Universitetsledelsen CC: Alle medarbejdere på Institut for Biomedicin Høringssvar vedr. Forslag til beslutninger som opfølgning på problemanalysen fra Institut for Biomedicin Der fremsendes hermed et samlet høringssvar fra Institut for Biomedicin omfattende: Bemærkninger til udarbejdelse af høringssvaret Institutledelsens bemærkninger Høringssvar fra LSU på Institut for Biomedicin Høringssvar fra Institutforum på Institut for Biomedicin Høringssvar fra Forskningsudvalget på Institut for Biomedicin Øvrige høringssvar fra grupper eller enkeltpersoner på instituttet Dato: 19. september 2014 Direkte tlf.: 87168393 Mobiltlf.: 20597785 E-mail: annimh@biomed.au.dk Side 1/11 Bemærkninger til udarbejdelse af høringssvaret Instituttet har afholdt Institutmøde for alle medarbejdere 3. september, fulgt op at møder i LSU og Institutforum henholdsvist 8. og 10. september. Instituttets Forskningsudvalg har udfærdiget høringssvar via mail. Institutledelsens bemærkninger Institutledelsen vil ledsage høringssvarene fra instituttets fora med disse få nedenstående bemærkninger og ellers i øvrigt lade høringssvarene fra vore fora afspejle synspunkterne på instituttet. På baggrund af de afholdte møder er det institutledelsens vurdering, at der blandt medarbejderne er en langt overvejende positiv modtagelse af forslagene, som man mener vil ændre Aarhus Universitet i den rette retning. Herunder styrke institutterne på en række punkter. Institutledelsen deler denne opfattelse. Der er dog også områder, hvor der savnes forslag. Det drejer sig bl.a. om den udfordring, den organisatoriske og økonomiske indplacering af store forskningscentre på institutterne, udgør. En kombination af økonomimodellen på Health og en stor forekomst af store centre på Institut for Biomedicin har resulteret i en dårlig økonomi og deraf følgende besparelser og afskedigelser. Derfor savnes et forslag om at placere store centre direkte under fakultetsledelsen økonomisk. Derudover afventes også et eftersyn af økonomimodellen på HE, som instituttet Institut for Biomedicin Aarhus Universitet Vennelyst Boulevard 4 8000 Aarhus C Tlf.: 87150000 Fax: 86128316 E-mail: biomed@au.dk http://biomed.au.dk/
håber også vil bevirke at påpegede uhensigtsmæssigheder fjernes, herunder at der gives institutterne incitament til tiltrækning af eksterne midler. Side 2/11 Det er institutledelsen vurdering, at medarbejderne på instituttet ser frem til det eftersyn af instituttets organisering, forslagene lægger op til. Organisering og ledelse på Institut for Biomedicin har siden fusionen af seks institutter til ét meget stort institut været tilbagevendende emner. Mens der er generel interesse for at øge ledelsesdelegeringen ned i organisationen er der dog stor spredning i holdningen til en decideret opdeling af instituttet. Institutledelsen vil ikke foregribe konklusionen på eftersynet af institutorganiseringen, men alene bemærke sig, at udsigterne til såvel midlertidige som permanente flytninger pga nybyggeri og renovering indebærer at en del medarbejdere finder tidspunktet ugunstigt for en fastlæggelse af en endelig institutstruktur/-opdeling. Spørgsmålet om administrativ understøttelse er et centralt emne for instituttets medarbejdere. Der er tvivl på instituttet i forhold til om forslagene vil forbedre den administrative understøttelse tilstrækkeligt, idet der især savnes flere mindre specialiserede administrative funktioner tæt på. Det er institutledelsens opfattelse, at der såfremt forslagene vedr. administrativ understøttelse vedtages, så udestår fortsat et stort arbejde på at indfri forventningerne til den administrative understøttelse, samt at dette arbejde vil skulle koordineres tæt mellem institutter og de nye administrative centre på fakulteterne, således så der bliver god sammenhæng i den administrative understøttelse og opgaverne løses der hvor det er mest hensigtsmæssigt. Thomas G. Jensen Institutleder
