øget videndeling på tværs af kommuner De fleste kommuner oplever samme type udfordringer if. at kunne tilbyde borgerne gode affaldsløsninger for genanvendelse. I stedet for at arbejde hver for sig med de samme problemstillinger, ser kommunerne en stor fordel i at lære af hinandens erfaringer. I efteråret 2014 gennemførte Miljøstyrelsen en behovsanalyse. På møder, seminarer og konferencer blev interessenterne spurgt, hvad de har af behov, for at kunne nå 50 % genanvendelse i 2022. Behovsanalysen viste, at affaldsmedarbejdere i kommuner, affalds- og forsyningsselskaber efterspørger nationalt overblik over affaldsordninger, afsætning, viden om kommunikation, nudging og borgerinddragelse, og at de ønsker bedre mulighed for at udveksle konkrete erfaringer med hinanden. Miljøstyrelsen vurderer derfor, at en styrket indsats for formidling og videndeling kan være et centralt og effektfuldt virkemiddel for kommunerne til - ved samlet indsats og med brug af de bedste løsninger at nå målet om genanvendelse af 50 % af husholdningsaffaldet i 2022. Både kommunerne og Miljøstyrelsen har allerede fra 2014 igangsat en lang række initiativer med henblik på øget genanvendelse. Det betyder, at der opnås erfaringer og viden, som skal kommunikeres og deles bredt for at komme alle til gavn. Øget videndeling på tværs af værdikæder For at øge genanvendelsen af husholdningsaffald er kommunerne i stigende grad afhængige af, at have indsigt i, hvad der sker andre steder i materialernes (affaldets) værdikæde. Alle led i den konkrete værdikæde, som et givent materiale indgår i, har betydning for om det kan genanvendes, og hvilken kvalitet det i så fald kan oparbejdes til. Fx har designet af en plastemballage afgørende betydning for, om den kan genanvendes og bruges i nye produkter. For at øge samarbejdet på tværs af værdikæderne skal de fælles strategiske interesser og udfordringer, som kommunerne (indsamling), den private sektor (design produktion, salg og marketing, logistik, sortering og oparbejdning) og civilsamfundet (forbrug og genbrug) har, kommunikeres og tydeliggøres. 2. Formålet med opgaven Formålet er at styrke den videns- og erfaringsudveksling som kommunerne skal bruge, for at kunne udvikle, beslutte, implementere, drive og optimere ordninger for genanvendelse af husholdningsaffald. Konsulenten skal sammen med Miljøstyrelsen tilbyde let tilgængelig og opdateret formidling af viden og facilitering af erfaringsudveksling på området i en handlingsorienteret form, som nemt og hurtigt kan anvendes i de 1 Det drejer sig konkret om disse 7 fraktioner: plast, papir, pap, metal, glas, træ og organisk affald. 2 Danmark uden affald og Ressourceplan for affaldshåndtering 2013-2018 og Miljøstyrelsen, 2013, miljøprojekt 1458 2
kommunale affaldsmedarbejderes daglige arbejde. Tværkommunal erfaringsudveksling og erfaringsudvekling mellem kommunerne og aktører i andre værdikædeled prioriteres højt. Desuden skal den øgede kommunikationsindsats styrke forståelsen for, at affald er ressourcer, og at valg der træffes forskellige steder i værdikæden har betydning for, om man kan føre ressourcen tilbage i hhv. tekniske hhv. biologiske kredsløb. 3. Opgaven Opgaven består både i konkret opdatering og redaktion af en portal specifikt dedikeret til vidensformidling og erfaringsudveksling mellem kommunerne, og i en generelt styrket kommunikationsindsats på området. Portal for videndeling og erfaringsudveksling En af hovedaktiviteterne i at øge videns- og erfaringsudvekslingen er, at Miljøstyrelsen opretter og driver en brugervenlig og let tilgængelig virtuel portal. Selve oprettelsen af portalen sker internt i Miljøstyrelsen med brug af GoBasic CMS systemet, som også bruges til miljøstyrelsens hjemmeside mst.dk. Planlægning og gennemførelse af lancering og udbredelse samt løbende opdatering, udvikling og redaktion af portalen, er derimod en del af nærværende opgave. Se nærmere under afsnit 3 opgaven og leverancer. Den primære målgruppe er affaldsmedarbejdere i landets 98 kommuner og medarbejdere i affalds- og forsyningsselskaber. Den sekundære målgruppe er øvrige aktører i de relevante værdikæder. Videndelingportalen (som er portalens foreløbige