Brugervejledning IT-sikkerhed Det, du SKAL vide som ansat i Faaborg-Midtfyn Kommune, Sundhed og Omsorg Opdateret 5/9-2016 Februar 2016
Indhold 1. Generelt... 2 2. God forvaltningsskik... 3 3. Personfølsomme-, personhenførbare- og fortrolige oplysninger... 4 4. Mobiltelefon og tablet... 5 4.0.1 Sikkerhed på mobiltelefon og tablet... 5 4.0.2 Apps... 5 4.0.3 Sikker mail fra mobiltelefon og tablets... 5 5. Sikker mail... 6 5.0.1 Sikker mail fra mobiltelefon og tablets... 6 5.1 Interne mails... 6 5.2 Mail til borger... 6 5.2.1 Sikker mail til borger direkte fra egen mail... 6 5.2.2 Sikker svarmail til borger, når borger selv har skrevet via sin almindelige mailkonto... 7 5.2.3 Doc2mail... 7 5.3 Mail fra borger... 7 5.3.1 Sikker mail fra borger til FMK, handicap og psykiatri... 7 5.3.2 Sikker mail fra borger til FMK, Det mobile sundhedscenter, Hjælpemidler, TAR... 7 5.3.3 Sikker mail fra borger til FMK, Ældreplejen... 7 5.3.4 Når borger skal svare på en mail fra dig, som er sendt til e-boks... 8 5.4 Mail til virksomheder, myndigheder mv... 8 5.4.1 Tunnelmail... 8 5.4.2 Ikke tunnelmail og / eller kender ikke modtagers adresse... 9 5.4.3 Ikke tunnelmail kender modtagers adresse... 9 5.4.4 Doc2mail... 9 5.5 Mail fra virksomheder, myndigheder mv.... 9 6. Doc2mail... 10 6.0.1 Udskrivning med Doc2Mail... 10 6.0.2 Opsætning af returpostkasse, så borger kan besvare mail i e-boks.... 10 6.0.3 Krav til brevskabeloner... 11 6.0.4 Forsendelse og forsendelsesliste... 11 6.0.5 Gemte bilag... 11 6.0.6 Arbejde ved Citrix... 11 7. Sikker udskrift... 12 7.1 Opsætning af computer / printer... 12 1
1. Generelt Hvis du er i telefonisk kontakt med en borger og aftaler, at du skal sende noget pr. mail til vedkommende, så husk at gøre opmærksom på, at dette vil komme i e- Boks/Digital Post. Hvis du forlader din computer, skal du låse din PC (Ctrl+alt+delete vælg Lås denne Computer) Vær opmærksom på at personfølsomme oplysninger ikke må gemmes på lokalt udstyr (pc, tablet, smartphone, bærbar mv.), men altid skal gemmes på centrale servere (g-drev, p-drev) eller i fagsystemer. Altså ingen kopi på din egen mobile enhed, da den kan blive stjålet. Vær opmærksom på, at cpr-numre højst må gemmes på G-drev eller P-drev eller i mailprogrammet i 30 dage. Hvis de skal bruges i længere tid end dette, skal de gemmes i fagsystemer eller journaliseringssystemer, f.eks. EKJ eller SBsys. Ved fyraften skal mobile enheder placeres i et skab eller en skuffe, så de ikke er synlige fra vinduer og døre. Som medarbejder skal du være opmærksom på det du udskriver, da det er dit ansvar at alle udskrifter bliver fjernet fra printeren hurtigst muligt. Dette gælder i særlig grad udskrifter som indeholder personfølsomme oplysninger, f.eks. breve til borgere og lister med cpr-numre. Disse skal hentes straks efter udskrift. Et sikkert alternativ er at sætte sin printer op til sikker udskrift, hvor udskriften først sendes ud af printeren, når du står klar til at tage imod. Se hvordan under afsnittet Sikker udskrift. Alle digitale dokumenter breve, aftaler, kontrakter mv. skal arkiveres enten i SBSYS, KMD Sag eller et relevant fagsystem. Gør altid borgeren eller virksomheden opmærksom på det, hvis der findes en selvbetjeningsløsning. CPR-numre og andre personfølsomme oplysninger må ikke ligge fremme på kontorer mv. 2
2. God forvaltningsskik Al digital kommunikation skal leve op til god forvaltningsskik. Det betyder bl.a.: Vi besvarer eller kvitterer for digital post og almindelig e-mail fra borgerne eller virksomhederne samme dag eller senest dagen efter. Og vi behandler digital post som al anden post. Vi besvarer eller kvitterer for interne e-mails hurtigst muligt. Vi er opmærksomme på, at vi jf. Persondatalovens 28 har pligt til at oplyse borgerne om, at vi registrerer oplysninger om borgeren til brug for behandling af deres sag. Vi tjekker de fælles virksomhedspostkasser dagligt. Vi sender altid mail til en så præcis målgruppe som muligt og begrænser antallet af modtagere til færrest mulige. Vi sender kun e-mail til de personer, vi forventer, der skal reagere på e-mailen. Vi sender cc til de modtagere, der skal orienteres. Bcc bruger vi ikke i interne mails. 3
