Dato: 24-05-13 Vor ref.: Referat fra telesårprojektledermøde Dato: Tirsdag den 21-05-13 Sted: Deltagere: Fraværende: MedCom, Odense Karen Von Påhlman, Region Nordjylland Grethe Lomholdt Nielsen, Frederikshavn Kommune Britta Ravn, Region Midtjylland Dorte Medum, Horsens Kommune Tanja Gerner Jusslin, Region Syddanmark Lotte Bang Sandager, Haderslev Kommune Inger Stenstrøm, Langeland Kommune Judith Lørup Rindum, Region Hovedstaden Nina Bækmark, Hillerød Hospital, Region Hovedstaden Søren Jakobsen, Region Sjælland Kristoffer Karlsen, Dansk Telemedicin Dorte Skou Lassen, MedCom Rikke Viggers, MedCom Mie Borch Dahl Kristensen, MedCom (referent) Ingrid Lysholdt, Aarhus Kommune Lisbeth Jørgensen, Odense Universitetshospital Annette Lyneborg Nielsen, Region Hovedstaden
Referat: 1. Velkomst, præsentationsrunde og meddelelser Præsentationsrunde og status. Dorthe præsenterer dagsordenen for i dag og ligger op til dialog undervejs. Dorthe nævner, at rammerne nu er på plads fra MedComs side, hvorfor det nu handler om, hvad der skal ske lokalt og nævner, at lokaldialog i den forbindelse er vigtigt. Dorthe meddeler nogle aktuelle nyheder: Først og fremmest meddeler Dorthe, at Jane Clemensen fra MedCom skiftet job til at arbejde fuldtid med opgaver relateret til Syddansk Universitet. Desuden nævner Dorthe den internationale sårkonference i Bellacentret fra den 15-17. maj, hvor Dorthe - til den nationale dag den 17. maj - havde et indlæg. 3000 deltog til sårkonferencen, hvoraf 500 var danske deltagere. Udover Dorthes indlæg præsenterede Region Hovedstaden på den nationale dag på sårkonferencen deres evalueringsrapport af telemedicinsk sårvurdering og Shared Care projektet blev præsenteret (man har i dette projekt lavet en kortlægning af indsatsen omkring i DK). Dorthe formoder at man kan få fat i kortlægningsrapporten som er udarbejdet i regi af Dansk Selskab for Sårheling (DSFS), MedCom kontakter DSFS med henblik på at få denne. Desuden blev Såralgoritmen fra DSFS præsenteret, Såralgoritmen findes på DSFSs hjemmeside http://www.saar.dk/default.aspx?id=429. Kristoffer Karlsen fra Dansk Telemedicin nævner hertil, at det ville være oplagt at lægge såralgoritmen ind i systemet (pleje.net) eller i app'en, således at man kan anvende det som et værktøj. Hertil nævnes dog, at der kan være problemer med at lægge en sådan vejledning ind i systemet, hvis nogle regioner eller kommuner anvender andre guidelines. Et flertal i gruppen mener dog, at man bør gøre algoritmen tilgængelig i en app og så tage hånd om reaktionerne bagefter. I forbindelse hertil nævnes også, at det måske burde være klinikergruppen, der bør tage stilling til denne såralgoritmen, eller at man eventuelt kunne spørge Eskild. Dorthe fortæller, at KvaliCare har vundet en international pris for deres e-learningssystem ved Journal of Wound Care Awards 2013 i London http://www.kvalicare.dk/pub/29/default.aspx Slutteligt fortæller Dorthe, at vi i MedCom har fået mange henvendelser fra studerende, som gerne vil arbejde med sårprojektet, og Dorthe spørger, om der er nogle, der er interesserede i, at MedCom videresender forespørgsler. Flere nævner, at det er krævende at have studerende med, men at MedCom kan - hvis de modtager interessante forespørgsler - informere de studerende om, at de skal forespørge lokalt. Af nyheder i gruppen nævnes, at Region Midtjylland holder kick off på telemedicinsk sårvurdering den 31. maj i Silkeborg. Programmet foreligger og sendes ud til gruppen. Region Syddanmark holder kick off møde den 13. juni men med et mere lavpraktisk program. Hertil nævner flere, at det er utrolig vigtigt at komme ned på det lavpraktiske niveau. Man skal vide, hvordan man bruger det udstyr, man har til at tage billeder. Samtidig er det vigtigt, at informationen om, at der