INTERESSENTANALYSE 2013

INTERESSENTANALYSE 2013

Indledning Nedenstående interessentanalyse er blevet udarbejdet på baggrund af et spørgeskema, der blev udsendt i juni 2013. Undersøgelsen blev genudsendt i juli 2013. Formålet med undersøgelsen har været at afdække hvordan Cph Volunteers bidrager til eventafholdelse i København. Spørgeskemaet blev udsendt til 83 samarbejdspartnere. Heraf var der 19 der besvarede spørgeskemaet. Det svarer til en svarprocent på 23 %. At svarprocenten ikke er højere, skyldes primært at den person Cph Volunteers har samarbejdet med, ikke længere arbejder på eventen. Mange af korpsets samarbejdspartnere har projektansatte, hvorfor medarbejderne stopper efter endt samarbejde. Andre årsager til svarprocenten kan også være at undersøgelsen blev sendt ud i højsæsonen for events. Interessentanalysen er opbygget således at spørgsmålet først vises, dernæst en vurdering/forklaring og til sidst selve besvarelserne. God fornøjelse! Interessentanalyse 1. Hvor mange gange har I benyttet Cph Volunteers i forbindelse med events? Ud af de 19 besvarelser svarer 8 samarbejdspartnere, at de har benyttet Cph Volunteers 1 gang. Nogle af disse har været engangsevents, nogle har, samarbejder igen i løbet af 2013 og en enkelt arrangør har været for utilfreds til at ville fortsætte samarbejdet. 4 arrangører har benyttet korpset 5 gange eller mere. Da korpset kun har eksisteret siden 2009, er det dog kun muligt at samarbejdspartnere har benyttet os 1-3 gange. At 5 samarbejdspartnere svarer mere end 3, kan skyldes at nogle af de ansatte der har besvaret spørgeskemaet, har været på flere forskellige events. Derfor har de reelt brugt Cph Volunteers mere end 3 gange, men via forskellige events. 1 gang: 8 2 gange: 4 3 gange: 2 4 gange: 1 +5 gange: 4

2. Beskriv kort hvilken type person der besøger jeres event: Det ses af nedenstående tabel, at Cph Volunteers skaffer frivillige til events, der besøges af mange forskellige persontyper. Korpset giver derfor mulighed for at Københavns borgere kan engagere sig som frivillige hvad enten de er interesserede i sport, musik, litteratur mm. Moderne kulturforbruger Musikinteresserede personer i alderen 15-55 år Motionister Cykelmotionister til motionscykelløb Kvinder i alderen 18-40 koncertgængere og mennesker der ønsker kulturelle oplevelser 20-40 år, international turist Der var ikke tale om en event - men frivillige anmeldere til projektet Del Din Stemme / Bibzoom World Der er ikke tale om en event men om et frivillighedsprojekt. LGBT (Gay, Trans og Biseksuelle) Personer og den almindelige borger/gæst i KBH Københavnere i alle aldre, dog især 40 + Atleter og publikum (alle typer) Fans of original music, songwriters, age range 20-60, international audience Internationale musikere Internationalt, iværksættere, politikere, investorer Unge og voksne Teenager Vi er partner på internationale sportsevents. Til disse er de besøgende ofte nogle med særlig interesse for den pågældende sport samt lokale. Rulleskøjteløbere 3. Hvor mange besøgende havde i ved senest afholdte event?

Cph Volunteers samarbejder med events, der spænder vidt på størrelsesskalaen. Ud fra interessentanalysen ses det, at den typiske event har mellem 2000 og 6500 besøgende. Dog har korpset også deltaget ved helt små samarbejder og ikke mindst de rigtig store med 10.000+ besøgende. Mindre end 1000 besøgende: 6 1000-10.000 besøgende: 7 Mere end 10.000 besøgende: 3 Ikke besvaret: 3 4. Hvor mange turister besøger jer ud af det samlede antal besøgende? De to nedenstående spørgsmål viser, at langt de fleste gæster på de events hvor Cph Volunteers har frivillige, er lokale. Der skal dog tages højde for at besvarelserne kan være baseret på gæt og ikke reelle optællinger. >10 %: 4 10-20 %: 4 20-30 %: 3 30-40 %: 0 40-50 %: 1 50-60 %: 2 60-70 %: 0 70-80 %: 0 80-90 %: 2 90-100 %: 0 Ikke besvaret:3 NB: en turist defineres som en, der bor uden for Hovedstadsregionen. 5. Hvor mange lokale besøger jeres event ud af det samlede besøgsantal? >10 %: 1 10-20 %: 2 20-30 %: 1 30-40 %: 0 40-50 %: 1 50-60 %: 2 60-70 %: 1 70-80 %: 4 80-90 %: 3 90-100 %: 1 ikke besvaret: 3 NB: en lokal defineres som en, der bor inden for Hovedstadsregionen. 6. Har samarbejdet med Cph Volunteers bidraget med ny viden om eksempelvis håndtering af og kommunikation med frivillige og afvikling af events?

