Sag og Dokument - Høringskonference Nanna Skovgaard, Kontorchef Center for Offentlig Digitalisering og Indkøb
Jeg vil sige noget om Hvad det er vi gør i Økonomistyrelsen? Erfaringer fra FESD Hvor vi står efter FESD Og hvad vi forestiller os der skal ske frem i tiden 2
Hvad er det vi gør i Økonomistyrelsen? Økonomistyrelsen er en del af Finansministeriet. Det er vores mission at understøtte og udvikle effektivitet og god økonomistyring i den offentlige forvaltning. Vi udvikler og gennemfører tværoffentlige digitaliseringsprojekter. I forhold til ESDH - Administrerer vi FESD-rammeaftalen, - Arbejder med statens ESDH-strategi og et eventuelt kommende statsligt initiativ. 3
Erfaringer med FESD Gode erfaringer: - En bedre journalregistreringspraksis, - Papiret væk fra hylderne digitale arkiver - Tilfredshed med fælles rammekontrakt Dårlige erfaringer: - Megen funktionalitet tunge brugergrænseflader - Snæver målgruppe for systemerne behov for mere fokus på videndeling - Specialtilpasninger dyrt, komplekst og svært at håndtere - Svære projekter vi når sjældent til det sjove - og alle hænger i det samme problemer 4
FESD-projektets indhold Best Practice og rådgivning Implementering og drift Produkter og anskaffelsesmodeller Forretningskrav Standarder 5
Hvor står vi nu? 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 FESD-standardisering FESD2 Referencearkitektur OIO Sag og Dokument FESD Kravspecifikation FESD Rammeaftale FESD2 Kravspecifikation Stat, kommuner & regioner? 6
Det vi skal fremover er: Bedre business case for den enkelte myndighed! Flere gevinster ved brug af ESDH fokus på brugere Billigere og nemmere aflevering til arkiv Nemmere og mere fremkommelige projekter: anskaffelse og implementering Billigere og nemmere drift bedre arkitektur og samspil til andre systemer og processer 7
Fokus på processerne medarbejderne! ESDH skal hen til Anne, 45 år, sagsbehandler Mette, 28 år, sekretær Inge, 46 år, leder Morten, 37 år, projektleder 8
Morten, 37 å r, Projektleder Baggrund: Er uddannet med en økonomisk baggrund. Han har arbejdet i det offentlige i 10 år. De sidste 4 år har han fungeret som projektleder og sagsbehandler i Velfærdsministeriets departement. Primæ re arbejdsopgaver: Hans opgaver er hovedsageligt større projekter. Hans arbejdsopgaver består af: - Udarbejdelse projektplaner - Servicering af styregrupper - Ledelse af projektmedarbejdere - Håndtering af ministerhenvendelser, udvalgsspørgsmål, 20 spørgsmål 9
Procesunderstøttelse af Mortens opgaver Journalisere og arkivere dokumenter direkte fra post- og tekstbehandlingssystem. Dele dokumenter i et projektrum med andre projektdeltagere og have overblik over projektets status, styre dokumentversioner mv. Bruge på forhånd definerede processer til håndtering af høringer, styregruppebetjening, 20 spørgsmål m.v.. 10
Anne 45 år, sagsbehandler Baggrund: Er kontoruddannet og har arbejdet 2 år som regnskabsmedarbejder hos et privat konsulentfirma. Arbejder i Økonomistyrelsen i Økonomiområdet med tilskud- og pensionsudbetalinger. Primæ re arbejdsopgaver: Anne arbejder i det daglige med rådgivning vedrørende regler om udbetaling af folkepension, herunder økonomiske og personlige forhold. Konkret består hendes opgaver typisk af: Sagsbehandlingsopgaver i forbindelse med forvaltning af udlån, tilskud, pension. Behandling af ind- og udbetalinger, indlæsning af kontoposter m.m. Afstemningsopgaver i relation til de bagvedliggende fagsystemer (debitor- og kreditorsystemer), bankkonti m.m. Regnskabsgodkendelse 11
Procesunderstøttelse af Annes opgaver Leanprocesser implementeret i et standard workflowsystem, Gennem workflows får Anna adgang på tværs af systemer (fx Navision Stat, CPR, CVR m.fl.), Workflowsystemet journaliserer og arkiverer dokumenter automatisk. Anne kan på myndighedens intranet dele og fremsøge dokumenter. 12
Forretningsvariation 13
Handlingsscenarier i staten dialog herom 1. Statslige myndigheder foretager selv ESDH-relaterede anskaffelser på baggrund af kravspecifikation og standarder. 2. Der indgås en FESDlignende rammeaftale med et mindre antal leverandører på baggrund af kravspecifikation og standarder. 3. Der anskaffes fælles løsningskomponenter til de statslige myndigheder på baggrund af kravspecifikation og standarder. 14
Hvad gør vi i overgangsperioden? Myndigheder og leverandører har systemer baseret på FESDstandarden Vi har en ny generisk kravspecifikation man kan tage udgangspunkt i og snart også et færdigt sæt af standarder. Men vi ved endnu ikke hvordan standarderne vil blive udmøntet og hvilke fællesprojekter myndighederne kan tilslutte sig. Forslag: 1 ) Hold j er godt orienteret, 2 ) Overvej grundigt jeres business case, evt. bindingsperioder samt brug af mange penge på nye ESDH-udviklingsprojekter. 15