NOTAT Projekt Udbud af økonomisystem og løn- og vagtplansystem Kunde Horsens Kommune Notat nr. 3 Dato 2011-04-26 1. Spørgsmål og svar Nr. Spørgsmål Svar 1. Af hensyn til den interne planlægning af løsningspræsentationerne er flg. datoer forhåndsreserveret til præsentation af lønsystemer: Tirsdag den 31. maj. Kl. 9.00 15.30. Onsdag den 1. juni. Kl. 9.00 15.30. Løsningspræsentation af økonomisystemer er forhåndsreserveret til at finde sted på flg. datoer: Tirsdag den 7. juni. Kl. 9.00 15.30. Onsdag den 8. juni. Kl. 9.00 15.30. Torsdag den 9. juni. Kl. 9.00 15.30. 2. Af hensyn til den interne planlægning af tilbudspræsentationerne er flg. dato og tidspunkter forhåndsreserveret til præsentation af tilbuddene: Torsdag den 26. maj kl. 9.00 10.30. Torsdag den 26. maj kl. 10.45 12.15. 3. Kontraktens løbetid Udbudsbekendtgørelsen pkt. II. 3) og VI. 3). Ordregiver angiver i Udbudsbekendtgørelsens pkt. II.3) kontraktens varighed til 72 måneder fra tildeling af kontrakten, mens det bl.a. i Udbudsbekendtgørelsens pkt. VI.3) angives, at Kontraktens varighed regnes fra den 1.1.2013. Angivelserne synes ikke at svare til hinanden og sidstnævnte stemmer Torsdag den 26. maj kl. 13.00 14.30. Kontraktens varighed skal regnes fra den 1.1.2013 som uddybende anført i udbudsbekendtgørelsens pkt. VI.3 samt kontrakten. SIMAP-skabelonen giver i pkt. II.3 desværre kun begrænset mulighed for at angive varigheden anderledes, hvorfor forklaringen er indsat i pkt. VI.3. Ordregiver er klar over, at dele af økonomi-, løn- og vagtplansystemet skal være klar til drift forud for driftsstart den 1.1.2013. Dette ændrer dog ikke ved, at 1/10 Rambøll Management Consulting A/S CVR-NR 60997918
umiddelbart heller ikke overens med det forhold, at det fremgår af mindstekravet i Udbudsbetingelserne pkt. 1, at økonomisystemet skal være klar til indberetning af budgettet den 15. oktober 2012, og være klar til at varetage samtlige opgaver af den 1. december 2012, mens lønsystemet bl.a. skal kunne håndtere forudlønnede fra senest den 1. december 2012. Ordregiver bedes på baggrund af ovenstående præcisere fra hvilket tidspunkt kontraktens varighed skal regnes. kontraktens varighed på de 6 år skal regnes fra den 1. januar 2013. Der henvises i øvrigt til kontraktens pkt. 41, hvoraf følgende fremgår: Denne kontrakts bestemmelser træder i kraft, når kontrakten er underskrevet af både kunden og leverandøren. Parternes rettigheder og forpligtelser i henhold til denne kontrakt består i hele kontraktens løbetid, eller indtil disse efter deres indhold er opfyldt eller bortfaldet. 4. Ordregivers adgang til at korrigere i udbudsmaterialet Udbudsbetingelserne pkt. 3. Ordregiver forbeholder sig i Udbudsbetingelserne pkt. 3 retten til at foretage mindre væsentlige korrektioner til udbudsmaterialet, såfremt denne bliver opmærksom på fejl eller udeladelser, ligesom det anføres, at sådanne korrektioner vil blive offentliggjort på Horsens Kommunes hjemmeside. Krav 6 i hhv. bilag 1B og 1C (mindstekrav) er gældende med dets nuværende ordlyd. Vurderingen af, hvorvidt en korrektion er væsentlig, vil være en konkret vurdering fra gang til gang, baseret på dels korrektionens art/karakter, dels det annoncerede udbuds omfang. Der kan således ikke svares generelt herpå. Eventuelle korrektioner vil ske inden for rammerne af fristen herfor i udbudsdirektivet, jf. herved art. 39, stk. 2. Ordregiver bedes af hensyn til tilbudsafgivelsen venligst præcisere, hvornår en korrektion må anses for mindre væsentlig (og dermed at rettelsesblad i