1 Microsoft Dynamics AX Scanfak Fall 16
- faktura management & workflow Med faktura management & workflow systemet Scanfak fra GITS kan du afhjælpe de tunge administrative rutiner ved håndtering af kreditor fakturaer. Scanfak kan anvendes sammen med mange forskellige økonomi systemer, da workflowet primært benytter standard indlæsninger. Faktura godkender arbejder i en WEB eller i en Ipad platform. Økonomi medarbejderen vil arbejde både i WEB og i ERP systemet. Al bogføring foretages via standard kladder af økonomifunktionen i ERP systemet. Mange virksomheder søger efter muligheder for optimering af de administrative rutiner. Godkendelse af Indkøbs- og omkostningsfakturaer er et oplagt område, fordi det ofte er tidskrævende på grund af høje krav fra revision. Der stilles samtidigt krav til håndtering af hvem, der er bemyndiget til at godkende de forskellige typer af fakturaer, beløbsprokura, samt revisionsspor for fakturagodkendelsen i det hele taget. Scanfak forenkler denne proces og giver real-time overblik over faktura/godkendelsesprocessen. Nødvendige stamdata fra økonomi systemet deles real-time, Dermed er der ingen integrationer og redundante data.
- faktura management & workflow Scanfak AX faktura workflow tilbyder de samme generelle funktioner vedrørende bogføring, godkendelse, prokura, godkendelses grupper og hierarki, indkøbsmatch og automatisk godkendelse/bogføring, konteringsforslag, substituering, sporbarhed, osv. som andre workflows på markedet. Det unikke er, Scanfak workflow ikke influerer på dit ERP system, da den netop anvender standard indlæsninger til ankomst registrering (indgangsbog), bogføring (godkendelse) og realtime informationer direkte fra økonomi databasen. Længere nede ses oversigt over funktioner. Du er også velkommen til at kontakte GITS for en demo eller snak om systemet. Scanfak procesbeskrivelse
- Ankomst registrering - Faktura godkendelse
- fordele ved at bruge Scanfak Godkendelsesfunktionalitet Dynamisk faktura matching Kontering og Indkøb Avanceret og mangfoldig opsætning af godkendelses hierarkier og prokura Sekventielle eller parallelle godkendelser Integration til dimensioner og konto eller en kombination opsætning fra økonomisystem Godkendelser opsætning for brugere og Forslag og kontrol af dimensioner ved eller brugergrupper kontering Godkender typer (Kontering, Split af kontering på flere dimensioner varemodtagere, godkender) Afstemning af indkøbsordre på hoved- eller Definerede linjeniveau rettigheder i workflow-opgave Opsætning og administration af prokura Mulighed for Notaer til godkender i hierarkiet og økonomi Betinget videresendelse (manglende Automatisk godkendelse af prokura) omkostningsfakturaer der er tillid til Ubetinget For konterings. videresendelse Forslag på (ferie, fratrædelse omkostnings etc.) faktura Manuel Håndtering videresendelse af kreditnotaer, (tilføje ventende flere godkender og afviste fakturaer til en faktura) Konfiguration Søgning efter af godkender substitutter i kreditorer Mail advisering Send kopi af faktura videre internt og ekstern via mail
- fordele ved at bruge Scanfak Bogføringsfunktionalitet Anvender ankomst registrering (indgangsbog) Anvender standard bogføring (godkendelseskladde) Bogføring på indkøbsordre- eller omkostningskonti. Bogføring på projekter, anlæg eller mellemregningskonti Genbrug af konteringsskabeloner (Findes i scanfak i version 2) Håndtering af bogføringsbeløb inkl./ekskl. moms Automatisk import/bogføring af fakturaer Manuel registrering uden OCR Forespørgsler, søgning og rapporter Billedet af fakturaen er synligt i økonomi systemet Sporbarhed med hændelseslog Statistik om den tid, der bruges på godkendelser Automatisk funktion til påmindelser/eskalering Revisionsrapport via Excel Fleksibel filtrering af alle fakturaer Administration og lagring af alle noter Fuld historik for alle fakturaer Handlingsfiltre som hjælp til administratorer Links fra alle relevante forms fra Microsoft Dynamics AX,C5 & XAL Alle tidligere fakturaer er tilgængelige Rykker lister via Excel fra hændeles loggen
Konfiguration Benytter standard indlæsning til kladder Realtime opslag til stamdata via DB view (inden dataudveksling og data redundante data) Integration med mail (modtage PDF faktura via mails) Fleksibel og nem konfiguration af workflow Funktionalitet til flere virksomheder Integration med ReadSoft, Lasernet og andre OCR scannings programmer Modtager standard OIO-XML og OIO-UBL Fleksibelt tilknytningssystem til XML- og EDIfiler - Bruger opsatte valideringsregler til automatiseringsprocessen. F.eks. Automatisk fordeling af modtaget faktura For-kontering Validering af data og tilføje evt. manglende informationer Bruger konteringsskabeloner (Kun muligt i version 2) Validere og håndtere komplekse elektroniske faktura (som ikke er standard) (Udenlandske indkøbsfaktur) GITS er en IT Servicevirksomhed med stor kompetence indenfor drift og implementering af Microsoft Dynamics AX, Microsoft XAL, Microsoft Dynamics C5 samt hardware-løsninger baseret på Microsofts produkter. I GITS har 33 medarbejdere, som hver især har mange års erfaring indenfor hver deres område. Vi ønsker, at du som kunde har fuld tillid til os, og vi sætter en ære i, at det er de samme konsulenter, du møder fra gang til gang.