3. Personfølsomme-, personhenførbare- og fortrolige oplysninger Når du benytter digital kommunikation, er det vigtigt, at du er opmærksom på disse 3 ting: Personfølsomme data: Rent private forhold, f.eks. økonomi, race, religion, politik, helbred, seksuelle og sociale forhold Personhenførbare data: Data, der entydigt kan identificere en person f.eks. adresse, mailadresse eller telefonnummer Fortrolige data: Øvrige fortrolige data, f.eks. kontrakter, forretningsplaner og budgetter. Disse data skal altid sendes som sikker post. 4
4. Mobiltelefon og tablet 4.0.1 Sikkerhed på mobiltelefon og tablet Når telefon og tablet er sat op således, at der kan tjekkes mail fra den, skal der som minimum være en 4-cifret PIN-kode på telefonen / tabletten. Derudover skal telefonen / tabletten være sat op, så den låser automatisk efter 5 minutter uden brug. Endeligt er det dit ansvar, at folk, du evt. låner telefonen til, ikke læser dine e-mails. Der må IKKE gemmes data udenfor kommunens netværk, hvorfor alle former for Cloudløsninger som fx. Dropbox, Evernote, icloud, SkyDrive, CloudOn, Google Drive m.fl. er forbudt, da det strider mod Persondataloven Sørg for, at gemme så lidt data som muligt på din mobile enhed, samt jævnligt at rydde op i gamle data - fx. billeder, rapporter eller dagsordener du har hentet. 4.0.2 Apps Hvis du på din mobile enhed installerer Apps (altså programmer), som ikke findes på kommunens liste over godkendte Apps, så hæfter du personligt for at lovgivningen samt alle kommunens regler er overholdt. Se listen her: https://portal.faaborgmidtfyn.dk/index.php?id=8620 4.0.3 Sikker mail fra mobiltelefon og tablets Du må ikke sende personfølsomme oplysninger på mail fra mobiltelefonen og tabletten. Vil du sende mail med følsomme personoplysninger skal du logge på Citrix eller vente til du er tilbage ved computeren. 5
5. Sikker mail Breve og vedhæftede filer, der sendes som digital post eller fjernprint, skal altid være i pdfformat. Det sikrer, at der ikke kan ske ændringer i et dokument, når vi har sendt det. I særlige tilfælde kan dokumentet dog sendes i originalformat f.eks. hvis man er ved at udarbejde et fælles dokument sammen med en ekstern part, eller hvis en handicappet borger bedre kan læse/bruge dokumentet i originalformat. Doc2Mail sørger for, at dokumentet laves om til pdf-format. Hvis vi skifter fra at have kommunikeret via fysiske breve, usikre mailkanaler eller andet til nu at kommunikere via digital post, skal borger informeres om dette. Når du sender et dokument, skal det være dateret den dag, du sender det. Det er som udgangspunkt ikke nødvendigt med underskrift på et brev. Når navnet på underskriver fremgår af brevet sammen med fuldstændige kontaktoplysninger, svarer det til kommunens underskrift. 5.0.1 Sikker mail fra mobiltelefon og tablets Du må ikke sende personfølsomme oplysninger på mail fra mobiltelefonen og tabletten. Vil du sende mail med følsomme personoplysninger skal du logge på Citrix eller vente til du er tilbage ved computeren. 5.1 Interne mails De interne mails (dvs. mails du sender til en kollega i Faaborg-Midtfyn Kommune) er sikre, når de sendes fra Outlook, men ikke når de sendes fra de installerede mailprogrammer på tablet og mobiltelefon. 5.2 Mail til borger 5.2.1 Sikker mail til borger direkte fra egen mail Stå i Outlook. Klik på Ny digital post -knappen i værktøjslinjen øverst Tast borgers cpr.nr. og tryk send og send herefter din mail som normalt. Når mailen er sendt får du en kvittering på afsendelse af en sikker mail. Hvis borger ikke har en e-boks, vil Outlook gøre opmærksom på dette, og du må rette henvendelse til borger via doc2mail (fysisk brev) eller tlf. Inden du sender mailen skal du sikre dig, at dato, kontaktoplysninger, afdeling og det, at henvendelsen er fra Faaborg-Midtfyn Kommune, tydeligt fremgår af mailen. 6
