AGENDA TOYOTA KATA Dag 1: Domino Spil Improvement Kata Dag 2: Hvad kan vi lære fra kampsport Coaching Kata Domino Spil Kata i din egen verden
PDCA og Overraskelse Overraskelse er måden hvorpå PDCA hjælper os til at lære og forbedre på Meget læring foregår når realiteterne er noget andet end det vi havde forventet
Hurtige PDCA Cyklusser Gammelt Mønster Lange PDCA Cyklusser Check: Ugentligt Check: Resultat Nyt TK Mønster Hurtige PDCA Cyklusser Check: Dagligt Check: Proces Next Target Condition Next Target Condition Current Condition Current Condition Spørgsmål: Hvilken effekt tror du det vil få for hastigheden af proces-innovation når vi går fra ugentlig opfølgning til daglig opfølgning og coaching?
COACHING KATA Brug Disse to Værktøjer til BDCA PDCA Cyklus LOG PDCA Cyklus Opfølgningsskema Proces Skridt Hvad forventer du Nøgletal 1: 2: 3: 4: 5: Resultat Observer Hvad lærte vi Next Target Condition 5 Coaching Spørgsmål Current Condition De 5 Spørgsmål 1) Hvad er processens Target Condition? 2) Hvad er processens Current Condition? -------- (Vend Kortet) ---------------------> 3) Hvilke forhindringer tror du hindrer dig i at nå Target Condition? Hvilken forhindring angriber du nu? *) 4) Hvad er dit næste skridt? (næste eksperiment) H Hvad forventer du resultatet bliver? 5) Hvornår kan vi gå hen og se hvad vi har lært af dette skridt?
COACHING KATA PDCA Opfølgningsskema PDCA Cyklus Opfølgningsskema Proces Nøgletal 1: 2: 3: 4: 5: Skridt Hvad forventer du Resultat Observer Hvad lærte vi Coach Værktøj Elev Værktøj De 5 Spørgsmål 1) Hvad er processens Target Condition? 2) Hvad er processens Current Condition? -------- (Vend Kortet) ---------------------> 3) Hvilke forhindringer tror du hindrer dig i at nå Target Condition? Hvilken forhindring angriber du nu? *) 4) Hvad er dit næste skridt? (næste eksperiment) H Hvad forventer du resultatet bliver? 5) Hvornår kan vi gå hen og se hvad vi har lært af dette skridt? *) Du vil ofte arbejde på samme forhindring gennem flere PDCA cykler
COACHING KATA De 5 Coaching Spørgsmål Disse 5 spørgsmål motiverer videnskabelig tænkning og handling De 5 Spørgsmål 1) Hvad er processens Target Condition? 2) Hvad er processens Current Condition? -------- (Vend Kortet) ---------------------> 3) Hvilke forhindringer tror du hindrer dig i at nå Target Condition? Hvilken forhindring angriber du nu? *) 4) Hvad er dit næste skridt? (næste eksperiment) H Hvad forventer du resultatet bliver? 5) Hvornår kan vi gå hen og se hvad vi har lært af dette skridt? *) Du vil ofte arbejde på samme forhindring gennem flere PDCA cykler Vend kortet og Reflekter over det sidste skridt eleven tog Bagside af Kortet - Til refleksion Reflekter over det sidste skridt. Fordi du faktisk ikke på forhånd ved hvad resultatet af eksperimentet bliver! 1) Hvad var dit sidste trin? 2) Hvad havde du forventet? 3) hvad skete der egentlig? 4) Hvad har du lært? Tilbage
Nedskriv dit første eksperiment (trin) på vejen til din Næste Target Condition Første Skridt Hvad Forventer Du? Prøv kun en ting ad gangen. Hvorfor ikke 4?
PDCA Opfølgningsskema PDCA Cyklus Opfølgningsskema Proces Nøgletal 1: 2: 3: 4: 5: Dato, Forsøg,Nøgletal Hvad forventer du? Hvad skete der? Hvad lærte vi?
PDCA Cyklus Opfølgningsskema Proces PDCA Opfølgningsskema Nøgletal 1: 2: 3: 4: 5: Dato, Forsøg,Nøgletal Hvad forventer du Hvad skete der? Hvad lærte vi? A B C Hver række er et eksperiment. Næste skridt bygger på hvad du lærte i forrige skridt.
