Boligselskabet Rosenvænget Referat af organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 27. november 2012 kl. 17.00 på Vossevang Kro, Frederikssundsvej 198, 3310 Dagsorden: 1 Godkendelse af referat... 2 2 Boligselskabet Rosenvænget... 2 2.1 Orientering fra formanden... 2 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 3 2.3 Renoveringssag afdeling Frederikssund Nord, 1. afsnit... 3 2.4 Lukket punkt... 4 2.5 Projekt afdeling Frederikssund Nord, Afsnit 2... 4 2.6 Skiltning i Boligselskabet Rosenvænget... 5 2.7 CSR samarbejde med BRF Kredit... 5 2.8 Godkendelse af forlængelse af ansættelse af Ida Holgersen... 5 2.9 IPADS til bestyrelsen... 6 3 Nybyggeri... 6 3.1 Lukket punkt... 6 3.2 Nye boliger i Æblelunden... 6 4 Orientering fra administrationen... 7 5 Boligselskabets afdelinger... 7 5.1 Renoveringsprojekt i afdeling Græse Bakkeby... 7 6 Mødeplanlægning... 7 7 Eventuelt... 7 Deltagere fra bestyrelsen: Lars Nielsen, formand Kim Randrup, næstformand Gert E. Olsen Jørgen J. Adsersen Jørn Nielsen Kristian Leonhard Ole Klenke, vidensperson Erik Kjærsgaard, vidensperson Jens Ove Hoffmann Lone Kirstine Krogsgaard Karin Thomsen Jørgen Hedestrand Klenke, videnspersen Øvrige deltagere: Bent Gordon Johansen, Domea Kim Brokmann, Domea Domea Boligcenter Frederikssund, den 10. december 2012 Side 1 af 7
1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 3. oktober 2012. Det indstilles, at bestyrelsen godkender og underskriver referatet. Jørn Nielsen gjorde opmærksom på, at han på sidste møde havde fremført vedrørende renoveringen på Heimdalsvej, at afdelingsbestyrelsen var meget usikre vedrørende døre og vinduer, som stadig hænger / ikke var blevet ført til referat. Bent Gordon Johansen undskyldte dette. Referatet blev med ovenstående bemærkning godkendt og underskrevet. 2 Boligselskabet Rosenvænget 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager formandens orientering til efterretning. Formanden orienterede om regionsmødet, som var blevet afholdt den 10. oktober 2012 og at der uheldigvis havde været en oplægsholder, som ikke på alle områder havde forstået opgaven. Dette var der dog på de efterfølgende regionsmøder i landet blevet rettet op på. Den 29. oktober 2012 havde der været afholdt styringsdialogmøde med Egedal Kommune uden problemer. Den 2.-3. november 2012 havde Domeas bestyrelse været samlet til et seminar. Den 7. november 2012 havde Domea afholdt reception for den nyudnævnte administrerende direktør i Domea, Thomas Holluf Nielsen. Formanden orienterede endvidere om, at der den 12. november 2012 havde været afholdt fremvisning af de nye boliger i afdelingen Askly for såvel Gribskov Ældreråd som Gribskov Byråd, hvilket var forløbet tilfredsstillende. Formanden orienterede om studieturen, som var gået til Horsens, Vejle og Haderslev for at se på nye almene boliger. Der var enighed om, at det havde været en god tur. Side 2 af 7
2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Karin Thomsen orienterede om skiftet i posten som administrerende direktør i Domea, hvor Thomas Holluf Nielsen har taget over for Jørn Ravn pr. 1. november 2012. Karin Thomsen orienterede endvidere om, at der den 28. januar 2013 vil blive afholdt en stor medarbejderkonference for alle medarbejdere og ledende ejendomsfunktionærer vedrørende Domea 2015 strategiprojektet. 2.3 Renoveringssag afdeling Frederikssund Nord, 1. afsnit På møde i bestyrelsen den 3. oktober 2012 orienterede bygherrerådgiver Brian Hartmann kort om status for renoveringsprojektet i afdeling Frederikssund Nord, 1. afsnit. Det afsluttende arbejde skrider langsomt frem, og man er ved at nærme sig en færdiggørelse, hvorefter de økonomiske mellemværender skal fastlægges. Afdelingsformand Jørn Nielsen bekræftede, at arbejdet skred frem, men at man selvfølgelig for beboerne ønskede, at arbejdet blev færdigt hurtigt. Man var træt af den lange proces, hvilket der var stor forståelse for. Bestyrelsen tog inputtene til efterretning uden bemærkninger. Der vil blive orienteret yderligere i sagens stade. Der blev orienteret om forligsskitse udarbejdet af Mangor & Nagel vedrørende Jönsson, som var forelagt til godkendelse og videre behandling. Udbedringen af de sidste mangler kontrolleres for tiden. Side 3 af 7
