Ydelsesbeskrivelse Annoncering af rekrutteringsydelser ved etablering af Udbetaling Danmark Bilag 1
Indhold 1 Indledning generelt for de udbudte opgaver... 4 1.1 Fokus på sikker og stabil drift... 4 2 Delaftaler... 5 3 Tilkøbsydelser (option)... 5 4 Mål for rekrutteringsopgaven... 6 4.1 Formål... 6 4.2 Resultatmål for delaftale 1+2... 6 4.3 kvalitetsmål... 6 5 Opgavebeskrivelse... 7 5.1 Delaftale 1+2... 7 5.1.1 Valg af metode til screening af kandidater... 7 5.1.2 Rekrutteringsprocessen... 8 5.1.3 Fase 1 tiltrækning og registrering af kandidater... 8 5.1.4 Fase 2 screening af kandidater... 8 5.1.5 Fase 3 endelig udvælgelse og ansættelse af nye medarbejdere... 9 5.2 Tilkøbsydelser... 9 5.2.1 tilkøbsydelse 1: assistance til endelig udvælgelse af nye medarbejdere (fase 3)... 9 5.2.2 Tilkøbsydelse 2: mulighed for anvendelse af leverandørens egen CV-database... 10 6 Målgrupper... 10 6.1 Kunderådgivere:... 10 6.2 Sektionschefer... 10 7 Jobfunktioner og kompetencekrav... 11 7.1 Kunderådgivere... 11 7.2 Sektionschef... 12 8 Samarbejdet mellem ATP og leverandør... 13 8.1 Samarbejde inden opstart... 13 8.2 Samarbejde i gennemførelsesfasen... 13 8.3 Anvendelse af ATP s rekrutteringssystem... 14 8.4 Samarbejde i forbindelse med tilkøbsydelser... 14 8.4.1 Tilkøbsydelse 1... 14 8.4.2 Tilkøbsydelse 2... 14 9 Kvalitetssikring... 14 9.1 Delaftale 1+2... 15 2
10 Evaluering... 15 3
1 Indledning generelt for de udbudte opgaver I efteråret 2012 etableres den nye myndighed Udbetaling Danmark, som overtager en række opgaver fra kommunerne på sagsområderne folke- og førtidspension, boligstøtte, barselsdagpenge og familieydelse. ATP leverer teknisk og administrativ bistand til Udbetaling Danmark og bliver også arbejdsgiver for de medarbejdere, som er beskæftiget med opgaverne. Visionen med Udbetaling Danmark er at skabe enkel, sammenhængende og effektiv borgerservice gennem selvbetjening, digitalisering og regelforenkling. Ved opstart af Udbetaling Danmark ansætter ATP medarbejdere fra kommunerne efter Lov omvirksomhedsoverdragelse. Omfattet af virksomhedsoverdragelse er de medarbejdere, som ved overdragelsen arbejder med de omfattede sagsområder. ATP arbejder for at sikre, at flest mulige medarbejdere overflyttes fra kommunerne. Men en ukendt andel af de omfattede medarbejdere forventes at sige nej til at blive overført, og ATP har derfor behov for også at rekruttere nye kunderådgivere og ledere til opgaverne i Udbetaling Danmark. Det er en væsentlig forudsætning for etablering af Udbetaling Danmark, at der kan indhentes betydelige rationaliseringsgevinster ved at samle administrationen af de omfattede ydelser, og det er målet, at Udbetaling Danmark kan spare kommunerne for 300 millioner kroner årligt. For at realisere de forventede besparelser skal antallet af medarbejdere reduceres med ca. en tredjedel over de første ca. 2 år. En del af de nyansatte medarbejdere vil derfor kun blive tilbudt tidsbegrænset ansættelse i Udbetaling Danmark. Yderligere information om Udbetaling Danmark findes på Udbetaling Danmarks hjemmeside www.udbetalingdanmark.dk Udbetaling Danmark etableres i fem centre i henholdsvis Hillerød, Vordingborg, Haderslev, Holstebro og Frederikshavn. Udbetaling Danmark etableres gradvist fra oktober 2012 til februar 2013. Der skal rekrutteres medarbejdere til fire de centre i Frederikshavn, Holstebro, Haderslev og Vordingborg. Rekrutteringen sker i 3 bølger til alle fire centre. Det anslås, at det samlede behov for nyrekrutterede medarbejdere er ca. 469 kunderådgivere og 21 sektionschefer. ATP ønsker assistance til udførelse af rekrutteringsopgaven. Den valgte tilbudsgiver, herefter leverandør, skal udføre screening af relevante kandidater og eventuelt andre opgaver i forbindelse med rekrutteringsopgaven. 