Sde 1 IT-ovvågnng anste - emal ntnet D omsggrbde brug IT nd for alle branch gv dsse år arbejdsgve helt nye mulghed for ovvåge des medarbejde. Man frygte, ledels rundt omkrng kast sg ov dsse nye kontrolmulghed, som f.eks. ovvågnng e-mal ntnet, stedet for sørge for god dal med medarbejdne. For undgå msbrug det for det første vgtgt, medarbejd forstår ovvågnng, kd tl de regl love, som gæld på området. For det andet det vgtgt, d ude på arbejdspladsne laves regl for tal om, hvlket omfang med hvlke formål, d må ovvåges. Dsse sd lavet arbejdsgruppe AC-reg med det formål skabe større klarhed ov de gældde regl samt sætte deb gang på de kelte arbejdsplads. Arbejdsgrupp har bestået : Bblotekarforbundet (Karn Mads) Dansk Farmaceutforng (Hrette Ksgaard) DJØF (Nels Mosegaard) Dansk Magstforng (Fredk Ravn) Erhvvssprlgt Forbund (Anne Møll) Ingørforng Danmark (Lotte Jeps) God læse- dskussonslyst! Indhold Hvad ovvågnng Hvad sg lovgvnng? E-mal ntnet på arbejdsplads Ansættelsesretlge konsekvs Offtlggørelse psonaleoplysnng på ntnettet Udarbejdelse IT-poltk Eksempl på retsprakss Lttur lnks Hvad ovvågnng? Ovvågnng et gammelt tema, d bl.a. handl om tlld vs. kontrol, om arbejdspladskultur arbejdsmljø, om ledelse høj grad: Om psonlg ntegrtet græns - om prvlvets fred. Gnem td har ovvågnng taget forskellge form. F.eks. drekte pson tl pson ovvågnng, ell tdskontrol ved hjælp stempelure. Ovvågnng va teknol langt fra altd tl ulempe for ans - slet kke. En tdsstempelmaskne me objektv mndskede - da d kom frem - rsko for d lemfældge nle gange chøse psonlge ovvågnng. Det var dgang. I dag de teknolske mulghed mange, rækkevdd anvdels ofte ugnemskuelg. D vdeoovvågnng, telefonlytnng, psonlge adgangskort d anvdes hv gang man går nd et nyt område ell rum delg området for dne pjece: Regstrng e-mal ntnetbevægels. På arbejdsplads har e-mal ntnet et vst omfang løst andre form for kommunkon vdsndsamlng. D formelle skrftlge e-malkommunkon and måde sde et brev på. D type e-mals regstres journalses på samme måde som et brev.
Sde 2 D uformelle e-malkommunkon kdetegnet ved, d stt mundtlg kommunkon, f.eks. telefonsamtal, korrdorsnak, gangmød lgnde - d slags d sædvanlgvs kke regstres journalses. Intnettet prmært et vdssøgnngssystem, d åbn helt nye mulghed, som stt andre form for vdssøgnng. Tdlge kunne bevægelsne blot kke regstres. Ved e-mal Intnetbrug, keltpsons adfærd regstres detalj. M hvad formålet med ovvågnng kontroll? Er d rmelg? Tj d st formål, ell ovvåges d me d nødvdgt? Og blv d ovvåget, blot ford det teknsk mulgt? Teknkk bag Det høj grad teknkk, d sætt dagsord for ovvågnng. Dette skyldes det ntegret del teknkk f.eks. e-mals blv kopet sdt vde fra sv. Selve e-mal vl altså være tlgængelg på svne rundt omkrng. Dmed har de pson, d har adgang tl sve lfl m.v. mulghed for regstre, hvem e-mals sdes fra tl, læse dem det hele taget kontrolle brug ntnettet. Man dfor kke forbyde føre regstre, m må forholde sg tl, hvem d har adgang tl dem hvlke stuon hvordan oplysnngne anvdes. Prvlvets fred Et vgtgt udgangspunkt, man har ret tl et prvlv på arbejdsplads, uanset arbejdstd arbejdsplads betalt arbejdsgv. Dette skyldes, "prvlvets fred" fundamtal rettghed - mnesket. Dette nurlgvs kke det samme som, man udfold ell hlægg st prve lv tl arbejdsplads. Sagt på and måde har d kelte psonlge græns prvsfære, d kke må ovskrdes som arbejdsgv hell kke har ret tl ovskrde. De eksempl d lgg lge for vdeoovvågnng kontor tolett. At ovvåge d uformelle e-malkommunkon samt alle ntnetbevægels vlle svare tl udstyre alle medarbejdne med mkrofon optage alle samtal, ell medarbejdne skulle bruge td på beskrve des vdsøgnng. Det hv formtlg se det formålsløse absurde. Ale tdsforbruget spørgsmålet om, hvor alle dsse oplysnng skulle gemmes, nok tl stoppe hv tanke om dette. M det faktsk det d sk, når man systemsk regstr e-mals Intnetbevægels. Hvad sg lovgvnng? Når man skal se på, hvad d regul området hvad arbejdsgv må regstre, d fle regl spl. De arbejdsretlge regl vedrørde ndførelse kontrolforanstaltnng Arbejdsgv har krt d almndelge ledelsesret som udgangspunkt adgang tl fastlægge drektv for arbejdets udførelse, fastsætte regl på arbejdsplads ndføre kontrolforanstaltnng. Dette gæld så forhold tl brug e-mal ntnet. Ønsk arbejdsgv ndføre kontrolforanstaltnng skal forskellge betngels mdltd være opfyldt. Allede ved start 1900-tallet, blev arbejdsretlg grundsætnng om arbejdsgvs adgang tl ndføre kontrolforanstaltnng på arbejdsplads fastslået. Det følg kdels, såfremt arbejdsgv ønsk ndføre kontrolforanstaltnng, skal dsse være drftsmæssgt begrundet, må kke krænke arbejdstagne, må kke forvolde tab ell nævneværdg ulempe skal tje et fornuftgt formål.
