T a r g e t G r u p p e n PowerPoint 2013 DK

T a r g e t G r u p p e n PowerPoint 2013 DK

I n d h o l d s f o r t e g n e l s e PowerPoint 2013... 3 Præsentation... 4 Oprettelsen af præsentationer... 5 Skabeloner og autolayout... 5 Fast indhold i dias... 6 Mastersider... 6 PowerPoints brugerflade... 7 Normal visning... 8 Båndet... 9 Arbejde med filer Filer... 11 Værktøjslinjen Hurtig adgang... 12 Statuslinje... 13 Betjening... 15 - Musen... 15 - Tastatur... 17 Liste over genvejstaster... 18 Udfyld titeldias... 19 Nye dias... 20 Diagrammer... 25 Diagramtyper... 29 Dias Sortering... 31 Disposition... 32 Diasshow... 33 Udskriv... 39 Gem... 40 Åbn præsentation... 40 Lidt om skrifttyper... 42 Vælg skrifttype... 43 Tegninger i PowerPoint... 44 Tegneredskaber... 47 Tegneteknik... 47 Gitter og andre hjælpemidler... 47 Justering af objekter... 49 Vælg... 49 Arranger... 51 Masteren... 53 Sidefod... 55 Target Gruppen marts 2014 i

I n d h o l d s f o r t e g n e l s e Titelmaster... 56 Animationer og andre effekter... 58 Diasovergange... 59 Punktanimationer... 60 Diagrameffekter... 64 Handlingsindstillinger... 66 Hyperlinks... 68 Brugerdefineret diasshow... 69 Genbrug dias... 71 Genbrug dispositioner... 74 Præsentationer på Internet og Intranet... 75 Øvelser... 76 Opret punktopstilling... 81 Opret Cirkeldiagram... 83 Opret søjlediagram... 87 Opret et organisationsdiagram... 88 Opret tabel... 90 Opret skærmpræsentation... 91 Diasshow på to skærme... 92 Target Gruppen marts 2014 ii

PowerPoint 2013 PowerPoint 2013 er en del af Microsofts kontorpakke Microsoft Office 2013. Programmet er et præsentationsprogram. Du kan på de følgende sider finde ud af, hvad et præsentationsprogram kan - men måske spørger du dig selv: Hvad kan jeg bruge et præsentationsprogram til? Et præsentationsprogram kan bruges til at præsentere et emne ved foredrag, på konferencer, ved messer og mange andre steder. Du kan også lave præsentationer, der vises på Internet. En præsentation kan være i form af følgende ting: Et diasshow der vises på en computer og evt. en storskærm. Overheads som kan bruges overalt til møder i foreningslokaler, forsamlingshuse med mere. Tegninger og diagrammer som du bagefter kan hente ind i dit tekstbehandlingsprogram eller andre programmer, hvor du kan få brug for at vise billeder. Du kan med PowerPoint få nytte af alle de grafiske muligheder, som en personlig computer i dag indeholder - du kan bruge fotografier fra dit digitale kamera eller fra din scanner. Du kan faktisk også bare nøjes med at lege med grafikken - tegn og komponer dine egne billeder med PowerPoint - og vis dem for dine venner. PowerPoint er et brugervenligt program. Du vil ved at gennemgå dette kursus blive fortrolig med en del af PowerPoints funktioner. Kurset er tilrettelagt så folk helt uden kendskab til PowerPoint kan komme i gang. Det vil være en fordel med kendskab til Windows. Target Gruppen marts 2014 3

Præsentation "Præsentationen" er det grundlæggende i PowerPoint. En præsentation er den samlede helhed - det færdige arbejde. En præsentation er det, du skal udføre. Præsentationen, der klargøres på computeren, skal senere vises for andre: Som et diasshow, hvor præsentationens enkelte billeder afløser hinanden på computerskærmen - eller på lærredet. Som overheads eller som udskrevne sider i en brochure, et tidsskrift - eller blot delt ud til f.eks. konference deltagere på stedet. En præsentation skal overbevise. Med så enkle og så visuelt tydelige midler som muligt skal budskabet frem. Det budskab, DU sidder inde med, skal formidles til forsamlingen og læserne. De skal forstå det - eller i alt fald blive så interesseret, at de også gider læse den rapport og de tal, der evt. ligger bag. Lad os derfor starte med følgende gode råd: - Brug ikke for mange effekter. Det skaber bare forvirring. - Brug et gennemgående layout. Alle præsentationens billeder skal have fælles baggrund m.m. Alle skal kunne se, at DIT budskab hænger sammen. - Skift ikke mellem skrifttyper. Der er mange spændende typer at vælge imellem, men for mange forskellige giver et rodet indtryk. Og husk at din mindste tekst normalt ikke bør være på mindre end 18 punkter, da alle også dem bagerst i salen skal kunne følge med. - Lav ikke lange tekster. Dem kan du spare til rapporten - præsentationen er en appetitvækker for øjnene, ikke den endelige rapport. Lange tekster kan man ikke nå at læse. Target Gruppen marts 2014 4

