Ledelsesinformation Aftaleloyalitet/compliance Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Side 1 af 6
Indledning Fællesudbud Sjælland (FUS) har i 2015 sat fokus på kommunernes anvendelse af FUS aftalerne. Indkøbsfællesskabet har i dag 33 eksisterende aftaler, som omfatter alt fra varekøb af kontorartikler og sygeplejeartikler til tjenesteydelser af tolkning og vikarer. Det er forventningen at antallet af FUS aftaler fortsat vil vokse de kommende år. FUS udarbejder kvartalsvise ledelsesrapporter til alle FUS kommuner. Rapporten udarbejdes af FUS Controllergruppen og præsenteres på de kvartalsvise FUS chefmøder. For at understøtte den kvartalsvise ledelsesrapport fra FUS udarbejder Team Udbud og Indkøb en lignende kvartalsvis ledelsesrapport, som udelukkende indeholder nøgletal for Vordingborg Kommune. Ledelsesrapportens afgrænsning Ledelsesrapporten er afgrænset til de aftaler, hvor Vordingborg Kommune har tilsluttet sig via FUS eller SKI/KL. Aftalerne udspringer af FUS udbudsplanen, som K17 godkender én gang om året samt de forpligtende SKI/KL aftaler. Kommunens øvrige aftaler er ikke omfattet af rapporten. Denne ledelsesrapport omfatter udvikling i indkøb og compliance fra 1. kvartal 2015 til 2. kvartal 2015 samt realiseringsrapportering på de forpligtende SKI/KL aftaler. Centrale nøgletal Der gøres brug af to centrale nøgletal i rapporten: Indkøb og Compliance. Indkøb er et nøgletal, som fortæller hvilken økonomisk vægt aftalen har dvs., hvor mange penge vi bruger på aftalen. Compliance er et nøgletal, som fortæller om vi bruger aftalen rigtigt. En høj compliance indikerer, at vi køber præcis de varer, som indgår i aftalen. En lav compliance tyder derimod på, at vi køber udenom aftalen, og dermed hverken får understøttet kommunens behov for den konkrete vare eller får realiseret et økonomisk besparelsespotentiale. Rapportens opbygning Rapporten består af følgende delelementer: 1. En aftaleoversigt, som viser eksisterende FUS og SKI/KL aftaler. 2. En oversigt over udvikling i indkøb og compliance totalt samt fordelt på FUS aftaleniveau. 3. En oversigt over realiseret indkøb kontra forventet indkøb på de forpligtende aftaler via SKI/KL. 1. Aftaleoversigt Fællesudbud Sjælland har i dag 33 eksisterende aftaler, som er oplistet i nedenstående tabel 1. Aftalerne er anført enten som rene FUS aftaler eller som aftaler indgået på en forpligtende SKI/KL aftale. Side 2 af 6
Tabel 1 viser en oversigt over FUS og SKI/KL aftaler pr. 2. kvartal 2015: Aftaleområde Aftaletype Tilslutning Analyse Belysning (lyskilder) og elartikler FUS Vordingborg tilsluttet Analyse på varelinjeniveau Børnebleer FUS Vordingborg ej tilsluttet Diabeteshjælpemidler FUS Vordingborg tilsluttet Analyse på varelinjeniveau Elektricitet FUS Vordingborg tilsluttet Elevatorservice 50.75 SKI Vordingborg ej tilsluttet Forbrugsartikler SKI Vordingborg tilsluttet Analyse på varelinjeniveau Fødevarer SKI Vordingborg tilsluttet Genbrugshjælpemidler FUS Vordingborg tilsluttet Analyse på varelinjeniveau Hobby-, formnings- og beskæft. FUS Vordingborg tilsluttet Analyse på varelinjeniveau Inkontinensbleer FUS Vordingborg tilsluttet Analyse på varelinjeniveau Interaktive tavler og AV-udstyr SKI Vordingborg tilsluttet Realiseret oms. hos leverandør Kaffe og thé FUS Vordingborg ej tilsluttet Kateterhjælpemidler FUS Vordingborg tilsluttet Analyse på varelinjeniveau Kompressionsstrømper