Forslag til effektiviseringsstrategi 2011-2014 Budgetafdelingen Rev. 7. april 2010
Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse...2 Forslag til effektiviseringsstrategi...3 Indledning...3 Mål for arbejdet med effektiviseringer...4 Forankring af opgaven...4 Forbedringskultur...4 Tidsplan løbende proces...5 Budget 2011...5 Bruttokatalog...6 Opdeling i områder...6 Indregning af effektiviseringsbesparelser...6 Bruttokatalog emner...7 Uddybning af bruttokatalogets emner...8 Forslag til skabelon/skema:...13 Bilag 1. a...14 Emne: Aabenraa Kommunes deltagelse i flextrafik...14 Appendiks...16 Metoder og redskaber i det videre arbejde med effektiviseringsforslag...16 Budgetanalyser...16 Nøgletal og Benchmarking...16 Arbejdsgangsanalyse og LEAN...16 Organisationsanalyser...16 Implementering af ny teknologi...16 Udbud, markedsprøvning og udlicitering...16 Innovation...17 Side 2
Forslag til effektiviseringsstrategi Indledning I de kommende år vil Aabenraa Kommune stå overfor en række udfordringer, der bliver flere ældre borgere, der skal have et kommunalt tilbud, der er et øget pres på de specialiserede socialområder og samtidig er de økonomiske rammer under pres. I forbindelse med aftalen for 2009 blev der indgået en flerårig aftale om frigørelse af ressourcer til den borgernære service i kommunerne i perioden 2009-2013. Aftalen indebar en gensidig forpligtigelse for kommunerne og regeringen. Kommunerne skal i henhold til aftalen omstille aktiviteter for op til 5 mia. kr. i perioden, bl.a. ved afbureaukratisering, udfordringsret, indkøb og arbejdskrafts besparende teknologi. Regeringen har i samarbejde med KL udarbejdet forslag til statslige tiltag ved afbureaukratisering. Planen blev udgivet i oktober 2009 med titlen mere tid til velfærd. Økonomiudvalget godkendte på mødet den 16. marts 2010 den økonomiske politik for årene 2010-2014. Den økonomiske politik indeholder forslag til målsætning om størrelsen af den årlige effektiviseringsgevinst samt, at der årligt i forbindelse med rammeudmeldingen af budgettet fastlægges en effektiviseringsstrategi. For Aabenraa Kommune vil en effektiviseringsstrategi skulle medvirke til, at skabe balance i kommunes budget over de kommende år Effektiviseringer adskiller sig fra besparelser/serviceforringelse ved at en effektivisering pr. definition kan have én af to konsekvenser: Et forbedret serviceniveau ved et uændret ressourceforbrug, eller Et uændret serviceniveau med et mindre ressourceforbrug. Mens besparelser/serviceforringelser er der entydig tale om: Lavere serviceniveau ved et mindre ressourceforbrug. Effektiviseringsstrategien angiver principperne for det fælles arbejde med effektivisering og fastlægger de centrale metoder, der skal understøtte kommunens ledere og medarbejdere i denne del af deres arbejde. Målet er: At der over en 4 årig periode indhentes effektiviseringer for 4% af serviceudgifterne ekskl. den aktivitetsbestemte medfinansiering, til såvel at skabe balance i kommunens økonomi, men også til at imødekomme ændringer i borgernes forventninger og behov via omprioriteringer. At skabe en kvalitets- og forbedringskultur, hvor ledelse og medarbejdere løbende arbejder med kvalitetsudvikling driftsoptimering og nye former for opgaveløsning og forbedret målopfyldelse ved et uændret ressourceforbrug eller en uændret målopfyldelse med et lavere ressourceforbrug. Side 3