bør anvendes noget godt udstyr, kommer ud. Der er brug for nogle anbefalinger til udstyr, og man bør pointere, at investering i godt billedudstyr kan betale sig. I den forbindelse diskuteres det også, hvorvidt det handler om godt udstyr eller evnen til at tage et godt billede, hvilket for mange ikke er nemt. Kristoffer nævner eksempelvis, at høj opløsning ikke er lig med et godt billede, og at det faktisk kan være en god idé at skrue ned for opløsningen. Guiden "Den gode telesårkonsultation" fra MedCom skal opdateres - eventuelt med hjælp fra en klinisk fotograf og praktisk erfaring. Det er vigtigt, at vi får en forståelse af, hvad problemerne er - altså hvorvidt det er udstyret eller evnen til at tage et bil- 2
lede. Det nævnes, at der er baselinemålinger spørges ind til, hvilken slags udstyr (smartphones eller ej), der på nuværende tidspunkt anvendes. Der spørges ind til, hvorvidt der er lavet en teknikgruppe. Der er endnu ikke udpeget nationale repræsentanter. Det er vigtigt med en snak med denne gruppe, inden den nedsættes, men der er nedsat en kommune-leverandørgruppe, som afholder indledende informationsmøde den 6. juni. Men vi skal være helt klar over, hvad vi går efter på den tekniske bane. Regionale IT-repræsentanter og ITleverandørerne skal drøfte, hvilken integration vi skal gå efter her og nu, og hvor meget vi kan koble os op på NSI-projekterne på den længere bane. Der er principiel enighed om arbejde med simple teknisk og billig integration i projektperioden, mens man afventer, at nationale projekter og services modnes. Det ligger i MedComs opdrag at arbejde med løsning for både drift af sårjournalen/sårdatabasen og anbefaling på teknisk koordinering ved projektets afslutning. 2. Baseline målinger kort status Dorthe laver et kort status for baselinemålinger og fortæller, at kommunerne i øjeblikket har rigtig meget at se til med både mange projekter og driftopgaver. Det betyder, at de ikke ligefrem står i kø efter selvom analysen er gratis - undersøgelser. Dorthe fortæller, at vi som sagt havde regnet med at gennemføre baseline i april, men at processen med at få folk til at deltage tog længere tid end forventet. Nogle kommuner endte med at sige nej tak. Af de kommuner, som gerne ville deltage meldte mange desuden ud, at der ikke var tid i april. Baselinemålinger blev derfor først foretaget i uge 20, og databehandlingen er nu i gang. Dette tager 3 uger, men de samlede tal forventes at være klar medio juni 2013. Første data ultimo maj er hvor mange sår og hvilke typer sår, der er. Gruppen informeres, når tallene foreligger. Kommunerne, som har deltaget i baselinemålinger får efterfølgende en deltaljeret analyserapport på egen kommunes sår indsats. På sygehussiden trækkes data fra Landspatientregistret (LPR). Sygehustallene (fra alle sygehuse) er på vej og varetages af Simon Feilberg fra KORA. Tallene vil give en første fornemmelse, men der er bias, fordi mange ikke registrerer sår og pga. varierende registreringspraksis. Hertil nævnes, at der er behov en vejledning i sårregistreringen. 3. Orientering styregruppens beslutninger a. MedCom kontraktaftale med Dansk Telemedicin Der er indgået kontrakt med Dansk Telemedicin. Den er sendt rundt. Region Syddanmark har forespurgt leveringsaftale i kontrakten. Spørgsmålet er sendt videre til MedComs udbudskonsulent Morten Kjeldgaard, Netplan A/S. Dorthe nævner kort den momsproblematik, der var i forbindelse med kontraktaftalen med Dansk Telemedicin. Problematikken resulterede i, at NSI nu er den formelle ansvarshaver. Flere spørger ind til support i forbindelse med brug af pleje.net, og flere spørg, om supporten ligger hos Dansk Telemedicin. I projektperioden yder Dansk Telemedicin 2. level support, mens 1. level support ligger lokalt hos regioner og