Bilag 2.2 Kompetencer, analyser og udbudsplan Gør tanke til handling VIA University College
Formål I dette notat findes anbefalinger til den samlede kreds af ansvarlige for indkøb på de 7 University Colleges (fremadrettet kaldet UC er) og de videre skridt i integrationen af indkøbsarbejdet. Anbefalingerne samler sig om de næste procestrin, anvendelsen af SAS og om de kompetencer, der kræves for at kunne udføre udbudsarbejde. Konklusion A-2 anbefaler, at indkøbsprojektet i den nære fremtid fokuserer på den endelige og fulde implementering af SAS, med mulighed for analyse af compliance på vareniveau. Derigennem kan etablering de datakilder, der skal anvendes i det videre arbejde finde sted. Herefter skal en udbudsplan udarbejdes med hensyntagen til eksterne aftaler i SKI og Moderniseringsstyrelsen. Når udbudsplanen er udarbejdet, anbefaler A-2, at der gennemføres to fællesudbud som forsøg på den opstillede metodik og for at lære af processerne. Den endelige afklaring om ressourcebehov og bemanding bør afvente disse procestrin. Side 2 af 8
Indholdsfortegnelse FORMÅL...2 KONKLUSION...2 1. BAGGRUND...4 2. LEVERANCER...5 3. NOTATETS INDHOLD...5 4. DATA - SAS...6 5. UDBUDSPLAN...6 6. KOMPETENCEBEHOV...7 Proceskonsulent / Indkøbskonsulent...7 Controller...8 Udbudsjuridiske kompetencer...8 Side 3 af 8
1. Baggrund De 7 UC er i Danmark har igangsat en proces, der sigter på at høste de fordele, der ligger i at koordinere deres indkøb. Gevinsterne ved koordineret og styret indkøb ligger i at opnå bedre priser hos leverandørerne, ved at pulje indkøbene og begrænse antallet af leverandører og produkter. Ved siden af disse gevinster vil der kunne opnås gevinster i processerne ved at samarbejde om arbejdet. For et eksempel kan UC erne nøjes med at lade ét UC udføre et stykke arbejde, i stedet for at udføre de samme processer på hvert UC. Til processen er der indsamlet ekstern inspiration og hjælp til udførelse af en række opgaver. I figur 1 er en skitse over hvilke produkter/materialer, der bør være til stede, for at kunne arbejde sammen i et fuldt udbygget indkøbsfælleskab. Der findes erfaringer fra såvel kommunerne og Regioner. I kommunalt regi fungerer en række forskellige indkøbsfælleskaber, og også i regionalt regi arbejdes struktureret efter en fælles udbudsplan, for at opnå de bedst mulige indkøbsvilkår for regionerne. Nedenstående figur bygger på en væsentlig del af disse erfaringer. Side 4 af 8
2. Leverancer UC erne har valgt at støtte sig til en række konkrete produkter blandt de nævnte i figur 1. UC erne har valgt at købe følgende hos A-2: 1. Skabelon til indkøbspolitik, 2. Kompetenceprofil til bemandingen af UC ernes indkøbsafdelinger 3. Analysemodel 4. Procesbeskrivelse for fælles udbud Herudover har UCC leveret en 5. Skabelon til ledelsesrapportering på indkøbsområdet Den overordnede planlægning og styring af projektet er lagt i regi af kredsen af indkøbschefer. Hertil er det besluttet, at anskaffe analysesystemet SAS, for derigennem at kunne analysere indkøbsdata på tværs af UC er. Systemimplementeringen er pt. endnu ikke tilendebragt. En færdiggørelsesdato for indførelsen af SAS på samtlige UC er kendes ikke. Den fjerde leverance fra A-2 var en kompetenceprofil, der sigter mod at UC erne bliver i stand til at udføre fællesudbud til brug blandt samtlige UC er. En forudsætning for at kunne give rådgivning om hvilke kompetencer, der skal være tilstede på et UC, for at kunne udføre et fællesudbud, er en kompetent udbudskonsulent, samt tilstedeværelsen af kompetencer inden for udbudsjura og controlling. Den samlede proces er på et stade, hvor det pt. ikke er muligt at udarbejde en samlet spend-analyse på tværs af UC erne. Det betyder, at grundlaget for at udarbejde en egentlig anbefaling om meget konkrete kompetencer ikke er mulig. En mere overordnet kompetencebeskrivelse fremgår dog af afsnit 6. 