PDCA Opfølgningsskema PDCA Cyklus Opfølgningsskema Proces Nøgletal 1: 2: 3: 4: 5: Dato, Forsøg,Nøgletal Hvad forventer du Hvad skete der? Hvad lærte vi Sidste Eksperiment Næste Eksperiment
PDCA Opfølgningsskema PDCA Cyklus Opfølgningsskema Proces Nøgletal 1: 2: 3: 4: 5: Dato, Forsøg,Nøgletal Hvad forventer du? Hvad skete der? Hvad lærte vi Forudsigelse Side Skriftligt før Eksperimentet Bevis/Læring Side Noter efter Eksperiemntet
PDCA Opfølgningsskema PDCA Cyklus Opfølgningsskema Proces Nøgletal 1: 2: 3: 4: 5: Dato, Forsøg,Nøgletal Hvad forventer du? Hvad skete der? Hvad lærte vi? A B C A: Planlæg eksperimentet (Gennemfør det efterfølgende) B: Reflekter over eksperiment og sammenlign med hvad du havde forventet C: Planlæg næste dokument ud fra hvad du lærte
PDCA Opfølgningsskema PDCA Cyklus Opfølgningsskema Proces Nøgletal 1: 2: 3: 4: 5: Dato, Forsøg,Nøgletal Hvad forventer du? Hvad skete der? Hvad lærte vi X X Forudsigelse Side: Eleven foreslår målbart eksperiment og hvad hun forventer der vil ske
PDCA Opfølgningsskema PDCA Cyklus Opfølgningsskema Proces Nøgletal 1: 2: 3: 4: 5: Dato, Forsøg,Nøgletal Hvad forventer du? Hvad skete der? Hvad lærte vi X X Bevis Side: Eleven udfylder hvad der rent faktisk skete, og sammenligner det med hvad der var forventet
PDCA Opfølgningsskema PDCA Cyklus Opfølgningsskema Proces Nøgletal 1: 2: 3: 4: 5: Dato, Forsøg,Nøgletal Hvad forventer du? Hvad skete der? Hvad lærte vi X X Næste Eksperiment Baseret på hvad vi lærte i første eksperiment, planlægger eleven et nyt eksperiment og hvad hun forventer der vil ske
PDCA Opfølgningsskema PDCA Cyklus Opfølgningsskema Proces Nøgletal 1: 2: 3: 4: 5: Dato, Forsøg,Nøgletal Hvad forventer du? Hvad skete der? Hvad lærte vi Forudsigelse Bevis Evaluer Action
TO DOKUMENTER DU VIL SE ELEVEN BRUGE PDCA Cyklus Opfølgningsskema Proces Skridt Hvad forventer du Nøgletal 1: 2: 3: 4: 5: Resultat Observer Hvad lærte vi Fokus Proces: Target Condition: Current Condition: Challenge: PDCA Cyclus Log: Hindringer: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. HINDRINGER Mike Rother, With Speciel Permission
VIDEO www.toyotakata.dk
Runde 7
STORY BOARD Uddelingskopi Fokus Proces: Challenge: Target Condition: Current Condition: PDCA Cyclus Log: PDCA Eksperimenter Dokument Hindringer: Hvilket eksperiment udfører du nu, og hvilket resultat forventer du? Mike Rother, With Speciel Permission
Nedskriv dit første eksperiment (trin) på vejen til din Næste Target Condition Første Skridt Hvad Forventer Du? Prøv kun en ting ad gangen. Hvorfor ikke 4?
PDCA Eksperimenter - Dokument PDCA Cyklus Opfølgningsskema Proces Dato, Forsøg,Nøgletal Hvad forventer du? Nøgletal 1: 2: 3: 4: 5: Hvad skete der? Hvad lærte vi?
Runde 7 1. Manager og Teamleder: 1 minut til at udvikle en plan. 2. Teamleder: Du har 1 minut til at instruere team. 3. Team: På Startsignal; byg jeres mønster så hurtigt som muligt.i har max 4 minutter. 4. Manager: Når I er færdige med jeres mønster og test, så opdater dokumenter på storyboard. www.online-stopwatch.com
Runde 7 - Opgørelse Manager/Team: Runde Tid Antal sat op Faldne Brikker Udfyld dokument (er) Team: Opsæt startposition til næste runde
Runde 7 Refleksion Hvordan var det? Hvad tænker I? Har vi lært noget?
Runde 8
Runde 8 1. Manager og Teamleder: 1 minut til at udvikle en plan. 2. Teamleder: Du har 1 minut til at instruere team. 3. Team: På Startsignal; byg jeres mønster så hurtigt som muligt.i har max 4 minutter. 4. Manager: Når I er færdige med jeres mønster og test, så opdater dokumenter på storyboard. www.online-stopwatch.com
Runde 8 - Opgørelse Manager/Team: Runde Tid Antal sat op Faldne Brikker Udfyld dokument (er) Team: Opsæt startposition til næste runde
Runde 8 Refleksion Hvordan var det? Hvad tænker I? Har vi lært noget?