Sde 3 Inddragelse samarbejdsudvalg Arbejdsgv skal drøfte retnngslnne for IT-poltkk på arbejdsplads med de anstes repræstant samarbejdsudvalget. Arbejdsretts kdelse K 106/1913 Fastslår kontrolforanstaltnng kke må vrke krænkde på medarbejdne, ell forvolde dem tab ell nævneværdg ulempe foranstaltnngne skal have et fornuftgt drftsmæssgt formål. Dlsynets udtalelse 19. septemb 2000 Dlsynet har udtalelse tlkdegvet (udtalelse 19. septemb 2000), hsynet tl systemets drft, skkhed, getablng dokumton samt hsynet tl kontrol, medarbejds brug Intnet følg de stukne ramm forfølgelse, for arbejdsgv, bettget ntesse. Gør dsse hsyn sg gældde må arbejdsgv, ud samtykke fra medarbejd, føre l ov besøgte hjemmesd gnemgå dsse. Se hele udtalels på www.dlsynet.dk Psonoplysnngslov (Psondalov) Psondalov regul, hvlket omfang psonoplysnng må ndsamles, regstres, bruges vdegves. En psonoplysnng hv oplysnng, d føres tlbage tl keltpson, som for eksempel navn, fødselsdag bopæl. Dlsynet antag sn årsbetnng 2000, både gel skkhedskopng regstrng, samt konkret kontrol kelte anstes brug e-mal ntnet vedrør psonoplysnng psondalovs forstand. Oplysnng om, hvlke e-malmeddelels pson har modtaget ell sdt, tdspunktet for modtagelse ell sdelse, hvlke hjemmesd pson har besøgt tdspunktet hfor, vl således være psonoplysnng, uanset om formålet har været arbejdsmæssgt ell prv. Lov bygg på række grundlæggde prncpp, hund oplysnng kun må ndsamles tl et konkret angvet saglgt formål, samt kontrolforanstaltnng kke må være krænkde ell dskrmnde. Psondalov baset på d forudsætnng, d børte (regstrede) gve samtykke. Samtykket skal være frvllgt, specfkt, nformet udtrykkelgt. Samtykket være gvet på forhånd (f.eks. ansættelseskontrakt), det vl sge før d aktuelle regstrng sk. Dette d kke sædvanlg prakss på arbejdsmarkedet. Samtykket være mundtlgt, dgtalt ell skrftlgt. Lov sondr mellem følgde oplysnng: 1. ordnære oplysnng ( 6) som dækk almndelge psonoplysnng, 2. særlgt følsomme oplysnng ( 7) d omhandl oplysnng om racemæssg ell etnsk oprndelse, poltsk, flosofsk ell relgøs ovbevsnng, fagforngsmæssgt tlhørsforhold samt 3. helbredsmæssge seksuelle forhold andre oplysnng om rt prve forhold ( 8) d omhandl strbare forhold, væstlge socale problem andre rt prve forhold. Hvs d kke gvet samtykke, opstll lov forskellge betngels som skal være opfyldt, for lovlg regstrng ske. For regstrng følsomme oplysnng gæld d skærpede krav. Psondalov sondr som udgangspunkt kke mellem arbejdsrelede - prve meddelels, m omhandl ale, hvorvdt oplysnngne følsom karakt.
