tidstyper og tidsstyring Er du tidsoptimist, tidsrealist eller tidspessimist? De tre tidstyper : Er du tidsoptimist, tidsrealist eller tidspessimist? I slutningen af 90 erne arbejdede jeg i en mindre konsulentvirksomhed i Århus, hvor min chef og jeg jævnligt tog på studieture til Tyskland med et hold kursister. Jeg glemmer aldrig den første gang. Toget afgår kl. 8.31, og kl. 8.00 står jeg klar på stationen for at tage imod kursisterne og sikre, at alle er med. Tiden går, og der er intet spor af min chef. Da klokken bliver 8.25, er jeg oprigtigt nervøs. Både over om der kan være sket ham noget og ved udsigten til at skulle alene af sted. Kl. 8.30 kommer han slentrende ned af perronen og når lige at stige på toget, inden fløjten lyder. Siden hen gentog mønstret sig, hver gang vi skulle ud og rejse sammen. På et tidspunkt spørger jeg ham, om han aldrig er bange for ikke at nå toget eller flyet. Hans svar er såmænd logisk nok: Han er aldrig kommet for sent, og skulle det ske, kan han jo bare tage en senere afgang. Selv ville jeg aldrig kunne rejse på den måde. Forskellen på min tidligere chef og mig er, at han har et meget afslappet og optimistisk forhold til tid, mens jeg har behov for at have styr på min tid: Hvor lang tid tager det? Hvor lang tid har vi? Vi er med andre ord forskellige tidstyper. Vi har alle et særligt forhold til tid, og måden, vi forholder os til tid på og opfatter den, er udtryk for vores respektive tidstype. At kende sin egen og andres tidstyper er et fantastisk effektivt værktøj til både at styrke sin egen effektivitet og samarbejdet med andre mennesker. Jo bedre vi forstår vores egne og andres reaktioner og holdninger i forhold til tid og planlægning, jo nemmere bliver det at arbejde sammen og at lægge en plan, der holder. Hvilken tidstype er du? Skrev du stil natten før aflevering, eller havde du den klar en uge før? Har du planer, der fylder 30 timer på et døgn og alligevel et afslappet forhold til det, eller falder din verden sammen, hvis du overskrider deadline med 20 minutter? Så er du enten tidsoptimist, tidsrealist eller tidspessimist. Læs videre, og find ud af hvilke tidstype, du er. Tidsoptimisten Hvis du er en af dem, der er blevet træt af at planlægge, fordi planen alligevel aldrig holder, er du sikkert en tidsoptimist. Tidsoptimister er selvsagt ret optimistiske, hvad angår tid og ressourcer, både på deres egne vegne og på andres. Alting tager kun et øjeblik eller fem minutter, og planlægning er ikke en disciplin, tidsoptimister ofrer lang tid på. Hvis de endelig planlægger, er planerne sjældent realistiske og har med garanti meget små margener. Der skal altså ikke mange uforudsete opgaver eller afbrydelser til, før planen falder sammen som et korthus. Og planer, der ikke holder, bekræfter blot tidsoptimisten i, at det er spild af tid at planlægge. Optimistens største udfordring er, at han glemmer, at ting og mennesker tager tid. I tidsoptimistens kalender kan man således sagtens finde de bookede møder, men tiden til forberedelse, eventuel transport og opfølgning er yderst sjældent en del af planlægningen. Tidsoptimisten er god til at være til stede i nuet og være optaget af den igangværende aktivitet. Denne evne er ham eller hende misundt af både tidsrealisterne og især tidspessimisterne, som rent mentalt ofte er på vej videre til næste opgave, inden de er færdige med den første. Tidsoptimisten kan imidlertid blive så opslugt, at hun glemmer tid og sted. Det er slet ikke usædvanligt at opleve Side 36 nr. 1 2015 Ledelse i udvikling
tidstyper og tidsstyring Om skribenten Trine Kolding er forfatter og underviser med speciale i personlig effektivitet og planlægning siden 2000 igennem egen kursusvirksomhed siden 2004. Inden var hun bl.a. projekt- og teamleder på Teknologisk Institut. Forfatter til fem bøger om effektivitet. Uddannelsesmæssig baggrund: Copenhagen Business School, Danmarks Pædagogiske Universitet, proceskonsulent fra Rambøll ATTRACTOR samt certificeret coach. I næste nummer: Fotograf: Peter Theglev Styrker og udviklingsmuligheder Kan du genkende dig selv eller kolleger i beskrivelsen af de tre tidstyper? Måske kan du se dig selv i mere end én tidstype? I næste nummer kigger vi på tidstypernes styrker og udviklingsmuligheder, samt hvorfor nogle mennesker