INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING OG BAGGRUND FOR UDBUDDET... 3 2. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED... 3 3. DEN UDBUDTE ANSKAFFELSE... 3 4. UDBUDSMATERIALE... 4 5. GENERELT OM OVERHOLDELSE AF EU-UDBUDSREGLERNE... 5 6. ORDREGIVERS MINDSTEKRAV OG FORBEHOLD... 5 7. KRAV TIL TILBUDDETS INDHOLD... 6 8. FORHOLD VEDRØRENDE AFGIVELSE AF TILBUD... 7 9. FORHANDLING... 8 10. TILBUDSFASE... 11 11. UDELUKKELSESGRUNDE OG EGNETHED...12 12. TILBUDSEVALUERING...12 13. EVALUERINGSMETODE... 13 14. SPØRGSMÅL...16 15. ÆNDRING AF UDBUDSMATERIALE...16 16. FORTROLIGHED, ANONYMITET OG TAVSHEDSPLIGT...16 17. MEDDELELSE OM RESULTAT OG STANDSTILL-PERIODE... 17 18. ANNULLATION AF UDBUDSFORRETNINGEN... 17 19. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN... 17 20. DOKUMENTOVERSIGT OG CHECK-LISTE... 18 2
1. INDLEDNING OG BAGGRUND FOR UDBUDDET Nærværende dokument indeholder udbudsbetingelserne samt forhold vedrørende afgivelse af tilbud på udbuddet af anskaffelse og førstegangsmontering af et elektronisk låse-/adgangssystem til Aalborg Kommune, Hjemmeplejen som bekendtgjort i EU-Tidende, jf. udbudsbekendtgørelse nr. 2016/S 171-307093. Udbudsforretningen gennemføres som et udbud med forhandling i overensstemmelse med Udbudsloven (Lov nr. 1564 af 15. december 2015, der gennemfører Europa- Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud.) På baggrund af nærværende udbudsbetingelser vil der blive indgået en kontrakt med en leverandør ("Leverandøren") til at varetage de heraf omfattede ydelser. I disse udbudsbetingelser anvendes de definerede termer i Kontrakten. Tilbudsgiverne i udbuddet benævnes "Tilbudsgiverne". 2. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED Aalborg Kommune ("Aalborg Kommune" eller "Ordregiver") Ældre- og Handicapforvaltningen Storemosevej 17-21 9310 Vodskov Danmark 3. DEN UDBUDTE ANSKAFFELSE Nærværende udbud vedrører anskaffelse og førstegangsmontering af et elektronisk låse-/adgangssystem til Aalborg Kommune, Hjemmeplejen/Hjemmesygeplejen, samt et tilhørende administrationssystem til administration af blandt andet adgange, profiler, medarbejdere og borgere. Efterfølgende skal der kunne købes reservedele. Aalborg Kommune har i dag et system med E-låsecylinder, hvor der er sat nøglerør op ved døre og i trappeopgange rundt om i kommunen. Der er i dag ca. 1200 opgangsdøre med tilhørende 342 nøglerør, som dækker flere opgangsdøre. I forbindelse med det eksisterende elektroniske låsesystem er Aalborg Kommune inddelt I syv geografisk afgrænsede områder, syv nøgledistrikter. Alle områder skal dækkes af den tilbudte løsning. Løsningen skal kunne håndtere at Aalborg Kommune i forbindelse med hjemmehjælp anvender private leverandører, hvorfor det vil være nødvendigt, at systemet kan håndtere disse. Løsningen skal kunne anvendes på alle typer af døre og låse. Det skal være muligt at sikre adgangen på steder, hvor der f.eks. både er en gadedør og en hoveddør. 3
Det er et krav, at Tilbudsgiver garanterer leverancen integreret med Ordregivers driftsmiljø, jf. bilag 3. Løsningen af Elektronisk låse-/adgangssystem består af: Låseenhed Adgangsgivende enhed Montering af det udbudte antal låseenheder Tilhørende it-system til administration inkl. support Implementering af det tilbudte nøglesystem herunder udskiftning af den eksisterende løsning. Efterfølgende løbende udskiftning at låse er IKKE en del af udbuddet. Efter montering af det udbudte antal enheder, overtager Nordjyllands Beredskab servicering og montering af efterfølgende enheder. Den tilbudte løsning skal derfor indeholde uddannelse og support af Nordjyllands Beredskab som efterfølgende forestår service og administration. Ordregiver indgår kontrakt med én leverandør om levering af ovennævnte leverance. Opgaven består aflevering af et låsesystem med estimeret 2.700 enheder, som skal monteres i hjemmene hos borgere i Aalborg Kommune, som har nødkald. Monteringen dækker alene det udbudte antal, hvorefter Aalborg Kommune står for den efterfølgende montering af nye låseenheder. Det samlede antal låseenheder er baseret på det nuværende antal af låseenheder, der er opsat ved borgere i Aalborg Kommune. Det forventes, at ca. 1900 kommunale medarbejdere fordelt over hele kommunen skal benytte løsningen. Hertil kommer 16 private leverandører med ca. 600 medarbejdere. 4. UDBUDSMATERIALE Det samlede endelige udbudsmateriale består af: - Udbudsbetingelser - Kontrakt med følgende bilag: o Bilag 1: Tids- og implementeringsplan o Bilag 2: Kravspecifikation Underbilag 2.1 Leverandørens løsningsbeskrivelse o Bilag 3: Kundens it-miljø Underbilag 3.1 Sikkerhedspolitik Underbilag 3.2 Databehandleraftale o Bilag 4: Drift, support og vedligeholdelse o Bilag 5: Servicemål 4
