12-by udbud på kaffe, te og maskiner spørgsmål og svar. Dato Nr. Spørgsmål Svar 8. 1 Vi fremsender en anmodning om udsættelse af afleveringstidspunktet med tilbudsmaterialet. Kan rykkes fra d. 4/1-12, til d. 11/1 12. Årsagen er det stærkt udsatte tidspunkt på året, hvor Decem måned for de fleste firmaer, er omfattet af ekstra travlhed samt, at det er en kraftig reduceret arbejdsmåned, hvor de fleste firmaer holder jule ferie fra d. 23/12-11. Kan denne anmodning imødekommes? Anmodningen er taget til efterretning og imødekommes. Se venligst rettelsesblad 1. 12. 13. 2 Er der mulighed for, at udbudsmateriale beskrivelsen kan oplægges i Word Format på udbudsbekendtgørelses siden? 3 "Med henvisning til udbudsmaterialet punkt 5 - Rammekontrakt, 4, 2. afsnit - kontraktperioden (s. 27), kan medlemskommunerne forlænge kontrakten 2x12 måneder. Menes der her medlemskommunerne som en enhed, eller medlemskommunerne enkeltvis?" 4 "Med henvisning til udbudsmaterialet s. 59 - Vejledning og krav til indlæsning af elektronisk vare- og priskatalog til Silkeborg Kommune, er det et krav, at kontrakthaver skal være villig til at skifte til OIOUBL senest 01.05.. Hvordan forholder udbyder sig til dette punkt, da tidsfristen for længst er overskredet?" Ja, udbudsmaterialet lægges ud på Fredericia Kommunes hjemmeside i word format. Såfremt der sker forlængelse vil dette i udgangspunktet være 12-by Gruppens Indkøbscentral som helhed. Pr. 1. blev OIOUBL standarden obligatorisk. Dette betyder i sagens natur, at alle nu skal kunne opfylde dette krav. Se evt. mere på http://www.silkeborgkommune.dk/erhv erv/leverand%c3%b8r+til+kommunen/ nemhandel 19. 5 Udbudsmaterialet, s.15, Kvalitet, herunder tekniske specifikationer Tilbudsgiver skal i tilbuddet vedlægge en erklæring fra producenten Vi har været i dialog med producenterne og de vil ikke underskrive en sådan erklæring, da det betyder store administrative omkostninger for dem, hvis de skal komme med erklæringer til alle leverandører i hele Spørgsmålet er taget til efterretning, og kravet om erklæring frafaldes. I stedet vil de angivne værdier for maskinernes strømforbrug blive vurderet som de foreligger ved tilbudsafgivelse. Det er således tilbudsgiver selv der må stå inde for, at værdierne er angivet korrekt og kan dokumenteres på baggrund af EVA EMP standarden og øvrige forhold der har
landet i forbindelse med forskellige udbud. Derimod kan en gyldig EVA-EMP rapport udleveres fra leverandøren, hvis en sådan forefindes. Kan dette accepteres som dokumentation i stedet for en erklæring? gjort sig gældende i forbindelse med egningen af strømforbruget. Der skal således vedlægges dokumentation for tilbudsgivers egning af strømforbruget på maskinerne, dog behøver denne dokumentation ikke blive påtegnet af tilbudsgivers producent, jf. rettelsesblad 2. 6 Tilbudsliste 1a Delområde 1, linje 19 Ja dette accepteres. Der anmodes om instant 100 % arabica i pakning af 200-300 gram. Kan det accepteres, at der bydes med en 500 grams pakning? 7 Vi kan af opgavens omfang se at den tidligere delaftale 3 flydende kaffe er fjernet. A: Er dette ensbetydende med at Flydende kaffe udfases blandt 12by gruppens medlemmer? B: Såfremt ovenstående er et JA er det så en udfasning over tid eller straks ved indgåelse af ny aftale? C: Hvis A er NEJ, under hvilke konditioner kan Kommunerne så handle flydende og kan evt. nuværende løsninger udbygges? 