Kvalitetsarbejde i AMU uddannelser 1 oktober 2016 1
Indhold: 1. AMU Kvalitetsarbejde 2. Udbudspolitik og udliciteringspolitik for Selandia 3. Ansvarsområder under AMU Kvalitetssystem - Selandia 3.1 Vicedirektør og VEU- Centerchef 3.2. Uddannelseschefer 3.3 Undervisere 3.4 Koordinerende AMU kursus sekretær 3.5 Kursus sekretær 3.6 Interne kvalitets auditører 3.7 Kommunikation 3.8 Kvalitetschef 4. Kvalitetstilsyn / intern Audit 2
1. AMU Kvalitetsarbejde På Selandia forstår vi kvalitet som en levende og dynamisk ting. Kvalitet er ikke kun en række standarder, som Selandia skal leve op til, og som så kan virke som sovepude, når disse standarder bliver overholdt. Tvært imod skal kvaliteten være i konstant udvikling, baseret på en række procedurer og disciplineret arbejde omkring disse. Kvalitetsarbejdet bliver derfor en metodisk sikring af, at vi løbende evaluerer, handler og udvikler indbyrdes med det mål, at optimere vores pædagogiske og organisatoriske praksis. En systematik der konstant tvinger os til at se nysgerrigt og konstruktivt på egen praksis. Vi ønsker at kvalitetsarbejdet skal være en integreret del af vores kultur og være en udfordring for alle. Ledelsen udstikker visionen og skaber formålet med kvalitetsarbejdet. Arbejdet skal gennemsyre hele Selandia, fra direktionen til alle dele af det pædagogiske arbejde. Overordnet set er kvalitetsarbejde at gøre en indsats, som giver nogle resultater. I evalueringen af disse resultater opstår der læring, som vi kan bruge i den næste indsats, som vi igangsætter. Denne bølgebevægelse foregår i det uendelige i alle dele af Selandias virke, hvilket i sidste ende skal bidrage til den innovative organisation. Formålet med Kvalitetsarbejde i AMU uddannelser på Selandia, er at synliggøre rammer, ansvar og systematik i form af enkle retningslinjer og værktøjer, der understøtter kvalitetsarbejdet for medarbejdere der er involveret i AMU-undervisning. Kvalitetsarbejde i AMU uddannelser omfatter således tiltag omkring løbende evaluering, selvevaluering og kvalitetsudvikling og skal samtidig sikre, at Selandia tilgodeser eksterne krav om Dokument Dokumentation og Kvalitetssikring af AMU uddannelser. Selandias overordnede kvalitetssystem omfatter alle ansatte også AMU undervisere som deltagende i de fælles processer der gælder for Kvalitetsarbejdet på Selandia. Nærværende skrivelse revideres efter behov og mindst en gang årligt. Alle gældende kvalitetssikringsdokumenter under Kvalitetsarbejde i AMU uddannelser er tilgængelige på Selandias Intranet /Efteruddannelse. 3
2. Udbuds- og udliciteringspolitik Vicedirektør og VEU- Chef udarbejder årligt en udbudspolitik for AMU-aktiviteter. Godkendes hver november måned af Bestyrelsen. Politikkens indhold er: * Udbud / Geografiske opland * Aktivitetsudvikling * Bevillingsmæssige prioriteringer * Behovsvurdering * Indsatsområder * Markedsføring * Udliciteringspolitik Politikken kan læses på Selandias hjemmeside: http://www.sceu.dk/amu-udbud 3. Ansvarsområder 3.1 Vicedirektør og VEU - Centerchef Det overordnede ansvar for AMU fordeler sig mellem: Vicedirektør: Drift og organisering af AMU VEU Chef: Udvikling af AMU samt ansvar for gældende lovgivning omkring AMU 4