o o o Bilag 6: Samarbejdsorganisation Bilag 7: Vederlag og betalingsplan Bilag 8: Prøver 5. GENERELT OM OVERHOLDELSE AF EU-UDBUDSREGLERNE Ordregiver er forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med udbudsforretningen. I den forbindelse ønsker Ordregiver i særdeleshed at henlede Tilbudsgivernes opmærksomhed på: - at Ordregiver er berettiget og forpligtet til at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, bl.a. hvis det ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det indeholder forbehold for grundlæggende elementer, jf. punkt 6.2. - at Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud, som modtages efter tilbudsfristens udløb, jf. punkt 8.3. Formatted: Font: +Body (Georgia) Deleted: 6.2 - at det er Tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra Tilbudsgiver, påhviler udelukkende Tilbudsgiver. 6. ORDREGIVERS MINDSTEKRAV OG FORBEHOLD Et mindstekrav er et ufravigeligt krav og et krav, der ubetinget skal opfyldes og overholdes, idet der således ikke kan tages forbehold over for krav, der er gjort til mindstekrav. 6.1 Mindstekrav Tilbudsgiver skal respektere følgende mindstekrav, for at tilbud er konditionsmæssigt: Mindstekrav er klart markeret i de enkelte bilag Alle mindstekrav skal overholdes, for at tilbud er konditionsmæssigt, og Tilbudsgiveren kan ikke tage forbehold over for disse. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ukonditionsmæssigt, og tilbuddet vil ikke blive taget i betragtning. 6.2 Forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold for mindstekrav. Der gøres opmærksom på, at der ikke kan tages forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, hvorved forstås, at det tilbudte i al væsentlighed skal svare til det efterspurgte. Forbehold over for grundlæggende elementer i 5
udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver er berettiget til at vurdere tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt med den følge, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsevalueringen. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Tilbudsgiverne opfordres til at påpege forhold i bilag X og/eller udnytte deres adgang til at stille spørgsmål, hvis de konstaterer væsentlige uhensigtsmæssigheder i kontraktgrundlaget, herunder i særdeleshed hvis krav afviger fra markedets standard eller på anden måde vurderes at være uhensigtsmæssigt økonomisk belastende. Ordregiver vil i givet fald på baggrund heraf inden for udbudsreglernes rammer - overveje, om sådanne spørgsmål giver anledning til justeringer af kontraktgrundlaget. 7. KRAV TIL TILBUDDETS INDHOLD 7.1 Generelt Tilbudsgiver opfordres til straks ved modtagelse af nærværende udbudsmateriale at sikre sig, at det modtagne udbudsmateriale er fuldstændigt. Udbudsmaterialet er alene offentliggjort elektronisk. 7.2 Tilbudsdokumenter Følgende dokumenter SKAL være indeholdt i tilbuddene: - Tilbudsbrev indeholdende Tilbudsgivers kontaktoplysninger. - Kontrakt - Samtlige bilag og underbilag til Kontrakten Indholdet af dokumenterne er yderligere beskrevet nedenfor og i den rækkefølge, som Ordregiver ønsker, at Tilbudsgiver opbygger sit tilbud ud fra. Ad Tilbudsbrev: Der skal i tilbuddet indgå oplysninger om Tilbudsgivers identitet, hvem, der kan kontaktes om tilbuddet samt kontaktoplysninger (e-mail og telefonnummer) for den/de pågældende. I forbindelse med tilbudsevalueringen lægges der alene vægt på indholdet af de udfyldte bilag til Kontrakten, og ikke på tilbudsbrevet. Ad Kontrakten: Kontrakten skal udfyldes med Tilbudsgivers navn, adresse og CVR.nr. Ad Bilag: De nævnte bilag skal vedlægges som en del af tilbuddet, og være udfyldt af tilbudsgiver i det omfang, det følger af instruksen til Tilbudsgiver i bilaget. 6
