Denne instruks beskriver brugen af kreditorsystemerne i Selvstyret. Der findes 2 systemer til at betale kreditorerne. Det ene er XAL. Det andet er IRIS. Enhederne skal benytte et af kreditorsystemerne. Først gennemgås XAL. Herefter gennemgås IRIS. Kreditorsystemet i XAL 1 Indledning Kreditorsystemet anvendes til registrering og betaling af regninger. Enhederne indtaster selv de originale bilag. Bilagene bliver i enheden. Alle indlandske leverandørregninger/fakturaer i danske kroner samt kreditnotaer m.v. kan indtastes og betales i kreditorsystemet. Der kan ikke ske betaling til enkeltpersoner via dette modul. Vederlag og løn skal betales via Selvstyrets lønkontoret. Udbetalinger til enheder og kommuner skal ske ved PM (se sektion 3.3). Der kan ikke ske betaling til i udenlandsk valuta. Alle regninger/ fakturaer der er anført et FI-kort eller en FI-kode, skal betales som en FI-betaling. Dette gælder også FI-kort udstedt af Selvstyret til en anden enhed f.eks. motorafgifter. Enheden skal være opmærksom på, at nogle regninger m.v. med særlige betalingsbetingelser, ikke umiddelbart egner sig til indtastning i kreditorsystemet, fordi kreditorsystemet indeholder fælles stamdata for hele Selvstyret. Det gælder bl.a. enkeltregninger med anmærkning om, at der (undtagelsesvis) kun må betales til en anden end kreditor. Sådanne regninger skal styres manuelt. Inden betaling af faktura og regninger vil der blive foretaget en modregningskørsel på vegne af inddrivelsesmyndigheden. Det vil sige, hvis en leverandør/kreditor har forfalden gæld (som debitor) til en offentlig myndighed vil der blive foretaget modregning af, eller udlæg i betalingen.2 Modregningskørslen vil blive gennemført uden forudgående tilsigelse, jf. fodnote 2. Modregningerne vil i videst mulig omfang blive foretaget. Såfremt der er indgået aftale om henstand eller afdragsvis betaling vil modregning ikke blive gennemført. DcR betaler efter eventuelt modregning jf. ovenstående beløbet, som enhederne har indtastet i kreditorsystemet til afregning. Det sker fire gange ugentligt: Mandag, tirsdag, onsdag og torsdag 3. Bogføring i kreditorsystemet kan ske alle ugens dage. 1 Der er udarbejdet en særskilt XAL-vejledning, bl.a. til brug for indtastning i kreditorsystemet. 2 Dette i overensstemmelse med bekendtgørelse nr. 9. af 1. juli 2010 om inddrivelse af restance til det offentlige. 3 I mandags-onsdagskørslen medtages betalinger med forfald pr. næste dag, d.v.s. at modtageren har betalingen i hænde næste dag. Hvis modtageren har en bankkonto i Grønlandsbanken vil modtageren dog have pengene samme dag. 5. September 2012 Regnskabshåndbogen Side 1 af 13
Der er følgende fordele ved at bruge kreditorsystemet: Der skal ikke udskrives checks. Færre og mindre pengeoverførsler til enheden fra DcR (d.v.s. mindre rentetab). DcR sørger for betalingsformidling og stamdata er overladt til DcR. Lettere mulighed for afstemning med kreditor samt kontrol af rykkere. Færre fejloverførsler ved brug af FI-kort og nemmere for kreditor at registrer betaling og foretage afstemning. DcR kontrollerer, at alle godkendte faktura betales. I kreditorsystemet findes to menuer med tilhørende kladder: indgangsbog og godkendelse. De skal begge benyttes for at en registrering af en faktura kan fuldføres. Samme person må og kan ikke både registrere i indgangsbogen og efterfølgende godkende. Det skal gøres af to forskellige personer. 