S O V For at kunne bruge Vikarbooking, skal du først have installeret modulet Small Office. Small Office installer sig som en knap, der kan lgås under fanebladet Administra on -> Small Office. Dere er skal modulet Small Office Vikarbooking lkøbes. I Adgang l Small Office via dit site 2 Opsætning af vikarkalender 3 Fanebladet Vikarer 4 Opre else af vikar 5 Redigering af vikar 5 Opre else og bookning af ny vagt 6 Email og sms 7 Slet en vagt 8 Nedlæg en vagt 8 Opre else af flere vikarkalendere 9 Redigering og opre else af dsbegrænsning 10 Oversigt over nøgleord 11 Opsætning af begreber 11 Sta s k 12 Log 13 Vikarens grænseflade 14 Web kalender 14 SMS 16
A S O Du kan få adgang l Small Office direkte via dit site. Klik på Administra on. Klik på Small Office. Første gang du logger på skal du vælge om du vil logge ind med en eksisterende bruger, eller opre e en ny. Vælg Opret ny og klik på Fortsæt. Indtast et navn, email og password for administratoren for Small Office og klik på Gem. Er opre elsen sket korrekt bekræ es de e af et pop-op vindue. Du kan here er al d få adgang direkte l Small Office ved at klikke Administra on -> Small Office -> klikke direkte på dit navn under fanebladet Brugere.
O Når en kalender bliver opre et i en gruppe skal grundinds llingerne opsæ es før den kan tages i brug. De e gøres ved at klikke på kalenderen og dere er klikke på Administrer. Under fandebladet Generelt skal du først vælge den generelle dsbegrænsning for vikarer i kalenderen. De enkelte vikarer vil here er automa sk beny e den generelle dsbegrænsning. Vikaren kan dog al d få ldelt en anden begrænsning. Se evt Redigering og opre else af dsbegrænsning. Skal vikarerne have mulighed for at se hinandens vagter i web kalenderen, sæ es flueben i feltet Tillad vikarerne at se hinandens vagter. Anvend SMS i denne booking kalender Hvis de e flueben er sat, sender systemet SMS er ud om nye vagter. De e gør det også muligt for vikarene at svare på disse sms er og derigennem booke en vagt. Bemærk at udsendelse af SMS er takseres stykvis udover det månedlige abonnement for tjenesten. Navn på afsender (SMS) Navn på afsenderen af SMS erne. Det er en god ide at beny e et forholdsvist kort navn, da en sms kun kan indeholde 160 tegn. Navn på afsender (email) Navn på afsenderen af den email der udsendes om nyopre ede vagter. Email på afsender Afsenderadresse på den email der beny es l udsending af nyopre ede vagter. Ekstra tekst i emails En standardtekst der al d medtages i de udsendte emails. Klik på Gem.
F V Klik på Adminstrer -> fanebladet Vikarer. Øverst under Vikarer brugt i denne... ses hvilke vikarer der er lgengængelige for den aktuelle kalender. Nedenunder i Tilgængelige vikarer i gruppen vises de vikarer der er lgengængelige i andre grupper, men som ikke er en del af den aktuelle kalender. Hvis du vil lføje en lgængelig vikar l den aktuelle kalender - sæt da flueben ved vikarens navn og klik på den grønne pil. Hvis du omvendt vil erne en vikar fra den aktuelle kalender - sæt flueben ved vikarens navn og klik på den røde pil. Vikaren vil here er optræde i listen over gruppen lgængelige vikarer. Klik på Gem for at gemme dine ændringer.
O Klik på Administrer. Gå l fanebladet Vikarer. Klik på Ny. Indtast vikarens informa oner: Fornavn, e ernavn, brugernavn og password. Vikaren skal bruge brugernavn og password l at lmelde sig vikariater via interne et. Sæt flueben i Send emails l denne vikar hvis vikaren skal modtage emails ved opre else af nye vagter. Indtast dere er vikarens email og mobil nummer. Mobilnummeret bruges l udsendelse af SMS. Sæt flueben i feltet Tillad andre vikarbooking kalendere..., hvis denne vikar også skal kunne anvendes i andre vikarkalendere i gruppen. Under Tidsbegrænsning kan du vælge en særlig dsbegrænsning for denne vikar eller vælge standard mebegrænsningen for kalenderen. Klik på Gem eller Gem og lføj mere. R Sæt flueben ved den aktuelle vikar og klik på Rediger. Ret vikarens data og klik på Gem.