Oprettelsen af præsentationer En præsentation består af en række dias engelsk: slides - der svarer lidt til et antal sider i et dokument. Disse dias tænkes placeret, således at de udgør en helhed og en sammenhæng. Således kan præsentationen f.eks. starte med en titelside (Titeldias), fortsætte med en disposition (Titel og Tekst), hvorefter følger forskellige typer dias, der hver især kan være sat op på forskellige måder. Der kan være tale om forskellige typer datadiagrammer, organisationsdiagrammer, punktopstillinger ved siden af diagrammer eller Clipart med meget mere. Eller blot tegninger tegnet i PowerPoint. Skabeloner og autolayout PowerPoint 2013 gør oprettelsen af præsentationer let for dig, idet der stilles både skabeloner og foruddefinerede dias til rådighed det kaldes for Diaslayout eller bare Layout. En skabelon engelsk: Template - er et foruddefineret layout til din præsentation. Du kan frit skifte mellem dem og vælge den, der bedst passer til dine behov. Der følger en lang række såkaldte designskabeloner med PowerPoint, som du kan øve dig på men husk at du bør lave din egen tilpassede skabelon, der viser netop din og din organisations profil. I PowerPoint bruges udtrykkene design og skabelon om det samme herefter blot omtalt som skabeloner. En skabelon indeholder bl.a. en valgt baggrund, et farveskema, valg af skrifttyper og baggrundsgrafik som faste logoer mm. Desuden kan du placere fast indhold på skabelonen, så du ikke behøver at taste det samme ind, hver gang du skal bruge den. De fleste af disse elementer vælger du på masteren. Et Diaslayout er et foruddefineret dias med rammer, som du med det samme kan placere indhold i. I PowerPoint er der rigtig mange forskellige måder at sammensætte et dias på med forskellige blandinger af tekst og indhold. På langt de fleste autolayouts er der to rammer en til diasets overskrift og et til det egentlige indhold. Nogle autolayouts har dog flere rammer, hvis der f.eks. skal stå to spalter tekst overfor hinanden eller hvis en punktopstilling skal ledsages af et billede eller et diagram. Target Gruppen marts 2014 5

Fast indhold i dias En sådan ramme kaldes for en pladsholder. Her er nogle af de typer indhold, som PowerPoint på forhånd understøtter: Titler præsentations overskrift Punktopstillinger (bullets) nummererede eller andre punktbaserede tekster i en eller to kolonner. Datadiagrammer det være sig søjler, cirkler, kurver eller andre mere eller mindre kendte og læsbare - diagramtyper. Organisations- og andre specialdiagrammer - SmartArt Tabeller Forskellige former for billeder, objekter, videoer og animationer Du kan også vælge at arbejde på et blankt dias, hvor du selv efterhånden vælger, hvad der skal placeres på diasset. Eller du kan nøjes med en overskrift på dit dias. Bemærk at selve objekt-begrebet (OLE) gør, at man stort set kan sætte hvad som helst ind i PowerPoint også selv om det ikke umiddelbart ser ud til at kunne lade sig gøre. Mastersider Der er flere forskellige mastersider i PowerPoint. Her kan man redigere alle de elementer, der går igen på alle siderne - så som baggrund, logoer, farver, skrifttyper m.m. I PowerPoint er der flere forskellige mastersider: Diasmaster viser standarder for alle almindelige dias. Her kan du også redigere i de enkelte layouts indenfor en bestemt skabelon. Titelmaster viser standarden for din forside titeldias. Dette dias skal du dog oprette separat og er kun nødvendigt, hvis titlen ikke står rigtigt med den almindelige master. Master for Noter viser standarden for dine udskrevne noter. Master for uddelingskopier viser standarden for udskrift af flere dias (op til 9) på en udskrevet side. Target Gruppen marts 2014 6