1.0. Indgangsbog Når enhederne modtager fakturaer og kreditnotaer skal de registreres i indgangsbogen. For at gennemføre en registrering er det nødvendigt, at kreditor er oprettet i kreditorstamdata (se afsnit 1.1. sektion 3.1). Det er ikke nødvendigt at kende det rigtige og endelige artskontonummer, for hvor udgiften skal anføres, da det kan påføres eller rettes ved godkendelsen. Det skal bemærkes at flere kreditorer har tilknyttet faste/tvungne artskonti, og at disse skal anvendes i både indgangsbogen. Registreringen i indgangsbogen er foreløbig. Der sker kun opdatering af kreditorsystem og kreditorsamlekontiene (konto 9611 kredit og konto 9612 debet). I indgangsbogen foretages følgende: 1. Bilagsnummeret i kladden (XAL oplyser denne automatisk) påføres bilaget. 2. Skriv kreditorkonto - kontroller at bankkontonr./fi-konto/girokonto på bilag og i XAL er det samme. 3. Skriv leverandørfaktura nummer. 4. Skriv enhedens kundenummer hos leverandøren. 5. Skriv beløb - hvis det er kreditnota skriv et minus - foran beløbet. 6. Skriv forfaldsdato - se nedenstående afsnit forfaldsdatoer. 7. Skriv enhedens hovedkontonummer / dimension. 8. Skriv i feltet ansvar hvem der skal godkende regningen. 9. Skriv i feltet modtekst en sigende indhold af faktura d.v.s. indholdet af fakturaen. Ikke fakturanr eller leverandørnavn. 10. Skriv evt. i feltet forv.konto det forventede artskontonummer. 11. Bogført bilag og regninger flyttes til godkendelses kladden. I torsdagskørslen medtages betalinger til og med søndag, d.v.s. forfaldsdato til og med søndag. Betalingerne vedr. denne kørsel vil være modtageren i hænde om fredagen. Hvis modtageren har en bankkonto i Grønlandsbanke vil modtageren dog have pengene om torsdagen. 5. September 2012 Regnskabshåndbogen Side 2 af 13
1.1. Kreditorstamdata Kreditorsystemets stamdata vedligeholdes af DcR s kreditorafdeling. Til brug for nyoprettelser og ændringer er der en særlig blanket (se sektion 9.1), som skal anvendes. Alle felter skal så vidt muligt udfyldes, og skal være dokumenteret med kopi af faktura (og evt. kopi af transporterklæring). En meget vigtig oplysning er GER nr. / SE-nr., /CvR nr., /duns nr.,/ EAN nr.,/gln nr., som skal anføres. Såfremt der modtages regninger uden en af disse oplysninger skal der i stedet udarbejdes udbetalingsanvisning som fremsendes til Lønservice. Som kundenummer benyttes kreditors telefonnummer 4. Den udfyldte og underskrevne blanket sendes til DcR kreditorbogholderi som gennemgår for evt. manglende oplysninger. Efter denne kontrol foretager kreditorbogholderiet opdatering af kreditor. Efter oprettelse sendes en kvittering til den rekvirerende enhed og Intern Revision. Det skal præciseres, at det er den enkelte enhed, der er ansvarlig for at udbetaling sker til den rigtige modtager. Det er altså enhedens ansvar, at stamdata er korrekte. Hvis en kreditor går i betalingsstandsning eller konkurs skal dette meddeles DcR øjeblikkeligt. DcR vil herefter spærre vedkommendes konto, indtil der kommer en afklaring af forholdet. Herved udgås, at Selvstyret udbetaler et beløb til en forkert konto. 1.1.1. Transport af fordringer Nogle kreditorers underleverandører eller bankforbindelser stiller krav om sikkerhed for at få deres penge. Et sådant krav kan være, at Selvstyret skal betale direkte til underleverandøren eller banken på en særlig bankkonto i stedet for til kreditors normale bankkonto. En sådan meddelelse kaldes en transport. Enkelte kreditorer sender ikke en meddelelse, men skriver det på regningen. Dette har samme virkning. DcRs kreditorafdeling skal kontaktes skriftligt, hvis meddelelsen går på, at pengene skal sendes til andre end kreditors underleverandør eller bank. Enheden har det fulde ansvar for, at udbetaling sker til den rette bankkonto. Aftaler om transport er bindende for Selvstyret, og der kan kun ske betaling med frigørende virkning til den, der har fået transporten. Evt. fejludbetalinger vil skulle erstattes af enheden. Når meddelelsen er underskrevet, skal den sendes til DcR s kreditorafdeling. Herefter opretter DcR et specielt kreditor-kontonummer, som kun må benyttes til betaling af de fakturaer, der er omfattet af aftalen. 4 Har nummeret været brugt før, kan faxnummer bruges (eller spørg DcR s kreditorafdeling). 5. September 2012 Regnskabshåndbogen Side 3 af 13