1.1 Fokus på sikker og stabil drift Målsætningen for ATP er at opnå sikker og stabil drift af Udbetaling Danmark. I planlægningen af Udbetaling Danmark er inddraget erfaringer fra lignende etableringsprojekter. Væsentlige risici og ulemper i tilsvarende projekter har blandt andet været nye og derfor fejlbehæftede it-systemer blev kørt ind samtidig med en radikal omlægning af organisation og arbejdsgange 4
for få kompetente medarbejdere med kendskab til fagområder og systemer på overgangstidspunktet. Dette skyldtes blandt andet, at mange af de medarbejdere, der havde arbejdet med opgaverne op til overgangen, valgte ikke at følge med over i den nye organisation. Med udgangspunkt i disse erfaringer undlader Udbetaling Danmark at indføre nye it-systemer på overgangstidspunktet (dog undtaget området for barselsdagpenge). I etableringen af Udbetaling Danmark anerkendes risikoen ved ikke at have tilstrækkeligt med kompetente medarbejdere til rådighed på overgangstidspunktet, og der er et stort fokus på at minimere denne risiko. Samlet set er projektet derfor primært tilrettelagt som et HR-projekt frem for et it-projekt. 2 Delaftaler Rekrutteringsopgaven udbydes som to delaftaler: Delaftale 1: assistance til rekruttering af kunderådgivere Delaftale 2: assistance til rekruttering af sektionschefer For begge delaftaler gælder, at de dækker fire af de fem Udbetaling Danmark-centre og alle tre rekrutteringsbølger. Se tillige bilag 3: opgavens omfang og tidsplan. 3 Tilkøbsydelser (option) Udover de ydelser, som er hører under de to delaftaler, ønsker ATP mulighed for at tilkøbe særskilte ydelser i forbindelse med rekrutteringsopgaven. Tilkøbsydelser er en option, som ATP kan vælge at benytte afhængigt af behov. ATP ønsker mulighed for 2 tilkøbsydelser: Tilkøbsydelse 1: Assistance til endelig udvælgelse af nye medarbejdere (fase 3). I det omfang der er behov for det, ønsker ATP mulighed for at tilkøbe assistance til afholdelse af 2. runde samtaler til endelig udvælgelse af nye medarbejdere. ATP vil udføre projektledelse mv. i forbindelse med 2. runde samtaler. Tilkøbsydelse 2: mulighed for anvendelse af leverandørens egen CV-database, hvis leverandøren kan tilbyde dette (fase 1). I det tilfælde, at leverandøren råder over en CVdatabase, som væsentligt kan forbedre mulighederne for at finde egnede kandidater til de ledige stillinger, ønskes en beskrivelse af, hvordan denne kan bidrage til en forbedret udførelse af rekrutteringsopgaven. Hvis tilbudsgiver råder over en CV-database, skal tilbudsgiver beskrive denne så udførligt som muligt, herunder angive for eksempel antallet af aktive kandidater, kandidaternes branchetilhørsforhold, beskæftigelsesstatus og anciennitet i databasen, samt beskrive mulighederne for en målrettet søgning af kandidater ud fra de kriterier, som gælder for de to typer stillinger, som er omfattet af udbuddet. Det er ikke en forudsætning for tildeling, at tilkøbsydelse 2 kan tilbydes. 5