PowerPoints brugerflade Når du åbner PowerPoint, kommer du direkte ind i programmets velkomstskærm. Hvor du kan vælge dit design: Klikker du på en af de foreslåede designs, får du yderligere mulighed for at bladre i designs og temafarver: Her vælger vi at oprette en almindelig, blank præsentation. Herefter kommer du ud på arbejdsskærmen. Der er allerede oprettet en såkaldt blank (bare med hvid baggrund) præsentation med et titeldias. Target Gruppen marts 2014 7

Normal visning Den arbejdsskærm, du kommer ind på, kaldes for Normal Visning, og viser følgende vinduer: Dias centralt i billedet Oversigt over dias eller disposition til venstre (skift mellem dem ved at klikke på fanebladene for oven) På statuslinjen kan du tillige ved at klikke på denne knap aktivere visning af noter for neden: Nederst til højre kan du skifte mellem de forskellige visningsformer (du kan også bruge View-fanebladet). Eller på Vis-fanebladet: Klikker du på ikonet på statuslinjen for Normal Visning vises Dispositions Visning og omvendt. Target Gruppen marts 2014 8

Ud over Normal Visning er der: Dispositions Visning Diassortering Diasshow Læse Visning Noter (aktiveres via Vis-fanebladet) Derudover er der her adgang til at se dine mastere herom senere. Lige nu vil vi koncentrere os om arbejdet med det enkelte dias. Derfor skal du gå tilbage til Normal visning. Båndet I toppen af programmet finder du båndet, der indeholder de faneblade og værktøjslinjer, som i Office 2007, 2010 og 2013 har afløst de gamle menuer og værktøjslinjer. Fanebladene dækker over værktøjslinjer, som altså ligger i niveauer under hinanden. Det er så Microsofts tanke, at man i arbejdet med præsentationen arbejder sig fra venstre mod højre. Bemærk at funktionen Live Preview virker på den måde, at du straks kan se, hvordan dine valg påvirker din præsentation, før du træffer dit valg. Når der klikkes, er valget truffet. Hjem indeholder redskaber til den almindelige redigering og formatering af dias klip, kopier og sæt ind, indsættelse af dias og valg af layout, skrifttyper, justering af tekst, tegning af simple autofigurer og valg af streger og farver mm. Indsæt bruges til at indsætte elementer på siden tabeller, billeder, diagrammer, links, tekstbokse, sidehoveder og fødder, symboler med meget mere. Design bruges til side- og diasopsætning samt til valg af design, farveskemaer osv. Overgange og Animationer sætter liv i din præsentation og indeholder et vælg af effekter, du kan knytte til skift mellem dias og visning af de enkelte elementer i forbindelse med et diasshow. Diasshow bruges herefter til at afprøve og finpudse dit diasshow. Target Gruppen marts 2014 9

Gennemse indeholder stave- og grammatikkontrol og andre sprogredskaber samt arbejde med kommentarer og beskyttelse af præsentationen. Vis indeholder visningsvalg, du kan gå til masteren, du kan placere vinduer osv. Endvidere er der her adgang til makroer. Når du har valgt et element i din præsentation, kommer der ofte yderligere faneblade med layout og formatvalg f.eks. indstillinger til diagrammer, redskaber til billedbehandling osv. Og så kan du selvfølgelig bruge nogle af de mange genvejstaster se en liste på side 18 i materialet. PowerPoint 2013 værktøjslinjen aktiveres ved at klikke på det relevante faneblad eller ved at trykke på ALT sammen med det bogstav, der vises på båndet for de enkelte faneblade f.eks. N for Indsæt. Trykker du f.eks. nu først Alt+N for at indsætte et element, kan du efterfølgende trykke R for at indsætte et billede: Du kan skjule eller vise båndet ved at trykke Ctrl+F1 eller ved at dobbeltklikke på et faneblad. Target Gruppen marts 2014 10