Kreditorkontonummeret oprettes, så det består af både en tekst og kreditors eksistrende kreditornr, f.eks. TR 32 34 00". Kontonummeret skal spærres, når enhedens forpligtelse ifølge aftalen ophører. Alle betalinger bør ske via Kreditorsystemet for at sikre, at aftalen/transporten afregnes fuldt ud. 1.2. Adviseringstekster Når kreditor modtager betaling fra Selvstyret via sin almindelige bankkonto, vil der være beløb fra flere enheder. For at lette kreditors identifikation af den samlede betaling fra Selvstyret, vil kreditor samtidig modtage en advisering med enhedens navn/fakturanummer/kunde-nummer, dog max. 20 karakterer. Adviseringsteksten fortæller kreditor, hvorfra og fra hvem betalingen kommer. 1.3. Forfaldsdatoer For at sikre at betalinger til kreditorer sker rettidigt, skal der tages højde for DcRs betalingsdage (mandag til torsdag). 1.4. Fakturanr. Fakturanr. skal indtastes, så der kan søges på det i forbindelse med rykkere m.v. 1.5. Tekst Den tekst, der skrives i feltet modtekst, er enhedens bogføringstekst, d.v.s. den tekst der vil fremgå af kontoudtog for artskontoen. Hvis man f.eks. om en leje af vakantbolig vil kunne se, hvor og hvornår der er lejet, bør man altså ikke skrive Betaling af faktura 87/01 INI, men i stedet Husleje Paarnat oktober". 2.0. Godkendelse Driftsbogføringen sker først, når godkendelseskladden bogføres. Ved godkendelsen sker der samtidig en automatisk bogføring på konto 9611 ej godkendte kreditorer og på konto 9612 modkonto ej godkendte kreditorer. D.v.s. at de poster, der blev dannet på kontiene ved registreringen i Indgangsbogen, udlignes og nulstilles. Modkonto til finansbogføringen er herefter artskonto 9610 godkendte fakturaer, hvor beløbet står indtil forfaldsdag. På forfaldsdagen debiteres enhedens artskonto 9610 og DcR s bankkonto 9021 krediteres automatisk. I godkendelseskladden er der mulighed for at ændre/rette forfaldsdato, bogføringsdato, fordeling af beløbet på flere kontonumre samt egen kontotekst. Kreditorstamdata samt det anviste beløb kan ikke rettes. Hvis der er fejl i kreditorstamdata og/eller det anviste beløb, skal retningslinjerne i afsnit 2.2. - 2.3. følges. Godkendelse kan kun ske af en anden person end den, der har bogført indgangsbogen 5. September 2012 Regnskabshåndbogen Side 4 af 13
Bogføring af kladden bør ikke sættes i gang, før nedennævnte er kontrolleret omhyggeligt, idet der ingen yderligere kontrol foretages inden udbetaling (ej heller af DcR): 1. At kun færdigbehandlede bilag (efterberegnede, attesterede og konterede m.v.) godkendes 2. Felt for felt at kreditorkontonummer, beløb, forfaldsdato, fakturanr., bankkonto, FI nummer m.v. er korrekt i overensstemmelse med faktura. De regninger i godkendelseskladden, der ikke er godkendte, kommer ikke til udbetaling. Godkendelseskladden skal tjekkes hver uge. Hvis der er regning, hvor forfaldsdatoen nærmer sig, skal vedkommende, der har regningen, rykkes for godkendelse. I ultimo skal alle regninger vedrørende gammelt regnskabsår være bogført. 2.1. Bogføring på finanslovskonto 10.10.10 for landsstyremedlemmer (vedrøre kun departementer). Driftsudgifter vedr. finanslovskonto 10.10.10 skal registreres under enhedens egen finanslovskonto i indgangsbogen. Bemærk at udgiften skal bogføres på det pågældende landsstyremedlems konto (I1). Kun et begrænset antal artskonti er her tilgængelige. I godkendelseskladden skal driftsudgiften bogføres under 10.10.10. 