4 Mål for rekrutteringsopgaven Dette afsnit beskriver både rekrutteringsopgavens overordnede formål og de specifikke resultat- og kvalitetsmål for udførelse af rekrutteringsopgaven. 4.1 Formål Formålet med rekrutteringsopgaven er at understøtte målet om sikker og stabil drift for Udbetaling Danmark i opstart- og indkøringsfasen. Rekrutteringsopgaven skal sikre, at tilstrækkelige og tilstrækkeligt kompetente medarbejdere er klar til at løfte arbejdsopgaverne i Udbetaling Danmark, når den nye organisation successivt går i luften fra 1. oktober 2012. Rekrutteringen af nye medarbejdere skal desuden understøtte ATP s HR og rekrutteringsstrategi, hvor nøgleordene er troværdig, konkurrencedygtig, nyskabende og arbejdsglæde. Læs mere om ATP som arbejdsplads i folderen Mere end bare et job (bilag 8). 4.2 Resultatmål for delaftale 1+2 Resultatmål for opgaven er de angivne antal screenede kandidater og det angivne antal nye medarbejdere. De samlede resultatmål er angivet i skemaet nedenfor. Der henvises i øvrigt til bilag 5A og 5B De angivne antal medarbejdere er omtrentlige og kan blive justeret inden opstart af Udbetaling Danmark Tabel: Anslået resultatmål for screening af kunderådgivere og sektionschefer Mindstemål for antal registrerede kandidater (HR- Manager) Antal ubesatte stillinger Resultatmål for screeningproces (fase 2) Kunderådgivere 3000 469 704 Sektionschefer 150 21 63 4.3 kvalitetsmål For delaftale 1+2 gælder, at leverandøren skal levere et antal egnede kandidater til de ledige stillinger. Tre faktorer er afgørende kvalitetsmål for leverandørens assistance i forbindelse med delaftale 1+2 og afgørende for, om kandidater kan betragtes som egnede: Det er afgørende, at de kandidater, som leverandøren sender videre til endelig udvælgelse af ATP, har tilstrækkeligt høje faglige og almene forudsætninger. Kandidaterne skal have det rette mind set, som gør at de nemt kan tilpasse sig organisationen ATP og de produktionskrav mv. som knytter sig til jobbet. Nye medarbejdere skal gennemføre et omfattende og krævende uddannelsesprogram. Det er afgørende at de nye medarbejdere har tilstrækkelige evner og motivation for at kunne 6
gennemføre det planlagte uddannelsesprogram og til at de kan tilegne sig ny viden og kompetencer i det nødvendige omfang. Kvalitetsmål for rekrutteringsopgaven lægger sig tæt op ad jobprofiler og kompetencekrav til stillingerne som kunderådgiver og sektionschef, idet leverandøren skal sikre sig, at kandidater som tages i betragtning til ansættelse i ATP opfylder de beskrevne kvalifikations- og kompetencekrav. Se afsnit 7 nedenfor samt bilag 2A og 2B. 5 Opgavebeskrivelse Den samlede beskrivelse af opgavens omfang og overordnet tidsplan findes i bilag 3 Opgavens omfang og tidsplan. 5.1 Delaftale 1+2 Leverandøren skal foretage screening af samtlige kandidater til de omfattede stillinger og udpege de bedst egnede til endelig udvælgelse. Den endelige udvælgelse af nye medarbejdere foretages af ATP, eventuelt med assistance fra leverandøren (tilkøbsydelse 1) ATP s rekrutteringssystem HR-Manager er omdrejningspunkt for udførelse af opgaven. Leverandøren skal indhente oplysninger i HR-Manager om interesserede kandidater til de ledige stillinger, og leverandøren kan kontakte relevante kandidater med henblik på screening, aftaler med kandidaten mv. Opfølgning, registrering og kvalitetsstyring af processen finder ligeledes sted med udgangspunkt i HR-Manager. Hvis det vurderes, at der ikke er tilstrækkeligt med egnede kandidater til rådighed i CV-databasen i ATP s rekrutteringssystem, kan ATP vælge at inddrage kandidater fra en eventuel CV-database, som leverandøren råder over (tilkøbsydelse 2). Det er ikke et krav, at leverandøren kan tilbyde tilkøbsydelse 2. 