Sde 4 Arbejdsgvs læsnng prve e-mals regulet strfelovs regl om brevhemmelghed 263. Relevant for kontrol medarbejdnes gelle brug e-mal Intnet, behandlng kke-følsomme psonoplysnng foretages ud samtykke, hvs behandlng nødvdg for, vrksomhed forfølge bettget ntesse, hsynet tl medarbejd kke ovstg dne ntesse. Ldt forklet udtrykt: Hvs det vl være tl større ulempe for vrksomhed, behandlng kke foretages, d det vl være for medarbejd, behandlng foretages, så det ske ud samtykke fra de regstrede. Er d tale om konkret gnemgang anss e-mals, hvs medarbejd for eksempel syg arbejdsgv konkret har brug for arbejdsrelet e-mal, antages det, det ovsstemmelse med Psondalov, arbejdsgv foretag sådan gnemgang. Er d tale om, arbejdsgv gnemgår anss e-mals forbndelse med konkret mstanke om msbrug, har Dlsynet sagt god for sådan gnemgang, Hvs arbejdsgv blv opmærksom på, d tale om prv e-mal ud relon tl vrksomheds drft, må arbejdsgv d kke læse d pågældde e-mal. En gel stkprøvebaset kontrolordnng vl normalt kke opfylde Psondalovs krav, medmndre d tale om arbejdsgv godtgøre god grund. Dlsynet antag sn Årsbetnng fra 2000, ovvågnng anstes brug Intnet ovvågnng almndelge oplysnng dfor kke-følsomme oplysnng. Dne antagelse omdskutet, da ovvågnng anstes brug bestemte hjemmesd sløre følsomme da. I fle sag Dlsynet kommet tl d konkluson, arbejdsgvs regstrng gnemgang medarbejdes hjemmesdebesøg skkhedskopng gnemgang medarbejdnes e-mals und vsse betngels kke vl være strd med psondalov. Dlsynets betngels omft dels, d ovnævnte bettgede ntesse, hvor hsynet tl de anste kke må ovstge dne. Som eksempl på bettget ntesse nævn Dlsynet for så vdt angår hjemmesdebesøg, bettgede ntess eksempelvs være teknske skkhedsmæssge hsyn hsynet tl kontroll medarbejdnes brug Intnettet. Tlsvarde gør sg gældde forhold tl medarbejdnes e-mals, hvor Dlsynet nævn hsynet tl drft, skkhed, getablng, dokumton samt hsynet tl kontroll medarbejdnes brug e-mals. For både brug ntnettet e-mals, d dvde d ydlge betngelse, medarbejdne på forhånd på klar utvetydg måde nformet om hholdsvs regstrng, skkhedskopng mulghed for dne konkret vl blve kunne blve gnemgået. Dlsynet præcs ydme, som ovfor nævnt, arbejdsgv ved gnemgang medarbejdnes e-mals kke må læse evtuel prv e-malskorrespondance. Psondalov gv dmed kke hjemmel for bryde brevhemmelghed, se nedfor. Udtalelse fra Dlsynet d 19. septemb 2000 (Tryg-Baltca) Dlsynet har udtalelse 19. septemb 2000 om ovvågnng medarbejds e-mal ntnetbrug tlkdegvet, hsynet tl systemets drft, skkhed, getablng dokumton samt hsynet tl kontrol, medarbejdes brug e-mal Intnet følg de stukne ramm, bettgede ntess. Se hele udtalels på Afgørelse fra Dlsynet www.dlsynet.dk d 30. oktob 2001
Sde 5 Dlsynet har dvde gørelse 30. oktob 2001 udtalt, oplysnng om hvlke hjemmesd pson har besøgt på ntnettet betragtes som almndelge kke-følsomme oplysnng, det samme gæld relon tl oplysnng et e-malsystem. Det blev dvde udtalt, arbejdsgv kke må læse prv e-mal, arbejdsgv, hvs dne blv opmærksom på, d tale om prv e-mal ud relon tl vrksomheds drft, kke må læse d pågældde e-mal. Se hele udtalels på www.dlsynet.dk Strfelovs regl om brevhemmelghed Strfelovs 263 beskytt et vst omfang medarbejd mod ovvågnng fra arbejdsgvs sde. Det således strbart ud samtykke fra d pågældde : åbne and psons prve brev ell and lukket meddelelse på and måde gøre sg bekdt med ndholdet et sådan brev ell and lukket meddelelse skfe sg adgang tl ands oplysnng ell prramm, d bestemt tl brug et anlæg tl elektronsk dabehandlng En ovtrædelse gve bøde, hæfte ell fængsel op tl 6 måned. Kun det prve Bestemmels omft kun prve e-malmeddelels. E-malmeddelels, d sdes tl vrksomhed ell tl medarbejd sn egskab repræstant for vrksomhed, kke omftet. Bestemmels ulovlggør læsnng medarbejdes prve e-mal foruds, d dtfces som prv. Med læsnng må formtlg sdestlles anvdelse fltre, d scanne læse ndholdet e-malmeddelelse. Hvs et softwareflt omvdt kun fltr bestemte fltyp ud scanne læse selve nformonsndholdet, bestemmels dmod næppe ovtrådt. Forbudet mod læsnng medarbejdnes prve e-mal være vanskelgt eftleve, da vrksomhed ofte først ved læsnng vl få kdskab tl, d tale om prv e-malmeddelelse. Da ovtrædelse 263 kræv forsæt, det vl sge, d d åbn lukket meddelelse skal være vdde om ndholdets prve karakt, vl læsnng prv e-malmeddelelse dfor kun være strbar, hvs vrksomhed har vd om, e-malmeddelels har et prv ndhold, på det tdspunkt, hvor e-malmeddelels læses. Opdages det und læsnng, ndholdet prv, må vedkommde stoppe læsnng. Anstes brug hjemmesd (transportda) læsnng h, antages kke være omftet strfelov, da dette kke betragtes som "lukket meddelelse". Indholdet Intnetsde, d lagres ell "tages ned" på s comput, sdestlles med lukket meddelelse. Kdelse 17. oktob 2002 Købhavn byrets kdelse 17. oktob 2002. I forlængelse skedgels gravd medarbejd, ønskede arbejdsgv åbne gøre sg bekdt med ndholdet række nærme angvne prve e-mals, som medarbejd havde sdt und sn ansættelse.