Mål for arbejdet med effektiviseringer For at kunne tilvejebringe et økonomisk råderum/skabe balance i kommunens økonomi, skal der årligt arbejdes med udarbejdelse af et emnekatalog med forslag til effektiviseringer. Mål for arbejdet med effektiviseringer :. At der årligt findes effektiviseringer på 1% af serviceudgifterne ekskl. aktivitetsbestemt medfinansiering svarende til 22 mio. kr. årligt. At der på anlægsbudgettet afsattes en pulje på 5 mio. kr. til udmøntning af investeringer i Velfærdsteknologi, Arbejdskraftbesparende teknologier (ABT) og ITinvestering i digitalisering, konsulentbistand, mv. At der på alle serviceområder og alle ledelsesområder arbejdes kontinuerligt med at finde nye indsatsområder med henblik på effektiviseringer At arbejdet med effektiviseringer foregår i en synlig proces, hvor medarbejdere inddrages i processen at Direktionen har ansvar for at der bliver udarbejdet et årligt effektiviseringskatalog. At der i forbindelse med Økonomiudvalgets rammeudmelding i april, afsattes en negativ pulje under Økonomiudvalget Og der samtidigt udmeldes et bruttokatalog som kvalificeres i budgetprocessen. At byrådet i forbindelse med budgetseminaret udmønter effektiviseringsgevinsterne. Forankring af opgaven Direktionen har ansvaret for at der udarbejdes et effektiviseringskatalog. Arbejdet med optimering og effektivisering kræver ressourcer og metoder til at gennemføre analyser og igangsætte konkrete tiltag. Alle forvaltninger skal kvalificere og understøtte dette, men Budgetafdelingen har pligten til at koordinere i forhold til de tværgående effektiviseringstiltag. Det indebærer eksempelvis budgetanalyser, ligesom de indgår i det efterfølgende arbejde som projektledere eller stiller projektdeltagere med økonomisk kompetence til rådighed. Forbedringskultur Når den samme opgave har været løst i en årrække, er der risiko for at vi kommer til at gøre som vi plejer. Derfor skal vi hele tiden udfordre os selv på om vi bruger de rigtige ressourcer og den rette teknolog på opgaven. Dette kan bl.a. gøres ved at sammenligne os med andre, der løser tilsvarende opgaver. Ligesom vi konstant skal have fokus på, om der er sket ændringer i borgernes behov og efterspørgsel, som betyder, at vi skal ændre på vores tilbud, og om vi anvender den mest effektive teknologi, der er til rådighed. Side 4
Tidsplan løbende proces Budget 2011 Marts: Effektiviseringsemner Direktionen udarbejder et bruttokatalog over effektiviseringsemner/potentialer. Bruttokataloget indeholder en række forslag til områder, som vurderes hensigtsmæssig at analysere nærmere, men henblik på nærmere at vurdere effektiviseringspotentialet. Hvert forslag skal ledsages af en kort beskrivelse af effektiviseringens art. April: Indarbejdelse i teknisk budget = rammeudmelding Der indarbejdes en negativ pulje under Økonomiudvalget på 22 mio kr. i basisbudgettet. Økonomiudvalget godkender bruttokatalog. April maj: Analysearbejde I perioden april juni gennemføres analyse i nødvendigt omfang for at kvalificere effektiviseringsgevinsten. Juni: Behandling Økonomiudvalg Økonomiudvalget behandler effektiviseringskataloget og det foreløbige resultat, med henblik på kvalificering og evt. uddybning af emnerne. Juni - Høring HMU (Med organisationen) inddrages og udtaler sig om forslaget. August: Budgetseminar Resultatet af effektiviseringskataloget behandles. September: Økonomiudvalgets 1. behandling Resultatet fra budgetseminaret udmøntning på bevillingsniveau og Økonomiudvalgets effektiviseringspulje nulstilles November: Evaluering af budgetstrategi og proces Direktionen udarbejder en evaluering af processen samt forslag til ny tidsplan for effektiviseringsstrategien for 2012. Side 5
Bruttokatalog Opdeling i områder Emner der indgår i effektiviseringskataloget kan deles op i 4 områder 1. Tværgående 2. Administrative 3. Regeringsaftale 4. Udvalgsspecifikke Tværgående emner Indeholder forslag der går på tværs af bevillingsområder og udvalgsområder som anbefalet. Administrative emner Indeholder forslag der alene vedr. konto 6 økonomiudvalgets område. Regeringsaftale Indeholder forslag på enkelte bevillingsområder og udvalgsområder. Udvalgsspecifikke emner: Indeholder forslag der indenfor et udvalgsområde/bevillingsområde. Eksempelvis udbud af entreprenørgården ydelser. Indregning af effektiviseringsbesparelser. Budgettet reduceres jf. nedenstående med de angivne besparelser: Fælles pulje (ØK) Udvalgsbidrag Tværgående 100 % 0% Administrativt 50 % 50 % (ØK) Udvalgsspecifikt 50% 50 % Regeringsaftale 100% 0 % Side 6
