Pivottabeller, diagrammer og databehandling Underviser: Nina Kirkegaard Schou Mobil 21 48 65 16 E-mail: ns@teamcrm.dk
Emner: Excel Pivottabeller/diagrammer og databehandling Brugerfladen Import af data Forberedelse af data til Pivottabeller Brug af sortering og filtrering Oprettelse af en pivot tabel og arbejde med Pivottabel Design af pivottabellen og brug af udsnitværktøj Rapporteringer - Grafisk Præsentation Diagrammer Pivottabel indstillinger
Tips og tricks Værktøjslinjen: Hurtig adgang
Opret fane Fanen filer Indstillinger Tilpas båndet 6 Højreklik på Ninas Fane, hvis du vil redigere eller slette fanen 1 peg her 2. Klik 3. Klik omdøb og navngiv 4. Klik Ny Gruppe Navngiv 5 peg på ønsket kommando og klik
Import af data Access Tekstfiler Direkte via database - ODBC kilde
Den første pivottabel Check altid datakilden for dubletter og indtastningsfejl Benyt betinget formatering
Betinget formatering Fanen Hjem Tip: Marker en hel kolonne. Placer cursor i G2. Klik ctrl Shift og pil ned
Betinget formatering Dublethåndtering Brug dubletsortering
Sammenkædning ex. fornavn og efternavn Indsæt en ny kolonne. Skriv sammenkædning i celle D2 Dobbeltklik og kopier til resten af kolonnen
Adskillelse af data Ex. Fødselsdagsdato 1. Indsæt 3 ny kolonner og navngiv dem evt. 3. Gå til fanen Data og klik Tekst til kolonner. Guide åbnes 2 Marker hele kolonnen med datoer
Adskillelse af data Ex. Fødselsdagsdato 4. Klik Næste ved step 1 i guiden Ved step 2 i guiden: Husk at angive Andet og lav en bindestreg. Klik Næste 6. Resultatet 5 Husk angive destination celle I2. Klik Udfør i nederste hjørne
Sortering Fanen data Sorter på flere niveau Stå i ønsket kolonne og sorter A:Å eller Å-A
Filtrer
Beregninger filteret data
Avanceret filter
Forberedelse af data og oprettelse af Pivottabeller Krav til data : Ensartethed Krav til data: Tabellayout Kolonne overskrifter Hvad vil du analysere - Stil spørgsmål? Hvordan skal Pivottabellen se ud?
Tabellayout Ikke sådan
Opret en Pivottabel Stå et sted i dine data, så udvælges dataområdet pr. automatik
Anbefalede Pivottabeller
Feltliste Klik på pilen og ændr visning
Pivottabellens anatomi og begreber Rækker Kolonner Værdiområde Rapportfilter Feltliste forsvinder Hvad gør jeg? Brug træk og slip af kolonne overskrifter
Beregning Tekst tælles som antal Tal summeres Andre muligheder
Feltindstillinger Stil dig i den celle, der skal fortages en beregning på. Klik Feltindstillinger
% vise beregninger
Sortering Klik
Brugerdefineret flytning af data
Manuel flytning Rod Højre klik eller træk feltet op med musen
Filtrering - Rullelister Klik
Etiketfiltre Klik
Datofiltre
Værdifiltre Ex. dem der får < eller lig 200.000 kr. i grundløn Klik Vælg Skriv beløb
Ændring af feltnavne Stil dig i cellen og skriv navn i formellinjen
Rapportfilter Klik og nedenstående liste fremkommer Udvælg relevante Klik evt. her for checkbokse
Rapportfiltersider Vis rapportfiltersider, hvis der er valgt???????? Omdøb evt. Bemærk nye ark
Værdifiltre - Udsnits værktøj og tidslinjer Tip.: For at pege på usammenhængende data, holdes Ctrl tasten nede, mens der peges. Ved tidslinje trækkes i kanten af den blå boks
Indstillinger Vælg evt. klassisk layout Fane = Vis
Opdater skift datakilde Ved ændring i kildedata eller datakilde skal ændres eller udvides
Skjul?