8 7 Levering og leveringsbetingelser Varerne leveres frit på den aftalte leveringsadresse uden et fast minimumskøb og gebyr. Leverandøren kan ikke fastsætte en mindste bestillingsenhed. Leverandøren skal på delområde 1 kunne levere produkterne i anbrud, således Udbyder kan bestille pr. enhed, æske eller. I forlængelse heraf, vil Udbyder loyalt og aktivt arbejde for, at indkøbene decentralt Ad. a, ad. b og ad. c: Nej det flydende kaffe er ikke blevet udfaset. Der er indgået en eneleverandøraftale på flydende kaffe i overensstemmelse med EU udbud bekendtgørelsesnummer /S 161-265977. Kravene til salg af flydende kaffe fremgik af ovenstående udbudsmateriale, hvor det var anført: Tilbudsgiver skal kun levere til institutioner, der i forvejen anvender flydende kaffeprodukter. Tilbudsgiver må således ikke opsøge udbyders øvrige institutioner med henblik på at præsentere eller sælge flydende kaffeprodukter. Der kan undtages fra dette, hvis det aftales med kommunens aftaleansvarlige. Dog må tilbudsgiver gerne sælge flydende kaffeprodukter til institutioner, der selv henvender sig. Ad a: Nej der forventes ikke leverancer i anbrud ned til 50 g, men som det fremgår af udbudsmaterialet ønsker Udbyder intet fast minimumskøb og gebyr. Hensigten er overordnet blot at aftalen bliver fordelagtig for både store og mindre afdelinger i kommunerne. Ad b: Der vil ved aftalestart foregå en dialog mellem den valgte leverandør og Udbyder omkring dette spørgsmål. Såfremt leverandøren i aftaleperioden
bliver kumuleret, således ordrestørrelserne bliver så store som muligt. A: Vil udbyder venligst bekræft at man forventer leverance i anbrud helt ned til en enkelt kaffe på 50gr B: Hvordan skal ovenstående formulering om Loyalt og aktivt arbejde for at indkøbende decentralt bliver kumuleret forstås? C: Vil et forbehold for dette være lig med diskvalificering af tilbud? 9 11 Prisregulering Priserne skal være faste de første 6 måneder regnet fra kontraktens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer hver 6. måned i såvel opadgående som nedadgående retning. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 1. okto 2012, og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i: Delområde 1: Kaffeprisen følger ICO indekset (www.ico.org) såfremt råvareprisen svinger med mere end +/- 0,50 kr. pr. kg med basiskurs i uge 49,. Te og øvrige produkter på delområde 1 følger og kan ikke overstige KL s reguleringstakst se kl.dk (pris og lønskøn). bliver opmærksom på at visse enkelte afdelinger eventuelt kan bestille mere hensigtsmæssigt tager Udbyder gerne en dialog herom. Ad. c: ja idet der er tale om et væsentligt krav i aftalen, vil et forbehold herfor betyde diskvalificering af tilbuddet. Ad b: Der anvendes nedenstående ICO indeks: http://www.ico.org/prices/p2.htm Ad b: Der tages udgangspunkt i KL s indeks basis mdr.. A: Kan udbyder venligst præcisere hvilket ICO indeks der skal anvendes til fremtidig regulering af kaffeprisen? B: Hvilket udgangspunkt for KL s reguleringstakst skal der lægges til grund for tilbudte priser (Basis mdr.)? 10 Produktspørgsmå l delaftale 1 Sort te ca. 20 breve i kuvert Diverse frugt te ca. 20 breve i kuvert Disse forespørgsler imødekommes. I øvrigt imødekommes tilbudsgivers anmodning om sukker i brev og det er tilbudsgiver selv der bestemmer, hvorvidt der tilbydes én sukker knald eller to sukker knalde i hver portionspakning. Assorteret te ca. 20 breve i kuvert brev Må der bydes i
Grøn brev te med citrus ca. 20 breve i kurvert Urtete ca. 20 breve i kuvert Løs te Sort te ca. 500 gr. i Sort te ca. 100 gr. i Grøn te ca. 100 gr. i Frugt te ca. 100 gr. i a 1 kg a 250g a 250g a 250g Produktoplysninger ØVRIGE PRODUKTER Sukkersticks Sukker knald stick s pk sukker i brev Er det 2 stk. der efterspørges? 22. 11 "Vedr. udbudsmateriale punkt 2.15.1. Tildelingskriterier - delområde 1 - kaffe og te (pris): Bruger udbyder en prismodel for vægtning af pris de forskellige tilbud imellem, og hvordan ser denne prismodel i så fald ud?" De priser tilbudsgiver angiver i sit tilbud vil blive lagt til grund for evalueringen sammen med vægtningerne i udbudsmaterialet.