5.1.1 Valg af metode til screening af kandidater Leverandøren skal indgående beskrive den metode, som tænkes anvendt ved screening af kandidater. Den valgte metode for screening indgår i den endelige vurdering og valg af leverandør. Der lægges vægt på, at leverandøren påtænker at anvende en systematisk metode for screening og udvælgelse. Leverandørens beskrivelse af metode skal indeholde en udførlig redegørelse for processen, den anvendte metode og de bagvedliggende overvejelser og begrundelser for valg af metode. Beskrivelsen skal omfatte alle elementer i processen, dvs. inklusive aktiviteter som for eksempel samtaler, tests, assessment-aktiviteter mv. men også registreringer, opfølgning, briefing og debriefing af medarbejdere osv. Screeningprocessen kan eventuelt bestå af flere dele eller led, hvor en indledende del for eksempel kan være simpel screening på baggrund af enkelte data, mens senere led kan bestå af en mere grundig individuel vurdering. 7
Ved evaluering af indgivne tilbud vil der blive lagt vægt på, at valg af metode er velbegrundet og at den tilgodeser målsætninger for rekrutteringsopgaven og de beskrevne mål og værdier for ATP s HR- og rekrutteringsstrategi, herunder mål for mangfoldighed mv. (se bilag 7 og 8). Det betyder blandt andet, at metoder for screening der direkte eller indirekte modarbejder ATP s strategi og målsætninger vil blive vurderet mindre fordelagtigt. 5.1.2 Rekrutteringsprocessen Rekrutteringsprocessen opdeles i 3 faser, som er nærmere beskrevet nedenfor: 5.1.3 Fase 1 tiltrækning og registrering af kandidater ATP gør en aktiv indsats i offentligheden for at øge opmærksomheden på behovet for nye medarbejdere til opgaverne i Udbetaling Danmark og for at udbrede kendskabet til ATP som en attraktiv arbejdsplads. Desuden vil ATP aktivt annoncere de ledige stillinger til Udbetaling Danmark-opgaverne forud for rekrutteringsprocessen. Målet med fase 1 er at tiltrække flest muligt interesserede kandidater med de rette kompetencer, og at disse søger job ved at lade sig registrere i ATP s emnebank. ATP anvender et online rekrutteringssystem, HR-Manager, til håndtering af kandidater, cvoplysninger, svarbreve mv. Systemet omfatter hele rekrutteringsprocessen fra kandidatens registrering af oplysninger til ansættelse. I forbindelse med rekruttering til Udbetaling Danmark-opgaven får leverandøren adgang til den del af ATP s rekrutteringssystem som vedrører Udbetaling Danmark. Rekrutteringssystemet kan med fordel anvendes til at håndtere breve til kandidater, aftaler, rapportering mv. Rekrutteringssystemet kan i nogen grad tilpasses særlige ønsker, f.eks. med hensyn til screeningsspørgsmål. Hvis det viser sig at være hensigtsmæssigt for håndtering af rekrutteringsopgaven, og hvis leverandøren tilbyder denne ydelse, kan ATP vælge at benytte sin option på tilkøbsydelse 2: anvendelse af leverandørens egen CV-database i forbindelse med søgning af kandidater. Eventuel aktivering af option på tilkøbsydelse 2 kan finde sted under udførelse af rekrutteringsopgaven efter nærmere aftale med leverandøren. 5.1.4 Fase 2 screening af kandidater I fase 2 foretager leverandøren screening af kandidater, som har ladet sig registrere i ATP s rekrutteringssystem HR-Manager og evt. i egen CV-database (se ovenfor). Screening af kandidater skal ske med udgangspunkt i de i bilag 2A og 2B beskrevne kompetencekrav og jobprofiler. Leverandøren har mulighed for efter eget valg at tilrettelægge en passende metode for udvælgelse af egnede kandidater. Den valgte metode for udvælgelse skal beskrives i leverandørens tilbud, og den valgte metode indgår i den endelige vurdering og valg af leverandør. 8
