NOTAT 27. august 2009 Oversigt over budget- og regnskabsmæssige overdragelser fra staten til kommunen J.nr. 2008-0005332 6. kt./eni Kommunen vil i forbindelse med overdragelsen fra stat til kommune modtage nedenstående typer poster vedr. det statslige budget og regnskab. Opgørelsen er en bruttoliste over mulige overdragelser. Det enkelte jobcenter vil således ikke nødvendigvis modtage overdragelser på alle områder. Driftsbevillingen/administration Budget Kommunen vil få overdraget et evt. mindreforbrug på det statslige jobcenters budgetter til løn og øvrig drift i perioden januar til august 2009. (Bilag A1) Af det overdragede budget vedr. øvrig drift kan der være disponeringer vedr. aftale kompetenceudviklingsforløb til de overdragede medarbejdere (Bilag A2) Regnskab Vedr. øvrig drift kan kommunen få overdraget følgende tilgodehavender (Bilag C2): Udlæg EØS-dagpenge Tilgodehavender vedr. AER, VEU og voksenlærlinge Tilskudsfinansierede aktiviteter Jobcentrene udbetaler dagpenge til dagpengemodtagere fra EØS-lande, der efterfølgende refunderes af Arbejdsdirektoratet. De overdragede tilgodehavender er således med Arbejdsdirektoratet som debitor. Arbejdsmarkedsstyrelsen vil udsende nærmere information til kommunerne vedr. fremtidig håndtering af EØS-dagpenge. Tilgodehavender vedr. AER- og VEUgodtgørelse samt tilskud til voksenlærlinge vedr. medarbejderne i jobcenteret. Tilgodehavender vedr. tilskudsfinansierede projekter, der skal videreføres i regí af kommunen (f.eks tilskud fra EU). Udgangspunktet vedr. tilskudsfinansierede projekter har været, at de selvom de indholdsmæssigt videreføres af kommunen - regnskabsmæssigt har skullet afsluttes i staten, således at der ikke er regnskabsmæssi-
Øvrige debitorer ge overdragelser vedr. disse. Herefter skal kommunen starte projektet op på ny regnskabsmæssigt. Tilgodehavender der ikke falder ind under ovenstående, og hvor debitor er faktureret. Vedr. øvrig drift kan kommunen få overdraget følgende forpligtelser (Bilag C2): Kompetenceudvikling mv. Forpligtelser vedr. kompetenceudvikling af medarbejdere, hvor der er udbetalt tilskud fra kompetencecudviklingsfonden eller trepartsmidlerne. Øvrige gældsforpligtelser Diverse gældsforpligtelser overfor leverandører af varer og tjenesteydelser, hvor det statslige jobcenter ikke har fået afregnet forud for afslutningen af det statslige regnskab. Vedr. løn kan kommunen få overdraget følgende tilgodehavender (Bilag C3): Refusioner Refusioner vedr. overdragede medarbejdere, som er ansøgt men endnu ikke udbetalt. Det drejer sig bl.a. om refusioner vedr. sygdom, barsel og beskæftigelsesrettede ordninger. Foretagne udlæg Vedrører udlæg det statslige jobcenter har haft i forhold til overdragede medarbejdere. Herunder manglende træk af medarbejderens løn. (f.eks. nyansatte medarbejdere der ikke har ret til ferie med løn, men ikke har fået løntræk for afholdt ferie) Vedr. løn kan kommunen få overdraget følgende forpligtelser (Bilag C3): Skyldigt over-/merarbejde Overdragede medarbejderes evt. over- /merarbejde, der ikke er blevet afregnet/afspadseret forud for afslutningen af det statslige regnskab Fratrædelsesordninger Forpligtelser vedr. åremålsaftaler for overdragede medarbejdere, hvor der er aftalt et fratrædelsesbeløb ved evt. udløb af åremålet. Feriepenge Den hensatte feriepengeforpligtelse i de omkostningsbaserede statslige regnskaber for de overdragede medarbejdere. Feriepengeforpligtelsen er ikke opgjort i denne overdragelseserklæring, men vil blive udsendt særskilt til kommunerne. 2
