J.nr. 042227-0018 UDBUDSBETINGELSER FOR PRÆKVALIFIKATION April 2011 Begrænset udbud af Implementering og drift af et it-system for Ringsted Forsyning A/S Bech-Bruun Advokatfirma Frue Kirkeplads 4 8100 Århus C T +45 72 27 00 00 F +45 72 27 00 27 www.bechbruun.com København Århus
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning... 3 2. Ordregiver... 3 2.1 Ordregivers kontaktperson...3 3. Rammerne for udbudsforretningen... 3 3.1 Baggrund for udbuddet... 3 3.2 Generelt om den udbudte opgave... 4 3.2.1 Etablering af ny hardware infrastruktur... 5 3.2.2 Migrering af applikationer og data / transitionsprojekt... 5 3.2.3 Telefoni...5 3.2.4 Optioner...5 4. Generelle form- og procedurekrav... 6 4.1 Ansøgers kontaktperson... 6 4.2 Ansøgningsfrist... 6 4.3 Indleveringsadresse... 6 4.4 Sprog...7 4.5 Honorar...7 5. Ansøgers forhold... 7 5.1 Udelukkelsesgrunde... 7 5.1.1 Dokumentation... 8 5.2 Ansøgers personlige forhold...8 5.2.1 Dokumentation... 8 5.3 Finansiel og økonomisk formåen... 8 5.4 Faglig og teknisk formåen...9 5.5 Underleverandører... 9 5.6 Konsortium...10 5.7 Konsekvensen af ikke at fremsende dokumentation...10 6. Udvælgelse af deltagere...10 6.1 Vurdering af konditionsmæssighed...10 6.2 Udvælgelse af konditionsmæssige Ansøgere...10 7. Praktiske forhold...11 7.1 Åbning af ansøgninger...11 7.2 Meddelelse af resultatet...11 7.3 Fortrolighed...11 8. Spørgsmål...11 9. Oversigt over udbudsmaterialets dokumenter...12 2
1. Indledning Disse udbudsbetingelser gælder for Ringsted Forsyning A/S s udbud af implementering og drift samt vedligehold af hele eller dele af et it-system og telefonisystem, som nærmere beskrevet i det følgende, i henhold til udbudsbekendtgørelse sendt til offentliggørelse den 13. april 2011 i den Europæiske Unions Tidende. Udbudsforretningen gennemføres efter reglerne om udbud med forhandling i henhold til forsyningsvirksomhedsdirektivet (Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/17/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester). 2. Ordregiver Ordregiver under denne udbudsforretning er Ringsted Forsyning A/S Rønnedevej 9 4100 Ringsted 2.1 Ordregivers kontaktperson Alle henvendelser til Ringsted Forsyning A/S forud for ansøgningen skal rettes pr. e- mail til: Bech-Bruun Att: Advokat Henrik Holtse E-mail: hho@bechbruun.com 3. Rammerne for udbudsforretningen 3.1 Baggrund for udbuddet Ringsted Forsyning A/S skal, som følge af vandsektorloven, udskilles fra Ringsted Kommune. Dette medfører, at Ringsted Forsyning A/S selvstændigt skal forestå drift og vedligehold af alle sine it-systemer, herunder de it-systemer og den telefoni, der pt. leveres af Ringsted Kommune til Ringsted Forsyning A/S. Hovedparten af Ringsted Forsyning A/S it-systemer skal således fremadrettet driftes og vedligeholdes af Ringsted Forsyning A/S ligesom Ringsted Forsyning A/S fremadrettet selv skal forestå sin telefoni. Den udbudte opgave angår således implementering (herunder ændring/flytning), drift og vedligehold af henholdsvis it-systemer, WAN, LAN og telefoni. 3