Udbudsbetingelsernes punkt 20 indeholder en oplistning af, hvilke bilag der skal besvares af Tilbudsgiver som en del af tilbuddet, samt hvilke underbilag, der skal udarbejdes af Tilbudsgiver. 8. FORHOLD VEDRØRENDE AFGIVELSE AF TILBUD 8.1 Form- og procedurekrav Tilbudsgiver skal afgive tilbud på grundlag af nærværende udbudsbetingelser. Ved udarbejdelse af tilbuddet skal tilbudsgiver nøje iagttage de form- og procedurekrav, der fremgår under nærværende punkt 8. 8.2 Alternative tilbud I overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen punkt II.2.10) anførte accepterer Ordregiver ikke alternative bud. 8.3 Tilbudsfrist for foreløbige tilbud Tilbud skal være Ordregiver i hænde senest: Den 15. november 2016, kl. 12.00 Foreløbige tilbud, der afleveres efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning og vil ikke indgå i forhandlingerne. 8.4 Forventet tilbudsfrist for endeligt tilbud Tilbud skal være Ordregiver i hænde senest: Den 13. januar 2017, kl. 12.00 Tilbud, der afleveres efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning i evalueringen af tilbuddene. 8.5 Aflevering af tilbud Tilbud skal afleveres eller fremsendes til følgende adresse: Bird & Bird Advokatpartnerselskab Kalkbrænderiløbskaj 4, Pakhus 4 2100 København Ø Danmark Det samlede tilbudsmateriale skal indleveres i en lukket kuvert mærket Tilbud Udbud af elektronisk låse-/adgangssystem Må ikke åbnes. Tilbudsgiver kan, efter anmodning, få udleveret en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for afleveringen. 7
Tilbuddet skal afleveres i 1 underskreven original samt 1 elektronisk kopi. Original og elektronisk kopi skal omfatte det fulde og komplette tilbudsmateriale. Den elektroniske kopi af tilbuddet skal afleveres på en USB-nøgle eller lignende medie i Microsoft Word, Microsoft Excel, Adobe eller andet udbredt format. 8.6 Tilbudsdemonstration Som en del af Ordregivers tilbudsevaluering ønsker Ordregiver en demonstration af nogle krav, jf. bilag 2 med henblik på understøttelse af behov udtrykt i Kravspecifikationen. Det er nærmere beskrevet i Bilag 2, hvad der ønskes demonstreret og hvordan dette indgår i evalueringen. 8.7 Sprog Demonstrationen udføres i den periode, der fremgår af punkt 19 nedenfor. Tilbud inklusive bilag skal affattes på dansk. Derudover kan dokumentation, der ikke foreligger på dansk, være på engelsk. 8.8 Honorar Tilbudsgiverne modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning, herunder honorar for udarbejdelse af tilbud. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsgivning og eventuel efterfølgende kontrahering er Ordregiver uvedkommende. 8.9 Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende i 3 måneder regnet fra tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiverne er bundet af deres tilbud indtil Ordregiver har indgået aftale, dog mindst indtil vedståelsesfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at Tilbudsgiver allerede pr. dette tidspunkt er frigjort fra tilbuddet. 8.10 Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller få oplysninger om konkurrenternes tilbud. 8.11 Returnering af tilbud Modtagne tilbud vil ikke blive returneret til Tilbudsgiverne. 9. FORHANDLING Formålet med forhandling er dels at tilbudsgiverne får adgang til at optimere deres tilbud, dels sikre at tilbudsgiverne afgiver konditionsmæssige tilbud. Ethvert tilbud, der indleveres til tiden kan deltage i den efterfølgende forhandling, idet alle 3 tilbudsgivere vil blive inviteret uanset om de i øvrigt er konditionsmæssige. 8
Det forventes, at der afholdes 1 forhandlingsrunde. Ordregiver forbeholder sig dog retten til at tildele Kontrakten på baggrund af det foreløbige indledende tilbud uden gennemførelse af forhandlinger. 