2.4 Lukket punkt Umiddelbart inden bestyrelsesmødet den 3. oktober 2012 havde boligselskabets byggeudvalg afholdt møde og gennemgået notat om blymaling i afdelingen, udarbejdet af Brian Hartmann. Notatet blev forelagt bestyrelsen, og punktet gøres herefter lukket. Med udgangspunkt i notatet udarbejdet af Brian Hartmann indstiller byggeudvalget til bestyrelsen til godkendelse, at der vælges den store løsning, forstået således at alle de bygningsdele i alle lejligheder, der måtte vise sig at indeholde bly saneres nu, således at afdelingen i et meget stort omfang er fri for bly efter renoveringen. Dette har en række konsekvenser, hvor byggeudvalget indstiller, at beboerne søges i størst muligt omfang holdt skadesløse ved hjælp af dispositionsfonds midler. Domea pålægges at tage til Landsbyggefonden med henblik på en større betalingsandel, idet der henvises til Farumsagen, hvor Landsbyggefonden har udbetalt langt større andel af udgifterne til bysaneringen. I forbindelse med projektet er det optimalt at købe nye vinduer, og dette indstiller byggeudvalget at der gøres eventuelt ved hjælp fra dispositionsfonden men også gerne via en mindre huslejestigning. En enig bestyrelse godkendte dette til iværksættelse straks. Der blev på mødet orienteret om, at der dagen forinden havde været afholdt møde i Landsbyggefonden med henblik på at finde en afklaring på de økonomiske udfordringer i forbindelse med blysagen. Resultatet af mødet i Landsbyggefonden er, at parterne er gået hver til sit, for at man på byggesagen kan undersøge alternative muligheder for at løse problemet, og man i Landsbyggefonden kan undersøge, hvilke muligheder der er for projektet. Materialevalgene i samråd med beboerudvalget er næsten færdigt. Der er udført ca. 90 %. 2.5 Projekt afdeling Frederikssund Nord, Afsnit 2 På møde i bestyrelsen den 3. oktober 2012 orienterede formand Lars Nielsen og Bent Gordon Johansen om det videre arbejde med lokalerne i afdeling Frederikssund Nord, Afsnit 2. Arbejdet er nu så langt fremskredent, at der i meget nær fremtid vil foreligge myndighedsprojekt, som indsendes til myndighederne til godkendelse, inden det videre arbejde kan foretages. Bent Gordon Johansen vil orientere yderligere i sagen. Bent Gordon Johansen orienterede om, at der var indsendt overordnet myndighedsprojekt til myndighederne i Frederikssund Kommune med henblik for en forgodkendelse. Domea havde umiddelbart inden mødet modtaget brev fra Spar Købmanden med anmodning om huslejenedsættelse på grund af manglende omsætning. Brevet blev på mødet uddelt til samtlige mødedeltagere. Det blev besluttet at nedsætte et udvalg bestående af næstformand Kim Randrup, afdelingsformand Jørgen Adsersen og sagkyndig Ole Klenke samt Bent Gordon Johansen med henblik på at afklare dette. Side 4 af 7
2.6 Skiltning i Boligselskabet Rosenvænget Driftsleder Palle Thomsen og driftschef Kim Brokmann er i kontakt med skiltefirmaet Idéskilte ved Marianne Beuchert omkring ny skiltning af alle afdelinger i boligselskabet. Der lægges til orientering bilag op på bestyrelsens side vedrørende alle afdelinger i selskabet. Med dagsordenen var der udsendt prospekt for ny skiltning i alle afdelinger. Bent Gordon Johansen orienterede om, at der foregik en designproces i samarbejde med Ida Trier (som har designet Boligselskabet Rosenvængets logo), og før dette var på plads var der ikke grund til at tage stilling til skilteprojektet. Det aftaltes, at skilteprojektet - når designet var fastlagt - udsendes til de enkelte afdelingsbestyrelser for godkendelse. Driften sørger for udsendelse. 