Bevillingerne til aktiv beskæftigelsesindsats Budget Kommunen vil få den i det statslige jobcenter ikke-forbrugte bevilling i forhold til helårsbevillingerne til aktiv beskæftigelsesindsats. (Bilag B1). Af de overdragede bevillinger vedr. aktiv beskæftigelsesindsats, vil der være foretaget disponeringer vedr. aktivitet i perioden efter 1. august 2009. (Bilag B1). Regnskab Tilgodehavender i forhold til redskaberne i den aktive beskæftigelsesindsats. Gældsforpligtelser overfor leverandører af varer og tjenesteydelser vedr. redskaberne i den aktive beskæftigelsesindsats samt beskæftigelsesrettede tilskud, hvor det statslige jobcenter ikke har fået afregnet forud for afslutningen af det statslige regnskab. Dette vedrører f.eks. køb af vejledning og opkvalificering, andre aktører, hjælpemidler, mentorordninger, personlig assistance, skyldigt løntilskud til virksomheder mv. Overdragelsen vedrører ikke de statslige hensættelser vedr. bonus til andre aktører. Disse hensættelser vil fortsat blive administreret i staten. 3
Kontonr. i Balancepost Dokumentation Tilvejebringelse statens kontoplan 611102 Udlæg EØS-dagpenge Oversigt over åbne og lukkede sager vedlægges til jobcenteret Bevillingskrivelser fra Arbejdsdirektoratet vedr. de Forefindes i jobcenteret 611112 Tilgodehavender vedr. AER- og VEUgodtgørelse samt voksenlærlinge ansat i jobcentret 611501 Øvrige debitorer (Debitor samlekonto) 611151, 611152, 614001, 615002, 615575, 934101 Tilskudsfinansierede aktiviteter enkelte sager Dagpengekort indsendt via BAC til Arbejdsdirektoratet Udbetalingskvittering fra banken Vedr. AER og VEU-godtgørelse er dokumentationen den af jobcenteret fremsendte godtgørelsesansøgning til ATP/A-kassen Vedr. voksenlærlinge er dokumentation den af jobcenteret fremsendte udbetalingsanmodning til det tilskudsgivende jobcenter Kopi bør forefindes i jobcenteret. Alternativt forefindes den i BACs arkiv hos beskæftigelsesregionen BACs arkiv hos beskæftigelsesregionen Dokumentationen forefindes i jobcenteret Dokumentationen forefindes i jobcenteret Fakturaanmodning Jobcenteret bør selv være i besiddelse af anmodning. Alternativt forefindes den i BACs arkiv hos Beskæftigelsesregionen Kopi af fremsendt faktura BACs arkiv - Beskæfttigelsesregionen Ved overdragelse af ikke-afsluttede projekter består dokumentationen af aftale med tilskudsgiver, dokumentation for afholdte udgifter/allerede modtagne tilskud, i henhold til dokumentationskrav fra tilskudsgiver Dokumentation er tilstede i jobcenteret 613395 Lønrefusioner Kopi af refusionsansøgning med tilhørende bilag (f.eks. Fleksjobaftale) 619001 Periodeafgrænsningsposter - tilgodehavender Forudbetalinger vedr. perioden efter 1. august. Dokumentationen er betalt faktura Refusionsansøgningssager fra ØSC løncenter bliver udsendt til de relevante kommuner Jobcenteret bør selv være i besiddelse af kopi af faktura. Alternativt forefindes den i BACs arkiv hos Beskæftigelsesregionen
761601 Fratrædelsesordninger Er en del af medarbejderens ansættelsesvilkår. Indgår i medarbejderens personalesag Personalesagerne er overført til kommunerne 934575 Kompetenceudvikling mv. Udmeldingsbrev vedr. midler fra kompetencefonden, trepartsmidler mv. Udmeldingsbrevet af 7. juli indgår i de pågældende medarbejderes personalesag, der er overført til kommunerne. AMS ligger inde med kopier. 941195 Skyldige feriepenge Underskrevne ferierapporter Rapporter er udsendt til jobcentrene. De underskrevne rapporter vil således forefindes i jobcenteret Udtræk fra Statens Løn System (SLS) 951150 Øvrige gældsforpligtelser Dokumenteres afhængigt at hensættelsestypen ved: Ordrebekræftelse, kontrakt/aftale med leverandøren, kopi af udregningsgrundlag, kopi af modtaget men ikke registreret faktura 973501 Skyldigt over-/merarbejde Rapporter vedr. ferie mv. underskrevet af statslig chef og medarbejder Udtræk på medarbejderniveau bliver udsendt til kommunerne Dokumentationen er tilstede i jobcenteret, herunder fsva. aktivrammen i IDA/ØKO-AMS Rapporter er udsendt til jobcentrene. De underskrevne rapporter vil således forefindes i jobcenteret