2.2. Rettelse af fejl inden bogføring af godkendelseskladden Fejl i kreditorkonto og beløb i godkendelseskladden skal rettes ved brug af annulleringsknappen, hvorved hele fakturaen annulleres d.v.s. tilbageføres, se XALkreditorvejledning eller kontakt DcR. 2.3. Rettelse af fejl efter bogføring af godkendelseskladden Fejl i bogførte fakturaer/kreditnotaer skal tilbageføres. Hvis der er tale om fejl i faktura anvendes minus foran beløbet ved tilbageføringen. Når begge bogføringer er foretaget, vil der i Kreditorsystemet fremkomme 2 forkerte posteringer, 1 i kredit og 1 i debet, som begge er kreditor uvedkommende. Derfor bedes DcR s kreditorafdeling kontaktet for at sikre, at der ikke sker fejludbetaling (evt. modregning) til kreditor. I DcR er der mulighed for at redigere i kreditorposteringerne, så det undgås at adviseringen til kreditor indeholder Selvstyrets fejl. 3. Kreditnotaer I forbindelse med modtagelse af kreditnotaer kan følgende 3 situationer forekomme: Kreditnota modtages. Kreditnota og check modtages samtidig. Overførsel/check vedrørende allerede registreret kreditnota modtages. 5. September 2012 Regnskabshåndbogen Side 5 af 13
Kreditnota modtages En kreditnota, og den regning den vedrører, skal altid bogføres med samme forfaldsdato. En kreditnotas forfaldsdato vil altid være d.d., uanset hvilken dato der tastes (sker automatisk i XAL), d.v.s. regningen skal også bogføres med forfald d.d. På den måde sikres at kreditnotaen bliver modregnet i regningen ved første udbetaling. D.v.s. regningen bliver ikke betalt, og kreditor modregnes ikke for et beløb, som først skal betales senere. DcR skal kontaktes, hvis regningen allerede er bogført i godkendelseskladden. Faktura er betalt og leverandør fremsender kreditnota og check samtidig Hvis kreditor fremsender både check og kreditnota, skal kreditnotaen ikkeregistreres i kreditorsystemet (indgangsbog og godkendelsesmenu). I stedet bogføres direkte i finanskladden sådan samt indsætte chek i enhedens bankkonto: 9021 Bank Driftskonto Checknr. x Kreditnota x Check modtages vedrørende allerede registreret kreditnota Hvis enheden modtager en check/betaling for en kreditnota, der allerede er registreret i kreditorsystemet, skal registreringen foregå i kreditorsystemet, og DcR skal kontaktes. 4.0. Betalinger DcR foretager en samlet betaling til de enkelte kreditorer mandag, tirsdag, onsdag og torsdag. Kreditorposterne trækkes fra XAL kl. 11.00. I betalingsmeddelelsen til kreditor står, hvilke enkeltposter der betales. Der vil som nævnt på side 1 kunne forekomme modregning. Betalingerne overføres via Grønlandsbankens Web-erhverv til kreditors konto og vil være til disposition 1 bankdag senere (se fodnote 2). Kreditor modtager besked (advisering) fra banken om betalingsoverførslen fra Grønlands Selvstyre. DcR vil stå som afsender af beløbet, hvorfor alle henvendelser fra kreditor i første omgang sker til DcR. DcR vil i de fleste tilfælde være nødt til at henvise til den enhed, som har indtastet beløbet, hvis der mangler oplysninger for kreditor. Samme dag som betalingskørslen har fundet sted, foretager DcR s kreditorafdeling udligning af den eller de betalte fakturaer på kreditorkontiene. 4.1. Fejludbetalinger Som tidligere nævnt har enheden det fulde ansvar for at udbetaling sker til den rigtige beløbsmodtager. 5. September 2012 Regnskabshåndbogen Side 6 af 13