Arbejde med filer Filer Den eneste menu, der er tilbage, er Filer øverst til venstre, der giver adgang til det, Microsoft har valgt at kalde Backstage : Bemærk her at indholdet af Backstage veksler mellem de valg, du træffer. Nogle punkter som f.eks. når der åbnes og gemmes præsentationer, resulterer i en dialogboks, mens andre indeholder særskilte skærmbilleder som ovenfor ved punktet Oplysninger. Nyt Åbner en ny præsentation Åbn Giver mulighed for at hente tidligere gemte præsentationer Luk Lukker den aktuelle præsentation. Er der foretaget ændringer siden sidste gem, advares brugeren om dette. Gem Gemmer den aktuelle fil. Er filen navngivet sker det under samme navn. Gem som Giver mulighed for at gemme en præsentation under et nyt navn, i et nyt bibliotek eller på en anden disk. Udskriv Udskrivning og vis udskrift Target Gruppen marts 2014 11

Oplysninger Under dette punkt kan du indstille sikkerhed, rense filen for dokumentresume og andre detaljer om dokumentet osv. Del Send præsentation som vedhæftet fil herunder også som PDF. Udgiv dit værk direkte på internettet, publicer på en SharePoint-server eller på et såkaldt Workspace. Eksporter Gem som PDF, pak til CD eller USB, opret video eller eksporter handouts til Word. NB! Bemærk her de små nipsenåle til højre for filnavnet. Klikker du på dem, beholder du permanent det pågældende regneark på listen. En enkelt fil på listen er låst fast. Nederst i menuen er der adgang til Excels Indstillinger og så kan du endelig afslutte PowerPoint. Hvis du har en Microsoft-konto, vil der her også være adgang til dine oplysninger her. Værktøjslinjen Hurtig adgang Umiddelbart til højre for Filer-menuen finder du Værktøjslinjen Hurtig adgang, der indeholder nogle af de vigtigste standardfunktioner som at gemme, og fortryde: Ved at klikke på den lille pil til højre på ovenstående illustration kan du tilpasse menuen og evt. tilføje andre vigtige funktioner som udskrivning mm. Nu har jeg tilføjet knapper til at oprette nye præsentationer, at åbne og udskrive præsentationer: Target Gruppen marts 2014 12

Statuslinje Nederst befinder statuslinjen sig. Her kan aflæses, hvilket dias, der nu redigeres, af hvor mange, hvilket design, der benyttes, hvilket sprog, der benyttes og om der er stavefejl. Højreklikker du på statuslinjen, får du en lang række muligheder for, hvad du vil have vist på den: PowerPoint vælger i modsætning til de andre Office-programmer ikke selv sprog det gør du ved at klikke på sproget, når du arbejder med tekst: Target Gruppen marts 2014 13

Target Gruppen marts 2014 14

Udfyld titeldias Titelsiden står foran dig. Den har typisk følgende fælles elementer, der kræver handling fra DIG: En overskrift med titlen Klik her for at tilføje en titel Anden tekst med titlen Klik, og tilføj en undertitel Proceduren er nu den, at DU efterkommer den venlige opfordring og først klikker på overskriften. Eller skal du? Det er faktisk ikke nødvendigt at klikke først skriv blot teksten og du er i gang. Resultat: Et vindue åbner sig, hvor du kan skrive præsentationens titel. Når du skriver teksten, kan du se, hvilken skrifttype, størrelse og justering, der er valgt. Hvis du vil ændre på noget af det, klikker du på teksten med højre museknap og en menu med muligheder - bl.a. valg af skrifttyper - kommer frem. Eller du benytter dig af mulighederne på fanebladene for oven. Lad dog i første omgang være med at foretage nogen ændringer. Når du er færdig kan du gøre en af følgende ting: Klik uden for tekstvinduet. Det resulterer i, at titlen optegnes på skærmen. Tryk ESC og rammen selv er valgt brug evt. Tab for at gå videre til næste ramme. Du kan også gå videre med at vælge det næste element. Enten ved at klikke i det eller bedre - ved at trykke Ctrl+Enter. Endnu et tryk på Ctrl+Enter vil oprette et nyt dias. Det vil blive en punktopstilling, da der ikke normalt er to titler efter hinanden. Du kan herefter frit tilføje andre figurer på siden: Clipart, grafiske objekter, du selv tegner med PowerPoints tegneredskaber osv. Target Gruppen marts 2014 19