skifter tidstype, afhængig af hvilken kontekst de er i. tidsoptimister komme for sent til møder, fordi de lige var i gang med noget andet. Da de samtidig er spontane og arbejder lystbetonet, ser man ofte, at de shopper rundt mellem opgaverne, fordi de lige får en tanke, som leder videre til noget andet osv. Tidsoptimister leverer ofte i sidste øjeblik, hvad angår deadlines. Adspurgt hvorfor, vil svaret typisk være: Jeg arbejder bedst under pres. Tidsrealisten Tidsestimeringen af opgaver passer nogenlunde med de timer, tidsrealisten har planlagt at være på arbejde. Formentlig er der lagt lidt buffertid ind til det uforudsete. Realisten har tjek på, hvor lang tid opgaverne tager, og hvor lang tid vedkommende har til rådighed, og trives bedst med at have overblik og struktur. Samtidig ved en realist, at dagen byder på en del afbrydelser og uventede opgaver, og det prøver han at indregne i sin planlægning. Alligevel kan også tidsrealisten jævnligt opleve, at tiden skrider. Hverdagen er uforudsigelig på grund af hasterkulturen, stigende informationsmængder og øgede krav til fleksibilitet og omstillingsparathed, og uforudsigeligheden lader sig sjældent planlægge. Men gennem struktur og løbende forventningsafstemning lykkes det som regel realisten at nå i mål uden for store forsinkelser. I forhold til de øvrige måder at opfatte tiden på er realisten i en gunstig position. Han har en realistisk tidsfornemmelse og gør, hvad han kan for selv at styre tiden, og tager samtidig højde for, at arbejdsdagen langt fra kan planlægges 100 procent. Tidspessimisten Tidspessimisten har med garanti ikke planlagt al sin tid til opgaveløsning, for han ved, at ting tager tid, og at nogle ting tager meget lang tid. Og hvad med alle de mange afbrydelser og ikke-planlagte opgaver? Dem har pessimisten også indkalkuleret i planen. Han har sikkert også sat ekstratid af til de fleste af opgaverne, for der er altid nogle mennesker, der overskrider deres deadlines og afleverer for sent, og så vælter hele planen. Tidspessimisten har et yderst realistisk forhold til tid, til tider endda noget anstrengt. Pessimisten er meget pligtopfyldende og overholder altid aftaler og deadlines. Det værste, man kan udsætte en tidspessimist for, er forsinkelser, mange ubekendte faktorer og udsigten til at skulle overskride en deadline. Derfor kan man jævnligt opleve pessimisten sige nej til opgaver eller sætte spørgsmålstegn ved, om tidsfristen er realistisk. Arbejdsdagens stigende uforudsigelighed kan nemt blive kilde til irritation, fordi den vanskeliggør planlægningen. Kilde: Ledelse I Udvikling Nr.1 2015 Udgivet af DANSK HR www.danskhr.dk Ledelse i udvikling nr. 1 2015 Side 37
styrker og udviklingsmuligheder De tre tidstyper : styrker og udviklingsmuligheder Første artikel i serien om De tre tidstyper tidsoptimisten, tidsrealisten og tidspessimisten handlede om deres karakteristika. Se oversigten for en genopfriskning. I denne artikel stiller vi skarpt på tidstypernes styrker og udviklingsmuligheder. Tidsoptimistens styrker Tidsoptimisten har en formidabel evne til at være til stede i nuet, og denne evne er ham misundt af både tidsrealisterne og tidspessimisterne, som ofte rent mentalt er på vej videre til næste opgave, inden de er færdige med den første. Optimisten ser muligheder frem for begrænsninger og siger ja til de fleste opgaver med en dybfølt tro på, at alt nok skal nås inden for deadline. En tidsoptimist kan godt blive stresset, men der skal noget mere til at vælte læsset, end tilfældet er for tidsrealisten og tidspessimisten. Selvfølgelig når vi det Det plejer vi jo at gøre, er typiske slagord blandt tidsoptimisterne, og en helt særlig klassiker er: Jeg arbejder bedst under pres. Evnen til at præstere godt i sidste øjeblik hænger for de fleste sammen med, at de bliver ekstra gode til at fokusere og gøre én ting ad gangen, når de ved, at deadline er lige om hjørnet. Tidsoptimister arbejder ofte lystbetonet og trives godt i innovative og kreative fag og i job uden store krav til struktur og planlægning. Udviklingsmuligheder Start med at lave to do-lister og tidsestimere opgaverne bliv bevidst om, at ting og mennesker tager tid. Registrér dit tidsforbrug i en periode på 3-4 dage, så du ved, hvor lang tid opgaverne reelt tager. Er der sammenhæng