DcR forbeholder sig derfor ret til at mellemregne fejludbetalinger på regninger til enheden, hvis der sker udbetalinger, der ikke har frigørende virkning. Øvrige fejludbetalinger f.eks. returnerede betalinger anvist til forkert kreditor, dobbeltbetaling, manglende specifikation af beløb 5 m.v., vil ligeledes blive mellemregnet til den ansvarlige enhed. 5. Afstemning Den enkelte enhed skal løbende afstemme modtagne kreditorkontoudtog med XAL kontoudtog for at sikre sig, at alle modtagne fakturaer er bogført. Det interne kontoudtog kan udskrives via kreditorsystemet. For enheder som har overdraget bogholderifunktionen til DcR foretages denne afstemning af DcR s kreditorafdeling. Disse enheder kan ved forespørgsel få fremsendt afstemning af specifikke kreditorer. 6. Ultimoperiode årsafslutningskonto Ved brug af kreditorsystemet undgår man, at skulle bruge periodiseringskontoen 9650 for at få udgifterne i det rette år, da de fornødne årsafslutningsposter automatisk dannes i XAL. I ultimoperioden skal man være meget opmærksom på fakturadatoen. Som hovedregel skal en faktura, der er dateret i gammelt regnskabsår, også lægges ind i XAL i gammelt regnskabsår, se i øvrigt sektion 7.1. om periodisering. DcR s kreditorafdeling kan kontaktes i tvivlstilfælde. I kreditorsystemet er bogføringsdatoen både i indgangsbogen og godkendelsen bestemmende for i hvilket regnskabsår posteringerne registreres. Hvis regnskabsåret rettes i godkendelsen vil artskonto 9611 og 9612 blive forkerte. Inden afslutning af ultimoperioden skal enheden tjekke, at alle bilag vedr. gammelt regnskabsår er bogført. Artskontiene 9611 og 9612 bør være 0, hvis man har gjort det rigtigt. Kreditorsystemet i IRIS 6 Indledning Kreditorsystemet i IRIS anvendes til registrering og godkendelse af regninger, kreditonotaer samt posteringsmeddelelser intern i Selvstyret se sektion 3.3 om PM-er. 5 6 Som medfører at kreditor ikke kan identificere betalingen. Der er udarbejdet en særskilt IRIS-vejledning til enhedernes brug af systemet. 5. September 2012 Regnskabshåndbogen Side 7 af 13
DcR modtager alle papir-regninger, kreditonotaer samt posteringsmeddelelser (PM) og scanner dem. De originale papir bliver i DcR. De scannede papir sendes elektronisk til godkendelse hos enheden. Scanning af regning, kreditonotaer og PM sker løbende således faktura, kreditonota, PM modtaget i DcR på en given arbejdsdag vil være scannet senest næste hverdag kl. 11. Hvis en enhed modtager en papir-regning, skal denne sendes pr. mail til faktura@nanoq.gl. Der må kun fremsendes en faktura pr. mail. Det skal påpeges at samtlige oplysninger anført i Iris oplysningsfelterne skal stemme overens med fakturaoplysningerne. Dette ansvar ligger hos 1. og 2. godkender. Når den scannede regning er 1. og 2. godkendt hos enheden, overfører DcR regningen til XAL og betaler den via XAL. Enhederne behøver kun at arbejde i IRIS. DcR sørger for alt arbejde med XAL. De enkelte scannede regninger kan ses i IRIS og i XAL i 5 år. Alle regninger / fakturaer der er påhæftet et FI-kort eller FI-kode, vil bliver betalt på som en FI betaling. Dette gælder også FI-kort udstedt af Selvstyret til en anden enhed f.eks. motorafgifter. Enheden skal være opmærksom på, at nogle regninger m.v. med særlige betalingsbetingelser, ikke umiddelbart egner sig til maskinel behandling i kreditorsystemet i IRIS, fordi kreditorsystemet indeholder fælles stamdata for hele Selvstyret. Det gælder bl.a. enkeltregninger med anmærkning om, at der (undtagelsesvis) kun må betales til en anden end kreditor. Sådanne regninger skal styres manuelt. Kontakt DcR s kreditorafdeling. DcR s kreditorafdeling udbetaler det, som enhederne har godkendt i IRIS. Det sker fire gange ugentligt: Mandag, tirsdag, onsdag og torsdag 7 kl. 11.00. Bogføring i kreditorsystemet kan ske alle ugens dage. Der er følgende fordele ved at bruge IRIS: DcR sørger for betalingen. DcR vedligeholder kreditors stamdata. DcR afstemmer med kreditor samt kontrol af rykkere. DcR sørger for at brug FI-kort, når dette er muligt. DcR kontrollerer at alt betales. 