navn) skal skabe synergi med en række andre indsatser for kommunikation, netværk, og sparring som Miljøstyrelsens ressourceteam varetager, fx ved fysiske møder, via presse og på sociale medier. Videndelingportalen skal være det sted, hvor man i det daglige arbejde kan finde inspiration, sparre og debattere mulige løsninger, dele erfaringer gode ideer omkring initiativer til øget genanvendelse. Det kræver, at Videndelingsportalen løbende udvikles og struktureres at nyttig og opdateret viden og erfaringer er tilgængelig i tilstrækkeligt omfang, lette at søge frem, og at relevante faglige debatter inspirerer én i arbejdet. Konsulenten skal med supplement fra Miljøstyrelsens ressourceteam forestå den løbende redaktion og udvikling af portalen. Det er centralt, at redaktionen af portalen har opdateret viden på affaldsområdet og indsigt i, hvilke problemstillinger og udfordringer, der er vigtige for aktørerne. En vigtig ydelse for konsulenten er derfor at sikre, at aktørerne oplever videndelingsportalen som et nyttigt og up-to-date redskab i deres daglige arbejde. Generel indsats for øget kommunikation Udover redaktion og udvikling af Videndelingportalen har ressourceteamet i Miljøstyrelsen behov for en generel intensivering af kommunikationsindsatsen via bl.a. mst.dk, på andre virtuelle portaler, i trykte og på sociale medier samt på konferencer m.m. Konsulentens opgaver vil være af forskellig art henover kontraktperioden, som varer 2 ½ år. Leverancer vil typisk blive specificeret som konkrete opgaver, fx i form af at formidle resultaterne fra en analyse, en kortlægning eller et pilotprojekt, opsøge kommuner og indhente og udforme konkrete cases til formidling eller produktion af indhold til Miljøstyrelsens hjemmesider. Opgaverne kan også antage en bredere karakter, fx løbende facilitering af erfaringsudveklingen, varetagelse af kommunikationen på sociale medier, generel opdatering af hjemmesider om genanvendelse og koordinering af eksterne bloggere på Videndelingportalen. Andre opgaver igen kan have karakter af udvikling, hvor konsulenten vil blive bedt om at komme med ideer til kommunikationsprodukter, sociale medie strategier og promovering af ny viden og projektresultater. Miljøstyrelsen, herunder særligt 3
ressourceteamet og webafdelingen, vil guide og hjælpe i forbindelse med igangsættelsen af opgaverne. Det er dog meget vigtigt at konsulenten kan arbejde selvstændigt med opgaven og tage ansvar for at følge opgaven til helt til dørs. Opgaven omfatter både leverancer som allerede er definerede (afsnit 3.1), men vil også omfatte løbende udvikling og produktion af kommunikationsprodukter baseret på både interessenternes og Miljøstyrelsens behov (afsnit 3.2). Leverancerne omfatter, men er således ikke begrænset til følgende ydelser: 3.1. På forhånd definerede leverancer Tilbuddet skal indeholde et fast timeforbrug og en fast timepris for levering på alle de herunder definerede leverancer. Leverancer relateret direkte til Videndelingportalen 3.1.1. Udførelse af presseevent i forbindelse lancering af videndelingportalen inklusiv beskrivelse af ministerens rolle i eventen og nyhedsvinklen for pressen. 3.1.2. Udarbejdelse af strategi for udbredelse af portalen. Skal bl.a. indeholde forslag til hvilke kanaler (nyhedsbreve, hjemmesider, sociale fora mv) hvor portalen kan udbredes, hvilke medier, der kan tages i brug (videoer, pressemeddelelse, nyhed, mv) samt overvejelser om hvordan målgruppen bedst nås. 3.1.3. Udvikling, redaktion og udsendelse af nyhedsbrev med nyheder omkring genanvendelse af husholdningsaffald. Nyhedsbrevet har kommunerne som hovedmålgruppe og skal som udgangspunkt udsendes månedligt via videndelingportalen. Efter 3 måneder skal nyhedsbrevet evalueres på baggrund af en rundspørge hos brugerne, og indhold og frekvens skal tilrettes på baggrund af feedback. 3.1.4. Tilrettelæggelse, facilitering og administration af en blog på Videndelingsportalen. Der skal ved opgavens start oprettes et blogforum med fokus på innovation i værdikædeperspektiv. Miljøstyrelsens projektleder for videndelingportalen har den overordnede kontakt med bloggerne men faciliteringen af at der holdes liv i bloggen og den rutinemæssige administration med bl.a. at sikre, at bloggerne kommer med færdige og formidlingsegnede indlæg til tiden varetages af konsulenten. 