De bedst egnede kandidater til den pågældende stilling udvælges til fase 3. Det er målet, at der udvælges et antal kandidater til fase 3 som svarer til henholdsvis 1,5 gange (kunderådgivere, delaftale 1) og 3 gange (sektionschefer, delaftale 2) antallet af ubesatte stillinger. 5.1.5 Fase 3 endelig udvælgelse og ansættelse af nye medarbejdere I fase 3 foretager ATP den endelige udvælgelse og ansættelse af nye medarbejdere efter en individuel samtale med de udvalgte kandidater. Den endelige udvælgelse af medarbejdere vil blive udført af ledere i de nye Udbetaling Danmarkcentre med assistance fra ATP s HR-afdeling. Hvis der er behov for det, kan ATP i fase 3 vælge at benytte Tilkøbsydelse 1, assistance til afholdelse af 2. runde samtaler. Leverandøren skal være indstillet på at levere konsulentydelser i tilstrækkeligt omfang, sådan at 2. runde samtaler og endelig udvælgelse af kandidater kan finde sted i god tid inden ansættelsesdatoen. ATP s anvendelse af Tilkøbsydelse 1 og omfanget af den ønskede assistance til 2. runde samtaler vil blive varslet i god tid og senest 30 dage før. fase 1 fase 2 fase 3 annoncering registrering af kandidater (HR-Manager) option for tilkøbsydelse 2: anvendelse af leverandørens CV-database screening af kandidater endelig udvælgelse option for tilkøbsydelse 1: assistance til 2. runde samtaler 5.2 Tilkøbsydelser 5.2.1 tilkøbsydelse 1: assistance til endelig udvælgelse af nye medarbejdere (fase 3) I det omfang der er behov for det, ønsker ATP mulighed for at tilkøbe assistance til afholdelse af 2. runde samtaler med henblik på den endelige udvælgelse af nye medarbejdere. 2. runde samtaler har en normal varighed af ca. 60 minutter. Hertil kommer forberedelse og evaluering ca. 15 min. Projektledelse mv. varetages af ATP. Leverandøren skal udelukkende stille konsulentydelser til rådighed for denne opgave. 9
Det er meget væsentligt, at de af leverandøren udpegede medarbejdere, som er beskæftiget med tilkøbsydelse 2, har høje kompetencer og erfaring med afholdelse af ansættelsessamtaler. For afholdelse af 2. rundesamtaler for kandidater til chefstillinger gælder, at leverandørens medarbejdere skal have høje kompetencer og erfaring med lederrekruttering. Dette gælder også, hvis leverandøren benytter underleverandører til denne opgave. 5.2.2 Tilkøbsydelse 2: mulighed for anvendelse af leverandørens egen CV-database I det tilfælde, at leverandøren råder over en CV-database, som væsentligt kan forbedre mulighederne for at finde egnede kandidater til de ledige stillinger, ønsker ATP mulighed for, at leverandøren kan anvende egen CV-database til screening af kandidater. Ved udvælgelse af kandidater til 2. samtalerunde (fase 3) gælder de samme kvalitetskrav vedr. kandidaternes kompetencer mv. som ved screening af kandidater under delaftale 1+2. 6 Målgrupper 6.1 Kunderådgivere: Målgruppen for ledige stillinger som kunderådgiver kan defineres forholdsvist bredt, idet mange forskellige typer af baggrund kan kvalificere til jobbet. Den typiske kandidat vil dog formentlig have kontorbaggrund eller lignende, gerne suppleret med erfaringer med kunderådgivning og sagsbehandling. Beslægtede brancher er for eksempel bank- eller forsikringsbranchen, og kandidater med baggrund som bank- eller forsikringsrådgiver eller lignende er oplagte kandidater. Egnede kandidater kan dog også have anden uddannelses- og erhvervsmæssig baggrund. For eksempel kan kandidater med andre mellemlange videregående uddannelser, f.eks. sygeplejersker eller lærere, være helt oplagte kandidater. De afgørende kriterier er høje almene kompetencer og det rette mind set. Se afsnit 7 nedenfor og bilag 2A for en nærmere beskrivelse af jobprofil og kompetencekrav til kunderådgivere. 6.2 Sektionschefer Målgruppen for rekruttering til stillinger som sektionschef er primært erfarne ledere med personaleansvar. Egnende kandidater har typisk solid erfaring med ledelse inden for serviceorienterede erhverv og/eller offentlig service. Relevante kandidater har høje ledelsesfaglige kompetencer og har fokus på at forfølge ambitiøse driftmål og opnå mulige rationaliseringsgevinster. Se afsnit 7 nedenfor og bilag 2B for en nærmere beskrivelse af kompetencekrav og stillingsbetegnelse for sektionschefer. 10