2.7 CSR samarbejde med BRF Kredit Der vil blive afholdt møde med BRF Kredit fredag den 23. november 2012. Bent Gordon Johansen vil orientere yderligere i sagen. Bent Gordon Johansen orienterede om CSR samarbejdet med BRF Kredit, som var et resultat af et længere udviklingsprojekt, som Ida Holgersen har bearbejdet. BRF Kredit har indvilget i at gå i projektet og yde støtte til udviklingen af en beboercafé. Der var stor ros fra formanden over dette til alle. 2.8 Godkendelse af forlængelse af ansættelse af Ida Holgersen Formand Lars Nielsen vil orientere om beboerrådgiver Ida Holgersens igangværende projekter i afdelingerne samt projekter i pipeline for det første halvår af 2013. Formanden har ud fra de igangværende projekter og projekterne i pipiline vurderet, at det vil være hensigtsmæssigt at forlænge Ida Holgersens ansættelsesperiode til udløb 1. juli 2013. Det indstilles, at bestyrelsen godkender forlængelsen af Ida Holgersens ansættelseskontrakt til udløb 1. juli 2013. Bestyrelsen godkendte en forlængelse af Ida Holgersens ansættelseskontrakt til udløb 1. juli 2013. Side 5 af 7
2.9 IPADS til bestyrelsen Bestyrelsen blev indkaldt til møde i beboerlokalet på Gefionvej onsdag den 13. november 2012, hvor der er blevet udleveret en IPAD til bestyrelsesmedlemmerne. Bestyrelsen tog orientering til efterretning uden bemærkninger. 3 Nybyggeri 3.1 Lukket punkt På møde i bestyrelsen den 3. oktober 2012 orienterede Bent Gordon Johansen om, at der endnu ikke er kommet en forhandling vedrørende den igangværende forureningssag på byggegrunden. Bent Gordon Johansen orienterede endvidere om, at man endnu ikke havde modtaget et forhandlingsudspil fra grundsælger, hvorfor der ikke var nyt i denne sag. Bent Gordon Johansen orienterede om de igangværende forhandlinger med kommunen om mulighed for udvidelse af byggeriet, afklaring af forureningssagen og muligheden for et eventuelt grundkøb. Der er ikke for nuværende truffet beslutninger, og kommunen har heller ikke afgivet godkendelse. Bestyrelsen bakker op omkring det videre arbejde men forventer selvfølgelig et oplæg til endelig godkendelse. 3.2 Nye boliger i Æblelunden På møde i bestyrelsen den 3. oktober orienterede Bent Gordon Johansen om Egedal Kommunes godkendelse af, at Boligselskabet Rosenvænget opfører yderligere 45 lavenergiboliger i afdelingen. Det fremgår af godkendelsen, at byggeriet ikke kan opføres som en videreførelse af første projekt. Der skal derfor udarbejdes udbudsmateriale. EU prækvalifikation med totalentreprenør pågår. Der er ikke yderligere i denne sag. Side 6 af 7
4 Orientering fra administrationen Ingen punkter under Orientering fra administrationen. 5 Boligselskabets afdelinger 5.1 Renoveringsprojekt i afdeling Græse Bakkeby På møde i bestyrelsen den 3. oktober 2012 havde afdelingsformand Gert Olsen fra afdeling Græse Bakkeby forespurgt, om der snart var en udvikling i renoveringsprojektet. Dette havde Bent Gordon Johansen kunnet bekræfte, idet man i Domeas byggeafdeling havde ansat Jan Storgaard til at varetage dette store projekt. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og glædede sig til det videre arbejde. 6 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i 2014: 06-03-2013 Bestyrelsesmøde kl. 17.00 Beboerlokalet, Gefionvej 50 20-03-2013 Repræsentantskabsmøde 17.00 Selskabslokalet, Heimdalsvej 15-05-2013 Bestyrelsesmøde kl. 17.00 Beboerlokalet, Gefionvej 50 26-06-2013 Bestyrelsesmøde kl. 17.00 Bestyrelsesmøde kl. 17.00 02-10-2013 Bestyrelsesmøde kl. 17.00 Beboerlokalet, Gefionvej 50 27-11-2013 Bestyrelsesmøde kl. 17.00 Restaurant i området Det indstilles, at bestyrelsen tager dette til orientering. Bestyrelsen tog de foreslåede mødedatoer til efterretning, hvilke således er gældende mødedatoer for Boligselskabet Rosenvænget for 2013. 7 Eventuelt Formanden takkede afslutningsvist bestyrelsesmedlemmerne for stort engagement og et fantastisk godt samarbejde i det forløbne år og ønskede alle en glædelig jul. Der blev efterfølgende budt på julemiddag. Side 7 af 7