Vi sparer penge, når vi køber ind sammen Region Midtjylland køber årligt varer og tjenesteydelser for cirka 8 milliarder kroner. Det svarer til næsten 30 % af regionens samlede økonomi, og derfor er der mange penge at spare, når vi køber dygtigt ind. Beregninger viser, at Region Midtjylland i perioden fra 2007 til 2015 har høstet besparelser på indkøbsområdet på cirka 200 millioner kroner. I Økonomiaftalen mellem Danske Regioner og Regeringen er der enighed om, at regionerne tilsammen kan effektivisere indkøbsområdet for i alt 1,5 mia. kroner frem mod 2020. Region Midtjyllands andel af milliardbesparelsen er på 300 mio. kroner. Der er tale om en bunden opgave. Hvis vi ikke finder de 300 mio. kroner inden 2020 ved at effektivisere indkøbsområdet, så skal vi finde dem et andet sted. Derfor har vi sat endnu mere fokus på at professionalisere vores vareforsyning. Der er mange håndtag, der skal skrues på, før vi er i mål. Vi skal lave udbud eller aftaler på alle varer og tjenesteydelser Vi skal have et effektivt bestillingssystem Vi skal have effektive arbejdsgange, når vi modtager varer Vi skal have et smallere varesortiment Heldigvis er der allerede taget betydelige skridt i den rigtige retning. Men vi har brug for din hjælp, hvis vi skal nå helt i mål. Derfor beder vi dig om at læse videre, så du er godt klædt på til de forandringer, der skal hjælpe os i mål.
Smallere varesortiment Region Midtjyllands hospitaler, institutioner og regionshuse bruger tusindvis af forskellige varer og tjenesteydelser hver eneste dag. Mange af de varer, vi køber, har samme funktion, men kommer fra forskelige leverandører. Hvor ét hospital eller en én hospitalsafdeling køber f.eks. skalpeller hos en leverandør, så køber et andet hospital eller en anden afdeling skalpeller fra en anden. Det er rart at have noget forskelligt at vælge imellem, men økonomisk er det skidt. Jo flere stykker af en vare, vi køber hos en enkelt leverandør, jo billigere bliver varerne. Det skal vi drage fordel af. Beregninger viser, at vi kan hente 40 mio. kroner i rabatter på et smallere varesortiment. Derfor rydder vi løbende op i antallet af varenumre og leverandører, så vi kun har det antal varenumre og leverandører, som er nødvendigt. Det kan ikke undgås, at oprydningen kan mærkes i klinikken, på institutionerne og i regionshusene. Engang imellem skal vi derfor vænne os til at bruge andre varer end dem, vi er vant til.
Testet af hverdagen Når vi vælger en vare frem for en anden, så er det ikke kun prisen, der er afgørende. Vi vælger den vare, der er bedst for regionen ved en samlet vurdering af kvalitet og pris. Vi prioriterer arbejdsmiljø og patientsikkerhed højt, når vi vælger en vare. Og vi sørger gennem inddragelse af brugergrupper for, at varerne i videst muligt omfang er»testet af hverdagen«, inden de bliver taget ind i regionen. I videst muligt omfang, for vi kan ikke spørge alle til råds om alle varer. I en stor region som vores kan der derfor også være lokale forskelle som betyder, at en vare, der fungerer godt et sted, ikke er optimal et andet. Heldigvis er det sjældent, at en ny vare volder problemer. Men hvis du oplever problemer med de varer, du bestiller, så kan du, hvis du er ansat på et hospital, altid kontakte hospitalets indkøbsafdeling. Hvis du arbejder i et regionshus eller på en institution skal du kontakte Indkøb og Medicoteknik.
