Katalog over konsekvenser og effekter ved besparelsesplanen

Katalog over konsekvenser og effekter ved besparelsesplanen 1. Status 1.1. Kort status for processen Byrådet har d. 22. marts 2010 besluttet at iværksætte en besparelsesplan for administrationen. Besparelsesplanen er endvidere drøftet i kommunens MED-system, som er blevet inddraget både på virksomhedsniveau, områdeniveau og i MED-hovedudvalget. Processen for medinddragelse er altafgørende for at skabe et ordentligt og gyldigt beslutningsgrundlag for gennemførelsen af besparelserne, som naturligt påvirker alle ansatte. Det er direktionens klare opfattelse, at besparelsesplanen er blevet modtaget i MED-systemet med samarbejdsvillighed, seriøsitet og et ønske om at bidrage til en saglig og ordentlig proces. Udgangspunktet tilbage i martsmåned var en reduktion af administrationens lønbudget på 15,4 mio.kr. svarende til ca. 37 fuldtidsstillinger. Ved opgørelse pr. 21. april har en del ansatte indgået aftale om fratrædelse (fx senioraftaler, ledige stillinger der ikke genbesættes, naturlig afgang eller ønske om deltid.). Det betyder at antallet af ansatte, der påtænkes indstillet til uansøgt afsked er reduceret til under 20 personer. 1.2. Principper Der er formuleret en række saglige principper, som ligger til grund for processen om uansøgt afsked. Chefer og medarbejdere har i MED-virksomhedsudvalgene og MED-Områdeudvalg Administration arbejdet grundigt med de kriterier, der i den enkelte forvaltning og det enkelte center skal anvendes i forbindelse med uansøgt afsked. Dialogen har skabt synlighed om den enkelte afdelings drifts- og udviklingsudfordringer, har synliggjort kernefunktioner i den enkelte afdeling og har afdækket de kompetencer og kvalifikationer, der bærer igennem her og nu og i de kommende år. Der er så stor accept om kriteriearbejdet, at MED-Områdeudvalg Administration anbefaler, at man holder sig til punkterne 1 3 i de overordnede kriterier fra de enkelte afdelinger og ikke pinder ud i detaljer, hvorfor en konkret medarbejder efter grundigt skøn og vurdering indstilles til driftsmæssig begrundet afsked. De overordnede kriterier er: 1. Der sker en kort beskrivelse af krav og indhold i den fremtidige opgaveløsning. 2. Nøglefunktioner i den fremtidige opgaveløsning. Nøglefunktioner defineres i forhold til bortfald af opgaver, bortfald af projekter, ændringer i serviceniveau for konkrete opgavetyper m.v. 3. En samlet vurdering af de enkelte medarbejderes kvalifikationer set i forhold til nøglefunktionerne og kravene til den fremtidige opgaveløsning (medarbejdernes uddannelsesmæssige forhold, omstillingsevne, effektivitet, fleksibilitet, samarbejdsevner m.v.). 4. Der kan for eksempel anvendes samme type af kriterier, som lægges til grund for nyansættelse inden for en given personalegruppe. Vurderingen er så, hvem der efter et skøn og en vurdering i mindst muligt omfang lever op til de fastsatte formelle og uformelle krav. 1

3. Konsekvenser Med reduktionen i medarbejderstaben svarende til ca. 37 fuldtidsstillinger vil besparelsesplanen selvsagt få en række konsekvenser og effekter for de funktioner og opgaver, som administrationen løser. Det skal understreges, at nedprioriteringer og bortfald af opgaver ikke er proportionalt med forringet serviceniveau i forhold til borgerne. Flere opgaver bortfalder eller reduceres som følge af interne effektiviseringer af eksempelvis arbejdsgange m.v. Direktionen har bestræbt sig på at minimere de negative effekter af besparelserne for borgerbetjeningen. Kommunens forvaltninger og centre har beskrevet de konkrete konsekvenser og effekter, som besparelsesplanen vil få i de forskellige enheder. I det nedenstående præsenteres de mest markante og gennemgående temaer for besparelsesforslagene og deres konsekvenser. Der henvises i øvrigt til bilag 1, hvor forvaltningernes og centrenes detaljerede forslag er beskrevet. Besparelsesplanen vil komme til at betyde bortfald af opgaver, funktioner og projekter samt serviceændringer overfor borgere, decentrale virksomheder, administrationen, forvaltningerne og politikere. Det betyder: Organisatoriske ændringer sammenlægning af enheder samt interne reorganiseringer Ændret serviceniveau over for borgerne i form af længere sagsbehandlingstider og kortere åbningstider Lavere serviceniveau over for politikerne i form af færre redegørelser og udredninger og reducering af niveau for sekretariatsbetjening Lavere internt serviceniveau mellem fagforvaltninger, centre og decentrale virksomheder. Lavere kontrolniveau på områder som økonomi, tilsyn og personaleadministration Forenkling af mødestruktur, herunder netværk Brugerbetaling Effektivisering og forenkling af opgaver Nedprioritering og bortfald af opgaver, funktioner og projekter 4. Udmøntning Direktionen har i samarbejde med afdelingschefer beskrevet de konkrete konsekvenser af besparelsesplanen. Nedenfor ses de væsentligste områder, som direkte følger af besparelsesplanen. 4.1. Organisatoriske ændringer Direktionen har set på beslægtede opgaver og/eller overlappende funktioner, der kan være et rationale i at lægge sammen. Det betyder flytning af opgaver og medarbejdere nogle steder i organisationen. 4.1.1. Sammenlægning af enheder Nogle forvaltninger og centre har, for at opnå en effektiviseringsgevinst, foreslået 2