Den udbudte opgave er en hostingopgave, hvor tilbudsgiver skal hjemtage og drifte hovedparten af Ringsted Forsyning A/S it-systemer dog med undtagelse af de systemer, hvor der allerede i dag foreligger en aftale med en anden leverandør end Ringsted Kommune, hvilket særligt vil være tilfældet i relation til vedligeholdelsen af en række specifikke fagapplikationer. Herudover omfatter den udbudte opgave en telefoniløsning. 3.2 Generelt om den udbudte opgave Ringsted Forsyning A/S ønsker én ansvarlig totaludbyder, som skal være i stand til at varetage den udbudte opgave (herunder eventuelle optioner), der overordnet er angivet i punkt 3.2.1-3.2.5 nedenfor. Den udbudte opgave kan varetages i samarbejde med underleverandører eller ved tilbudsafgivelse som et konsortium. Afgives et tilbud som konsortium skal alle konsortiedeltagere påtage sig solidarisk hæftelse for den udbudte opgaves udførelse i overensstemmelse med de fastsatte krav. Ringsted Forsyning A/S beskæftiger pt. 36 medarbejdere, som alle skal have adgang til at anvende it-systemer og telefoni. Den udbudte opgave omfatter således, at det angivne antal medarbejdere skal have adgang til anvendelse af it-systemer og telefoni til en fast pris. Ringsted Forsyning A/S forbeholder sig dog retten til selv helt eller delvist at anskaffe fornødne klientkapacitet, enten i form af hardware eller kapacitet samt ressourcer stillet til rådighed for den enkelte kapacitet. Derudover vil der være option på anskaffelse af yderligere klienter. Ringsted Forsyning A/S vil senest ved udgangen af december 2011 flytte til ny lokalitet. Derudover er der yderligere en lokalitet som beskæftiger 9 af de 36 medarbejdere. På lokaliteten forefindes også SRO-operatørpladser samt administrationspladser. Endvidere eksisterer på nuværende tidspunkt et antal decentrale ubemandede lokaliteter (4 vandværker, 6 diverse vandlokaliteter (trykforøger m.m.), 1 halmvarmeværk, 3 varmeværker, 2 fjernvarmepumpestationer) som alle overvåges via SRO. Endvidere foretages overvågning af et større antal kloakpumpestationer. Kommunikationsforbindelserne til nævnte lokaliteter er i dag forskellige, hvorfor Ringsted Forsyning A/S ønsker en fælles løsning implementeret. Dette udbud omfatter de hovedydelser, som er angivet nedenfor i pkt. 3.2.1 3.2.4. Udbudsmaterialet vil indeholde en nærmere specifikation af de eksisterende itsystemer, og den telefoni, der er omfattet af dette udbud, herunder de krav, som Ringsted Forsyning A/S stiller i forbindelse med den udbudte opgave. Kontraktperioden er fire år plus de eventuelle forlængelser der følger af optionerne omtalt nedenfor. 4
3.2.1 Etablering af ny hardware infrastruktur Dette omfatter eksempelvis serverkapacitet, pc er (desktops og/eller bærbare), docking stations, skærme, printere, plotter, netværk mv. På nuværende tidspunkt ejer Ringsted Forsyning A/S kun i begrænset omfang hardware. 3.2.2 Flytning af applikationer og data Dette omfatter både kontor- og fagapplikationer blandt andet systemer til projektering, opmåling, ledningsregistrering, GIS, overvågningssystem (SRO), henvendelsessystemer, mv. På nuværende tidspunkt ejer Ringsted Forsyning A/S kun i begrænset omfang licenser til basissoftware/kontorsoftware. Ringsted Forsyning A/S ejer licenser til hovedparten af de involverede fagapplikationer. 3.2.3 Telefoni Ringsted Forsyning A/S foretrækker en løsning der understøtter en fleksibel og mobil telefoniplatform. 3.2.4 Yderligere information Dele af opgaverne med at migrere applikationer og data, fx ESDH kan indgå som en faseopdelt opgave under kontrakten. Denne opgave er ikke omfattet af udbuddet men den vindende tilbudsgiver må være forberedt på at skulle bistå ved implementeringen her. 3.2.5 Optioner Langt størstedelen af udbuddet vil være baseret på skalerbar enheds- eller kapacitetsorienteret fastpris. Der vil dog til udbuddet være tilknyttet en række optioner: 1) Ringsted Forsyning A/S kan efterfølgende anskaffe yderligere udstyr som fx laptops, skærme og printere etc. 2) Aftalen kan forlænges to gange af et år hver gang. 3) Drift af LAN vil eventuelt blive aktuelt. Udbudsmaterialet vil indeholde en nærmere beskrivelse af optionerne. 5
