Projektnavn: Baggrund for projektet Overordnet formål: Organisering af befordring et effektiviseringsprojekt I aftalen om kommunernes økonomi for 2013 er forudsat, at kommunerne skal effektivisere varetagelse af befordringsopgaver. Dette skal give et provenu på 100 mio. kr. i 2014 stigende til 430 mio. kr. i 2017. 1 I Assens Kommunes budget er der forventede mindreudgifter som følge af en række budgetanalyser, herunder forventes et provenu på effektivisering af befordring på 0,5 mio. kr. i 2015 stigende til 1 mio. kr. de efterfølgende år. Der er gennemført en indledende kortlægning af det samlede omfang af befordringsudgifter, som opsummeres i tabellen nedenfor. By, Land og Kultur 19,7 mio. kr. Børn og Undervisning 14,4 mio. kr. Social og Sundhed 8,0 mio. kr.(+ egne busser) I alt ca. 42,1 mio. kr. i 2012 Ældrerådet har bidraget til at sætte fokus på området, ved at invitere politikere og medarbejdere på inspirationstur til Varde Kommune, idet denne kommune er blevet fremhævet som et eksempel på en vellykket effektivisering indenfor befordringsområdet. Erfaringerne fra Varde - og Deloittes oprindelige beregninger for Finansministeriet - peger på, at der er langt større potentiale for effektivisering end det foreløbige skøn over besparelsen i Assens Kommune. På baggrund af disse forhold iværksættes en effektivisering af, hvordan Assens Kommune løser sine befordringsopgaver. Projektet skal bidrage til at den eksisterende kørsel kortlægges og optimeres, sådan at der bliver større politisk ejerskab til et besluttet og realiseret serviceniveau for alle befordringsordninger. 1 KL s hjemmeside
Konkrete mål: 1. Analyse En indledende analyse skal kortlægge og dokumentere eksisterende befordring i Assens Kommune. Denne del er godt i gang. 2. Optimering Optimering opnås som resultat af en optimeringsproces, hvori flere faktorer bringes i spil i forhold til hinanden, og derfor er det et samspil og en dynamisk proces. Vedrørende kommunale befordringsopgaver er der rigtig mange komplekse sammenhænge mellem lovgivning, geografi, demografi, entreprenører, vogntyper, tidsskemaer, politisk vedtaget serviceniveau, visitering, regnskab mv. Derfor kan processen ikke tilrettelægges som en foruddefineret kæde men består af hårdt arbejde med at få klarhed over elementerne i optimeringen og samspillet mellem disse. Centrale elementer i optimeringen er Adm. organisering- eget kørselskontor /Odensemodellen, hvem visiterer/betaler regninger mm. Kørselsoptimering / samkørsel /koordinering mødetider, målgrupper, lukket/åben kørsel, vogntyper Udbudsform - fordele og ulemper ved hhv. at indgå i FynBus udbud af vogne, eller. at kommunen selv afholder EU-udbud ( Vardemodellen ) Optimeringen forankres politik ved vedtagelse af serviceniveau ud fra kendskab til de dertil knyttede omkostninger. Succeskriterier: Professionalisering og opprioritering af befordringsområdet Synliggøre sammenhæng mellem serviceniveau og omkostninger Målrettet visitation og mere selvhjælpstræning Politisk besluttet og gennemskueligt serviceniveau Effektivisering af interne administrative processer samt samarbejdet med vognmænd/fynbus.
Lavere afregnet pris for busser og taxaer Koordineret udbudspolitik (1. aug. 2016) Forslag til projektorganisation Beskriv / tegn projektorganisation: Beskriv hvilke kompetencer og faglig viden projektet har brug for: Nytteværdi (KDSS = Kan det svare sig): Udkast til organisering Politisk styregruppe: Økonomiudvalget Adm. styregruppe: Økonomichef + Direktionen Følgegruppe: Fag- og stabschefer Arbejdsgruppe: Økonomichef, Økonomi, repræsentant fra hvert direktørområde: B&U: Marianne Larsen BLK: Mette Maria Sørensen Soc/Sund: Michael Bjørn Ad-hoc grupper Den endelige organisering af projektet skal tilpasses ændringer i den administrative struktur pr. 1. april 2014 og vil blive forelagt styregruppen. Opgaven kræver særligt kendskab til logistik og befordring. Der er anlagt et forsigtigt skøn på besparelsespotentialet. Det vurderede ressourcebehov forventes at kunne hvile i den indkomne besparelse på befordringsområdet. Den realiserede gevinst vil afhænge af politisk stillingtagen til serviceniveau og toilrettelæggelse af befordringsområdet. Et måltal på 2-3 mio. kr. pr. år skønnes realiserbart, ud fra erfaringer fra andre kommuner og udmeldinger fra centralt hold. Ledelsesmæssig forankring: Projektleder: Ressourcebehov: Innovationsdirektøren eller økonomichefen. Dette afklares sammen med den øvrige organisering. Foreløbig er opgaven forankret hos økonomichefen. Det indstilles, at der ansættes en medarbejder på fuld tid i projektets løbetid. Der forventes udgifter til aflønning af projektleder i 2014-16, projektmedarbejdere og vikarer samt afholdelse af konsulentudgifter, rejseudgifter m.m.
Det foreslås, at der afsættes en ramme til projektets gennemførelse som udmøntes efter indstilling til styregruppen. Desuden skal forventes et periodevist stort tidsforbrug på de involverede fagområder. Der er også stigende opmærksomhed på befordringsområdet fra kommunens it-leverandører. En eventuel anskaffelsesudgift til en systemløsning vil blive ansøgt med en særskilt business case. Foreløbig har en it-leverandør rettet henvendelse og ønsket en tilkendegivelse om interesse for et udviklingsfællesskab. En økonomisk ramme på 1,5 2 mio. kr. er nødvendig for at gennemføre det beskrevne projekt. Tidsplan Tidsplan: Fase 1: Kortlægning og serviceniveauer Økonomi (bevillingsstruktur og regnskaber) Lovgivning Visitation og opfølgning Omfang (mængder etc.) Prisniveau Vejledende tid: 1. halvår 2014 è politisk beslutning om serviceniveau med kendte omkostninger Fase 2: Tilrettelæggelse fremover Udbudsformer Administrative processer (herunder visitering) Kørselskontor Budgetstruktur Vejledende tid: medio 2014- ultimo 2015 è effektiv udførelse af det besluttede serviceniveau med styr på pris og mængder Vejledende tid: Ultimo 2015/Primo 2016 med henblik på udbud af befordring med kontraktstart 1. august 2016. Interessenter Hovedinteressenter: Byrådet som beslutningstager.
Fagområder og institutioner i og udenfor Assens som brugere af befordring og som medudførende i planlægning af befordringsopgaven. FynBus, lokale vognmænd som leverandører. Borgere i Assens herunder også Handicaprådet, Ældreråd, brugere og disses pårørende. Eventuelt: Hvis projektet skal være mindre ambitiøst vil optimeringen ikke kunne realisere synergieffekter i samme omfang. Optimeringen ligger netop i at få det samlede kørselsvolumen bragt i spil i en optimeret form.