NOTAT 27. august 2009 Notat om bilag til A) Driftsbevillingen vedr. forsikrede ledige (afregnede udgifter og disponeringer) J.nr. 2008-0006389 6. kontor/eni Dette notat vedrører indholdet af bilagene vedr. punkt A i overdragelseserklæringen vedr. overgangen til det enstrengede kommunale beskæftigelsessystem. Formålet med bilagene er at: 1. Give kommunen overblik over evt. mindreforbrug på løn og øvrig drift i forhold til den objektive bevilling for januar til juli 2009. 2. Give kommunen overblik over evt. disponeringer vedr. øvrig drift foretaget af staten for perioden efter d. 1. august 2009. Dette vil udelukkende dreje sig om længerevarende kompetenceudviklingsforløb for medarbejderne. For begge formål gælder, at de kun ville skulle indgå i overdragelseserklæringen i det omfang, der er et mindreforbrug, eller der er foretaget disponeringer for perioden efter 1. august. Bilagene vil indeholde følgende oplysninger: Bilag A1 Bilaget indeholder en opgørelse over mindreforbrug på jobcenterets lønbudget og centerbudget i forhold til den objektive bevilling for årets første syv måneder: Evt. mindreforbrug på centerbudgettet i perioden januar til juli 2009 i forhold til den disponible bevilling for perioden (7/12 af den objektive bevilling for hele 2009 + disponibel videreførsel). Mindreforbruget opgøres på baggrund af det ved den fremrykkede årsafslutning opgjorte forbrug på centerbudgetregnskabet for januar til juli 2009. Evt. mindreforbrug på lønsumsbudgettet i forhold til den objektive lønsumsbevilling. Mindreforbruget opgøres som summen af det ved den fremrykkede årsafslutning opgjorte lønsumsforbrug og det ved RRII budgetterede lønsumsforbrug for perioden august til december sat i forhold til bevillingen for hele 2009. Evt. mindreforbrug vedr. tilskudsfinansierede aktiviteter. Mindreforbruget opgøres som forskellen mellem tilskud (indtægter) og udgifter i perioden januar til juli 2009. Bilag A2 Bilaget indeholder en liste med af det statslige jobcenter foretagne disponeringer for perioden efter d. 1. august 2009 vedr. længerevarende kompetenceudviklingsforløb for medarbejderne.
Listen skal indeholde følgende oplysninger: De pågældende medarbejdernes navne De pågældende kompetenceudviklingsforløb Den disponerede udgift pr. forløb Endvidere indeholder bilaget en lignende opgørelse over kompetenceudviklingsforløb finansieret over til kommunen overdragede tilskud vedr. kompetenceudviklingsfonden og trepartsmidlerne. 2
NOTAT 27. august 2009 Notat om bilag til B) Aktiveringsrammen og øvrige bevillinger til den aktive beskæftigelsesindsats for forsikrede ledige J.nr. 2008-0006389 6. kontor/cso Dette notat beskriver indholdet af bilagene vedr. punkt B i den overdragelseserklæring til kommunen, som det statslige jobcenter skal udarbejde og underskrive ved overgangen til det enstrengede kommunale beskæftigelsessystem. Formålet med bilagene er, at give et overblik over; Realiseret aktivitet og udgifter til afholdt aktivitet (såvel allerede afregnede udgifter som hensættelser til ikke-afregnede aktiviteter) pr. 31/7. Disponeret aktivitet for året (realiseret aktivitet pr. 31/7 plus planlagt igangsat i løbet af resten af året). Skønnet aktivitet og udgifter for hele året. Hovedparten af igangværende eller planlagte person-relaterede aktiviteter vil fremgå af jobplaner eller aktiviteter uden for jobplaner i Jobplanmodulet på Arbejdsmarkedsportalen (der vil dog kunne opstå situationer, hvor der kommer fakturaer vedrørende aktiviteter, der var afsluttet i AMANDA, og derfor ikke blev konverteret til Jobplanmodulet). Bilagene vil indeholde følgende oplysninger: Generelt for alle redskaber: Bilag B1. Jobcentrets forbrug og aktivitet vedrørende forsikrede ledige pr. 31/7 2009 (5 oversigter fra ØKO-AMS Excel bog til overdragelse på Økonomiportalen). Vejledning og opkvalificering Bilag B2a. Vejledning og opkvalificering (fra IDA: overdragelsesliste 2009, og evt. holdlister fra tidligere år). Bilag B2b. Vejledning og opkvalificering (ØKO-AMS Excel bog til årsafslutning på Økonomiportalen). Aktivitetspuljen, Hjælpemidler og Mentor Bilag B3a. Aktivitetspuljen, Hjælpemidler og Mentor (fra IDA: overdragelsesliste). Bilag B3b: Interimslister fra IDA Anden aktør Bilag B4a. Rapporten AA hensættelser for året 2009 (ØKO-AMS rapport fra Økonomiportalen).