9.1 Forhandlingsrunde 1 vedrørende det indledende foreløbige tilbud (Varighed 2 timer) I overensstemmelse med udbudsbetingelserne skal Tilbudsgiver aflevere et foreløbigt tilbud, jf. fristen i punkt 8.3. Forhandlingsforløbet vil blive gennemført under iagttagelse af de udbudsretlige ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincipper. Efter aflevering af det foreløbige tilbud vil Ordregiver invitere Tilbudsgiver til parallelle forhandlingsmøder og blive bedt om at levere materialet til brug for forhandlingerne på samme vilkår. Det specifikke tidspunkt for mødet vil blive fastlagt efter Ordregivers modtagelse af de foreløbige tilbud. I tidsplanen, jf. punkt 19, angives dog forventede datoer for første forhandlingsrunde. Tilbudsgiverne vil få tilbagemeldingerne fra Ordregiver samtidigt. I det omfang forhandlingerne kommer til at dreje sig om udbudsmaterialet og fortolkningen heraf, vil tilbudsgiverne få den samme tilbagemelding, men i det omfang forhandlingerne kommer til at dreje sig om Tilbudsgivers konkrete løsningsforslag, vil hver tilbudsgiver få en individuel tilbagemelding. Der vil ikke blive videregivet fortrolige oplysninger fra forhandlingsmøderne med den enkelte tilbudsgiver til de øvrige tilbudsgivere. Ordregiver tilstræber, at enhver oplysning, som Ordregiver har meddelt en eller flere tilbudsgivere under forhandlingerne, og som må formodes at være af relevans for samtlige tilbudsgivere i relation til udformningen af de endelige tilbud, herunder prissætningen vil blive meddelt samtlige tilbudsgivere senest sammen med opfordringen til at afgive endeligt tilbud. Hvis Ordregiver benytter sig af sin ret til at tildele Kontrakten på baggrund af det foreløbige tilbud uden gennemførelse af forhandlinger, vil Ordregiver sikre at tilbuddet overholder kravene fastsat i disse udbudsbetingelser og udbudsmaterialet i øvrigt. Da Ordregiver har mulighed for at tildele Kontrakten på baggrund af det foreløbige tilbud, skal Tilbudsgiver sørge for at tilbuddet opfylder samtlige krav i udbudsmaterialet i det foreløbige tilbud. Såfremt der er uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet opfordres tilbudsgiver til at beskrive disse uhensigtsmæssigheder i et separat dokument, hvor Ordregiver også har angivet nogle konkrete steder i udbudsmaterialet, hvor der ønskes tilbagemeldinger fra tilbudsgiverne. Dette dokument er betegnet "bilag X" og udgør et forhandlingsoplæg. Bemærk, at bilag X ikke er en del af det foreløbige tilbud, men skal alene vedlægges til brug i forhandlingsrunden. 9.1.1 Foreløbigt tilbud 9
De foreløbige tilbud skal indeholde samme informationer som Tilbudsgivers endelige tilbud, jf. punkt 20 og være i overensstemmelse med de formelle krav, jf. punkt 8. Desuden skal der vedlægges et bilag X indeholdende angivelse af tilbudsgivers påpegning af forhold i udbudsmaterialet. Bilag X indgår ikke som en del af tilbuddet og er heller ikke en del af evalueringen. Ordregiver gennemfører en konditionsmæssigheds af de foreløbige tilbud i forhold til deres overholdelse af de materielle krav i udbudsmaterialet. Et foreløbigt tilbud kan være en del af forhandlingsrunderne, selvom tilbuddet ikke opfylder de formelle krav, mangler efterspurgte oplysninger eller tilbuddet direkte og/eller indirekte tager forbehold overfor mindstekrav eller grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Et tilbud, der ikke opfylder ovenstående, kan dog ikke være en del af evalueringen, såfremt Ordregiver vælger at benytte retten til at tildele kontrakten på baggrund af de foreløbige tilbud. Det er Tilbudsgivers ansvar at sikre, at det endelige tilbud indeholder de efterspurgte oplysninger og ikke indeholder nogen forbehold mv., der vil medføre, at tilbuddet må anses som ikke-konditionsmæssig. Det anbefales, at tilbudsgiver i sit foreløbige tilbud afgiver en pris, der indeholder opfyldelsen af alle mindstekrav og krav i materialet. Tilbudsgiver bør i sit bilag X anføre, hvilke krav, der er uhensigtsmæssige, fordyrende mv., så dette kan indgå i forhandlingen og eventuelt resultere i en tilpasning af udbudsmaterialet inden afgivelse af det endelige tilbud. Det bemærkes, at der ikke kan forhandles eller ændres på mindstekrav. Det er et krav for, at tilbuddet kan indgå i forhandlingerne, at det foreløbige tilbud er afleveret indenfor den angivne frist i punkt 8.3. 9.1.2 Forhandlingsmøde Indledningsvist vil Ordregiver stille spørgsmål til det foreløbige tilbuds indhold og afklare eventuelle uklarheder, misforståelser eller uhensigtsmæssigheder. Ordregiver vil påpege det afleverede tilbuds relative fordele og ulemper. Ordregiver vil desuden påpege, såfremt det foreløbige tilbud indeholder forhold, der indebærer at tilbuddet må anses som ukonditionsmæssigt. Derefter skal Tilbudsgiver give en tilbagemelding på udbudsmaterialet, jf. bilag X, hvor det angives om der er krav i materialet, der er unødvendigt strenge eller krav, der er unødvendige og fordyrende for anskaffelsen. Der vil ikke blive videregivet fortrolige oplysninger fra forhandlingsmødet med Tilbudsgiver til de øvrige tilbudsgivere, ligesom Tilbudsgiveren ikke vil modtage fortrolige oplysninger fra de øvrige tilbudsgiveres forhandlingsmøder. Ordregiver vil udarbejde et referat fra forhandlingsmødet, men dette referat vil ikke blive fremsendt til 10