Bedre indkøbssystem Det skal være nemt at bestille, betale og fakturere en vare. Derfor er Region Midtjyllands indkøbssystem, det, der i gamle dage blev kaldt ILM, netop blevet opgraderet og moderniseret, så det er nemmere at betjene. Fremover kalder vi systemet for RM Indkøb. Fordelen ved at bestille varer i RM Indkøb er, at systemet automatisk sikrer, at du får varen til den pris og under de vilkår, som er aftalt med hele regionen. Du er også sikker på, at den rette betaling når frem til rette tid til den rette leverandør. Ved bestilling gennem RM Indkøb er du desuden med til at sikre, at vi får et samlet overblik over forbruget af varer i Region Midtjylland. Den viden skal vi bruge, når vi henter nye tilbud på varer hjem. RM INDKØB
En aftale er en aftale Vi støder jævnligt på spørgsmål om, hvorfor man skal købe en given vare gennem de fælles indkøbsaftaler, når en tilsvarende vare kan findes billigere et andet sted. Det er et godt og relevant spørgsmål. Men der er faktisk god økonomi i at købe ind på de fælles aftaler. Også selv om det kan være svært at forstå, hvis man lige snubler over et slagtilbud eller får besøg af en dygtig sælger, som hiver et rigtigt godt tilbud til dig og din afdeling op af tasken. Når Region Midtjylland laver en aftale med en leverandør, så er aftalen baseret på en bestemt pris, en bestemt kvalitet og nogle betingelser for, hvordan varen skal leveres, serviceres og vedligeholdes. Kontrakten kan også indeholde en aftale om forsyningssikkerhed, så Region Midtjylland er sikret varer af en bestemt type og kvalitet. Vi ved godt, at det kan være nogle overordentligt fristende tilbud, du eller din afdeling bliver præsenteret for. Men det har en naturlig forklaring. Region Midtjylland er en stor kunde for mange leverandører, og derfor vil nogle leverandører gøre meget for at komme til at handle med os. For eksempel gå markant ned i pris i forhold til prisen hos den leverandør, vi har lavet en aftale med. Men leverandøren med den lave pris har haft chancen, da varen var i udbud, og nu har vi lavet en anden aftale. Gode tilbud er fristende, men hvis du åbner bagdøren for en leverandør, vi ikke har en aftale med, så er du med til at underminere både indkøbsaftalerne, leverandørernes tillid til regionen og hele indkøbssystemet. Til gengæld for den gode pris og de gode vilkår, så skal vi selvfølgelig overholde aftale med leverandøren. Hvis vi får ry af, at vi ikke er til at stole på, så kan vi ikke fremover lave fordelagtige aftaler om kvalitetsprodukter med gode rabatter med vores leverandører.
Regionslager og logistik Indkøb handler ikke kun om at bestille og betale en vare. Varen skal også frem til den rigtige afdeling, institution eller regionshus. Og den skal opbevares et sted, indtil den skal bruges. I dag kører alle leverandører rundt til alle hospitaler, institutioner og regionshuse med de varer, der bliver bestilt. I 2018 etablerer vi derfor et fælles regionslager, hvor alle varer bliver modtaget og sendt videre til de hospitaler, institutioner eller regionshuse, der skal bruge dem. Det fælles regionslager skal levere afdelingspakkede leverancer. Altså pakke, transportere og levere alle de varer, som skal til samme afdeling i en og samme omgang. Leveringen skal ske fra dag til dag eller i et tempo, så det ikke længere er nødvendigt at opretholde lokale lagre på hver enkel matrikel. Det kræver en omorganisering af den måde, vi modtager og videredistribuerer varer på i dag, men modtagerne af varerne vil ikke mærke nogen forskel. Når leverandørerne kun skal levere varerne et sted, så bliver det nemmere for leverandøren at planlægge leverancerne og spare penge på transport. Beregninger viser, at det kan give ekstra rabatter på varerne på op til 30 mio. kroner. Et fælles lager giver en række stordriftsfordele. For eksempel vil vi kunne effektivisere nogle arbejdsgange og forbedre lagerstyringen ved anvendelse af robotteknologi. Beregninger viser, at vi på den måde kan spare 5 mio. kroner.
I mål i 2018 Med etableringen af regionslageret i 2018 når vi i mål med vores ønske om en professionel vareforsyning for Region Midtjylland. Vi er godt på vej, men vi kan ikke lykkes uden din hjælp. Vi håber derfor, vi har givet dig forståelse for nogle af de forandringer, som skal til.