sammenlægninger af enheder, der har et nært opgavefællesskab, men som i dag er adskilte. Eksempler på dette ses i følgende: På IT-området pågår i øjeblikket en analyse af muligheder for sammenlægning eller øget samdrift af IT-centret og Skole-IT HR-udviklingsfunktionen foreslås enten lagt sammen med personalekonsulentfunktionen og arbejdsmiljøkonsulentfunktionen i én sammenhængende konsulentfunktion i forhold til personaleområdet eller lagt i Center fra Strategi og Udvikling (CSU) med fokus på strategiske opgaveløsninger. I Børne- og Kulturforvaltningen (BKF) vurderes fordele/ulemper ved en sammenlægning af driftskontorerne eller et mere forpligtigende samarbejde om opgaveløsningen. Gennem en evaluering af distriktsinddelingen af Børne- og Ungeområdet undersøges det, om der er økonomiske gevinster ved at ændre på de nuværende fire distrikter (BKF) Fra Borgerservice flyttes opkrævningsopgaven til Økonomiforvaltningen (ØF) 4.1.2. Reorganisering internt i enhederne Som følge af medarbejderreduktionen og bortfald af opgaver vurderes, at det generelt vil blive nødvendigt at reorganisere indenfor den enkelte enheder for fremadrettet at kunne løse opgaverne. 4.2. Ændret serviceniveau overfor borgerne 4.2.1. Åbningstider Direktionen fremsætter forslag om ændring af kommunens åbningstider for den samlede administration, dermed også for de borgerrettede funktioner, såsom borgerservice og jobcentret. En ændring af åbningstiden for personlig og telefonisk henvendelse vil af nogle borgere blive opfattet som en forringet service, men en øget satsning på elektroniske selvbetjeningsløsninger og andre digitale løsninger vil give borgerne andre henvendelsesmuligheder i alle døgnets 24 timer. Det hænger godt sammen med kommunens kanalstrategi, som har til hensigt generelt at flytte kontakten til borgerne fra personlig til elektronisk og telefonisk kontakt. Direktionens forslag ser ud som følger (se bilag 2 og bilag 3): Personlige og telefoniske henvendelser får samme åbningstid Der indføres en ugentlig lukkedag De nye åbningstider for telefoniske og personlige henvendelser er Man-tirs 10 15 Onsdag lukket Torsdag 10 17 Fredag 10-13 Borgerservice lukker Mogenstrupkontoret på Bakkegården 01.juli 2010. Akut telefontider fastholdes i nuværende form. Der indsættes en telefonsvarer, der fortæller at Næstved kommune er lukket. Der indføres en apoteker-luge-ordning om onsdagen på jobcenteret. De reducerede åbningstider træder i kraft den 1. juli 2010. Den forslåede åbningstid for Næstved Kommune bliver således på 20 timer i stedet for 26 timer, som der er tilfældet i dag. 3