Handlinger Brug ryd eller slet arket Brug evt. formatpensel Flyt eller træk i ark mens ctrl holdes nede
Visning af Pivotdata - Gruppering af datofelter
År tilføjes på Feltlisten Gruppere efter uger. Vælg dage og angiv antal
Gruppering af talfelter - Intervaller 1 Marker relevante årstal 2 Klik 4 Omdøb i formel linjen 3 Klik 5 Gentag for øvrige intervaller
Gruppering af tekstfelter 1 2 3 Omdøb Ophæv grupper igen: Marker celler og klik på Opdel gruppe
Sub- og hovedtotaler De Fede tal angiver hoved og subtotaler
Typografier tal mm. Talformater: Højre klik på de data, der skal formateres Vælg Værdifeltindstillinger og talformat.
Placering af totaler Sammentællinger og tomme linjer
Ændring af Layout
Typografier på pivottabeller
Diagrammer Tip: Marker data, tast F11 hold ctrl ned for at markere usammenhængende data med musen
Brug diagramværktøjer
Pivotdiagrammer Klik på Fanen Indsæt og vælg Diagramtype Bemærk prøv Bemærk: Mulighed for Filetering af data
Pivotdiagrammer Klik F11, når du står i dine data Obs Rækkenavne placeres på X-aksen i diagrammet
Pivotdiagram værktøjer Bemærk 2 nye Pivotdiagramværktøjsfaner Bemærk det er ikke alle diagramtyper som er tilgængelige i Pivotdiagrammer
Diagrammer Tilpas akser Hent overskrifter
Diagrammer Bemærk
Tilføj sekundær akse 1. Udpeg søjlen med dataserien. 2. Højre klik og vælg Formater dataserie 3. Vælg diagramtype 4. Vælg sekundær akse
Kombineret diagram 1. Udpeg søjlen med dataserien. 2. Højre klik og vælg Skift seriediagramtype 3. Vælg diagramtype
Grafisk præsentation af Pivot i andre formater Overfør til PowerPoint eller Word - Objekt PDF Gem som webside Klip og kopier : hårde værdier i Excel Indsæt som billede
Konvertering af Pivottabel til værdier Marker og kopier data Vælg Sæt ind og Indsæt speciel
Betinget formatering i Pivottabeller - Analyse Fanen Startside Marker data Klik hvis du vil ændre indstillinger
Betinget formatering i Pivottabel Dublethåndtering brug Søgefunktionen eller betinget formatering
Konsolidering Klik Find på listen til venstre og dobbeltklik
Konsolidering Aktiver funktionen fra værktøjslinjen Hurtig adgang Husk Udpeg data i regnearket one-byone tabel. Klik Tilføj Vælg 4
Tip Pivotcachen og store datamængder Hver gang der klikke opret Pivottabel oprettes en ny cache - Bruger megen hukommelse og øger filstørrelsen Tip: Kopier et eksisterende regneark og brug dette Hold ctrl nede og træk i arket til den ønskede placering. Tip : Store datamængder: Udskyd Layout opdatering, hvis det tager for lang tid at få opdateret
Opret fane Fanen filer Indstillinger Tilpas båndet 6 Højreklik på Ninas Fane, hvis du vil redigere eller slette fanen 1 peg her 2. Klik 3. Klik omdøb og navngiv 4. Klik Ny Gruppe Navngiv 5 peg på ønsket kommando og klik
Brugerdefineret liste Fanen filer Indstillinger Skriv selv HER Importer en liste fra regnearket
Genbrug Gem som brugerdefineret liste 2 2 Klik 1 Klik
Sorter efter brugerdefineret liste 1 Klik 2 Vælg 3Vælg
3 D kort Version Office 2013 og 2016