7 Jobfunktioner og kompetencekrav De nye Udbetaling Danmark-centre er organiseret i afdelinger med udgangspunkt i de omfattede ydelsesområder. Hver afdeling består af et antal sektioner, som varierer efter fordeling af opgaver og medarbejdere. Hver afdeling er desuden opdelt i front- og back-funktioner. Front-funktioner håndterer hovedsaligt borgerhenvendelser og foretager sagsbehandling, som det typiske tager kortere tid at udføre, mens back-funktioner typisk håndterer kontakt til kommunerne og foretager sagsbehandlingsopgaver, som er mere komplicerede og typisk tager længere tid at udføre. Nyrekrutterede kunderådgivere vil primært blive ansat i front-funktioner. De ubesatte lederstillinger er til både front- og back-funktioner. Da formålet med etablering af Udbetaling Danmark er at opnå rationaliseringsgevinster, vil en del af de nyansatte kunderådgivere blive tilbudt tidsbegrænset ansættelse på ½-2 år. Se i øvrigt bilag 7 for en beskrivelse af ATP s rekrutteringsstrategi for Udbetaling Danmark. 7.1 Kunderådgivere Kunderådgivere er den største medarbejdergruppe i Udbetaling Danmark. Kunderådgiverens jobfunktion er besvarelse af henvendelser fra borgere og sagsbehandling inden for ydelsesområderne. Borgere kan henvende sig til Udbetaling Danmark på telefon eller mail. Borgerbetjening kan for eksempel omfatte besvarelse af spørgsmål vedr. udbetalte ydelser, hjælp til udfyldelse af ansøgningsskema eller lignende. En væsentlig andel af borgerhenvendelser vil formentlig komme fra borgere, som er uvant med anvendelse af digitale medier. Sagsbehandling omfatter behandling af ansøgninger i forbindelse med opstart af ydelser, indtastning af oplysninger om f.eks. indkomst eller skatteoplysninger mv. Der skelnes mellem lettere sagsbehandling, som kan gennemføres forholdsvist hurtigt og som vedrører mange ensartede sager og tungere sagsbehandling, som tager længere tid og som vedrører forholdsvist få sager. Lettere sagsbehandling fordrer kun relativt kortvarig oplæring og uddannelse i lovgivning og systemkendskab, mens tungere sagsbehandling kræver mere dybtgående kendskab og erfaring inden for lovgivning og retningslinier. Tungere sagsbehandling vil hovedsaligt blive varetaget af Figur 1 grundlæggende færdigheder for kandidater til kunderådgiver 11
erfarne kunderådgivere, som virksomhedsoverdrages fra kommunerne, mens nyrekrutterede kunderådgivere som udgangspunkt vil få opgaver med lettere sagsbehandling. Kompetencekravet for kunderådgivere svarer nogenlunde til almene grundlæggende kompetencer inden for kontorområdet. Der lægges vægt på gode kompetencer inden for kundebetjening og formidling og gode almene færdigheder i skriftlighed og talforståelse. Skemaet ovenfor viser en oversigt over funktioner og færdighedskrav i jobbet. Udover kontorfaglige kompetencer efterspørger ATP også stærke personlige kompetencer. Personlige kompetencer kan vanskeligt defineres entydigt, men omfatter bl.a. evner til at samarbejde og kommunikere samt vilje til personlig og faglig udvikling. Før og under udførelse af jobbet lægger ATP stor vægt på, at der sker en yderligere uddybning af færdigheds- og kompetencekrav til egnede kandidater, og at der sker en grundig briefing af de medarbejdere, som er involveret i opgaven. Dette sker under regelmæssige opstart- og opfølgningsmøder, som beskrevet i Se desuden bilag 2A for en nærmere beskrivelse af kompetenceprofil for kunderådgivere. 