Åbningstider er blevet drøftet i MED-områdeudvalget for administrationen, som vurderer at ændrede åbnings- og telefontider er udtryk for, at den politiske og administrative ledelse viser ansvarlighed, når opgaver og ressourcer skal nå sammen efter besparelsesrunden. 4.2.2. Længere sagsbehandlingstider Udover reduktion af åbningstider peger direktionen også på en forventet længere svar- og sagsbehandlingstid overfor borgerne som følge af medarbejderreduktion. Dette skal naturligvis tilpasses de udmeldte sagsbehandlingsfrister. Konsekvensen bliver, at borgerne i højere og højere grad skal anvende de digitale muligheder. Det betyder, at den enkelte borger vil kunne betjene sig selv uafhængig af administrationens åbningstider. Eksempler på steder, hvor længere sagsbehandlingstider bliver aktuelle er i: Ledelsessekretariatet i Job, Omsorg og Sundhedsforvaltningen (JOS) i forhold til klagesagsbehandling Myndighedskontoret for ældre & sundhed i forhold til hjælpemidler (JOS) Ydelsescentret - Myndighedskontoret pension og handicap samt arbejdsmarked (JOS) Miljø- og udviklingskontoret i Teknik- og Miljøforvaltningen (TMF) Arkivfunktionen i Fællessekretariatet (FS) Jobcentret (JOS) Borgerservice i forhold til længere ventetider ved telefonisk kontakt og ved fremmøde Juridisk kontor i forhold til køb og salg af ejendomme (FS) 4.2.3. Øvrige serviceændringer Et ændret serviceniveau overfor borgerne kan også udmønte sig på en række forskellige områder, som eksempelvis: TMF vil ikke fremover kunne imødekomme borgernes ønsker om vurderinger af trakfikintensitet-/hastighed i samme omfang som hidtil (plan- og trafik) Opdatering af information til borgerne på kommunens hjemmeside reduceres (FS) 4.2.4. Reduktion af aktiviteter i forhold til borger- og brugerinvolvering Borger- og brugerinvolvering er ofte en ressourcekrævende affære. Direktionen er bevidst om vigtigheden af at borgerne høres og involveres, men ser sig samtidig nødsaget til at neddrosle visse aktiviteter i forhold til bruger- og borgerinvolvering. Eksempler herpå er: Minimum niveau af involvering af borger og brugere i forbindelse med reformulering af eksisterende politikker (JOS, BKF) I CSU udskydes projekt om implementering af principperne for borgerinddragelse, VISTA 4.3. Lavere serviceniveau overfor politikerne Besparelsesplanen kommer også til at omfatte serviceniveauet i forhold til politikerne udvalg og byråd. Det ses eksempelvis ved: 4

4.3.1. Reduktion af sekretariatsbetjening Det er gennemgående, at sekretariatsbetjening af Byråd og de politiske udvalg reduceres, eksempelvis har Fællessekretariatet set sig nødsaget til at reducere ift. kopiering af dagsordener, bilag m.v. til Byråd og stående udvalg. 4.3.2. Ændringer i arbejdet med politikker, analyser og udredninger Det lavere serviceniveau overfor byråd og de politiske udvalg kommer til at kunne mærkes således, at der generelt må forventes længere ekspeditionstid samt en skærpet prioritering af forespørgsler, udredninger m.v. 4.4. Lavere service internt mellem forvaltninger, centre og eksterne virksomheder 4.4.1. Lavere serviceniveau fra forvaltninger til andre forvaltninger, centre og decentrale virksomheder: Reducering af udbud af e-doc kurser til decentrale virksomheder (FS) Ad hoc rådgivning/ juridisk bistand reduceres (FS) Reduceret hjælp til statusafstemning både løbende over årene samt ved regnskabsafslutningerne (ØF) Mindre hjælp til virksomhederne, når administrative opgaveløsninger er udlagt til virksomhederne i beskrevne arbejds- og sagsgange, når der er gennemført kurser i systemerne, når der er udarbejdet vejledninger m.v. I stedet for ofte at kontakte en løn- og personalesagsbehandler forventes virksomheden fremover at løse opgaven ved eget initiativ (CPHR) 4.4.2. Lavere serviceniveau fra centrene til forvaltninger og decentrale virksomheder: I CSU bortfalder hjælp til fotoopgaver og grafikopgaver samt fundraising. Desuden nedprioriteres kvalitetssikring af pressemeddelelser I IT-centret frafalder hjælp til opsætning af IT-udstyr Den generelle vagtordning i IT-centret reduceres på hverdage og i weekender (akutvagt på de store driftsområder fastholdes) I IT-centret vil der være mindre support generelt fx i forbindelse med udfald i serverdrift og implementeringsaktiviteter I CPHR stopper bistand til arrangement af møder i virksomheder, bistand til individuelle lønaftaler, bistand og tilstedeværelse i forbindelse med for eksempel ansættelsessamtaler, etablering af fleksjob og sygefraværssamtaler. Der underskrives ikke længere arbejdsgiveradministrerede kapitalpensioner og ratepensioner, og ordningerne afvikles ved overgang til privat ordning, når der sker ændringer i de kommunalt administrerede ordninger. 4.4.3. Lavere serviceniveau internt i den enkelte forvaltning Eksempelvis: Nedprioritering af nyhedsbreve i skoleafdelingen Opdatering af information på intranettet (FS) 5