kommuner. Flere er bekymrede for, at dette vil resultere i ingen support, hvilket bliver et problem for regionerne. Region som ikke yder 1. level support på eksterne IT-løsninger bør lave en supportaftale med Dansk Telemedicin både i projektperioden og i videre drift. Regionerne kan overveje et samarbejde omkring support. Kristoffer nævner, at de kommuner (og andre), som har tegnet kontrakt får penge retur fra den 1. april og frem. Det nævnes, at den nationale kontrakt omfatter alle sår og alle brugergrupper. Det er således en fastprisaftale, hvor alle brugergrupper og sårtyper kan registreres til en fast pris, hver region og kommune skal dog være opmærksom på, hvor mange medarbejdere man 3
aktiver som bruger i pleje.net, da dette kan have betydning for omkostning, når regionen og/eller den enkelte kommune skal betale for drift. Det er vigtigt, at der kommer stringens i, hvad brugergrupperne kaldes. Det er nødvendigt med én brugergruppe per kommune, så vi kan se, hvor mange kommuner anvender pleje.net. Det er desuden vigtigt, at der registreres diagnoser på sårene, hvorfor dette bliver et krav i pleje.net. Hvis ikke, kan vi ikke se, hvad det er for nogle sår, der eksisterer. Der spørges ind til de juridiske spørgsmål, som klinikergruppen havde. Svarene er sendt ud til gruppen i dag, og Dorthe spørger, om der er nogle, der har lyst til at arbejde med en beskrivelse af den juridiske del. Rikke melder sig. Det nævnes, at det kunne være en god idé at lægge beskrivelsen ind i pleje.net, når den er lavet. Dansk Telemedicin anbefaler, at hver kommune laver en databehandleraftale med Dansk Telemedicin, hvilket er et stykke papir, hvor Dansk Telemedicin lover at behandle data fortroligt. Kristoffer skal i forvejen lave et skriv, der skal ud til alle, der oprettes, og påmindelsen om denne databehandleraftale kunne passende inkluderes i skrivet. Det vendes også, hvorvidt det er nødvendigt med en databehandleraftale for hver kommune, eller om det blot er nødvendigt med én national databehandleraftale. Hertil diskuteres, hvem der er den dataansvarlige, hvilket konkluderes at være MedCom, hvorfor det må være tilstrækkeligt med en databehandleraftale mellem MedCom og Dansk Telemedicin. Flere regionale repræsentanter anbefaler, at MedCom udarbejde et vejledningsnotat omkring hvem der varetager hvad i forbindelse med brugen af pleje.net og om der er konkrete opgaver deltagerne skal varetage. RSI anvender en forretningsmodel som beskriver principper for projektstyring, fællesregional systemforvaltning og koordinering af regionernes investeringer i sundheds-it, man kan tage udgangspunkt i RSI s Fællesregional model for systemforvaltning. Kommunerne og regionerne udviser nervøsitet om, at nogle ting bliver uddelegeret til dem, som de ikke havde forventet i projektperioden (eksempelvis support). Tidligere havde man i MedCom opfattet det som om, at der var enighed om, at support skulle varetages lokalt, men regioner og kommuner udtrykker, at man her mente efter projektperioden og ikke i projektperioden. Der er generelt brug for en national udmelding/et billede af, hvad det er, som skal medfinansieres således, at man i kommuner og regioner ved hvor meget, der skal sættes af til det. Kristoffer nævner, at det faktisk er meget lidt support, som ydes direkte i forbindelse med brug af systemet, men det konkluderes, at der er behov for at synliggøre de lokale omkostninger. Der skal lokalt sættes penge af til support og lokalomkostninger til kurser. Derfor er det også vigtigt at man lokalt er strategisk i sin planlægning, således at man i stedet for mange brugere har få rutinerede brugere. Der er i projektet afsat penge til undervisning af superbrugere/nøglemedarbejdere. Slutteligt nævnes, at MedCom etablerer en tredje sikkerhedsbackup af data (en server, som placeres hos MedCom). b. Budgetrammer På overodnet plan bruges halvdelen af midlerne på licenserne til plejenet, systemudviklingen og projektledelsen hos MedCom. Den anden halvdel bruges på understøttelse af tovholdere/koordinatorer, understøttelse af lokale sårkurser, e-learningskurser og evalueringen. Dorthe præsenterer budgettet. Der bruges 2,8 mio. kr. på kurser i sårkompetenceudvikling. Disse fordeles på de 5 regioner efter regional fordelingsnøgle. De 3,5 mio. kr. til nationale implementeringskonsulenter fordeles ligeledes til de 5 regioner efter den regionale fordelingsnøgle. Der er udarbejdet et udkast samlede beløb per region. Der spørges ind til forskellen mellem undervisning i pleje.net og kursus i sårkompetenceudvikling. Pleje.net er systemundervisning, mens kursus i sårkompetencer er i stil med de kurser, 4
man tilbyder i Bispebjerg, hvor der er fokus kompetence udvikling og koordinering, samt den fælles brug af pleje.net. Det pointeres, at det vil være forskelligt, hvor meget undervisning i pleje.net de enkelte har brug for, og der spørges i den forbindelse ind til, om det så er muligt for en region, der ikke skal bruge meget undervisning i pleje.net at anvende de resterende fordelte midler et andet sted. MedCom opfordrer til bilaterale planlægningsmøder gennemføres i hver enkel region, da behovene er så forskellige. Dorthe sammenligner budgettet, som blev godkendt i styregruppen i marts 2013 med budgettet, som det ser ud nu. Vigtigst at bemærke er, at der ikke længere er afsat midler til LMS KvaliCare (vidensdatabase), men at disse midler vurderedes bedre anvendt andetsteds (kurser i sårkompetenceudvikling, lokaltilpasning af e-learningskurser mm.) Der bliver i gruppen spurgt om, om kommunerne kan bruge de LMS-systemer, de bruger i dag, såfremt de har det. Disse kommuner kan bruge KvaliCares e-learningssystemer, såfremt der er SCRUM rammen indenfor e-learning. Kristoffer nævner, at såfremt der er noget, gruppen gerne vil have ud som en app, er Dansk Telemedicin villige til at gøre dette uden beregning. Dorthe nævner, at man i KvaliCare arbejder med 3 niveauer for betaling af support og tilkobling af medarbejdere. Dorthe vil lave et skriv om dette og sender det ud til gruppen (der forhandles aktuelt priser med KvalICare). Gruppen diskuterer, hvorvidt det er for meget at anvende 2.4 mio. kr. på e-learningskurser, og hvorvidt en del af disse penge ville være bedre anvendt andetsteds (eksempelvis til en supportfunktion). I nogle dele af landet anvender man allerede KvaliCares e-laerningssystemer og har haft gode resultater med det. Flere i gruppen ønsker en nærmere beskrivelse af, hvad de nævnte 5-dages kurser i sårkompetenceudvikling skal indeholde og nævner nødvendigheden af, at der er nogle minimumskrav til indhold for disse kurser. Der skal være nogle klare anbefalinger. Der er også uklarhed om, hvorvidt klinikergruppen i deres skriv "Status og anbefalinger" mener, at alle sygeplejersker skal på et 5-dages kursus. Nogle spørg ind til, hvad e-learning kommer til at koste i drift. Der spørges desuden ind til, hvorvidt e-learningskurserne kun er kurser i venøse og diabetiske sår eller hvorvidt der er adgang til kurser i alle sår. Hertil svares, at der er adgang til et kursus for diabetiske fodsår, et kursus for venøse bensår og et for sårbehandling generelt som er delt op i kurser for henholdsvis sygeplejersker/sosu-assistenter og sosu-medhjælpere. Der er på nuværende tidspunkt lavet et udkast til en samarbejdsaftale, men vi skal finde ud af, om projektmidlerne skal fordeles efter fordelingsnøgle er blot deles i 5. Et tredje alternativ er at fordele efter, hvem der har brug for flest midler til at nå målet. Dorthe viser udkast af, hvordan det ser ud, når bidraget til kompetenceudvikling