NemHandel-registret Hjælpeguide til oprettelse i NemHandel-registret og registrering af profiler. August 2012 Version 1.0
Introduktion Hvis en virksomhed eller en offentlig myndighed ønsker at kunne modtage elektroniske kataloger, ordrer, fakturaer eller kvitteringer, skal de registrere sig i NemHandel-registret, så deres samhandelspartnere kan slå dem op. NemHandel-registret indeholder information om CVR-nummer eller EAN-nummer, nogle sikkerhedsindstillinger samt information om, hvilke NemHandel-profiler virksomheden/myndigheden understøtter. Når en virksomhed eller en offentlig myndighed skal oprettes i NemHandel-registret, sker det via følgende proces: I den første del af guiden beskrives de trin, du skal igennem for at oprette en modtager i NemHandelregistret. I den anden del af guiden beskrives en række valgfrie handlinger, som der kan være fordele ved at gennemføre. BEMÆRK: Første gang du anvender registreringssiden, bliver du bedt om, at acceptere betingelserne for brug af NemHandel. Du skal acceptere betingelserne, før du kan foretage registreringer i NemHandel-registret. Nedenfor er hvert enkelt trin i processen beskrevet detaljeret. Du kan ligeledes finde beskrivelser af, hvordan du administrerer og redigerer allerede oprettede elementer. 2 / 26
Indhold DEL 1... 4 Profilpakke...4 Profiler...4 Opret profilpakke...5 Rediger profilpakke...8 Modtagerservice...9 Opret modtager-service...9 Rediger modtager-services... 13 Modtager... 14 Opret modtager...14 Rediger modtager...17 DEL 2... 19 Konsolider profilpakker...19 Konsolider profil-pakker...19 Aggregeret service... 20 Opret aggregeret service...20 Rediger aggregeret service...22 Gruppe...23 Opret gruppe...23 Rediger gruppe...24 Staminformation for registrator... 25 Rediger stam-information...25
Del 1 Profilpakke Profiler For at oprette en profilpakke skal du oplyse, hvilke profiler (forretningsprocesser) din virksomhed eller myndighed understøtter. På den måde ved jeres samhandelspartnere hvilke typer dokumenter I kan modtage, og hvilke dokumenter de kan forvente at få retur. Profilerne er navngivet med udgangspunkt i de engelske navne for NemHandeldokumenter (Faktura=Billing, Ordre=Order, Katalog=Catalogue osv). Der findes fem simple NemHandel-profiler (også kaldet minimumsprofiler), som det forventes, at de fleste virksomheder og myndigheder understøtter, hvis de bruger NemHandel til at udveksle kataloger, ordrer og fakturaer med offentlige myndigheder: Profil Simpel faktureringsproces: BillingSimple (BilSim) Simpel ordre- til fakturaproces: OrdSimR-BilSim Basal katalogudveksling: CatBas Katalogudveksling med forespørgsel: CatSim Basal faktureringsproces: BillingBasic (NES Profile 5 BillingBasic) Beskrivelse Den består af dokumenterne: Faktura, Kreditnota, Rykker og Kvittering. Den består af dokumenterne Ordre, Simpel Ordrebekræftelse, Faktura, Kreditnota, Rykker og Kvittering Den består af dokumenterne: Katalog, Katalogsletning og Kvittering Den består af dokumenterne: Katalogforespørgsel, Katalog, Katalogsletning og Kvittering. Profilen understøttes kun af de offentlige myndigheder, hvis deres leverandører efterspørger den. Den består af dokumenterne: Faktura og Kreditnota. Det er den profil, som kommer tættest på OIOXML elektronisk regning. Der findes også en række avancerede NemHandel-profiler: Profil Kontoudtog: PayBas Avanceret ordre til fakturaproces: OrdAdv-BilSim Sælgerinitieret ordre til fakturaproces: OrdSel-BilSim Katalogudveksling og opdatering: CatExt Avanceret katalogforespørgsel, udveksling og opdatering: CatAdv Forsyningssektorens udvidede specifikationer: UTS Beskrivelse Den består af dokumenterne: Kontoudtog og Kvittering Den består af dokumenterne: Ordre, Simpel Ordrebekræftelse, Ordrebekræftelse, Ordreændring og Ordreannullering, samt Faktura, Kreditnota, Rykker og Kvittering Den består af dokumenterne: Simpel Ordrebekræftelse, Ordrebekræftelse, Ordreændring og Ordreannullering, samt Faktura, Kreditnota, Rykker og Kvittering Den består af dokumenterne: Katalog, Opdatering af katalogelement, Opdatering af katalogpriser, Katalogsletning og Kvittering. Den består af dokumenterne: Katalogforespørgsel, Katalog, Opdatering af katalogelement, Opdatering af katalogpriser, Katalogsletning og Kvittering. Den består af dokumenterne: UTS ForsyningsSpecification. UTS er et bilagsdokument til Faktura eller Kreditnota og sendes som et selvstændigt dokument. Dette er et udvalg af de mest gængse profiler. Derudover kan alle profiler udvides med positive forretningskvitteringer. De er markeret med R i NemHandel-registret. Når du laver registreringer i NemHandel-registret, kan du se en oversigt over samtlige profiler. 4 / 26