mellem estimater og virkeligheden? Lad buffertid blive dit nye favoritord, og afsæt tid til uplanlagte opgaver. Husk transporttiden, hvis du har opgaver ud af huset. Tidsrealistens styrker Tidsrealisten har tjek på, hvor lang tid opgaverne tager, og hvor lang tid vedkommende har til rådighed, og trives bedst med at have overblik og struktur. Samtidig ved en realist, at dagen byder på en del afbrydelser og uventede opgaver, og det prøver han at indregne i sin planlægning. Skrider tidsplanen alligevel, vil det gennem replanlægning og løbende forventningsafstemning som regel lykkes realisten at nå i mål uden for store forsinkelser. I forhold til de øvrige måder at opfatte tiden på er tidsrealisten i en gunstig position. Han har en realistisk tidsfornemmelse og gør, hvad han kan for selv at styre tiden ved at prioritere sine vigtige opgaver, tage sig tid til udvikling, forberedelse og fokuseret tid og samtidig tage højde for, at arbejdsdagen langt fra kan planlægges 100 procent fra kl. 9 til 17. Udviklingsmuligheder Fortsæt med at planlægge realistisk ved at tage højde for hverdagens uforudsigelighed. Øv dig i at være til stede i nuet. Ikke alt kan og skal planlægges. Test din tidsrealisme med jævne mellemrum ved at tidsestimere opgaverne på to do-listen. og følge op efterfølgende: Holdt estimatet stik? Tidspessimistens styrker Tidspessimisten har et yderst realistisk forhold til tid, er meget pligtopfyldende og overholder altid aftaler og deadlines. I sin planlægning tager pessimisten højde for, at der altid er nogle mennesker, der overskrider deres deadlines og afleverer for sent, så der er afsat ekstra god tid, hvis samarbejdspartneren er tidsoptimist. Det værste, man kan udsætte en tidspessimist for, er forsinkelser og mange ubekendte faktorer. Til gengæld vil han elske at blive spurgt til råds i spørgsmål om planlægning og vil kunne bidrage med masser af input til, hvad du skal være opmærksom på for at blive færdig til tiden. Man finder tidspessimister i job, hvor struktur, overblik og overholdelse af deadlines er kernekompetencer. Tidspessimisten har en forkærlighed for skemaer og projektplaner, og værktøjer som MS Project eller Excel er blandt favoritterne. Side 36 NR. 2 2015 LEDELSE I UDVIKLING
OM SKRIBENTEN TRINE KOLDING er forfatter og underviser med speciale i personlig effektivitet og planlægning siden 2000 igennem egen kursusvirksomhed siden 2004. Inden var hun bl.a. projekt- og teamleder på Teknologisk Institut. Forfatter til fem bøger om effektivitet. Uddannelsesmæssig baggrund: Copenhagen Business School, Danmarks Pædagogiske Universitet, proceskonsulent fra Rambøll ATTRACTOR samt certificeret coach. Fotograf Peter Theglev Udviklingsmuligheder Du vil med fordel kunne bruge mindre tid på planlægning og mere tid på udførelse. Prøv ligesom tidsoptimisten at tidsestimere opgaverne på listen og hernæst registrere dit tidsforbrug i en periode på 3-4 dage. Du vil formentlig opdage, at nogle opgaver ikke tager så lang tid som forventet. Øv dig i at være til stede i nuet. Der skal være plads til spontanitet, pludseligt opståede opgaver og gode ideer. Træn evnen til at sige pyt, når tingene ikke flasker sig som planlagt. Eller brug sætningen: Hvad er det værste, der kan ske? Hvor sandsynligt er det? Fotograf: Peter Theglev I næste nummer: Udnyt styrkerne og optimer samarbejdet I næste artikel kigger vi nærmere på, hvordan vi kan udnytte styrkerne og optimere samarbejdet mellem de forskellige tidstyper. Tidsoptimisten Tidsrealisten Tidspessimisten Det ta r kun et øjeblik Jeg er færdig om fem minutter Har et afslappet forhold til tid Går sjældent eller aldrig med ur Glemmer, at ting og mennesker tager tid Glemmer tid til forberedelse og udførelse af opgaver Har tendens til at sige ja til for mange ting Laver urealistiske planer eller har helt droppet planlægning planlægning opfattes som lidt af en spændetrøje Afsætter sjældent eller aldrig buffertid Arbejder i nuet Er spontan og impulsiv Arbejder lystbetonet og starter med de sjove eller nemme opgaver Har det vanskeligt med rutineopgaver Forbereder sig i sidste øjeblik Kommer ofte for sent Deadlines overskrides jævnligt Min erfaring viser, at det tager Jeg har kalkuleret med Hvornår er deadline, og hvor mange ressourcer har jeg? Tendens til at være