Procesplan for udarbejdelse af cykelstrategi Om procesplanen Denne procesplan er udarbejdet til deltagende kommuner i projektet Nordiske Cykelbyer. Procesplanen er udarbejdet i samarbejde med de 11 deltagende kommuner, som er kommet med input til, hvad en cykelstrategi bør indeholde. Procesplanen er et fælles dokument, som beskriver den optimale proces, som alle kommuner bør gennemgå i forbindelse med udarbejdelsen af en cykelstrategi. De deltagende kommuner er meget forskellige både, hvad angår erfaringer med planlægning af cykeltrafik samt udfordringer og barrierer for fremme af cykeltrafikken. Procesplanen er derfor tænkt som en skabelon som indeholder grundelementerne i forbindelse med formulering af en cykelstrategi. Procesplanen skal efterfølgende tilpasses de lokale forhold. Forudsætninger for succes Procesplanen for cykelstrategien er udarbejdet på grundlag af best practice erfaringer fra andre byer, som har arbejdet med fremme af cykeltrafik. Best practice erfaringerne viser, at forudsætningerne for succesfuld fremme af cykeltrafikken er: Politisk ejerskab og bred forankring Borgerinvolvering Dokumentation Alle tre elementer indgår derfor i procesplanen for udarbejdelsen af Udarbejdelsen af cykelstrategien sikrer, at kommunens fremtidige indsatser på cykeltrafikområdet er prioriterede, er bredt forankrede i kommunen og stemmer overens med kommunens øvrige strategier og indsatsområder. Dette sikres bedst gennem involvering af politikere og embedsmænd på tværs af forvaltningerne. Procesplanen for cykelstrategien indeholder derfor involverende processer med politikere og embedsmænd på tværs af forvaltningerne. Borgerinvolvering er et vigtigt element i udarbejdelsen af en cykelstrategi både for at sikre, at borgerne høres og involveres i processen som ressourcepersoner, men også fordi borgerne er målgruppen for kommunens indsats for at fremme cykeltrafikken. Borgerinvolvering sikrer derigennem at borgernes viden og behov er indtænkt i hele planlægningsprocessen. Udarbejdelsen af cykelstrategien tager udgangspunkt i en kortlægning og dokumentering af kommunens eksisterende erfaringer og udfordringer indenfor fremme af cykeltrafik. Kommunens status på cykeltrafikken kortlægges og analyseres i forbindelse med udarbejdelsen af cykelregnskabet, som udarbejdes sideløbende med Herudover inkluderer dokumentationsfasen, at kommunen udarbejder en kortlægning af kommunens eksisterende strategier og indsatsområder, for at kortlægge rammer (både modstridende og sammenfaldende interesser) for udarbejdelsen af På denne
måde sikres, at cykelstrategien opnår politisk prioritet og passer med kommunens overordnede vision og målsætning. Der er etableret en lokal referencegruppe i hver kommune. Procesplanen indeholder forslag til, hvordan og hvornår referencegruppe kan inddrages i udarbejdelsen af En cykelstrategi indeholder Formulering af kommunens vision indenfor cykeltrafik Beskrivelse af indsatsområder Beskrivelse af konkrete (og målbare) målsætninger Visualisering af procesplan Kortlægning og analyse Interessentanalyse Visionsseminar 1. udkast til cykelpolitik Workshop input til målsætninger Udarbejdelse af cykelpolitik Høring Politisk vedtagelse og PR
Procesplan: 1. Kortlægning og analyse Formålet med kortlægningen er at danne overblik over de eksisterende strategier og planlægningsrammer, som cykelstrategien skal indgå i samt skabe overblik over, hvilke aktiviteter og erfaringer kommunen allerede har indenfor cykeltrafik. Kortlægningsfasen bør inkludere tre aspekter: Kortlægning af eksisterende strategier og strategier i kommunen herunder analyse af hvilke mulige synergieffekter og/eller barrierer de eksisterende strategier skaber for Kortlægning af eksisterende målsætninger, indsatsområder og aktiviteter indenfor cykeltrafikken i kommunen Kortlægning af status på cykeltrafikken (se procesplan for udarbejdelse af cykelregnskab) Planlæg gerne et møde i referencegruppen, hvor resultaterne af kortlægningen og analysen præsenteres. Drøft hvilken rolle referencegruppen har i forbindelse med udarbejdelsen af 2. Interessentanalyse Formålet med interessentanalysen er at kortlægge interne og eksterne kompetencer, ressourcer og interesser ift. udarbejdelsen af cykelstrategien og kommunens fremtidige indsats indenfor cykelfremme. Interessentanalyse er en oplagt mulighed for at informere både internt og eksternt om den igangværende proces samt skabe bred interesse (og medvind) og ejerskab for processen. Formålet med interessentanalysen er derfor også at skabe grundlaget for fremtidigt samarbejde og involvering. Liste over relevante interessenter er vedlagt i idékataloget bagerst i procesplanen. Interessentanalysen er et vigtigt element i undersøgelsen af eventuelle barrierer for udarbejdelsen af en cykelstrategi. Interessentanalysen resulterer i etablering af referencegruppe og i de kommuner, hvor der allerede er etableret en referencegruppe vurderes det om referencegruppen skal udvides. Referencegruppens involvering På baggrund af interessentanalysen vurderer kommunen, hvem der bør inviteres til at deltage i referencegruppen og inviteres til visionsseminarer. Interessentanalysen resulterer i etablering af referencegruppe og i de kommuner, hvor der allerede er etableret en referencegruppe vurderes det om referencegruppen skal udvides.
