Den aktive forventningsafstemning Scenekunstnerisk produktion er i langt de fleste tilfælde en kollaborativ proces og er derfor dybt afhængig af, at samarbejder fungerer på tværs af faggrupper, specialer og håndværk. I sådanne forløb forekommer derfor ofte en stor diversitet i forhold til evner, værdier og menneske- og arbejdssyn, som skal balanceres. Hvis dette ikke lykkes opstår der ofte konflikter, og produktionen kan i værste fald gå i hårdknude. Men hvordan kan man undgå disse konflikter? Det findes der ikke noget entydigt svar på - dog kan langt de fleste konflikter spores tilbage til forventningsafstemningen. Men hvad er forventningsafstemning egentlig og hvordan kan vi bruge den i praksis? Det er spørgsmålet og afsættet for dette værktøj. Det tager udgangspunkt i, at forventningsafstemning er kommunikation, hvormed forskellige parter i fællesskab forsøger at rammesætte et forløb igennem forhandling af en fælles meningsreference. Produktet er udarbejdet i to dele: Del 1 er et forsøg på at give en overskuelig præsentation af hvad forventningsafstemning er og samtidig introducere en række praksisorienteret tilgange, til at arbejde aktivt med forventningsafstemning. Del 2 er tænkt som et supplement til del 1, og tilbyder en oversigt og en indføring i hvilket teoretisk fundament del 1 er udarbejdet på baggrund af. 1
DEL 1 Forventningsafstemningens tre faser # 1: MIG Forventningsafstemning foregår primært i tre faser (se figur 1) - og det hele starter hos dig selv! Inden man kan forventningsafstemme med andre, skal man blive bevidst om sig selv, og egne forventninger. Som forberedelse kan du stille dig selv nogle grundlæggende spørgsmål. Skriv dem eventuelt ned: 1.) Hvad forventer jeg af / hvad forventer jeg at få ud af forløbet? 2.) Hvad vil/kan jeg bidrage med til forløbet? 3.) Hvad forventer jeg af de andre medvirkende parter? Dette er med til, at danne grundlaget for dit arbejde med andre. Koncentrer dig i første omgang om det, der er tættest på: Dig selv! Det er både det nemmeste at forholde sig til og det nemmeste at ændre, hvis det skulle være nødvendigt. Figur 1 #2: DIG Nu har alle parter forventningsafstemt individuelt nu skal de individuelle forventningsafstemninger præsenteres for de andre samarbejdsparternerne. For den der præsenterer, er det vigtigt at være klar i spyttet og tale ærligt. For dem, der lytter er det vigtigt at lytte aktivt. At lytte aktivt handler grundlæggende om at se muligheder og ikke begrænsninger. Dette gør man ved at tage intet for givet og udvise respekt. Respekt viser man bedst, i denne sammenhæng, ved at virke anderkendende, interesseret og imødekommende. I denne fase er tommelfingerreglen at vi har 2 ører og 1 mund, så derfor bør vi lytte dobbelt så meget som vi taler! Denne fase genererer en masse viden, og der er nu blevet skabt en pool of knowledge. Denne viden danner et mulighedsrum, som er fundamentet for videre arbejde og den egentlige afstemning af forventninger. 2
#3: FÆLLESSKAB Nu skal mulighedsrummet indsnævres og konkretiseres, og formuleres til en fælles rammesætning (mening/betydning). Det er tid til forhandling, og til at finde et fælles ståsted igennem forhandling. Denne fase er altafgørende og det er her grundstenene for det videre arbejde bliver lagt. I denne fase handler det om, at arbejde konstruktivt og i fællesskab forsøge at beskrive rammerne for forløbet. Det er her emner, værdier og problemstillinger bliver aktualiseret og udvalgt. I denne del handler det i høj grad om at vekselvirke mellem at stille spørgsmål, lytte og agere ud fra det, der bliver sagt: Det er sådan den gode kommunikation opstår! I denne fase kan man stille spørgsmål såsom: 1.) Hvad vil vi gå videre med/hvad var vi enige om? 2.) Hvordan skal det gøres / hvordan opnår vi det / hvordan er vores roller i forhold til hinanden? 