O Klik på Opret vagt under den aktuelle vikarkalender. Indtast en tel og beskrivelse l vagten. Beskrivelse vil ikke blive vist i udsendte sms er, men udelukkende i emails. Vælg start- og slu dspunkt for vagten. Du kan evt. gentage vagten ved at sæ e flueben i Gentagen vagt - og dere er vælge hvor o e vagten skal gentages. SMS-delen vises kun hvis der er lvalgt udsendelse af sms i vikarkalenderen administra on. Systemet generer selv et nøgleord som vikaren skal svare lbage med for at godkende vagten. Indtast evt. en kort besked der inkluderes i sms en - max 140 karakterer. Se evt afsni et SMS, side 7. Bemærk, at hvis vagten er en gentagen vagt, kan der ikke udsendes sms, og sms-delen er derfor skjult.
Der findes to måder at udsende vagten på: Vælger du Book en person l vagten og here er en specifik vikar, modtager den pågældende vikar blot en besked om vagten, og har derved ikke mulighed for at melde l eller fra. Alterna vt vælges Udbyd vagten l og here er kan man vælge de vikarer som skal have besked om vagten. Klik på Gem. E Vikar booking systemet sender email og sms ud l vikarerne ved opre else af nye vagter. For både email og sms gælder det at der kun udsendes l de vikarer som er istand l at tage den opre ede vagt. Der vil ikke blive udsendt besked hvis én af følgende gør sig gældende. 1. Overbookning De e gør sig gældende hvis vikaren med denne vagt vil overskride sin dbegrænsning. 2. Konflikt De e gør sig gældende hvis vikaren allerede har en vagt der overlapper denne vagt. Overlapningen checkes både mod den aktuelle kalender samt andre kalendere i gruppen som vikaren er en del af. Hvis systemet finder en eller flerer vikarer som det ikke kan sende ud l vil der blive vist en advarsel om de e. I de e skærmbillede vises llige en liste over de vikarer der kan modtage vagt iinforma onen. Hvis der ikke er nogen af de valgte vikarer der er istand l at tage vagten vil den stadig blive opre et. Der vil blot ikke blive sendt nogen informa on ud.
S Når du sle er en vagt ernes den helt fra booking kalenderen, mens du stadig kan se vagten hvis du blot nedlægger den. Klik på ud fra den pågældende vagt. Bekræ sletningen ved at klikke Slet i popup vinduet. N Du kan nedlægge en allerede opre et vagt ved at klikke på dens tel i kalendervisningen. Hvis du nedlægger en vagt er denne ikke længere ak v, men kan stadig ses i vikarkalenderen. Sæt flueben ved Nedlæg og klik på Nedlæg.
O Du kan opre e flere vikarkalendere. De e gøres på følgende måde: Tryk på R-ikonet ud for fanebladet Vikarbooking. Gå l fanebladet Moduler. Her kan du opre e nye moduler, herunder vikarkalendere. Klik på Nyt. Angiv et navn l din nye kalender under Modul navn. Vælg Vikar booking kalender under Modul type. Klik på Gem. Din nye kalender kan nu ses under fanebladet Vikarbooking sammen med dine andre kalendere.
R Klik på Administrer -> fanebladet Tidsbegrænsning. Når vikarkalenderen opre es, er der automa sk opsat to mebegrænsninger: 13-uger hvor en vikar maksimalt kan have 103 mer spredt ud over en periode på 13 uger. 4-uger hvor en vikar maksimalt kan have 31 mer spredt ud over en periode på 4 uger. OPRETTELSE AF NY TIDSBEGRÆNSNING Klik på Ny. Giv først begrænsningen et navn så den let kan iden ficeres. Angiv hvor lang en periode begrænsningen skal strække sig over. Angiv hvilken periode enhed begrænsningen skal måles i - kan angives i dage eller uger. Angiv hvor mange mer en vikar maksimalt må have indenfor den sa e periode. Klik på Gem. REDIGERING AF TIDSBEGRÆNSNING Sæt flueben ved den begrænsning du ønsker at re e. Klik på Rediger. Ret de eksisterende data og afslut ved at klikke på Gem. Bemærk: En vikar vil aldrig selv kunne booke sig ud over den ldelte dsperiode, men en administrator vil manuelt kunne overbooke en vikar. Der vil dog blive givet en advarsel når de e forsøges.