FUS Vordingborg tilsluttet Kontorartikler SKI Vordingborg tilsluttet Analyse på varelinjeniveau + realiseret oms. hos leverandør Kontormøbler SKI Vordingborg tilsluttet Realiseret oms. hos leverandør Naturgas FUS Vordingborg tilsluttet Ortopædisk fodtøj og fodindlæg FUS Vordingborg tilsluttet Print og kopi SKI Vordingborg tilsluttet Realiseret oms. hos leverandør Porteføljestyring FUS Vordingborg tilsluttet Stomihjælpemidler FUS Vordingborg tilsluttet Analyse på varelinjeniveau Storkøkken - Frugt FUS Vordingborg ej tilsluttet Storkøkken - Kolonial FUS Vordingborg ej tilsluttet Storkøkken Kød FUS Vordingborg ej tilsluttet Sygeplejeartikler FUS Vordingborg tilsluttet Analyse på varelinjeniveau Tablets og tilbehør 50.43 SKI Vordingborg tilsluttet Analyse på varelinjeniveau Tele og data 50.48 SKI Vordingborg tilsluttet Realiseret oms. hos leverandør Tolkeydelser FUS Vordingborg tilsluttet Analyse på varelinjeniveau Udbudssystem FUS Vordingborg tilsluttet Vask og leje af arbejdsbeklædning FUS Vordingborg ej tilsluttet Vask og leje af måtter FUS Vordingborg ej tilsluttet Vejsalt 50.80 SKI Vordingborg ej tilsluttet Vikarydelser Pleje og omsorg FUS Vordingborg tilsluttet Analyse på varelinjeniveau Side 3 af 6
2. Udvikling i indkøb og compliance på FUS aftaler Tabel 2 viser udviklingen i indkøb og compliance målt på varekategorier, hvor der er indgået FUS aftaler. Compliance i kolonne tre er beregnet som forholdet mellem rigtige indkøb på aftale og det totale indkøb. Det fremgår af 22 procent af Vordingborg Kommunes indkøb i perioden 3. kvartal 2014 til 2. kvartal 2015 er købt på en FUS aftale. Tabel 2 viser udviklingen i indkøb og compliance i de sidste 4 kvartaler. Indkøb på aftale (1.000 kr.) Indkøb i alt (1.000 kr.) Compliance i % Total (sidste 12 mdr.) 27965,9 13097,5 22 Q2_2015 7569,2 30812,9 25 Q1_2015 7528,0 31358,4 24 Q4_2014 6778,9 36733,1 19 Q3_2014 6089,8 31193,1 20 Tabel 3 viser udviklingen i Vordingborg Kommunes indkøb og compliance på de enkelte FUS aftaler fra 1. kvartal 2015 og til 2. kvartal 2015. Team Udbud og Indkøb har mulighed for at prioritere indsatserne mod især de aftaler, hvor fx omsætningen er høj, og hvor compliance er lav. Det er disse aftaler, som indeholder et uudnyttet potentiale. En lav compliance kan have mange årsager, og Team Udbud og Indkøb vil løbende analysere på dette. En af årsagerne kan skyldes kvaliteten af de indlæste data i systemet, og der arbejdes løbende på forbedring af disse data. Opmærksomheden vil primært være rettet mod den lave compliance, hvor vi reelt har en mulighed for at ændre på indkøbernes brug af aftalerne. Der iværksættes i første omgang en prioriteret indsats i forhold til de aftaleområder, som ligger under 50 % i compliance. Området sygeplejeartikler har været et prioriteret område medio 2015, da vi ved hjælp af en målrettet indsats i samarbejde med depotsygeplejerskerne kan flytte forbruget af særligt handsker og vaskeklude købt udenfor aftale til køb på aftale. Udviklingen i compliance ses tydeligt fra 49 % i 1. kvartal til 58 % i 2. kvartal. Side 4 af 6