TED efter ordregivers opfattelse ikke er fornødent) samt hvornår seneste korrektion kan ske. 5. Frister Udbudsbetingelsernes pkt. 5.1. Ordregiver angiver i udbudsannoncen pkt. IV.3.4): Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse: 9.5.2011 12:00, men angiver i udbudsbetingelserne afsnit 5.1 og 5.2, at Spørgsmål, der modtages senest fredag den 22. april 2012 kl. 13.30 samt Sidste frist for modtagelse af tilbud er mandag den 9. maj 2012 kl. 12.00 lokal tid (tilbudsgivers Årstallet er desværre fejlagtigt angivet til 2012 i stedet for 2011. De korrekte frister er således: Anmodning om yderligere oplysninger: Spørgsmål, der modtages senest fredag den 22. april 2011 kl. 13.30 lokal tid vil under alle omstændigheder blive besvaret. 2/10
fremhævninger). Frist for modtagelse af tilbud: Ordregiver bedes med henvisning til Udbudsdirektivet art. 39 stk. 2, angive fristen for modtagelse af spørgsmål. Ordregiver bedes ligeledes med henvisning til Udbudsdirektivet art. 39 stk. 2, angive fristen for modtagelse af tilbud. Sidste frist for modtagelse af tilbud er mandag den 16. maj 2011 kl. 12.00 lokal tid. Jf. svar på spørgsmål nr. 21. 6. Aflevering af tilbud Udbudsbetingelser pkt. 5.2 Ordregiver angiver i Udbudsbetingelserne pkt. 5.2, at denne gerne ser, at tilbud afgives i ét underskrevet eksemplar + en elektronisk version. Det fremgår ikke heraf, om et tilbud vil være konditionsmæssigt hvis dette ikke opfyldes. Ordregiver har med formuleringen ser gerne bevidst tilsigtet, at et tilbud, der ikke opfylder kravet i pkt. 5.2, ikke dermed vil være ukonditionsmæssigt. Ordregiver ser derfor fortsat gerne, at tilbuddet afgives i ét underskrevet eksemplar + en elektronisk version. Derfor fremgår dette også af pkt. 16. Tilbud må ikke afleveres pr. e-mail. Ordregiver anfører senere under Udbudsbetingelserne pkt. 16 Checkliste, at tilbudsgivere, med henblik på at afgive et konditionsmæssigt tilbud, bør tjekke at Checklistens forhold er opfyldt, og dermed om tilbuddet indeholder 1 underskrevet eksemplar og 1 elektronisk version. Ordregiver bedes præcisere i hvor mange eksemplarer tilbuddet skal afgives, herunder i hvilken form disse eksemplarer skal afleveres (papir, underskrevet, elektronisk osv.), for at tilbuddet er konditionsmæssigt. 7. Tilbuds- og løsningspræsentation Udbudsbetingelserne pkt. 5.3 og pkt. 7 Det fremgår af Udbudsbetingelserne pkt. 5.3, at tilbuds- og løsningspræsentation vil foregå efter tilbudsfristens udløb. Ordregiver bedes angive, hvorledes denne præsentation givet efter Som angivet indgår i vurderingen af funktionalitet også oplysninger/forhold, som fremkommer i forbindelse med tilbudspræsentationen, herunder systempræsentationen, i det omfang sådanne oplysninger/forhold har relevans i forhold til de nævnte delkriterier. Ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet overholdes 3/10
tilbudsfristens udløb vil indgå i tilbudsvurderingen af funktionalitet (40%), herunder hvorledes ordregiver vil sikre overholdelse af ligebehandlingsog gennemsigtighedsprincippet for den enkelte tilbudsgiver i forbindelse med tilbuds- og løsningspræsentationen. Ordregiver bedes herudover præcisere, hvorledes præsentationerne i forbindelse med tilbuds- og løsningspræsentationen ønskes fremlagt for ordregiver. Her tænkes særligt på, om der ønskes eksempelvis power point (eller lignende) præsentationer, demonstrationer af løsningen eller lignende. derved, at der hurtigst muligt efter tilbudsfristens udløb til alle tilbudsgivere sendes enslydende dagsorden. Alle