tilbudsgiverne, men skal alene dokumentere indholdet på mødet, jf. udbudslovens regler herom. Ordregiver er opmærksom på den særlige forpligtelse til at sikre, at der ikke udøves forskelsbehandling mellem tilbudsgiverne ved at give oplysninger, der kan stille nogle tilbudsgivere bedre end andre. Ordregiver tilstræber derfor, at enhver oplysning - som Ordregiver har meddelt en eller flere tilbudsgivere under forhandlingerne, og som må formodes at være af relevans for samtlige tilbudsgivere i relation til udformningen af de endelige tilbud - vil blive meddelt samtlige tilbudsgivere på e-mail senest sammen med opfordringen til at afgive endeligt tilbud. Eventuelle supplerende oplysninger eller ændringer i udbudsmateriale baseret på forhandlingsmøderne vil ligeledes fremsendes til tilbudsgiverne på e-mail. 9.2 Eventuelle yderligere forhandlingsrunder Kunden forbeholder sig retten til at afholde yderligere forhandlingsrunder, såfremt tilbagemeldingerne på forhandlingsmøderne skaber et behov herfor. Ordregiver sørger for at samtlige tilbudsgiverne varsles samtidigt om eventuelle yderligere forhandlingsrunder samt dagsorden for disse forhandlingsmøder. 10. TILBUDSFASE Efter afslutningen af forhandlingerne opfordrer Ordregiver ved opfordringsskrivelse forhandlingsdeltagerne til at afgive endeligt tilbud, som vil være grundlaget for ordregivers tildeling til det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet. Ordregiver vil ændringsmarkere eventuelle ændringer til udbudsmaterialet foranlediget af forhandlingerne og dette vil blive meddelt sammen med fremsendelsen af opfordringsskrivelsen. Fristen for indlevering af det endelige tilbud vil fremgå af opfordringsskrivelsen. Fristen fastlægges således, at alle tilbudsgivere har rimelig tid til at udarbejde deres endelige tilbud. Det endelige tilbud skal være modtaget af Ordregivers kontaktperson inden den anførte frist og i overensstemmelse med de indholdsmæssige krav. De endelige tilbud skal være fuldstændige, og det er tilbudsgivers ansvar, at de endelige tilbud ikke indeholder forbehold eller i øvrigt vilkår, der vil medføre ikkekonditionsmæssighed. De endelige tilbud evalueres af Ordregiver på baggrund af det for udbuddet fastsatte tildelingskriterium, jf. pkt. 12. Tilbudsgiverne vil modtage samtidig oplysning om resultatet af evalueringen og tildelingsbeslutningen, jf. pkt. 17. 11
Ordregiver gennemfører ikke forhandlinger om de endelige tilbud, men der vil dog inden for rammerne af de udbudsretlige regler kunne ske afklaring og præcisering af det vindende tilbud. 11. UDELUKKELSESGRUNDE OG EGNETHED Inden Ordregiver tildeler Kontrakten, vil Ordregiver verificere, at tilbudsgiver ikke er udelukket i henhold til udbudslovens 135 137. Dette vil ske ved indhentelse af en serviceattest, som maksimalt er 6 måneder gammel og som dokumenterer oplysninger i ESPD vedrørende udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens 159, stk. 2. Tilbudsgiver skal til enhver tid kunne fremskaffe dokumentation for de i EPSD'en anførte oplysninger inden for en frist på 10 Arbejdsdage. Erhvervsstyrelsen kan udarbejde en serviceattest på 1-2 uger, hvilket Tilbudsgiver bør tage højde for. Ordregiver vil endvidere anmode om dokumentation for, at Tilbudsgiver opfylder de stillede krav til økonomisk og finansiel formåen i henhold til udbudslovens 142. Skønner Ordregiver, at dokumentationen giver anledning til tvivl om, hvorvidt Tilbudsgiver er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, forbeholder Ordregiver sig retten til at afvise Tilbudsgiver. Inden Ordregiver afviser en Tilbudsgiver, som er omfattet af én eller flere af udelukkelsesgrundene, vil Ordregiver dog have givet mulighed for tilstrækkelig dokumentation for pålidelighed i henhold til udbudslovens 138. 