Bruttokatalog emner Nr. Emne 1 Afbureaukratisering medarbejderforslag Tværgående 2 Tværgående servicekorps for kommunale haller Udvalgsområde 3. Borgerservice organisationsændring Administrativ 4 Energipolitik eksempelvis 2% Tværgående 5 Udbud Entreprenørgården Udvalgsområde 6 Transport Sydtrafik ordningen Tværgående 7 Indkøb Tværgående 8 E-boks Administrativ 9 Postanalyse Tværgående/administrativ 10 Rådhusændring Administrativ 11 Udbetaling af syge/dagpenge Administrativ 12 Udbetaling af kontanthjælp Administrativ 13 Udbetaling af løntilskud Administrativ 14 Udbud opfølgning på sygedagpenge udvalgsområde 15 BBR register Administrativ? 16 Digitalisering af feriepenge Administrativ 17 Afbureaukratisering katalog udarbejdes i samarbejde Regeringsaftale. mellem Staten og KL mere tid til velfærd 18 Socialt bedrageri som følge af en ekstra normering og Tværgående IT system på området 19 7 og 8 fritagelser ejendomsskat Administrativ/tværgående 20 Objektiv sagsbehandling Administrativ 21 Udbud ved brug af anden aktør/leverandør arbejdsmarkedsforanstaltninger Administrativ/fagudvalg. Side 7
Uddybning af bruttokatalogets emner Ad. 1: Afbureaukratisering - medarbejderforslag Via medarbejderportalen, vil medarbejdere kunne indsende forslag til effektivisering / afbureaukratisering af opgaver og arbejdsgange for eget arbejdsområde. Ansvarlig forvaltning: Staben. Ad. 2: Tværgående servicekorps haller Kultur og Fritid arbejder med at få klarlagt forskellighederne omkring pleje- og vedligehold af idrætsanlæggene i de 5 tidligere kommune. Det kan konstateres, at der har været et meget forskelligt plejeniveau. I tidligere Aabenraa Kommune blev vedligeholdelsen varetages af eget personale på de enkelte anlæg. I tidligere Bov, Rødekro samt Lundtoft kommuner varetog Entreprenørgåden vedligeholdelsen og endelig blev vedligeholdelsen i tidligere Tinglev Kommune delvis varetaget af eget personale i samarbejde med skolerne eller af foreningerne selv mod at de fik udbetalt et kommunalt tilskud. Kultur og Fritid kan konstatere, at den største udfordring ligger i de områder, hvor Entreprenørgården i dag varetager vedligeholdelsen altså Bov, Rødekro samt Lundtoft. Det er ikke hensigten at lave ændringer omkring idrætsanlæggene i Aabenraa og i Tinglev. Entreprenørgården har ikke kunnet præcisere udgiften til vedligeholdelse af de enkelte anlæg i Bov, Rødekro samt Lundtoft, hvorfor Kultur og Fritid alene har kunnet forholde sig til den samlede driftsudgift på vedligehold af anlæggene. Reelt betyder det, at Kultur og Fritid ikke kender de reelle driftsomkostninger på det enkelte idrætsanlæg. For at få præciseret og få et overblik over udgifterne til vedligehold af de enkelte anlæg, har Kultur og Fritid i samarbejde med Rambøll udarbejdet et materiale, hvor Entreprenørgården i foråret 2010 skal fastsætte udgiften til pleje- og vedligehold på anlæggene. Det udarbejdede materiale vil endvidere kunne benyttes som grundlag for en effektiviseringsstrategi på området. Med baggrund i Entreprenørgårdens priser på pleje- og vedligehold af de enkelte anlæg, vil Kultur og Fritid kunne afgøre, om hele opgaven eller dele af opgaven kan udføres mere effektivt end i dag. Kultur og Fritid arbejder p.t. med 3 løsningsmodeller på den fremtidige pleje- og vedligehold af idrætsanlæggene: Entreprenørgården fortsætter uændret vedligeholdelsen af idrætsanlæggene i Bov, Rødekro samt Lundtoft. Entreprenørgården varetager græsslåningen og et tværgående servicekorps varetager pleje- og vedligehold af øvrige udendørsarealer i Bov, Rødekro samt Lundtoft. Et tværgående servicekorps varetager den fulde vedligeholdelse af idrætsanlæggene i Bov, Rødekro samt Lundtoft. Ansvar forvaltning: Kultur og Borgerservice Side 8