3.) Hvordan håber vi andre vil forstå det vi laver? Der er mange måder at stille spørgsmål på, og der kan med fordel fyldes flere spørgsmål på. Her er det vigtigt at have in mente at spørgsmål kan udformes på forskellige måder, hvilket kan have stor betydning for udfaldet. Der er grundlæggende 4 forskellige typer af spørgsmål (se figur 2). Figur 2 I en et forventningsafstemningsforløb er man typisk særlig interesseret i de neutrale og åbne spørgsmål, da de er med til at drive processen fremad på en konstruktiv måde. Spørgsmålene i denne fase skal føre til, at der bliver sat ord på processen og projektet. Det er her der skal leges med sproget og nørdes med vendinger. Det er i denne fase at forløbet får en fælles mening og opstår som en fælles virkelighed som skal være rettesnoren for fremtidigt arbejde. Synliggør forventningsafstemningen 3
I den sidste fase, hvor man forhandler og formulerer, er det vigtigt at gøre forventningsafstemningen synlig for alle parter. Det kan foregå på mange måder og forventningsafstemningen kan Figur 3 have mange former og ansigter (figur 3). Ved at synliggøre den får man noget konkret at forholde sig til og man tvinger sig selv til at blive konkret. Det er også i denne proces, at man opdager eventuelle udfordringer. Dette er dog ikke så vigtigt, det vigtigste er at man fokuserer på, at få formuleret det man er enige om og ikke uenighederne. Forventningsafstemning er ikke et spørgsmål om at få ret eller uret. Der ligger heller ikke et krav om at forstå sin samarbejdspartners synspunkter til fulde, målet er blot at forstå tilstrækkeligt, så det bliver muligt at handle inden for et beskrevet rum af mening (et fælles ståsted). Helikopterblikket Når man forventningsafstemmer kan det være en rigtig god ide at kigge på projektet eller processen igennem helikopterblikket. Sagt på en anden måde, så gælder det om bevidst at iagttage projektet fra et nyt perspektiv; træde et skridt tilbage og se på forventningsafstemningen ovenfra. En måde at gøre dette aktivt på, er ved at gentage de forskellige faser i forventningsafstemningen, men nu med udgangspunkt i det man kom frem til tidligere (figur 4). Denne genindskrivning har flere fordele. En af fordelene er, at det kan gøre op med en vi-plejer-tankegang - forstået på den måde, at helikopterblikket tvinger en til ikke at tage noget for givet. Ydermere ligger der en pointe i at forventningsafstemning ikke kun er noget, der foregår forud for et forløb. Det er lige så meget noget der bør ske løbende. Ved at gentage forventningsafstemningen løbende i et forløb får man mulighed for at teste det af, som man tidligere kom frem til, og tilrette og konditionere den fælles mening. Figur 4 4
DEL 2 Baggrund for forståelse af forventningsafstemning Denne del henvender sig primært til dig, der gerne vil vide mere om forventningsafstemning og er særligt interesseret i teorierne bag den aktive forventningsafstemning. Dette er en overordnet introduktion til hovedteorierne, og kan være med til at forklare hvorfor del 1 er blevet formuleret som den er. Samtidig tjener dette dokument som et springbræt hvis nogle selv ønsker at arbejde videre med forventningsafstemning. Det teoretiske fundament bygger hovedsagligt på systemteori og socialkonstruktivisme. Kort sagt, så hjælper systemteori med at se forventningsafstemning som kommunikation. Socialkonstruktivismen understøtter betydningen af, at få synliggjort og formuleret forventningsafstemningen, da denne formulering er med til at skabe et forløbs virkelighed og mening. Systemteori: Forventningsafstemning er kommunikation Den tyske sociolog og samfundsteoretiker Niklas Luhmann introducerer en særlig systemteoretisk forståelse af kommunikation. Teorien går i grove træk ud på, at verden kan deles op i forskellige systemer ved at tænke i forskellen system/omverden. I forhold til kommunikation er det særlig interessant at kigge på det han kalder for psykiske systemer og sociale systemer. Det er interessant, da disse systemer kan fungere