tilbudsgivere vil desuden få lige lang tid til forberedelsen af præsentationerne. Løsningspræsentationen vil endvidere være ensidig således forstået, at ordregiver alene kan stille uddybende spørgsmål relateret til de i emner, der er indeholdt på dagsordenen. Løsningspræsentationen skal foregå i det aktuelle og kørende driftsmiljø. Brug af eventuelle plancher eller andet uden for det aktuelle og kørende driftsmiljø kan alene finde sted i meget begrænset omfang og efter en forudgående klar oplysning om skifte til andet miljø. Kommunens deltagere i tilbudspræsentationen må således ikke være i tvivl om, hvorvidt den tilbudte funktionalitet er til stede på tilbudstidspunktet eller overtagelsestidspunktet. 8. Ordregivers evaluering af pris Udbudsbetingelserne pkt. 7 Ordregiver bedes venligst forklare, hvad der menes med den laveste samlede pris i kontraktperioden på 6 år i Udbudsbetingelserne pkt. 7, herunder hvorledes alternative forslag for bl.a. optioner vil blive medregnet i evalueringen. Ved den laveste samlede pris forstås det prisbilligste tilbud i kontraktperioden på 6 år samt i en eventuel forlængelsesperiode (option). Opgørelsen af det prisbilligste tilbud laves ved anvendelse af de priser, som er angivet i bilag 13: Vederlag Økonomisystem: Etableringsvederlag Vederlag for udarbejdelse af endelig løsningsbeskrivelse Det faste vederlag for brugsret, drift og vedligeholdelse Det samlede vederlag for tilknyttede ydelser Ændringer i vederlag ved ændret brug Den samlede pris på de tilbudte optioner, beregnet på baggrund af enten de angivne vederlag eller de angivne tillæg til det faste vederlag. Vederlag Lønsystem: Etableringsvederlag Vederlag for udarbejdelse af endelig løsningsbeskrivelse 4/10
Det faste vederlag for brugsret, drift og vedligeholdelse Det samlede vederlag for tilknyttede ydelser Ændringer i vederlag ved ændret brug Ændringer i vederlag ved ændret antal årsopgørelser Den samlede pris på de tilbudte optioner, beregnet på baggrund af enten de angivne vederlag eller de angivne tillæg til det faste vederlag. Såfremt tilbudsgiver selv tilbyder optioner, vil disse ikke indgå i vurderingen af pris. For sådanne optioner gælder i øvrigt følgende: I princippet kan tilbudsgiver byde ind med egne optioner også. Det vil dog afhænge af indhold og omfang, om kunden kan acceptere sådanne optioner, idet kunden af udbudsretlige årsager ikke kan acceptere optioner, der ikke er dækket af det annoncerede udbuds indhold og omfang, da udbuds- /annonceringspligten således ikke vil være afløftet. Er en tilbudt option inden for rammerne af udbuddet, vil optionen - af hensyn til sammenligneligheden - ikke indgå i den samlede vurdering af pris. Der henvises i den forbindelse til vejledningen til bilag 13, der udstikker rammerne for at overholde prisstrukturen mv. Optionen vil desuden heller ikke blive vurderet i forhold til de øvrige kriterier. Falder en tilbudt option uden for udbuddets rammer, vil kunden ikke kunne acceptere optionen inden for nærværende udbud, men alene som en særskilt/separat anskaffelse. Også i denne situation vil det være en forudsætning, at optionen i givet fald kan accepteres uden at krænke annoncerings- eller udbudspligten, herunder de herved fastsatte tærskelværdier. Der vil således være ret snævre grænser for, i hvilket omfang tilbudsgiver kan tilbyde egne optioner. Tilbudsgiver 5/10