4.5. Lavere kontrolniveau Det er direktionens vurdering, at det på udvalgte områder er muligt at reducere kontrolniveau og/eller forenkle kontrolprocedurer. Der er igangsat et projekt (Styr på styringen), som bl.a. skal bidrage til at sikre, at kontrollen er tilrettelagt effektivt, og ikke er på et højere niveau end det, der er velbegrundet ud fra væsentlighed og risiko for fejl. 4.5.1. Økonomisk kontrol På områder med økonomiske konsekvenser skal kontrolniveauet selvfølgelig fortsat være forsvarligt i forhold til områdernes væsentlighed og risiko for fejl, og skal afstemmes med revisionen. Men det er kommunens eget ansvar at fastlægge kontrolniveau og kontrolprocedurer, og direktionen skønner, at der er en række områder, hvor kontrollen kan og må blive lidt mindre fintmasket fremover. Eksempelvis: Mindre kontrol med betaling af regninger i ydelsescentret (JOS) ØF reducerer årets 2. budgetkontrol til kun at omhandle de såkaldte kritiske områder 4.5.2. Tilsyn Der forekommer også en række kontrolopgaver i forbindelse med fagligt tilsyn, som vil blive reduceret. Eksempelvis på: Ældreområdet Børne- og ungeområdet (individuelt tilsyn) 4.5.3. Kontrol på personaleadministrationen Det er reelt den decentrale virksomhedsleder, der er ansvarlig for indhentelse af dokumentation i forbindelse med for eksempel ansættelse (eksamensbevis, straffeattest, børneattest, indhentelse af referencer m.v.). Det vil ikke længere blive kontrolleret hos løn- og personalesagbehandlere, om al nødvendig dokumentation er tilstede ved for eksempel ansættelse. Eventuelle fejl og disses konsekvenser vil entydigt falde tilbage på virksomheden og specielt på dennes ledelse. 4.6. Forenkling af mødestruktur, herunder netværk Det er direktionens vurdering, at der de seneste år har været en knopskydning af interne mødefora, hvoraf flere har overlappende eller supplerende formål. Det bliver nødvendigt at nedprioritere og reducere en del af denne møde- og netværksaktivitet samt at ændre mødekulturen i forhold til deltagelse i diverse projektgrupper. Nye grupper nedsættes fremover med udgangspunkt alene i viden og kompetencer og ikke repræsentation, som der har været en tendens til efter kommunesammenlægningen. 6

4.6.1. Færre interne mødefora: Eksempler på nedprioritering af interne mødefora/netværk: Ledelsessekretariat og fagafdelinger i BKF vil fremover anvende mindre tid på deltagelse i tværgående arbejdsgrupper Ledelsessekretariatet i JOS begrænser sekretærbistand i forbindelse med interne møder; personalemøder og ledermøder reduceres i antal pr. år I TMF reduceres sekretærbistanden i forholder til møder i ledergruppen 4.6.2. Nedprioritering af netværk og projektdeltagelse Generelt skal der ske en skærpet prioritering af kommunens deltagelse i netværk lokalt, regionalt og internationalt Eksempler herpå er: I BKF gennemgås deltagelse i internationale projekter med henblik på en reduktion CSU nedjusterer aktiviteter i internationale, regionale og lokale samarbejdsfora JOS begrænser deltagelse i eksterne netværk og projekter med eksempelvis KL o.l. 4.7. Brugerbetaling Direktionen har set på hvilke områder, der med fordel kan indføre brugerbetaling for ydelser. Eksempelvis: IT-centret indfører brugerbetaling i forbindelse med håndtering af medarbejderes brug af ikke-autoriseret software/hardware IT-centret indfører brugerbetaling i forbindelse med mertid på projekter, der eskalerer tidsmæssigt i forhold til det aftalte, samt merudgifter i forbindelse med ekstraordinær planlægning af udefrakommende arbejdsopgaver CPHR overvejer at modtage brugerbetaling for administrativ tid og øvrige ressourcer i forbindelse med ekstra udskrifter af lønsedler m.v. 4.8. Effektivisering og forenkling af opgaver Der er i administrationen iværksat en række udviklingsprojekter. Direktionen prioriterer projekterne ud fra et effektiviseringsperspektiv. De projekter, som har en klar effektiviseringsgevinst, vil blive prioriteret. En lang række projekter vil blive droslet ned eller blive lukket ned på ubestemt tid, mens andre helt vil bortfalde. Det vil også dreje sig om politisk besluttede projekter. Eksempelvis er der besluttet en række politikker, strategier og planer, som nu skal implementeres. Det er direktionens vurdering, at det ikke vil kunne lade sig gøre at iværksætte alle initiativerne med de færre medarbejdere, som besparelsesplanen indebærer. Der er igangsat et projekt effektiviseringsstrategi - der sætter fokus på det løbende arbejde med effektiviseringer i kommunen. Derudover indeholder projektet en nærmere fastsættelse af rammer og pejlemærker for, hvordan der overalt i kommunen skal arbejdes med effektiviseringer. 7