3.1.5. Udvikling og vedligeholdelse af kontaktliste under videndelingportalen hvor relevante aktører kan dele kontaktinformation på personniveau i et lukket forum. 3.1.6. Konsulenten foreslår og gennemfører hvordan løbende brugerfeedback skal håndteres (som supplement til de to store brugerundersøgelser, se nedenfor). Der skal som minimum føres en prioriteret behovs- og ønske samt fejl-og mangelliste for Videndelingportalen. 3.1.7. Tilrettelæggelse og gennemførelse af to omfattende brugerundersøgelser i hhv. starten af 2016 og starten af 2017. Resultaterne af brugerundersøgelserne skal foreligge i en form, så de umiddelbart kan anvendes til opdatering og tilretning af videndelingportalen. 4
Andre fast definerede leverancer 3.1.8. Der skal udvikles og implementeres en kommunikationsstrategi til sociale medier som fokuserer på handlingsorienteret viden om genanvendelse af husholdningsaffald. Strategien skal indtænke synergi med både Videndelingportalen, TagDel profilen Danmark uden affald, den kommende Miljøvejviser 3, kendditaffald.dk, mst.dk og Miljøstyrelsens facebookside. Instagram, twitter, linkedin og andre sociale medier kan inkluderes afhængig af relevans for målgruppen, men her har Miljøstyrelsen (endnu) ikke sine egne profiler. 3.2. Dynamiske leverancer De dynamiske opgaver dækker en bred vifte af løbende opgaver. Det er ikke forventningen at alle nedenstående opgaver skal løftes i deres fulde omfang, men nedenstående er en liste over typen af opgaver som kan opstå i projektforløbet. Listen er ikke udtømmende. Formidlingen vil kunne ske via forskellige kanaler, herunder bl.a. Videndelingportalen, mst.dk, sociale medier, møder, events, fagblade og via pressen. De dynamiske opgaver honoreres under det overordnede rammebeløb. Tilbuddet skal derfor indeholde en generel timepris for udførelse af de dynamiske opgaver. For større opgaver vil leverandøren forud for udførelsen skulle afgive et tilbud med pris og tidsplan, mens de mere ad hoc prægede opgaver alene timeregistreres til afregning jf. betalingsplanen. Læs mere under afsnit 6 for detaljer om betalingsplanen. 3.2.1. Konsulenten vil umiddelbart efter kontraktens indgåelse skulle hjælpe med at tilrette og opsætte vidensprodukterne til Videndelingportalen, så de får en let læselig, inspirerende og letoverskuelig form. 3.2.2. Konsulenten skal, primært på baggrund af brugervenlighedstesten af videndelingportalen, tilrette portalen inden lancering. 3.2.3. Konsulenten kan løbende blive bedt om, at samle både eksisterende og ny faglig viden, og formidle den i en kort, systematisk, let tilgængelig og handlingsanvisende form. Under denne opgave hører særligt formidling af kommunale projekter (bl.a. dem der ydes tilskud under Puljen til implementering af regeringens ressourceplan), relevante MUDP projekter samt øvrige centrale miljøprojekter om affald og ressourcer, samt administration, opdatering, strukturering og udvikling af projektdatabasen for projekter under ressourcestrategien Danmark uden affald. 3.2.4. Konsulenten kan løbende blive bedt om at udvikle en kommunerettet case-samling med vægt på den type erfaringer kommunerne efterspørger på tværs af landet. Denne opgave omfatter også at kontakte og eventuelt besøge kommuner og andre aktører for at indsamle de erfaringer der skal videreformidles. Cases skal også indeholde relevante kontaktinformationer. Kommunerne lægger vægt på, at få indblik i både gode og dårlige erfaringer. Casene skal laves på baggrund af kvalitative interviews med relevante aktører, og evt. adgang til aktørernes egne data på området. 3 Miljøvejviseren er et konkret initiativ under Danmark uden affald II Udkast til strategi for affaldsforebyggelse. Det bliver en webportal med navnet Miljøvejviseren - den nemme vej til en grøn hverdag, der udbreder lettilgængelig viden og rådgivning og gør forbrugerne i stand til at udføre konkrete grønne handlinger gennem bl.a. kampagner, gode tips, viden, videoer, overblik over grønne events, information om tilskudsordninger mv. 5