opfordres derfor til at overveje, hvorvidt egne optioner overhovedet vil være relevante for kunden henset til ovenstående begrænsninger. 9. Evaluering af Hovedtidsplan Udbudsbetingelserne pkt. 7. Ordregiver bedes forklare, hvad der skal forstås ved et realistisk sammenhængende leveranceforløb, der tager højde for relevante risici i Udbudsbetingelserne pkt. 7, herunder særligt hvilke risici ordregiver ønsker afdækket. Ved et realistisk sammenhængende leveranceforløb menes, at hovedtidsplanen skal afspejle, at der er tale om en omfattende, kritisk og kompleks leverance, der ved idriftsættelse skal håndtere mange data og snitflader samt anvendes af mange nye brugere. Og at der er en almindelig drift at varetage foruden implementering af løn- og økonomisystemerne. Ved relevante risici tænkes især på de risici, som tilbudsgiver erfaringsmæssigt kender til fra andre tilsvarende leverancer. 10. Prissætning af forbehold - Udbudsbetingelsernes pkt. 7 og pkt. 8. Ordregiver anfører i Udbudsmaterialets punkt 7, at det er dennes vurdering, at de under pkt. 8 tilladte forbehold ikke sagligt og objektivt kan prissættes af ordregiver. Ordregiver bedes angive, hvorledes forbehold, der af Horsens Kommune er angivet ikke at kunne prissættes, vil blive behandlet af Horsens Kommune under evalueringen, herunder hvorledes Horsens Kommune vil sikre overholdelse af ligebehandlingsprincippet. Ordregiver er opmærksom på hovedtidsplanens adressering af de risici, der relaterer sig til anvendeligheden af systemerne, herunder f.eks. adgang til historiske data, tests og prøver og uddannelse af brugere. Eventuelle kontraktlige forbehold vil i evalueringen blive behandlet som beskrevet i pkt. 7 i udbudsbekendtgørelsen. Eventuelle forbehold vurderes og kategoriseres derfor i henhold til flg. kvalitative kategorier: Kategori A: Væsentlige forbehold, der bør være bestemmende ved valg af leverandør. Kategori B: Andre forbehold, der ændrer retsstillingen i leverandørens favør. Kategori C: Redaktionelle og/eller mindre betydende ændringer. Der anlægges en samlet vurdering af eventuelle kontraktlige forbehold, der afspejler disses fordeling i de tre kategorier. Ligebehandlingsprincippet overholdes derved, at alle eventuelle kontraktlige forbehold vurderes efter samme kriterier. 11. Forbehold for kontraktens bestemmelser Kontraktgrundlaget er som 6/10
Udbudsbetingelserne pkt. 8 Ordregiver tillader i Udbudsbetingelserne pkt. 8, at der tages forbehold for en række forhold i den udbudte kontrakt og dertil hørende bilag. I henhold til bestemmelsen kan der blandt andet tages forbehold for opgradering og ændringer, sikkerhed, kvalitetssikring, misligholdelsesbeføjelser, erstatningspligt m.m. Ordregiver bedes præcisere, hvorledes tilbuddene vil blive evalueret, idet tilbud på grund af forbehold til kontrakten kan basere sig på grundlæggende forskellige kontraktgrundlag, herunder hvorledes det sikres, at evalueringen vil finde sted i overensstemmelse med principperne om ligebehandling og gennemsigtighed. udgangspunkt identisk. Forskellige kontraktgrundlag opstå alene ved, at tilbudsgiver tager forbehold for kontrakten. Eventuelle kontraktlige forbehold vil i evalueringen blive behandlet som beskrevet i pkt. 7 i udbudsbekendtgørelsen. Eventuelle forbehold vurderes og kategoriseres derfor i henhold til flg. kvalitative kategorier: Kategori A: Væsentlige forbehold, der bør være bestemmende ved valg af leverandør. Kategori B: Andre forbehold, der ændrer retsstillingen i leverandørens favør. Kategori C: Redaktionelle og/eller mindre betydende ændringer. Ordregiver bedes ligeledes angive hvorledes der er taget højde for, at tilladte forbehold ifølge tilbudsmaterialet