4. Generelle form- og procedurekrav 4.1 Ansøgers kontaktperson Ansøger skal angive en kontaktperson (inkl. e-mail adresse) i ansøgningen om deltagelse (Formular B). Ringsted Forsyning A/S vil sende alle meddelelser under udbudsforretningen til den person, der er angivet som kontaktperson. 4.2 Ansøgningsfrist Ansøgninger om prækvalifikation skal være modtaget senest 13. maj 2011 kl. 14:00. 4.3 Indleveringsadresse Ansøgninger skal indleveres på følgende adresse: Bech-Bruun Frue Kirkeplads 4 DK-8100 Aarhus C. Danmark Att.: Advokat Christian Nielsen E-mail: cen@bechbruun.com Ansøgeren kan efter anmodning få udleveret en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for afleveringen. Ansøgningen skal afleveres i: En underskrevet original En elektronisk kopi på enten CD-ROM, USB-stick eller e-mail. Ansøgningen anses alene for rettidig, såfremt både den fysiske original og den elektroniske kopi er modtaget inden ansøgningsfristen. Det samlede ansøgningsmateriale skal indleveres mærket Udbud af implementerings- og driftsopgave for Ringsted Forsyning A/S - må kun åbnes af CEN. Opmærksomheden henledes på, at Ringsted Forsyning A/S ikke tillader nogen form for undtagelser fra ansøgningsfristen. Ansøgninger der ikke modtages rettidigt vil blive afvist uanset begrundelsen for forsinkelsen. Det er ikke muligt at eftersende materiale eller i øvrigt at rette op på fejl i ansøgningsmaterialet. 6
4.4 Sprog Ansøgninger skal afleveres på dansk. Spørgsmål kan ligeledes alene stilles på dansk. 4.5 Honorar Ansøgere modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning. 5. Ansøgers forhold 5.1 Udelukkelsesgrunde Deltagelse i udbudsproceduren er udelukket, hvis et af følgende forhold er til stede: a) Der er afsagt endelig dom over ansøger vedrørende deltagelse i en kriminel organisation eller bestikkelse eller svig eller hvidvaskning af penge. b) Ansøgere hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning. c) Ansøgere hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning. d) Ansøgere som ved en retskraftig dom er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed. e) Ansøgere som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som Ringsted Forsyning A/S beviseligt har konstateret. f) Ansøgere som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af ydelser til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i Danmark. g) Ansøgere som ikke har opfyldt sine betalingsforpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i Danmark. h) Ansøgere som svigagtigt har fremsat urigtige oplysninger i forbindelse med meddelelse af oplysninger i henhold til de nævnte udelukkelsesgrunde. 7
5.1.1 Dokumentation Ansøger skal - som dokumentation for, at ingen af ansøgers generelle eller personlige forhold udelukker ansøger fra at afgive tilbud - udfylde og underskrive en erklæring på tro og love, som er vedlagt udbudsbetingelserne som Formular A. Manglende eller ukorrekt udfyldelse af tro- og love-erklæringen medfører, at tilbuddet anses for ukonditionsmæssigt. Ansøgere er på Ringsted Forsyning A/Ss opfordring forpligtigede til at fremlægge yderligere dokumentation for, at en eller flere af ovenstående udelukkelsesgrunde ikke er til stede, eksempelvis ved fremlæggelse af Serviceattest eller tilsvarende dokumentation. 