styret af uret Har et realistisk forhold til tid og foretrækker planlægning og struktur Planlægger på kort og længere sigt Arbejder med realistiske to do-lister Tidsestimerer Afsætter tid til uforudsete opgaver og afbrydelser Lægger buffertid mellem møder Sætter tid af til at løse opgaver Tendens til at tænke på næste opgave, inden den første er afsluttet Tager som regel pligtopgaverne først, herefter de sjove Tænker forebyggende Kommer til tiden eller før tid Deadlines overholdes eller genforhandles Har vi nu tid nok? Jeg tror ikke, jeg kan nå det Det kan nok ikke lade sig gøre Forholdet til tid er noget anstrengt Sætter flere vækkeure i forbindelse med rejser eller vigtige aftaler Siger ofte nej af frygt for ikke at kunne nå at blive færdig Bruger meget tid på planlægning og kan nemt fortabe sig i detaljer Vil være helt sikker på, at alle faktorer er medregnede Fremtidsorienterede fokus på, hvad der kan ske Starter med pligtopgaverne og når sjældent til det sjove Har det vanskeligt med uforudsete opgaver og hændelser Er glad for meget buffertid For mange opgaver og spontanitet kan virke stressende Har en forkærlighed for skemaer og planer Kommer i meget god tid Afleverer altid til tiden eller før tid Kilde: Ledelse I Udvikling Nr. 2 2015 Udgivet af DANSK HR www.danskhr.dk
sådan optimerer du samarbejdet i mellem tidstyperne De tre tidstyper : Sådan optimerer du samarbejdet imellem tidstyperne Forrige artikel omhandlede De tre tidstyper og deres styrker og udviklingsmuligheder. Denne artikel fokuserer på samarbejdet tidstyperne imellem. At vide, hvilken type du selv er og samtidig kende til dine omgivelsers forhold til tid, er nyttigt for enhver form for kommunikation og samarbejde. Når kollegaen eller medarbejderen igen kommer for sent eller afleverer i sidste øjeblik, kan årsagen være så simpel, at vedkommende er en udpræget tidsoptimist. At vide det gør selvfølgelig ikke forsinkelsen mindre irriterende, og det må heller ikke blive en sovepude for optimisten, men nu kan du tage dine forholdsregler, fx ved at lægge ekstra buffertid ind, når planerne involverer en tidsoptimist, eller måske endda lægge planen sammen med vedkommende. Er du selv tidsoptimist, skal du vide, at tidsrealister og tidspessimister har behov for struktur og planer for deres arbejde. Det er vigtigt for dem, at deadlines ikke overskrides, og de vil værdsætte dig højt som kollega eller chef, hvis du viser, at du respekterer deres tid. Forsøg at finde et kompromis, og øv dig i at være bare lidt mere tidsrealistisk, når du arbejder sammen med andre tidstyper. Hvem ved, måske vil det endda være en god oplevelse at følge en plan og overholde deadline? Skru op eller ned for tidstyperne Uanset hvilken tidstype du er, er det gavnligt at udfordre sig selv lidt. Hvordan vil det være at bevæge sig lidt ind på tidsoptimistens territorium? Hvilke fordele kunne der være ved at tage både tid og ting lidt mere afslappet? Eller hvordan mon arbejdsdagen ville forløbe, hvis du satte tid af til at få overblik over dagens opgaver, udarbejde en prioriteret rækkefølge og følge listen? Tidstyperne rummer en række styrker, som vi kan drage nytte af, og så er der naturligvis plads til forbedringer hos alle tre. Det kan være hjælpsomt at se De tre tidstyper som forskellige knapper, du kan skrue op og ned på. Sidder du fx fast i en kø og kan forudse, at du kommer for sent til et vigtigt møde, vil det for mange være en naturlig reaktion af tage de tidspessimistiske briller på og fokusere på alle de negative aspekter af situationen. Vi er formentligt enige om, at det kan være svært at finde fordele ved at komme for sent, men kan du alligevel ikke ændre på tingenes tilstand, kan du give besked om, at du bliver forsinket og i stedet prøve at skrue op for tidsoptimismen og få det bedste ud af situationen. Et ben i flere lejre er ofte en fordel Som tidsrealist kan du sagtens stå med et ben i tidsoptimistens eller i tidspessimistens lejr. I virkeligheden kan det være en stor fordel at have træk fra flere af typerne. Det betyder, at du mestrer flere discipliner og kan skrue henholdsvis op og ned for en parameter afhængigt af situationen. På den måde kan du udnytte din evne til realistisk planlægning, samtidig med at du er fuldt ud tilstede i dét, du laver. Og hvis planen af en eller anden årsag går i vasken, kan du trække på din evne til at være afslappet med tiden. Omvendt kan du skrue op for tidspessimismen, hvis du ved, at leveringen af en bestemt opgave er meget kritisk, og at overskridelse af deadline ikke er en mulighed. Så er det en god evne at kunne tænke i worst-case-scenario. Besidder du evnen til bevidst at skifte mellem de tre positioner og måder at se tiden på, har du i virkeligheden de bedste kort på hånden Side 36 NR. 3 2015 LEDELSE I UDVIKLING