3. Visionsseminar(er) Formålet med visionsseminarerne er at få input til formulering af vision og indsatsområder for Fokus er derfor på at få input til kommunens vision, prioritering og indsatsområder for at fremme cykeltrafikken i kommunen. Der planlægges visionsseminar(er) med tre målgrupper Interne og eksterne interessenter (kommunale medarbejdere og relevante eksterne) Borgere (særligt cyklister) Politisk udvalg og politikere med særlig interesse Grundelementet i visionsseminarerne er at skabe rum for dialog og input fra borgere, politikere og interessenter til kommunens vision for cykeltrafikken. Visionsseminarerne er derudover med til at skabe et bredt ejerskab til processen både blandt politikere, kommunens ansatte og borgere. Overvej hvilken rolle referencegruppen skal have til visionsseminarerne. Skal hver workshop fx ledes af en repræsentant fra referencegruppen? Overvej på baggrund visionsseminaret med borgere, om der kan nedsættes en cyklist referencegruppe, som løbende kan høres og involveres i forbindelse med aktiviteter i Nordiske Cykelbyer. 4. Udarbejdelse af 1. udkast til cykelstrategi med fokus på vision og indsatsområder På baggrund af inputs fra interessentanalyse og visionsseminarerne udarbejdes et udkast til en cykelstrategi med fokus på beskrivelse af visionen og indsatsområderne. (målsætninger defineres senere i processen). Referencegruppen mødes som opfølgning på visionsseminaret og diskuterer de input, som er kommet frem under visionsmøderne. Herudover drøftelser af vision og indsatsområder i Udkastet til cykelstrategien rundsendes til referencegruppen til kommentering. Der holdes evt. et nyt møde i referencegruppen, hvor udkastet drøftes og workshops planlægges.
5. Workshop input til målsætninger På baggrund af udkastet til cykelstrategien afholdes seminar(er)/workshop(s), hvor deltagerne fra visionsseminaret præsenteres for udkastet til cykelstrategien, og opfordres til at komme med kommentarer samt input til konkrete målsætninger. Ligesom til visionsseminarerne inviteres tre målgrupper: Interne og eksterne interessenter (kommunale medarbejdere og relevante eksterne) Borgere (særligt cyklister) Politisk udvalg og politikere med særlig interesse Ligesom til visionsseminarerne er det vigtigt at skabe rum for dialog og input fra borgere, politikere og interessenter så det brede ejerskab til processen fastholdes både blandt politikere, kommunens ansatte og borgere. Overvej referencegruppens rolle i workshoppen. På baggrund af input fra workshop(s) bør referencegruppen mødes og drøfte inputs fra workshoppen. 6. Udarbejdelse af cykelstrategi På baggrund af workshoppen og mødet i referencegruppen udarbejdes det endelige forslag til Overvej hvordan cykelstrategien skal præsenteres for det politiske udvalg inden cykelstrategien godkendes til offentlig høring. 7. Høring Offentlig høring af forslag til cykelstrategi annoncering som I plejer. Send desuden forslaget til alle deltagere fra interessentanalysen, visionsseminar(er), workshop(s), referencegruppen og til evt. borgercyklistreferencegruppe., som drøfter indkomne høringssvar. Tilpasning af cykelstrategi, som sendes til politisk vedtagelse. 8. Politisk vedtagelse og PR Planlæg PR og kommunikationsstrategi for vedtagelsen af Planlæg happenings, som markerer vedtagelsen og udgivelsen af cykelstrategien overvej om I kan få udvalgsformand, borgmester mm til at åbne en happening eller lignende.
Forslag til tidsplan for udarbejdelse af cykelstrategi 2009 juni juli 1. Kortlægning og analyse 2. Interessentanalyse Etablering/udvidelse af referencegruppe 3. Visionsseminarer Interne og eksterne interessenter Politisk udvalg Borgere Evt. etablering af cyklist referencegruppe 4. Udkast til cykelstrategi 5. Workshop input til målsætninger Workshop for politisk udvalg Workshop for referencegruppe Workshop for borgere 6. Udarbejdelse af cykelstrategi 7. Høring 8. Politisk vedtagelse 2010 aug sept okt nov dec jan feb mar