7 I mandags-onsdagskørslen medtages betalinger med forfald pr. næste dag., d.v.s. at modtageren har betalingen i hænde næste dag. Hvis modtageren har en bankkonto i Grønlandsbanken vil modtageren dog have pengene samme dag. I torsdagskørslen medtages betalinger til og med søndag, d.v.s. forfaldsdato til og med søndag. Betalingerne vedr. denne kørsel vil være modtageren i hænde om fredagen. Hvis modtageren har en bankkonto i Grønlandsbanke vil modtageren dog have pengene om torsdagen. 5. September 2012 Regnskabshåndbogen Side 8 af 13
I kreditorsystemet vises et skærmbillede af den scannede regning. Dette skal godkendes af to personer før den betales. 1. og 2. godkender på et dokument må og kan ikke være en og samme person. Godkendelse skal ske ved to forskellige personer. 1.0 Når regningen modtages i enheden Når enheden modtager en regning eller en kreditnota er den udfyldt med alt det, som DcR ved om den pågældende enhed og regning. Herudover har regningen fået et IRIS id. DcR kender enhedens normale finanslovskonto. Denne er anført. Hvis enheden har ret til at bogføre på flere finanslovskonti vil felterne være blanke. DcR har for de enkelte leverandører fastsat artskonti, der som udgangspunkt skal anvendes. Såfremt enheden har særlig behov for anvendelse af andre artskonti for en given leverandør skal ønsket fremsendes til kreditor@nanoq.gl. Fra regningen/faktura har DcR indscannet og registreret a) Kreditorkonto leverandørnummeret b) Bankkontonr./FI-konto. c) Fakturanr. d) Enhedens kundenummer hos leverandøren. e) Beløb. f) Enhedsnavn g) GLN. h) Forfaldsdato. Herefter skal enheden behandle regningen. 1. godkender 1. godkender skal godkende at vare eller ydelse fysisk er modtagelse og at fakturaen er regnskabsteknisk i orden: a) De i fakturaen nævnte varer, tjenesteydelser m.v. er leveret. b) Varer/ tjenesteydelser, som er modtaget, svarer til de afgivne bestillinger for så vidt angår kvantitet, kvalitet, pris og leveringsfrister. c) Faktura er korrekt udregnet. d) Eventuelle rabatter er benyttet eller givet i det omfang, dette findes muligt/fordelagtigt. e) Der er dokumentation for at dispositionen er foretaget af en person, der har lov til at disponere på denne slags udgifter. Dokumentationen kan være i form af ordrebrev, rekvisition eller noteres i notatfeltet i IRIS. f) Anledning samt navn(e) på modtager(e) eller deltagere er skrevet, når det drejer sig om repræsentationsudgifter, gaver, restaurationsbesøg m.v. Dette skalanføres i notatfeltet i IRIS. g) Fakturaen er konteret i overensstemmelse med enhedens kontoplan. 5. September 2012 Regnskabshåndbogen Side 9 af 13
h) Faktura kan anvises til betaling, herunder hvornår betaling senest skal finde sted. i) At der er overensstemmelse mellem faktura og oplysningerne i IRIS. 2. godkender 2. godkender skal acceptere at udgiften belaster enheden, og at alt er i orden. 2. godkender kan rette konteringen. Ved ændring/rettelse af kontering skal 1. godkender orienteres. 1.1. Kreditorstamdata Kreditorsystemets stamdata vedligeholdes af DcR. Da DcR modtager regningerne direkte fra leverandøren vil DcR i så stor udstrækning som mulig selv ajourføre stamdata. Hvis DcR ikke har ajourført stamdataene skal enheden kontakte DcR. Som kundenummer benyttes kreditors telefonnummer 8. Ved oprettelser af kreditorer til udførelse af anlægsopgaver skal der fremsendes dokumentationen for eksempel en kopi af entreprisekontrakten, hvori fremgår de oplysninger, der skal bruges til oprettelse i kreditorsystemet. Det skal præciseres, at det er den enkelte enhed, der er ansvarlig for at udbetaling sker til den rigtige modtager. En almindelig årsag