Fotograf: Peter Theglev Hvordan påvirker tidstyperne hinanden? Det er usandsynligt, at en tidsoptimist pludselig konverterer helhjertet til tidspessimist og omvendt Men vi påvirker uden tvivl hinandens tidstyper. Blandt ledere findes der generelt en overvægt af optimister. I sagens natur er det nødvendigt, at lederen besidder en vis grad af optimistisk tro på, at tingene kan lykkes og nås inden for deadline. Blot skal tidsoptimismen krydres med en vis mængde tidsrealisme af hensyn til medarbejderne. En tidsoptimistisk chef kan skubbe medarbejdere hen mod tidspessimisme Jeg arbejder jævnligt med teams, hvor en forholdsvis tidsrealistisk medarbejdergruppe udvikler tidspessimistiske træk som modreaktion til en tidsoptimistisk chef. Det er vigtigt at vide, at en høj grad af tidsoptimisme kan afstedkomme utryghed hos de medarbejdere, der konkret sidder med udførelsen af opgaver og har erfaring med, hvor lang tid det reelt tager at nå i mål. Medarbejderne reagerer ved at trække i modsat retning og argumentere for, hvorfor deadline er helt umulig at nå. Måske er tidshorisonten ikke helt ude i skoven, men føler medarbejderne sig ikke hørt i deres indvendinger, er en naturlig reaktion at skrue op for pessimismen. Chefen kan måske opleve, at medarbejderne tager nej-hatten på, og vil som modreaktion bringe endnu flere tidsoptimistiske argumenter til torvs. Hurtigt kan situationen udvikle sig til tovtrækkeri mellem de to yderpoler af tidsopfattelserne. Er du tidsoptimist, kan du gøre dig selv og de øvrige tidstyper en tjeneste ved at investere lidt tid i at lytte til deres argumenter. Ofte har de fat i pointer, der er værd at inddrage i planlægningen. Det er ikke ensbetydende med, at deadline skal forlænges med 50 procent, men lydhørhed, imødekommenhed og gensidig respekt for hinandens styrker kan hurtigt bringe de forskellige tidstyper tættere på hinanden og dermed give samarbejdet et ekstra løft i form af at udnytte hinandens styrker. OM SKRIBENTEN TRINE KOLDING er forfatter og underviser med speciale i personlig effektivitet og planlægning siden 2000 igennem egen kursusvirksomhed siden 2004. Inden var hun bl.a. projekt- og teamleder på Teknologisk Institut. Forfatter til fem bøger om effektivitet. Uddannelsesmæssig baggrund: Copenhagen Business School, Danmarks Pædagogiske Universitet, proceskonsulent fra Rambøll ATTRACTOR samt certificeret coach. Fotograf Anne Prytz Schaldemose Når kollegaen eller medarbejderen igen kommer for sent eller afleverer i sidste øjeblik, kan årsagen være så simpel, at vedkommende er en udpræget tidsoptimist Kilde: Ledelse i Udvikling Nr. 3 2015 Udgivet af DANSK HR, www.danskhr.dk LEDELSE I UDVIKLING NR. 3 2015 Side 37
Tidsrealistisk planlægning i en uforudsigelig hverdag Tidsrealistisk planlægning i en uforudsigelig hverdag Hvis du vil have noget gjort, så sæt tid af til det Så kort kan det siges om planlægning. Imidlertid rummer planlægning en del faldgruber. Og ofte er det netop planlægningen, vi nedprioriterer, når vi har travlt. Typiske indvendinger mod planlægning er, at det tager lang tid, og at den sjældent holder, fordi vi bliver afbrudt. Men talrige undersøgelser viser, at jo længere planlægningstid, jo kortere produktionstid, og jo lavere fejlprocent. Planlægning betaler sig altså. Hvis du har dårlige erfaringer med planlægning, er det interessant at finde ud af, hvorfor. Når vi kender årsagen, er det langt nemmere at justere og skabe en holdbar plan: Er din planlægning realistisk? Eller planlægger du for mange aktiviteter? Planlægger du en hel dag minut for minut? Tager du højde for det uforudsete og de mange afbrydelser? Udskyder du ting? Det er næppe overraskende, at især tidsoptimister støder på udfordringer i denne fase. De er ikke vant til at tidsestimere og glemmer at sætte