5.2 Ansøgers personlige forhold Af lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv., fremgår det, at offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser skal kræve, at enhver ansøger afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang ansøgeren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor ansøgeren er etableret. 5.2.1 Dokumentation Ansøger skal afgive erklæring på tro- og love, som er vedlagt udbudsbetingelserne som Formular A. Denne skal afgives sammen med ansøgningen om deltagelse. 5.3 Finansiel og økonomisk formåen Ansøger skal i Formular B angive følgende: 1. Ansøgers samlede omsætning de seneste to afsluttede regnskabsår 2. Ansøgers overskudsgrad de seneste to afsluttede regnskabsår 3. Ansøgers soliditetsgrad de seneste to afsluttede regnskabsår Overskudgraden beregnes på baggrund af følgende formel: (Resultat før skat/omsætning) x 100 Soliditetsgraden beregnes på baggrund af følgende formel: (Egenkapital x 100) / (Totale aktiver) 8
Ansøger skal vedlægge dokumentation for de afgivne tal. Dette kan enten ske ved vedlæggelse af de seneste to revisorpåtegnede årsrapporter eller ved at revisor underskriver og stempler Formular B. Det bemærkes, at de ovenfor nævnte oplysninger skal angives i Formular B. Det er ikke tilstrækkeligt, at der henvises til vedlagte regnskaber. Ringsted Forsyning A/S stiller ingen mindstekrav til den finansielle eller økonomiske formåen, men oplysningerne vil blive taget i betragtning i forbindelse med prækvalifikation af ansøgerne. 5.4 Faglig og teknisk formåen Det har afgørende betydning for Ringsted Forsyning A/S, at ansøger har den fornødne faglige og tekniske formåen til at udføre opgaven for Ringsted Forsyning A/S. Som dokumentation for ansøgers faglige og tekniske formåen skal ansøgeren oplyse om og beskrive mindst tre relevante referencer. Ringsted Forsyning A/S vil lægge særligt vægt på positive referencer, og forbeholder sig i den forbindelse at kontakte de pågældende kunder. Det vil endvidere være en fordel, såfremt de pågældende kunders systemer har skullet håndtere forbrugsafregninger. Det er et mindstekrav, at der henvises til mindst tre relevante referencer. Antallet, indholdet og oplysningerne i øvrigt vil samtidigt blive taget i betragtning i forbindelse med prækvalifikation af ansøgerne. Ansøgere kan endvidere i Formular B beskrive ansøgers virksomhed, herunder en beskrivelse af ansøgers tekniske kapacitet til at udføre en opgave som den udbudte. Beskrivelsen vil blive taget i betragtning i forbindelse med prækvalifikation af ansøgerne. 5.5 Underleverandører Såfremt ansøger agter at basere sig på en underleverandørs formåen, skal der medsendes samme dokumentation for underleverandøren som for ansøger, for at Ringsted Forsyning A/S vil tage underleverandørens formåen i betragtning. Endvidere skal det dokumenteres, at ansøger kan disponere over den pågældende underleverandørs formåen. Såfremt ansøgningen ikke indeholder sådanne oplysninger vil det blive taget negativt i betragtning ved prækvalifikationen. Det medfører dog ikke udelukkelse fra udbudsproceduren. 9
Samme virksomhed kan være underleverandør til flere ansøgere, men en virksomhed kan ikke være underleverandør og ansøger (herunder i konsortium) samtidigt. Sker det vil tilbuddet hvor virksomheden er ansøger eller konsortiedeltager blive afvist. 5.6 Konsortium Såfremt ansøger er et konsortium, skal samtlige oplysninger under punkt 5.1-5.4 fremsendes for hver enkelt konsortiedeltager, og Formular C skal ligeledes udfyldes. Den samme virksomhed kan ikke deltage både i et konsortium og selvstændigt. Sker det vil det selvstændige tilbud blive afvist. Den samme virksomhed kan ikke deltage i to eller flere konsortier. Sker det, vil samtlige ansøgninger blive afvist. 