Sde 6 Medarbejdne vrksomhed, hund d pågældde skedgede medarbejd, var va psonalehåndb nformet om, vrksomheds IT-udstyr kun måtte anvdes arbejdsmæssg hsede. Byrett fandt, de prve e-mals var dfor kke måtte råde ov dsse. Skærmdrektvet I foråret 2002 blev d ndgået europæsk tale om telearbejde. D tale om tale mellem europæske sammslutnng arbejdsgvorganson faglge organson. I tal står d arbejdsgv skal respekte telearbejds prvlv hv form for ovvågnng skal være proportonal med formålet samt, d skal ovholde skærmdrektvets bestemmels. Skærmdrektvet, d mplemtet dansk lovgvnng, bestemm, d kke, ud d anstes vd, må anvdes kvaltv ell kvanttv kontrol arbejde, d foregår ved skærmtmnal. E-mal ntnet på arbejdsplads I Danmark har v tradton for, hvs arbejdstd tllad det, medarbejdne mndre omfang ordne prve ærnd arbejdstd, hund telefone. D vl ofte være forvtnng fra de anste om, man på tlsvarde måde gne må bruge ntnettet sde e-mals prv øjemed, uanset om det står skrevet særsklt poltk ell ej. M faktsk d ng lovregl, som hndr arbejdsgv fastlægge poltk, d forbyd d prve brug e-mals ntnettet arbejdstd. Det arbejdsgvs hardware, system software, som anvdes - dfor, det så arbejdsgvs beslutnng, hvad dette anvdes tl. tages hsyn tl dette På d and sde har v Danmark kke tradton for, forbud sdste de lønn sg, mange arbejdsgvs betænkelghed løses gnem fornuftg ntnet- e-malpoltk. Arbejdsgvs betænkelghed forbndelse med medarbejdnes brug Intnettet e-mal tl prve formål vl typsk handle om arbejdstd, stødde ndhold ell IT-skkhed. Arbejdstd EU-tal om telearbejde hvordan d Arbejdsgvs betænkelghed, - Intnet- e-malpoltk Det anste brug arbejdstd tl skrve prve e-mals ell surfe på ntnettet, dmed arbejdsgv betal hfor gør, nle arbejdsgve forbyd prv brug e-mals ntnet. Hvs det forvej ord, man bytte telefon prv et vst omfang, vl det være nurlgt man så anvde e-mal prv. Et forbud mod sde prve e-mals anvde ntnettet vl sandsynlgvs blot medføre, medarbejd stedet brug telefon - så man lge vdt. Stødde ndhold, spr tone omftet strfelov 263, arbejdsgv Når man sd e-mal fra sn arbejdsplads, vl vrksomheds navn typsk fremgå domænavnet/sdadress, dmed vl d blve s spor vrksomhed, når tredjemand modtag e-mal - uanset d prv. Det samme gør sg gældde ved besøg på hjemmesd, hvor man så eftlad spor (cookes). Hvs d f.eks. sdes e-mal med "stødde ndhold", vl udefra kommde måske tænke, ndholdet et udtryk for vrksomheds holdnng værdgrundlag. Dette nle arbejdsgve nvøse for.
7 Sde psonaleoplysnng snttet Se om Offtlggørelse retsprakss. fle sag fundet, ntnettet på Dlsynet har d som anste e-mal ntnetpoltk, sg rette eft. forplgtet tl prv kun karakt Dmod oplysnng må d Arbejdsrelede anste. fra med offtlggøres samtykke arbejdsrelede offtlggøre om oplysnng må vrksomhed hjemmesde Intnettet. på sn anste de på formulet ntnet d Hvs kke vl hænge det arbejdsplads, e-malpoltk på ved vurdng vl undsøge skulle, saglg passde. var arbejdsgvs om reakton væstlg for betydnng har vs, det d udarbejdet opsgelses bettgelse, vrksomhed hvorvdt med vurdng, konkret rette d bortvse Retsprakss anste. ell opsge gv betragtes frst, fra for nd Samtykket gves samtykke. som det et skrve d tl nøjes f.eks. med kke sagt har vedkommde anste, hvs lev tl op øvrgt samtykket krave offtlggørelse oplysnng mod Indsgels psondalov. skal arbejdsgv kunne ell mundtlgt skrftlgt, bevse, samtykke gvet d karakt for Oplysnng arbejdet. prv eksempel anste, d prv et bllede anstes arbejdsområd, navn, d oplysnng f.eks. adresse e-mal på drekte ansættelsesår, ell arbejdstelefonnumm adresse, At anste. samtykket d samtykke udtrykkelgt fra skal arbejdsgv kke være ndebær, udtrykkelgt prv Sådanne telefonnumm. ell e-mal prv adresse hjemmesd på eft lægges må oplysnng kun de anste forbyde tone, hjemmesd besøge "stødde med sde ell e-mals e-malpoltk ved ntnet form, tl spr stlle krav vsse fl lagret for, blv d kunne være så D systemet. vl e-mal ntnettet brug Hvs IT-skkhed ndhold". medarbejdne d rsko tl formål, prve budskab poltske ell medarbejde, andre mdltd hvs mødegås, om vttghed Problemet mnortetsgrupp. eks e-mals være f. ndhold Stødde kunne ndhold, seksuelt omtale nedsættde med ell racstsk umddelbart kke forbundet blv således vrksomhed arbejdsgv forholdet regule med Altnvt meddelels. prv gøre medarbejdne f.eks. arbejdsgv tllad tlbyd e-malfacltet, grs d brug hjemmesd, om tale lge konsekvs D være ell advarsel fra påtale ntnetvrksomheds ovtrædelse tlfælde d stuon. konkrete e-malpoltk, hæng tl om bevdst tale d hvorvdt de man forhold, ovtrædelse nle grove tlfælde, opsgelse, drft vrksomheds Grovhed, bortvsnng. for betydnng vrksomhed, - nd komme sg skre søge man mdltd forbud vrksomhed Et rsko vrus. for sådanne nødvdgvs fl hndr kke d bestemte Ansættelsesretlge fltyp. bortfltre automsk systemet lad anvdes Hvlke konsekvs d sankton, forbyd, man hvor gnem IT-skkhedspoltk, vdesdes, åbnes typ vsse fl