12. TILBUDSEVALUERING 12.1 Tildelingskriteriet Ordregiver foretager en tilbudsevaluering på grundlag af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet for at finde det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Dette er vurderet på grundlag af følgende underkriterier: o Økonomi (40 %) o Kvalitet (60 %) Indholdet af underkriterierne er uddybende beskrevet i hvert bilag, der indeholder en angivelse af, hvad der vægtes positivt ved Tilbudsgivers besvarelse af det enkelte bilag. 12.2 Økonomi (40 %) Vurdering af tilbud i forhold til underkriteriet Økonomi sker på grundlag af Tilbudsgivers besvarelse af Bilag 7. 12
Det fremgår af Bilag 7, hvordan Ordregiver vægter besvarelserne i denne forbindelse. 12.3 Kvalitet (60 %) Vurdering af tilbud i forhold til underkriteriet Funktionalitet sker på grundlag af Tilbudsgivers besvarelse af Bilag 1 og 2: Bilag 1 vægter 40 % Bilag 2 vægter 60 % Det fremgår af bilaget, hvordan Ordregiver vægter besvarelserne i denne forbindelse. 13. EVALUERINGSMETODE 13.1 Generelt I henhold til nedenstående vil der blive givet en samlet score på underkriteriet "Økonomi" ganget med 0,40 svarende til vægtning på 40 % og en samlet score på underkriteriet "Kvalitet" ganget med 0,60 svarende til en vægtning på 60 %. Den højeste samlede score vil udgøre det bedste forhold mellem pris og kvalitet og vil dermed udgøre det økonomiske mest fordelagtige tilbud. 13.1.1 Primær evalueringsmetode Til evaluering af underkriteriet Økonomi er der valgt, at der primært anvendes en gearingsmodel på baggrund af en lineær interpolation. I modellen tildeles laveste pris 10 point, mens en pris som er 50 % højere end laveste pris får 0 point. Priser herimellem får tildelt point efter en lineær interpolation ud fra tilbuddenes respektive afstand til tilbuddet med den laveste pris og 50 % over laveste pris. Antal point beregnes efter nedenstående formel: maks point pris laveste pris Point = maks point ( ) (tilbudt ) X % laveste pris Hvis en eller flere tilbudsgivere afgiver priser der er mere end 50 % højere end laveste pris, er den angivne primære evalueringsmetode ikke er egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. I stedet vil følgende sekundære metode blive anvendt. 13.1.2 Sekundær evalueringsmetode Hvis den primære evalueringsmetode til evaluering af underkriteriet Økonomi viser sig ikke at være egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud anvendes en sekundær lineær interpolation. I modellen tildeles laveste pris 10 point, mens en pris som er 100 % højere end laveste pris får 0 point. Priser herimellem får tildelt point efter en lineær interpolation ud fra tilbuddenes respektive afstand til tilbuddet med den laveste pris og 100 % over laveste pris. 13
Antal point beregnes efter nedenstående formel: maks point pris laveste pris Point = maks point ( ) (tilbudt ) X % laveste pris Hvis en eller flere tilbudsgivere afgiver priser der er mere end 100 % højere end laveste pris er den angivne primære evalueringsmetode ikke er egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. I stedet vil følgende tertiære metode blive anvendt. 13.1.3 Tertiær evalueringsmetode Hvis den primære og den sekundære evalueringsmetode til evaluering af underkriteriet Økonomi viser sig ikke at være egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud anvendes nedenstående ikke-lineære model tertiært: Point = maks point laveste pris tilbudt pris 13.2 Kvalitativ evaluering Evalueringen af tilbud vil ske ved brug af en pointskala fra 0-10, som ser ud som følger: Point Ordlyd Beskrivelse 0 Ingen opfyldelse Ingen opfyldelse gives, hvor Tilbudsgivers besvarelse ikke opfylder de efterspurgte krav / løsningen er ikke beskrevet. 1 Særdeles dårlig 2 Meget dårlig 3 Dårlig Særdeles dårlig gives for en besvarelse, der illustrerer en helt uacceptabel opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen forholder sig i kritisk grad ikke til de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er særdeles dårligt beskrevet. Meget dårlig gives for en besvarelse, der illustrerer en meget ringe opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen forholder sig i kritisk grad ikke til de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er dårligt beskrevet. Dårlig gives, hvor besvarelsen illustrerer en ringe opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler meget væsentlige dele af de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens 14