kan have konsekvenser for betydningen af mindstekrav. Der henvises i denne forbindelse særligt til mindstekravene vedrørende tidsplan for levering af systemerne (jf. Udbudsbetingelserne pkt. 1), idet en tilbudsgiver, som tager forbehold i henhold til Udbudsbetingelserne pkt. 8 for kontraktens pkt. 27.2 (Misligholdelsesbeføjelser ved forsinkelse), reelt kan fjerne enhver betydning af mindstekravet. Såfremt forsinkelse ikke kan sanktioneres med bod eller erstatning og retten til at ophæve ved forsinkelse ligeledes er fjernet, får en overtrædelse af tidsplanen og dermed en tilsidesættelse af mindstekravet reelt ingen betydning. Der anlægges en samlet vurdering af eventuelle kontraktlige forbehold, der afspejler disses fordeling i de tre kategorier. I det omfang eventuelle forbehold inden for de tilladte rammer materielt indebærer, at et mindstekrav ikke opfyldes, vil tilbuddet blive afvist som ikke-konditionsmæssigt. 12. Angivelse af minimumsoplysninger Udbudsbetingelserne pkt. 15 Ordregiver har i Udbudsbetingelsernes pkt. 15, nr. 3 om Samlet angivelse af de ønskede minimumsoplysninger (udvælgelseskriterier) angivet at besvarelsen skal indeholde tilbudsgivers besvarelse af de i pkt. 7 oven for Det bekræftes, at besvarelsen af pkt. 15, nr. 3 skal indeholde tilbudsgivers besvarelse af de i pkt. 6 oven for angivne minimumsoplysninger (udvælgelseskriterier). 7/10
angivne minimumsoplysninger (udvælgelseskriterier). Pkt. 7 vedrører imidlertid tildelingskriterier og ikke udvælgelseskriterier. Ordregiver bedes bekræfte, at besvarelsen af pkt. 15, nr. 3, skal indeholde tilbudsgivers besvarelse af de i pkt. 6 oven for angivne minimumskriterier (udvælgelseskriterier). 13. Bilagshenvisning Kontraktens punkt 17.1, 2. afsnit Kontraktens ordlyd i pkt. 17.1, 2. afsnit er korrekt. Der står i kontraktens punkt 17.1, 2. afsnit: "En beskrivelse af brugerorganisationen og proceduren for håndtering af ændringsønsker fremgår af bilag 10." Ordregiver bedes bekræfte, at henvisningen til bilag 10 (Vedligeholdelse) er korrekt, eller rettelig, for så vidt angår proceduren for håndtering af ændringsønsker, skulle være bilag 14 (Ændringshåndtering)? For så vidt angår bestemmelsen om brugsorganisationen bedes ordregiver angive korrekt henvisning. Brugerorganisationen beskrives i bilag 10. For så vidt angår ændringsønsker skal det i bilag 10 bl.a. beskrives, hvordan tilbudsgiver har organiseret arbejdet med videreudvikling af løsningerne, herunder hvilke muligheder ordregiver har for at påvirke denne udvikling. Ligeledes skal tilbudsgivers politik vedr. kundespecifikke ændrings- /videreudviklingsønsker beskrives, herunder proceduren for håndtering af ændringsønsker. F.eks. om og hvornår og hvordan kundespecifikke ændringsønsker gøres til generelle ændringer af systemet gældende for alle kunder. 14. Væsentlig forsinkelse - Kontraktens punkt 27.2.3, 1. afsnit Der står i kontraktens punkt 27.2.3, 1. afsnit: "Ved væsentlig forsinkelse bevarer kunden sine misligholdelsesbeføjelser, herunder retten til ophævelse, indtil kunden har accepteret en af leverandøren udarbejdet ny tidsplan." Ordregiver bedes præcisere hvad der menes med væsentlig forsinkelse, herunder eventuelt ved angivelse af antal dage. 15. Bod - Kontraktens punkt 28.2.6, 3. afsnit Den konkrete behandling af ændringsønsker er reguleret af bilag 14. Det vil være en konkret vurdering, hvorvidt der er tale om en væsentlig forsinkelse. Det fremgår dog af pkt. 27.2.2, 1. afsnit, at kunden er berettiget til at hæve kontrakten helt eller delvist, såfremt der sker overskridelse af en aftalt overtagelsesdag for et system, fristen for gennemførelse af driftsprøven for et system og/eller en aftalt tidsplan for gennemførelsen af en ændring med mere end 30 arbejdsdage. Bestemmelsen vedrører bod for manglende overholdelse af servicemål 8/10
