Hospitalsenheden Vest Staben Kvalitets- og Udviklingschef Birgitte Ostersen Økonomimedarbejder Dorthe Niewald Planlægger Henrik G. Iversen (afbud) Kvalitetskonsulent Jeanette Henriksen Lønmedarbejder Kate Gahner Larsen Sekretær Kirsten Klejnstrup HR-chef Lasse Plougstrup Hansen Økonomimedarbejder Lene Jensen Koordinator Lilian Dissing Pedersen (afbud) Sekretær Lis Kongsgaard Thomsen Fotograf Peter Bjerre Plan- og Sekretariatschef Poul Michaelsen Økonomichef Preben Lynggaard Sørensen Lønmedarbejder Susanne Lykke Andersen Ledelsessekretariatet Gl. Landevej 61 DK-7400 Herning Tel. +45 7843 0000 post@vest.rm.dk www.vest.rm.dk Referat fra Stabens LMU-møde den 30. november 2011 kl. 9.30 12.00, videokonference - Udvalgsværelse 2, Herning og Mødelokale 3, Holstebro. 1. Godkendelse af dagsorden. Godkendt Dato 30-11-2011 Rikke Viborg Tel. 7843 8501 Rikke.Viborg@vest.rm.dk 1-01-101-3-11 Side 1 2. Opfølgning på Temadagen i Idom sidste nyt fra Trivselsgruppen herunder evaluering Stabens temadag hvad virkede, hvad virkede ikke. Desuden: Hvad ser vi af opgaver efter temadagen udover etablering af klyngegrupper (og hvad blev deres opgave?) Hvordan bliver det tydeligt for medarbejdere, at der sker noget, hvad vil vi måle på (mail 11.11 fra Lasse: Nu er det så bare med at fortsætte tankerne fra i går, og så ellers få igangsat de helt konkrete tiltag som blev efterspurgt.) Sagsbehandler: Lasse P. Hansen Hvad har vi tænkt på efter temadagen. Det giver rigtig god mening, at det bliver italesat at vi skal prøve at gøre noget sammen og tænke samarbejde på tværs af afsnittene. Det var en god dag socialt set, og der var positive tilbagemeldinger på, at det var godt at vi kom hinanden ved på tværs af afsnittene. Fagligt set var der også nogle gode emner, og det var interessant at se de forskellige synspunkter på Stabens opgaver. Der var en rigtig god stemning i mellem medarbejderne og det var meget tydeligt at mærke, at alle ville hinanden.
Det er en god ide at danne netværksgrupper på tværs. Ledelsen i Staben har en opgave i at efterspørge/legalisere behovet for netværksgrupper. Ledelsen har gjort sig nogle tanker om, hvordan man kan danne grupper på tværs og hvilken form det skal have. Der støttes selvfølgelig op om, at der dannes netværksgrupper på tværs også i arbejdstiden. Ledelsen er rollemodeller og skal ofte gå forrest for at skabe kultur/lave det til praktisk hverdag. Med i BUA Måling på Stabens interne synergi. Hvad var afsættet, hvad har vi gjort og hvad ender det med? Der bliver talt om, om det giver god mening at man sender en repræsentant fra de forskellige afsnit til at deltage i afsnitsmøderne. Man skal blive bedre til at hjælpe hinanden med at huske på tværs. Lasse orienterer om møde i Trivselsgruppen. Der har været talt om at medarbejdernes personlige rammer er kendt i forhold til de rammer, der bliver udstukket fra arbejdsgiveren. Der er igangsat arbejde med at udarbejde stillings- og funktionsbeskrivelse til alle i Staben. Næste møde i Trivselsgruppen er på fredag den 2. december 2011. Et af de fremadrettede fokusområder vil være, at synliggøre rollerne omkring de enkelte funktioner. F.eks. beskrive hvad der forventes af sagsbehandlerrollen/konsulenten/planlæggeren og lignende. Der skal arbejdes videre med tanken om at videreudvikle konceptet med våbenskjoldet og udarbejde et fælles våbenskjold for Staben. Er der nogle initiativer, der kan sættes i værk for at styrke det sociale. Drøftelse af deltagelse i Trivsels- og synergigruppen fra K-IT og DNV. Der er enighed om, at gruppen repræsenterer rimeligt bredt. Alle medarbejdere har et ansvar på samme niveau som ledelsen for at medvirke til få gang i Trivselsgruppens tiltag. LMU har et særligt ansvar for at videreformidle budskabet til sine nærmeste kollegaer. 3. Opfølgning på APV-processen Sagsbehandler: Dorthe Niewald Som opfølgning på Temadagen er Bente Fjordside i gang med at undersøge hvad priserne er på de forskellige tiltag i APV. Oprydningsdagen i Staben er flyttet til den 16. december 2011. 4. Personalemæssig redegørelse - på Stabens temadag omtalte Lasse, at vi skal i gang med denne rapport. Kunne vi høre mere om idéen bag, tidslinie og output. Hvor kan vi bruge den? Sagsbehandler: Lasse P. Hansen Side 2