den nødvendige tid af, især til udførelse af opgaver. Klassisk for tidsoptimister er at glemme tid til forberedelse og opfølgning på møder samt transporttid, hvis mødet afholdes andetsteds. Planlægning hjælper dig til at nå dine mål Planlægning er en forudsætning for, at vi når vores mål. Når vi skal fra mål til resultat, må vi nedbryde målene i delmål og i de aktiviteter og handlinger, der skal til for at opnå resultater. Dernæst skal der sættes tid af til at føre målene ud i livet. Desværre bliver det ofte arbejdsopgaverne og den rækkefølge, de nu kommer i, der styrer os både i forhold til retning og i forhold til tiden. Hvis vi ikke selv har udstukket en retning, lader vi os nemt føre i den retning, opgaverne tager os. Nogle mennesker elsker at planlægge og lave strukturer og rammer for deres arbejde. Det gælder for tidsrealister og især tidspessimister. Andre oplever det som en spændetrøje og savner plads til spontanitet. Mange tidsoptimister kan nikke genkendende hertil. Derfor er det vigtigt at tage udgangspunkt i, hvordan du fungerer bedst. Planlægning handler bestemt ikke om, at hele dagen skal planlægges, og alt skematiseres. Tværtimod, hverdagen er for de flestes vedkommende uforudsigelig og fuld af afbrydelser og ad hocopgaver, og mange trives også godt med variationen. Planlægningen er en ramme eller struktur for dagen, der sætter tid af til de vigtige opgaver, der skal udføres, og samtidig skaber tid til det uforudsete, det uplanlagte. Hvis du vil have noget gjort, så sæt tid af til det Der findes et hav af planlægningsværktøjer, både elektroniske og i papirform. De fleste er rigtig gode og kan i store træk det samme. En klassisk faldgrube er at ende op med for mange systemer og dermed bruge mere tid på administrationen af dem end på selve målet: nemlig at nå sine opgaver og overholde deadlines. Det gode råd er derfor at vælge ét system og være tro mod det. Jeg er stor tilhænger af simple løsninger. Og den simple udgave af planlægning er: Sæt tid af. At sætte tid af fungerer i virkeligheden som et slags tidsbudget. Efterhånden som du sætter tid af til møder, opgaver m.m., får du et temmelig godt overblik Side 36 NR. 4 2015 LEDELSE I UDVIKLING
OM SKRIBENTEN TRINE KOLDING er forfatter og underviser med speciale i personlig effektivitet og planlægning siden 2000 igennem egen kursusvirksomhed siden 2004. Inden var hun bl.a. projekt- og teamleder på Teknologisk Institut. Forfatter til fem bøger om effektivitet. Uddannelsesmæssig baggrund: Copenhagen Business School, Danmarks Pædagogiske Universitet, proceskonsulent fra Rambøll ATTRACTOR samt certificeret coach. Fotograf Peter Theglev Derfor skal du planlægge over, hvor meget eller lidt resterende tid, du har til rådighed. Det er som regel en tankevækkende øvelse for tidsoptimisterne. De finder hurtigt ud af, hvor mange aktiviteter de faktisk stopper ind i kalenderen i løbet af en dag. Tidspessimister, derimod, kan blive positivt overraskede over, at ting sjældent tager så lang tid, som de har kalkuleret med. Husk den uplanlagte tid Omfattende tidsstudier viser, at en kontoransat i gennemsnit skal kalkulere med 40 % uplanlagt tid. Hver dag Det kommer som et chok for de fleste. Det er næsten en halv arbejdsdag, der går med ting, vi ikke havde planlagt. Så hvis du ikke kalkulerer med denne faktor, er dine planer simpelthen urealistiske fra starten. Du vil aldrig kunne nå dem, med mindre du er indstillet på at arbejde mange ekstra timer. Det betaler sig at planlægge, fordi: Du husker alle deadlines Du får overblik over, hvad du skal nå Du får også overblik over, om du har tid og ressourcer til at tage nye opgaver ind Du kan hurtigt finde ud af, hvilken uforudsigelighedsfaktor du skal kalkulere med i din planlægning: Tidsregistrér, hvor meget tid du bruger på uplanlagte opgaver i løbet af en normal arbejdsdag. Det vil give dig et realistisk grundlag at planlægge ud fra. Det giver ro at vide, at du har afsat den nødvendige tid Fokustid En af de teknikker, jeg oplever, har størst effektiv rundt om i danske virksomheder og organisationer er indførelse af fokustid. Helt enkelt handler det om at planlægge sammenhængende tid, hvor du kan arbejde fokuseret og koncentreret. Med mange afbrydelser og multitasking risikerer du nemlig, at opgaverne tager dobbelt så lang tid at udføre. Så der er virkelig meget tid at hente her Sæt tid af i din kalender og husk: Uplanlagt tid gerne op til 40 % I en tid hvor mange oplever, at hverdagen bliver fragmenteret på grund af hyppige afbrydelser og mange sceneskift i opgavetyperne, er det også en god måde at øve sig i at holde koncentrationen på én ting ad gangen. Jævnligt at planlægge fokustid, der øger din effektivitet markant Kilde: Ledelse I Udvikling Nr. 4 2015 Udgivet af DANSK HR www.danskhr.dk LEDELSE I UDVIKLING NR. 4 2015 Side 37