til fejludbetalinger er, at der ændres i et bestående kundenummer, når et selskab ændrer status fra en selskabsform til en anden, f.eks. fra ApS til A/S. Hver selskabsform skal oprettes med hver sit kundenummer, så der ikke sker sammenblanding af udbetalinger (f.eks. ved konkurs). Man skal endvidere være særlig opmærksom på anmærkninger og transport af fordringer. Hvis en kreditor går i betalingsstandsning eller konkurs skal dette meddeles DcR øjeblikkeligt. DcR vil herefter spærre vedkommendes konto, indtil der kommer en afklaring af forholdet. Herved udgås, at Selvstyret udbetaler et beløb til en forkert konto. 1.1.1. Transport af fordringer Nogle kreditorers underleverandører eller bankforbindelser stiller krav om sikkerhed for at få deres penge. Et sådant krav kan være, at Selvstyret skal betale direkte til underleverandøren eller banken på en særlig bankkonto i stedet for til kreditors normale bankkonto. Selvstyret kan ikke modsætte sig et sådant krav, men skal underskrive den meddelelse, som kreditor sender til Selvstyret. En sådan meddelelse 8 Har nummeret været brugt før, kan faxnummer bruges. 5. September 2012 Regnskabshåndbogen Side 10 af 13
kaldes en transport. Enkelte kreditorer sender ikke en meddelelse, men skriver det på regningen. Dette har samme virkning. DcR skal kontaktes i disse tilfælde. Enheden har det fulde ansvar for, at udbetaling sker til den rette bankkonto. Aftaler om transport er bindende for Selvstyret, og der kan kun ske betaling med frigørende virkning til den, der har fået transporten. Evt. fejludbetalinger vil skulle erstattes af enheden. Når meddelelsen om transport er underskrevet, skal den sendes til DcR. Herefter opretter DcR et specielt kreditor-kontonummer, som kun må benyttes til betaling af de fakturaer, der er omfattet af aftalen. Kreditorkontonummeret oprettes, så det består af både en tekst og kreditors telefonnummer, f.eks. TR 32 34 00". Kontonummeret skal spærres, når enhedens forpligtelse ifølge aftalen ophører. Alle betalinger bør ske via kreditorsystemet for at sikre, at aftalen/transporten afregnes fuldt ud. 1.2. Adviseringstekster Når kreditor modtager betaling fra Selvstyret via sin bankkonto, vil der være beløb fra flere enheder. For at lette kreditors identifikation af den samlede betaling fra Selvstyret, vil kreditor samtidig modtage en advisering med enhedens navn/fakturanummer/kunde-nummer, dog max. 20 karakterer. Adviseringsteksten fortæller kreditor, hvorfra og fra hvem betalingen kommer. 1.3. Forfaldsdatoer For at sikre at betalinger til kreditorer sker rettidigt, skal der tages højde for DcRs betalingsdage (mandag til torsdag). 1.4. Fakturanr. Fakturanr. er scannet, så der kan søges på det i forbindelse med rykkere m.v. 1.5. Tekst Den tekst, der skrives kommer i XAL feltet modtekst og er enhedens bogføringstekst, d.v.s. den tekst der vil fremgå af kontoudtog for artskontoen. Hvis man f.eks. om en leje af vakantbolig vil kunne se, hvor og hvornår der er lejet, bør man altså ikke skrive Betaling af faktura 87/01 INI, men i stedet Husleje Paarnat oktober". 2.0. Godkendelse Natten efter at 2. godkenderen har godkendt regningen foretages DcR driftsbogføringen. Driftsbogføringen sker i XAL. Modkonto til finansbogføringen er artskonto 9610 godkendte fakturaer, hvor beløbet forbliver indtil forfaldsdag. På forfaldsdagen debiteres enhedens artskonto 9610 og DcR s bankkonto 9021 krediteres automatisk. 5. September 2012 Regnskabshåndbogen Side 11 af 13