O Gruppe En overordnet samling af kalendere. Der kan opre es flere grupper for at danne vandtæ e skoder imellem forskellige kalendere. Vikarkalender En kalender hvor man kan administrere en række vikarer. Webkalender En visning af vikarkalenderen op meret l den enkelte vikar. Administrator En administrator er en bruger som kan opre e, redigere og nedlægge vikariater, samt lkny e vikarer l disse. Ejer En ejer har samme re gheder som en administrator, men kan også opre e nye administratorer. O Systemet beny er forskellige begreber l at angive en booknings status. Disse begreber kan ændres på følgende måde: Klik på Administrer. Gå l fanebladet Tekster. Indtast here er de navne du ønsker at bruge l de forskellige begreber, og klik på Gem. Begreberne beholder dog deres dligere funk on: Ledig - Denne tekst bliver vis når en der ikke er nogen vikar der har taget vagten. Booket - Denne tekst vises når en vikar har taget vagten. Nedlagt - Denne tekst vises hvis vagten er nedlagt og dermed ikke længere lgængelig.
S States k fanebladet giver et overblik over de mer der er booket, og hvor mange mer de enkelte vikarer har ha i en given periode. Gå l States k fanebladet ved først at klikke på Administrer og dere er på States k. Du kan begrænse visningen l kun at omfa e et udsnit af vikarerne, samt at vælge et dsrum for visningen. Vælg datoerne for perioden under Fra og Til. A ryds de vikarer du ønsker visningen skal begrænse l l under Brugere. Tryk på Opdater for at vise de ønskede informa oner.
L I loggen kan du se hvilke handlinger der er fortaget i systemet af administratorerne af kalenderen. Det kan være opre elser, ændringer samt nedlæggelser af vagter. Du kan sæ e filtre op for hvilke log informa oner du gerne vil have vist. Vælg først om du vil se handlinger foretaget af alle adminstratorer eller kun for en enkelt under Bruger. Vælg dere er om du vil se en bestemt handling eller alle under Handling. Under Handlings dato kan du vælge hvilken dsperiode du vil se log fra. Klik dere er på Opdater for at se loggen ud fra de valgte kriterier.
V For at booke sig ind på en vagt skal vikarene gå ind på webkalenderen eller svare på den udsendte sms. W Web kalenderen er en personlig kalender for den enkelte vikar. Kalenderen viser hvilke vagter vikaren allerede har booket, samt hvilke vagter vikaren har mulighed for at booke. Har du udsendt en mail om en vagt en given vikar har mulighed for at booke, indeholder denne mail et link l vikarens egen webkalender. Here er skal vikaren logge sig ind med sit Brugernavn og Password. Administratoren af vikarbooking kalenderen har valgt vikarens login-oplysninger. Herunder vises et eksempel af en vikars webkalender. Vikaren har allerede en vagt torsdag 7-15, og har derved ikke mulighed for at tage andre vagter om torsdagen, da de alle starter i den periode vikaren allerede har en vagt. Om fredagen er der tre ledige vagter som vikaren har mulighed for at booke. For at booke en vagt klikkes blot på den ønskede vagt og et et nyt vindue åbner. Klik på Book d for at bekræ e den ønskede vagt.
Vagternes farver Vagterne kan have tre forskellige farver: Rød Grøn Blå Vikaren har ikke mulighed for at booke vagten. De e skyldes enten at vikarens mebegrænsning vil bliver overskredet, eller at vikaren i forvejen har en vagt i denne dsperiode. Viser hvilke vagter vikaren er blevet booket l. En blå vagt er ledig, og kan bookes. Tidsbegrænsningsstatus Ved hver vagt vises en bjælke der symboliserer hvor meget d en given vikar har lbage af sin dsbegrænsning. Er bjælken rød, vil denne vagt overskride vikarens meantal, og kan derfor ikke bookes. Er bjælken gul, betyder det at vagten ikke overskrider dsbegrænsningen og vagten kan bookes. Dog vil dsbegrænsningen snart overskrides. Er bjælken grøn, kan vagten bookes.
SMS Har du valgt at udsende informa on om en vagt l en vikar gennem en sms, vil denne sms indeholde følgende informa on: Kalenderens navn (se generel inds lling) Vagt tel Start- og slu dspunkt Evt kort besked (se vagt opre else) Instruk on i lbagemeldning på sms en. Instruk onen beder vikaren om at svare på sms en med ordet Book samt det nøgleord der blev indtastet ved vagtopre elsen. Eksempel: Book 34609 Status E er vikaren har svaret på sms en, vil systemet sende en ny sms med status på vagten. Mulige status er som flg: Allerede booket Allerede taget Overbooket Konflikt Accepteret Sendes hvis en anden vikar allerede er blevet booket ind på denne vagt eller hvis vagten er blevet sle et. Sendes hvis vikaren allerede selv har taget denne vagt. Sendes hvis vagten vil overbooke vikaren. Sendes hvis vikaren allerede har en a ale på de e dspunkt. Sendes hvis vikaren nu er blevet booket ind på vagten.