Opret profilpakke En profilpakke udgøres af én eller flere profiler. Du skal oprette en profilpakke med de profiler, som din virksomhed eller myndighed understøtter. Klik på Opret profilpakke Du skal først vælge et navn til profilpakken og derefter tilføje de profiler, som udgør profilpakken. Indtast Navn Klik på Tilføj profil 5 / 26
Der fremkommer nu en dialogboks. Du skal først vælge, hvilken standard der understøttes. Vælg Standard Herefter vælger du, hvilken profil der understøttes. Listen indeholder alle profilerne i NemHandel, fra NES5 og BilSim til katalog og UTS ForsyningsSpecification. Vælg Profil 6 / 26
Til sidst vælger du, hvilken rollen - kunde eller leverandør - den valgte profil er relateret til. Vælg Rolle Profilen er nu udfyldt og kan tilføjes til profilpakken. Klik på Tilføj Du har herefter mulighed for at tilføje yderligere profiler til profilpakken ved at klikke på Tilføj profil. BEMÆRK: Samme kombination af profil og rolle må kun optræde én gang. 7 / 26
Når profilpakken er færdig, skal den gemmes. Klik på Gem Herefter modtager du en kvittering på oprettelsen. Du har herfra mulighed for at komme tilbage til forsiden. Klik på Til forsiden Når du har oprettet en eller flere profilpakker har du mulighed for at administrere disse. Rediger profilpakke Klik på Administrer profilpakker 8 / 26
Du får nu en oversigt over profilpakkerne. Klik på Rediger ud for den enkelte profilpakke for at få mulighed for at redigere denne. Klik på 'Rediger'. Herefter skal du vælge, hvilken profil du ønsker at redigere, eller om du ønsker at tilføje flere profiler. Når du har foretaget ændringer, skal disse gemmes. Klik på Gem Modtagerservice Profilpakkerne skal nu kobles til en specifik modtagerservice. Opret modtagerservice Klik på Opret modtagerservice 9 / 26
Indtast adressen det fysiske endepunkt for servicen. Indtast Adresse (URL) Indtast eller hent det certifikat, som knytter sig hertil. Du skal angive enten certifikatets såkaldte Distinguished Name (DN) eller udpege en certifikatfil (.CER fil) indeholdende certifikatet. Indtast Certifikat eller hent Certifikat fra fil 10 / 26
Du skal nu vælge den profilpakke, som skal kobles til servicen. Vælg understøttende Profilpakke Du har også mulighed for at indtaste et alias for servicen. Indtast evt. Alias 11 / 26
Indtast hvem, der er kontaktperson for servicen (den tekniske ansvarlige). Tilføj evt. kontaktperson o Indtast navn o Indtast e-mail BEMÆRK: Det er vigtigt, at kontaktpersonen er den tekniske ansvarlige og således den person, som kan være behjælpelig i tilfælde af, at der opstår problemer med servicen. Når du har udfyldt felterne, skal du gemme servicen. Klik på Gem 12 / 26
Herefter modtager du en kvittering på oprettelsen. Du har herfra mulighed for at komme tilbage til forsiden. Rediger modtagerservices Klik på Til forsiden Når du har oprettet en eller flere modtagerservices, har du mulighed for at administrere disse. Klik på Administrer services Du får nu en oversigt over alle service. Klik på Rediger ud for den enkelte service for at få mulighed for at redigere denne. Klik på Rediger Herefter kan du foretage de ønskede ændringer. 13 / 26
Når du har foretaget ændringer, skal disse gemmes. Klik på Gem Modtager Opret modtager En modtager er en virksomhed eller myndighed, som har registret sig i NemHandelregistret. Hvis din virksomhed eller myndighed ønsker at registrere sig i NemHandel-registret, skal du oprette en modtager på dennes vegne. Klik på Ny modtager Vælg hvilken identifikationstype modtageren skal have. Vælg Identifikationstype 14 / 26
Indtast identifikationen. Indtast Identifikation BEMÆRK: Identifikationen må kun bestå af tal og kan derfor ikke indeholde bogstaver. Derfor må du ikke skrive landekoder som f.eks. 'DK' i Identifikationen. Identifikationen skal være unik. Du kan anvende alias til at specificere, hvad identifikationen tilhører (område, afdeling mv.). Indtast Alias Vælg hvilken gruppe modtageren tilhører. Vælg Gruppe 15 / 26
Vælg hvilken service der skal kobles til modtageren. Vælg Understøtter servicen Hvis der er et tidsrum, hvor servicen ikke kan anvendes, skal det registreres her. Klik på evt. Foretag tidsafgrænsning Indtast den tidsperiode det drejer sig om. Indtast tidsperiode Klik på Tilføj periode for at tilføje en yderligere periode. 16 / 26