og bidraget til implementeringskonsulenter fordeles efter fordelingsnøglen sundhed. Det konkluderes, at det nemmeste og mest naturlige er at anvende fordelingsnøglen efter sundhed. I forbindelse med udbetaling af midler til regioner og kommuner vil der blive lavet milepæle i forhold til projektforberedelse og uddannelse. Det aftales, at udkast til samarbejdsaftalen sendes ud til gruppen. MedCom modtager gerne kommentarer hertil. Dorthe viser en oversigt over, hvor mange aktive patienter, der er oprettet i de enkelte kommuner. I alt 44 kommuner er i gang, og der er 701 aktive patienter. Man bør være opmærksom på, at de patienter, som er oprettet af sygehuse, ikke er med her. Der udtrykkes behov for en opdateres projektplan. Det aftales, at MedCom arbejder på at have en opdateret projektplan klar i næste uge. Nogle efterlyser KL's rolle. Man kunne eventuelt sende noget information ud gennem KL. 5
4. Orientering om klinikergruppens arbejde Klinikergruppen har blandt andre ting arbejdet med retningslinjer for visitation til sårbehandling men konkluderer, at det er svært at lave nationale retningslinjer hertil. I business casen ligger man op til, at man springer den praktiserende læge over, men dette var ikke den umiddelbare holdning i hele klinikergruppen, der er behov for at man lokalt kan vælge arbejdsgang efter eget behov. Det pointeres, at det er vigtigt, at kommunen er klar over, hvor de skal henvende sig. Hvis de kan henvende sig mange steder, hvordan skal det så håndteres, og hvilken rolle skal almen praksis have? 5. Hvad skal der ske nu projektets udgangspunkt I forbindelse med integration stilles spørgsmål til, om de praktiserende læger skal med. Der er enighed om, at vi skal synliggøre, at de praktiserende læger er en synlig part som samarbejdspartner, men integration til lægesystemer i praksis er ikke med i planlægningen aktuelt. Der er mulighed at lægerne får automatisk besked når patienten oprettes og afsluttes. Betaling til praktiserende læger er ikke i fokus aktuelt. Cpr.nr.-opslag er efterspurgt, dette implementeres i pleje.net i september 2013, hvor MedCom også kobler lægesystemer til cpr. opslag via den nationale serviceplatform fra NSI. Når MedCom har dokumentation for denne standard fuldt opdateret, sendes standarden til Kristoffer. Integration mellem systemerne sker i samarbejde med NSI. Der har været et NPI-projekt, hvor man har vist, at en visning af data fra pleje.net kan præsenteres i et sygehus EPJ-systems brugegrænseflade. Her havde man et knap, hvor der stod "sår", og når man trykkede på den, fik man de nyeste data fra pleje.net frem. Projektet er færdiggjort. Nu tager man de dele, som virker og bygger dem ind i den nationale serviceplatform. Det vigtige er altså, at man kan udstille data og vise dem i et andet system, men i NPI er der ikke mulighed for indtastning af data. Man anvender i dag nogle steder et såkaldt dybt link, som er etableret og virker. Dette link kunne genbruges og bør løftes i en teknikgruppe. Spørgsmålet er, om der skal arbejdes med dyb integration, som vil tage lang tid eller et dybt link, som nemt kan indføres. Gruppen mener, at dette er en snak for teknikgruppen, men at vi på den korte bane bør bruge et dybt link, da dyb integration vil koste rigtig mange penge. Den videre diskussion om, hvad der skal registreres, bør tages, når det dybe link er lavet. Gruppen diskuterer endvidere anvendelsen af korrespondancen. Der er behov for lokal afklaring vedrørende konkret anvendelse. Der spørges ind til, om man lever op til dokumentationsstandarderne, når man efter projektperioden har adgang til dataet. Det konkluderes, at der skal findes en model for, hvordan man gør til den tid. Alle typer sår kan registreres i pleje.net. Til gengæld skal sygehusene gives adgang til