Ad. 3. Borgerservice organisationsændring Borgerservice og Erhverv påbegyndte i efteråret en evaluering af organiseringen i afdelingen. Baggrunden var, at vi så det som en naturlig proces efter afdelingen nu har eksisteret i 3 år. Desuden gav nøgletalssammenligningen i 2009 mellem Holstebro, Ringkøbing-Skjern, Varde og Aabenraa Kommune anledning til refleksion over, om der blev brugt for mange ressourcer til visse områder. Evaluering er igangsat med udarbejdelse af et spørgeskema, hvor medarbejderne skal give deres vurdering af den nuværende organisering både for afdelingen som helhed, men også i de enkelte faggrupper samt om muligt komme med forslag til ændringer. Herefter vil resultatet blive drøftet i afdelingen, og en arbejdsgruppe skal komme med oplæg til ændringer inden sommerferien. I overvejelserne omkring organisationen indgår, at afdelingen er fordelt på 4 adresser. Desuden sendes 1 medarbejder til Felsted 4 dage om ugen, for at servicere borgerne der. Ud fra et effektiviserings synspunkt er dette ikke optimalt. Samtidigt står statens forslag om objektiv sagsbehandling samt den nye pas løsning og venter i kulissen. Når de to nye tiltag træder i kraft vil der være en meget smal opgaveportefølje på de små områdecentre dvs. Felsted, Tinglev og Rødekro. Problematikkerne omkring evt. lukning af de 3 små områdecentre er dels i forhold til landdistriktspolitikken, dels i forhold til den politiske udmelding om lys i de gamle rådhuse og endelig er der et samarbejde med bibliotekerne, hvor især lukningen af Felsted og Rødekro giver udfordringer for biblioteket. På landsplan arbejdes der med en yderligere intensivering af netop denne samarbejdsmodel for at højne den oplevede service for borgerne. I Rødekro har en flytning af Borgerservice fra det tidligere rådhus til biblioteket bl.a. medført et yderligere antal lånere med ca. 100 borgere pr. dag. Afdelingen har løbende tilpasset medarbejderantallet, der således er reduceret med godt og vel 6 årsværk sammenlagt siden kommunesammenlægningen, når opnormeringen i kontrolgruppen i 2010 tages ud. Efter gennemførslen af evalueringsprocessen forventes det, at der kan ske nednormering med yderligere maks. 1 årsværk (forventes at kunne indgå i forvaltningens lønsumsreduktion i perioden 2007 2010). Ansvarlig forvaltning. Kultur og Borgerservice Ad. 4: Energipolitik Som led i ønsket om at være klimakommune sænkes energiforbruget med 2,5% pr. år. En naturlig konsekvens heraf er at sænke budgettet til energi med en andel heraf. Ansvarlig forvaltning: Teknik og miljø. Ad. 5. Udbud Entreprenørgården Driften af vejene på vejklasse 1 og 2 blev udbudt i efteråret 2009 med virkning fra 1. januar 2010. Det drejer sig om ca. 281 km veje. Driften af de øvrige ca. 1272 km veje i vejklasse 3 og 4 samt de grønne områder varetages pt. af Entreprenørgården. Side 9
Byrådet godkendte den 25. marts 2009 organisering af den fremtidige drift og besluttede i den forbindelse, bl.a. at vejene i vejklasse 3 og 4 og de grønne områder deles op i 3 områder med hver sin kontrakt, som kan udbydes løbende fra 1. januar 2012, med mulighed for kontrolbud. Udbud af det første delområde (område 1) forventes i henhold til byrådsbeslutningen gennemført i 2011 med virkning fra 1. januar 2012. Hvis der skal opnås en besparelseseffekt med virkning fra 1. januar 2011 skal der foretages udbud i efteråret 2010. Det forudsætter en politisk beslutning herom inden sommerferien 2010. Ansvarlig forvaltning: Teknik og miljø. Ad. 6: Transport Sydtrafik ordningen Sydtrafik har nu indført et koordinerende bestillingssystem, Flextrafik, til