Region Midtjylland har udarbejdet en personalepolitisk redegørelse og med udgangspunkt i denne rapport har der været stillet spørgsmål til, om der fra HEV kan udarbejde et produkt, der kan være med til at synliggøre og brande HEV. Kommunikation har foreløbigt udarbejdet en trivelsportal på www.vest.rm.dk som oplyser om bl.a. værktøjer og metoder til trivsel: http://www.vest.rm.dk/om+hospitalet/trivsel Der skal også udarbejdes et produkt for Staben og dette vil blive lagt på denne side. På et tidspunkt vil LMU komme til at arbejde med at få lavet et produkt på siden. Stor ros til Kommunikation for at godt stykke arbejde. 5. Oprettelse af global distributionsliste i Outlook med LMU-medlemmer. Navn: HE Vest LMU-Staben Sagsbehandler: Kirsten Klejnstrup Forslaget er drøftet på formøde og er nedstemt. 6. Drøftelse af en fælles trivselspolitik: K&U har tidligere haft en trivselspolitik i relation til 2.16.1 (http://e-dok.rm.dk/edok/e_hovenl.nsf/ui2/dfb6eba4921650c6c1257720003e490a?opendocument). LMU skal beslutte, om Staben ønsker en fælles trivselspolitik ell. alternativt, at søjlerne (HR, Led.sekr., Økonomi, K&U) selv beslutter, om de ønsker én. Sagsbehandler: Birgitte Ostersen Der er lavet en fælles trivelspolitik. Rikke kigger efter den i ESDH og tager den med på næste LMU-møde. 7. Orientering om økonomi i Staben og HEV - herunder budgetopfølgning 2011 og forventet budget 2012 Sagsbehandler: Preben Sørensen Der er et overskud i forhold til vakante stillinger og barselsstillinger, der ikke er genbesat. I forhold til kravet om øget antal elever går budgettet i balance. Kursusbudgettet er på 600.000 kr. I forhold til lønbudgettet bliver der i 2012 luft til at genbesætte barselsstillinger, der måtte komme samt evt. revurdere enkelte funktioner. Stabens budget generelt for 2012 ser meget fornuftigt ud. Preben orienterer om budgettet i Hospitalsenheden Vest og at det har været stort fokus på at få et forventet underskud vendt til at budgettet går i balance. Der har været arbejdet hårdt på at få løst opgaven. Der har været udført et flot arbejde fra en række af stabens forskellige medarbejdere i bestræbelserne på at hjælpe afdelingerne og hospitalsledelsen med at nå målet. Side 3
Staben har en stor rolle i at hjælpe afdelingerne og dermed er der en forpligtigelse i at vi agerer som rollemodel og skal gå i front med f.eks. at have et budget, der stemmer. Der er også stor ros til afdelingsledelsen for at håndtere budgettet på en rigtig god måde. 8. Orienteringspunkter: a. Orientering om det regionale logistik-projekt Sagsbehandler: Preben L. Sørensen Preben orienterer om, at det regionale logistik projekt er ved at være på plads. Der er orienteret om det i Stabens nyhedsbrev. Det har været en lang proces og vi har hele tiden fået at vide, at HEV var det første hospital, der skulle over i projektet. Der har dog været nogle korte frister her i slutningen af processen. Medarbejderne har meldt tilbage, at det har været en hård, men fair proces. Den berørte medarbejder er tilfreds med løsningen. Hvis man skal tage noget til efterretning til senere, så skal der overvejes, at det fremadrettet skal ske en udmelding fra ledelsesniveau og ikke fra medarbejderniveau, når beslutningen er truffet. Den konkrete medarbejder skal dog medinddrages i beslutningen. Som ledelse og som LMU anbefales det til medarbejderne, at man lader ledelsen melde beslutningen ud i samarbejde med den ramte medarbejder, for at sikre at alle får den samme udmelding. b. Orientering om administrative arbejdspladser Sagsbehandler: Poul Michaelsen Poul kommenterer indlægget fra temadagen i Idom. Det var et spændende tema. Der har været både positiv og negativ feedback. Der er en del skepsis i forhold til, at man ikke har et fast skrivebord. Det skal vurderes, om det er relevant for alle funktioner der kan jo være både og. De kommende måneder skal der sættes en retning på, hvordan vi gerne vil arbejde. Afdelingsledelsen arbejder videre med dette og inviterer LMU og de øvrige medarbejdere med i processen på sigt. Staben skal tydeliggøre behovet og arkitektfirmaet skal omsætte behovet og formulere et løsningsforslag. Side 4
c. Orientering fra arbejdsmiljøgruppemøde den 24. november 2011 Mødet var aflyst. d. Orientering fra Kvalitetsudvalget siden sidst Sagsbehandler: Birgitte Ostersen Birgitte orienterer om Kvalitetsudvalgets sidste møde. Hvad er god kvalitet i Staben var et af emnerne, som udvalget har bestemt at arbejde videre med i 2012. Udvalget arbejder på at udpege nogle flere fokusområder i 2012. Hvordan søger vi om kurser er en ny retningslinje for Staben, som udarbejdes af Lone Krogh. e. Kursusaktivitet i Staben 2011 Bilag 7.f.1: Opgørelse over kursusaktivitet i Staben Kursus i Staben bliver prioriteret og budgettet er sat en smule op i forhold til at der er kommet flere medarbejdere i Staben. Der bliver talt om, at man kan udvikle indberetningssystemet, så oversigten bliver mere tidstro. 9. Evt. Til næste møde i LMU folder om god takt og tone på Facebook (udarbejdet i Region Midtjylland) I forhold til den tidligere snak om f.eks. sagsbehandlerens rolle kunne der være god mening i, at man drøftede hvordan sagsbehandleren skal / må indhente oplysninger på sagens parter. 19. december er der inviteret til fælles TULE-dag, hvor resultatet for hele Staben på overordnet plan bliver gennemgået. Der er enighed om, at beslutningen om at LMU-møderne i 2012 forbliver i et mødelokale og ikke via videokonference. Årets møder: 2012 kommer snart Referent: koordinator Rikke Viborg Side 5