I kontraktens punkt 28.2.6, 3. afsnit står: "Pådrager leverandøren sig bod i 4 på hinanden følgende måneder for et system, er dette en væsentlig misligholdelse, der berettiger kunden til at hæve kontrakten for det pågældende system." for et system i 4 på hinanden følgende måneder. Ordregiver bedes venligst oplyse, om bestemmelsen vedrører bod, der vedrører samme forhold ved et system og som løber i 4 på hinanden følgende måneder eller, hvorvidt bestemmelsen vedrører en hvilken som helst bod i 4 på hinanden følgende måneder. 16. Bod - Kontraktens punkt 32, 2. afsnit I kontraktens punkt 32, 2. afsnit står: "For forhold, der udløser betaling af bod, kan kunden dog kun kræve erstatning i det omfang, kunden dokumenterer et tab ud over boden." Ordregiver bedes præcisere, om der med "boden" henvises til en konkret bod eller samtlige bodsbeløb betalt under aftalen for den eller de pågældende forhold? 17. Brugsretten - Kontraktens punkt 33.1, 2. afsnit I kontraktens punkt 33.1, 2. afsnit står: "Brugsretten omfatter samtlige de til enhver tid værende organisatoriske enheder under kunden, eksempelvis institutioner, selvejende institutioner, afdelinger, forvaltninger, virksomheder, selskaber herunder også associerede virksomheder samt helt eller delvist kommunalt ejede forsyningsselskaber, medmindre andet er angivet i leverandørens licensbetingelser." Der henvises til en konkret bod for pågældende forhold. Undtagelsen gælder alene den citerede bestemmelse. Der gøres dog opmærksom på, at det er tilladt at tage forbehold over for bestemmelsen. Ordregiver bedes oplyse, om det er korrekt forstået, at undtagelsen gælder for hele bestemmelsen? 18. Ekstern organisatorisk enhed - Kontraktens punkt 33.1, 3. afsnit Ordregiver bedes præcisere, hvad der menes med "ekstern organisatorisk enhed" i kontraktens punkt 33.1, 3. Med ekstern organisatorisk enhed menes en enhed, der ikke hører under ordregiver. 9/10
afsnit. 19. Beboerbetaling Bilag 1 C pkt. 6.11, tilbud 54 Der skal for nuværende administreres ca. 1.000 beboere via løsningen. I kravspecifikationens bilag 1 C pkt. 6.11, tilbud 54 angives krav vedr. beboerbetaling. Ordregiver bedes præcisere antallet af beboere, der skal administreres via løsningen. 20. Definition af procentpoint - Bilag 9, punkt 5.1.1, 1. afsnit Ordregiver bedes definere begrebet "påbegyndt procentpoint" benyttet i Bilag 9, punkt 5.1.1, 1. afsnit. Menes der fx fulde procentpoint eller 0,5? 21. Ordregiver angiver i udbudsannoncen pkt. IV.3.4): Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse: 9.5.2011 12:00. Tilbudsgiver anvender pt. betydelige ressourcer på at besvare det omfattende materiale, men ser et behov for en fristforlængelse med henblik på at sikre kvaliteten af sit tilbud. Ordregiver anmodes derfor om at forlænge tilbudsfristen med eksempelvis en uge til den 16. maj 2011. Ved påbegyndt procentpoint menes oprundning til nærmeste hele procentpoint. F.eks. rundes 0,5 op til 1%, 1,1 op til 2% og 2,6 op til 3% Med henblik på at give tilbudsgivere mulighed for at sikre kvaliteten af tilbuddene yderligere, forlænges fristen for modtagelse af tilbud til mandag den 16. maj kl. 12.00 lokal tid. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. 10/10