varetagelse af ovennævnte kørselsformer. Systemet muliggør en rationalisering af kørslen i form af samkørsel, søgning af den billigste vogn til en given kørselsopgave samt jævnlige udbud af kørselsopgaver. Endelig muliggør systemet en detaljeret afregning af den bestilte kørsel. Se uddybende forklaring i bilag 1a. Ansvarlig forvaltning: Tværgående processtyring: Teknisk forvaltning Ad. 7: Indkøb Der udarbejdes en indkøbsanalyse, hvor der konkretiseres områder der kan sendes i udbud, således effektuering af en forventet indkøbsbesparelse kan opnås med virkning fra budget 2011. Ansvarlig forvaltning: Staben Ad. 8: E-boks Der udarbejdes en analyse på genvinsten ved brug af E-boks for lønsedler. Området indgår med nye områder i de kommende år. Ansvarlig forvaltning: Staben Ad. 9: Postanalyse Indeholder forslag til ændring af postgange på rådhusene samt jobcentret på Kallemosen, samt indførelse af ny teknologi. Ansvarlig forvaltning: Staben Ad. 10: Rådhusændring Der udarbejdes en beregning på besparelsen på driften af administrationsbygninger som følge af Rådhusændringen i 2010. Ansvarlig forvaltning. Staben Side 10
Ad. 11-13: Udbetaling af overførselsydelser Udbud/konkurrenceudsættelse af udbetalingsdelen af sygedagpenge. Udbud/konkurrenceudsættelse af udbetalingsdelen af kontanthjælp. Udbud/konkurrenceudsættelse af udbetaling af løntilskud til private arbejdsgivere Ansvarlig forvaltning: Arbejdsmarked og Social Ad. 14: Opfølgning på dagpengesager Der udarbejdes en analyse, der ser på KMD s business case om effektiviseringspotentiale i forhold til udbetaling af sygedagpenge ved bl.a. øget digitalisering. Ansvarlig forvaltning: Arbejdsmarked og Social. Ad. 15. BBR register Gennemgang af BBR registreringer i forhold til korrekt registrering i forhold til udligningssystemet. Ansvarlig forvaltning: Staben Ad. 16. Digitalisering af udbetaling af feriepenge. Der pågår et pilotprojekt omkring digitalisering af udbetalingen af feriepenge. Ansvarlig forvaltning: Staben Ad. 17. Afbureaukratisering aftalen med regeringen 2010 mere tid til velfærd Der er i samarbejde mellem regeringen og KL udarbejdet et katalog over afbureaukratiseringsforslag fra staten. Kataloget indeholder 106 forslag og fordelinger på følgende områder: 1. Folkeskolen Forsøg med elevplaner, kvalitetsrapporter, fælles ledelse og holddannelse. 2. Dagtilbud Enklere krav til, Pædagogiske læreplaner, børnemiljøvurderinger, målrettet sprogvurdering. 3. Udsatte børn og unge Færre krav til socialfaglige undersøgelser og handleplaner 4. Ældreområdet Plejeplaner gøres frivillige, enklere regler til visitation, frivilligt med forebyggende hjemmebesøg, enklere regler for tilsyn og frivilligt at oprette ældreråd, bruger og pårørende råd. 5. Handicap Enklere regler for dækning af merudgifter og støtte til handicapbiler. 6. Integration Danskuddannelsen og integrationskontrakter 7. Sundhed En fælles patientjournal, målrettet kontaktpersonordninger mv. Ansvarlig forvaltning: Forvaltninger indenfor eget område. Side 11
Ad. 18. Socialt bedrageri Der blev i budget 2010 opnormeret med en stilling i borgerservice samt indkøbt et analysesystem til kvalificering af persondatakredsen der udvælges i forbindelse med kontrol af socialt bedrageri. Der udarbejdes en analyse på forventet besparelse fordelt på områderne: Fripladser i dagtilbud Kontanthjælp Sygedagpenge Boligstøtte/boligydelse Ansvarlig forvaltning: Kultur og Borgerservice Ad. 19. 