Høringssvar fra LSU på Institut for Biomedicin i forhold til Universitetsledelsens Forslag til beslutninger som opfølgning på problemanalysen Side 3/11 Samarbejdsudvalget er overordnet set meget tilfredse med de fremsatte forslag, idet det vurderes af realiseringen af dem vil ændre organisationen til det bedre. Herunder kan især fremhæves, at forslagene efter vores opfattelse vil styrke institutterne bl.a. ved decentralisering af beslutningskompetence og administration tættere på institutterne. Forslaget synes også at lægge vægt på en forbedret medarbejderinddragelse på alle organisationens niveauer. Der er dog visse punkter, specielt vedrørende økonomi og administrativ understøttelse, hvor samarbejdsudvalget vurderer, at forslaget i højere grad kunne lægge op til en ændret praksis. Specifikke bemærkninger: I. Ledelsesdelegering og nærvær LSU er meget tilfredse med, at der lægges op til decentralisering, herunder fra fakultet til institut. A. Økonomi og budget LSU finder det centralt for realiseringen af såvel institutterne som de økonomisk bærende enheder som for medarbejderdemokratiet, at den beskrevne økonomiske transparens og de fireårige budgetter bliver en realitet. Den manglende indsigt i organisationens økonomi og viden om de økonomiske udsigter skaber usikkerhed og gør planlægning og prioritering vanskelig. LSU finder det positivt, at der i oplægget lægges op til at der på fakultetsniveau kan ske økonomisk udligning, men havde gerne set, at der specifikt var lagt op til at store centre som udgangspunkt økonomisk hører direkte ind under fakultetet økonomisk. LSU ser også frem til den eftersyn af økonomimodellen på HE som pt foretages, idet instituttet har oplevet at økonomimodellen har medført en økonomisk udvikling på instituttet der har resulteret i store besparelser og afskedigelser. LSU vil også gerne rejse den problemstilling at andre store investeringer vanskeliggøres i en model med økonomisk decentralisering herunder f.eks. bygningsudvikling. Det skal understreges, at instituttet generelt ønsker kontrol med eget budget, det er alene de største udfordringer såsom vodsomme huslejestigninger ifm nybyggeri og renovering, vi gerne vil drøfte håndteringen af. B. Ansættelser LSU støtter i høj grad forslagene. II. Medinddragelse
LSU støtter i høj grad forslagene. Side 4/11 III. Organisatorisk indretning af fakulteterne Såvel A- side som B-side er positive ift at få mulighed for at drøfte instituttets organisering og afventer en tidsplan for eftersyn af institutstrukturen. Det skal understreges, at LSU ikke har forholdt sig til den fremtidige struktur, men alene til muligheden for at få en drøftelse heraf. Der er i organisationen udtrykt ønske om en reorganisering, der f.eks. styrker de faglige identiteter og giver mere lokal ledelse. IV. Kommunikation LSU støtter i høj grad forslagene. V. Administrativ understøttelse LSU har ønsket at tilkendegive deres anerkendelse af det arbejde, der udøves af de administrative medarbejdere. Den ringe tilfredshed med den administrative understøttelse er ikke rettet mod de enkelte medarbejdere, som vi i det daglige arbejde oplever som yderst imødekommende, men mod et system, der ofte ikke sikrer tilstrækkelig understøttelse. Det er bl.a. et problem, at den hjælp som før blev ydet af én sekretær, skal medarbejderne nu indhente i flere administrative centre og at de må varetage koordinering og opfølgning på opgaverne selv. Vi vil gerne opfordre til at de administrative medarbejdere inddrages i de forandringer, de nu endnu engang skal igennem. Vi betragter det som en styrkelse af institutterne, at tyngdepunktet i administrationen ser ud til at forskydes tættere på institutterne ved at de hidtidige front offices styrkes på bekostning af back office funktionerne. Samt at der indføres en fælles ledelse for administrationen på