som medier for at danne mening (kommunikation). Psykiske systemer kan beskrives som værende individers indre bevidsthed. De består af følelser og tanker, der skaber sig selv. Dette sker ved, at psykiske systemer former mening ved at knytte tanker til tanker og kan aldrig række ud over sig selv. Sociale systemer er omverden for de psykiske systemer, da sociale systemer er flere personer, der knyttes sammen i form af bestemte handlinger, tænkemåder og kommunikation (se figur). Kommunikation befinder sig i et socialt system, der opstår mellem de psykiske systemer. Derfor er det igennem de sociale systemer (kommunikationen), at de psykiske systemer vil opleve skuffelse eller opfyldelse af det psykiske systems forventninger: Forventningsafstemning. I kommunikationen mellem A og B (to psykiske systemer) foregår der en række selektioner. Hvis A og B skal kommunikere med hinanden, kræver det at A sender kommunikation i retningen mod B. 5
Kommunikationen skal så opleves af B, hvorefter han kan handle og sende kommunikation tilbage mod A. Først nu er den egentlige kommunikation opstået (se figur). I systemteorien forstår man altså ikke kommunikation som noget, der automatisk transmitteres fra A til B. Derfor siger systemteorien også at mennesker ikke kan kommunikere, men kun kommunikation kan kommunikere. Hvis vi ser A og B som to parter i en forventningsafstemning, så kommunikerer de med det formål at finde frem til en fælles mening. Det de forhandler om er, ud fra en systemteoretisk tankegang, hvor de skal sætte forskellen for det aktuelle og for det mulige. Dette sker på baggrund af en række til- og fravalg i en selektionsproces: 1.) Information: Aktualiseret information / mulig information 2.) Meddelelse: Aktualiseret meddelelse/ mulige meddelelser 3.) Forståelse: anknytning / anknytningsmuligheder Denne proces kan ses som en selektion af mening og mening operer med forskellen aktualitet/muligheder. Derfor opfattes mening i systemteorien som enheden af det aktuelle omgivet af muligheder (se figur). Forskellen man 6
skelner med kaldes i systemteorien for en ledeforskel og det er denne ledeforskel, man benytter til at udvælge det aktuelle og det mulige. Denne ledeforskel foreslår jeg, at vi kalder for meningsreferencen når vi arbejder med forventningsafstemning. Det er ud fra dette referencepunkt at mening løbende vil blive defineret i processen; Den meningsreference, der bliver skabt i forventningsafstemningen er altså det man løbende refererer tilbage til, når der skal tages beslutninger det er den processens forskellige parter bruger til at afstemme deres arbejde ud fra. Det er meningsreferencen vi forhandler når vi forventningsafstemmer da det er den, der sætter rammen for et forløb. Dette er indtænkt i udarbejdelsen af del 1, hvor de tre faser af forventningsafstemningen er med til at sikre at kommunikationen kommer igennem alle processer. Desuden er de vejledende spørgsmål, der bliver foreslået også bygget på en inspiration af selektionsprocessen. Et andet hovedbegreb i systemteorien er 2. Ordens iagttagelsen. Denne form for iagttagelse har inspireret afsnittet om helikopterblikket. I systemteorien taler man om iagttagelser af forskellige ordner. Den kommunikation jeg tidligere har præsenteret mellem A og B, er det man ville karakterisere som kommunikation i 1. ordens iagttagelse. Denne er karakteriseret ved altid at have en blind plet, hvilket betyder at man ikke kan se den forskel (meningsreference) man aktualiserer noget med. Forsimplet sagt vil det sige, at A siger noget, men A kan ikke se med hvilken forskel han skelner når han siger det. Men A kan stille sig selv spørgsmålet: Hvorfor lige denne meningsreference? og ved at gøre dette, iagttage sig selv i 2. orden. På denne måde bliver han også i stand til at reflektere, over både sig selv og andre, og stille sig selv spørgemålet: Kunne meningsreferencen måske konditioneres anderledes?. I