Sde 8 D anste har mulghed for gøre ndsgelse mod, arbejdsplads offtlggør oplysnng om dem på hjemmesd. Hvs særlge tungtvejde forhold hos ans gør, offtlggørelse arbejdsrelede oplysnng, være særlgt belastde for vedkommde, skal arbejdsgv slette oplysnng. Et eksempel være, medarbejd p.g.a. trusl har beskyttet adresse, dfor kke ønsk det skal være offtlgt kdt, hvor han/hun arbejd. D anste skal gvet fald fortælle arbejdsgv, hvorfor oplysnngne kke ønskes offtlggjort. Hvs arbejdsgv eft konkret vurdng kke eftkomm ndsgels, d anste klage tl Dlsynet. Udarbejdelse IT-poltk IT-poltkk på d kelte arbejdsplads lokale tal om IT-ovvågnng må nødvdgvs have tæt sammhæng med vrksomheds art, det udstyr, d anvdes de problem, d opstå ved evt. msbrug. D vl således være forskel på de retnngsln d nødvdge på hholdsvs uddannelsesnsttuton, fagforng produktonsvrksomhed. Med et sæt spllegl man undgå unødge ntne trakass. Arbejdsgv godt sdgt pålægge medarbejdne poltk, m det vl altd være god de få dal om emnet. Det und alle omstændghed vgtgt, poltkk så klar utvetydg som mulg, samt d beskrv retnngslnj for brug vrksomhed. V anbefal, Begrundelse for IT-ovvågnng En tale om IT-ovvågnng bør ndeholde detaljet redegørelse for, hvad d baggrund for begrundels for IT-ovvågnng. Det skal skres, ovvågnng begrænses tl det nødvdge. Saglge acceptable grunde tl IT-ovvågnng være skkhed, hsyn tl teknk drft samt kontrol medarbejdes andre bruges brug IT-systemet, f.eks. forhold tl lcs, m kke kontrol medarbejdes arbejdsndss, arbejdsmetod ell arbejdstd. Aftal bør ndeholde prramklærng om, vrksomhed ankd, d kelte medarbejd har bettget ntesse, ovvågnng begrænses tl det mest nødvdge, ovvågnng kke må krænke d kelte medarbejds prvlv ell psonlge ntegrtet. Eksempel på vrksomheds begrundelse for IT-ovvågnng: "Intnet e-post nødvdge nyttge redskab for os alle, det vrksomheds opftelse, v skal få mest mulgt ud de mulghed, som f.eks. ntnettet gv. M ntnet, e-post m.v. åbn al udefra nd tl vrksomheds nvect: det basale admnstrve edb-system med oplysnng om kund, pson økonom. Det repræst pottel skkhedsrsko, som v va opbygnng passde barr prøv håndte. Fysske prrammæssge skkhedssystem mdltd kke stå ale. En fornuftg adfærd forbndelse med brug Intnet e-post vore computsystem det vgtgste værn mod hacke, vrus m.m. E-post andre elektronske kommunkonsform besnærde smple. Det gv os to typ pottelle problem. For det første sådan kommunkon bedst sammlgnes med sde åbne postkort - utallge mulghedne for, uvedkommde læse med. For det andet gæld, uanset hvor uformelt det hele d vrk: det bnd allgevel sd et ell andet omfang, når det sdt, sd altd dtfces elektronsk. Også h hsgtsmæssg adfærd nøgl tl få udbytte systemne ud få ulempne." Beskrvelse IT-poltk som mnmum ndehold følgde elemt: d IT-ovvågnng, d fnd sted vrksomhed
Sde 9 D bør tal være detaljet præcs beskrvelse, hvad d ovvåges, hvem oplysnngne tlgængelge for, hvordan dsse pson pålagt forholde sg tl oplysnngne (tavshedsplgt), hvordan oplysnngne opbevares, så skkhed optmal, hvem d øvrgt har adgang tl dem. Det vgtgt skre, det kun få, betroede pson, d har adgang tl oplysnngne, d taget hånd om skkhed. Eksempl på vrksomheds beskrvelse d IT-ovvågnng, Vrksomhed foretag kke egtlg lnng e-post korrespondance. E-postkorrespondance dmod lagret på sve, d foretages daglgt skkhedskopng de regstrede da. Skkhedskop opbevares skkhedsarkv med adgangskontrol omkrng 6 måned. Adgangskontroll ndebær, det kun opør, d har med skkhedsarkvet gøre, d komme nd. I øvrgt det kun admnstror, d har adgang tl de skkhedslagrede nformon. Vrksomhed kke læse prv e-post. Hvs de udvalgte medarbejde ved gnemgang skkhedskopne e-post blv opmærksom på, d tale om prv e-post ud relon tl vrksomhed, må d pågældde