I ultimo skal alle regninger vedrørende gammelt regnskabsår være godkendte. 2.1. Bogføring på finanslovskonto 10.10.10 for landsstyremedlemmer Driftsudgifter vedrørende finanslovskonto 10.10.10 skal bogføres på det pågældende landsstyremedlems konto (I1). 2.3. Rettelse af fejl efter godkendelse Fejl i godkendte fakturaer/kreditnotaer skal tilbageføres ved henvendelse til DcR. 3. Kreditnotaer I forbindelse med modtagelse af kreditnotaer kan følgende 3 situationer forekomme: Kreditnota modtages. Kreditnota og check modtages samtidig. Overførsel/check vedrørende allerede registreret kreditnota modtages. Kreditnota modtages En kreditnota, og den regning den vedrører, skal altid godkendes med samme forfaldsdato. En kreditnotas forfaldsdato vil altid være d.d., uanset hvilken dato der tastes (sker automatisk i XAL), d.v.s. regningen skal også godkendes med forfald d.d. På den måde sikres at kreditnotaen bliver modregnet i regningen ved første udbetaling. D.v.s. regningen bliver ikke betalt, og kreditor modregnes ikke for et beløb, som først bliver betalet senere. DcR skal kontaktes, hvis regningen allerede er godkendt. Kreditnota og check modtages samtidig Hvis kreditor fremsender både check og kreditnota til enheden skal DcR kontaktes. DcR vil kontere direkte i finanskladden i XAL. Check modtages vedrørende allerede registreret kreditnota Hvis enheden modtager en check/betaling for en kreditnota, der allerede er registreret skal DcR kontaktes. 4.0. Betalinger DcR foretager en samlet betaling til de enkelte kreditorer mandag, tirsdag, onsdag og torsdag. Kreditorposterne trækkes fra XAL kl. 11.00. I betalingsmeddelelsen til kreditor står, hvilke enkeltposter der betales. Posteringsmeddelelser PM-er som er godkendt i IRIS udlignes i debitorsystemet af DcR debitorbogholderi. Betalingerne overføres via Grønlandsbankens Web-erhverv til kreditors konto og vil være til disposition 1 bankdag senere (se fodnote 2/8). 5. September 2012 Regnskabshåndbogen Side 12 af 13
Kreditor modtager besked (advisering) fra banken om betalingsoverførslen fra Grønlands Selvstyre. DcR vil stå som afsender af beløbet, hvorfor alle henvendelser fra kreditor i første omgang sker til DcR. DcR vil i de fleste tilfælde være nødt til at henvise til den enhed, som har godkendt regningen, hvis der mangler oplysninger for kreditor. Samme dag som betalingskørslen har fundet sted, foretager DcR udligning på kreditorkontiene. 4.1. Fejludbetalinger Som tidligere nævnt har enheden det fulde ansvar for, at udbetaling sker til den rigtige beløbsmodtager. DcR forbeholder sig derfor ret til at mellemregne fejludbetalinger på regninger, hvis der sker udbetalinger, der ikke har frigørende virkning. Øvrige fejludbetalinger f.eks. returnerede betalinger anvist til forkert kreditor, dobbeltbetaling, manglende specifikation af beløb 9 m.v., vil ligeledes blive mellemregnet til den ansvarlige enhed. 5. Afstemning DcR afstemmer modtagne kreditorkontoudtog med XAL kontoudtog for at sikre sig, at alle modtagne fakturaer er bogført. 6. Ultimoperiode årsafslutningskonto Enhederne kan også benytte IRIS i ultimoperioden. Ved brug af IRIS undgår man, at skulle bruge XALs periodiseringskonto 9650 for at få udgifterne i det rette år, da de fornødne årsafslutningsposter automatisk dannes. I ultimoperioden skal man være meget opmærksom på fakturadatoen. Som hovedregel skal en faktura, der er dateret i gammelt regnskabsår, også bogføres med datoen ul12xx, altså i gammelt regnskabsår. Hvis bogføringsdatoen skal rettes skal fakturaen/kreditonotaen afvises i IRIS med beskrivelse i notat feltet at bogføringsdatoen skal rettes. Se i øvrigt sektion 7.1. om periodisering. DcR kan kontaktes i tvivlstilfælde. Inden afslutning af ultimoperioden skal enheden tjekke, at alle regninger vedrørende gammelt regnskabsår er 1. og 2. godkendt. 9 Som medfører at kreditor ikke kan identificere betalingen. 5. September 2012 Regnskabshåndbogen Side 13 af 13