7 og 8 fritagelser betaling af grundskyld Der udarbejdes en analyse samt opgørelse af beregning af en evt. besparelse ved, at kommunen ikke længere giver fritagelse for betaling af grundskyld, samt ophæver eksisterede fritagelser. Ansvarlig forvaltning: Staben Ad. 20: Objektiv sagsbehandling Der udarbejdes en analyse af evt. besparelse ved omlægning af den sagsbehandling til digitale løsninger indenfor følgende områder:. Boligstøtte Børnebidrag Folkepension Økonomiske fripladser på dagtilbud Barselsdagpenge. Ansvarlig forvaltning: Kultur og Borgerservice Ad. 21: Udbud ved brug af anden aktør/leverandør arbejdsmarkedsforanstaltninger I forbindelse med udøvelse af arbejdet i Arbejdsmarked & Social benyttes der i stor udstrækning anden leverandør. Brugen af anden leverandør har været stigende gennem de senere år, og denne stigning vil formodentlig fortsætte. Mulighed for brug af anden aktør er relativ ny og derfor har kommunen sparsomme erfaringer med denne mulighed. En retningslinie for arbejdet omkring brugen af anden leverandør / aktør og udbud heraf vil effektivisere området. Ansvarlig forvaltning: Arbejdsmarked og Social Side 12
Forslag til skabelon/skema: Emne: Ansvarlig forvaltning for udmøntning af effektiviseringen: Beskrivelse af effektiviseringsændringen: Effekt/resultat af ændringen: Tidsplan for at opnå effekten: Økonomi: Investering for at opnå ændringen Anskaffelse: Budgetår / flere år Beløb Budgetreduktion ved ændringen Bevillingsområde Funktion Budget 2011 Budget 2012 Budget 2013 Budget 2014 Side 13
Bilag 1. a Emne: Aabenraa Kommunes deltagelse i flextrafik Ansvarlig forvaltning for udmøntning af effektiviseringen: Tværgående (overordnet ansvar for processtyring: Teknik & Miljø) Beskrivelse af effektiviseringsændringen: Aabenraa Kommune har efter forskellig lovgivning pligt til at indkøbe personbefordring for forskellige borgergrupper, f.eks. behandlingskrævende ældre, handicappede og visse skoleelever. De samlede nuværende udgifter for hele kommunen er tidligere opgjort til omtrent 16 mio. kr. Det følger af Lov om trafikselskaber, at handicapkørslen skal varetages af Sydtrafik. Al anden kørsel administreres af kommunen, og indkøbes overvejende fra dag til dag ved bestilling hos taxi- og busselskaber. Der findes dog enkelte kontrakter om kørslen. Kørselsveje og brugen af vogne sker i dag efter taxi- og busselskabernes bestemmelse. Sydtrafik har nu indført et koordinerende bestillingssystem, Flextrafik, til varetagelse af ovennævnte kørselsformer. Systemet muliggør en rationalisering af kørslen i form af samkørsel, søgning af den billigste vogn til en given kørselsopgave samt jævnlige udbud af kørselsopgaver. Endelig muliggør systemet en detaljeret afregning af den bestilte kørsel. Under flextrafik besluttes kørselsvej og brugen af vogne af et IT-system og en række medarbejdere, der trænes til optimering af kørselsopgaverne. Effekt/resultat af ændringen: I forbindelse med Sydtrafiks undersøgelser forud for beslutningen om igangsætning af kørselskoordineringen angiver rådgiveren på projektet: COWI, at nettobesparelser på 5-15% er realistiske. Besparelsen hentes hjem ved en kombination af flere forhold: Lavere timepriser ved større samlede udbud på tværs af kommunegrænser og kørselsordninger Større krav til ensartet praksis i forbindelse med visitation Større krav til anvendelse af præcise servicemål for kørselsopgaverne, herunder hvilket serviceniveau, de enkelte forvaltninger tilbyder de forskellige borgergrupper Bedre udnyttelse af køretøjer ved brug af samkørsel og kædekørsel, d.v.s tomkørsel minimeres Mulighed for at operere med diffentieret brugerbetaling Sydtrafik har nævnt at brugen af f.eks. handicapkørsel vil falde en smule efter indførelse af flextrafik, idet borgerne oplever et fald i serviceniveau fra enekørsel i taxi til eventuelt samkørsel eller omvejskørsel. Konkurrencesituationen for taxi og bus i Sydtrafiks område er, ifølge Sydtrafik, endnu ikke optimal. Indførelsen af flextrafik vil forbedre konkurrencesituationen i løbet af det kommende år, særligt hvis Region Syddanmark vælger at lade den siddende patientbefordring varetage via flextrafik. Side 14