3.2.5. Løbende og intensiv facilitering, support, strukturering og udvikling på det faglige debatforum som efter planen integreres via TagDel konceptet. Her kan kommuner og andre brugere erfaringsudveksle og drøfte løsninger i både lukkede og åbne fora. Konsulenten skal både hjælpe med at facilitere og strukturere den erfaringsudveksling som fx kommunale affaldsmedarbejdere vælger at have lukket, og de debatter, hvor de vælger at åbne for input fra fx borgere, civilsamfund og virksomheder. Se eksempel på TagDel konceptet her. Det er afgørende for den interaktive erfaringsudveksling at konsulenten på vegne af Miljøstyrelsen selv er aktivt tilstede og faciliterer og strukturerer brugernes erfaringsudveksling. 3.2.6. Konsulenten forestår det daglige arbejde med at redigere Videndelingportalen. Herunder sikrer at der sker en kontinuert opdatering af alle Videndelingsportalens sider. 3.2.7. Konsulenten skal løbende være proaktiv i at sikre promovering og formidling af Miljøstyrelsens initiativer omhandlende genanvendelse af husholdningsaffald. Herunder kan konsulenten også blive bedt om, at deltage i relevante møder, seminarer og konferencer med henblik på formidling til en bredere kreds. Al formidling skal være på dansk og fremstå i et klart og let forståeligt sprog målrettet brugeren. Konsulenten sikrer desuden løbende evaluering og kvalitetssikring af egne leverancer inden de overdrages til godkendelse hos Miljøstyrelsen. Alle leverancer skal følge Miljøstyrelsens og Miljøministeriets retningslinjer. De nærmere samarbejdsrutiner omkring opgaverne aftales ved projektstart. Samarbejdet evalueres og justeres evt. efter 3 måneder. 4. Succeskriterier Det overordnede succeskriterium for projektet med øget kommunikation og erfaringsudveksling er, at viden, erfaringer og spørgsmål omkring øget genanvendelse bliver spredt, delt og formidlet på en måde, så det bliver nemmere at planlægge, træffe beslutning og implementere initiativer, der øger genanvendelsen. Specifikt for Videndelingportalen er det overordnede succeskriterium, at den bliver et dagligt arbejdsredskab for affaldsmedarbejdere i kommuner, forsynings- og affaldsselskaber. Tid er en afgørende faktor. Det skal være ultra nemt at bruge og få overblik via portalen. 4.1. Succeskriterier for formidlingsopgaverne 4.1.1. At alle interessenter på tværs af hele landet kender og har let og synlig adgang til formidlingen af Miljøstyrelsens, kommunernes og andre relevante aktørers aktiviteter og viden om øget genanvendelse af husholdningsaffald. 4.1.2. At formidlingen tager afsæt i en forståelse for områdets faglige kompleksitet, men samtidig formår at være let og hurtig at modtage, at de pointer der er særligt vigtige for beslutninger omkring øget genanvendelse fremhæves og at den er handlingsanvisende. 4.1.3. At kommunikationsprodukterne, hvor relevant, følger en kinesisk æske struktur, hvor det er nemt og hurtigt at overskue hovedpointer, hvorefter man kan søge ned i detaljer og/eller kontaktinformationer. 6
4.1.4. At formidlingsprodukterne så vidt muligt samles og struktureres ét sted. 4.1.5. At der minimum en gang om året samles op på, hvad brugernes behov er, og at produkterne tilrettes derefter. 4.2. Succeskriterier for facilitering af erfaringsudveksling 4.2.1. Deltagelse: At interessenterne synes det er let at bruge mulighederne for interaktiv erfaringsudveksling. De faglige debatforums giver oplevelsen af, at den enkeltes bidrag skaber værdi i den fælles videnopbygning. Interessenterne oplever, at de løbende får hjælp til at strukturere og opsummere på de tråde hvor de erfaringsudveksler. At interessenterne oplever, at Miljøstyrelsen selv er aktiv i erfaringsudvekslingen og at de bliver hjulpet til at fokusere og vitalisere erfaringsudvekslingen. 4.2.2. Fællesskab: At det er tydeligt for interessenterne, at de bidrager til det brede fællesskab, når de deler erfaringer, tvivl, ideer, spørgsmål osv.? Har de fx fået feedback eller anderkendelse af Miljøstyrelsen eller hinanden? 4.2.3. Interessenterne skal opleve, at det er nemmere at dele erfaringer på tværs af landet uafhængigt af personlige netværk og/eller geografiske eller organisationsdefinerede netværk. 