5.2.2 Sikker svarmail til borger, når borger selv har skrevet via sin almindelige mailkonto Når borger har skrevet personlige oplysninger i en mail på usikker linie, så skal du lave en svar-mail, hvor du renser de personlige oplysninger ud af den oprindelige besked og svarer borgeren, at han / hun vil modtage svar i sin e-boks. Herefter sender du et svar via sikker post. 5.2.3 Doc2mail Se side herom 5.3 Mail fra borger 5.3.1 Sikker mail fra borger til FMK, handicap og psykiatri Log på e-boks via sundhed.dk eller e-boks.dk Klik på Skriv ny post Klik på modtagerfeltet Vælg: Find via kategori Søg efter: Offentlige myndigheder / kommuner Klik på: Faaborg-Midtfyn Kommune Klik på Handicap og Psykiatri Klik på Handicap og Psykiatri (underpunkt) Skriv evt. ATT: team-handicap@fmk / teampsykiatri@fmk.dk, navn på medarbejder i emnefeltet Vælg i rullemenuen, hvad henvendelsen handler om Skriv din mail og tryk på send Det er vigtigt, at mailen attesteres til en team-postkasse, da borger ikke vil få en eventuel auto-svar-mail fra dig hvis vedkommende en anden gang vælger at skrive ad den vej med attestering til dig. Det er også vigtigt, at det er en mailadresse, der attesteres til og ikke blot et navn. 5.3.2 Sikker mail fra borger til FMK, Det mobile sundhedscenter, Hjælpemidler, TAR Log på e-boks via sundhed.dk eller e-boks.dk Klik på Skriv ny post Klik på modtagerfeltet Vælg: Find via kategori Søg efter: Offentlige myndigheder / kommuner Klik på: Faaborg-Midtfyn Kommune Klik på Sundhed og sygdom Klik på Sundhed Skriv evt. ATT: (teampostkasse-mail), (navn på modtager) i emnefeltet Vælg i rullemenuen, hvad henvendelsen handler om (hvis ikke det ønskede er på listen vælges sundhedstilbud ) Skriv din mail og tryk på send 5.3.3 Sikker mail fra borger til FMK, Ældreplejen Log på e-boks via sundhed.dk eller e-boks.dk Klik på Skriv ny post 7
Klik på modtagerfeltet Vælg: Find via kategori Søg efter: Offentlige myndigheder / kommuner Klik på: Faaborg-Midtfyn Kommune Klik på Sundhed og sygdom Klik på Personlig hjælp, omsorg og pleje mv. Skriv evt. ATT: (evt. teampostkasse-mail), (navn på modtager) i emnefeltet Vælg i rullemenuen, hvad henvendelsen handler om Skriv din mail og tryk på send Det er vigtigt, at mailen attesteres til en team-postkasse, da borger ikke vil få en eventuel auto-svar-mail fra dig hvis vedkommende en anden gang vælger at skrive ad den vej med attestering til dig. Det er også vigtigt, at det er en mailadresse, der attesteres til og ikke blot et navn. 5.3.4 Når borger skal svare på en mail fra dig, som er sendt til e-boks OBS! Hvis din mail er afsendt via Doc2Mail, skal du huske, at sætte returadresse på. Ellers kan borger ikke besvare mailen. Se mere under afsnittet Doc2Mail. Stå i indbakken (e-boks, via borger.dk eller e-boks.dk) og sæt flueben ved den mail, der skal svares på. Klik på besvar Ret emnet til ATT: (teampostkasse-mail), (navn på modtager) Skriv mailen og klik på send. Det er vigtigt, at mailen attesteres til en team-postkasse, da borger ikke vil få en eventuel auto-svar-mail fra dig hvis vedkommende en anden gang vælger at skrive ad den vej med attestering til dig. Det er også vigtigt, at det er en mailadresse, der attesteres til og ikke blot et navn. 5.4 Mail til virksomheder, myndigheder mv. Inden du sender mailen skal du sikre dig, at dato, kontaktoplysninger, afdeling og det, at henvendelsen er fra Faaborg-Midtfyn Kommune, tydeligt fremgår af mailen. 5.4.1 Tunnelmail Nogle offentlige myndigheder har tunnelmail. Det betyder, at man kan sende sikkert direkte fra sin egen arbejdsmail (@fmk.dk) til en anden medarbejders arbejdsmail (Ex. Navn.på.medarbejder@svendborg.dk). Der findes ikke en liste over, hvilke myndigheder der er med i tunnelmailsystemet, men de fleste kommuner og regioner er. Heldigvis kan man ikke komme til at sende usikkert, hvis man følger denne guide: Åben en mail i Outlook. Skriv mailen Indtast modtagers mailadresse i Til: -feltet. Når du er klar til at sende, skal du trykke på Send. Denne finder du ved at trykke på de to pile til højre i emailens værktøjslinie for oven. 8