e-post kke læses medarbejd." Retnngsln for medarbejdes brug e-post ntnet d fnd sted : "Af skkhedsmæssge grunde foretages regstrng hv form for aktvtet på vrksomheds netværk. Regstrng (lnng) tllad, hvs det nødvdgt, spore hv aktvtet tl hv specfk PC netværket. Detaljngsnveauet tllad f.eks. læse, hvlke web-sd, d besøges fra gv PC. Endvde sk lnng alle e-postaktvtet (sd modtag, m kke ndhold). Lnngne gemmes op tl 6 måned. Lnngne læses kke systemsk, m d lagt række fltre nd systemet, som vl gøre systemadmnstror opmærksom på, om d foregår specfkke typ aktvtet, som vurdes ndebære skkhedsmæssg rsko. Lnngne anvdes ale forbndelse med fejlsøgnng, udrednng drftsforstyrrels tl skkhedsmæssge formål. D ovvåges e-post lnngne som led d daglge drft (tdlgt varsel om drftsproblem). Lnngne kun tlgængelge for Systemadmnstror, d har pålæg om kke følge lg på fysske arbejdsston undlagt tavshedsplgt m.h.t. alle typ lnng. De fleste vrksomhed tllad - nd for rmelgheds græns - medarbejdne anvd e-post ntnet tl prve formål. Hvs medarbejdne anvde e-post tl prve formål, bør det tal præcses, prv e-post nok regstres, m kke åbnes. Retnngsln for prve besøg på hjemmesd bør forsøges formulet så konkret som mulgt både m.h.t. omfang art hjemmesd, som vrksomhed kke ønsk medarbejdne skal besøge. Det klart, man som medarbejd kke må foretage sg net, d ulovlgt/strbart, som drekte ell ndrekte tru vrksomheds ekssts ell ds skkhedssystem ell væstlgt omfang påfør vrksomhed unødvdge udgft ell et retlgt ansvar. Da man tlfældgt f.eks. gnem søgemaskn komme nd på "forbudte" hjemmesd, det være god de bruge formulng tal som "kke-tlfældge, gtagne besøg på hjemmesd", så det præcses, det d bevdste adfærd, d sanktones.
Sde 10 Det bør tal klart fremgå, hvlke sankton d tages brug ved ovtrædelse retnngslnne: påtale, advarsel, sked, bortvsnng, således d kelte medarbejd kd konsekvsne. Eksempel på retnngsln om medarbejdes brug e-post ntnet: "Vrksomhed ans det kke for nødvdgt gelt forbyde prv anvdelse edb-udstyr -system, d stllet tl rådghed arbejdsmæssgt. Det vrksomheds opftelse, lede medarbejde som udgangspunkt forstår begrænse sådan prv anvdelse tl et acceptabelt nveau. D foretages dfor ng gel kontrol d kelte medarbejds anvdelse systemne. Følgde forbudt ovtrædelse vl medføre advarsel, skedgelse ell evt. bortvsnng 1. 2. 3. 4. Ethvt kke-autorset forsøg på påvrke vrksomheds netværkssystem skkhedssystem. Enhv anvdelse vrksomheds netværk som udgangspunkt for hack-relede aktvtet, ekstnt som ntnt rettede Enhv bevdst, kke-autorset udlevng nformon om vrksomheds netværk tl pson ud for vrksomhed. Ikke-tlfældg hjemtagnng hv sdelse fl med krmnelt ndhold, eksemplfcet ved - med kke grænset tl - børnepornr, racstsk male, trorstsk male hackede fl (prramm, musk, flm etc.) Følgde anses kke Følgde anses kke for for acceptabelt, ovtrædelse medføre påtale hsgtsmæssg adfærd: evt. advarsel: 1. Ikke-tlfældge, gtagne besøg på web-sd med krmnelt ndhold eksemplfcet ved - med kke grænset tl - børnepornr, racstsk male, trorstsk male hackede fl (prramm, musk, flm etc.) 2. Omftde, kke-arbejdsrelet brug Intnet (websdebesøg, downloadng uploadng fl, ch e-post) va vrksomheds netværk. 3. Åbnng psonlge e-postkont va web e-postsd (f.eks. Hotmal) ov vrksomheds netværk, da dette rumme skkhedsrsko, samt gnemførelse psonlge, økonomske transakton (bestllng, køb salg) va vrksomheds netværk. 4. Anstødelg sprbrug kommunkon va e-post, newsgroups chs, da det fald tlbage på vrksomheds mage 5. Ændrng skkhedssystemne på d kelte PC, bortset fra ændrng psonlge passwords opdng f.eks. vrus-dl 1. Ukrtsk åbnng modtagne fl e-post fra ukdte ell uvtede kld. E-post typ: I love you, Look ths Important message skal gve anlednng tl ovvejelse. Eg nstallon prramm ud arbejdsmæssg relevans på PC knyttet tl vrksomheds netværk. Dette dels rumme skkhedsmæssge rsc påvrke Pc's drftsstabltet, dels være modstrd med vrksomheds poltk om, d kun må fndes prramm på masknne, hvor lcsforholde ord." Procedur for sagsbehandlng Aftal bør ndeholde klar procedure for behandlng sag, hvor d mstanke om, medarbejd ovtræd retnngslnne for brug e-post ntnet. D kelte medarbejd evt. tlldsrepræstant bør ortes nd vrksomhed gnemgår lg for specfk, fyssk arbejdsston ell for gv medarbejd. Det ovvejes, om medarbejds nærmeste led så skal ortes.