fakultetsniveau. Vi ser også positivt på samling af vicedirektørområderne under færre vicedirektører. Det vil efter vores vurdering forbedre balancen og koordineringen i organisationen. LSU har drøftet betydningen af nærheden til de administrative medarbejdere. I diskussion lægger nogle medlemmer af LSU vægt på, at nærhed er befordrende for at opnå fælles fodslag. Andre vurderer at effekten af nærhed er minimal, hvis medarbejderne fortsat arbejder under de anvisninger, de arbejder under i dag som del af de administrative centre. Alle er enige om, at der i dag-til-arbejdet savnes en orientering mod de medarbejdere, der skal understøttes. Der er behov for at de organisatoriske forandringer følges op af drøftelse af den daglige hjælp. Der må tages mere hensyn til totalomkostninger, idet det opleves at opgaver forskydes fra administrative enheder tilbage til institutterne, og vurderes om der kan reduceres i de mange kontrolsystemer, der er etableret, idet mange opleves som unødvendige. Der blev endvidere anført en hvis bekymring over konstruktionen med aftaler omkring minimumskvalitet. Dette fører let til en fragmentering i den service der ydes til instituttets medarbejdere, hvor den administrative understøttelse opleves
utilstrækkeligt for medarbejderne. Såfremt alle væsentlige opgaveløsninger lå decentralt på instituttet ville det være lettere at give medarbejderne en professionel service i sager der går på tværs af administrative enheder. Side 5/11 På vegne af LSU Thomas G. Jensen, Formand Bettina Grumsen, Næstformand
Høringssvar fra Institutforum på Institut for Biomedicin i forhold til Universitets-ledelsens Forslag til beslutninger som opfølgning på problemanalysen Side 6/11 Institutforum er overordnet positivt ift forslagene som bl.a. karakteriseres som modige og nødvendige af medlemmer af Institutforum. Samtidigt savnes der dog også i flere af forslagene klarhed om, hvordan de udtrykte intentioner sikres indfriet. Specifikke bemærkninger: I. Ledelsesdelegering og nærvær Planerne om en decentralisering støttes, herunder specifikt at institutlederne skal inddrages i flere beslutninger på fakultetsniveau og at mere uddelegeres til institutterne. Der påpeges dog samtidigt at forslagene i sig selv ikke sikrer dette. Det bliver afgørende, hvilke områder det decentraliseres fra dekan til institut, samt hvordan en fakultetsledelse med dekan og institutledere i praksis kommer til at fungere. Der savnes endvidere klarhed om centrenes og centerledernes organisatoriske placering. Det er ikke afgørende for Institutforum hvor dekanen har kontoret i Universitetsparken, men en øget synlighed på instituttet efterspørges. A. Økonomi og budget Det imødeses med stor begejstring at der bliver transparens i økonomien og at der fremadrettet skal lægges fireårige budgetter helt ned på institutniveau. Samtidig udtrykkes dog bekymring om at organisationen kan leve op til løfterne om transparens da praktiske forhold hidtil har spændt ben herfor. B. Ansættelser Den øgede medarbejderinddragelse i ansættelser på institutniveau modtages meget positivt i hele Institutforum. Forskydningen af ansættelseskompetence fra dekan til institutleder er der til gengæld forskellige syn på. Nogle medlemmer vil savne at dekanen fungerer som garant for ansættelser som er strategiske og fagligt velfunderede fremfor udtryk for snævre lokale hensyn på det enkelte institut. Risikoen for nepotisme frygtes især hvis instituttet opdeles i mindre institutter. Andre betragter det som en styrke at beslutning om ansættelser ligger decentralt hvor man bedre kan bedømme hvad der behøves. Implementering af intentionerne på instituttet i form af en VIP ansættelsespolitik blev drøftet. I sammenhæng med drøftelserne om ansættelserne bemærkedes at organisationen savner et bedre HR-værktøj end People XS og en drøftelse af hvornår og hvordan der laves bedømmelser.