Nye dias Når der skal tilføjes en side til din præsentation, vælger du Nyt Dias på Hjem eller trykker Ctrl+M. Hvis du klikker direkte på knappen eller trykker Ctrl+M oprettes nu et dias med både en punktopstilling og nogle indholdsvalg midt på skærmen. Alternativt kan du direkte oprette en anden type dias ved at klikke på pilen under knappen. Hvis du vil skrive tekst, skriver du blot og indholdsvalgene forsvinder. Hvis du derimod f.eks. vil lave et diagram, klikker du på den hertil indrettede indholdsknap for at arbejde med det diagram i stedet. Du kan med knappen Layout på Hjem eller ved at højreklikke på miniaturen ude til venstre og vælge Layout, bestemme antallet af rammer mm. Target Gruppen marts 2014 20

Læg mærke til de elementer, der er fælles med forsiden. Læg dernæst mærke til, hvor du kan fortsætte din præsentation: Du kan også skrive en overskrift til denne side direkte uden at klikke. Du kan også lade være, da disse opfordringer ikke udskrives, med mindre du selv skriver noget i rammen. Du går videre ved enten at trykke Ctrl+Enter eller ved at klikke nede i den næste pladsholder du er klar til at skrive en punktopstilling. Det valgte punkttegn står foran markøren - du skal bare udfylde vinduet ved at skrive dine punkter. Target Gruppen marts 2014 21

Hvis du vil ændre punkttegn klikkes med højre museknap og punktet Punktopstilling eller Opstilling med tal/bogstaver... vælges. Det kan også gøres på Hjem: Under det nederste punkt her Punktopstilling kan man gå mere i detaljer Du kan her vælge et foruddefineret format eller du kan selv gå på opdagelse under Billede og Tilpas. Target Gruppen marts 2014 22

Når du er færdig med at skrive første punkt, tryk da Enter og skriv det andet punkt - og så fremdeles. Vil du lave et underpunkt, trykker du på Tab og teksten rykkes ind med et nyt punkttegn foran. Næste gang du trykker Enter, bliver der oprettet endnu et underpunkt. Når du skal tilbage og skrive næste hovedpunkt, trykker du - før du skriver tekst på Shift+Tab for at rykke teksten ud igen. Du kan også lave linjer, der er uden punkt, men hvor teksten hvis ikke du vælger at lade linjen stå tom er rykket ind som resten af teksten i det valgte niveau. Det gør du ved at trykke Shift+Enter. NB! Hvis du foretrækker at bruge musen, kan du vælge disse to pile på værktøjslinjen til henholdsvis at rykke teksten ind og ud: Endelig kan du flytte rundt med punkterne. Det sker ved med musen at trække i selve punkttegnet op eller ned. En vandret streg viser, hvor punktet ender. Target Gruppen marts 2014 23

Når der er punkter nok, klik da udenfor vinduet - og skærmen tegnes op med dine pointer. Hvis du synes at der er for lidt eller for meget luft mellem punkter og tekst, kan du bruge linealen. Du vælger at slå den til og fra på fanebladet Vis. Som du kan se på ovenstående billede, er der indryksknapper på linealen. Disse knapper virker omtrent på samme måde som i Word. For hvert punkt er der øverst en trekant, der peger nedad det repræsenterer punkttegnet. Så er der en trekant, der vender opad det er den efterfølgende tekst. Endelig er der en firkant nederst det er det samlede punkt. Disse mærker kan du trække i med musen trækker du således i den nederste trekant, ændrer du afstanden mellem punkttegnet og teksten. Trækker du i firkanten, flytter du hele teksten ind eller ud. Bemærk at du skal markere tekst, når du gør det. Mærkerne gælder i princippet kun et punkt ad gangen. Yderst til venstre ser du et lille L-lignende symbol. Det er valg af tabulatorstop, du finder her. Når du tabulerer alle andre steder end forrest i teksten (hvor du jo laver et underpunkt), indsættes der en almindelig tabulering. Her ude til venstre vælger du, hvilken slags tabulatorstop, der skal indsættes. Klikker du flere gange på L -et, skiftes der til symboler for de øvrige typer tabulatorstop. Der er i forvejen nogle små grå mærker nederst på linealen det er de tabulatorstop, præsentationen er født med. Du opretter nye tabulatorstop ved blot at klikke der på linealen, hvor de skal stå. Tilsvarende fjerner du dem igen ved at trækker dem væk fra linealen. Prøv selv at tilføje en side 3 med 2 kolonner (Titel og tospaltet tekst). Target Gruppen marts 2014 24