Sde 11 Det skal tal være fasts, hvem d foretag gnemgang, f.eks. systemadmnstror d ansvarlge drektør, hvem d har adgang tl det male, d komm ud gnemgang. Eksempl på procedur : "Hvs d mstanke om msbrug, f.eks. sdelse prve e-mals stor stl ell downloadng vttghed tl vdedstrbuton større omfang forbehold vrksomhed sg ret tl ovvåge gnemgå de kelte medarbejdes aktvtet lagrede da på edb-systemet. Ved evt. gnemgang lg forbndelse med, led får mstanke om, ans bytt ntnettet strd med retnngslnne, vl konklusonne på gnemgang tlgå psonaledelng, de børte lede, d pågældde medarbejd kke andre, hvk ntnt ell ekstnt. Gnemgang lg sk kun helt undtagelsesvst, kun hvor d pågældde medarbejd fornd advset." "Ved mstanke om et evt. msbrug, d gør det nødvdgt gnemgå lg for specfk fyssk arbejdsston ell for gv medarbejd, træffes beslutnng d for edb-funkton ansvarlge drektør. Ved gnemgang lg for specfk medarbejd, vl medarbejd blve ortet, gnemgang vl blve foretaget Systemadmnstror samm med drektør. Medarbejd har ret tl tlkalde tlldsrepræstant. Konkluson fra gnemgang vl tlgå medarbejd dnes led, m vl kke blve dstrbuet tl andre." IT-adfærdskodeks Mange tal ndehold formulng om, hvlk adfærd d kelte medarbejd bør tlstræbe forbndelse med sn anvdelse e-post ntnet, selvom det kke nødvdgvs hæng samm med IT-ovvågnng medarbejde. Sådanne retnngsln vl de fleste tlfælde være fornuftge praktske huskegl, som det godt have skrevet ned, så de kdt alle. H det specelt nødvdgt være opmærksom på, retnngslnne skal være tlpasset d kelte arbejdsplads. Eksempl på IT-adfærdskodeks om anvdelse e-post ntnet : 1. Det anbefales, du hold dt password prv, da det dt password d dtfc dg vore skkhedslnng. 2. Det anbefales skfte password mndst gang hvt halve år 3. Det anbefales aldrg udleve password pr. telefon ell mal på forespørgsel, hell kke selvom pson d and de udgv sg for være tl vrksomhed knyttet pson. Det klasssk hackklde udgve sg for edb-ansvarlg 4. Ved kommunkon va e-post, newsgroups chs det vgtgt huske, ndhold form kommunkon har jurdsk forplgtde karakt for vrksomhed, kommunkon læses andre d modtage. 5. melde sg fra lstne ved længe fravær fra vrksomhed. 6. Hvs du modtag undlg uvedkommde e-post, så undlad svare, m sd et eksemplar tl edb-funkton. 7. Gelt skal hv forespørgsel udefra om vort netværk, om styresystem, procedur vedr. passwords hvses tl edb-funkton. Det va uformelle samtal om sådanne emn, hacke får adgang tl krtsk nformon. 8. Ved fremsdelse elektronske dokumt som vedhæftede fl det vgtgt huske, dokumtne vl kunne læses andre d modtag. Fremsdelse
Sde 12 fortrolgt male bør som et mnmum ske form et passwordbeskyttet dokumt, m egtlg kryptng foretrække 9. Husk regelmæssg backup dne arbejdsrelede fl. Det dt ansvar, vrksomheds da forvaltes på forsvarlg vs. Dfor anbefales stærkt, alle fl opbevares på netværket, hvor d automsk foregår backup. 1 Det anbefales, hv nstallon nye prramm sk eft samråd med 0. Edb-funkton, så v kke får drftsforstyrrels. 1 Vær opmærksom på evt. abnorm Pc-adfærd und brug gv EDB- funkton 1. beskrvelse. Eksempl på retsprakss H beskrevet 3 domme. Sagne vedrør anstes brug vrksomheds ntnet e-mal system. Afgørelsne konkret begrundet, m d godt udledes net gelt om de græns, domstole har vl sætte sådanne sag. Østre Landsrets dom 24. januar 2003 Dne sag drejede sg om opsgelse medarbejd d 18 år havde været var ans på stor ntnonalt vrkde vrksomhed. Vrksomhed havde udarbejdet retnngsln for medarbejdnes brug ntnet e-mal. Af dsse retnngsln fremgk blandt andet, d kke måtte sdes e-mals dskrmnde karakt for så vdt angk race, køn, etnsk ell socal oprndelse ell relgon. Det fremgk retnngslnne, ovtrædelse dsse, kunne medføre advarsel, skedgelse ell andre konsekvs, som vrksomhed måtte fnde passde. Medarbejd havde modtaget e-mal vedhæftet et fktvt ansøgnngsskema fra Udlændngestyrels om opholdstlladelse Danmark. Ansøgnngsskemaet var bygget op med række racstske nedsættde fordomme om ndvandre flygtnnge. Medarbejd redgede mal vdesdte d tl fle kollega. Hfra blev e-mal vdesdt tl modtage ud for vrksomhed. Vrksomhed blev eftfølgde kontaktet fle udlandske forretnngsforbndels. Vrksomhed konfrontede medarbejd med ndholdet d medarbejd dstrbuede e-mal skedgede, med hvsnng htl, medarbejd. Landsrett fandt, d pågældde e-mal