Specifikt ift beslutningsforslagene ønsket det præciseret hvad det indebærer at dekanen skal tiltræde ansættelser. Side 7/11 II. Medinddragelse Intentionerne betragtes som positive, om end man fra medarbejderside havde foretrukket at der blev talt om medarbejderindflydelse fremfor medarbejderinddragelse. Institutforum ser frem til en intern drøftelse af, hvordan flere institutanliggender kan henlægges til dette forum og hvordan man kan nå instituttets øvrige medarbejder, således de også oplever at medarbejdere bliver inddraget. Studenterrepræsentanten bemærkede, at man ser frem til at få tydelighed om hvor studenterne inddrages på organisationens forskellige niveauer. Traditionelt har man stået stærk i studienævnet og det håber man fortsat at gøre, men her har man senest oplever at fremdriftsreformen måske vil forskyde beslutninger fra nævnene til studieadministrationen. III. Organisatorisk indretning af fakulteterne Institutforum ser frem til en drøftelse af instituttets struktur og efterspørger information om, hvordan denne skal foregå. Der blev advaret om, at en sådan drøftelse kommer til at afhænge meget af, hvordan den gribes an. Et medlem af Institutforum bemærkede til formuleringen om at studienævnsstrukturen skal efterses med henblik på at give de studerende mere balance, at de studerende i Studienævnet for Medicin efter hende opfattelse har rigelig indflydelse, som det er nu. "De(n) studerende gav udtryk for at være helt uenig med dette synspunkt, og fremhævede, at det tværtimod er vigtigt at de studerende er med på lige fod med VIP'er når der træffes uddannelsesmæssige beslutninger. IV. Kommunikation V. Administrativ understøttelse Der var ikke begejstring i Institutforum for forslagene ift administrationen, som en række medlemmer vurderede forsat vil være specialiserede, siloopdelte organisationer, der er svært at finde rundt i, og som instituttets medarbejdere ikke får den allround service af, som de tidligere fik af institutsekretærerne. Der efterspørges klarhed om, hvilke muligheder der på fakultetsniveau bliver for at koordinere i det administrative center, samt hvorvidt administrationscheferne og vicedirektørerne er klar til at udfylde stillinger med et ændret stillingsindhold. Endelig blev det bemærket, at medarbejderne i Administration må gives indflydelse på deres fremtidige placering.
På vegne af Institutforum Thomas G. Jensen, Formand Marina Romero-Ramos, Næstformand Side 8/11
Høringssvar fra Forskningsudvalget Side 9/11 Overordnet Generelt et meget fint forslag! Ledelsesdelegering og -nærvær Etablering af ledelsesteams på alle niveauer, som inddrager ledelsen på nærmeste underliggende niveau, er godt. Specielt er det vigtigt, at IL reelt inddrages i Fakultetsledelsen, da det er IL som administrerer de største ressourcer og sørger for levering af det reelle output, undervisning og forskning. Det betyder ligeledes, at der på institutniveau vil være indsigt i fakultetets reelle økonomi og planer. En indsigt som kan formidles til institutmedarbejderne, så der skabes bedre forståelse for prioriteringer og beslutninger. Vigtigt at undervisningsledelsen er klar og med direkte flow fra undervisere, undervisningsfagudvalg, undervisningsleder til IL. Instituttet skal kunne skræddersy løsningen af sine egne administrative behov, så det ikke bliver metervarer til fast pris. Det kan meget vel betyde ansættelse af lokale administrative TAP, men også at den administrative skat kan forhandles for fleksible ydelser. Transparens i det økonomiske flow og langsigtede budgetter er godt. En fælles fakultær prioritering af midler er hensigtsmæssig og giver gode muligheder for fleksibilitet og solidaritet. Det er vigtigt at fakultetsledelsen, med tydelig deltagelse fra IL, prioriterer og beslutter midler til tværfakultære formål, fx udligning af forskelle baseret på forskellige rammebetingelser som forskelle i husleje, husning af centre (som er tiltrukket pga. fakultet/universitetsbeslutninger), husning af strategisk apparatur af generel betydning for hele fakultetet eller levering af undervisning, som kræver mange ressourcer. Fakultetet skal turde prioritere, og med IL i ledelsen kan prioriteringer forklares for medarbejderne. Aktuelt betyder tiltrækning af forskningscentre til fakultetet, at det institut som udpeges til vært må fyre faste medarbejdere for at huse de nye. Den eksisterende økonomimodel, hvor administrationsudgifter beregnes af et instituts total budget er skadelig - når store bevillinger til centre indlejres under enkelte institutter. Modellen er endvidere helt urimelig, hvis der 'beskattes' til administration af udgifter til kontraktforskning uden for instituttet. Indlejring af centre direkte under fakultet vil afhjælpe. Motivationen for at tiltrække mange/store eksterne midler mindskes, når der trækkes midler væk til administration uden for institutterne. Man kunne undersøgemulighederne for aftale/køb af en række ydelser fx hele administrative håndtering af et center under fakultet/institut eller at lægge en større del af administrationen tilbage under institutterne fx reservation af undervisningslokaler, håndtering af HR, økonomi mv., idet institutterne har opnået betydelig størrelse.