4.2.4. Synergi: Interessenterne skal opleve, at den virtuelle erfaringsudveksling supplerer den videndeling de har, når de mødes fysisk? Dette succeskriterie varetages i samspil med ressourceteamet. 4.2.5. At interessenterne oplever, at de kan bruge andres erfaringer og de generelle formidlingsprodukter i deres eget arbejde. Er det fx let og overskueligt at søge og finde andres indlæg når man selv skal bruge de konkrete erfaringer, og er der lavet opsummeringer eller opdateringer på ældre debatter? 5. Afrapportering og kommunikation i forbindelse med projektets fremdrift Tilbudsgiver skal afrapportere til Miljøstyrelsen på projektets fremdrift. Formen for afrapportering aftales nærmere med Miljøstyrelsen efter kontraktindgåelse. Der afholdes løbende projektmøder om status og fremdrift mellem de ansvarlige i Miljøstyrelsen og leverandøren. 6. Kvalitetssikring Konsulenten udpeger en projektleder, som har erfaring med og uddannelse i projektledelse. Projektlederen redegør løbende for fremdriften i projektet overfor Miljøstyrelsen og anvender gængse projektstyringsværktøjer til at sikre projektets gennemførsel til tiden og i høj kvalitet. Konsulenten sikrer løbende evaluering og kvalitetssikring af projektet, herunder proces og resultater. Alle leverancer i forbindelse med dette projekt skal gennemgå en kvalificeret kvalitetssikring inden aflevering. 7. Organisering Miljøstyrelsen er projektejer og konsulentens leverancer skal derfor altid godkendes af Miljøstyrelsen. Det er Miljøstyrelsen som kan træffe endelig beslutning om prioriteringer vedr. kvalitet, tid og ressourcer, samt evt. ændringer i opgavens indhold. 7
Opgaven skal løses i tæt samspil og koordinering med hhv. ressourceteamets og webafdelingens daglige arbejde. Opgaven skal derfor løses med fysisk placering i enheden Jord og Affald under Miljøstyrelsen, og det er et krav, at leverandøren skal udstationere én medarbejder med de krævede kompetencer til enheden Jord og Affald i Miljøstyrelsen på Strandgade 29, 1401 Kbh. K. Løsning af brugertest er undtaget denne betingelse. Opgaven skal løses ved tilstedeværelse hos Miljøstyrelsen i almindelige kontortid. Miljøstyrelsen stiller fastnettelefon og computer til rådighed. Arbejdstiden vil primært ligge mellem kl. 9:00 og 16:00. 8. Tids- og betalingsplan Konsulenten skal i sit tilbud vedlægge tidsplan. 8.1. Betalingsplan Tilbuddet skal indeholde en fast timepris angivet for både de fast definerede leverancer og de dynamiske leverancer. Fakturering for alle typer opgaver skal ske kvartalsvist og bagudrettet efter hhv. levering og godkendelse af produkter og timeforbrug. For opgaverne 3.1.1.; 3.1.2.; og 3.1.7. gælder det, at de faktureres i det pågældende kvartal efter godkendt levering. For opgaverne 3.1.3.; 3.1.4.; 3.1.5.; 3.1.6. og 3.1.8. gælder, at prisen fordeles jævnt over hele kontraktperioden og der faktureres for 3. mdr. af gangen med et beløb svarende til en fjerdedel af årskontraktsummen for de pågældende ydelser. For de dynamiske opgaver listet under afsnit 3.2. gælder, at de faktureres på baggrund af godkendte leverancer jf. løbende tilbud eller på baggrund af ad hoc timeforbrug. Forbruget tilrettelægges så DKK 1.000.000 bruges i 2015,DKK 1.100.000 i 2016 og DKK 1.100.000. i 2017. De nævnte beløb er maksimal budget i de enkelte år. Opdelingen af det maksimale budget på regnskabsår skal overholdes, da Miljøstyrelsen ikke kan overføre midler fra et finansår til et andet, ligesom der ikke kan betales for ydelser før disse er leveret. 8.2. Krav til tidsplanen Af tidsplanen skal fremgå en plan for fordelingen af arbejdsdage hvor konsulenten sidder i Miljøstyrelsen fordelt over et årshjul inklusiv skitsering af ferieperioder. Miljøstyrelsen forventer at konsulenten er til rådighed jævnt fordelt over årets uger undtaget ferier. Tidsplanen skal indeholde milepæle og leveringsfrister for de på forhånd definerede ydelser. Der afholdes opstartsmøde ultimo juni 2015, umiddelbart efter kontraktindgåelsen. Opgavevaretagelsen starter umiddelbart herefter. 9. Tidsramme og budget Kontrakten forventes i kraft i løbet af juni 2015 og løber til og med 31. december 2017. Der er afsat DKK 3.200.000 ekskl. moms til projektet. 8