Runde 9
Runde 9 1. Manager og Teamleder: 1 minut til at udvikle en plan. 2. Teamleder: Du har 1 minut til at instruere team. 3. Team: På Startsignal; byg jeres mønster så hurtigt som muligt.i har max 4 minutter. 4. Manager: Når I er færdige med jeres mønster og test, så opdater dokumenter på storyboard. www.online-stopwatch.com
Runde 9 - Opgørelse Manager/Team: Runde Tid Antal sat op Faldne Brikker Udfyld dokument (er) Team: Opsæt startposition til næste runde
Runde 9 Refleksion Hvordan var det? Hvad tænker I? Har vi lært noget?
Runde 10
Runde 10 1. Manager og Teamleder: 1 minut til at udvikle en plan. 2. Teamleder: Du har 1 minut til at instruere team. 3. Team: På Startsignal; byg jeres mønster så hurtigt som muligt.i har max 4 minutter. 4. Manager: Når I er færdige med jeres mønster og test, så opdater dokumenter på storyboard. www.online-stopwatch.com
Runde 10 - Opgørelse Manager/Team: Runde Tid Antal sat op Faldne Brikker Udfyld dokument (er) Team: Opsæt startposition til næste runde
Runde 10 Refleksion Hvordan var det? Hvad tænker I? Har vi lært noget?
Coach Spørg dig selv efter hver Coaching Session Hvad forhindrer nu medarbejderne i at komme nærmere Target Condition? Dette perspektiv vil holde dig fokuseret på processen og gøre det lettere at samarbejde med proces teamet
OPGIV IKKE Bliv fortrolig med at være i Lærings zonen Next Target Condition Current Condition Hold fast i at I skal nå til Target Condition
Vanen Udvikles gennem gentagelse af de 5 spørgsmål Current Condition........................................ 5Q 5Q 5Q 5Q 5Q 5Q 5Q 5Q 5Q 5Q 5Q 5Q 5Q 5Q 5Q Target Condition Mønstret med de 5 spørgsmål (5Q) gentages som en fast rutine. Det er denne rutine vi er interesseret i at gøre til en vane. Figur af Mr. Jeff Uitenbroek
ROLLER OG STRUKTUR
DE 2 NØGLEROLLER ROLLER 2 Underviser i 1 Improvement Kata Anvender Improvement Kata PROCES Coach (Mentor) Leder eller Superviser Elev (Mentee) Person med ansvar for processen
DE 2 NØGLEROLLER Elev Forstå Retningen Forstå Current Condition CC Beslut den Næste Target Condition TC CC PDCA mod Target Condition TC De 5 Spørgsmål Improvement Kata Coaching / Undervisning Coaching Cyklusser Coaching Kata Coach
TO FORSKELLIGE FOKUS 2 Underviser i Improvement Kata 1 Anvender Improvement Kata Elev Story Board Coach Leder eller Superviser Elev ansvar for processen PROCES Elevens Mål er at opnå næste Target Condition. Coachens Mål er at øge elevens færdighed i at anvende Improvement Kata.
ELEVENS STORYBOARD
ELEVENS STORY BOARD Start med et whiteboard med 6 blanke felter og overskrifter Fokus Proces: Challenge: Tomme felter, hvor oplysningerne vil blive tilføjet og opdateret i takt med at Eleven går gennem sin Improvement Kata Target Condition: Current Condition: PDCA Cyclus Log: Hindringer: Opsæt et whiteboard fra start. Du skal ikke bekymre dig om det manglende indhold, det kommer løbende til.