Ansættelser IL skal, på baggrund af høring i sine faglige fora, kunne iværksætte sonderinger om ansættelser. Det vil dog være hensigtsmæssigt, at IL afstemmer med dekanen, så opslag evt. kan foretages som del i større strategiske beslutninger, som inddrager andre institutter og centre. Det skal dog pointeres at det er instituttets budget som afholder lønudgifterne og IL skal derfor, i samråd med faglige fora, være den som endelig beslutter om en stilling skal slås op. Side 10/11 Medinddragelse Ser det som det vigtigste, at IL reelt inddrages i fakultetsledelsen. Organisatorisk indretning af institutter Det giver ikke mening at opsplitte Biomedicin i de tidligere enheder, som vil være for små til at kunne løfte egentlige opgaver udover husning af grupper af fagundervisere. Det er muligt at de kommende store bygninger kan have fordel af en form for bygningsledelse (en vice-institutleder), som har budget og kan drive en bygning. En styrkelse af den faglige undervisningsledelse er vigtig, da den mere optimalt kan sikre udviklingen og gennemførelsen af de forskellige fagelementer. Her vil underviserne sidde på flere matrikler, så opgaven er betydelig. Vigtigt er også at sikre, at instituttet råder over kompetente undervisere til alle fagdiscipliner og det skal tænkes ind som et element i rekrutteringspolitikken.
Høringssvar fra sekretariatsgruppen på Institut for Biomedicin i forhold til universitetsledelsens Forslag til beslutninger som opfølgning på problemanalysen Side 11/11 Som sekretærgruppe vil vi gerne rose oplægget. Vi ser meget positivt på de mange konstruktive forslag, der vil kunne ændre AU s organisation til det bedre. Vi vil i vores svar forholde os til den del, der drejer sig om den administrative del af organisationen. Det er formålstjenligt at reducere VD-områderne, at indrette ny Fællesadministration og decentralisere ledelse til de administrative centre under Hovedområderne og til lederne på institutterne. Gruppen ser ikke behov for at flytte hele Front Office ud på Institutterne. De administrative kolleger i de nye administrative centre under Hovedområderne bør blive i deres respektive faglige miljøer. Der bør i stedet i højere grad fokuseres langt mere på at styrke samarbejdsrelationerne og dialogen mellem institutternes medarbejdere og de administrative centres medarbejdere, således at dialogen ikke kun er ledelsesorienteret. Vi opfordrer til at inddrage de administrative kontaktpersoner i faglige og sociale begivenheder på institutterne. Jævnlig kontakt og personligt kendskab vil styrke nærværs følelse samt samarbejdet i hverdagen og derved på sigt garantere en mere effektiv opgaveløsning. Det bør overvejes, hvordan ledelsen kan sikre, at processen kommer til at foregå hurtigt, ordentligt, medinddragende og med respekt for den enkelte medarbejder. Vi håber, at den kommende reorganisering vil sikre hurtigere og mere smidige arbejdsgange, en bedre administrativ koordinering, hvor det bl.a. sikres, at ITsystemer og diverse interne regler ikke hindrer det gode, effektive samarbejde, så Institutter og Centre i samarbejde fremover løfter i flok og løser opgaverne sammen.