3.2. Uddannelseschefer Som uddannelseschef har du det direkte ansvar for kvalitetssikringen af kurser, der udbydes på dine afdelinger. Dette omfatter bl.a.: Være opdateret på dokumentation for gældende lovgivning, bekendtgørelser, vejledninger I dialog med lærergruppen sikrer, at alle arbejder inden for gældende lovgivning Udarbejdelse af helårlig plan for udbud af kurser Der skal udarbejdes kursusplaner, der rullende dækker frem for det næste 1.5 år. I praksis betyder det, at der altid foreligger en 1½ årig plan, som løbende forlænges med ½ års planer. Dvs. er man medio 2016 kan man se frem til slutningen på 2017. Planerne indsendes til Kursusadministrationen. Hvis du ønsker at oprette et kursus, som ikke fremgår af udbudsplanen, skal du kontakte din kursussekretær senest fjorten dage før kursets startdato. Kurser hvor Selandia ikke har FKB-godkendelse Den udbudsansvarlige for AMU området søger en godkendt skole, om udlægning af et kursus. Skriftlig dokumentation for aftale opbevares på R-drevet. Udliciteret og udlagt undervisning Alle aftaler skal være skriftlige og i henhold til gældende lovgivning. Dokumentation opbevares på R-drevet. Markedsføring af kurser Er der ønske om at annoncerer et kursus udover på Efteruddannelse. DK og Selandias hjemmeside kontaktes Selandias afdeling Kommunikation. 5
Kompetence-dokumentation for undervisere på AMU Du skal sikre, at en underviser har de rette kompetencer til at undervise på et givet kursus. Der skal foreligge et opdateret undervisnings CV på alle AMU undervisere. Skal opdateres minimum 1 gang årligt primo august. Skal foreligge på medarbejderplan. CVèt skal som minimum indeholde følgende: CV Skabelon. CV for timelærer skal gemmes på R drevet. Opdateret undervisningsplaner for alle AMU kurser Du skal sikre, at undervisningsplaner og kursusprogram er opdateret og ligger tilgængelige elektronisk på R-drevet inden kursusstart, så de hurtig kan tilvejebringes ved AMU Audit. UV planer for Timelærer samt kursusprogram oploades af dig som udd. chef på R drevet inden kursusstart. R:\Groupfolders\undervisning\faellesdrev\AMU Audit Materialer Herunder har hver skole deres egen mappe, der er delt op i år/kvartaler. Inde i de mapper har hver enkelt skole metodefrihed på hvordan de vil strukturer det. Test af basale færdigheder (FVU) Alle kursister tilbydes test af basale færdigheder. Du skal sikre at dette arbejde organiseres og finder sted på dine afdelinger. Vicedirektør Mette Tram Petersen kontaktes for procedure vedr. dette. Gennemførelse af IKV Dine afdelinger skal kunne gennemføre IKV er ved henvendelser fra kommende kursister. Du skal sikre, at det rette beredskab er til stede, samt koordinere denne aktivitet. Kontrol af basisdokumentation Ved hvert kursus skal du sikre at der er: 1 Udarbejdet Undervisningsplan, Kursusprogram samt opdateret CV 2 Udarbejdet undervisningsmateriale 3 Evalueret i VIS Kvalitet. 4 Fraværsregistreret / Tilstede registrering (www.efteruddannelse.dk/veuunderviser) 6
Intern audit Der vil løbende blive gennemført intern audit i dit område, såvel anmeldt som uanmeldt. Du vil efterfølgende modtage en rapport for dit område. Opfølgning på måltal Selandias kvalitetsmål for AMU-området er: * Høj tilfredshed blandt kursister ( 4) * Høj gennemførelsesprocent ( Landsgennemsnittet) Kvalitetsudvikling af undervisningen sikring af evaluering og den fortsatte udvikling Du skal sammen med dine lærerteams følge op på disse mål, hvor resultaterne præsenteres og der besluttes nye handlinger og tiltag. Du skal medvirke til, at de enkelte teams løbede diskutere teamets resultater og minimum 1 gang årligt justere på undervisningsplan og undervisningsmateriale. Teamet og du skal ligeledes bidrage til, at sikre et voksent pædagogisk undervisningsmiljø på kurserne, jævnefør det pædagogiske grundlag for Amu Uddannelser. Du skal desuden sikre at der finder refleksion og dialog sted som en løbende kvalitetsudvikling i de enkelte lærerteam om de pædagogiske metoder der benyttes i undervisningen. Det er udd. Chefens ansvar at føre tilsyn på følgende: Kvalitetstilsyn UDLAGT UNDERVISNING / Audit Institutioner, hvortil skolen har udlagt (udlånt en FKB) undervisning, får anmeldt besøg 1 gang årligt. Henvendelsen vil ske til chefen for det pågældende kursusområde. Auditeringen planlægges af Udd. Chefen for den pågældende afdeling. AMU Audi tjeklisten/rapporten opbevares på R-drev i fem år. Såfremt der ved audit konstateres afvigelser i forhold til kontrakten, skal det fortsatte samarbejde revideres / overvejes. 7
