Projektbeskrivelse Forhistorien Henover sommeren og efteråret 2009 har Kommunikationsudvalget arbejdet med rammerne for at finde en afløser for SuperNova, da supporten fra Microsoft udløber den 31. januar 2009. Der har i den forbindelse været drøftelser med projektgruppen, og styrelsen, og kommunikationsudvalget har endelig besluttet at afprøve en prototype, hvor de fleste tilretninger fra SuperNova er flyttet over i en Microsoft C5-2008, som bliver afviklet på en central server. Udfaldet af prototypeprojektet, har sammen med en række andre fordele, som I kan læse om i projektbeskrivelsen, medført at kommunikationsudvalget har valgt at bruge Microsoft Dynamic C5 som den nye foreningsplatform, som vi har planlgt bliver tilgængelig for foreningerne fra starten af 2010. I beslutningen er der i sær lagt vægt på, at vi kan videreføre al den viden vi har opbygget i organisationen. Og endeligt er der også økonomisk incitament, idet vi kan veksle vores nuværende XAL licens til de nye licenser uden omkostninger. Blot det gøres inden den 31. januar 2009. Herefter har vi fortsat lov til at køre videre med SuperNova til udgangen af 2010.
Disse forhold har Knud Johansen også kort orienteret foreningerne om på det ekstraordinære repræsentantskabsmøde den. 15. november 2008. Overordnede målsætninger Programmet kører på en central server, så en anden fra bestyrelsen kan overtage, hvis kassereren eller turneringsplanlæggeren stopper. Flere fra foreningen kan få adgang til samme regnskab eller idrætsmodul, eller der kan gives adgang til andre hvis foreningen feks. Ønsker, at få hjælp fra et centralt servicebureau iht. Mål 5 i Firmaidrætten i bevægelse Foreningens idrætsdata, medlemsdata og finansdata findes i samme system, og kan ses og inddateres af frivillige ledere i foreningen alt efter hvilke rettigheder de har. Backup foregår på den centrale server Organisationens opbyggede viden skal i videst muligt omfang udnyttes ved at funktioner og opsætninger fra SuperNova moderniseres og genbruges. Finans og medlemsdelen understøtter flest mulige foreningers behov. Udgangspunktet er genbrug og lettere modernisering af nuværende funktionalitet. Idrætsmodulerne skal understøtte DM-stævneplanlægningen. Målsætninger og detailanalyse for finans-medlemsområdet Udarbejdet i et samarbejde mellem Finans-medlemsgruppen og styregruppen Målsætninger og detailanalyse for idrætsområdet Udarbejdet i et samarbejde mellem Idrætsgruppen og styregruppen den 7. Handlingsplan August 08 januar 09 Overordnet behovsanalyse og prototyping Januar 09 Endelig beslutning vedr. platformsvalg Februar 09 dec. 09 Tilretning, test og dokumentation Januar 10 dec. 10 Implementering og undervisning Organisering af projektet Styregruppe Opgaver: Økonomi og fastlæggelse af den overordnede strategidesuden nedsættes to grupper af erfarne frivillige som følger: Finans og medlemsgruppe Opgaver: kravspecifikation, test, brugervejledninger, uddannelse,
implementering og support Idrætsgrupper Opgaver: kravspecifikation, test, brugervejledninger, uddannelse, implementering og support Økonomisk estimat 2008 Indledende møder og prototype KR. 70.000 2009 Investering i udvikling og drift af prototype kr. 500.000 2010 Investering i Hardware og licenser kr. 170.000 Drift af server og abonnementer pr. år kr. 135.000 Løbende tilretninger og programmørsupport kr. 75.000 2011 Drift af server og abonnementer pr. år kr. 140.000 Løbende tilretninger og programmørsupport kr. 80.000 Der er for nuværende ikke taget stilling til, evt. abonnementsbetaling fra foreninger der bruger systemet. Den nuværende abonnementspris er kr. 875 pr. forening og kr. 1750 for foreninger med netværkslicens. Denne egenbetaling giver en årlig indtægt på ca. 75.000 kr.
Overordnede målsætninger Programmet kører på en central server, så en anden fra bestyrelsen kan overtage, hvis kassereren eller turneringsplanlæggeren stopper. Flere fra foreningen kan få adgang til samme regnskab eller idrætsmodul, eller der kan gives adgang til andre hvis foreningen feks. Ønsker, at få hjælp fra et centralt servicebureau iht. Mål 5 i Firmaidrætten i bevægelse Foreningens idrætsdata, medlemsdata og finansdata findes i samme system, og kan ses og inddateres af frivillige ledere i foreningen alt efter hvilke rettigheder de har. Backup foregår på den centrale server Organisationens opbyggede viden skal i videst muligt omfang udnyttes ved at funktioner og opsætninger fra SuperNova moderniseres og genbruges. Finans og medlemsdelen understøtter flest mulige foreningers behov. Udgangspunktet er genbrug og lettere modernisering af nuværende funktionalitet. Idrætsmodulerne skal understøtte DM-stævneplanlægningen. Målsætninger og detailanalyse for finans-medlemsområdet Udarbejdes i et samarbejde mellem Finans-medlemsgruppen og styregruppen den 7. februar 2009 Målsætninger og detailanalyse for idrætsområdet Udarbejdes i et samarbejde mellem Idrætsgruppen og styregruppen den 7. februar 2009 Handlingsplan August 08 januar 09 Overordnet behovsanalyse og prototyping Januar 09 Endelig beslutning vedr. platformsvalg Februar 09 dec. 09 Tilretning, test og dokumentation Januar 10 dec. 10 Implementering og undervisning
Mødedatoer i Projektgruppen Projektgruppemøde i Nyborg Lørdag den 7. februar kl. 10 til søndag den 8. februar kl. 15 Møde/workshop vedr. målsætninger og kravspec. lørdag den 13. juni kl. 10 til søndag den 14. juni kl. 15 Møde/workshop vedr. test og afklaring af mangler Lørdag den 3. okt. kl. 10 til søndag den 4. okt. kl. 15 Møde/workshop vedr. datakonvertering, uddannelse og implementering generelt Fredag den 26. februar 2010. kl. 17 til lørdag den 27. februar. kl. 15 Møde/workshop vedr. implementering, test og udvikling.