Udbud på levering af arbejdsbeklædning mv. til Århus Kommune 1. Beskrivelse af udbuddet Udbuddet gennemføres i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud. Ved begrænset udbud er det kun de virksomheder, der bliver prækvalificerede som vil have mulighed for at give tilbud. Dvs. det er kun de prækvalificerede, der vil få udbudsmaterialet tilsendt. Hvordan man kan anmode om, at blive prækvalificeret er beskrevet i dette materiale. Udbuddet er opdelt på to delaftaler henholdsvis delaftale A (arbejdsbeklædning, sikkerhedsbeklædning og profilbeklædning) og delaftale B (sikkerhedsfodtøj og almindelig arbejdsfodtøj). Der prækvalificeres 5 ansøgere pr. delaftale. Der kan ansøges om at blive prækvalificeret på én eller begge delaftaler. Ved ansøgning skal det oplyse hvilke(n) delaftale(r), der ansøges om at blive prækvalificeret til. 2. Udbuddets omfang Udbuddet omfatter: Delaftale A (arbejdsbeklædning, sikkerhedsbeklædning og profilbeklædning) Delaftale B (sikkerhedsfodtøj og almindelig arbejdsfodtøj). Udbuddet omfatter derimod ikke beklædning til pleje- og køkkenpersonale samt handsker. Ligeledes omfatter udbudet ikke fodtøj til pleje- og køkkenpersonale. Delaftalerne er kort beskrevet nedenfor. Udbuddets omfang beskrives yderligere i udbudsmaterialet der sendes til de prækvalificerede ansøgere. Delaftale A (arbejdsbeklædning, sikkerhedsbeklædning og profilbeklædning) Delaftale A omfatter: Arbejdsbeklædning som fx arbejdsjakker, arbejdsbukser, shorts, overalls, kedeldragter, arbejdsskjorter, sweatshirts, T-shirts, regntøj osv. Sikkerhedsbeklædning i henhold til EN471. Profilbeklædning fx herrebukser, damebukser, skjorter, bluser osv. Århus Kommunes anslåede samlede forbrug af arbejds-, sikkerheds- og profilbeklædning omfattet af udbuddet udgør på årsbasis cirka 2. mio. danske kr. ekskl. moms. Det primære forbrug er på arbejdsbeklædning og sikkerhedsbeklædning. Antallet af personer der enten benytter arbejds-, sikkerheds- eller profilbeklædning er på årsbasis ca. 800 personer. På delaftale A ønskes der én leverandør, og udbuddet vil således munde ud i en eneleverandøraftale. Det vil sige en samhandelsaftale mellem én leverandør og Århus Kommune på den pågældende delaftale. Delaftale B (sikkerhedsfodtøj og almindelig arbejdsfodtøj) Delaftale B omfatter: Sikkerhedsfodtøj i henhold til EN20345 1
Almindeligt arbejdsfodtøj Århus Kommunes anslåede samlede forbrug af sikkerhedsfodtøj og arbejdsfodtøj omfattet af udbuddet udgør på årsbasis cirka 1. mio. danske kr. ekskl. moms. Hvoraf det fordeler sig som ca. 740.000 kr. på sikkerhedsfodtøj, ca. 240.000 kr. på almindeligt arbejdsfodtøj og ca. 20.000 på diverse tilbehør. Antallet af personer der enten benytter sikkerhedsfodtøj eller almindeligt arbejdsfodtøj er på årsbasis ca. 700 personer. På delaftale B ønsker Århus Kommune 3 leverandører, og udbuddet vil munde ud i en obligatorisk rammeaftale. Det vil sige, Århus Kommune indgår en samhandelsaftale med 3 leverandører på det pågældende vareområde. Århus Kommunes institutioner mv. er forpligtet til at anvende én af de indgåede aftaler. Den samlede omsætning på det pågældende vareområde vil således fordele sig blandt de leverandører, der er indgået aftale med. 3. Minimumskrav Oplyses i udbudsmaterialet. Det skal dog oplyses, at aktører der tildeles kontrakt, senest ved kontraktstart skal have et lokalt udleveringssted med et lager af en størrelsesorden, som sikrer, at nyansatte i Århus Kommune altid vil kunne prøve og rekvirere henholdsvis beklædning og fodtøj omfattet af udbuddet. Det lokale udleveringssted skal være beliggende inden for Århus Kommune 1. Prøvning og udlevering skal kunne finde sted på alle arbejdsdage inden for normal åbningstid. Påtrykning af logo på beklædning skal kunne ske på udleveringsstedet. 4. Udvælgelseskriterier: Der vil blive foretaget en prækvalifikation af egnede virksomheder. Prækvalifikationen vil blive foretaget ud fra en vurdering af virksomhedens egnethed som leverandør af henholdsvis Arbejdsbeklædning, sikkerhedsbeklædning og profilbeklædning. Sikkerhedsfodtøj og almindelig fodtøj. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne kriterier på baggrund af den efterspurgte dokumentation, som skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Dokumentation vedrørende de første tre kriterier (tro og love erklæring, årsrapporter, referenceliste) skal vedlægges ved anmodning om prækvalifikation både for delaftale A og B. Derimod gælder 4. kriterium (beskrivelse af hvilke former for arbejdsklædning.. ) alene for delaftale A. Økonomisk og finansiel kapacitet: Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang aktøren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular findes som bilag 1. I muligt omfang (dvs. afhængigt af hvornår aktør startede sin virksomhed) årsrapporter for de seneste 2 afsluttede regnskabsår, eksempelvis regnskabsårene 2006/2007 og 2008/2009. Redegørelse for virksomhedens status p.t., eventuelle koncernforhold og uddybning af specielle forhold, der fremgår af de vedlagte årsrapporter, kan medsendes. 1 Udlevering kan eksempelvis ske fra eget forretningssted, via forhandler eller via aftale med tredjepart. 2
Teknisk kapacitet: Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med angivelse af tidspunkt, firmanavn og evt. kontaktperson i det pågældende firma. Nedenstående udvælgelseskriterium gælder kun for delaftale A (arbejds-, sikkerheds- og profilbeklædning): Beskrivelse af hvilke former for arbejdstøj, sikkerhedstøj og profiltøj aktøren kan levere. 5. Tildelingskriterium Oplyses i udbudsmateriale. 6. Frist for anmodning om deltagelse Anmodning om deltagelse skal være skriftlig og afgivet på dansk. Anmodning om deltagelse skal være Århus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb og Udbud, Rådhuset, vær. 328, 8000 Århus C, att.: Britta H. Overgaard i hænde senest den 3. maj, 2010 kl. 12:00. Anmodningen skal være mærket levering af arbejdsbeklædning mv. Anmodningen bedes afleveret i to eksemplarer. Ansøger bedes endvidere vedlægge en elektronisk version af det samlede anmodningsmateriale på Cd-rom eller USB-nøgle. Såfremt der er uoverensstemmelse mellem det skriftlige og elektroniske materiale gælder den skriftlige anmodning. Ansøger bærer selv ansvaret for, at anmodningen når rettidigt frem. Århus Kommune vil hurtigst muligt efter fristens udløb træffe beslutning om, hvilke virksomheder der prækvalificeres til at afgive tilbud. Århus Kommune forventer at prækvalificere 5 virksomheder pr. delaftale. De prækvalificerede virksomheder vil herefter få tilsendt udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet forventes udsendt i uge 19. 7. Kontaktperson hos Århus Kommune Århus Kommunes kontaktperson i forbindelse med udbuddet er: Britta H. Overgaard, Borgmesterens Afdeling, Indkøb og Udbud, Rådhuset, vær. 328, 8000 Århus C, tlf. 8940 2819, mail: bro@aarhus.dk. Bemærk, at der mulighed for at stille spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet. Spørgsmål skal være Århus Kommune i hænde senest den 21. april, kl. 12.00 og skal fremsendes til Århus Kommune pr. e-mail til bro@aarhus.dk. Spørgsmålene vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil, i anonymiseret form, blive offentliggjort på Århus Kommunes hjemmeside, http://aarhuskommune.dk/erhverv/for-leverandoerer/aktuelle-udbud-og-licitationer (Vælg Begrænset udbud på arbejdsbeklædning mv. under punktet Se aktuelle udbud), senest den 26. april, 2010. 3
Bilag 1 Tro og love erklæring Ifølge Lov nr. 1093 af 21.december 1994 som ændret ved Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser kræve, at enhver tilbudsgiver afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. Århus Kommunes retningslinier for administration af loven vedlægges til virksomheden. Undertegnede afgiver herved under strafansvar på tro og love nedenstående erklæring. Virksomhedens navn: Adresse: CVR.nr: Oplysning om gæld til det offentlige (sæt kryds) 1 Virksomheden har ikke ubetalt, forfalden gæld til det offentlige 2 Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld er under 50.000 kr. 3 Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, og denne