en 2. ordens iagttagelse bliver man bevidst om hvad man ikke kan se, og man kan nu se den forskel hvormed man aktualisere noget med. For at kunne lave en 2. Ordens iagttagelse skal et system kunne dele sig i to, ved at kopiere meningsreferencen fra 1. orden ind i 2. orden (se figur) Ved at indtage denne iagttagelsesposition/perspektiv, er der nu åbnet op for en refleksiv forventningsafstemning, der gør det muligt at arbejde aktivt. Socialkonstruktivisme: Systemteorien gør os opmærksomme på, at kommunikation aktualiserer noget ud fra en meningsreference, og her spiller sproget en vigtig rolle. For at forstå hvordan man kan konstruere en aktualisering af noget kan vi hente inspiration i socialkonstruktivismen. Det er en teori, der er meget anvendelig i praksis. Til udarbejdelsen af den aktive forventningsafstemning er der, i del 1, 7
blevet taget udgangspunkt i teoretikere, der forankrer deres teori i praksis. Den grundlæggende tanke i socialkonstruktivismen er, at vi mennesker selv er med til at konstruere vores egen virkelighed igennem sproget vi skaber selv mening, så at sige. I forhold til forventningsafstemning har to af de teoretikere jeg har anvendt, Kenneth og Mary Gergen, også en udtalt opfattelse af, at menneskelige konflikter ofte kan spores tilbage til processen med at skabe betydning. CMM og kommunikationsperspektivet En anden anvendt teoretiker er W. Barnett Pearce, der står bag CMM-modellen: Coordinated Management of Meaning. Denne teori handler om at lytte aktivt og kigge efter muligheder frem for begrænsninger. Samtidig gør han også meget ud af at kommunikation ikke handler om at forstå hinanden 100%, men blot forstå hinanden tiltrækkeligt til at man kan koordinere i praksis. I denne forbindelse peger han også på at forskning har vist at mennesker, som kommunikerer med hinanden ofte ikke bliver enige med hinanden. På trods af dette øger de præcisionen i deres opfattelse af i hvilken udstrækning de er enige. Et af de centrale begreber i hans teori er kommunikationsperspektivet, der netop bygger på en socialkonstruktivistisk tanke. Det handler om at blive opmærksom på kommunikationens muligheder. Her understreges vigtigheden af ikke at tage noget for givet. I praksis vil det sige at vi skal undgå at tvinge andres svar ind i vores forudfattede skabelon, så vi bliver bedre til at høre dem. Dette undgår man ved at anlægge kommunikationsperspektivet, som på mange måder også minder om helikopterblikket. Ledelse som styring af mening Forventningsafstemning er et forsøg på at skabe kontinuitet, og en måde at lede et forløb i den mest givende retning. Dette sker ved at formulere mening, ved at kommunikere, og det er en grundlæggende lederegenskab. I forhold til ledelse har kommunikation og sprog en stor vægtning og betydning. Sproget er med til at skabe en organisations mening og virkelighed, og denne virkelighed er medarbejdernes referencepunkt for videre arbejde. Med andre ord, består ledelse i at genere en fælles meningsreference, hvilket stemmer overens med grundlæggende organisationsteori, som man blandt andet finder det hos Gareth Morgan og Linda Smirich. Også i forhold til kunstledelse beskriver Grethe Wennes, hvordan dét at skabe en fællesbetydning er en essentiel lederegenskab. Ledelse er altså en social praksis, der bygger på kommunikation og skabelsen af mening som referencepunkt. Er der ingen fælles mening, er der ingen ledelse (eller i hvert fald dårlig ledelse) - og så er det konflikter opstår. I socialkonstruktivistisk ledelsesteori anbefales relationel ledelse, dvs. at ledelse er noget, der skal foregå i fællesskab. Det betyder i praksis, at visioner og mål ikke skal være noget den enkelte skaber men noget, der formes gennem samtale forventningsafstemning foregår i fællesskab. Det handler om at indordne sig efter hinanden. Når man gør dette er det muligt at komme frem til et fælles sprog, en fælles mening og betydning. 8