Kvalitets tilsyn af UDLICITERET UNDERVISNING / Audit. (Angår undervisning skolen er godkendt til, og hvor vi anvender eksterne aktører til at gennemføre kursusaktiviteten). Der gennemføres audit på udliciterede kurser. Udd. chefen er ansvarlig for at Audit gennemføres jævnfør udliciteringskontrakten. AMU Audit tjeklisten/rapporten underskrives af Udd. Chefen og opbevares på R-drev i fem år. Såfremt der ved audit konstateres afvigelser i forhold til kontrakten, skal samarbejdet revideres / overvejes 4.4 Kvalitetstilsyn INDLAGT UNDERVISNING/ Audit (Angår undervisning når vi låner en FKB fra en anden skole). Dokumentationspligt og kvalitetskontrol af indlagt undervisning håndteres som intern Audit af undervisning på Selandia. Uddannelseschefen har ansvaret for at dokumentationen gemmes på R-drevet, så skolen til enhver tid kan fremvise denne ved eksternt auditering. Endvidere opbevares dokumentation for underviserens faglige og pædagogiske kompetencer på R-drevet. 3.3. Undervisere Som underviser på AMU medvirker du og dit team til at udvikle internt på kvaliteten i undervisning på AMU uddannelserne, dels medvirker I til, at Selandia overholder lovkrav i forbindelse med gennemførelse af AMU uddannelser herunder krav til elektronisk dokumentation på undervisningsplaner, materialer m.m. Det kan få alvorlige konsekvenser for Selandia, hvis loven ikke overholdes. Derfor er det særlig vigtigt, at du som underviser, bidrager til at Selandia overholder loven. Nedenfor kan du læse om de opgaver der forventes du bidrager med: 8
Før hvert kursus skal du: 1) Udarbejde Undervisningsplan, Kursusprogram og undervisningsmaterialer Med afsæt i kursets målbeskrivelser skal der udarbejdes: En Undervisningsplan (til internt brug) Der skal foreligge en beskrivelse af, hvorledes kurset er tilrettelagt pædagogik og metodisk. Kursusprogram til kursisterne hvad undervises der i og hvornår i løbet af kursusperioden. Undervisningsmateriale. Dette omfatter alt det materiale du benytter i undervisningen: Dit eget undervisningsmateriale, en scannet forside af den bog du underviser efter med Isbnnr. præsentationer, opgaver/test m.m. Alle materialer m.m. under punkt 1 skal forefindes på R-drevet. UNDER KURSET SKAL DU: 1) Gennemføre undervisningen i overensstemmelse med kursets målbeskrivelse og normerede varighed. Et kursus normerede varighed kan ikke afkortes samlet for et hold, og afkortning af uddannelsestid for én deltager kan kun ske efter gennemførelse af en individuel kompetencevurdering. (Foretaget inden kursusstart). En hel undervisnings dag udgør altid 7,4 klokketime inklusiv pauser. 2) Gennemgå titel, indhold og mål for kurset ved opstart således at alles forventning afstemmes. 3) Tilstedeværelse/fravær registreres elektronisk i www.efteruddannelse.dk/veuundervisere. 4) Inden sidste kursusdag sikre dig, at du har modtaget det rette antal beviser samt evalueringskode(r) fra administrationen. Beviserne underskriver du. 5) På sidste kursusdag sikre du dig, at kursisterne evaluerer kurset i Vis kvalitet i så god tid at du kan evaluere denne i en dialog med kursisterne Udlevere beviser til kursister, der har gennemført kurset med tilfredsstillende resultat. 9