7.2 Sektionschef Sektionschefer er Udbetaling Danmark-centerets tredje ledelsesniveau. Sektionschefen varetager daglig ledelse og den operative planlægning, styring og opfølgning på sektionens opgaver. Sektionschefen indgår i et større ledelsesteam og har reference til afdelingschefen for det pågældende sagsområde. Sektionschefen har ansvar for at nå de fastsatte driftsmål og skal sikre en stabil og effektiv drift gennem en effektiv planlægning. Sektionschefen skal desuden motivere, engagere, udvikle og coache medarbejderne for at skabe gode resultater gennem teamet og i koordination med andre enheder. Endelig skal sektionschefen kunne rette fokus på digitalisering og udmøntning af ATP s kanalstrategi. Sektionschefen har ansvar for sektionens budget og normeringsramme, indstillingsret i forbindelse med ansættelse og afskedigelse og ansvar for kompetenceudvikling mv. For sektionschefen er der fokus på personaleledelse. Sektionschefen skal kunne skabe en god holdånd på tværs af kulturer og kunne motivere og Figur 2: Organisering af Udbetaling Danmark-centre 12
engagere medarbejdere til at opnå fremragende resultater. Desuden er der fokus på, at sektionschefen kan skabe resultater med hensyn til optimering af drift og omkostninger uden at gå på kompromis med kvaliteten. Se endvidere jobprofil og stillingsbeskrivelse af sektionschef i bilag 2B 8 Samarbejdet mellem ATP og leverandør ATP ønsker et tæt samarbejde og dialog med leverandøren både før og under udførelse af rekrutteringsopgaven. Samarbejdet skal sikre, at leverandøren har en korrekt og tydelig opfattelse af ATP s ønsker og behov til de nye medarbejderes kompetencer mv. og at screening af kandidater sker på et korrekt og hensigtsmæssigt grundlag med udgangspunkt i de fastsatte mål og kvalitetskrav for rekrutteringsopgaven (se afsnit 4 ovenfor samt Udbudsbetingelser afsnit 5.6). 8.1 Samarbejde inden opstart Efter tildeling af opgaven igangsættes en dialog mellem ATP og leverandøren, hvor der sker en yderligere uddybning mv. af jobprofil og kompetencekrav, som knytter sig til den pågældende delaftale. Leverandøren forpligter sig til at afsætte tilstrækkelige ressourcer for de medarbejdere, som vil være beskæftiget med opgaven, til deltagelse i dette samarbejde. Inden opstart skal leverandøren ud fra ATP s opgavebeskrivelse udarbejde en detaljeret tids- og bemandingsplan for opgaveløsningen. Bemandingsplanen skal tage højde for de tre rekrutteringsbølger og tilpasses rekrutteringsbehovet for de enkelte centerbyer. 8.2 Samarbejde i gennemførelsesfasen ATP og leverandøren udpeger hver en person, som varetager det daglige samarbejde om opgaven. Leverandøren skal være indstillet på et løbende samarbejde og dialog med ATP i gennemførelsesfasen. Samarbejdet vil finde sted ved regelmæssige planlagte opfølgnings- og evalueringsmøder mellem ATP og leverandøren og dennes medarbejdere, som er beskæftiget med opgaven, og ved en løbende dialog og opfølgning, for eksempel pr. telefon, mail eller ved møder med relevante medarbejdere hos leverandøren. Det vigtigt, at leverandøren er indstillet på en fleksibel og løbende kontakt. Desuden skal leverandøren være indstillet på at dele oplysninger om screeningsprocessen med ATP. Det gælder oplysninger om kandidater og frasorterede ansøgere, leverandørens notater med videre. Ved anvendelse af ATP s rekrutteringssystem HR-Manager vil disse oplysninger være synlige for ATP. På baggrund af den løbende opfølgning i gennemførelsesfasen kan ATP have ønsker om justering af den anvendte metode, instrukser til leverandørens medarbejdere med videre. Leverandøren skal være indstillet på at imødekomme ATP s ønsker om mindre justeringer i undervejs gennemførelsesfasen. 13