Tabel 3 viser udvikling i indkøb og compliance på varelinjeniveau fra 1. kvartal til 2. kvartal 2015. Leverandør Aftalenavn Indkøb i alt Q1 2015 Indkøb i alt Q2 2015 Compliance Q1 2015 Compliance Q2 2015 Højager Belysning A/S Belysning (Lyskilder) 81552 37736 4% 0% A/S Tødin Diabeteshjælpemidler 565601 566960 100% 99% MultiLine A/S Forbrugsartikler 492675 565997 29% 24% Flere leverandører Genbrugshjælpemidler 1100802 1396935 17% 7% Creativ Company A/S Hobby- og formningsartikler 92042 51675 82% 94% Abena A/S Inkontinensbleer 473454 464033 99% 100% OneMed A/S Kateterhjælpemidler 649955 531416 53% 62% Lyreco A/S Kontorartikler 402817 386307 39% 36% Kirstine Hardam A/S Stomihjælpemidler 1006961 1015268 56% 55% Abena A/S Sygeplejeartikler 530508 509230 49% 58% COMM2IG A/S Tablets og it-tilbehør 352158 96% Tolkdanmark ApS Tolkeydelser 359615 381939 100% 100% VIP Vikar ApS Vikarydelser 113729 292623 100% 100% Diagram 1 viser indkøb og compliance på varelinjeniveau i 2. kvartal 2015. 3. Faktisk indkøb kontra forventet indkøb på forpligtende aftaler via SKI/KL Hvert kvartal fremsender SKI realiseringsrapporter for hver af de forpligtende SKI/KL aftaler, som Vordingborg Kommune har tilsluttet sig. Rapporterne er baseret og udarbejdet på det forventede indkøb, som tager udgangspunkt i den volumen, som vi har meldt ind på tilslutningstidspunktet. Den indmeldte volumen er derfor forbundet med usikkerhed, da de fremadrettede priser og sortimenter ikke er kendt på tilslutningstidspunktet. Det faktiske indkøb af baseret på aftaleleverandørernes pligtige indrapporteringer til SKI. SKI beder kommunerne tolke tallene med en vis varsomhed, da det fortsat er første skridt på vejen. Vi kan dog bruge tallene til at stille spørgsmål internt i organisationen og ikke blot som et entydigt svar. Diagram 2 viser det faktiske indkøb kontra det forventede indkøb pr. aftale i hele aftaleperioden. Side 5 af 6
Bemærkninger til aftaler, hvor faktisk indkøb er lavere en forventet indkøb 50.12 Printere kan skyldes mindre efterspørgsel af printere, og det faktum at den mindste multifunktionsmaskine på aftalen har været så billig, at behovet har ændret sig. Kommunens nye strategi for kopi og print er samtidig implementeret i aftaleperioden, hvor rådgivningsfirmaet IKR A/S har stået for behovsafklaring og vejledning til indkøb. 50.31 Kontormøbler Den estimerede og tilmeldte volumen blev i sin tid udregnet på baggrund af et begrænset og sparsomt datagrundlag. Dertil har behovet for nye standard kontorarbejdspladser ikke været så højt som forventet. Yderligere har man udnyttet eksisterende inventar fra møbeldepoter i organisationen for derigennem at opnå besparelser. SKI er informeret om dette. 50.45 Servere Indkøb af servere er foretaget i foråret 2015, hvorfor faktisk indkøb endnu ikke fremgår af SKI s realiseringsrapport. 50.55 Kontorartikler Udfordringen har været at nå ud til de mange decentrale indkøbere, som ikke har adgang til det administrative netværk og dermed aftale- og sortimentsoversigter. Der er iværksat en prioriteret indsats for dette. 50.70 Interaktive tavler I 2014 blev en forventet volumen på ca. 1.000.000,- kr. indmeldt til SKI, da vi havde en forventning om en større anskaffelse af info skærmløsninger til dagplejeområde og daginstitutionerne. Behovet har dog siden ændret sig, og der er kun anskaffet enkelte fladskærme på denne aftale indtil nu. Tilslutning til og implementering af nye forpligtende SKI/KL aftaler i 2015 50.10 Kopi og print (erstatter 50.11 Multifunktionsmaskiner og 50.12 Printere) 50.43 Tablets og tilbehør 50.05 Biblioteksmaterialer 50.06 Tidsskrifter 50.40 Computere og IT-tilbehør 50.49 Standardsoftware 50.20 Forbrugsartikler Side 6 af 6