Afslutning af kursus På sidste undervisnings dag: 1. Skal overskydende beviser samt liste over ikke beståede kursister afleveres til kursussekretæren. 3. Skal kursusprogram med evt. ændringer i forløbet lægges på R-drev. Kvalitetsudvikling af undervisningen På baggrund af evalueringerne i VIS Kvalitet drøfter dit team mindst 2 gang om året hvorledes der kan kvalitetssikres og udvikles på det/ de givne kurser baseret på data fra Vis kvalitet, ny faglighed, nye pædagogiske overvejelser m.m. Disse justeringer tilføjes uddannelsesplanen og undervisningsmaterialerne 3.4 Koordinerende AMU kursussekretær Personen/funktionen er ansvarlig for at sikre løbende support og opdatering af regler indenfor administration af AMU og information til alle kursus sekretærer. Sikrer at der i alle indkaldelsesbreve oplyses om kursistens mulighed for FVU. Sikre indberetning og ind-og udlån af FKB koder 3.5 Kursussekretær AMU Administration af kurser For korrekt administration af kurser, modtager kursussekretærerne løbende informationer om ændret lovgivning, herunder procedure for oprettelse, ændring og aflysning af AMU-aktiviteter fra koordinerende kursussekretær. Det skal sikres at der er sammenhæng i kursus registreringerne, og at de er korrekte. Der skal altid være match mellem informationer i Easy, flex og kursusprogram 10
Det skal sikres, at der er så kort arbejdsgange som muligt, når det gælder registrering og administration. Arbejdsgangene skal være nedskrevet i procedurebeskrivelser. Udbud af kurser Kurser hvor Selandia har FKB-godkendelse, og centeret er ansvarlig for udbud af kernemål: Kursussekretæren sikrer at udbuddet fremgår på Selandia hjemmeside, Efteruddannelse.dk og ug.dk. Hvis der er enkelte kernemål, som det enkelte center ikke kan udbyde af en eller anden årsag, skal markedsføring ske på ug.dk, med en tekst om at kontakte Selandia. 3.6 Interne kvalitets auditører Selandia har medarbejdere, der arbejder med den interne kvalitets audit som støtte for de enkelte uddannelseschefer. Disse indgår desuden i en samarbejdende enhed med andre auditører fra VEU centrets skoler, med det formål, at sikrer en gensidig kvalitetssikring på AMU uddannelser. 3.7. Kommunikation Al annoncering m.m. i relation til AMU audarbejdes via Kommunikation mhp sikring af gældende lovgivning på området. Kommunikation er ansvarlig for at alt materiale opbevares elektronisk for evt. dokumentationsbrug. 3.8 Kvalitetschef Udarbejdelse og vedligeholdelse af Kvalitetsdokumenter på AMU Selandia. Sikre at resultater fra Vis kvalitet offentliggøres kvartalsvis på skolens hjemmeside. Såfremt resultaterne afviger fra skolens mål, behandles det af skolens direktion, og der aftales korrigerende handlinger. 4. Kvalitetstilsyn 4.1. Kvalitetstilsyn: Intern Undervisning / Audit Der vil løbende pågå AMU Audit fra Selandias egne kvalitetsfolk og fra andre AMU skoler. Besøgende kan være anmeldte / uanmeldte. 11
Henvendelsen sker direkte til den pågældende Udd.chef. Resultatet fra intern audit bliver efterfølgende sendt til uddannelse chefen. Ved bemærkninger afholdes der møde med samme. Det samledes resultat (indsatser og aftalte handlinger) lægges på R-drev i en lukket gruppe. (Skal opbevares 5 år efter besøgsdato). Der gennemføres intern Audit 4-6 gange om året på et givet antal kurser for at se, om den til enhver tid gældende lovgivning overholdes på alle gennemførte kurser. Link til aktuelle, opdaterede tjeklister http://danskeerhvervsskoler.dk/vaerd-at-vide/uddannelserne/veu/amu-audit/ AMU audit netværket 12