Bilag B4b. Jobcentrets disponeringsregneark for forløb under Service- og LVU-udbud. Bilag B4c: Jobcentrets disponeringsregneark for forløb under Hurtigt-igang 1. Voksenlærlinge fra beskæftigelse Bilag B5. Udtræk af driftsregionens opfølgningsregneark vedrørende igangværende bevillinger til voksenlærlinge-forløb for beskæftigede. Personlig assistance Bilag B6a. Overdragelsesliste fra IDA eller jobcentrets regneark, print fra lokal Access-databaser eller lignende. Bilag B6b. Interimsliste fra IDA. Erstatninger (vil kun omfatte få jobcentre) Evt. Bilag B7. Separat bilag fra de få jobcentre/driftsregion Syd, hvor sagsbehandling vedrørende erstatninger ikke måtte være afsluttet med henblik på udbetaling. Listerne fra IDA og ØKO-AMS samt evt. andre systemer trækkes af staten i jobcentret den 7. september 2009. På dette tidspunkt har staten i jobcentret afregnet de fakturaer vedrørende aktiviteten frem til den 31/7 2009, som jobcentret har modtaget senest den 11/8 2009, og jobcentret har i det statslige regnskab fået hensat til ikke-afregnede aktiviteter pr. 31/7 2009. Herunder beskrives og kommenteres de enkelte bilag i flere detaljer. Bilag B1. Jobcentrets forbrug og aktivitet vedrørende forsikrede ledige pr. 31/7 2009 Jobcentrene skal vedlægge 5 oversigter fra Økonomiportalen / Excel bøger / Kontrol excel bøger / Excel bogen til overdragelse. Jobcentret skal huske at vælge eget jobcenter i de bagvedliggende Excel bøger, der genererer data til oversigterne. Oversigterne er opdelt på aktiveringsrammen, dispositionsretten fra flaskehalsbevillingen, løntilskud til ledige, beskæftigede og personlig assistance til handicappede i erhverv m.v. Oversigterne viser jobcentrets samlede forbrug pr. 31/7 2009 og forbrugsskønnet ved RR II (rammeredegørelse II, dvs. halvårsstatus som indtastet af det statslige jobcenter i IDA) for året 2009. For ordninger, hvor der opgøres aktivitet målt i helårspersoner, vises den samlede realiserede aktivitet pr. 31/7, den disponerede aktivitet for året (såvel realiseret som planlagt for året ud) og aktivitetsskønnet ved RR II for året 2009. Oversigterne vises pr. redskab (delregnskab, fx offentligt løntilskud), men kan (ved at klikke på +) foldes ud til at vises mere opdelt (fx offentligt løntilskud opdelt op løntilskud til kommunale/regionale arbejdsgivere og til statslige arbejdsgivere). 1 Hvis jobcentret har sådanne planlagte/igangværende forløb. 2
De anvendte kriterier i den 1. del af oversigten, der viser aktiveringsrammen er: a) Betalt pr. 19/8 for aktivitet indtil 31/7 (Samlet forbrug hensat). b) Hensat til ikke-afregnede aktiviteter pr. 4/9 for aktivitet indtil 31/7. c) Samlet forbrug pr. 4/9 for aktivitet indtil 31/7. d) Realiserede aktivitet pr. 31/7. e) Disponeret aktivitet for året (realiseret og/eller planlagt for året ud). f) Staten i jobcentrets RR II skøn for aktivitet for hele året for vejledning og opkvalificering samt helårskontaktforløb for ledige, som er henvist til Anden aktør. g) Den resulterende gennemsnitsomkostning for ordninger med aktivitet. h) Staten i jobcentrets forbrugsskøn ved RR II for hele 2009. Aktiveringsrammen vises opdelt på de forskellige redskaber (dog er udgifter til Anden aktør opdelt på driftsudgifter og bonus). Aktivitet vises dels for vejledning og opkvalificering og dels samlet for aktiveringsrammen. Forskellen består i den uddannelsesaktivering, som Anden aktør finansierer. Til information skal staten i jobcentret ved manuel indtastning vise den udmeldte aktiveringsramme for hele 2009. De anvendte kriterier i den 2. del af oversigten, der viser dispositionsretten fra flaskehalsbevillingen er: a) Betalt pr. 19/8 for aktivitet indtil 31/7 (Samlet forbrug hensat). b) Hensat til ikke-afregnede aktiviteter pr. 4/9 for aktivitet indtil 31/7. c) Samlet forbrug pr. 4/9 for aktivitet indtil 31/7. d) Realiserede aktivitet pr. 31/7. e) Disponeret aktivitet for året (realiseret og/eller planlagt for året ud). f) Staten i jobcentrets RR II skøn for aktivitet for hele året for vejledning og opkvalificering samt helårskontaktforløb for ledige, som er henvist til Anden aktør. g) Den