Formålet med dette spørgsmål var at klarlægge hvorvidt Cph Volunteers er med til at forbedre de generelle vilkår for samarbejdspartnerne. Cph Volunteers har generelt hjulpet med at tænke på hvordan der kommunikeres med frivillige (information, ansvarsfordeling). En del af de adspurgte svarer dog at de selv har stor erfaring med frivillige og events, hvorfor de svarer nej. Hertil er det relevant at på trods af, at flere samarbejdspartnere har eksisteret længe, og deraf har stor erfaring, stadig benytter Cph Volunteers og har glæde af det, korpset tilbyder. Ja: 10 Nej: 6 Ikke besvaret: 3 Uddybende kommentarer hertil FROST har kun kørt 3 gange og i 2012 anvendte vi frivillige for første gang via Cph Volunteers. Det har givet erfaringer i kommunikation, tilrettelæggelse m.v. Vi har brugt Cph Volunteers meget til at optimere vores samarbejde og brug af frivillige og rettet til så de havde lyst til at deltage igen. Vigtigheden af at kommunikere klart og tydeligt i informationsflowet, når der arbejdes med frivillige. Havde et godt formøde med jer men arbejdet med hvervning, pleje og håndtering af frivillige i forvejen Copenhagen Jazz Festival har selv meget stor erfaring med at bruge frivillige, så Cph Volunteers har ikke haft afgørende rolle ud over at hjælpe med en mindre og mere målrettet del af rekrutteringen. Der var ikke meget sparring, men en del problemer Helped us to improve scheduling. Clarity of duty descriptions, training and assignments. Tænke på ting ved en event, som vi ikke havde gjort i forhold til ankomst og flow. Indtænke introduktion og forplejning. Det er også godt, at de frivillige har forskellige kompetencer som fx sprog. Vi har i mange år benyttet frivillige, så vi har god erfaring. 7. Har samarbejdet med Cph Volunteers øget jeres forståelse for det, at arbejde med frivillige?

Formålet med dette spørgsmål har været at afdække hvorvidt Cph Volunteers er med til at forbedre arbejdsvilkårene for de frivillige. Generelt svarer samarbejdspartnerne at samarbejdet har skabt større forståelse. Derved forbedres arbejdsvilkårene også. Én samarbejdspartner har dog ikke oplevet en større forståelse grundet negative oplevelser med de frivillige. Ja: 12 Nej: 4 Ikke besvaret: 3 Uddybende kommentarer hertil Vi benytter os altid af frivillige til vores events Vigtige input til kommunikation op til, under, efter. Håndtering undervejs, afsætte en ansvarlig fra arrangørs side Projektet Del Din Stemme i samarbejdet med Cph Volunteers har skabt større forståelse for arbejdet med frivillige i biblioteksregi Lært hvordan andre gør og det at have en samarbejdspartner der levere frivillige har vi ikke prøvet og kun positiv samarbejde De frivillige krævede for meget og var ikke med til at opbygge team spirit, som andre frivillige var fx fra sportsklubber Understanding volunteers need to be well informed and offered clear structure I har været meget klare i jeres krav og vejledning, alligevel var det lidt svært, at få den ene ansatte til helt at forstå hvilke forudsætninger, ambitioner og forventninger de frivillige kom med Motivation og formålet med vores arrangement bliver udfordret og forbedret 8. Hvor stor en andel af eventens aktiviteter kunne gennemføres på grund af Cph Volunteers? Gennemsnitligt er Cph Volunteers hovedårsag til at 30 % af aktiviteterne på en event bliver løftet. Dette svarer altså til at cirka 1/3 af de enkelte events dele ikke ville kunne lade sig gøre uden korpset. Besvarelserne viser altså, at Cph Volunteers og de frivillige er med til at løfte en stor del af de events, vi er til stede på.

10 %: 5 20 %: 4 30 %: 3 40 %: 0 50 %: 1 60 %: 1 70 %: 0 80 %: 2 90 %: 0 100 %: 0 Ikke besvaret: 3 9. Hvor mange konkrete opgaver benyttede I Cph Volunteers frivillige på? Besvarelserne viser at samarbejdspartnerne som oftest benytter de frivillige på flere forskellige opgaver til hver enkelt event. Gennemsnitligt løfter de frivillige 3,5 opgaver per event. Der kan dog være forskellige definitioner af en opgave, idet Cph Volunteers har en regel om maks. at løfte 3 opgaver per event. Årsagen til at flere svarer 5+ kan findes i, at en event har rakt over flere dage, og derfor løfter de frivillige i princippet mere end 3 opgaver. 1 opgave: 1 2 opgaver: 4 3 opgaver: 4 4 opgaver: 1 5+ opgaver: 6 Ikke besvaret: 3 10. Hvor stor vil eventen være næste gang, såfremt I ikke benytter Cph Volunteers? 9 af samarbejdspartnerne svarer at eventens størrelse ikke vil ændres. Ud af disse 9 svarer 4 at der dog følger en række udfordringer uden Cph Volunteers: større opgave med rekruttering af frivillige og en forringelse i hvordan København som eventby præsenteres. 2 samarbejdspartnere svarer at deres event slet ikke vil kunne realiseres uden Cph Volunteers. 1 forstår ikke spørgsmålet og 1 svarer at eventen kun skulle afholdes en gang (hvorfor spørgsmålet ikke er relevant, red.). 5 har ikke besvaret spørgsmålet. 2000 personer 6500 personer Vi vil slet ikke kunne holde vores event uden CPH Volunteers Ca. 3000 personer Vi laver som sagt ikke events, men frivillige projekter, hvor de frivillige anmelder kultur.