Der vil generelt fremadrettet blive stillet større krav til brug af elektroniske løsninger inden for en række områder, som led i forenkling og effektivisering. Direktionen opprioriterer arbejdet med at optimere arbejdsgange og processer i administrationen med henblik på at kunne tilrettelægge arbejdet mest hensigtsmæssigt og frigøre medarbejdertid til andre opgaver. Eksempler herpå: Der iværksættes arbejdsgangsanalyser i Myndighedskontoret for ældre og sundhed i forhold til tilpasning af de nye besparelsestiltag ØF sætter fokus på at optimere arbejdsgangene i forhold til betalingssystemet Prisme Debitor TMF iværksætter forenkling af arbejdsgange i forbindelse med ejendomsoplysningsskemaer og udstykningssager I CPHR har det været accepteret at have manuelle rutiner sideløbende med de digitaliserede arbejdsgange. Det er hverken produktivt eller effektivt. CPHR vil derfor digitalisere fuldt ud i forhold til stillingsopslag og ansøgeradministration via OFIR, således at Næstved Kommune kun modtager ansøgninger elektronisk. CPHR vil ligeledes digitalisere fuldt ud i forhold til eboks, således at alle ansatte modtager uddata elektronisk. CPHR vil yderligere digitalisere arbejdsgange mellem CPHR og virksomhederne i forbindelse ved overgang til NemRefusion (i stedet for virk.dk), elektronisk ledelsesinformation om lønforbrug og sygefravær via Opus Overblik i stedet for udsendelse af papirrapporter, overgang for visse virksomheder som skoler og SFO fra manuel indberetning af ferie og engangsydelser til digital indberetning. CPHR ønsker iværksat et analysearbejde sammen med Jobcenteret om ansættelse af medarbejdere i løntilskud, idet regler og procedurer er vanskelige for CPHR og Jobcentret 4.8.1. Udbud, partnerskaber med private virksomheder, outsourcing & udlicitering Direktionen vil undersøge om, der kan være økonomiske gevinster ved at udbyde centrale støttefunktioner. Udbud kan betyde, at opgaveløsningen fastholdes i kommunen, og dermed bidrage til, at opgaverne fortsat løses på den bedste måde med den rette ressourceindsats. Eksempler på områder, der kan udbydes er: På IT- og digitaliseringsområdet udbydes dele af opgaven med implementering af ITprojekter IT-centret udvider den eksisterende driftsaftale i forhold til telefoni til også at omfatte de daglige forhold om telefoniens drift CPHR ønsker at lægge tests og samtaler fx i forbindelse med chefansættelser, ledertalentprogrammer m.v. ud til ekstern leverandør ØF lægger opgaven med administrering af i dag 19 forskellige legater ud til Forvaltningsinstituttet o.l. Alternativt opkræves administrationsbidrag til forvaltningen Generelt vil der blive iværksat undersøgelser af mulighederne for udbud af administrative opgaver. 8

4.9. Nedprioritering eller bortfald af projekter og opgaver I forbindelse med udmøntningen vil en række arbejdsopgaver bortfalde eller nedprioriteres. Bilag 4 viser en oversigt over udviklingsprojekter i administrationen, der er i gang, under implementering eller overgået til drift. Mange af udviklingsprojekterne er planlagt efter beslutning i Byråd og de politiske udvalg. Generelt nedprioriteres tværgående projekter/opgaver samt omstillings- og forandringsprojekter i fagforvaltningerne. Fokus vil i stedet være rettet mod drifts- og effektiviseringsopgaver. CSU nedprioriterer deltagelse i faglige projekter i fagforvaltningerne. Fremadrettet vil det være nødvendigt for centret i første omgang at fokusere på tværgående projekter. Bilag: Bilag 1: Beskrivelser af forvaltningernes og centrenes besparingsforslag Bilag 2: Sag om åbningstider i administrationen Bilag 3: Statistik over henvendelser i Borgerservice i 2009 Bilag 4: Oversigt over projekter i administrationen 9