resulterende gennemsnitsomkostning for ordninger med aktivitet. h) Staten i jobcentrets forbrugsskøn ved RR II for hele 2009. Dispositionsretten fra flaskehalsbevillingen vises opdelt på de forskellige redskaber. Til information skal staten i jobcentret ved manuel indtastning vise den udmeldte dispositionsret for hele 2009. I 3. del af oversigten, der viser løntilskud, anvendes Arbejdsmarkedsstyrelsens fastsatte gennemsnitsomkostninger, idet jobcentrene alene skønner aktivitet og ikke forbrugsskøn ved RR II. De anvendte kriterier er: a) Betalt pr. 19/8 for aktivitet indtil 31/7 (Samlet forbrug hensat). b) Hensat til ikke-afregnede aktiviteter pr. 4/9 for aktivitet indtil 31/7. c) Samlet forbrug pr. 4/9 for aktivitet indtil 31/7. d) Realiseret aktivitet pr. 31/7. e) Disponeret aktivitet for året (realiseret og/eller planlagt for året ud). f) Staten i jobcentrets RR II skøn for aktivitet for hele året. g) Arbejdsmarkedsstyrelsens anvendte gennemsnitsomkostning. h) Arbejdsmarkedsstyrelsens beregnede forbrugsskøn for hele 2009 (staten i jobcentrets RRII skøn for aktivitet * AMS gennemsnitsomkostning). 3
Løntilskud vises opdelt på de forskellige redskaber. Ved den samlede aktivitet vises hvor mange helårspersoner heraf, som er henvist til Anden aktør. I 4. del af oversigten, der viser tilskud til beskæftigede anvendes Arbejdsmarkedsstyrelsens fastsatte gennemsnitsomkostning til beskæftigede voksenlærlinge, idet jobcentrene alene skønner aktivitet og ikke forbrugsskøn ved RR II. De anvendte kriterier er: a) Betalt pr. 19/8 for aktivitet indtil 31/7 (Samlet forbrug hensat). b) Hensat til ikke-afregnede aktiviteter pr. 4/9 for aktivitet indtil 31/7. c) Samlet forbrug pr. 4/9 for aktivitet indtil 31/7. d) Realiseret aktivitet pr. 31/7. e) Disponeret aktivitet for året (realiseret og/eller planlagt for året ud). f) Staten i jobcentrets RR II skøn for aktivitet for hele året. g) Arbejdsmarkedsstyrelsens fastsatte gennemsnitsomkostning for beskæftigede voksenlærlinge. h) Arbejdsmarkedsstyrelsens beregnet forbrugsskøn for hele 2009 (staten i jobcentrets RRII skøn for aktivitet * AMS gennemsnitsomkostning). Bilagets oversigt 4 indeholder ikke oplysninger om realiseret/skønnet aktivitet samt gennemsnitsomkostning eller forbrugsskøn for året for servicejob og jobrotation, idet kommunerne i perioden 1/8 2009 til 31/12 2009 for disse ordninger skal anmelde udgiftsbehov via refusionssystemet i Indenrigs- og Socialministeriet. I oversigt 5, der viser personlig assistance til handicappede i erhverv m.v., anvendes ikke gennemsnitsomkostninger ved beregning af forbrugsskøn, da aktiviteten ikke opgøres i helårspersoner eller lignende. De anvendte kriterier er: a) Betalt pr. 19/8 for aktivitet indtil 31/7 (Samlet forbrug hensat). b) Hensat til ikke-afregnede aktiviteter pr. 4/9 for aktivitet indtil 31/7. c) Samlet forbrug pr. 4/9 for aktivitet indtil 31/7. d) Staten i jobcentrets forbrugsskøn ved RR II for hele 2009. Bilag B2. Vejledning og opkvalificering Jobcentrene skal vedlægge en overdragelsesliste fra Økonomiportalen / IDA / Stamdata/Overdrag / Overdragelseslister, og vælg Søg Vejledning og opkvalificering. Listen kan printes som et download i Excel format/regneark. Det foreslås, at jobcentrene tilføjer overskriften Bilag B2a til overdragelseserklæring fra Jobcenter X vedrørende Vejledning og opkvalificering, bearbejder sideformat (liggende format og gentagelse af kolonne A) og formindsker kolonnebredde på de sidste 6 kolonner med disponeret beløb. Listen indeholder, for alle de hold, der har status åben på udtrækningstidspunktet, følgende oplysninger pr. finspec 2 pr. hold: ID (svarende til holdid fra AMANDA/Jobplanmodulet, der kan være enkelte fiktive holdid såfremt aktiviteten i/udenfor jobplan ikke er oprettet endnu) Navn, dvs. holdnavn Finspec nr., dvs. statslig finspec 2 Finspec eller FLSpec er forkortelse for finanslovsspecifikation, og er en underopdeling af underkonti på finansloven. 4