3. Notatets indhold Notatet indeholder en vurdering af processen, samt en vurdering af hvordan en hensigtsmæssig organisering af arbejdet med fællesudbudsarbejde, kan opstilles. Vurderingen bygger dels på erfaringer og dels på de data, der på nuværende tidspunkt er tilgængelige. Side 5 af 8
4. Data - SAS Der er investeret i et indkøbsanalysesystem, hvor SAS er valgt som leverandør. Der er pr. 15. november 2014 foretaget en delvis opsætning af SAS. Der er opstillet rapportering, der giver overblik over leverandør compliance, og mulighed for at se leverandørenes status: Aftale/ Ikke aftale. Systemet er ikke opsat, så det giver mulighed for at se om de varer/produkter, der købes hos leverandørerne falder ind under en aftale eller ej. En information der må betragtes som væsentlig. Pr. 15. november 2014 er systemet opsat hos UCC, og en proces er i gang for opsætte systemet hos de øvrige UC er. Tidsplanen kendes ikke. For at kunne bruge systemet til at udføre controlling, er det en forudsætning, at der kan udtrækkes rapporter der viser, om det enkelte varekøb (en hel konkret fakturalinje) er købt på en aftale eller ej. Samtidig er det afgørende, at systemet kan sammenligne priser på konkrete varer på tværs af UC erne. Det er gennem disse sammenligninger, at potentialerne ved ensretning og fælles udbud skal beregnes, og herfra at styringen skal foretages. I en opsætning hvor det kun er muligt at se leverandørenes salg til UC erne, kan de konkrete køb ikke sammenholdes med varerne på de indgåede aftaler. Hermed forsvinder megen vigtig information til styring. Eksempel: En leverandør har ofte rigtigt mange forskellige varianter af en vare i sit sortiment. I forbindelse med aftaleindgåelsen er en lille del af leverandørens varer vurderet, og der er givet priser på denne varegruppe. Det er således kun denne varegruppe, der er underlagt de aftalte vilkår og de faste priser. Leverandøren har stor økonomisk interesse i, at UC erne køber varer uden for det aftalte varesortiment, da man ikke kan følge købet af de enkelte varenumre i SAS. Priserne på disse varer ikke er omfattet af aftalen, og derfor formentligt højere eller er stigende over en periode. På den måde sikrer leverandøren gode avancer, selv når dennes priser på den aftalte varegruppe er fornuftige. Eksemplet illustrerer på bedste vis, at det er afgørende, at UC ernes leverandører ved, at de bliver set efter i kortene, gennem UC ernes priskontroller igennem SAS. A-2 anbefaler, at UC erne sikrer, at deres indkøbsanalysesystem bliver fuldt udbygget, til også at indeholde mulighederne for analyse af compliance på varenummerniveau. En funktionalitet der bør være almindelig i et analysesystem ved indgangen til 2015. 5. Udbudsplan Næste skridt i arbejdet med udnyttelsen af gevinsterne i UC ernes fælles indkøb, er udarbejdelsen af en fælles spendanalyse og derefter en Side 6 af 8