5.7 Konsekvensen af ikke at fremsende dokumentation Ansøgninger, som ikke indeholder den krævede dokumentation vil blive anset for at være ukonditionsmæssige og vil derfor ikke blive taget i betragtning. 6. Udvælgelse af deltagere 6.1 Vurdering af konditionsmæssighed Ringsted Forsyning A/S kontrollerer, at Ansøgningen er konditionsmæssig, hvilket vil sige, at Ansøgningen opfylder følgende punkter: At ansøgningen er indkommet rettidigt, jf. punkt 4.2. At ansøgningen er fremsendt til den korrekte adresse, jf. punkt 4.3. At ansøgningen indeholder dokumentation som anført under punkt 5.1-5.4. At ansøgningen indeholder de relevante Formularer. 6.2 Udvælgelse af konditionsmæssige Ansøgere Ringsted Forsyning A/S vil prækvalificere de virksomheder der vurderes bedst egnede til at udføre kontrakten på baggrund af ansøgernes oplysninger afgivet i medfør af punkt 5.3 og 5.4. Der vil blive prækvalificeret fem ansøgere. 10
7. Praktiske forhold 7.1 Åbning af ansøgninger Ansøgninger vil først blive åbnet efter udløbet af fristen for afgivelse af ansøgning om deltagelse. Der er ikke adgang til at overvære åbning af ansøgningerne eller i øvrigt at modtage oplysninger om indholdet. 7.2 Meddelelse af resultatet Alle ansøgere vil samtidig og skriftligt blive orienteret om resultatet af prækvalifikationen. De prækvalificerede ansøgere inviteres til at afgive tilbud. 7.3 Fortrolighed Ringsted Forsyning A/S vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i ansøgningerne som angår ansøgeres fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ringsted Forsyning A/S til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning, hvor ansøger selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i ansøgningen ud for de pågældende oplysninger, hvorefter Ringsted Forsyning A/S vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. 8. Spørgsmål Såfremt ansøger har spørgsmål til udbudsbetingelserne for prækvalifikation, skal disse stilles på dansk og via e-mail til Ringsted Forsyning A/S s kontaktperson, som angivet i punkt 2. E-mails indeholdende spørgsmål skal være mærket Spørgsmål vedrørende udbud af implementerings- og driftsopgave for Ringsted Forsyning A/S. Spørgsmål bedes stillet med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Alle spørgsmål og svar vil kunne ses af alle ansøgere i en anonymiseret form. De vil være tilgængelige på følgende hjemmeside: www.ringstedforsyning.dk Det er ansøgers eget ansvar at sørge for at holde sig opdateret med eventuelle supplerende oplysninger, som vil blive offentliggjort som svar på spørgsmål. Alle ansøgere opfordres til ikke at stille spørgsmål om forhold, der allerede er besvaret i disse udbudsbetingelser for prækvalifikation. 11
Ringsted Forsyning A/S sender ikke disse udbudsbetingelser for prækvalifikation, bilagene eller andre dokumenter til ansøgere med post eller e-mail. Ansøgere skal selv hente dokumenterne på ovenstående hjemmeside. 9. Oversigt over udbudsmaterialets dokumenter Prækvalifikationsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelse offentliggjort i EU-tidende Disse udbudsbetingelser for prækvalifikation Formular A, Tro og love-erklæring Formular B, Ansøgningsblanket Formular C, Konsortieforhold Ansøgningen om deltagelse skal vedlægges følgende dokumenter: Formular A, udfyldt tro og love-erklæring Formular B, udfyldt ansøgningsblanket Formular C, udfyldt blanket om konsortieforhold, hvis relevant 12