sårene på pleje.net, men når sygehusene har dette, har de adgang til al data på den enkelte sårpatient i pleje.net. Alle brugere, som kommunen har valgt skal oprettes, kan få adgang til systemet. Det diskuteres, om sygehusene i stedet skal sende en anmodning om at få adgang til systemet og hvorvidt dette er en regional beslutning. Der vil i pleje.net være en afkrydsningsboks til, hvorvidt behandlingen er tværsektoriel. Gruppen beslutter desuden, at de drøfte i de regional/kommunale projektgrupper/arbejdsgruppe, om der skal laves en venteliste. Når vi snakker statistik og monitorering er der i pleje.net mange muligheder for at trække data ud. Eksempelvis data om, hvilke typer sår de aktive patienter har. Hvis gruppen har idéer til statistik og monitorering, må man meget gerne skrive til MedCom. Gruppen vil først og fremmest gerne vide, hvor mange sår ud af relevante sår, telemedicin anvendes på. MedCom venter på adgang til statistikdata fra Dansk Telemedicin, og når MedCom har behandlet det, vender MedCom tilbage til gruppen. Men det er et problem at finde ud af, hvor mange sår ud af alle relevante sår, som telemedicin anvendes på, for alle sår registreres ikke i pleje.net, så hvor mange sår er der? Der er enighed om, at 6
kun de komplicerede sår kommer i pleje.net. Gruppen udtrykker tvivl om, hvordan vi så ved, om vi har nået målet beskrevet i formålsbeskrivelsen. Det konkluderes desuden, at der ligger et stort arbejde i at forbedre registreringspraksis. Der spørges ind til, om man har tænkt i effektevaluering og hvorvidt der er penge til en sådan slutevaluering. Der er allokeret penge til evaluering som baseres på henholdsvis retningslinjer fra Fonden for Velfærdsteknologi og MAST-modellen, effekt er primær i forhold sårheling. Gruppen kigger på, hvordan man i FMK-projektet har arbejdet med monitorering. Vi skal finde ud af, hvordan vi ser, at der er en projektfremdrift. Vi skal vide hvilke milepæle, vi arbejder med. Med- Comi laver et udkast i stil med FMK-monitorering, milepæle indsættes, mens tidsrammen for milepæle skrives ind i et samarbejde mellem den enkelte projektleder fra den regionale/kommunale projektorganisation. Kristoffer giver gruppen prøve log-in til www.pleje.net. Det nævnes, at Region Sjælland anvender en mere simplificeret version af pleje.net, og at de desuden har fået en lavet en tutorial video. Der findes også en tutorial video til det almindelige system. Det diskuteres i gruppen, om der bør afholdes en fælles demodag, hvor flere fortæller, hvordan de anvender pleje.net. Det tages op, hvorvidt en sådan demodag burde være for klinikerne, og om det eventuelt kunne være et stormøde bestående af både klinikergruppen og projektledergruppen. Alternativt overvejedes et webmøde/webinar. Kristoffer præsenterer pleje.net og Region Sjællands løsning og viser tutorial-videoen. Det diskuteres i gruppen, om man kan nøjes med denne "skrabede" løsning. Der vil komme en demoadgang til denne løsning. Det diskuteres desuden, hvorvidt man kunne simplificere pleje.net ved at filtrere, således at bestemte spørgsmål dukker op til bestemte sår. 6. Samarbejde med de praktiserende læger Beskrevet under pkt. 5 7. Evaluering gennemføre miniudbud Udsat til næste møde 8. Kommende mødedatoer Det besluttes, at det vigtige nu er, at MedCom kommer ud til nogle lokale arbejdsmøder i stedet for, at hele projektledergruppen mødes, hvorfor næste møde for hele projektledergruppen kunne ligge i september og igen i november. Mellem disse møder er bilaterale møder vigtigt. 9. Eventuelt Der holdes international konference indenfor sundhedsinformatik MedInfo i august 2013 i København, man opnår rabat til E-sundhedsobservatorimødet http://2012.e-sundhedsobservatoriet.dk/, hvis man deltager i MedInfo: http://www.medinfo2013.dk/ 7