udbudsplan. Der er i leverance 3 skitseret en analysemodel hen i mod en fælles udbudsplan. Udbudsplanen er et væsentligt arbejdsredskab i dannelsen af et fællesindkøbsregime, da en fælles udbudsplan sætter rammerne for hvilke opgaver, der skal løses i fælleskab. Samtidig tager en fælles udbudsplan stilling til hvilke indkøb, der bør foretages efter aftaler udformet i fx SKI og i Moderniseringsstyrelsen. Den fælles udbudsplan er således en konkret køreplan for det fælles udbudsarbejde, og bør prioriteres højt. Når der er udformet en fælles udbudsplan kan arbejdet mellem UC erne tilrettelægges, og det vil være muligt at sikre den rette kompetenceallokering til opgaverne. 6. Kompetencebehov En indkøbsafdeling har forskellige kompetencebehov, og meget ofte findes der ikke én enkelt medarbejder, der besidder samtlige. Det resulterer i flere ansatte eller i en spredning af opgaven. De faglige kompetencer der efterspørges i en indkøbsafdeling er: Proceskonsulent/ indkøbskonsulent Controller Udbudsjuridiske kompetencer Nedenfor udspecificeres de enkelte kompetencer: Proceskonsulent / Indkøbskonsulent Proceskonsulent eller indkøbskonsulent er den person, der skal være ansvarlig for udbuddene. Der kræves væsentlig viden om udbudsregler og kontrakter. Ansvaret for at gennemføre selve udbuddene efter den procesbeskrivelse, som indkøbscheferne i UC-regi har fået udarbejdet, ligger hos indkøbskonsulenten. Rollen som projektkoordinator er oftest den største i et fællesudbud, hvilket kræver en række personlige kompetencer. Erfaring med udbud og lignende i praksis er afgørende sammen med den faglige viden om udbudsregler og kontrakter. Side 7 af 8
Ofte er en proceskonsulent/indkøbskonsulent uddannet Cand.merc.Jur eller tilsvarende. Men dette er ikke afgørende for om man besidder de efterspurgte kompetencer, da erfaring med arbejdet, sagtens kan være tilstrækkeligt. Opgaven med udbud af fællesudbud kan enten løses internt gennem udpegning af en medarbejder til opgaven fra de 7 UC er, eller den kan erhverves eksternt. Der er en række firmaer, der udbyder denne type tjeneste. Afgørende for opgavens udførelse, når den udføres eksternt er, at de der påtager sig opgaven, ud over erfaring er ansvarsforsikret for deres rådgivning. Controller Indkøbsarbejde bygger på viden om hvad der købes ind behovene i forretningen. Der skal derfor løbende følges op over for leverandører og over for interne aktører i forhold til brugen af kontrakter. For at kunne gøre dette er betydelige tal- og systemanalytiske kompetencer nødvendige. Udbudsjuridiske kompetencer I udbudsarbejde kræves ud over den almindelige udbudsjuridiske kompetence, som fx en indkøbskonsulent besidder, en udvidet udbudsjuridisk kompetence. I regionerne og de største og mest velorganiserede kommuner er opgaven med at kvalitetssikre udbud, og med at tage eventuelle tvister med leverandører, henlagt til medarbejdere med udvidet kompetence på området, og til personer, hvis arbejdsopgaver er at følge med i retspraksis på området.at være kvalificeret til at udføre kvalitetskontrol og til fx at indgå i dialog med eventuelt forurettede leverandørers advokater er en særlig kompetence. Disse kompetence krav kræver normal, at det er en fuldtidsstilling og gene, at der findes et fagligt kompetent kollegialt netværk rundt om medarbejderne, så denne kan modtage sparring. Dette kræver, efter A-2 opfattelse, en organisation af en helt anden dimensionering, end udbudsopgaverne blandt UCérne giver anledning til. A-2 anbefaler, at det udbudsjuridiske arbejde i regi af fællesudbud blandt UC erne håndteres eksternt. En række virksomheder udbyder disse tjenester, heriblandt konsulenthuse og advokatfirmaer. Afgørende for opgavens udførelse, når den udføres eksternt er, at de der påtager sig opgaven, ud over erfaring, er ansvarsforsikret for deres rådgivning. Side 8 af 8