gæld er på 50.000 kr. eller derover Efterstående punkt 4 og 5 udfyldes kun, hvis der er sat kryds i punkt 3 4 Der er over for inddrivningsmyndigheden stillet sikkerhed for betaling af gælden Der vil over for inddrivningsmyndigheden blive stillet sikkerhed for betaling af gælden Inddrivningsmyndighedens navn: Inddrivningsmyndighedens adresse: Gade/Vej: Postnr.: By: Dato for sikkerhedsstillelse (dd/mm/åååå): 5 Der er med inddrivningsmyndigheden indgået en afdragsordning vedrørende ubetalt, forfalden gæld, og denne ordning er overholdt Inddrivningsmyndighedens navn: Inddrivningsmyndighedens adresse: Gade/Vej: Postnr.: By: Dato for ordningens etablering (dd/mm/åååå): Ovennævnte oplysninger er afgivet i medfør af 1 i Lov nr. 1093 af 21. december 1994 som ændret ved Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Jeg giver samtidig samtykke til, at ordregiveren kan kontrollere ovennævnte oplysninger ved henvendelse til kommunale skattemyndigheder og Told og Skat inden for et år fra dato. 4
Dato: Virksomhedens/Ledelsens underskrift: RETNINGSLINIER FOR ÅRHUS KOMMUNES ADMINISTRATION AF LOV NR. 1093 AF DEN 21. DECEMBER 1994 OM BEGRÆNSNING AF SKYLDNERES MULIGHEDER FOR AT DELTAGE I OFFENTLIGE UDBUDSFORRETNINGER. 1. Formål: Retningslinierne skal i overensstemmelse med loven dels medvirke til at nedbringe erhvervslivets gæld til det offentlige og dels begrænse muligheden for konkurrenceforvridning mellem virksomheder med gæld til det offentlige og virksomheder uden gæld til det offentlige. Retningslinierne har endvidere til formål, at loven administreres ensartet af kommunens forvaltninger over for tilbudsgivere. Dette skal sikres ved, at der ikke må antages tilbud fra virksomheder med ubetalt forfalden gæld til det offentlige på 50.000 kr. eller derover, med mindre andet følger af nedennævnte bestemmelser. 2. Omfang: Retningslinierne finder anvendelse i alle kommunens udbudsforretninger omfattet af loven, herunder: Alle EU-udbud. Udbud af arbejder i licitation efter tilbudsloven, hvad enten der er tale om offentlig licitation, indbudt licitation, offentlig eller begrænset udbud i totalentreprise. Indhentning af tilbud fra flere end 2 virksomheder på levering af varer eller tjenesteydelser i øvrigt. Indhentning af underhåndsbud fra indtil 2 virksomheder er således ikke omfattet af loven. 3. Gæld: Ved gæld til det offentlige forstås: Ubetalte forfaldne skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret (eksempelvis virksomhedens A-skat, moms, ejendomsskat, forbrugsafgifter eller arbejdsmarkeds- bidrag). Der må ikke antages tilbud fra en tilbudsgiver, som har forfalden ubetalt gæld til det offentlige på 50.000 kr. eller derover, med mindre én af nedennævnte betingelser er opfyldt. Tilbudsgiveren har i rimelig tid inden tilbudstidspunktet indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om afvikling af gælden, og denne aftale er overholdt. Tilbudsgiveren har inden tilbudstidspunktet over for inddrivelsesmyndigheden stillet sikkerhed for betaling af gælden. Tilbudsgiveren har senest på tilbudstidspunktet erklæret sig indforstået med - inden en aftale indgås - at dokumentere, at der er stillet sikkerhed for gælden over for de relevante inddrivelsesmyndigheder. Alle tilbudsgiverne, som opfylder betingelserne i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsmaterialet, har ubetalt forfalden gæld til det offentlige på 50.000 kr. eller derover. 4. Procedure: 5
Ved alle kommunale udbudsforretninger skal det i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsmaterialet kræves, at enhver tilbudsgiver senest samtidig med afgivelsen af sit tilbud afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang virksomheden har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Erklæringen afgives på en fortrykt formular, som af ordregiveren udleveres til eventuelle tilbudsgivere. Hvis en tilbudsgiver ikke afgiver den krævede erklæring om, i hvilket omfang virksomheden har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, må tilbuddet ikke antages. Vedtaget af Århus Byråd den 20. marts 1996. 6