havde et sådan ndhold, medarbejds redgng vdesdelse dne, måtte anses for være ovtrædelse vrksomheds retnngsln, som medarbejd var bekdt med. Endvde fandt Landsrett, det måtte have stået klart for medarbejd, dokumtet med vrksomhed som navngv flej var vdesdt tl modtage ud for vrksomhed. Endelg blev d lagt vægt på, vrksomhed agede et stlle krav tl medarbejds opførsel. Vrksomhed blev dfor skedgelse. Dom 15. aprl 2002 frkdt for medarbejds krav ntnonalt mljø kunne om godtgørelse for ubettget Rett Brædstrup har d 15. aprl 2002 gvet medarbejd medhold, prv anvdelse vrksomheds e-mal system ntnet kke var begrundelse nok tl bortvse, d hell kke var saglg begrundelse for opsge medarbejd. Arbejdsgv havde gvet de anste lov tl anvde vrksomheds e-mal system tl prv brug, und forudsætnng det kke belastede arbejdet. En medarbejd havde således gnem længe td modtaget sdt prve mals. Dudov havde medarbejd så anvdt ntnettet prv. Arbejdsgv havde ovfor medarbejd fle gange bemærket, anvdels nu kke skulle tage ovhånd, anvdels kke måtte belaste arbejdstd. Medarbejd havde kke anset dette for egtlge advarsl
Sde 13 havde arbejdet ov for kompse for tdsanvdels ved d prve vrksomheds t-system. brug Arbejdsgv går nd på medarbejds pc' decemb 2000 udprnt lst ov de besøgte hjemmesd. Dudov gnems arbejdsgv medarbejds e-mal antagelg åbn samt læs prve mals. Arbejdsgv påstod, d var gvet klare advarsl tl medarbejd om det store forbrug td på prve e-mals. Arbejdsgv var dudov så utlfreds med, medarbejd kke ovholdt angvne frst, hvlket eft arbejdsgvs opftelse skyldtes tdsanvdels på prve e-mals. Mods påstod medarbejd, d prve brug kke gk udov arbejdet, han kke havde opftet arbejdsgv var utlfreds med ham. Rett lagde tl grund for sn gørelse, det var tlkdegvet, medarbejdne godt måtte anvde t-systemne prv. Dudov havde medarbejd arbejdet ov, d prve brug var kke så omftde, medarbejd kunne sges have mslgholdt st ansættelsesforhold. Medarbejd kunne dfor kke bortvses, medarbejd havde dudov kke handlet sådan, han kunne saglgt opsges. Arbejdsgv blev dfor dømt tl betale godtgørelse tl medarbejd samt løn opsgelsespod. Østre Landsrets dom 14. marts 2003 I dom 14. marts 2003 har Østre Landsret fundet bortvsnng ubettget usaglg. Arbejdsgv havde bortvst medarbejd med hvsnng tl medarbejds msbrug vrksomheds telefon IT-udstyr. Medarbejd havde ved bortvsnng været ans vrksomhed ov 5 år havde sd vrksomhed ndførte Intnet e-mal 2000 daglgt anvdt sn pc tl, kke ubetydelg, prv korrespondance va e-mal. Indholdet e-male var prv havde for ns vedkommde klar seksuel karakt. Vrksomhed blev opmærksom på korrespondanc ved, d kom vrus vrksomheds t-system. Ved gskabe e-male som medarbejd havde slettet, kunne vrksomhed se, medarbejd havde anvdt t-systemne tl prv brug. D var vrksomhed kke n poltk, vedrørde medarbejds anvdelse, de tl rådghed ståde t-system. Landsrett lagde dfor vægt på, arbejdsgv var ndforstået med, sådan anvdelse fandt sted und ansvar. Med hsyn tl d mulge store omgang, medarbejds byttelse vrksomheds ntnetforbndelse arbejdstd, lagde Landsrett vægt på, medarbejd kke forud for bortvsnng var blevet krtset for sn arbejdsndss. Dfor lagde Landsrett tl grund, medarbejd kke havde anvdt ntnetforbndels arbejdstd et sådan omfang, hun kke havde kunnet passe st arbejde. Dudov blev d konstet, vrksomhed svar mal tl medarbejd blev omtalt som "luknngstruet". Eft vdneforklarng blev det lagt tl grund, bemærknng kke var foranledget lloyale oplysnng fra medarbejd. Medarbejd havde et regstret tlfælde cht på sexlne på Intnettet. Vrksomhed var beskæftget med produkton paknng vdeoflm bl.a. tl børn havde ovfor fle samarbejdspartne forplgtget sg tl kke have net med pornrske produkt gøre. Landsrett fandt, medarbejd ved e-males prve karakt hdes forhold tl de pson e-male var sdt tl, måtte forvte, de kke blev vdesdt ell vst tl andre.
Sde 14 På baggrund dsse præmss fandt Landsrett bortvsnng var både ubettget usaglg. Lttur Lnks Pet Blume Js Krstans: Dabeskyttelse på arbejdsmarkedet. Jurst- Økonomforbundets Forlag 2002 Brug e-post ntnet på arbejdsplads. IT - Skkhedsrådet, januar 2002 Vejledde retnngsln for IT-ovvågnng anste (pdf, 41kb) Pjece udgvet Dansk Magstforng, jun 2001 Dlsynet, www.dlsynet.dk Mnstet for Vdskab, Teknol Udvklng, www.vdskabsmnstet.dk