Hvis modtageren er med i tunnelmailsystemet, vil du herefter modtage en bekræftelse på, at mailen er sendt sikkert til modtageren. Hvis modtageren ikke er med i tunnelmailsystemet, vil Outlook fortælle, at den ikke kan sende sikkert til den pågældende adresse og man må i stedet gå den lange vej over modtagerens sikker post mailadresse. 5.4.2 Ikke tunnelmail og / eller kender ikke modtagers adresse På Infolet under mine genveje finder du Send sikkert adressebog (https://eservice.logiva.dk/pub/servlet/dk.logiva.signserver.servlets.pub.addresssearchser vlet?organization=faaborgmidtfyn.dk). I denne kan du finde alle de sikre mailadresser, som er kendt af kommunens email-system. Du finder den ønskede adresse, klikker på den, skriver din mail og bruger Send sikkert knap, når mailen skal sendes afsted. Hvis der ikke er en sikker mail adresse på den ønskede modtager, må du ringe modtager op og bede om deres sikker mail adresse. Herefter åbner du en mail, skriver din mail, skriver den oplyste sikker mail adresse i Til: - feltet og klikker på Send sikkert knap, når mailen skal sendes. Hvis der alligevel ikke er tale om en sikker linie, vil Outlook sende en meddelelse til dig om, at mailen ikke er gået igennem. 5.4.3 Ikke tunnelmail kender modtagers adresse Skriv modtagers sikker-mail adresse i Til: -feltet. Skriv din mail og brug Send sikkert knap, når mailen skal sendes afsted. 5.4.4 Doc2mail Se side herom 5.5 Mail fra virksomheder, myndigheder mv. Virksomheden/myndigheden skal fra sin egen sikre postkasse skrive til sikkerpost@faaborgmidtfyn.dk. I emnefeltet skal der skrives ATT: (teampostkasseadressen (ex. team-handicap@fmk.dk), navn på medarbejder) Hvis en virksomhed eller myndighed forsøger at sende en sikker mail til Faaborg-Midtfyns sikre postkasse, men ikke kan komme igennem med den, så skal de først kontakte egen it-afdeling/it-leverandør. Hvis problemet ikke kan løses kan de ringe til helpdisk: 7253 1300 9
6. Doc2mail Du bruger Doc2Mail til at sende breve til borgere og virksomheder i de tilfælde, hvor du normalt ville sende et fysisk brev. Doc2Mail afleverer automatisk brevet fra dine alm. programmer direkte til borgeren eller virksomheden enten som digital post eller som papirpost (fjernprint). Doc2Mail registrerer automatisk, om en borger eller virksomhed er tilmeldt Digital Post. Borgere eller virksomheder, der ikke har en digital postkasse, vil automatisk få Faaborg- Midtfyn Kommunes henvendelse tilsendt som et almindeligt papirbrev. Doc2Mail fungerer som printer og er nem at bruge. Det vil sige at ved udskrivning vælger man Doc2Mail på samme måde, som når du vælger en anden printer. Inden du sender brevet skal du sikre dig, at Faaborg-Midtfyn Kommunes brevhoved, adresse og postnummer, dato, kontaktoplysninger, afdeling og det, at brevet er fra Faaborg-Midtfyn Kommune, tydeligt fremgår af brevet. 6.0.1 Udskrivning med Doc2Mail Når du er færdig med dokumentet, og det er klar til afsendelsen vælg: 1. Udskriv og udpeg doc2mail som din printer. Doc2Mail starter 2. I øverste område vælger du, hvordan dokumentet skal udskrives. Der er forvalgt, at brevet skal leveres på følgende måde: Forsøg først digital post, ellers fjernprint. Det betyder, at systemet så vidt muligt vil aflevere forsendelsen digitalt, hvis ikke muligt vil den blive printet, kuverteret og afsendt af KMD printercentral. 3. Adressering af forsendelsen sker ved indtastningen af CPR eller CVR nummer. Doc2Mail fortager automatisk kontrol af indtastede oplysninger. Hvis modtager er tilmeldt digital post vil dette kunne ses som et grønt logo Digital Post samtidig vil man kunne se den direkte omkostning forbundet med forsendelsen. Tilføj returadresse påfører returadressen på forsendelser som bliver sendt med Post Danmark. Dokumenttitel er foruddefineret, men kan ændres (maksimum 50 positioner). Titlen ses af modtager. Nederste del af dialogvinduet viser, at brevet kan sendes digitalt eller, at der skal betales porto. 