elementer er dårligt beskrevet. 4 Under middel 5 Middel 6 Over middel 7 God 8 Meget god 9 Særdeles god 10 Den bedste mulige Under middel gives, hvor besvarelsen illustrerer en mindre end acceptabel opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler væsentlige dele af de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er dårligt beskrevet. Middel gives, hvor besvarelsen illustrerer en acceptabel opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler visse af de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen fremstår mindre velunderbygget og er visse steder uklar. Over middel gives, hvor besvarelsen illustrerer en mere end acceptabel grad af opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler visse af de oplysninger, som efterspørges men dog ikke centrale dele heraf. Hovedparten af beskrivelsen af løsningen er velunderbygget og forståelig. God gives, hvor besvarelsen illustrerer en god opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen indeholder langt hovedparten af de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen er velunderbygget og forståelig. Meget god gives, hvor besvarelsen illustrerer en meget god opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler kun meget få af de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen er meget velunderbygget og forståelig. Særdeles god gives, hvor besvarelsen illustrerer en særdeles god opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen indeholder de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen er uddybende, velunderbygget og forståelig. Den bedste mulige gives, hvor besvarelsen er den bedst tænkelige opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Samtlige de oplysninger, som er efterspurgt, er beskrevet på en velunderbygget og forståelig måde, og beskrivelsen af løsningen illustrerer, at det af Ordregiver ønskede opfyldes på den bedst tænkelige måde. 15
14. SPØRGSMÅL Med henblik på at sikre, at tilbuddet udformes i overensstemmelse med de stillede krav, er det muligt at stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål skal rettes skriftligt pr. e-mail til administrator af udbuddet Bird & Bird, att. Cecilie Hald Andersen på cecilie.andersen@twobirds.com. Spørgsmål til det foreløbige tilbud skal være modtaget af ovennævnte senest den 4. november 2016, kl. 12.00. Spørgsmål til det endelige tilbud skal være modtaget af ovennævnte senest den 2. januar 2017, kl. 12.00. Ovennævnte frister er angivet af praktiske årsager. Spørgsmål skal dog under alle omstændigheder være stillet i så god tid, at Ordregiver kan besvare dem senest 6 dage inden udløbet af den fastsatte tilbudsfrist. Dokumentet indeholdende spørgsmål og svar vil blive udsendt i anonymiseret form og evt. med supplerende materiale til tilbudsgiverne. Såfremt nogle af de stillede spørgsmål giver anledning til en tydeliggørelse, justering eller supplering af udbudsmaterialet, vil tilbudsgiverne modtage orientering herom med besvarelsen af de stillede spørgsmål. 15. ÆNDRING AF UDBUDSMATERIALE Ordregiver vil udsende rettelsesblade om eventuelle ændringer i udbudsmaterialet til alle tilbudsgivere, der deltager i udbud med forhandling. Såfremt Tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes Tilbudsgiver straks gøre Ordregiver opmærksom herpå, således at Ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet gennem fremsendelse af rettelsesblad. Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelser eller Kontrakten. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for Tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet. Ordregiver gør opmærksom på, at der som følge af forhandlingerne kan ske ændringer i udbudsmaterialet, hvilket alle tilbudsgivere løbende vil blive orienteret om. Der vil ikke ske ændringer i de grundlæggende elementer i det oprindelige udsendte udbudsmateriale. 16. FORTROLIGHED, ANONYMITET OG TAVSHEDSPLIGT Ordregiver er underlagt de generelle regler om offentlighed i forvaltningen, herunder forvaltningsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. Det bemærkes, at Ordregiver ikke er omfattet af offentlighedsloven. 16