Den samme bare sværere at finde frivillige der kan hjælpe på den måde i gør det på Som sædvanligt, i så fald får vi dog selv en lidt større opgave med hensyn til rekrutteringen. Større... Men Dexter uanset om Cph Volunteers er med eller ej Same size - but we would be desperately seeking other volunteer sources. Det var en en-gangsevent Vi vil gennemføre samme event, kvaliteten bl.a. i forhold til at støtte internationale deltagere vil blive forringet. Vi vil ikke kunne tilbyde den samme præsentation af København og byens muligheder. Forstår ikke spørgsmålet. Det vil nok ikke være muligt at realisere den Lige så stor 11. Hvilke ressourcer ville det kræve ikke at benytte Cph Volunteers' frivillige? Med undtagelse af 2 samarbejdspartnere (1 ved ikke og 1 finder ikke spørgsmålet relevant) svarer alle, at der skal sættes mange ressourcer ind uden Cph Volunteers. Disse ressourcer dækker over at opbygge eget frivilligt netværk, omkostninger i form af lønninger til medarbejdere i stedet for frivillige samt kontakt til vikar bureauer. Det vil kræve at vi får opbygget et større netværk af egne frivillige udover Cph Volunteers end vi allerede har. Skal finde andre frivillige Det vil kræve store ressourcer internt til at finde egne frivillige som vi ikke har. Festivalen ville ikke kunne afvikles hvis ikke der var frivillige, så ville vi skulle arbejde anderledes for at få frivillige til at være en del af festivalen Ved ikke Dette spørgsmål er ikke relevant for os - formålet i sig selv er at engagere frivillige i vores projekt. Vi har dog besparet ressourcer ved at samarbejde med Cph Volunteers, fordi I hjalp os med rekrutteringen af de frivillige Mindst 30 timer mere i forarbejdet på at finde frivillige En mere udadvendt rekruttering, og dermed flere mandetimer hertil

Andre frivillige og noget betalt arbejde(til det meget fysiske hårde arbejde) Additional paid staff likely needed Er ikke gjort helt op - måske ville det gøres op af større træfsikkerhed med dem man betaler eller som er egne frivillige med en oprindelig interesse for eventen samt større ekspertise ved flere vagter Eksisterende netværk Vikar bureauer Mange kræfter til rekruttering 12. Ville det ekstra ressourcekrav tage fokus fra andre områder af eventen? 12 af samarbejdspartnere mener, at de ekstra ressourcer til at finde frivillige vil tage fokus fra andre aspekter af deres event. Formålet med spørgsmålet er at vise, at uden de frivillige fra Cph Volunteers vil andre dele af de adspurgte events blive forringet. Ja: 12 Nej: 4 Ikke besvaret: 3 13. Vil i benytte Cph Volunteers igen? Kun 1 samarbejdspartner vil ikke benytte Cph Volunteers igen. I besvarelserne har der været en der har udtrykt problemer ved samarbejdet. Det må antages at det er den samme, som ikke ønsker at fortsætte samarbejdet. 14 svarer ja til at benytte korpset igen. Ja: 14 Nej: 1 Ikke besvaret: 4 Uddybende kommentarer hertil Vi var nogenlunde tilfredse Vi synes Cph Volunteers gør et fantastisk stykke arbejde Jeg syntes det er en fantastisk ide der kom på banen i Københavns Kommune, og Cph Volunteers består jo af mange forskellige nationaliteter, som er i DK i kortere eller længere perioder og det er en måde at møde nogle andre mennesker på og oplevelser og kulturelt indblik i DK.

Hvor jeg svarede nej i 13 skulle jeg hellere have svaret ved ikke. I forhold til spørgsmål 14: Fordi samarbejdet gik forrygende, vi havde en god kontakt såvel med de frivillige og med Cph Volunteers! Har kun været et godt samarbejde Vi når ud til en lidt anden type frivillige (og dermed folk med nogle lidt andre kompetencer) end dem der primært dominerer vores egen stab af frivillige. Fungerede ikke I'm very pleased for the association with the organization and hope to continue to work together Vi er ikke nået til afholdelse endnu, og vi har derfor ikke erfaring med, hvor mange frivillige der dukker op. I forhold til at bruge eget netværk, er der en del ekstra arbejde i at bruge Cph Volunteers, når det blot drejer sig om 16 frivillige Vi har et samarbejde til årets løb i september