Kend din tidstype kend din tidstype en quicktest til at hjælpe dine medarbejdere eller kolleger til at finde deres tidstype I de foregående artikler om De tre tidstyper har du fået indblik i tidstypernes særlig verden, deres styrker og udviklingsmuligheder, hvordan du kan optimere samarbejdet med andre tidstyper samt en række redskaber til tidsrealistisk planlægning i en travl og uforudsigelig hverdag. I denne sidste artikel får du en quicktest, der kan hjælpe dine medarbejdere eller kolleger til hurtigt finde ud af, hvilken tidstype de hver især er. Testen består af seks udvalgte spørgsmål, der omhandler tid, planlægning og deadlines. Efter hvert spørgsmål kan du vælge svarmulighed A, B eller C. Du skal kun vælge én af de tre svarmuligheder. Er du i tvivl, så sæt ring om den svarmulighed, du bedst kan nikke genkendende til. Alternativt kan du springe dette spørgsmål over. 1. Tænk tilbage på din skoletid: Hvornår gik du i gang med at skrive den danske stil? A:»Natten før«b:»rimelig hurtigt efter den blev udleveret og i god tid inden deadline «C:»Når jeg fik den udleveret«2. Siger du ofte? A:»Jeg er færdig om et øjeblik«b:»realistisk set skal jeg bruge X timer/minutter«c:»har vi nu tid nok? Jeg tror, det bliver for presset«3. Hvordan har du det med deadlines? A:»Jeg arbejder bedst under pres«b:»jeg foretrækker at være i god tid«c:»jeg bliver nemt stresset af især korte deadlines«4. Hvad kendetegner din mødetid (ved møder i løbet af dagen)? A:»Jeg kommer ofte for sent«b:»jeg kommer til tiden eller lidt før«c:»jeg kommer i meget god tid«5. Hvilke opgaver bruger du tid på? A:»Jeg arbejder lystbetonet og starter med de nemme eller sjove opgaver«b:»jeg tager som regel pligtopgaverne først og derefter de sjove«c:»jeg starter med pligtopgaverne og når sjældent de sjove«6. Hvilket udsagn kendetegner dig? A:»Jeg er spontan og impulsiv«b:»jeg afsætter tid til uforudsete opgaver«c:»jeg er generelt ikke glad for uforudsete opgaver«en af grundene til, at vi sommetider kommer i tvivl, er, at det er muligt at skifte tidstype, afhængigt af om vi er på arbejde eller derhjemme. Tag arbejdskasketten på, når du svarer på spørgsmålene nu. Din tidstypeprofil Da det er en quicktest, er den naturligvis ikke fyldestgørende, men sædvanligvis plejer vores præference at være tydelig, når vi kigger på fordelingen af bogstaverne A, B og C. Det bogstav, du har flest af, er udtryk for din tidsmæssige præference. Er du i tvivl, kan du forhåbentlig finde svar i beskrivelserne nedenfor. Overvægt af A Tidsoptimist Tidsoptimisten er god til at være til stede i nuet og være optaget af den igangværende aktivitet. Denne evne er ham misundt af både tidsrealisterne og især tidspessimisterne, som rent mentalt er på vej videre til næste opgave, inden de er færdige med den første. Tidsoptimisten kan imidlertid blive så opslugt, at han glemmer tid og sted. Det er slet ikke usædvanligt at opleve tidsoptimister komme for sent til møder, fordi de lige var i gang med noget andet. Da de samtidig er spontane og arbejder lystbetonet, ser man ofte, at de hopper rundt mellem opgaverne, fordi de lige får en tanke, som leder videre til noget andet osv. I planlægningen af tid og opgaver støder tidsoptimisten på udfordringer, og disse kan gøre kommunikationen og samarbejdet med de øvrige tidstyper vanskelig. Tidsoptimister vil have gavn af at træne deres tidsrealisme, fx ved at Side 36 NR. 5 2015 LEDELSE I UDVIKLING