I ovenstående skøn over en nettobesparelse er der ikke taget højde for, at en endnu ikke optimal konkurrencesituation kan have betydning for Aabenraa Kommunes mulighed for at opnå en effektiviseringsgevinst via flextrafik. Tidsplan for at opnå effekten: Aabenraa Kommune arbejder på at få kørselsopgaver med i flextrafiks udbud til oktober 2010. Umiddelbart derefter kan kørslen begynde, med mindre kommunen er bundet af kørselskontrakter der rækker ud over oktober 2010. Der vil løbende skulle tages stilling til yderligere overdragelse af kørselsordninger til flextrafik, lige som allerede overdragne opgaver kan trækkes tilbage hvis det viser sig uhensigtsmæssigt at lade flextrafik håndtere dem. Økonomi: Investering for at opnå ændringen Anskaffelse: Budgetår / flere år Beløb Budgetreduktion ved ændringen Bevillingsområde Funktion Budget 2011 Budget 2012 Budget 2013 Budget 2014 Side 15
Appendiks Metoder og redskaber i det videre arbejde med effektiviseringsforslag Budgetanalyser Heri indgår en vurdering af budgetforudsætninger og den budgetfordelingsmodel der ligger til grund for budgettet samt hvilken incitamentsstyring modellen medfører. Der foretages en generel vurdering af udviklingen i omkostningerne/udgifterne på området. Nøgletal og Benchmarking Der laves en sammenligning af udgifts og ressourceforbruget på et bestemt område med en/to andre kommuner. Opgaven ved udarbejdelse af benchmark analyse kan være rimelig ressourcekrævende. Arbejdsgangsanalyse og LEAN Forenkling af arbejdsgange og processer kan give mulighed for at frigøre ressourcer til nye opgaver, bidrage til at skabe rum for udvikling. Metoden er ikke særlig anvendelig i forhold til at skulle skabe besparelser. Organisationsanalyser Indeholder en beskrivelse af den aktuelle struktur og organisering af området. Der vil indgå en vurdering af hvorvidt strukturen og organiseringen er hensigtsmæssig i forhold til de opgaver, der skal løses, om der via organisationsændringer kan se effektiviseringer. Implementering af ny teknologi Arbejdet med at optimere arbejdsprocesser kan indebære investering i ny teknologi, f.eks. maskiner til brug på entreprenørgården eller digitalisering af arbejdsgange. Effektivisering kan endvidere ske gennem udvikling, afprøvning og ibrugtagning af velfærdsteknologier samt arbejdskraftbesparende teknologier, der kan bidrag til kvalitetsudvikling ved uændret/mindre ressourceforbrug, til optimering af opgaveløsningen, og frigørelse af personaleressourcer til nye opgaver m.v. Udbud, markedsprøvning og udlicitering Som kommune løses en lang række kerne- og myndighedsopgaver. Disse opgaver vil det være vanskeligt eller ikke muligt at udbyde til private leverandører. Ved siden af kerne- og myndighedsopgaverne er der en række andre opgaver og støttefunktioner, der også kan løses af privat leverandører, eller vil kunne konkurrenceudsættes. Der udover er der på enkelte områder lovgivning, der betyder borgerne skal kunne vælge mellem kommunal og privat leverandør. Udbud eller markedsprøvning kan betyde at løsningen af den konkrete opgave fastholdes i kommunen. Udbudsprocessen kan bidrag til at sikre at vi fortsat løser opgaver på den bedste måde, med den rigtige ressourceindsats. Side 16
Innovation Innovation kan bestå i at videreudvikle opgaveløsningen fx gennem inddragelse af nye teknologier, eller i at skrotte eksisterende måder at løse opgaverne på og erstatte dem af nye former for opgaveløsning fx på tværs af forvaltningsområder og forskellige decentrale institutioner, eller i samarbejde med brugerne. Innovation kræver en målrettet udviklingsindsats med fokus på kreativitet og nytænkning. En velegnet metode kan være innovation gennem inddragelse af brugere og medarbejdere, og kompetencepersoner fx fra uddannelsesinstitutioner og erhvervslivet. Side 17
Side 18