Kommunalt kontonr., dvs. den tilsvarende gruppering i den kommunale kontoplan Holdtype (enkeltplads, hold og hold med løbende indtag) Startdato Slutdato CVR-nr. Leverandørnavn Sted, dvs. jobcenter Disponeret beløb: o Godkendt disponering (=betalt/hensat i statsligt regnskab) fra 1/1 til 31/7 2009 o Restdisponeret (Disponeret i alt minus Godkendt) fra 1/1 til 31/7 2009 o Samlet disponering fra 1/1 til 31/7 2009 o Godkendt disponering (=betalt i statsligt regnskab) fra 1/8 til 31/12 2009 o Restdisponeret (Disponeret i alt minus Godkendt) fra 1/8 til 31/12 2009 o Samlet disponering fra 1/8 til 31/12 2009 Overdragelseslisten viser, hvorledes der er disponeret i IDA. En evt. restdisponering pr. 31/7, der fremgår af IDA-listen, er ikke nødvendigvis lig med det beløb, som staten i jobcentret har hensat pr. 31/7, idet jobcentrene har erfaring med frafald og andre forhold erfaringsmæssigt betyder, at det faktiske udgiftsbehov er lidt mindre end restdisponeringen i IDA. For at vise, hvad det statslige jobcenter faktisk hensætter pr. hold til ikke-afregnet aktivitet, skal jobcentret derfor også vedlægge et print af Excel bog fra Økonomiportalen / Excel bøger / Kontrol excel bøger / Excel bogen til årsafslutning. De statslige jobcentre skal ved udarbejdelsen af overdragelsesmaterialet kontrollere, at hensættelsen i Excel bogen (som summeres op til delregnskab 215) svarer til det hensatte beløb i det statslige regnskab på finanskonto 951150, jf. bilag B1 (summen af vejledning og opkvalificering i oversigt 1 og 2). Det skal bemærkes, at kolonnen Bogf Finans Beløb i Excel bogen ved et udtræk af 7/9 også vil indeholde de hensatte beløb i den sidste kolonne. Bogf Finans Beløb svarer således til kolonne c) i bilag B1 (summen af vejledning og opkvalificering i oversigt 1 og 2). De øvrige kolonner i Excel bogen er ikke umiddelbart sammenlignelige med IDA-overdragelseslisten, men anvendes af jobcentret ved vurdering af hensættelsesbehovet. Bilag B3. Aktivitetspulje, Hjælpemidler og Mentor Jobcentrene skal vedlægge en overdragelsesliste fra Økonomiportalen / IDA / Stamdata/Overdrag / Overdragelseslister, og vælg Søg Aktivitetspulje, hjælpemidler og mentor. Listen kan printes som et download i Excel format/regneark. Det foreslås, at jobcentrene tilføjer overskriften Bilag B3a til overdragelseserklæring fra Jobcenter X vedrørende Aktivitetspuljen, Hjælpemidler og Mentor, bearbejder sideformat (liggende format og gentagelse af kolonne A) og reducerer bredden på de sidste 6 kolonner med disponeret beløb. Kolonnen Holdtype kan slettes. 5
Listen indeholder, for alle forløb, der har status åben på udtrækningstidspunktet, følgende oplysninger pr. finspec pr. forløbsid: ID (dvs. forløbsid, som er en unik nøgle der anvendes i IDA) Navn, dvs. forløbsnavn Finspec nr., dvs. statslig finspec Kommunalt kontonr., dvs. den tilsvarende gruppering i den kommunale kontoplan Holdtype (ikke relevant her, kolonnen kan slettes) Startdato Slutdato CVR-nr. Leverandørnavn Sted, dvs. jobcenter Disponeret beløb: o Godkendt disponering (=betalt i statsligt regnskab) fra 1/1 til 31/7 2009 o Restdisponeret (Disponeret i alt minus Godkendt) fra 1/1 til 31/7 2009 o Samlet disponering fra 1/1 til 31/7 2009 o Godkendt disponering (=betalt i statsligt regnskab) fra 1/8 til 31/12 2009 o Restdisponeret (Disponeret i alt minus Godkendt) fra 1/8 til 31/12 2009 o Samlet disponering fra 1/8 til 31/12 2009 Overdragelseslisten viser, hvorledes der er disponeret i IDA. En evt. restdisponering pr. 31/7, der fremgår af IDA-listen, er ikke nødvendigvis lig med det beløb, som staten i jobcentret har hensat pr. 31/7, idet jobcentrene har erfaring med frafald og andre forhold erfaringsmæssigt betyder, at det faktiske udgiftsbehov er lidt mindre end restdisponeringen i IDA. For at vise, hvad staten i jobcentret faktisk hensætter pr. finspec ikke-afregnet aktivitet, skal jobcentrene vedlægge 3 interimslister fra IDA som tilgås fra Økonomiportalen / IDA ved at vælge fanen Aktivitetspulje, Hjælpemidler eller Mentor samt vælge betalingsbilledet. Herefter vælges Interimsliste. Skærmbilledet nedenfor viser en interimsliste fra IDA fra 2008, idet der først åbnes for 2009-versionen til august. 6