Det betyder, at såfremt der anlægges en klagesag over udbuddet, kan konkurrenter m.fl. anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af den ordregivende myndighed. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed der afgiver et tilbud har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Ordregiver meddeler ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den som oplysningen vedrører adgang til at udtale sig herom. Beslutning om helt eller delvist at imødekomme en anmodning om aktindsigt påhviler dog i sidste ende Ordregiver. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagt, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til at videregive dem til andre offentlige myndigheder. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet eller i andet materiale i tilbuddet, som Tilbudsgiveren ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget aktindsigt, bedes deltageren derfor angive dette i tilbuddet. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 17. MEDDELELSE OM RESULTAT OG STANDSTILL-PERIODE Når Ordregiver har identificeret det tilbud, der er det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til det fastsatte tildelingskriterium og underkriterier, sendes der hurtigst muligt en fyldestgørende begrundelse for valget til alle tilbudsgivere, jf. lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 425 af 12. maj 2010 med senere ændringer). Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i Den Europæiske Unions Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler. I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud underskriver Ordregiver først kontrakten med den valgte leverandør efter udløbet af standstill-perioden, der som udgangspunkt er 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiver giver meddelelse til tilbudsgiverne om den trufne tildelingsbeslutning. Ordregiver kan dog fastlægge en længere standstill-periode, såfremt dette anses som nødvendigt. 18. ANNULLATION AF UDBUDSFORRETNINGEN Indtil udbudsforretningen er afsluttet med indgåelse af en endelig kontrakt, vil udbudsforretningen kunne annulleres af Ordregiver, såfremt der er en saglig grund hertil. 19. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN Udbudsforretningen forventes gennemført efter nedenstående vejledende tidsplan: 17
Tidsfrist Aktivitet 1. september 2016 Udsendelse af udbudsbekendtgørelse og offentliggørelse af udbudsmateriale efter 48 timer 3. oktober 2016 Frist for modtagelse af prækvalifikationsanmodninger 14. oktober 2016 Udsendelse af opfordring til afgivelse af foreløbigt tilbud. 15. november 2016, kl. 12.00 Uge 48 Frist for afgivelse af foreløbigt tilbud Forhandlingsmøder 19. december 2016 Udsende opfordring til afgivelse af endeligt tilbud Deleted: 16 13. januar 2017, kl. 12.00 Frist for afgivelse af endeligt tilbud Uge 4 Uge 8 2017 Tilbudsdemonstrationer Indhente supplerende dokumentation fra ESPD Uge 9 2017 Meddelelse af resultat (vejledende) og efterfølgende standstill-periode Uge 10-11 2017 Indgåelse af kontrakt (vejledende) 20. DOKUMENTOVERSIGT OG CHECK-LISTE Nedenstående skema indeholder alle dokumenter, som danner grundlag for tilbudsevalueringen med oplysninger om udfyldning, brug af skabelon fra Ordregiver, og om besvarelsen indgår i tilbudsevalueringen. Navn på dokument Udfyldes eller udarbejdes af tilbudsgiver? Skal vedlægges tilbud? Tilbudsbrev Kontrakten Ja (navn, adresse, CVR.nr.) Bilag 1 Tids- og implementeringsplan 18
Navn på dokument Udfyldes eller udarbejdes af tilbudsgiver? Skal vedlægges tilbud? Bilag 2 Kravspecifikation Underbilag 2.1 Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 3 Kundens it-miljø NEJ Underbilag 3.1 Sikkerhedspolitik Underbilag 3.2 Databehandleraftale inklusive underbilag 3.2.a Bilag 4 Drift, support og vedligeholdelse NEJ NEJ NEJ Bilag 5 Servicemål NEJ Bilag 6 Samarbejdsorganisation Bilag 7 Vederlag og betalingsplan Bilag 8 Prøver NEJ 19