ELEVENS STORY BOARD Et Story board er relateret til en vigtig Proces NB: Der er mange processer i en Værdistrøm Fokus Proces: Target Condition: Current Condition: Challenge: PDCA Cyclus Log: Vigtig Proces på hvilken vi anvender Improvement Kata Hindringer:
ELEVENS STORY BOARD En Challenge Relateret til en Værdistrøm Fokus Proces: Challenge: Target Condition: Current Condition: PDCA Cyclus Log: En Challenge Relateret til Værdistrømmen Hindringer:
Øvelse Coaching Øvelsens Formål: Prøve at coache efter de 5 spørgsmål (60 min) 1. Dan grupper af 2 personer 2. For en selvvalgt opgave i dit arbejde, optegn storyboard med (20 minutter): 1. Vision 2. Challenge 3. Current Condition 4. Target Condition 5. Hindringer 6. Første skridt 3. Coach din makker på første skridt v.h.a. de 5 spørgsmål. 4. Bliv coachet af din makker på første skridt v.h.a. de 5 spørgsmål
OPSTART UDRULNING AF TK
Timer per dag Lederens (coachens) tidsforbrug Ekstra tid til at starte med..men tidsforbruget bliver mindre i takt med at det bliver en rutine og medarbejdere selv begynder at tænke Improvement Kata Coaching er en del af lederens Standard Opgaver Dage
UDRULNING LAG EFTER LAG I hvilken proces skal eleven anvende Improvement Kata? Et lag = en proces og dens tilhørende kæde af personer. Tilføj kun lag i det tempo din coaching kapacitet tillader det. Når du begynder at anvende Improvement Kata til en proces bør du aldrig stoppe. Så det er bedre at starte småt end at inddrage alt for mange mennesker for hurtigt. Pilot Gruppe Virksomheds Gruppe Område Chef / Supervicer Supervicer / Team leder Processer PROCES A PROCES B PROCES C PROCES D PROCES E PROCES F
UDRULNING I FASER Fase 3. Udrulning Lag for lag Fase 2 Pilot Gruppe Praktiserer Senior Ledere Område Ledere Anvendelse Team Ledere Supervisors Fase 1 Spejdere Studerer TK Etabler Pilot gruppe
VIGTIGT 1. HOLD DIG SNÆVERT TIL MØNSTRET (KATA) 2. DER SKAL TO TIL AT ØVE DET (ELEV OG COACH) 3. TRÆN HVER DAG
Litteraturliste Litteraturliste
Litteraturliste Den bedste litteratur på området kommer fra Jim Womack og Daniel Jones eget forlag. De fleste af bøgerne kan købes over nettet på Amazon,og hos guruerne Jones (UK): http://www.leanuk.org/pages/lean_store.aspx, Womack(USA): http://www.lean.org/bookstore/ samt på Børsens forlag og hos Dansk Industri. Her en liste over den litteratur der var udstillet i kursuslokalet: Titel Forfatter Indhold / Fokus Lean i Service og Administration (Pensum Lean Værktøjer, Service & Adm) Don Tapping og Tom Shuker (Dansk Industri) Drejebog med 8 trin. Værdistrømsanalyse duer ikke. The Machine that Changed the world J.P.Womac, D.T.Jones Første Lean findings af hvorledes Toyota arbejder Lean Thinking J.P.Womac, D.T.Jones Klassikeren om Lean som koncept. De 5 lean principper Langsigtet Lean Ledelse, Kultur, Forbedring Anders Nørgaard God bog om lean ledelse Learning to See (Pentum Lean Værktøjer, Produktion) Rike Rother, John Shook Værdistrømsanalyse I Produktion Supplerende Pensum Lean Værktøjer Lean Administration I og II Bodo Wiegand, Philip Franck Værdistrømsanalyse I service og administration Pensum Diplomuddannelse Tilvalgsmoduler Litteraturliste
Litteraturliste Fortsat Six Sigma og Kvalitets- John Bicheno & Philip Catherwood Six Sigma værktøjskassen (Pensum Six Sigma Managing to Learn (Pensum Lean Ledelse) John Shook (www.lean.org) A3, PDCA og gemba ledelse (Pensum til eksamen) Pensum Lean Værktøjer Lean Lexicon Lean Enterprice institute Forklaring til Lean termer Kaizen Robert Maurer Fremragende og let læst bog om kaizen 7 Gode Vaner Stephen R. Covey Personlig Ledelse Den gode Leanleder Hansen, Normand og Simonsen Let læst og kortfattet introduktion til Lean Toyota Kata Mike Rother Super bog om lederens rolle som coach. (Pensum Lean Konsulent) Pensum Lean Konsulent Lean Turnaround Art Burne Toplederens guide til en Lean Transformation I Spidsen for forandring (Pensum Lean Ledelse) John P.Kotter Bedste bog om forandringsledelse Pensum Lean Ledelse Leantemplet Implement Hjemmeside Sjov og rammende DVD om hvad Lean går ud på The Toyota way Jeffrey K. Liker Bedste bog om Toyotas 14 ledelsesprincipper Pensum Lean Ledelse Toyota Culture (Pensum Lean Ledelse) Jeffrey K. Liker. Michael Hoseus Fremragende bog om Lean Pensum Lean Ledelse The Toyota Way Jeffrey K. Liker. Liker s første bog med 14 Lean ledelsprincipper (Pensum Lean Værktøjer) Toyota Talent Jeffrey K. Liker. David P. Meier Fremragende bog om Lean / Toyota udvikling og træning af medarbejdere. Pensum Diplomuddannelse Tilvalgsmoduler. Se i dit informationslink