OM SKRIBENTEN TRINE KOLDING er forfatter og underviser med speciale i personlig effektivitet og planlægning siden 2000 igennem egen kursusvirksomhed siden 2004. Inden var hun bl.a. projekt- og teamleder på Teknologisk Institut. Forfatter til fem bøger om effektivitet. Uddannelsesmæssig baggrund: Copenhagen Business School, Danmarks Pædagogiske Universitet, proceskonsulent fra Rambøll ATTRACTOR samt certificeret coach. Fotograf Peter Theglev tidsestimere og tidsregistrere. At lade buffertid blive et nyt favoritord vil også være til stor hjælp. Endelig er det vigtigt for tidsoptimister at vide, at de øvrige to tidstyper ikke på samme måde stortrives med at være i sidste øjeblik. Faktisk kan det virke stressende på både tidsrealister og tidspessimister. Så de vil tage imod med kyshånd, hvis tidsoptimisten øver sig i at være lidt tidligere på færde. Overvægt af B Tidsrealist Tidsrealister ved grundlæggende godt, hvor lang tid ting tager, og hvor meget tid de har til rådighed. De prioriterer og planlægger for at holde styr på deres tid og deadlines, indsætter buffere i løbet af arbejdsdagen, og i store træk holder planlægningen stik. Dog kan de undervurdere mængden af uforudsete hændelser og opgaver og derfor ende i situationer, hvor opgavemængden overrumpler dem. Tidsrealister har imidlertid gode forudsætninger for at komme tilbage på sporet, da de af natur er rimelig strukturerede. Udviklingsmæssigt er tidsrealisten i en gunstig position. Afhængigt af om du hælder en smule til enten tidsoptimistens eller tidspessimistens side, kan du overveje, om der er nogle af punkterne under deres udviklingsmuligheder, du kan drage nytte af. Ellers gælder det om fortsat at prioritere dine vigtige opgaver og tage højde for, at arbejdsdagen ikke kan planlægges fra kl. 9-17. Overvægt af C Tidspessimist Er du tidspessimist har du med garanti ikke planlagt al din tid. Fordi du ved, at ting tager tid, og nogle ting tager meget lang tid. Og hvad med alle de mange afbrydelser og ikke-planlagte opgaver? Dem husker du også at kalkulere med. Tidspessimisten har et yderst realistisk forhold til tid, faktisk er forholdet til tid noget anstrengt. Tidspessimisten er meget pligtopfyldende, og derfor skal aftaler og deadlines overholdes for enhver pris. Det værste, man kan udsætte en tidspessimist for, er forsinkelser og mange ubekendte faktorer. Derfor vil arbejdsdagens stigende uforudsigelighed være kilde til irritation, fordi den vanskeliggør planlægningen. Tidspessimisten har en forkærlighed for lister, skemaer og projektplaner og er god til at holde styr på detaljerne og forudse eventuelle forhindringer i en projektplan. Tidspessimister vil med fordel kunne øve sig på at håndtere uforudsigelighed og træne deres rummelighed over for andre tidstyper. Det er godt at være realistisk, men der er en tendens blandt tidspessimisterne til, at deres behov for at planlægge og styre tager overhånd og reducerer udviklingsmulighederne. Pyt, Hvad er det værste, der kan ske?, og ikke mindst: Er det realistisk, at det sker?, er gode sætninger at øve sig på, når man er tidspessimist. BONUS Tillæg: Blanding af A og B Planlæggende tidsoptimist Er dine svar ligeligt fordelt mellem A og B, er du med stor sandsynlighed en planlæggende tidsoptimist: Den planlæggende tidsoptimist er ofte en tidsrealist, der ikke vil se sandheden i øjnene (nemlig at døgnets 24 timer udgør en naturlig begrænsning for mængden af aktiviteter og gøremål). Den planlæggende tidsoptimist vil som regel føle sig splittet mellem en grundlæggende realistisk indstilling til tiden og et uopnåeligt ønske om at slå til på alle fronter. Du kan spare dig selv for mange ærgrelser ved hurtigst muligt at erkende, at uanset hvordan du forsøger at bøje og strække tiden, så kan du ikke ændre på antallet af timer i døgnet. I virkeligheden er det også uinteressant at tale om mængden af tid. Hører du f.eks. til kategorien Bare der var 25 timer i døgnet, ville du formentligt ikke blive tilfreds, selv om du fik en time ekstra. Højst sandsynligt ville du blot øge mængden af aktiviteter og krav, så du nu ville efterspørge den 26. time. Kilder til De tre tidstyper Få styr på tiden sådan bliver du mere effektiv, Børsens Forlag, 2007, Trine Kolding Førstehjælp til travle medarbejdere tag den tid, du har brug for, Gyldendal Business, 2008, Trine Kolding Førstehjælp til travle børnefamilier, Gyldendal Business, 2009, Trine Kolding Den effektive leder succes med en 40-timers arbejdsuge, Gyldendal Business 2011, Trine Kolding LEDELSE I UDVIKLING NR. 5 2015 Side 37 Kilde: Ledelse I Udvikling Nr. 5 2015 Udgivet af DANSK HR www.danskhr.dk