Det statslige jobcenter skal i forbindelse med udarbejdelsen af overdragelsesmaterialet kontrollere, at hensættelsen i Interimslisten svarer til det hensatte beløb i det statslige regnskab på finanskonto 951150, jf. bilag B1. Kommunerne kan - hvis det ønskes - fortsat anvende IDA s disponeringsmodul for Aktivitetspuljen, Hjælpemidler og Mentor. Bilag B4. Andre aktører Jobcentrene skal som bilag B4a vedlægge den faste rapport AA hensættelse fra Økonomiportalen/Rapporter. Rapporten vil vise de delaftaler, der har rest i 2009 af tilsagn til forventet bonus, eller hvor der er udgiftsført i 2009. Jobcentret skal vedlægge dokumentation for bonus-vurderingerne og forventet driftstilskud for 2009 ved som bilag B4b og B4c at vedlægge opdaterede disponeringsregneark for delaftaler under: Service- og LVU-udbud Hurtigt i gang-udbud For at vise ikke-afregnede driftsudgifter skal jobcentrene tilpasse disponeringsregneark. Der er vedlagt disponeringsregneark for Service- og LVU-udbud, hvor der efter de sædvanlige beregninger vedrørende disponeringer er tilføjet tre nye kolonner, som jobcentret skal tilføje i sine disponeringsregneark: Kolonne AF: Skøn for driftsudgifter 1/1-31/7 (her indtaster jobcentret en formel for at få et antal driftshelårskontaktforløb (dvs. antallet i afløb plus henvisninger i 1. kvartal * 23,5 uge plus henvisninger i 2. kvartal * 9,5 uge plus henvisninger i 3. kvartal * 2 uger) gange prisen pr. uge) Kolonne AG: Faktisk bogført pr. 19/8 ifølge NS (her indtaster jobcentret bogført forbrug pr. hold, men husk evt. udligning af for meget hensat driftsbeløb i maj på finspec-niveau) Kolonne AH: Difference der nu skal interimsposteres på finspec-niveau på 951150 (her indtaster jobcentret følgende formel AF-AG). Rapporten AA hensættelser kan ikke opdateres efterfølgende af styrelsen, eftersom det væsentligst består af regnskabstal fra det statslige regnskabssystem. Med henblik på efterfølgende opfølgning på Anden aktør udgifterne kan kommunerne vælge at downloade rapporten og selv opdatere efterfølgende. Bilag B5. Voksenelever fra beskæftigelse Driftsregionen skal til hver kommune give en relevant delmængde af regnearket til registrering af igangværende bevillinger til voksenlærlinge-forløb for beskæftigede. Bilag B6. Personlig assistance Oplysningerne til dette bilag kan komme fra IDA, regneark, lokale accessdatabaser og lignende. Anvendes IDA, tilgår jobcentrene overdragelseslisten fra Økonomiportalen / IDA / Stamdata/Overdrag / Overdragelseslister, og vælg Søg Personlig assistance. Listen kan printes som et download i Excel format/regneark. 7
Det foreslås, at jobcentrene tilføjer overskriften Bilag B6a til overdragelseserklæring fra Jobcenter X vedrørende Personlig assistance, bearbejder sideformat (liggende format og gentagelse af kolonne A) og formindsker kolonnebredde på de sidste 6 kolonner med disponeret beløb. IDA-listen vil indeholde de forløb, der har status Åben på udtrækstidspunktet. Listen skal omfatte følgende oplysninger: ID (dvs. forløbsid, som er en unik nøgle der anvendes i IDA) Navn, dvs. forløbsnavn Finspec nr., dvs. statslig finspec Kommunalt kontonr., dvs. den tilsvarende gruppering i den kommunale kontoplan Holdtype (ikke relevant her, kolonnen kan slettes) Startdato Slutdato CVR-nr. Leverandørnavn Sted, dvs. jobcenter Disponeret beløb: o Godkendt disponering (=betalt i statsligt regnskab) fra 1/1 til 31/7 2009 o Restdisponeret (Disponeret i alt minus Godkendt) fra 1/1 til 31/7 2009 o Samlet disponering fra 1/1 til 31/7 2009 o Godkendt disponering (=betalt i statsligt regnskab) fra 1/8 til 31/12 2009 o Restdisponeret (Disponeret i alt minus Godkendt) fra 1/8 til 31/12 2009 o Samlet disponering fra 1/8 til 31/12 2009 Overdragelseslisten viser, hvorledes der er disponeret. En evt. restdisponering pr. 31/7, der fremgår af IDA-listen, er ikke nødvendigvis lig med det beløb, som staten i jobcentret har hensat pr. 31/7, idet jobcentrene har erfaring med frafald og andre forhold erfaringsmæssigt betyder, at det faktiske udgiftsbehov er lidt mindre end restdisponeringen i IDA. For at vise, hvad staten i jobcentret faktisk hensætter pr. finspec ikke-afregnet aktivitet, skal staten i jobcentret vedlægge