Når du har udfyldt felterne, skal modtageren gemmes. Klik på Gem Herefter modtager du en kvittering på oprettelsen. Du har herfra mulighed for at komme tilbage til forsiden. Klik på Til forsiden Når du har oprettet en eller flere modtagere har du mulighed for at redigere disse. Rediger modtager Klik på Rediger ud for den enkelte modtager for at få mulighed for at redigere denne. Klik på Rediger Herefter kan du foretage de ønskede ændringer. 17 / 26
Når du har foretaget ændringer, skal disse gemmes. Klik på Gem BEMÆRK: Du kan se dine registreringer med det samme, på NemHandel-registrets opslagsside: http://lookup.nemhandel.dk/ 18 / 26
Del 2 Konsolider profilpakker Konsolider profilpakker Hvis din virksomhed eller offentlige myndighed var oprettet i det tidligere NemHandelregister, vil profilpakkerne være overført til det nye register. Her er det nu muligt at konsolidere profilpakkerne, så alle profilpakker, der indeholder de samme profiler, bliver samlet i én. Klik på Administrer profilpakker Vælg hvilken profilpakke, som de resterende profilpakker skal lægges sammen med, og klik på Konsolider ud for denne pakke. Klik på Konsolider Der fremkommer nu en dialogboks, hvori du skal bekræfte, at du ønsker at konsolidere flere profilpakker. Klik på Konsolider 19 / 26
Efter konsolideringen vil der således være færre profilpakker at finde i oversigten over profilpakker. Aggregeret service Opret aggregeret service I NemHandel-registret kan der kun tilkobles én service pr. modtager. Men dette er ikke altid hensigtsmæssigt, da der kan være tilfælde, hvor der er behov for at koble flere services til én modtager. Det kan f.eks. være at en virksomhed eller offentlig myndighed ønsker at modtage ordrer på én server og afsende fakturaer fra en anden server. I disse tilfælde kan aggregeret service anvendes. Aggregeret service er en samling af 2 eller flere modtagerservices. Klik på Opret aggregeret service Indtast navnet på den aggregerede service Indtast Navn 20 / 26
Vælg den første service, som skal være en del af den aggregerede service. Vælg Service Herefter skal de resterende services tilføjes. Klik på Tilføj service Når du har tilføjet de ønskede services, skal den aggregerede service gemmes. Klik på Gem BEMÆRK: Den samme kombination af profil og rolle må ikke optræde flere gange. 21 / 26
Rediger aggregeret service Når du har oprettet en eller flere aggregerede services, har du mulighed for at administrere disse. Klik på Administrer services Du får nu en oversigt over alle service. Klik på Rediger ud for den enkelte service for at få mulighed for at redigere denne. Klik på Rediger Herefter kan du foretage de ønskede ændringer. Når du har foretaget ændringer, skal disse gemmes. Klik på Gem 22 / 26
Gruppe Opret gruppe En gruppe er et sæt af modtagere, der er relateret til hinanden. Hvis din virksomhed eller myndighed har flere modtagere, kan du gruppere dem. For at oprette en gruppe skal du først vælge Se alle grupper. Klik på Se alle grupper Og herefter vælges Ny gruppe Klik på Ny gruppe Du skal nu vælge, hvad der skal karakterisere gruppen navn, beskrivelse, CVR, kontaktperson samt overordnet gruppe (fx tilhører gruppen Digitaliseringsstyrelsen den overordnede gruppe Finansministeriet ). Indtast Navn Indtast Beskrivelse Indtast CVR Vælg Del af gruppen. Tilføj evt. kontaktperson (til internt brug) o Indtast navn o Indtast e-mail 23 / 26
Når du har udfyldt felterne, skal gruppen gemmes. Klik på Gem Når du har oprettet en eller flere grupper, har du mulighed for at administrere disse. Rediger gruppe For at administrere grupperne skal du vælge Se alle grupper. Klik på Se alle grupper Du får nu en oversigt over alle grupperne. Klik på Rediger ud for den enkelte gruppe for at få mulighed for at redigere denne. Klik på Rediger Herefter kan du foretage de ønskede ændringer. 24 / 26
Når du har foretaget ændringer, skal disse gemmes. Klik på Gem Staminformation for registrator Du har mulighed for at redigere staminformationen for registratoren af NemHandelregistret. Rediger stam Klik på Rediger staminformation for registrator' information Indtast en række oplysninger vedrørende registratoren organisationens navn, organisationens hjemmeside, registratorens navn og registratorens e-mail. Indtast Navn (organisationen) Indtast evt. Hjemmeside Indtast Navn Indtast E-mail 25 / 26
Når du har udfyldt felterne, skal informationerne gemmes. Klik på Gem 26 / 26