8.3 Anvendelse af ATP s rekrutteringssystem Samarbejdet mellem leverandør og ATP omfatter ATP s online rekrutteringssystem HR-Manager. For udførelse af opgaven vil leverandøren få adgang til den del af HR-Manager, der vedrører rekruttering til Udbetaling Danmark. Adgangen til HR-Manager omfatter: Oplysninger om kandidater, dvs. kontaktinformation, adresser mv. CV-oplysninger f.eks. arbejdserfaring, uddannelse mv. som kandidaten har oplyst Relevante dokumenter mv. som kandidaten har uploaded, f.eks. eksamenspapirer mv. Udsendelse af svarbreve mv. Håndtering af aftaler om samtaler mv. Mulighed for sortering, markering og søgninger i puljen af kandidater HR-Manager kan desuden i et vist omfang tilpasses leverandørens ønsker og behov, det kan f.eks. være udarbejdelse af særlige screeningsspørgsmål, som er relevante for udførelse af rekrutteringsopgaven. 8.4 Samarbejde i forbindelse med tilkøbsydelser Anvendelse af ATP s option på tilkøbsydelse 1 og 2 sker efter behov og efter nærmere aftale med leverandøren. 8.4.1 Tilkøbsydelse 1 ATP s anvendelse af tilkøbsydelse 1 kan finde sted på ethvert tidspunkt under gennemførelse af rekrutteringsopgaven. ATP skal i god tid og senest en måned før meddele, om tilkøbsydelse 1 ønskes anvendt. Leverandøren skal være indstillet på at deltage i forberedelsesmøder og briefing af medarbejdere før og under gennemførelse af 2. runde samtaler. 8.4.2 Tilkøbsydelse 2 ATP s anvendelse af tilkøbsydelse 2 kan finde sted på ethvert tidspunkt under gennemførelse af rekrutteringsopgaven. ATP skal i god tid og senest en måned før meddele, om tilkøbsydelse 2 ønskes anvendt. Leverandøren planlægger i dialog med ATP, hvordan egen CV-database tages i anvendelse. 9 Kvalitetssikring Leverandøren skal sikre, at de medarbejdere som er beskæftiget med rekrutteringsopgaven har tilstrækkeligt høje kompetencer og er tilstrækkeligt instrueret i opgavens udførelse. Leverandøren 14
skal gennem omhyggelig planlægning, instrukser til medarbejdere og løbende opfølgning sikre, at ATP s resultat- og kvalitetskrav bliver opfyldt. Leverandørens kvalitetsstyring skal beskrives i indgivne tilbud og vil indgå i den samlede evaluering og tildeling af opgaven. 9.1 Delaftale 1+2 Leverandøren skal foretage en systematisk individuel vurdering af kandidater ud fra tydelige kriterier med udgangspunkt i ATP s beskrivelse af jobprofil og kompetencekrav som beskrevet ovenfor og i bilag 2A og 2B og på den baggrund foretage en systematisk registrering af resultatet af den individuelle vurdering og årsagen til, at kandidaten enten afvises eller går videre i rekrutteringsprocessen. Se tillige dokument 2 Udbudsbetingelser afsnit 6.6.5. ATP ønsker at kunne få indsigt i screeningsprocessen undervejs i forløbet. ATP skal således kunne følge med i processen og skal kunne få detaljeret indblik i kriterier for sortering af kandidater undervejs. 10 Evaluering Der foretages løbende evaluering undervejs i gennemførelsesfasen. Efter gennemførelse af hver af de 3 rekrutteringsbølger foretages desuden en mere systematisk evaluering med henblik på at opsamle erfaring og foretage mindre justeringer af samarbejde, opgaveløsning mv. 15