en interimslisten (enten fra eget system eller fra IDA, som tilgås fra Økonomiportalen / IDA / Personlig assistance / betalingsbilledet, hvor der vælges Interimsliste (se evt. skærmbilledet ovenfor)). Staten i jobcentret skal ved udarbejdelsen af overdragelsesmaterialet kontrollere, at hensættelsen i Interimslisten svarer til det hensatte beløb i det statslige regnskab på finanskonto 951150, jf. bilag B1. Evt. bilag B7. Erstatninger Såfremt der er sagsbehandling i jobcentre eller modtaget sager i Driftsregion Syd, som ikke er færdigbehandlet til udbetaling af erstatninger skal der gives oplysninger herom. Der skal som minimum oplyses følgende: Journalnr. Forventede udgifter 8
NOTAT 27. august 2009 Notat om bilag til C) Regnskabsmæssige overdragelser (forpligtelser og tilgodehavender) J.nr. 2008-0006389 6. kontor/eni Dette notat vedrører indholdet af bilagene vedr. punkt C i overdragelseserklæringen vedr. overgangen til det enstrengede kommunale beskæftigelsessystem. Formålet med bilagene er at: Give kommunen udførlig specifikation over og dokumentation for overdragede tilgodehavender på bevillingerne til aktiv beskæftigelsesindsats (Bilag C1). Give kommunen udførlig specifikation over og dokumentation for overdragede forpligtelser og tilgodehavender på driftsbevillingen vedr. øvrig drift (Bilag C2). Give kommunen udførlig specifikation over og dokumentation for overdragede forpligtelser og tilgodehavender på lønsumsbevillingen vedr. overdragede medarbejdere. (Bilag C3). Oplyse overfor kommunen, hvilke beløb - på henholdsvis drifts- og aktivbevillingen, der vil blive overført fra staten til finansiering af de overdragede nettoforpligtelser (Bilag C4). Bilagene vil indeholde følgende oplysninger: Bilag C1 Bilag C1 vil bestå af posteringslister vedr. evt. tilgodehavender for hvert enkelt delregnskab på aktivbevillingerne, der igen er opdelt på de enkelte beholdningskonti på balancen. Evt. forpligtelser ved. aktivbevillingerne vil indgå i Bilag B. For hvert enkelt balancekonto udspecificeres de enkelte posteringer på beløb, kreditor/debitor, bogføringsdato, samt henvisning til regnskabsbilag. For så vidt angår specifikation af. forpligtelser (hensættelser) vedr. aktivbevillingerne vil disse fremgå af materialet vedr. aktiveringsbevillingerne (bilag B) Bilag C1 udarbejdes på baggrund af udtræk fra Navision. Bilag C2 Bilag C2 består af to dele: a) Lister over de overdragede forpligtelser vedr. administration/drift (eksklusiv løn) på et aggregeret niveau (Bilag C2a) b) Posteringslister vedr. de overdragede forpligtelser og tilgodehavender for hver enkelt balancekonto på delregnskaberne vedr. drift. For hvert enkelt balancekonto udspecificeres de enkelte posteringer på beløb, kredi-
tor/debitor, bogføringsdato, samt henvisning til regnskabsbilag. (Bilag C2b) Bilag C2a udarbejdes i en excel-skabelon og C2b udarbejdes på baggrund af udtræk fra Navision. Bilag C3 Bilag C3 vil bestå af to dele: a) Lister hvor de overdragede forpligtelser og tilgodehavender vedr. lønsum er specificeret ud på balancekonti for de overdragede medarbejdere under ét (Bilag C3a) b) Lister hvor de overdragede forpligtelser og tilgodehavender vedr. lønsum på hver enkelt balancekonto er specificeret ud på de enkelte overdragede medarbejdere (Bilag C3b) Overdragelsen vil bl.a. dreje sig om følgende lønforpligtelser og tilgodehavender: Foretagne udlæg (herunder medarbejderes skyldige løn til arbejdsgiver) Refusioner Skyldig resultatløn Hensatte forpligtelser vedr. fratrædelsesordninger, åremål mv. Bilag C3 udarbejdes på baggrund af udtræk fra Navision og SLS Bilag C4 Bilag C4 indeholder en samlet opgørelse over de overdragede forpligtelser og tilgodehavender for driftsbevillingen (både løn og øvrig drift). Opgørelse vedr. aktivbevillingen vil blive fremsendt særskilt til kommunen i september måned. For begge bevillinger opgøres: De oplyste posteringer i bilagene C2 og C3 aggregeret på henholdsvis aktivsiden (tilgodehavender) og passivsiden (forpligtelser) Et samlet nettobeløb for aktiver og passiver (forpligtelser tilgodehavender), der vil blive udbetalt til kommunerne. 2