annulleringer og tilbageførsler Overblik? Annullering Kreditering Udbetaling En af de værst tænkelige situationer der kan opstå mellem kolleger er mistanke. Derfor bør man af respekt for ALLE på klinikken, som minimum, have styr på klinikkens daglige økonomiske transaktioner! Side 1
annulleringer og tilbageførsler Har du mange rettelser af regninger og indbetalinger kan kasseafstemningen blive et mareridt Kontrol, disciplin og optimal anvendelse af DentalSuite gøre livet nemmere. Når en regning annulleres sker der følgende: - Eventuel indbetaling bliver overført til patientens acontobeholdning. - Der oprettes automatisk en kreditnota modsvarende regningen. - Regningen markeres Udlignet af en kreditnota. - Er evt. sygesikringsandel allerede opkrævet, bliver man spurgt om kreditnotaen skal overføres til sygesikringen. - Er evt. tilskud fra Sygeforsikringen danmark indberettet, bliver kreditnotaen som standard også overført til Sygeforsikringen danmark. Når der oprettes en fri kreditnota sker der følgende: - Kreditnotaens pålydende bliver automatisk overført til patientens acontobeholdning. - Anvendes ydelser der er omfattet af overenskomsten, bliver kreditnotaen som standard sat til at skulle indberettes til Sygesikringen. Side 2
KONTROL Gør denne opfølgning og kontrol til en god vane.. Som kontrol af og opfølgning på annulleringer og krediteringer trækkes en liste fra Regningsstatus under F7- Regninger -> Udskrifter. Anvend regningstypen Kreditnota, da den medtager kreditnotaer der også stammer fra annulleringer. Annullerede viser ikke kreditnotaer der er oprettet manuelt. Udskriv kasserapport hver dag, og tæl kassen op. Skriv beløb fra kassen med kuglepen på kasserapporten og påfør initialer og arkiver den. Brug kun Annuller regning hvis regningen er forkert eller oprettet på forkert patient. Når annuller/kreditnota bruges, SKAL man skrive en klar og entydig begrundelse. Også af hensyn til senere revision. Skriv IKKE i kontinuations journalen, men anvend evt. Notefeltet på regningen. Husk at anvende funktionen Fortryd indbetaling. Undgå at lege bank for patienterne, og forklar patienten at klinikken ikke kan tillade at der trækkes over på dankortet. Udskriv hver uge en liste over annullerede regninger og kreditnotaer, og angiv begrundelse og evt. forklaring for hver enkelt. Overvej seriøst hvem der har behov for at kunne annullere, og fjern evt. muligheden for det under Brugeradministration Sørg for at DentalSuite beder om årsag for annullering. Trimning Side 3
Betalinger Der kan være flere årsager til at man vil fortryde en indbetaling f.eks.: - Betalingsform er forkert. (Kasse/Bank/Dankort) - Valgt en forkert regningen eller patient - Beløbet er forkert Eksempel på forkert betalingsform Opdager du at du har registreret en indbetaling i BANK og det skulle have være i KASSEN gør du følgende: 1) Markér den regning hvor betalingen er forkert. (Brug evt. søgefunktionen Ctrl+F og tast 2) Kald funktionen Fortryd en indbetaling under menupunktet Regninger/Afdrag. 3) Vælg den dato betalingen oprindeligt er registreret. Den nederste der foreslås. Det gør det nemmere at afstemme efterfølgende. 4) Registrer indbetaling på normal vis på det rigtige betalingssted (her KASSE), og registrer betalingen med den oprindelige betalingsdato. På samme måde rettes øvrige fejlbetalinger. Fortryd betalingen og registrer betalingen på den korrekte regning/patient. VIGTIGT: Det er vigtigt at du anvender SAMME indbetalingsdato som den dato du valgte, da du fortrød betalingen. Side 4
Regninger Der kan være flere årsager til at man vil annullere en regning f.eks.: - Regningen er afvist af Sygesikringen - Forkerte ydelser/priser - Forkert ejer eller behandler - Forkert patient Eksempel på en regning der er afvist af sygesikringen (returregning) - Markér den regning der er afvist. (Brug evt. søgefunktionen Ctrl+F og tast - Kald funktionen Annullere under menupunktet Regninger/Afdrag. - Svar Nej til dette spørgsmål Eventuel indbetaling bliver overført til patientens acontobeholdning, klar til at blive anvendt på erstatningsregningen. - Opret erstatningsregning Du svarer JA eller NEJ til at sende penge tilbage til sygesikringen. - Registrer betaling ud fra acontobeholdningen. - Hvis patientens andel på erstatningsregningen er mindre end på den oprindelige regning, kan man gøre 2 ting: o Efterlad forskellen som en acontobeholdning til næste regning o Udbetal beløbet til patienten - Hvis patientens andel på erstatningsregningen er større end på den oprindelige regning, skal man overveje om patienten eller klinikken skal betale forskellen. Du skal IKKE afskrive restbeløbet. Teknisk er det forkert og regningen blokeres for indberetning. Gør i stedet en af to: - Opkræve patienten den resterende betaling - Oprette en kreditnota på differencen, og anvende det til betaling. Side 5
Regninger Eksempel på en regning med forkerte ydelser/priser - Markér den regning der er forkert. (Brug evt. søgefunktionen Ctrl+F og tast - Kald funktionen Annullere under menupunktet Regninger/Afdrag. - Er regningen indberettet til Sygesikringen skal du svare JA til dette spørgsmål. Eventuel indbetaling bliver overført til patientens acontobeholdning, klar til at blive anvendt på erstatningsregningen. - Opret ny regning med de rigtige ydelser/priser. - Registrer evt. betaling ud fra acontobeholdningen. - Hvis patientens andel på den nye regning er mindre end på den oprindelige regning, kan man gøre 2 ting: o Efterlad forskellen som en acontobeholdning til næste regning o Udbetal beløbet til patienten - Hvis patientens andel på den nye regning er større end på den oprindelige regning, skal man overveje om patienten eller klinikken skal betale forskellen. Du skal IKKE afskrive restbeløbet. Teknisk er det forkert og regningen blokeres for indberetning. Gør i stedet en af to: o Opkræve patienten den resterende betaling o Oprette en kreditnota på differencen, og anvende det til betaling. Side 6
Regninger Eksempel på en regning med forkerte ejer eller behandler - Markér den regning der er forkert. (Brug evt. søgefunktionen Ctrl+F og tast - Kald funktionen Annullere under menupunktet Regninger/Afdrag. - Er regningen indberettet til Sygesikringen skal du svare JA til dette spørgsmål. Eventuel indbetaling bliver overført til patientens acontobeholdning, klar til at blive anvendt på erstatningsregningen. - Opret ny regning med de/den rigtige behandler. - Registrer evt. betaling ud fra acontobeholdningen. Side 7
Regninger Eksempel på en regning oprettet på en forkert patient - Markér den regning der er forkert. (Brug evt. søgefunktionen Ctrl+F og tast - Kald funktionen Annullere under menupunktet Regninger/Afdrag. - Er regningen indberettet til Sygesikringen skal du svare JA til dette spørgsmål. - Er regningen betalt, skal acontobeholdning svarende til regningens pålydende udbetales så det kan anvendes til betaling på den nye regning på den rigtige patient. Af hensyn til øreafrunding kan det være en fordel at udbetale fra BANK - Opret ny regning på den rigtige patient. (husk at skrive journal, korrigere den forkerte journal mv.). - Registrer evt. betaling fra samme betalingssted hvor udbetalingen fandt sted (f.eks. BANK). Side 8