4. Tilknytning af bilag sker ved anvendelsen af plus tegn i bilagsbakken, og man kan derefter udpege de bilag/filer som man vil vedlægge brevet. Man tilknytter bilag til forsendelsen ved at klikke på den grønne pil som peger mod venstre. 5. Man kan altid se, hvad der sendes og hvordan det ser ud, ved at klikke på Vis forsendelse. 6.0.2 Opsætning af returpostkasse, så borger kan besvare mail i e-boks. Hvis borger skal kunne svare på den mail, man sender til e-boksen via Doc2Mail, så skal der sættes en returpostkasse på. Når først returpostkassen er valgt, så bliver denne gemt indtil man ændrer den. Hvis du arbejder med flere forskellige områder, er det således vigtigt, at du er opmærksom på, hvilken returpostkasse, du er sat op til at bruge. 1. Du åbner Doc2Mail fra NAL-vinduet. 2. I fanebladet Indstillinger finder du i bunden knappen Skift, som du klikker på. I rullemenuerne vælger du den ønskede svarpostkasse og det rigtige emne 10
3. Luk. 6.0.3 Krav til brevskabeloner Brevskabeloner er tilrettet, så de passer til vinduet i den specielle KMD kuvert. Hvis du ikke bruger standardskabelon skal du være opmærksom på målene, så det passer til en rudekuvert. Husk et følgebrev ved fremsendelse af blanketter, hvor der ikke er adressefelt. 6.0.4 Forsendelse og forsendelsesliste Efter hver forsendelse vil man få oplyst forsendelses ID, som er unikt for hver forsendelse. Alle forsendelser vil blive listet i kronologisk rækkefølge og kan søges i. 6.0.5 Gemte bilag Du kan etablere eget bilagsarkiv. Arkivet er anvendeligt, hvis du råder over mange bilag, som tilknyttes jævnligt. Husk at opdatere bilagene jævnligt, da de kan blive uaktuelle. Husk at ved digitale forsendelser kan du anvende linkede dokumenter/sider i stedet for at vedlægge flere bilag. Dette kan anvendes ved henvisning til lovstof (link til lovgivningen) eller til andre steder på nettet som borgere/virksomheder har adgang til. 6.0.6 Arbejde ved Citrix Hvis du arbejder via Citrix, skal du huske at stille din standardprinter til Doc2Mail, inden du forlader din arbejdsplads på kontoret. 11
7. Sikker udskrift Du kan sætte din computer og printer op til sikker udskrift, hvilket betyder, at udskriften først bliver printet, når du står klar til at tage imod ved printeren. På den måde undgår du, at printerrummet flyder med uafhentede papirer og vigtigere så undgås det, at der ligger personfølsomme oplysninger frit fremme. 7.1 Opsætning af computer / printer 1. På din computer klikker du på flaget i nederste venstre hjørne. Her vælger du Enheder og printere. 2. Højreklik på din standardprinter (den med det grønne flueben) og vælg udskriftsindstillinger). 3. I den boks, der åbner, skulle du gerne stå på fanebladet Min fane. Under Outputmetode klikker du på Brugerindstillinger. 4. Opret id og adgangskode. Dit id skal være = dit bruger-id. Adgangskoden skal være en 4-cifret kode. 5. Klik ok. Klik Anvend. Klik ok 6. Højreklik igen på standardprinteren (den med det grønne flueben). Vælg Printeregenskaber. 7. Stå i fanebladet Indstillinger og vælg Indstilling af sikker udskrift. 8. Sæt flueben i kun sikker udskrift. Sæt prik i Tillad. 9. Klik ok. Klik Anvend. Klik ok. 7.2 Når du har sendt noget til print 1. På printeren trykker du på Menu -knappen. Det er den knap ude til højre, der forestiller et lille hus. 2. Tryk på Brg-bakke og vælg system (står til venstre på skærmen) 3. Tryk på Sikker udskrift 4. Ved Dokument-id skriver du dit bruger-id. Herefter klikker du på Adgangskode og skriver den 4-cifrede kode, du valgte, da du indstillede printeren. Tryk på fluebenet i nederste højre hjørne på skærmen. 5. Klik på det dokument, du vil udskrive. Tryk på Udskriv og tryk til sidst på start-knappen på printeren (ligesom når du skal kopiere). 12